Este documento describe los diferentes tipos de documentos según su formato, utilidad y ciclo de vida. Los documentos se pueden clasificar por su formato como texto, fotográficos, sonoros o audiovisuales. También se clasifican según su utilidad como públicos o privados. En el medio empresarial existen informes, planes, contratos, políticas y documentos financieros. Los documentos pasan por tres fases en su ciclo de vida: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.

2. ¿ QUE TIPO DE DOCUMENTOS
EXISTEN?
En líneas generales, los documentos pueden clasificarse según su:
 FORMATO
Implica la forma en la que se presenta un contenido:
• Texto: se registra un contenido particular a través del lenguaje escrito
empleando letras, símbolos, números u otros caracteres.
• Fotográficos o imágenes: registro de la información mediante mapas,
fotos, imágenes, dibujos, etc. Su connotación visual favorece el
entendimiento de quienes los consultan.
• Sonoros: configura un contenido en formas auditivas y basado en
expresiones sonoras o lenguaje oral como piezas musicales, expresiones
de voz, podcasts o grabaciones de radio.
• Audiovisuales: mezclan elementos visuales y elementos sonoros, por
ejemplo, videos, documentales, películas, entre otros.

3.  Utilidad
 En cuanto al uso que propuesto, existen documentos:
• Públicos: Encontrados en diferentes canales abiertos al público, tanto impresos como digitales. Son registros
que cualquier persona puede consultar. Por ejemplo, destacamos las publicaciones en periódicos, información de
servicios públicos, informes, entre otros.
• Privados: Presentan acceso restricto a ciertas organizaciones o personas para proteger su contenido. Por
ejemplo, contratos de negocio, datos bancarios, historias clínicas, investigaciones científicas.
 En el medio empresarial
 Informes: Cuentan con abundantes datos sobre el funcionamiento de un negocio. Por lo cual, permiten analizar
una gran cantidad de situaciones, ya sean reales o estudios de casos.
 Planes: Consisten en guías que orientan las actividades de un negocio.
 Contratos y acuerdos: Tienen connotación legal y validez jurídica, son registros escritos de negocios, vínculos
empresariales, tratos, relaciones laborales, entre otros eventos que demanden el cumplimiento de obligaciones.
 Políticas: Son documento en el que se registran reglas creadas por el cuerpo estratégico para orientar el
comportamiento y desempeño de los profesionales dentro de la organización.
 Documentos financieros: Nos permiten mantener un negocio activo, evitando pérdidas, gastos excesivos y un
posible descontrol en sus cuentas. Son sumamente importantes para presentar en las auditorías y adecuar el
pago de impuestos.

4. ¿CUAL ES EL CICLO DE VIDA DE
UN DOCUMENTO?
 El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las
distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta
su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en
función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.

5. ¿COMO SE CLASIFICAN LOS
DOCUMENTOS SEGÚN SU CICLO DE
VIDA?
Se clasifican en 3 faces:
Archivo de Gestión:
 Es el archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.
Archivo Central:
 Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de
gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite
y cuando su consulta no es constante.
Archivo Histórico:
 Es el archivo al cual se transfiere del archivo central o de gestión los documentos que
deben de conservarse permanentemente dado su valor histórico.