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Productividad y gestión del tiempo - San Telmo - Trello

Juan Jesús Velasco Rivera
Juan Jesús Velasco Rivera
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Presentación sobre herramientas de productividad para los alumnos del Executive MBA del Instituto Internacional San Telmo. Junio 2017

Productividad y gestión del tiempo - San Telmo - Trello

1 de 18
HERRAMIENTAS PARA
ORGANIZAR MEJOR EL DÍA A DÍA
PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN
DEL TIEMPO
JUAN J. VELASCO - JJVELASCO@GMAIL.COM
PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
UN POCO DE HISTORIA…
2008
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PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR MEJOR EL DÍA A DÍA
▸ Las herramientas, por sí solas, no mejoran nuestra
productividad…
▸ ¿Cómo las usamos? ¿Nos ayudan?
▸ ¿Las hemos integrado en nuestra forma de trabajar?
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las herramientas
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PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR MEJOR EL DÍA A DÍA
▸ Mi organización se fundamenta en 4 herramientas:
▸ Google Calendar
▸ ToDoIst (tareas personales)
▸ Trello (trabajo en equipo)
▸ Evernote
▸ Las 4 herramientas responden a dos requisitos:
▸ Centralizar la información (Google Calendar y Evernote)
▸ Todas las tareas deben estar identificadas y con referencia temporal
(Todoist y Trello)
PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
EL E-MAIL Y EL TRABAJO EN EQUIPO
Imagen: Wikinomics - Don Tapscott & Anthony D. Williams (2008)
PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO
TRELLO
▸ Herramienta de gestión de tareas y proyectos
▸ Basada en tarjetas (tareas)
▸ Pilas de tarjetas (estados)
▸ Boards / tableros (proyectos)
▸ Cambios y modificaciones generan notificaciones a tiempo real
▸ Se puede usar a nivel individual o para colaborar con un equipo
▸ Individual: GTD
▸ Equipo: GTD, Scrum
▸ Versión gratuita plenamente funcional https://trello.com
▸ Disponible en navegador web y apps para iOS y Android
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Productividad y gestión del tiempo - San Telmo - Trello

  • 1. HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR MEJOR EL DÍA A DÍA PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO JUAN J. VELASCO - JJVELASCO@GMAIL.COM
  • 2. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO UN POCO DE HISTORIA… 2008 GTD 2011 Trello 2012 Evernote GCalendar 2014 GCalendar Wunderlist Evernote 2016 GCalendar Todoist Trello Evernote
  • 3. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR MEJOR EL DÍA A DÍA ▸ Las herramientas, por sí solas, no mejoran nuestra productividad… ▸ ¿Cómo las usamos? ¿Nos ayudan? ▸ ¿Las hemos integrado en nuestra forma de trabajar? ▸ Están para ayudarnos a trabajar y no para que trabajemos para las herramientas ▸ Tienen que ahorrarnos tiempo ▸ Usarlas no debe ser pesado
  • 4. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR MEJOR EL DÍA A DÍA ▸ Mi organización se fundamenta en 4 herramientas: ▸ Google Calendar ▸ ToDoIst (tareas personales) ▸ Trello (trabajo en equipo) ▸ Evernote ▸ Las 4 herramientas responden a dos requisitos: ▸ Centralizar la información (Google Calendar y Evernote) ▸ Todas las tareas deben estar identificadas y con referencia temporal (Todoist y Trello)
  • 5. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO EL E-MAIL Y EL TRABAJO EN EQUIPO Imagen: Wikinomics - Don Tapscott & Anthony D. Williams (2008)
  • 6. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO TRELLO ▸ Herramienta de gestión de tareas y proyectos ▸ Basada en tarjetas (tareas) ▸ Pilas de tarjetas (estados) ▸ Boards / tableros (proyectos) ▸ Cambios y modificaciones generan notificaciones a tiempo real ▸ Se puede usar a nivel individual o para colaborar con un equipo ▸ Individual: GTD ▸ Equipo: GTD, Scrum ▸ Versión gratuita plenamente funcional https://trello.com ▸ Disponible en navegador web y apps para iOS y Android
  • 7. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO TRELLO Tableros en Trello Cada tablero puede ser un proyecto individual o en equipo
  • 8. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO TRELLO Aplicar GTD a Trello es muy sencillo. Solamente hay que asignar los estados de GTD a las pilas de tarjetas
  • 9. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO TRELLO ▸ Ventajas de usar Trello al trabajar en equipo: ▸ Trabajar sobre un único repositorio ▸ Evitar cruces de correos ▸ De un vistazo sabemos qué tareas se están ejecutando y quiénes son los responsables de las mismas ▸ Gestión remota del equipo ▸ Agiliza reuniones y revisiones de tareas ▸ Mucho mejor que coordinarse por interminables cadenas de e-mails o a través de grupos de WhatsApp
  • 10. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO TRELLO Cómo usábamos Trello para organizar a nuestro equipo del MBA
  • 11. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO EVERNOTE ▸ Cuaderno digital en la nube ▸ Adiós a las notas en papel (+5 años) ▸ Adiós acumular cuadernos en la estantería ▸ Toda la información útil concentrada en un único sitio ▸ Disponible para Mac, Windows, Android, iOS y web ▸ Documentos, e-mails importantes, notas de reuniones, tarjetas de visita, revistas, artículos interesantes, casos y notas técnicas del MBA…
  • 12. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO EVERNOTE ▸ La información se organiza con: ▸ Libretas (MBA, Andalucía Open Future, Personal, Contactos, Sistemas…) ▸ Cada libreta está compuesta por notas ▸ Las notas llevan asociadas etiquetas para relacionar notas y temáticas (búsquedas relacionales) ▸ Objetivo: evitar información dispersa, inconexa y en múltiples repositorios (cuadernos, notas sueltas, folios impresos, actas de reuniones, e-mails…)
  • 13. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO EVERNOTE
  • 14. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO EVERNOTE
  • 15. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO ALGUNAS IDEAS FINALES ▸ Es importante no convertirse en esclavo de las herramientas ▸ El e-mail es un gran ladrón de tiempo, no debería ser el núcleo de nuestro día a día ▸ Ayuda mucho reservar un rato al final de la semana para planificar la siguiente ▸ No dejar nada “en el aire”, apuntar tareas y encargos para planificar
  • 16. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO ALGUNAS IDEAS FINALES ▸ Si algo está bloqueado por un tercero, hay que anotarlo para hacer seguimiento ▸ Identificar bien los “inbox” de tareas e información y los repositorios en los que los almacenamos ▸ Si algo se puede hacer en menos de 5 minutos, hazlo y no lo pospongas (principio básico de GTD)
  • 17. PRODUCTIVIDAD Y GESTIÓN DEL TIEMPO - JUAN J. VELASCO RECOMENDACIONES ▸ Berto Pena - Thinkwasabi http://thinkwasabi.com/ ▸ Jeroen Sangers - El Canasto https://canasto.es/ ▸ Trello - https://trello.com ▸ Asana - https://asana.com ▸ Evernote - https://evernote.com