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Clase UBA FCE - Project Management

Expositores Dra. L.A. Luciana Micaela Murga Dr. C.P. Juan Francisco Martínez Cataldi ¿Qué es un Proyecto Exitoso? àCuando se cumplió con el alcance, calidad y presupuesto en el tiempo pedido àCuando se desarrollaron / produjeron los elementos que cubrían los requerimientos àCuando todos los recursos fueron involucrados en tiempo y forma üCuando se cumplieron las condiciones de satisfacción…

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[object Object],Expositores Dra. L.A. Luciana Micaela Murga Dr. C.P. Juan Francisco  Martínez  Cataldi
Juan Martínez Cataldi   ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],•  Contador Público Conferencia Herramientas Básicas CPCECABA
Luciana Murga ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],•  Lic.en Administración
Bibliografía recomendada Administración de proyectos  ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Principales Definiciones:   PROYECTOS    Es un conjunto de actividades orientadas a crear un producto o servicio únicos; realizadas en un período definido    Es la forma en que cambian las organizaciones para ser más competitivas Mirada Conceptual Mirada de Negocios ¿Qué lo hace Proyecto? Mirada Técnica Características
Principales Definiciones: CICLO DE VIDA ,[object Object],   Es un concepto asociado a las técnicas de la mercadotecnia y  marketing. Se ocupa de los   diferentes estados que va a atravesar un producto a lo largo de su existencia.  II- Ciclo de Vida del Producto/Servicio o Resultado Transición Diferente Fases intermedias  (una o más) Fase inicial Fase final Terminaciones de fase  “ Kill points” Inicio Fin Marca el inicio y fin del proyecto Constituido por  mínimo 3 fases Entregables Entregables Entregables Cada fase está compuesta  por uno o más entregables Tiempo Nivel de costos  y  staffing I -Ciclo de Vida de un Proyecto Introducción Crecimiento Madurez Declive
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Clase UBA FCE - Project Management

  • 1.
  • 2.
  • 3.
  • 4.
  • 5. Principales Definiciones: PROYECTOS  Es un conjunto de actividades orientadas a crear un producto o servicio únicos; realizadas en un período definido  Es la forma en que cambian las organizaciones para ser más competitivas Mirada Conceptual Mirada de Negocios ¿Qué lo hace Proyecto? Mirada Técnica Características
  • 6.
  • 7.
  • 8. Gerenciamiento de Proyectos: Procesos Acta de Inicio de Proyecto (Project Charter) / Alcance Preliminar Plan de Proyecto Alcance / EDT (WBS) Estimaciones / Presupuestos Tiempos y Agenda Análisis de Riesgos Entregables Solicitudes de cambios Implementación de medidas correctivas y preventivas Datos de performance Aprobación/Rechazo de Controles de Cambio y medidas correctivas y preventivas Actualizaciones a planes Aprobación de entregables Reportes de performance Cierre Administrativo Cierre de Contratos El Ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar Planificación Control Ejecución Cierre Inicio
  • 9.
  • 10. Sinergia Gestión de las Comunicaciones Gestión de los Recursos Humanos Gestión de la Integración Gestión de los Costos Gestión de los Riesgos Gestión del Tiempo Gestión del Alcance Gestión de la Calidad Gestión de las Adquisiciones Project Management
  • 11. Costo del proyecto y nivel de personal típicos a lo largo del ciclo de vida del proyecto Una de las principales causas de este fenómeno es que el coste de los cambios y de la corrección de errores generalmente aumenta a medida que avanza el proyecto.
  • 12.
  • 13. Errores comunes: “El Proyecto” Como se diseñó Como se especificó Como lo solicitó el cliente Como se desarrolló Como quedó finalmente Lo que realmente necesitaba el usuario Como se diseñó Como se especificó Lo que realmente necesitaba el usuario Como se diseñó Como se especificó Como quedó finalmente Lo que realmente necesitaba el usuario Como se diseñó Como se especificó Como se desarrolló Como quedó finalmente Lo que realmente necesitaba el usuario Como se diseñó Como se especificó Como lo solicitó el cliente Como se desarrolló Como quedó finalmente Lo que realmente necesitaba el usuario Como se diseñó Como se especificó
  • 14. Contexto y Tendencias: Estándares Metodológicos Internacionales
  • 15.
  • 16.
  • 17.
  • 18. AREAS DE CONOCIMIENTO Grupo de Procesos Áreas de Conocimiento Actividades y Herramientas Resultados Planificación Control Ejecución Cierre Inicio Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión de Personas Gestión de Calidad Gestión de las Comunicaciones Gestión de Adquisiciones Integración Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Personas Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Calidad Gestión de Personas Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de las Comunicaciones Gestión de Calidad Gestión de Personas Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Adquisiciones Gestión de las Comunicaciones Gestión de Calidad Gestión de Personas Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Integración Gestión de Adquisiciones Gestión de las Comunicaciones Gestión de Calidad Gestión de Personas Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo
  • 19. Grupos de Procesos INICIO – PROBLEMÁTICA Y CONFLICTOS “ No sé cómo hacer para no tener que negociar la participación de recursos de otras áreas todos los días”. “ Nunca está claro quiénes son los participantes, ni cuál es la dedicación al proyecto de cada recurso.” “ No sé si estoy en el Equipo del Proyecto o no”. “ Tenemos problemas para definir claramente los proyectos en nuestra organización”. “ No sé qué se espera de mi en el proyecto”. “ No sé quién es mi jefe durante el proyecto: si mi jefe de siempre o el Gerente del Proyecto”. “ La gente trabaja en los proyectos pero no conoce los objetivos de negocio que los originaron, por lo tanto no está motivada y no comprende el contexto”. “ Siempre tenemos problemas para pedir ayuda y dedicación de recursos de otras áreas”.
  • 20. Diagrama de Red y Cronograma. Presupuesto Detallado Acta de Alcance (“Scope Statement”) y WBS. Grupos de Procesos PLANIFICACIÓN: Productos y Herramientas Matriz de Riesgos Modelos de Análisis Tiempo Costo Calidad Satisfacción al Cliente Riesgo Alcance Proyecto
  • 21. Planear Alcance Definir Alcance Crear Estructura de Trabajo (WBS) Verificar Alcance Controlar Alcance Se refiere a crear un plan de gestión de alcance, que documente como se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto. Descripción detallada del trabajo que se requiere para ejecutar el proyecto. Establece las fronteras del trabajo del proyecto. Utiliza el concepto de “descomposición”, que implica subdividir los grandes entregables en componentes más pequeños y manejables hasta que estén definidos con suficiente detalle para apoyar las actividades del proyecto. Verificación del alcance es la formalización de la aprobación de los entregables del proyecto (conformidad al alcance definido). El control del alcance se refiere a controlar cambios al alcance del proyecto, resultando en actualizaciones a: Acta de Alcance WBS PLAN 1) Gestión del Alcance
  • 22. Cambios de Alcance Los cambios son inevitables en el desarrollo de un proyecto El Proyecto debe estar preparado para ello de manera de manejar las consecuencias para evitar efectos negativos en los objetivos 1) Gestión del Alcance Inicial vs Final Alcance Inicial Alcance Final
  • 23.
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  • 29. Conocimientos Funcionales y de la Actividad de la Empresa HW y SW específicos. Arquitectura de Sistemas. Software ERP. Sra. Nora Gilman y Auxiliar de Soporte Project Manag. PartTime Participar en la configuración del aplicativo y de realizar las pruebas de homologación funcional. Usuario Administrador Provisto por el Estudio Gonzalez Procesos de Negocio de DAXTOR. Full Time Responsable del diseño de los nuevos procesos y de asegurar que el Sistema responda a los requerimientos funcionales de la empresa. Líder Funcional Software ERP. Negociación. Management. Provisto por el Proveedor del Software. Project Manag. Part Time Responsable de gestionar el desarrollo del proyecto cumpliendo con el plan de proyecto. Líder de Proyecto   Coaching. Management. Juan Rolón - Socio. Negociación. 1 Reunión Quincenal y Participación Adicional a Demanda Dirigir el proyecto procurando la mejor integración entre los diversos involucrados a fin de garantizar el logro de los objetivos. Director de Proyecto NOMBRE RECURSO HABILIDADES REQUERIDAS DEDICACIÓN RESPONSABILIDAD ROL
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  • 33.
  • 34. 7) Gestión de los Riesgos del proyecto
  • 35. Calificación de las evaluaciones y resultados de las encuestas de opinión en los talleres Realizar capacitación con evaluación al personal y varios talleres, junto con un alto y visible compromiso de los socios Alto Recursos Humanos Que todo el personal del Estudio no este capacitado y motivado Pruebas periódicas, índices, revisiones, pruebas de control. Carta de recomendaciones, auditoría de sistemas y de control interno. Alto Control interno Que los procesos administrativos montados en el Software Aplicativo, sean demasiados burocráticos y no se usen luego en forma completa Porcentaje del RFP que se cumple y su control y seguimiento. Conformar una comisión de adquisición donde participe el Estudio y Socios. Critico Funcional Que el servicio prestado no cumpla totalmente las necesidades funcionales de Cliente INDICADOR DE CONTROL MEDIDAS DE PREVENCION IMPACTO TIPO DE RIESGO RIESGO DETECTADO
  • 36. Corte 50,00 $ 250,00 20% No se cumpla con los tiempos pautados 350,00 $ 500,00 70% Que todo el personal del Estudio no este capacitado y motivado 2.340,00 $ 3.600,00 65% Que los procesos administrativos montados en el Software Aplicativo, sean demasiados burocráticos y no se usen luego en forma completa 800,00 $ 1.000,00 80% Que el servicio prestado no cumpla totalmente las necesidades funcionales de Cliente Impacto Costo $ Probabilidad de ocurrencia RIESGO DETECTADO
  • 37.
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  • 40. Current Issues Costo máximo Fecha tope máxima Interproject dependencies Constraints Project Scope (Alcance) Objetivo Referencia Revisión Número: Fecha: Preparado por: Project Initiation Checklist
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  • 44. El juego de las limitaciones Recursos Tiempo Alcance y calidad Contexto Organizacional
  • 45. PMP Work Breakdown Structure Planificación Control Alcance Tiempos RRHH Subcontrataciones Riesgos Costos Comunicaciones Resp. PRofessional Calidad Gestión de la Integración Necesidad Solución Calidad Feedback Metricas Propuesta Riesgos
  • 46. Planificación Definir qué hay que hacer Estimar tamaño del producto Ejecutar el proyecto Definir tareas a realizar Estimar recursos necesarios Desarrollar el cronograma
  • 47. Si fallas en planear, estas planeando fallar

Notas del editor

  1. La mayor causa de fallas en los proyectos surge de: la falta de procesos la falta de metodología y de estándares para dirigir el proyecto La falta de cultura organizacional que permita sostener los dos puntos anteriores
  2. La mayor causa de fallas en los proyectos surge de: la falta de procesos la falta de metodología y de estándares para dirigir el proyecto La falta de cultura organizacional que permita sostener los dos puntos anteriores El proceso por el cual un proyecto es definido e iniciado, controlado en su desarrollo y llevado a su conclusión en forma exitosa. Debe estar en línea con el plan estratégico de la compañía Es MEDIBLE , PREDECIBLE y REPETIBLE Es una disciplina y una profesión que aplica conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades del proyecto para alcanzar las necesidades y expectativas de los “stakeholders” Ayuda a las compañías a ser más eficientes, rentables y productivas. Reduce costos, disminuye riesgos y tiempos. Es un proceso disciplinado y proactivo de funciones que se planifican, monitorean y controlan Es una ventaja competitiva Los proyectos se transforman en algo estándar en la organización y dejan de ser una excepción. Fomenta la promoción de equipos multidisciplinarios. Flexibilidad de elegir recursos más idóneos para el proyecto. Fomenta la proactividad en Administración de Proyectos cuando se implementa un proyecto con proveedores externos. Crea una trayectoria de carrera de Administración de Proyectos definida y reconocida dentro de la organización.
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