Clase UBA FCE - Project Management

[object Object],Expositores Dra. L.A. Luciana Micaela Murga Dr. C.P. Juan Francisco Martínez Cataldi

Juan Martínez Cataldi ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],• Contador Público Conferencia Herramientas Básicas CPCECABA

Luciana Murga ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],• Lic.en Administración

Bibliografía recomendada Administración de proyectos ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Principales Definiciones: PROYECTOS  Es un conjunto de actividades orientadas a crear un producto o servicio únicos; realizadas en un período definido  Es la forma en que cambian las organizaciones para ser más competitivas Mirada Conceptual Mirada de Negocios ¿Qué lo hace Proyecto? Mirada Técnica Características

Principales Definiciones: CICLO DE VIDA ,[object Object], Es un concepto asociado a las técnicas de la mercadotecnia y marketing. Se ocupa de los diferentes estados que va a atravesar un producto a lo largo de su existencia. II- Ciclo de Vida del Producto/Servicio o Resultado Transición Diferente Fases intermedias (una o más) Fase inicial Fase final Terminaciones de fase “ Kill points” Inicio Fin Marca el inicio y fin del proyecto Constituido por mínimo 3 fases Entregables Entregables Entregables Cada fase está compuesta por uno o más entregables Tiempo Nivel de costos y staffing I -Ciclo de Vida de un Proyecto Introducción Crecimiento Madurez Declive

[object Object],Roles y Actores -STAKEHOLDERS ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],x y Miembros del Directorio Clientes Externos Responsable de Proyecto Gerentes Funcionales Equipo de Proyecto Colegas Clientes Internos Jefe Proveedores Terceros / Subcontratistas Influencia de los Stakeholders Costo de los Cambios Alto Bajo Tiempo del Proyecto   Inicio Fin

Gerenciamiento de Proyectos: Procesos Acta de Inicio de Proyecto (Project Charter) / Alcance Preliminar Plan de Proyecto Alcance / EDT (WBS) Estimaciones / Presupuestos Tiempos y Agenda Análisis de Riesgos Entregables Solicitudes de cambios Implementación de medidas correctivas y preventivas Datos de performance Aprobación/Rechazo de Controles de Cambio y medidas correctivas y preventivas Actualizaciones a planes Aprobación de entregables Reportes de performance Cierre Administrativo Cierre de Contratos El Ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar Planificación Control Ejecución Cierre Inicio

Gestiones del conocimiento ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Sinergia Gestión de las Comunicaciones Gestión de los Recursos Humanos Gestión de la Integración Gestión de los Costos Gestión de los Riesgos Gestión del Tiempo Gestión del Alcance Gestión de la Calidad Gestión de las Adquisiciones Project Management

Costo del proyecto y nivel de personal típicos a lo largo del ciclo de vida del proyecto Una de las principales causas de este fenómeno es que el coste de los cambios y de la corrección de errores generalmente aumenta a medida que avanza el proyecto.

Interesados en el proyecto ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Errores comunes: “El Proyecto” Como se diseñó Como se especificó Como lo solicitó el cliente Como se desarrolló Como quedó finalmente Lo que realmente necesitaba el usuario Como se diseñó Como se especificó Lo que realmente necesitaba el usuario Como se diseñó Como se especificó Como quedó finalmente Lo que realmente necesitaba el usuario Como se diseñó Como se especificó Como se desarrolló Como quedó finalmente Lo que realmente necesitaba el usuario Como se diseñó Como se especificó Como lo solicitó el cliente Como se desarrolló Como quedó finalmente Lo que realmente necesitaba el usuario Como se diseñó Como se especificó

Contexto y Tendencias: Estándares Metodológicos Internacionales

Los desafíos de hoy…. ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

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[object Object],Equilibrar la demanda entre:  Alcance, calidad, riesgo, tiempo, costo y satisfacción al cliente.  Distintas necesidades, expectativas y prioridades de las diferentes partes interesadas (stakeholders) en el proyecto  Requerimientos identificados y requerimientos no identificados Tiempo Costo Calidad Satisfacción al Cliente Riesgo Alcance Proyecto ¿Qué Implica?

AREAS DE CONOCIMIENTO Grupo de Procesos Áreas de Conocimiento Actividades y Herramientas Resultados Planificación Control Ejecución Cierre Inicio Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión de Personas Gestión de Calidad Gestión de las Comunicaciones Gestión de Adquisiciones Integración Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Personas Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Calidad Gestión de Personas Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de las Comunicaciones Gestión de Calidad Gestión de Personas Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de Adquisiciones Gestión de las Comunicaciones Gestión de Calidad Gestión de Personas Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Integración Gestión de Adquisiciones Gestión de las Comunicaciones Gestión de Calidad Gestión de Personas Gestión de Costos Gestión de Riesgos Gestión del Alcance Gestión del Tiempo

Grupos de Procesos INICIO – PROBLEMÁTICA Y CONFLICTOS “ No sé cómo hacer para no tener que negociar la participación de recursos de otras áreas todos los días”. “ Nunca está claro quiénes son los participantes, ni cuál es la dedicación al proyecto de cada recurso.” “ No sé si estoy en el Equipo del Proyecto o no”. “ Tenemos problemas para definir claramente los proyectos en nuestra organización”. “ No sé qué se espera de mi en el proyecto”. “ No sé quién es mi jefe durante el proyecto: si mi jefe de siempre o el Gerente del Proyecto”. “ La gente trabaja en los proyectos pero no conoce los objetivos de negocio que los originaron, por lo tanto no está motivada y no comprende el contexto”. “ Siempre tenemos problemas para pedir ayuda y dedicación de recursos de otras áreas”.

Diagrama de Red y Cronograma. Presupuesto Detallado Acta de Alcance (“Scope Statement”) y WBS. Grupos de Procesos PLANIFICACIÓN: Productos y Herramientas Matriz de Riesgos Modelos de Análisis Tiempo Costo Calidad Satisfacción al Cliente Riesgo Alcance Proyecto

Planear Alcance Definir Alcance Crear Estructura de Trabajo (WBS) Verificar Alcance Controlar Alcance Se refiere a crear un plan de gestión de alcance, que documente como se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto. Descripción detallada del trabajo que se requiere para ejecutar el proyecto. Establece las fronteras del trabajo del proyecto. Utiliza el concepto de “descomposición”, que implica subdividir los grandes entregables en componentes más pequeños y manejables hasta que estén definidos con suficiente detalle para apoyar las actividades del proyecto. Verificación del alcance es la formalización de la aprobación de los entregables del proyecto (conformidad al alcance definido). El control del alcance se refiere a controlar cambios al alcance del proyecto, resultando en actualizaciones a: Acta de Alcance WBS PLAN 1) Gestión del Alcance

Cambios de Alcance Los cambios son inevitables en el desarrollo de un proyecto El Proyecto debe estar preparado para ello de manera de manejar las consecuencias para evitar efectos negativos en los objetivos 1) Gestión del Alcance Inicial vs Final Alcance Inicial Alcance Final

[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Definir el orden y secuencia de ejecución de las tareas definidas en el paso anterior. Definir las dependencias existentes. Crear el diagrama de red. Determinar qué recursos físicos se utilizarán, que cantidad de cada uno de ellos se utilizará y cuando deberá estar disponible cada uno de ellos. Definir la duración estimada de cada actividad. Necesitamos conocer disponibilidad y calendario de recursos, cultura organizacional, etc. Puede ser paramétrica, análoga, etc. Luego de completar el diagrama de red y estimados, armamos el schedule. Podemos aplicar métodos de análisis como PERT, camino crítico, técnicas de compresión, nivelación de recursos, etc. Medir como evoluciona el proyecto (contra el baseline / schedule) y recomendar acciones correctivas y preventivas para realizar ajustes. Controlar Schedule Desarrollar Schedule Definir Actividades Secuenciar Actividades Estimar Recursos Estimar Duración 2) Gestión del Tiempo

[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

[object Object],En este proceso se realizan las estimaciones de costo para cada actividad. Se estiman todas las actividades del proyecto (Calidad, riesgo, actividades del proyecto, tecnología, materiales, overhead, etc.) El presupuesto es la combinación de los estimados individuales. Esto nos da el baseline de costos (Incluye la reserva de contingencia – Known Unknowns). Si sumamos las reservas de dirección (Unknown Unknowns) , obtenemos el presupuesto. Similar a otras áreas de control. Evaluación de la evolución y recomendación de medidas preventivas y correctivas. 3) Gestión de los costos Estimar Costos Presupuestar Costos Controlar Costos

[object Object],El planeaminento de la calidad resulta en la creación de un plan de calidad. En este proceso se identifican los estándares relevantes para la calidad del producto y del proyecto. En este punto, se determina si los estándares seleccionados se están aplicando correctamente. Resulta en requerimientos de cambio, acciones correctivas y planes actualizados. El control de calidad observa mediciones específicas para determinar si el proceso está “en control” es decir, dentro de los límites especificados. Se diferencia del QA en que no se fija en éstándares, sino en resultados concretos. Planear Calidad Realizar QA Realizar Control de Calidad 4) Gestión de la Calidad

[object Object],En resumen, asegurarse que los roles y responsabilidades estén definidos y sean claros. Utiliza organigramas, descripciones de posición, matrices de responsabilidad, planes de staffing, etc. Implica la asignación de recursos al proyecto, asegura la disponibilidad de los mismos. Este punto se enfoca en desarrollar las competencias e interacciones del equipo para aumentar la capacidad de cumplir con los objetivos del proyecto, por ejemplo utilizando actividades de team building, recompensas, etc. Implica realizar un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar feedback, resolver polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto 5) Gestión de los Recursos Humanos Planear RRHH Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar al Equipo del Proyecto Gestionar al Equipo del Proyecto

Conocimientos Funcionales y de la Actividad de la Empresa HW y SW específicos. Arquitectura de Sistemas. Software ERP. Sra. Nora Gilman y Auxiliar de Soporte Project Manag. PartTime Participar en la configuración del aplicativo y de realizar las pruebas de homologación funcional. Usuario Administrador Provisto por el Estudio Gonzalez Procesos de Negocio de DAXTOR. Full Time Responsable del diseño de los nuevos procesos y de asegurar que el Sistema responda a los requerimientos funcionales de la empresa. Líder Funcional Software ERP. Negociación. Management. Provisto por el Proveedor del Software. Project Manag. Part Time Responsable de gestionar el desarrollo del proyecto cumpliendo con el plan de proyecto. Líder de Proyecto Coaching. Management. Juan Rolón - Socio. Negociación. 1 Reunión Quincenal y Participación Adicional a Demanda Dirigir el proyecto procurando la mejor integración entre los diversos involucrados a fin de garantizar el logro de los objetivos. Director de Proyecto NOMBRE RECURSO HABILIDADES REQUERIDAS DEDICACIÓN RESPONSABILIDAD ROL

[object Object],Requiere indentificar las necesidades de información y comunicación de los stakeholders. Esto incluye determinar QUE necesita ser comunicado, A QUIEN, CUANDO y con que METODO. Se refiere a implementar el plan de gestión de comunicaciones. No olvidar la distribución de comunicación no planeada!! ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Significa atender y resolver las necesidades de los stakeholders a lo largo del proyecto 6) Gestión de las Comunicaciones “ Todas las personas involucradas en el proyecto deben comprender cómo afectan las comunicaciones al proyecto como un todo” Planear Comunicaciones Distribuir Información Reportar Performance Gestionar Stakeholders

[object Object],[object Object],Definir cómo se estructurará el proceso de riesgo, dependiendo de factores como la magnitud y la prioridad del proyecto. En esta etapa el equipo y los stakeholders listan los potenciales riesgos Este proceso implica definir los riesgos más críticos, sobre los que se quiere realizar más análisis. Implica asignar una prioridad y un impacto a cada uno. Análisis numérico de probabilidad e impacto de los riesgos con mayor ranking. En base al análisis se determina el ranking de riesgo del proyecto, el impacto monetario de los riesgos, las reservas de riesgo y se puede ajustar el alcance. Determinar “Qué vamos a hacer con los riesgos?” Determinar quién es el dueño de cada riesgo. Este proceso implica gestionar el riesgo de acuerdo al plan de riesgos, observando la ocurrencia de disparadores de riesgo, evaluando nuevos riesgos, etc. 7) Gestión de los Riesgos Planear Gestión de Riesgo Identificar Riesgos Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo Planear Respuestas y Riesgos Monitoreo y Control de Riesgos

Categorías de Riesgos ,[object Object],7) Gestión de los Riesgos Externos Internos Técnicos Impredecibles Tecnología Cliente Proveedores Resistencia al cambio Stakeholders Cultura Schedule Costo Calidad Performance Recursos Satisfacción al cliente

Identificación de Riesgos por Ciclo de Vida del Proyecto Riesgos Impacto $$ IMPACTO (AMOUNT AT STAKE) RIESGO TOTAL DEL PROYECTO Aprobación del proyecto Planeamiento preliminar/detallado Ejecución Cierre Eventos típicos de riesgo por fase ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

7) Gestión de los Riesgos del proyecto

Calificación de las evaluaciones y resultados de las encuestas de opinión en los talleres Realizar capacitación con evaluación al personal y varios talleres, junto con un alto y visible compromiso de los socios Alto Recursos Humanos Que todo el personal del Estudio no este capacitado y motivado Pruebas periódicas, índices, revisiones, pruebas de control. Carta de recomendaciones, auditoría de sistemas y de control interno. Alto Control interno Que los procesos administrativos montados en el Software Aplicativo, sean demasiados burocráticos y no se usen luego en forma completa Porcentaje del RFP que se cumple y su control y seguimiento. Conformar una comisión de adquisición donde participe el Estudio y Socios. Critico Funcional Que el servicio prestado no cumpla totalmente las necesidades funcionales de Cliente INDICADOR DE CONTROL MEDIDAS DE PREVENCION IMPACTO TIPO DE RIESGO RIESGO DETECTADO

Corte 50,00 $ 250,00 20% No se cumpla con los tiempos pautados 350,00 $ 500,00 70% Que todo el personal del Estudio no este capacitado y motivado 2.340,00 $ 3.600,00 65% Que los procesos administrativos montados en el Software Aplicativo, sean demasiados burocráticos y no se usen luego en forma completa 800,00 $ 1.000,00 80% Que el servicio prestado no cumpla totalmente las necesidades funcionales de Cliente Impacto Costo $ Probabilidad de ocurrencia RIESGO DETECTADO

[object Object],Qué vamos a comprar? Cómo lo vamos a comprar? Qúe tipo de contratos? Armar los documentos de contratación (RFP, RFQ, etc.) Distribuir documentos de contratación, responder preguntas y solicitar propuestas. Recibir y revisar las propuestas. Seleccionar un vendedor en base a un criterio de evaluación. Definir el plan de gestión del contrato. Asegurar que la performance de ambas partes se ajusta al contrato. Administrar reclamos. Verificar el cumplimiento del alcance, completar pagos, actualizar registros, archivar documentación, registrar la aceptación formal. 8) Gestión de las Adquisiciones Planear Adquisiciones Planear Contrataciones Solicitar Respuestas Proveedores Seleccionar Proveedores Administrar Contratos Cerrar Contratos

9) Gestión de la Integración ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

[object Object],[object Object],[object Object],M é tricas comunes ,[object Object],[object Object],[object Object],Cronograma Requerimientos ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Financiera ,[object Object],[object Object],[object Object],Calidad ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Riesgos Costos

Current Issues Costo máximo Fecha tope máxima Interproject dependencies Constraints Project Scope (Alcance) Objetivo Referencia Revisión Número: Fecha: Preparado por: Project Initiation Checklist

Otros documentos ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Acta de Cierre de Proyecto Lecciones Aprendidas Finalización de Contratos

Otros entregables posibles ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

El proyecto ideal ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

El juego de las limitaciones Recursos Tiempo Alcance y calidad Contexto Organizacional

PMP Work Breakdown Structure Planificación Control Alcance Tiempos RRHH Subcontrataciones Riesgos Costos Comunicaciones Resp. PRofessional Calidad Gestión de la Integración Necesidad Solución Calidad Feedback Metricas Propuesta Riesgos

Planificación Definir qué hay que hacer Estimar tamaño del producto Ejecutar el proyecto Definir tareas a realizar Estimar recursos necesarios Desarrollar el cronograma

Si fallas en planear, estas planeando fallar

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