Este documento trata sobre la administración de proyectos. Explica que todo proyecto requiere una planificación técnica y científica, identificando las actividades a realizar y los posibles problemas. También requiere aspectos de administración y control como cronogramas y presupuestos. Finalmente, detalla métodos como CPM y PERT para organizar las actividades de un proyecto en relación a los tiempos y recursos requeridos.

1. ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO.
Todo proyecto es un aspecto técnico y
científico, y uno debe mirar cómo va a realizar
el proyecto y los problemas que hubo para
desarrollar este y buscar soluciones.
Los aspectos de administración y control
pueden considerarse comunes a cualquier
trabajo que se planifique y programarse antes
de realizarse.
Si los aspectos científico-técnicos del proyecto se refieren
a los elementos estructurales propios de la investigación
científica contenidos en su definición los aspectos de
administración y control del proyecto hacen referencia a la
estrategia operativa del proyecto

2. CRONOGRAMA
Es la descripción de las actividades
en relación con el tiempo el cual se
va a emplear para desarrollar dicha
actividad, esto implica poner con
exactitud cuáles son las actividades
a realizar y que día se realizara.
De acuerdo con el tiempo total y equipo
humano con que se cuenta para que cada
cosa, se calcule el tiempo en el que va a ser
desarrollado este cálculo debe hacerse en
horas/hombre y se debe presentar
tolerancia con los imprevistos.
Para presentar un cronograma se usan casi siempre diagramas lo cual permite
ver el tiempo de actividad muy bien y a la vez organizado y más en casos donde
hay varias actividades al tiempo.
Los diagramas más comunes son los de barras,
conocidos con el nombre de diagrama de Gantt y
se utilizan en proyectos sencillos para proyectos
más complejos se usan diagramas de flechas o
redes como lo es el PERT y el CPM

3. EL METODO
CPM
El primer paso como en cualquier otro diagrama es
identificación y lista de las diversas actividades, el segundo
paso es proceder a analizar las actividades para ver cuales
se pueden hacer juntas y responder preguntas como ¿qué
actividades proceden? ¿Qué actividades siguen? ¿Cuáles
pueden realizarse simultáneamente?
Hay diferentes formas de organizar como lo son lineales pero
esta es cuando algo se va a demorar mucho, por esto nos
permiten organizar las cosas de acuerdo al tiempo que se gastara
y optimizar los recursos y el tiempo.
Para realizar mejor el paso anterior se puede poner en la columna
del centro la actividad y en la de la izquierda y derecha las
actividades posteriores a esta.
Se debe poner las actividades a
realizar y el tiempo que más o
menos se demorara en hacer este,
podría ser por ejemplo:
Diseñar encuestas (4 meses)

4. LA TECNICA DE PERT
También llamado diagrama de flechas es la segunda clase
de diagramas. Su forma de diseñarlo es semejante a la del
CPM la diferencia es que en el PERT la duración se calcula
matemáticamente y los demás pasos son similares.
El diagrama PERT se diseña de forma semejante al CPM pero por debajo de la flecha
se indican los valores esperados de duración de cada actividad. EJEMPLO:
Ve= to+4tm+tp
6
También nos permite saber la desviación estándar del valor esperado
en el proyecto y la varianza de cada una de las actividades.

5. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO.
Elaborar un presupuesto significa efectuar el
cómputo de gastos e ingresos. Tal como lo dice
la palabra etimológicamente pre-supuesto este
es un cómputo anticipado de los costos de la
obra o actividad.
Si el proyecto se justifica y planifican los diferentes
elementos científico-técnicos y se organizan las
diversas actividades es indispensable justificar y
establecer una estrategia para la consecución de
los recursos financieros que permitan llevar a cabo
la investigación.
El procedimiento para la elaboración del presupuesto sigue este
orden: se hace el cálculo luego se procede a la distribución de los
costos por fuentes financieras.
Los costos directamente imputables al proyecto son fácilmente identificables
pues se producen en el desarrollo de actividades especificadas estos pueden ser:
el personal investigativo de la planta que lleva todo el proceso a cabo.

6. Además del salario que recibe el investigador por
adelantar su proyecto, también se le debe pagar unas
prestaciones sociales legales y extralegales y también son
costos indirectos del proyecto.
Hay personas que no calculan los costos indirectos o a
veces los calculan muy bajos como por ejemplo de un
0.1% sin saber que esto puede afectar sus cálculos
Los salarios del personal investigativo de la planta en la
institución está compuesto básicamente por un principal
investigativo, unos co-investigadores y unos auxiliares de
investigación y los salarios están de la siguiente forma:
número de personas, salario mensual, dedicación real al
proyecto, duración total del trabajo, costo.
Quiere decir que aunque el investigador reciba de su institución en la
suma de los meses al menos unos $9.600.000.00 al proyecto no se
puede imputar si no la mitad pues quizás en un mañana la persona
cumpla otro trabajo o estudios en dicha institución.
Es conveniente advertir que al capítulo de personal investigativo no
pertenece ni el personal de la institución que no cumple funciones de
investigación ni aquellas personas que no son de planta y las cuales
se contratan solo para un proyecto específico.

7. Formulas usadas:
costo de los elementos de consumo: c=n.p
Costo por uso de equipos: c=t.p ó c=pc-pv
En ocasiones entidades como lo es el del ICFES como una
manera de contribuir al desarrollo de la infraestructura
investigativa técnica de las instituciones admiten solicitar
la compra de equipos que después es donado o dejado en
usufructo.
El rubro de gastos varios por servicio se comprenden
todos aquellos gastos que influyeron en el proyecto
prestados por la institución o por personas naturales o
jurídicas diferentes a ella tales como: impresión de
materias hospedaje y alimentación etc.
Los costos indirectos pueden ser llamados en inglés como
overhead es decir “sobrecarga a la cabeza” de cada
investigador. La forma objetiva más adecuada para su cálculo
es por medio del factor multiplicador de costos indirectos
propio de cada institución.
Un ejemplo de cómo se haría podría ser
-investigador principal $1.6000.000.00 de salario
dedicación medio tiempo, trabaja seis meses $4.800.000.00
Costos indirectos (multiplicador 2.5) $12.000.000.00

8. Cabe volver a decir que dentro del multiplicador de costos
indirectos está incluido el pago de las secretarias, aseadoras,
mensajeros, servicios generales y de administración así como
presentaciones sociales y cosas por el estilo
De esta forma hemos acabado el cálculo de costos
indirectos, el otro paso para la elaboración de
presupuesto seria plantear una estrategia general para
conseguir la financiación
Rubros y renglones
Personal investigativo
1. Investigador principal $ 1.600.000, oo de salario,
dedicación medio tiempo, seis meses de duración
Costos indirectos (multiplicar por 2.5)
2. Co-investigadores $1.200.000, oo de salario c/u,
dedicación 1/3 tiempo, 3meses de duración c/u
costos indirectos (multiplicar 2.5)
1. Auxiliar de investigación (laboratorista) $500.000,
oo salario, tiempo completo, 4 meses de duración.
Costos indirectos (multiplicar 2.5)
Material Fungible
40 ratas blancas (cotización 001 adjunta)
200 kilos concentrado para animales (cotización 3521)
25cajas de hormonas X (cotización 1328)
100 jeringas desechables (cotización 1328)
Equipo
8 Jaulas múltiples (cotización 3511)
1 balanza electrónica de precisión marca X (cotización
A34281)
Gastos varios
Pago tabulación información. Aproximadamente 1300
registros $ 80.oo C/u (cotización 3821)
Media hora CPU ( cotización 3821])
Reproducción xerografía de los informes, 20 copias,
100 paginas X $ 30.oo Pagina
Total
Total
$9.600.000,oo
$12.000.000,oo
$2.400.000,oo
$6.000.000.oo
$2.000.000,oo
$5.000.000.oo
$600.000.oo
$800.000.oo
$367.000.oo
$20.000.oo
$4000.000.oo
$1.200.000.oo
$104.000.oo
$300.000.oo
$60.000.oo
$40.851.000.oo

9. Pero si suponemos que los proponentes de este
proyecto hipotético hubieran decidido que lo más
conveniente era buscar la co-financiación del
proyecto por parte de la entidad que lo realizara
(una universidad por ejemplo), el icfes y el
laboratorio Farmacéutico y entonces se estudiaran
las normas financieras de estas entidades,
asignándoles a cada una de los rubros y renglones
que probablemente financiarían.
Es muy importante dejar consignado en el documento
del proyecto la distribución de costos, con la finalidad
de hacerla conocer de todas las entidades a las cuales
se dirige la solicitud de financiación. De esa forma cada
entidad sabe que le ha sido solicitado y que montos
financiarían las otras
Dados los costos cada vez más elevados de los proyectos de investigación
y la relativa escasez de recursos de las diferentes entidades financieras de
proyectos ante la creciente demanda por parte de los investigadores, la
estrategia de cofinanciación de los costos es cada vez más necesaria

10. Debe tenerse en cuenta que bien existen entidades especializadas en el fomento
y financiación de investigaciones, no debemos olvidar que nosotros podemos
convertir a cualquier entidad gubernamental o privada, de servicios de producción
. en entidades que financien total o parcialmente propuestas de investigación
El factor multiplicador de costos indirectos
Como su nombre lo indica una sobre carga diferente a los costos directamente causados
por las actividades del proyecto, pero debe cubrirse como condición para que esas
actividades se puedan llevar a cabo
La forma de calcularlos es porcentualmente. Para ello se toman como base los
salarios del investigador, equivale al 100%
Cada año hay que pagar una prima legal de navidad, que equivale a una docena (1/12) del
total de los sueldos devengados por el trabajador en el año, mas los factores salariales tales
como auxilio de alimentación, de transporte, gastos de representación, etc.

11. El porcentaje de os costos de operación se calcula comparando los costos es de cada rubro frente
al promedio general de los costos salariales del personal investigativo.
Así por ejemplo, si la nómina mensual promedio del personal investigativo institución es de
$24.000.000.oo y los costos de arrendamiento son de400.000.oo mensuales, estos representan
el 15% de los salarios de los estucadores, Este será entonces el porcentaje que se carga sobre
los ríos del personal investigativo por concepto de pago de arrendamientos de forma
semejante se calculan los demás costos.
Esquema de contenido de un proyecto de investigación científica
Tendríamos así que las bases para calcular el factor multiplicador de esa empresa serian 50 %
como sobrecarga por prestaciones sociales y 85% por gastos generales y de administración, es
decir un total de 135%. Lo que significa que esa empresa hipotética trabajar con un factor
multiplicador de costos equivalentes a 1.35
Atendiendo al orden de presentación en el documento del proyecto, hemos elaborado para su guía,
el siguiente esquema de contenido que le resume lo visto en este modulo . Se encuentran
encerrados en un circulo y en letra script los elementos minimos necesarios, es decir aquellos sin los
cuales la planificación de la investigacion es incompleta
Este multiplicador se aplica a los salarios del personal investigativo de planta.
El detalle del cálculo de este factor se adjunta, generalmente, como un componente
de la información de los aspectos infraestructurales de la institución que trataremos
a continuación

12. Infraestructura disponible del proyecto
Se trata de una información sencilla, que debe proporcionarse de una forma clara y adecuada, con el
objeto de que sirva de instrumento evaluativo por parte de quienes deben decidir sobre la puesta en
marcha de la investigación
Aspectos de identificación
Aspectos de administración y control
Título de la investigación Brevísimo resumen de los aspectos más
sobresalientes de la investigación (problema,
objetivos, metodología, tiempo total, costo
discriminados por fuentes de financiación,
investigadores e institución proponente)
Determinación del
cronograma de actividades
Aspectos científicos de la investigación
Determinación de las
actividades que se
realizaran
En caso necesario anexar
cotizaciones de los costos
El problema y objetivos de la investigación Metodología general
Determinación del presupuesto
de la investigación discriminado
por fuentes y rubros