1. Modelo básico para la elaboración de la Nomina para pago de salarios
(Fecha de Elaboración: Octubre 26 de 2007)
Según la particularidad de quien la vaya a usar, y aprovechando las bondades del Excell, se podrán entonces ocultar las columnas que no le apliquen o insertar las que hagan falta
Nombre del empleado
DEVENGADO DEDUCCIONES
Neto pagado Recibí conforme
Datos básicos Horas Extras Comisiones Auxilio de transporte Total devengado
Aportes a Salud Aportes a Pensiones
Total deducciones
Sueldo básico
Juliana henao Orrego 1,500,000 30 1,500,000 1,500,000 60,000 0 58,125 118,125 1,381,875
Sara Moncada Lopera 1,800,000 30 1,800,000 1,800,000 72,000 0 69,750 141,750 1,658,250
Jonathan Ortega Diosa 1,500,000 25 1,250,000 1,250,000 50,000 0 48,438 98,438 1,151,563
Mateo Rendon Mesa 1,500,000 20 1,000,000 1,000,000 40,000 0 38,750 78,750 921,250
Jonathan Molano Correa 1,800,000 30 1,800,000 1,800,000 72,000 0 69,750 141,750 1,658,250
Juan Esteban palacio 1,300,000 30 1,300,000 1,300,000 52,000 0 50,375 102,375 1,197,625
Jose David Gomez 900,000 23 690,000 690,000 27,600 0 26,738 54,338 635,663
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
9,340,000 0 0 0 0 0 9,340,000 373,600 0 361,925 0 0 0 0 0 0 735,525 8,604,475
A continuación se suministra un modelo en excell en el que se incluyen las columanas con los conceptos más comunes por partidas devengadas y por partidas que
corresponden a deducciones.
Sueldo
devengado
Primas legales o
extralegales
bonificaciones de
mera liberalidad
Descuentos por
aportes en
cuentas de
Ahorro para el
Fomento de la
Construcción
(AFC)
Descuentos por
prestamos
Descuentos por
aportes a
cooperativas
Descuentos por
embargos
Descuento de la
retención en la
fuente a título del
impuesto de
renta
Días trabajados
(en la quincena o
en el mes)
Aporte
obligatorio a
salud (4%)
Aportes
adicionales a
Salud (por UPC,
Unidad de pago
por Capitación
adicional)
Entidad a la que
se está afiliado
Aporte
obligatorio a
Fondo de
pensiones (4%)
Aportes
voluntarios a
fondos de
pensiones
Entidad a la que
está afiliado
Totales
Nota: Para los demás calculos relativos a las provisiones que se tienen que hacer sobre las nóminas, a saber: las provisiones de aportes parariscales y las provisiones por prestaciones sociales, utiliza otra de nuestras herramientas gratuitas titulada:
Modelo para el cálculo de la provisión mensual de prestaciones sociales y aportes parafiscales
Estos aportes se hacen cuando el trabajador incluye como
beneficiarios en su PLan Obligatorio de Salud-POS a personas que no
son de grupo familiar básico (ejemplo, si es un trabajador casado,
entonces sus padres ya no son parte de grupo familiar básico y por
ellos debe hacer dicho aporte adicional; consultese literal f del
art.156, y parágrafo 2 art.172 ambos en la ley 100/93; vease también
el acuerdo 351 de dic.26 de 2006 expedido por el Ministerio de la
protección social
Los aportes obligatorios a salud y pensiones,
al igual que los que hace la empresa por su
cuenta al ICBF, Sena y Caja De
Compensacion, solo se realizan sobre lo que
constituya "salario". Por tanto, en el calculo
de tales aportes no se tienen en cuenta
factores como las primas extralegales o las
bonificiaciones de mera liberalidad
El calculo de la retención en la fuente se haría en la segunda quincena del mes, pues se sumarían los pagos hechos en la primera y la segunda
quincena. Debe tomarse en cuenta si el procedimiento de retención que aplica el empleador al trabajador es el procedimiento 1 o el procedimiento
2. Si se trata del procedimiento 1, en ese caso los pagos del mes, una vez depurados, producen un salario gravable que se busca directamente en la
tabla del art.383 del ET y de allí se obtiene la retención en la fuente a aplicar. Pero si se aplica el procedimiento 2, en ese caso, los pagos del mes,
una vez depurados, producen un salario gravable al cual se aplica el porcentaje fijo que la empresa ha definido con anterioreridad. Consulta las dos
hojas de trabajo adjuntas a este mismo archivo

2. (*.*)
al final) Parciales Totales
Salarios 5,000,000
Otros pagos laborales (auxilios, subsidios, bonificaciones, aportes que le haga la empresa) 0 5,000,000
por cuenta de ella a los fondos de pensiones, intereses de cesantías, cesantías, etc)
Menos : Ingresos del mes que se consideran "no gravables" para el trabajador
- La parte recibida en "alimentación" (salario en especie) (a) 0
(b) 149,000
(b) 1,000,000
(le haya hecho la empresa a favor del trabajador; (art.126-1)
(b) 0 (1,149,000)
Subtotal 1 3,851,000
Menos: Renta exentas (art.206 del ET)
En este caso, según el tipo de ingresos que recibió en el mes, las "rentas exentas"
derecho, sería
- Indemnizaciones por accidente de trabajdo (numeral 1 del art.206) 0
- Lo recibido por intereses de cesantías (numeral 4 del arrt.206) 100,000 (100,000)
Subtotal 2 3,751,000
( d ) (937,750)
Subtotal 3 2,813,250
Menos: Una cualquiera de las siguientes dos "deducciones" (art.387 del ET)
1) Intereses en prestamos para adquisición de vivienda pagados (c ) 500,000
en el 2006 y dividos por los meses a que correspondieron
ó
2) Pagos durante el 2006 a medicicna prepagada del trabajador, la esposa (c ) 0
La Obtención del valor de la retención en la fuente con esta nueva tabla implica manejar las siguientes variables
$ 20,974
secundaria y superior del trabajador, la esposa y hasta dos hijos Valor del salario gravable del mes en terminos de UVT 110.29
(ver art.387, inciso 2). Se toman los pagos hechos en el año
anterior y se divide por 12 o por el numero de meses a que
Rangos en UVT Tarifa Marginal
correspondan (500,000) Desde Hasta
Subtotal 4 ("salario gravable del mes") 2,313,250 >0 95 0% $ 0 $ 0
Valor de la Retención (el subtotal 4 se busca en la nueva tabla del art.383 del ET) 61,000
>95 150 19% $ 61,000
>150 360 28% $ 0
>360 En adelante 34% $ 0
Notas aclaratorias
Modelo para la depuración mensual de los salarios durante los años 2007 y
siguientes, y obtención de la retención en la fuente (procedimiento 1) según la
nueva tabla del art.383 del ET
(Fecha de Elaboración: Enero 12 de 2007)
El siguiente es el modelo "básico" que debe seguir un agente de retención durante el 2007 para examinar, bajo el procidimiento 1 de retención en la
fuente (ver art.385 del ET), si los pagos que durante un mes cualquiera le hizo a su trabajador terminarán estando sujetos o no la respectiva retención en
la fuente a título del impuesto de renta (Nota: Para hacer las simulaciones particulares de cada quien que llegue a utilizar esta herramienta, solo
deberá cambiar las celdas resaltadas en color amarillo; las demás celdas producen datos automáticos (con formulas)
Adviertase que existen algunos pagos "extraordinarios" que se pueden llegar a hacer mensualmente a un trabajador (ejemplo la "prima legal" o la "prima
de navidad en el sector público", o las "indemnizaciones por despido", etc)las cuales implican tomar en cuenta un tratamiento de retencion en la fuente
muy excepcional que no está contemplado en el presente modelo (ver inciso final del art.385 y también el art 401-3 del ET, normas que no fueron
modificadas por la ley 1111/06)
Ejercicio
Supóngase que la emrpesa EJEMPLO S.A. pagó durante enero de 2007 a su trabajador José Zuluaga, los siguients valores producto de la relación
laboral y determinó, con el procedimiento 1 de retención en la fuente, la retención aplicable a dicho trabajador por el mes de enero de 2007:
ver nota Valores
Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables
Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el respectivo mes :
- Aportes obligatorios que se le descuentan hacia el fondo de pensiones (art.126-1 ET)
- Aportes voluntarios a fondos de pensiones (que haga el trabajador o que también
- Dineros descontados con destino a ser ahorrados voluntariamente en cuentas A.F.C (art.126-4 ET)
de entre las contempladas en los numerales 1 a 9 del art.206 del ET a la que tendría
- El 25% del subtotal 2, sin que exceda de 240 UVTs (es decir, 240 x $20.974 = $5.034.000 )
y hasta dos hijos; más pagos duante el 2006 de seguros de salud del trabajdor
la esposa y hasta dos hijos; más pagos durante el 2006 por educación primara Valor de la UVT durante el 2007
Instrucción para calcular la retención
("impuesto") en $
Calculo en $ del valor de la
retención
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT
menos 95 UVT)*19%
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT
menos 150 UVT)*28% más 10 UVT
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT
menos 360 UVT)*34% más 69 UVT
(a) Solo quienes durante el 2007 devenguen hasta 310 UVTs (eso sería $310 x $20.974 = $6.502.000) podrán tomar lo que reciban como "alimentación"
y restarlo como si fuese "ingreso no gravado". Pero ese monto de lo que le den en "alimientación" no puede exceder de mensualmente de 41 UVTs (eso
sería 41 UVT x $20.974 = $ 860.000). Lo que exceda de ese valor,sí sería "ingreso gravable" para el trabajador (ver art.387-1 del ET)
(b) La suma de lo relacionado en estos tres conceptos no puede exceder al 30% de lo devengado en el mes (ver art 126-1 inciso 3,)
(c ) El trabajador que en el 2006 haya recibido ingresos laborales brutos totales por menos de 4.600 UVT (eso sería : 4.600 por el valor de la UVT del
2006, osea 4.600 x $20.000 = $92.000.000; ver valores del art.2 del dec.4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del art.868-1 del ET, creada con el
art.51 de la ley 1111/06), pueden escoger entre utilizar la opción 1 (dedución de los "intereses por prestamos para adquisicion de vivienda"), o utilizar la
opción 2 (pagos por salud y educación) . El que haya ganado más de esa cifra, solo puede optar por la "opción 1" (intereses en un prestamo para
vivienda). En todo caso, cuando escojan la "opción 1" ( deducción por "intereses"), tal deducción no puede exceder de 100 UVT (eso sería 100 UVT por el
valor de la UVT del 2006, es decir, 100 x $20.974 = $2.097.000; ver valores del art.5 del dec.4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del art.868-1
del ET ). Y para quienes escojan la "opción 2" (deducción por "pagos de salud y educación"), ese valor no puede exceder del 15% del "Subtotal 3"
(d ) El salario pagado a un trabajador podrá pactarse entre las partes como "integral" si el mismo es equivalente a minimo 13 salarios minimos legales
vigentes (ver art. 18 dely 50/90; se dice 13 salarios, pues a los 10 primeros se les debe recargar el factor prestacional de la empresa, el cual no puede
ser inferior a un 30%, lo que en la practica los eleva de 10 a 13) Por tanto, si el salario ha sido pactado como "integral" (en el 2007 sería si supera 13 x
433.700 = $5.638.100), en ese caso, con restar ese 25% de que trata el numeral 10 del art.206 del ET, se entenderá restada también su
componente de "prestaciones sociales" (vease el parágrafo 2 del art.206 del ET)
De acuerdo con la circular DIAN 009 de enero 17 de 2007 (vease el
punto IV-Retención en la fuente, y literal "a" Cambio de tabla, de
dicha circular), en este punto del calculo se deben trabajar con un
resultado que contenga hasta las dos primeras cifras decimales
En vez del 33%, hemos puesto de una vez la cifra del
34%. Ese es el porcentaje a usar
durante el 2007 según lo indica el parágrafo transitorio
del art.383. Pero cuando se llegue al año 2008 y
siguientes , ese 33% debe cambiarse a "34%" e
implicará cambiar la formula de la celda J75

3. (Fecha de Elaboración: Enero 12 de 2007)
Tengase presente que para los agentes de retención que utilicen el "procedimiento 2", en ese caso se deben agotar dos pasos importantes así:
Ejercicio
ver nota Valores
Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables (*.*)
al final) Parciales Totales
Salarios 100,000,000
Otros pagos laborales (auxilios, subsidios, bonificaciones, aportes que le haga la empresa) 0 100,000,000
por cuenta de ella a los fondos de pensiones, intereses de cesantías, cesantías, etc)
- La parte recibida en "alimentación" (salario en especie) (a) 0
(b) 149,000
(b) 1,000,000
(le haya hecho la empresa a favor del trabajador; (art.126-1)
(b) 0 (1,149,000)
Subtotal 1 98,851,000
Menos: Rentas exentas (art.206 del ET)
derecho, sería
- Indemnizaciones por accidente de trabajdo (numeral 1 del art.206) 0
- Lo recibido por intereses de cesantías (numeral 4 del arrt.206) 100,000 (100,000)
Subtotal 2 98,751,000
( d ) (24,687,750)
Subtotal 3 74,063,250
5,697,173
Menos: Una cualquiera de las siguientes dos "deducciones" (art.387 del ET)
1) Intereses en prestamos para adquisición de vivienda pagados (c ) 500,000
La Obtención del valor de la retención en la fuente con esta nueva tabla implica manejar las siguientes variables
ó $ 20,974
2) Pagos durante esos 12 meses anteriores por : a) medicicna prepagada del trabajador, la esposa (c ) 0 Valor del salario gravable del semestre en terminos de UVT 247.79
y hasta dos hijos; b) seguros de salud del trabajdor
Rangos en UVT Tarifa Marginal Instrucción para calcular la retención ("impuesto") en $
secundaria y superior del trabajador, la esposa y hasta dos hijos Desde Hasta
(ver art.387, inciso 2). Se toman los pagos hechos en esos 12 meses anteriores >0 95 0% $ 0 $ 0
se divide por 12 o por el numero de meses a que correspondan (500,000)
>95 150 19% $ 0
Subtotal 5 (salario mensual promedio gravable de los 12 meses anteriores) 5,197,173
>150 360 28% $ 784,000
15.09%
>360 En adelante 34% $ 0
Siguiendo la instrucción del parágragro
del art.383, el porcentaje fijo de retención a aplicar durante el semestre sería… 15.09%
Modelo para la depuración mensual de los salarios durante los años 2007 y
siguientes, y obtención de la retención en la fuente (procedimiento 2) según la nueva
tabla del art.383 del ET
El siguiente es el modelo "básico" que debe seguir un agente de retención durante el 2007 para examinar, bajo el procidimiento 2 de retención en la fuente (ver
art.386 del ET), si los pagos que durante un mes cualquiera le hizo a su trabajador terminarán estando sujetos o no la respectiva retención en la fuente a título
del impuesto de renta
1) Determinación del porcentaje fijo de retención que se aplicará durante todo un semestre a los pagos labores mensuales gravales que se obtengan
en cada uno de esos 6 meses del semestre : Eso implica que en los meses de junio y diciembre se deben tomar los pagos laborales de los 12 meses
anteriores a dicha fecha (por ejemplo, si se está en diciembre de 2006, se tomarían los pagos de dic de 2005 hasta nov de 2006; o si se está en junio de 2007,
se tomarían los pagos de junio de 2006 a mayo de 2007). Luego, se le deben hacer las depuraciones permitidas por la norma ("ingresos no gravados", "rentas
exentas", etc, ), para con ello obtener un "salario mensual promedio gravable en los 12 meses". Ese "salario mensual promedio gravable de los ultimos 12
meses" se busca en la tabla del art.383 y de allí se obtiene el "porcentaje fijo de retención" que se ha de aplicar en cada uno de los 6 meses del semestre
siguiente
2) Hacer (en cada uno de los 6 meses del semestre siguiente para el cual se definió el porcentaje fijo del paso 1) la respectiva "depuración mensual"
de los pagos hechos al trabajador y con ello obtener el "salario gravable del mes". A dicho "salario mensual gravable del mes" se le aplica el porcentaje fijo
definido en l paso 1, y con ello se obtiene la "retención en la fuente" del mes.
(Nota: Para hacer las simulaciones particulares de cada quien que llegue a utilizar esta herramienta, solo deberá cambiar las celdas resaltadas en color amarillo;
las demás celdas producen datos automáticos (con formulas)
Supóngase que estamos en diciembre de 2006, y la empresa EL EJEMPLO SA necesita definir cual es el porcentaje fijo de retención en la fuente
que ha de aplicar durante el semestre enero-junio de 2007 a los salarios que le cancelará en dichos meses a su trabajador José Zuluaga
Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el periodo dic de 2005 a nov de 2006:
Menos : Ingresos de esos 12 meses que se consideran "no gravables" para el trabajador
- Aportes obligatorios que se le descuentan hacia el fondo de pensiones (art.126-1 ET)
- Aportes voluntarios a fondos de pensiones (que haga el trabajador o que también
- Dineros descontados con destino a ser ahorrados voluntariamente en cuentas A.F.C (art.126-4 ET)
En este caso, según el tipo de ingresos que recibió durante esos 12 meses, las "rentas exentas"
de entre las contempladas en los numerales 1 a 9 del art.206 del ET a la que tendría
- El 25% del subtotal 2, sin que exceda de 240 UVT mensuales (es decir 240 x 12 x $20.974 = $60.405.000 )
El Subtotal 3 se divide entre 13, y nos produce el Subtotal 4
durante esos 12 meses anteriores y dividos por los meses a que correspondieron
Valor de la UVT durante el 2007
la esposa y hasta dos hijos; c) educación primara
Calculo en $ del valor
de la retención
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95
UVT)*19%
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150
UVT)*28% más 10 UVT
El porcentaje fijo de retención a usar durante enero-junio de 2007 será (el subtotal 4 se busca en la nueva tabla
del art.383 del ET)
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360
UVT)*34% más 69 UVT
Notas aclaratorias
(a) Solo quienes durante el 2007 devenguen hasta 310 UVTs (eso sería $310 x $20.974 = $6.502.000) podrán tomar lo que recibieron durante los 12 meses
anteriores como "alimentación" y restarlo como si fuese "ingreso no gravado". Pero ese monto de lo que le den en "alimientación" no puede exceder de
mensualmente de 41 UVTs (eso sería 41 UVT x $20.974 = $ 860.000). Lo que exceda de ese valor,sí sería "ingreso gravable" para el trabajador (ver art.387-1
del ET)
(b) La suma de lo relacionado en estos tres conceptos no puede exceder al 30% de lo devengado en los 12 meses del cálculo (ver art 126-1 inciso 3,)
(c ) El trabajador que en el 2006 haya recibido ingresos laborales brutos totales por menos de 4.600 UVT (eso sería : 4.600 por el valor de la UVT de 2007, osea
4.600 x $20.000 = $92.000.000; ver valores del art.2 del dec.4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del art.868-1 del ET, creada con el art.51 de la ley
1111/06), pueden escoger entre la opción 1 (dedución de los "intereses por prestamos para adquisicion de vivienda") o la "opción 2" (pagos por salud y
educación). El que haya ganado más de esa cifra, solo puede optar por la "opción 1" (deduccion de los intereses en un crédito para vivienda). En todo caso,
cuando escojan la "opción 1" ( deducción por "intereses"), tal deducción no puede exceder de 100 UVT (eso sería 100 UVT por el valor de la UVT del 2006, es
decir, 100 x $20.974 = $2.097.000; ver valores del art.5 del dec.4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del art.868-1 del ET ). Y para quienes escojan la
"opción 2" (deducción por "pagos de salud y educación"), ese valor no puede exceder del 15% del "Subtotal 4"
(d ) El salario pagado a un trabajador podrá pactarse entre las partes como "integral" si el mismo es equivalente a minimo 13 salarios minimos legales vigentes
(ver art. 18 dely 50/90; se dice 13 salarios, pues a los 10 primeros se les debe recargar el factor prestacional de la empresa, el cual no puede ser inferior a un
30%, lo que en la practica los eleva de 10 a 13) Por tanto, si el salario ha sido pactado como "integral" (en el 2007 sería si supera 13 x 433.700 = $5.638.100),
en ese caso, con restar ese 25% de que trata el numeral 10 del art.206 del ET, se entenderá restada también su componente de "prestaciones sociales"
(vease el parágrafo 2 del art.206 del ET)
Si el periodo por el cual el trabajador
devengó ingresos no fueron "12 meses
anteriores" sino quizás "11 meses", entonces
en ese caso, en vez de multiplicar por "12"
se multiplicaría por "11". O si fue por "10
meses", entonces se multiplicaría por "10",
etc, etc.
Ese valor absoluto empleado en la formula incluida en esta celda
($60.405.000), cambiaría dependiendo de si los meses por los cuales
el trabajador devengó ingresos no fueron "12 meses" sino menos.
Vease el comentario que está por encima de este.
En la formula incluida en esta celda, la división se hace "entre 13" asumiendo que
el trabajador haya obtenido ingresos en "los 12 meses anteiores". Pero si el
trabajador solo percibió ingresos en los "11 meses anteiores", entonces la división
se haría "entre 12". Es decir, siempre se dividirá por el resultado del numero de
meses trabajados + 1
De acuerdo con la circular DIAN 009 de enero 17 de 2007
(vease el punto IV-Retención en la fuente, y literal "a"
Cambio de tabla, de dicha circular), en este punto del calculo
se deben trabajar con un resultado que contenga hasta las dos
primeras cifras decimales
En vez del 33%, hemos puesto de una vez la cifra del
34%. Ese es el porcentaje a usar
durante el 2007 según lo indica el parágrafo transitorio
del art.383. Pero cuando se llegue al año 2008 y
siguientes , ese 33% debe cambiarse a "34%" e
implicará cambiar la formula de la celda J79
.
De acuerdo con la circular DIAN 009 de enero 17 de
2007 (vease el punto IV-Retención en la fuente, y literal
"b", procedimientos aplicables, de dicha circular), en
este punto del calculo se deben trabajar con un resultado
que contenga hasta las dos primeras cifras decimales