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ITFIP “INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR

ANGIE KATHERINE CRIALES MENDOZA
ADRIANA ROCIO CULMA JIMENEZ
PEDRO ALEJANDRO ORTEGON HERNANDEZ

“ITFIP” INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR
ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA
GESTION EMPRESARIAL VI-B
GESTION POR COMPETENCIAS
EL ESPINAL –TOLIMA
2013
INTRODUCCION
La Institución de Educación Superior “ITFIP” tiene como finalidad de capacitar a
los futuros líderes de la región para que sean competitivos dentro del campo
laboral, teniendo como fundamento los valores y principios institucionales que
garantizan la calidad de los estudiantes en todos sus ámbitos (sociales,
personales y profesionales, proporcionando los recursos necesarios para el
aprendizaje que, es de suma importancia y finalmente enviando a los próximos
profesionales para que con sus ideas den grandes aportes para la sociedad
colombiana, ideas innovadoras, que impulsen el desarrollo y crecimiento laboral y
económico pero, lo más importante, es que sean generadores de calidad, brindar
posibilidades de recuperación de valores y moral y satisfaciendo al cliente en sus
necesidades.
Este informe explicara el funcionamiento de la dependencia de Registro y control
académico como vigilante de los procesos académicos del personal de la
institución, velando siempre por la seguridad y custodia de los documentos
vigilados por esta dependencia mediante fichas de estandarización y manual de
funciones.
MISIÓN
El ITFIP, como Institución de Educación Superior, forma integralmente al ser
humano por competencias a través de programas académicos y servicios para
generar, transformar, aplicar y difundir conocimientos y tecnologías en la solución
a necesidades del entorno regional y nacional.
VISION
Al 2019 el ITFIP será una institución universitaria que forme con calidad,
responsabilidad social y ambiental, mediante programas académicos acreditados
de alta calidad, dándole oportunidad a la sociedad que genere un proyecto de
vida que transforme su entorno y contribuya al desarrollo regional y nacional en un
contexto internacional.
ORGANIGRAMA

METODOLOGIA DE CONTRATACION
Son contratados de forma directa (en la misma institución) por el área de recursos
humanos mediante resolución.
-

Se contratan dependiendo de:
1. Horas Catedra.
2. De medio tiempo
3. De tiempo completo.
4. Ocasionales
5. Provisionales

Los de cátedra se contrata mediante resolución por cada semestre (Decreto 1036
de 2013) y se tiene en cuenta el título que posea el docente.
Los funcionarios del SENA se contrata mediante la Ley 909 del 23 de septiembre
de 2004 “Ley de carrera administrativa”
TIPOS DE CONTRATACION
Se efectúa por medio de concurso público
-

-

-

Libre: por nombramiento en la planta del personal docente, este
nombramiento lo puede dar los decanos, asesores y los vicerrectores; se
clasifican asi:
1. De carrera
2. En periodo de prueba: se realiza seguimiento del trabajo, durante los 4
primeros meses después de su ingreso.
Vinculación especial:
1. De catedra.
2. Ocasional: contratados durante 1 año.
En provisionalidad: para suplir ausencias temporales de docentes.

CARRERA EMPRESARIAL
Se brinda capacitaciones a todos los colaboradores para que se actualicen en sus
conocimientos dependiendo del área que desempeñen.
También se dan oportunidades para que los trabajadores asciendan de cargos y
mejorar su calidad de vida.
Ayudan a que los empleados se superen y se sigan capacitando en carreras
profesionales: la institución colabora con tiempo mas no con algún tipo de ayuda
financiera.
CRONOGRAMA
DE
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES

DURACION (EN
NUMERO DE
SESIONES)

1. Elaboración del propósito 3 Sesiones (Media Jornada)
clave y las funciones (22 de octubre de 2013)
claves
(Intensidad 4 horas Diaria)
2. Elaboración
de
las
funciones principales y
funciones individuales
3. Conformar unidades de
competencias
por
cargos.
4. Elaboración
y
organización del manual
de funciones.

RESPONSABLES

PRODUCTO

GRUPO DIRECTIVO DE LA PRIMERA PARTE DEL
ORGANIZACIÓN
MAPA DE FUNCIONES
(VICERRECTORIA
ACADEMICA)
15
Sesiones
(Media PANEL DE EXPERTO
MAPA DE FUNCIONES
Jornada)
(AREA ACADEMICA)
TERMINADO
(22 de octubre de 2013)
(Intensidad 3 horas Diaria)
2 Sesiones (Media Jornada) PANEL DE EXPERTO
UNIDADES
DE
(22 de octubre de 2013)
(AREA ACADEMICA)
COMPETENCIAS
POR
(Intensidad
2
horas
CARGOS
Díarias)
3 Sesiones (Media Jornada) GRUPO DIRECTIVO DE LA MANUAL DE FUNCIONES
(22 de octubre de 2013)
ORGANIZACIÓN
(Intensidad 4 horas Diaria)
(VICERRECTORIA
ACADEMICA)
MODELO DE ACTA DE REUNION

TITULO: Aquí se estipula el número de acta y el tema que se va a
tratar.
FECHA: aquí se estipula la fecha y la hora de la reunión.

ASISTENTES:
Nombre completo y cargos de los participantes

ORDEN DEL DIA
Los puntos que se van a tratar en la reunión
DESARROLLO DEL TEMA
Aquí se estipula lo que se realizó en cada punto del orden

OBSERVACIONES: Aquí se estipula lo ocurrido en la reunión y la
fecha de la próxima reunión.
COMPROMISOS
Aquí se estipula los acuerdos a los que se llegaron y lo que será
tratara en la próxima reunión
FIRMAS
Aquí firman por orden jerárquico las personas que asistieron a la
reunión
PREPARAR Y DIRIGIR LOS
PROCESOS
DE
MATRICULAS ACADEMICA
PREPARAR
LA
p
INFORMACION
DE
REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO SOLICITADA
POR EL MEN

BRINDAR A LA COMUNIDAD
EDUCATIVA DEL ITFIP UN
MODERNO, CONFIABLE Y
EFICIENTE SERVICIO DE
INFORMACION ACADEMICA,
EJERCIENDO
LOS
CONTROLES ADECUADAS.

ACTUALIZAR
LAS
REFORMAS
ACADEMICAS
QUE
EL
CONSEJO
DIRECTIVO APRUEBE

PREPARAR LA INFORMACION
ESTADISTICA
RELACIONADA
EN LA OFICINA

MANTENER
ACTUALIZADA
LOS
REGISTROS
DE
CALIFICACIONES

PRODUCIR LOS REQUISITOS
DE
MATRICULADOS
CON
DESTINOS A LOS DECANOS Y
DOCENTES

EXPEDIR LOS CERTIFICADOS
DE
CALIFICACIONES
Y
CONSTANCIAS
GARANTIZAR
LA
CUSTODIA
DE
LA
INFORMACION
QUE
REPOSA EN LA OFICINA

HACER
COPIAS
SEGURIDAD
DE
ARCHIVOS

DE
LOS
TÍTULO DE LA NCL

PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN

PREPARA Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULA
ACADEMICA.

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA

PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA
RELACIONADA EN LA OFICINA.
TÍTULO DE LA NORMA

PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL

PREPARA Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULA
ACADEMICA.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES
1. Manejo idóneo de la tecnología institucional.

A. Obtienen los calendarios académicos.
B. Envió de un informe de matrículas a bienestar
universitario.
C. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y
antiguos de cada programa académico según su
matrícula.
D. Programa y finaliza los procesos de matrícula
académica y financiera del personal estudiantil.

2. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la
ejecución de las matrículas.
3. Proceso de salvaguardo de información de matriculas
académicas.
4. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso
de matrícula en caso de que exista dicha anomalía.
5. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
RANGO DE APLICACIÓN

EVIDENCIAS REQUERIDAS

DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de registro de matrículas
académicas.
La evaluación se realizara dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.

CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos digitales que evidencien la realización
satisfactoria del proceso de la matrícula.
TÍTULO DE LA NORMA

PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL

PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA RELACIONADA
EN LA OFICINA.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES

A. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada
1. Manejo a cabalidad del software institucional.
programa académico.
B. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la
tabulación anterior.
C. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría
Académica y Administrativa para su respectivo estudio.

2. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana,
moda, medidas de tendencia central, medidas de dispersión).
3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
RANGO DE APLICACIÓN

EVIDENCIAS REQUERIDAS
DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso realización y tabulación de
la información estadísticas de los estudiantes por programas
académicos teniendo en cuenta los conocimientos de
comprensiones esenciales.

La evaluación se realizara dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.

CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos físicos que evidencien la elaboración de los datos
estadísticos a las respectivas vicerrectorías.
TÍTULO DE LA NCL

ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL
CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE

MANTENER ACTUALIZADOS LOS REQUISITOS DE
CALIFICACIONES.

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA

PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS CON
DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES.
ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL
CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE

TÍTULO DE LA NORMA

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL

MANTENER ACTUALIZADOS LOS REQUISITOS DE
CALIFICACIONES.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES

A. Se establece el calendario académico
actualización de calificaciones por bimestres.

para

la
1. Manejo del software institucional con amplio conocimiento.

B. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico 2. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la
para el ingreso de las calificaciones.
habilitación y cierre del mismo.
C. Se permite la activación permanente de la plataforma 3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
anterior a la vista de todo el personal académico
(estudiantes, decanos y docentes).
RANGO DE APLICACIÓN

EVIDENCIAS REQUERIDAS

DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de manejo de la
plataforma RYCA al personal que esté autorizado.
CONOCIMIENTO
La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.

1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Visualización de la plataforma RYCA a sus superiores que
consta de la ejecución del ingreso de las calificaciones del
alumnado con éxito.
TÍTULO DE LA NORMA

ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL
CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL

PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS CON
DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES

A. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula
a los decanos y docentes.
B. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento
por medio digital y físico durante las fechas que
establezca en Consejo Directivo para la realización del
mismo en caso de que se necesite algún ajuste antes de
su publicación.
C. Publican el listado a los decanos y docentes para su
óptimo cumplimento.

1. Manejo del software y hardware.
2. Conocimiento del proceso de matrícula académica según
reformas realizadas por el Consejo Directivo.
3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
RANGO DE APLICACIÓN

EVIDENCIAS REQUERIDAS

DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de manejo de la
informática y de la organización jerárquica del transcurso de la
matrícula académica para llevarse a cabo.
La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.

CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. documento físico y digital de los requisitos de matrícula con
destino a los decanos de las facultades y los docentes.
TÍTULO DE LA NCL

GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE
REPOSA EN LA OFICINA

HACER COPIAS DE SEGURIDAD DE TODOS LOS
ARCHIVOS.

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA
EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y
CONSTANCIAS.
TÍTULO DE LA NORMA

GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE
REPOSA EN LA OFICINA

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL

HACER COPIAS DE SEGURIDAD DE TODOS LOS
ARCHIVOS.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES

A. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro
y Control Académico como constancias, certificados,
recibos de pago de las matriculas académicas, etc.
B. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma
digital y física.
C. Organizan esta documentación en carpetas según el
orden de importancia y tema de los mismos en capetas
exigidas por el Estado para el archivo respectivo.
D. Brindan el contexto de estos documentos a personal
autorizado en caso de ser exigido.

1. Manejo del software y hardware.
2. Conocimiento de manejo de documentación y archivo.
3. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de
documentos digitales y físicos.
4. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
RANGO DE APLICACIÓN

EVIDENCIAS REQUERIDAS

DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de manejo de la
informática y de documentación y archivo.
La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.

CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la
Oficina de Registro y Control Académico.
TÍTULO DE LA NORMA

GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE
REPOSA EN LA OFICINA

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL

EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y
CONSTANCIAS.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES

A. Se hacen los correspondientes certificados de
calificaciones y constancias a la persona que los requiera. 1. Manejo del software y hardware.
B. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma 2. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.
digital y física.
3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
C. Son entregados al interesado, tanto la original como copia
de los mismos.
RANGO DE APLICACIÓN

EVIDENCIAS REQUERIDAS

DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de manejo de la
informática y de Normas ICONTEC.
La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través
de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta
labor, en la oficina de Registro y Control Académico.

CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la
Oficina de Registro y Control Académico.
MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACION

Denominación del Empleo: Secretario de Admisiones, Registro y Control
Académico.
Estudio o nivel académico: Nivel técnico en Sistemas y Atención al cliente.
Dependencia: Docencia Vicerrectoría Académica.
Cargo del Jefe inmediato:Vicerrector Académico.
II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Brindar a la comunidad educativa del ITFIP un moderno, confiable y eficiente
servicio de información académica, ejerciendo los controles adecuado para un
correcto funcionamiento.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Preparar la información de Registro y Control Académico solicitado
por el MEN.
1.1.
1.2.

Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica.
Preparar la información estadística relacionada en la oficina.

2. Actualizar las reformas académicas que el Consejo Directivo
apruebe.
2.1.
2.2.

Mantener actualizados los requisitos de calificaciones.
Producir los requisitos de matriculados con destinos a los decanos y
docentes.

3. Garantizar la custodia de la información que reposa en la oficina.
3.1.
3.2.

Hacer copias de seguridad de todos los archivos.
Expedir los certificados de calificaciones y constancias.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1.

Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica.

1.1.1. Obtienen los calendarios académicos.
1.1.2. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario.
1.1.3. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada
programa académico según su matrícula.
1.1.4. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y financiera
del personal estudiantil.
1.2.

Preparar la información estadística relacionada en la oficina.

1.2.1. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada programa
académico.
1.2.2. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación
anterior.
1.2.3. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y
Administrativa para su respectivo estudio.
2.1.

Mantener actualizados los requisitos de calificaciones.

2.1.1. Se establece el calendario académico para la actualización de
calificaciones por bimestres.
2.1.2. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para el
ingreso de las calificaciones.
2.1.3. Se permite la activación permanente de la plataforma anterior a la
vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y
docentes).
2.2.

Producir los requisitos de matriculados con destinos a los
decanos y docentes.

2.2.1. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los
decanos y docentes.
2.2.2. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por medio
digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo
Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite
algún ajuste antes de su publicación.
2.2.3. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo
cumplimento.
3.1.

Hacer copias de seguridad de todos los archivos.

3.1.1. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control
Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las
matriculas académicas, etc.
3.1.2. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y
física.
3.1.3. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de
importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el
Estado para el archivo respectivo.
3.1.4. Brindan el contexto de estos documentos a personal autorizado en
caso de ser exigido.
3.2.

Expedir los certificados de calificaciones y constancias.

3.2.1. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y
constancias a la persona que los requiera.
3.2.2. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y
física.
3.2.3. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los
mismos.
V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

1.1.1. Obtienen los calendarios académicos.
1.1.1.1.
1.1.1.2.
1.1.1.3.
1.1.1.4.

Manejo idóneo de la tecnología institucional.
Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución
de las matrículas.
Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas.
Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de
matrícula en caso de que exista dicha anomalía.

1.1.2. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario.
1.1.2.1.
1.1.2.2.
1.1.2.3.
1.1.2.4.

Manejo idóneo de la tecnología institucional.
Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución
de las matrículas.
Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas.
Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de
matrícula en caso de que exista dicha anomalía.

1.1.3. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de
cada programa académico según su matrícula.
1.1.3.1.
1.1.3.2.
1.1.3.3.
1.1.3.4.

Manejo idóneo de la tecnología institucional.
Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución
de las matrículas.
Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas.
Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de
matrícula en caso de que exista dicha anomalía.

1.1.4. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y
financiera del personal estudiantil.
1.1.4.1.
1.1.4.2.
1.1.4.3.
1.1.4.4.

Manejo idóneo de la tecnología institucional.
Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución
de las matrículas.
Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas.
Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de
matrícula en caso de que exista dicha anomalía.
1.2.1. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada
programa académico.
1.2.1.1.
1.2.1.2.

Manejo a cabalidad del software institucional.
Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda,
medidas de tendencia central, medidas de dispersión).

1.2.2. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación
anterior.
1.2.2.1.
1.2.2.2.

Manejo a cabalidad del software institucional.
Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda,
medidas de tendencia central, medidas de dispersión).

1.2.3. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y
Administrativa para su respectivo estudio.
1.2.3.1.
1.2.3.2.

Manejo a cabalidad del software institucional.
Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda,
medidas de tendencia central, medidas de dispersión).

2.1.1. Se establece el calendario académico para la actualización de
calificaciones por bimestres.
2.1.1.1.
2.1.1.2.

Manejo del software institucional con amplio conocimiento.
Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la
habilitación y cierre del mismo.

2.1.2. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para
el ingreso de las calificaciones.
2.1.2.1.
2.1.2.2.

Manejo del software institucional con amplio conocimiento.
Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la
habilitación y cierre del mismo.

2.1.3. Se permite la activación permanente de la plataforma anterior a
la vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y
docentes).
2.1.3.1.
2.1.3.2.

Manejo del software institucional con amplio conocimiento.
Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la
habilitación y cierre del mismo.

2.2.1. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los
decanos y docentes.
2.2.1.1.

Manejo del software y hardware.
2.2.1.2.

Conocimiento del proceso de matrícula académica según
reformas realizadas por el Consejo Directivo.

2.2.2. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por
medio digital y físico durante las fechas que establezca en
Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que
se necesite algún ajuste antes de su publicación.
2.2.2.1.
2.2.2.2.

Manejo del software y hardware.
Conocimiento del proceso de matrícula académica según
reformas realizadas por el Consejo Directivo.

2.2.3. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo
cumplimento.
2.2.3.1.
2.2.3.2.

Manejo del software y hardware.
Conocimiento del proceso de matrícula académica según
reformas realizadas por el Consejo Directivo.

3.1.1. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y
Control Académico como constancias, certificados, recibos de
pago de las matriculas académicas, etc.
3.1.1.1.
3.1.1.2.
3.1.1.3.

Manejo del software y hardware.
Conocimiento de manejo de documentación y archivo.
Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución
de documentos digitales y físicos.

3.1.2. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital
y física.
3.1.2.1.
3.1.2.2.
3.1.2.3.

Manejo del software y hardware.
Conocimiento de manejo de documentación y archivo.
Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución
de documentos digitales y físicos.

3.1.3. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de
importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el
Estado para el archivo respectivo.
3.1.3.1.
3.1.3.2.
3.1.3.3.

Manejo del software y hardware.
Conocimiento de manejo de documentación y archivo.
Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución
de documentos digitales y físicos.

3.1.4. Brindan el contexto de estos
autorizado en caso de ser exigido.

documentos

a

personal
3.1.4.1.
3.1.4.2.
3.1.4.3.

Manejo del software y hardware.
Conocimiento de manejo de documentación y archivo.
Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución
dedocumentos digitales y físicos.

3.2.1. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y
constancias a la persona que los requiera.
3.2.1.1.
3.2.1.2.

Manejo del software y hardware.
Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.

3.2.2. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital
y física.
3.2.2.1.
3.2.2.2.

Manejo del software y hardware.
Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.

3.2.3. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los
mismos.
3.2.3.1.
3.2.3.2.

Manejo del software y hardware.
Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS

 Manejo a cabalidad del software institucional.
 Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda, medidas
de tendencia central, medidas de dispersión).
 Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la habilitación y
cierre del mismo.
 Manejo del software y hardware.
 Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas
realizadas por el Consejo Directivo.
 Conocimiento de manejo de documentación y archivo.
 Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de documentos
digitales y físicos.
 Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.
 Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.

VII. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO

1.1.

Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica.

DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso de registro de matrículas académicas.
CONOCIMIENTO
 Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales.
PRODUCTO
 Documentos digitales que evidencien la realización satisfactoria del
proceso de la matrícula.
1.2.

Preparar la información estadística relacionada en la oficina.

DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso realización y tabulación de la
información estadísticas de los estudiantes por programas académicos
teniendo en cuenta los conocimientos de comprensiones esenciales.
CONOCIMIENTO
 Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales.
PRODUCTO
 Documentos físicos que evidencien la elaboración de los datos
estadísticos a las respectivas vicerrectorías.
2.1.

Mantener actualizados los requisitos de calificaciones.

DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso de manejo de la plataforma RYCA al
personal que esté autorizado.
CONOCIMIENTO
 Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales.
PRODUCTO
 Visualización de la plataforma RYCA a sus superiores que consta de la
ejecución del ingreso de las calificaciones del alumnado con éxito.
2.2.

Producir los requisitos de matriculados con destinos a los
decanos y docentes.
DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de la
organización jerárquica del transcurso de la matrícula académica para
llevarse a cabo.
CONOCIMIENTO
 Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales.
PRODUCTO
 Documento físico y digital de los requisitos de matrícula con destino a los
decanos de las facultades y los docentes.
3.1.

Hacer copias de seguridad de todos los archivos.

DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de
documentación y archivo.
CONOCIMIENTO
 Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales.
PRODUCTO
 Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de
Registro y Control Académico.
3.2.

Expedir los certificados de calificaciones y constancias.

DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de
Normas ICONTEC.
CONOCIMIENTO
 Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales.
PRODUCTO
 Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de
Registro y Control Académico.
RANGO O APLICACIÓN

La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través de las
herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de
Registro y Control Académico.

REFERENCIAS
www.itfip.edu.co
PATRICIA GUZMAN
JEFE DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO
CONCLUSIONES

 Cada empresa tiene tiene su estructuración y su forma de llevar a cabo con
sus objetivos cumpliendo con los estándares estipulados en la ley o en la
misma organización.
 El talento humano con sus contribuciones individuales pueden dar un
aporte de gran importancia en el logro de los objetivos de la organización.
 Los manuales de funciones son muy importantes para la organización, ya
que en estos se demuestra las capacidades y conocimientos adquiridos y
que son desarrollados en las áreas.

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  • 1. ITFIP “INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR ANGIE KATHERINE CRIALES MENDOZA ADRIANA ROCIO CULMA JIMENEZ PEDRO ALEJANDRO ORTEGON HERNANDEZ “ITFIP” INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA GESTION EMPRESARIAL VI-B GESTION POR COMPETENCIAS EL ESPINAL –TOLIMA 2013
  • 2. INTRODUCCION La Institución de Educación Superior “ITFIP” tiene como finalidad de capacitar a los futuros líderes de la región para que sean competitivos dentro del campo laboral, teniendo como fundamento los valores y principios institucionales que garantizan la calidad de los estudiantes en todos sus ámbitos (sociales, personales y profesionales, proporcionando los recursos necesarios para el aprendizaje que, es de suma importancia y finalmente enviando a los próximos profesionales para que con sus ideas den grandes aportes para la sociedad colombiana, ideas innovadoras, que impulsen el desarrollo y crecimiento laboral y económico pero, lo más importante, es que sean generadores de calidad, brindar posibilidades de recuperación de valores y moral y satisfaciendo al cliente en sus necesidades. Este informe explicara el funcionamiento de la dependencia de Registro y control académico como vigilante de los procesos académicos del personal de la institución, velando siempre por la seguridad y custodia de los documentos vigilados por esta dependencia mediante fichas de estandarización y manual de funciones.
  • 3. MISIÓN El ITFIP, como Institución de Educación Superior, forma integralmente al ser humano por competencias a través de programas académicos y servicios para generar, transformar, aplicar y difundir conocimientos y tecnologías en la solución a necesidades del entorno regional y nacional. VISION Al 2019 el ITFIP será una institución universitaria que forme con calidad, responsabilidad social y ambiental, mediante programas académicos acreditados de alta calidad, dándole oportunidad a la sociedad que genere un proyecto de vida que transforme su entorno y contribuya al desarrollo regional y nacional en un contexto internacional. ORGANIGRAMA METODOLOGIA DE CONTRATACION
  • 4. Son contratados de forma directa (en la misma institución) por el área de recursos humanos mediante resolución. - Se contratan dependiendo de: 1. Horas Catedra. 2. De medio tiempo 3. De tiempo completo. 4. Ocasionales 5. Provisionales Los de cátedra se contrata mediante resolución por cada semestre (Decreto 1036 de 2013) y se tiene en cuenta el título que posea el docente. Los funcionarios del SENA se contrata mediante la Ley 909 del 23 de septiembre de 2004 “Ley de carrera administrativa” TIPOS DE CONTRATACION Se efectúa por medio de concurso público - - - Libre: por nombramiento en la planta del personal docente, este nombramiento lo puede dar los decanos, asesores y los vicerrectores; se clasifican asi: 1. De carrera 2. En periodo de prueba: se realiza seguimiento del trabajo, durante los 4 primeros meses después de su ingreso. Vinculación especial: 1. De catedra. 2. Ocasional: contratados durante 1 año. En provisionalidad: para suplir ausencias temporales de docentes. CARRERA EMPRESARIAL Se brinda capacitaciones a todos los colaboradores para que se actualicen en sus conocimientos dependiendo del área que desempeñen. También se dan oportunidades para que los trabajadores asciendan de cargos y mejorar su calidad de vida. Ayudan a que los empleados se superen y se sigan capacitando en carreras profesionales: la institución colabora con tiempo mas no con algún tipo de ayuda financiera.
  • 6. ACTIVIDADES DURACION (EN NUMERO DE SESIONES) 1. Elaboración del propósito 3 Sesiones (Media Jornada) clave y las funciones (22 de octubre de 2013) claves (Intensidad 4 horas Diaria) 2. Elaboración de las funciones principales y funciones individuales 3. Conformar unidades de competencias por cargos. 4. Elaboración y organización del manual de funciones. RESPONSABLES PRODUCTO GRUPO DIRECTIVO DE LA PRIMERA PARTE DEL ORGANIZACIÓN MAPA DE FUNCIONES (VICERRECTORIA ACADEMICA) 15 Sesiones (Media PANEL DE EXPERTO MAPA DE FUNCIONES Jornada) (AREA ACADEMICA) TERMINADO (22 de octubre de 2013) (Intensidad 3 horas Diaria) 2 Sesiones (Media Jornada) PANEL DE EXPERTO UNIDADES DE (22 de octubre de 2013) (AREA ACADEMICA) COMPETENCIAS POR (Intensidad 2 horas CARGOS Díarias) 3 Sesiones (Media Jornada) GRUPO DIRECTIVO DE LA MANUAL DE FUNCIONES (22 de octubre de 2013) ORGANIZACIÓN (Intensidad 4 horas Diaria) (VICERRECTORIA ACADEMICA)
  • 7. MODELO DE ACTA DE REUNION TITULO: Aquí se estipula el número de acta y el tema que se va a tratar. FECHA: aquí se estipula la fecha y la hora de la reunión. ASISTENTES: Nombre completo y cargos de los participantes ORDEN DEL DIA Los puntos que se van a tratar en la reunión DESARROLLO DEL TEMA Aquí se estipula lo que se realizó en cada punto del orden OBSERVACIONES: Aquí se estipula lo ocurrido en la reunión y la fecha de la próxima reunión. COMPROMISOS Aquí se estipula los acuerdos a los que se llegaron y lo que será tratara en la próxima reunión FIRMAS Aquí firman por orden jerárquico las personas que asistieron a la reunión
  • 8. PREPARAR Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULAS ACADEMICA PREPARAR LA p INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO SOLICITADA POR EL MEN BRINDAR A LA COMUNIDAD EDUCATIVA DEL ITFIP UN MODERNO, CONFIABLE Y EFICIENTE SERVICIO DE INFORMACION ACADEMICA, EJERCIENDO LOS CONTROLES ADECUADAS. ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA RELACIONADA EN LA OFICINA MANTENER ACTUALIZADA LOS REGISTROS DE CALIFICACIONES PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS CON DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y CONSTANCIAS GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE REPOSA EN LA OFICINA HACER COPIAS SEGURIDAD DE ARCHIVOS DE LOS
  • 9. TÍTULO DE LA NCL PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN PREPARA Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULA ACADEMICA. TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA RELACIONADA EN LA OFICINA.
  • 10. TÍTULO DE LA NORMA PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL PREPARA Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULA ACADEMICA. CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES 1. Manejo idóneo de la tecnología institucional. A. Obtienen los calendarios académicos. B. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario. C. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada programa académico según su matrícula. D. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y financiera del personal estudiantil. 2. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución de las matrículas. 3. Proceso de salvaguardo de información de matriculas académicas. 4. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de matrícula en caso de que exista dicha anomalía. 5. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
  • 11. RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS DESEMPEÑO 1. Observaciones directas del proceso de registro de matrículas académicas. La evaluación se realizara dentro de las horas laborales a través de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y Control Académico. CONOCIMIENTO 1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO 1. Documentos digitales que evidencien la realización satisfactoria del proceso de la matrícula.
  • 12. TÍTULO DE LA NORMA PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA RELACIONADA EN LA OFICINA. CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES A. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada 1. Manejo a cabalidad del software institucional. programa académico. B. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación anterior. C. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y Administrativa para su respectivo estudio. 2. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda, medidas de tendencia central, medidas de dispersión). 3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
  • 13. RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS DESEMPEÑO 1. Observaciones directas del proceso realización y tabulación de la información estadísticas de los estudiantes por programas académicos teniendo en cuenta los conocimientos de comprensiones esenciales. La evaluación se realizara dentro de las horas laborales a través de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y Control Académico. CONOCIMIENTO 1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO 1. Documentos físicos que evidencien la elaboración de los datos estadísticos a las respectivas vicerrectorías.
  • 14. TÍTULO DE LA NCL ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE MANTENER ACTUALIZADOS LOS REQUISITOS DE CALIFICACIONES. TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS CON DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES.
  • 15. ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE TÍTULO DE LA NORMA TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL MANTENER ACTUALIZADOS LOS REQUISITOS DE CALIFICACIONES. CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES A. Se establece el calendario académico actualización de calificaciones por bimestres. para la 1. Manejo del software institucional con amplio conocimiento. B. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico 2. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la para el ingreso de las calificaciones. habilitación y cierre del mismo. C. Se permite la activación permanente de la plataforma 3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución. anterior a la vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y docentes).
  • 16. RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS DESEMPEÑO 1. Observaciones directas del proceso de manejo de la plataforma RYCA al personal que esté autorizado. CONOCIMIENTO La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y Control Académico. 1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO 1. Visualización de la plataforma RYCA a sus superiores que consta de la ejecución del ingreso de las calificaciones del alumnado con éxito.
  • 17. TÍTULO DE LA NORMA ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS CON DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES. CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES A. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los decanos y docentes. B. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por medio digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite algún ajuste antes de su publicación. C. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo cumplimento. 1. Manejo del software y hardware. 2. Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas realizadas por el Consejo Directivo. 3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
  • 18. RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS DESEMPEÑO 1. Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de la organización jerárquica del transcurso de la matrícula académica para llevarse a cabo. La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y Control Académico. CONOCIMIENTO 1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO 1. documento físico y digital de los requisitos de matrícula con destino a los decanos de las facultades y los docentes.
  • 19. TÍTULO DE LA NCL GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE REPOSA EN LA OFICINA HACER COPIAS DE SEGURIDAD DE TODOS LOS ARCHIVOS. TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y CONSTANCIAS.
  • 20. TÍTULO DE LA NORMA GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE REPOSA EN LA OFICINA TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL HACER COPIAS DE SEGURIDAD DE TODOS LOS ARCHIVOS. CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES A. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las matriculas académicas, etc. B. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física. C. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el Estado para el archivo respectivo. D. Brindan el contexto de estos documentos a personal autorizado en caso de ser exigido. 1. Manejo del software y hardware. 2. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. 3. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de documentos digitales y físicos. 4. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
  • 21. RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS DESEMPEÑO 1. Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de documentación y archivo. La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y Control Académico. CONOCIMIENTO 1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO 1. Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de Registro y Control Académico.
  • 22. TÍTULO DE LA NORMA GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE REPOSA EN LA OFICINA TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y CONSTANCIAS. CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES A. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y constancias a la persona que los requiera. 1. Manejo del software y hardware. B. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma 2. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes. digital y física. 3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución. C. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los mismos.
  • 23. RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS DESEMPEÑO 1. Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de Normas ICONTEC. La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y Control Académico. CONOCIMIENTO 1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO 1. Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de Registro y Control Académico.
  • 24. MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Denominación del Empleo: Secretario de Admisiones, Registro y Control Académico. Estudio o nivel académico: Nivel técnico en Sistemas y Atención al cliente. Dependencia: Docencia Vicerrectoría Académica. Cargo del Jefe inmediato:Vicerrector Académico. II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar a la comunidad educativa del ITFIP un moderno, confiable y eficiente servicio de información académica, ejerciendo los controles adecuado para un correcto funcionamiento. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Preparar la información de Registro y Control Académico solicitado por el MEN. 1.1. 1.2. Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica. Preparar la información estadística relacionada en la oficina. 2. Actualizar las reformas académicas que el Consejo Directivo apruebe. 2.1. 2.2. Mantener actualizados los requisitos de calificaciones. Producir los requisitos de matriculados con destinos a los decanos y docentes. 3. Garantizar la custodia de la información que reposa en la oficina. 3.1. 3.2. Hacer copias de seguridad de todos los archivos. Expedir los certificados de calificaciones y constancias. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1.1. Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica. 1.1.1. Obtienen los calendarios académicos. 1.1.2. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario. 1.1.3. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada programa académico según su matrícula. 1.1.4. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y financiera del personal estudiantil.
  • 25. 1.2. Preparar la información estadística relacionada en la oficina. 1.2.1. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada programa académico. 1.2.2. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación anterior. 1.2.3. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y Administrativa para su respectivo estudio. 2.1. Mantener actualizados los requisitos de calificaciones. 2.1.1. Se establece el calendario académico para la actualización de calificaciones por bimestres. 2.1.2. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para el ingreso de las calificaciones. 2.1.3. Se permite la activación permanente de la plataforma anterior a la vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y docentes). 2.2. Producir los requisitos de matriculados con destinos a los decanos y docentes. 2.2.1. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los decanos y docentes. 2.2.2. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por medio digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite algún ajuste antes de su publicación. 2.2.3. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo cumplimento. 3.1. Hacer copias de seguridad de todos los archivos. 3.1.1. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las matriculas académicas, etc. 3.1.2. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física. 3.1.3. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el Estado para el archivo respectivo. 3.1.4. Brindan el contexto de estos documentos a personal autorizado en caso de ser exigido. 3.2. Expedir los certificados de calificaciones y constancias. 3.2.1. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y
  • 26. constancias a la persona que los requiera. 3.2.2. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física. 3.2.3. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los mismos. V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1.1.1. Obtienen los calendarios académicos. 1.1.1.1. 1.1.1.2. 1.1.1.3. 1.1.1.4. Manejo idóneo de la tecnología institucional. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución de las matrículas. Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de matrícula en caso de que exista dicha anomalía. 1.1.2. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario. 1.1.2.1. 1.1.2.2. 1.1.2.3. 1.1.2.4. Manejo idóneo de la tecnología institucional. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución de las matrículas. Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de matrícula en caso de que exista dicha anomalía. 1.1.3. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada programa académico según su matrícula. 1.1.3.1. 1.1.3.2. 1.1.3.3. 1.1.3.4. Manejo idóneo de la tecnología institucional. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución de las matrículas. Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de matrícula en caso de que exista dicha anomalía. 1.1.4. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y financiera del personal estudiantil. 1.1.4.1. 1.1.4.2. 1.1.4.3. 1.1.4.4. Manejo idóneo de la tecnología institucional. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución de las matrículas. Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas. Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de matrícula en caso de que exista dicha anomalía.
  • 27. 1.2.1. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada programa académico. 1.2.1.1. 1.2.1.2. Manejo a cabalidad del software institucional. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda, medidas de tendencia central, medidas de dispersión). 1.2.2. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación anterior. 1.2.2.1. 1.2.2.2. Manejo a cabalidad del software institucional. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda, medidas de tendencia central, medidas de dispersión). 1.2.3. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y Administrativa para su respectivo estudio. 1.2.3.1. 1.2.3.2. Manejo a cabalidad del software institucional. Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda, medidas de tendencia central, medidas de dispersión). 2.1.1. Se establece el calendario académico para la actualización de calificaciones por bimestres. 2.1.1.1. 2.1.1.2. Manejo del software institucional con amplio conocimiento. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la habilitación y cierre del mismo. 2.1.2. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para el ingreso de las calificaciones. 2.1.2.1. 2.1.2.2. Manejo del software institucional con amplio conocimiento. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la habilitación y cierre del mismo. 2.1.3. Se permite la activación permanente de la plataforma anterior a la vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y docentes). 2.1.3.1. 2.1.3.2. Manejo del software institucional con amplio conocimiento. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la habilitación y cierre del mismo. 2.2.1. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los decanos y docentes. 2.2.1.1. Manejo del software y hardware.
  • 28. 2.2.1.2. Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas realizadas por el Consejo Directivo. 2.2.2. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por medio digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite algún ajuste antes de su publicación. 2.2.2.1. 2.2.2.2. Manejo del software y hardware. Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas realizadas por el Consejo Directivo. 2.2.3. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo cumplimento. 2.2.3.1. 2.2.3.2. Manejo del software y hardware. Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas realizadas por el Consejo Directivo. 3.1.1. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las matriculas académicas, etc. 3.1.1.1. 3.1.1.2. 3.1.1.3. Manejo del software y hardware. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de documentos digitales y físicos. 3.1.2. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física. 3.1.2.1. 3.1.2.2. 3.1.2.3. Manejo del software y hardware. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de documentos digitales y físicos. 3.1.3. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el Estado para el archivo respectivo. 3.1.3.1. 3.1.3.2. 3.1.3.3. Manejo del software y hardware. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de documentos digitales y físicos. 3.1.4. Brindan el contexto de estos autorizado en caso de ser exigido. documentos a personal
  • 29. 3.1.4.1. 3.1.4.2. 3.1.4.3. Manejo del software y hardware. Conocimiento de manejo de documentación y archivo. Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución dedocumentos digitales y físicos. 3.2.1. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y constancias a la persona que los requiera. 3.2.1.1. 3.2.1.2. Manejo del software y hardware. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes. 3.2.2. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y física. 3.2.2.1. 3.2.2.2. Manejo del software y hardware. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes. 3.2.3. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los mismos. 3.2.3.1. 3.2.3.2. Manejo del software y hardware. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS  Manejo a cabalidad del software institucional.  Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda, medidas de tendencia central, medidas de dispersión).  Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la habilitación y cierre del mismo.  Manejo del software y hardware.  Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas realizadas por el Consejo Directivo.  Conocimiento de manejo de documentación y archivo.  Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de documentos digitales y físicos.  Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.  Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución. VII. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO 1.1. Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica. DESEMPEÑO
  • 30.  Observaciones directas del proceso de registro de matrículas académicas. CONOCIMIENTO  Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO  Documentos digitales que evidencien la realización satisfactoria del proceso de la matrícula. 1.2. Preparar la información estadística relacionada en la oficina. DESEMPEÑO  Observaciones directas del proceso realización y tabulación de la información estadísticas de los estudiantes por programas académicos teniendo en cuenta los conocimientos de comprensiones esenciales. CONOCIMIENTO  Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO  Documentos físicos que evidencien la elaboración de los datos estadísticos a las respectivas vicerrectorías. 2.1. Mantener actualizados los requisitos de calificaciones. DESEMPEÑO  Observaciones directas del proceso de manejo de la plataforma RYCA al personal que esté autorizado. CONOCIMIENTO  Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO  Visualización de la plataforma RYCA a sus superiores que consta de la ejecución del ingreso de las calificaciones del alumnado con éxito. 2.2. Producir los requisitos de matriculados con destinos a los decanos y docentes.
  • 31. DESEMPEÑO  Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de la organización jerárquica del transcurso de la matrícula académica para llevarse a cabo. CONOCIMIENTO  Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO  Documento físico y digital de los requisitos de matrícula con destino a los decanos de las facultades y los docentes. 3.1. Hacer copias de seguridad de todos los archivos. DESEMPEÑO  Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de documentación y archivo. CONOCIMIENTO  Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO  Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de Registro y Control Académico. 3.2. Expedir los certificados de calificaciones y constancias. DESEMPEÑO  Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de Normas ICONTEC. CONOCIMIENTO  Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales. PRODUCTO  Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de Registro y Control Académico.
  • 32. RANGO O APLICACIÓN La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través de las herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y Control Académico. REFERENCIAS www.itfip.edu.co PATRICIA GUZMAN JEFE DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO
  • 33. CONCLUSIONES  Cada empresa tiene tiene su estructuración y su forma de llevar a cabo con sus objetivos cumpliendo con los estándares estipulados en la ley o en la misma organización.  El talento humano con sus contribuciones individuales pueden dar un aporte de gran importancia en el logro de los objetivos de la organización.  Los manuales de funciones son muy importantes para la organización, ya que en estos se demuestra las capacidades y conocimientos adquiridos y que son desarrollados en las áreas.