MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ITFIP INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR

ITFIP “INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR

ANGIE KATHERINE CRIALES MENDOZA
ADRIANA ROCIO CULMA JIMENEZ
PEDRO ALEJANDRO ORTEGON HERNANDEZ

“ITFIP” INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR
ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA
GESTION EMPRESARIAL VI-B
GESTION POR COMPETENCIAS
EL ESPINAL –TOLIMA
2013

INTRODUCCION
La Institución de Educación Superior “ITFIP” tiene como finalidad de capacitar a
los futuros líderes de la región para que sean competitivos dentro del campo
laboral, teniendo como fundamento los valores y principios institucionales que
garantizan la calidad de los estudiantes en todos sus ámbitos (sociales,
personales y profesionales, proporcionando los recursos necesarios para el
aprendizaje que, es de suma importancia y finalmente enviando a los próximos
profesionales para que con sus ideas den grandes aportes para la sociedad
colombiana, ideas innovadoras, que impulsen el desarrollo y crecimiento laboral y
económico pero, lo más importante, es que sean generadores de calidad, brindar
posibilidades de recuperación de valores y moral y satisfaciendo al cliente en sus
necesidades.
Este informe explicara el funcionamiento de la dependencia de Registro y control
académico como vigilante de los procesos académicos del personal de la
institución, velando siempre por la seguridad y custodia de los documentos
vigilados por esta dependencia mediante fichas de estandarización y manual de
funciones.

MISIÓN
El ITFIP, como Institución de Educación Superior, forma integralmente al ser
humano por competencias a través de programas académicos y servicios para
generar, transformar, aplicar y difundir conocimientos y tecnologías en la solución
a necesidades del entorno regional y nacional.
VISION
Al 2019 el ITFIP será una institución universitaria que forme con calidad,
responsabilidad social y ambiental, mediante programas académicos acreditados
de alta calidad, dándole oportunidad a la sociedad que genere un proyecto de
vida que transforme su entorno y contribuya al desarrollo regional y nacional en un
contexto internacional.
ORGANIGRAMA

METODOLOGIA DE CONTRATACION
Son contratados de forma directa (en la misma institución) por el área de recursos
humanos mediante resolución.
-

Se contratan dependiendo de:
1. Horas Cátedra.
2. De medio tiempo
3. De tiempo completo.
4. Ocasionales
5. Provisionales

Los de cátedra se contratan mediante resolución por cada semestre (Decreto 1036
de 2013) y se tiene en cuenta el título que posea el docente.
Los funcionarios del SENA se contratan mediante la Ley 909 del 23 de septiembre
de 2004 “Ley de carrera administrativa”
TIPOS DE CONTRATACION
Se efectúa por medio de concurso público
-

-

-

Libre: por nombramiento en la planta del personal docente, este
nombramiento lo puede dar los decanos, asesores y los vicerrectores; se
clasifican así:
1. De carrera
2. En periodo de prueba: se realiza seguimiento del trabajo, durante los 4
primeros meses después de su ingreso.
Vinculación especial:
1. De cátedra.
2. Ocasional: contratados durante 1 año.
En provisionalidad: para suplir ausencias temporales de docentes.

CARRERA EMPRESARIAL
Se brinda capacitaciones a todos los colaboradores para que se actualicen en sus
conocimientos dependiendo del área que desempeñen.
También se dan oportunidades para que los trabajadores asciendan de cargos y
mejorar su calidad de vida.
Ayudan a que los empleados se superen y se sigan capacitando en carreras
profesionales: la institución colabora con tiempo más no con algún tipo de ayuda
financiera.

ACTIVIDADES

DURACION (EN
NUMERO DE
SESIONES)

1. Elaboración del propósito 3 Sesiones (Media Jornada)
clave y las funciones
(22 de octubre de 2013)
claves
(Intensidad 4 horas Diaria)
2. Elaboración de las
funciones principales y
funciones individuales
3. Conformar unidades de
competencias por
cargos.
4. Elaboración y
organización del manual
de funciones.

15 Sesiones (Media
Jornada)
2 Sesiones (Media Jornada)
(Intensidad 2 horas
Diarias)
3 Sesiones (Media Jornada)

RESPONSABLES

PRODUCTO

GRUPO DIRECTIVO DE LA
ORGANIZACIÓN
(VICERRECTORIA
ACADEMICA)

PRIMERA PARTE DEL
MAPA DE FUNCIONES

PANEL DE EXPERTO
(AREA ACADEMICA)

MAPA DE FUNCIONES
TERMINADO

PANEL DE EXPERTO
(AREA ACADEMICA)

UNIDADES DE
COMPETENCIAS POR
CARGOS

GRUPO DIRECTIVO DE LA
ORGANIZACIÓN
(VICERRECTORIA
ACADEMICA)

MANUAL DE FUNCIONES

MODELO DE ACTA DE REUNION

TITULO: Aquí se estipula el número de acta y el tema que se va a
tratar.
FECHA: aquí se estipula la fecha y la hora de la reunión.

ASISTENTES:
Nombre completo y cargos de los participantes

ORDEN DEL DIA
Los puntos que se van a tratar en la reunión
DESARROLLO DEL TEMA
Aquí se estipula lo que se realizó en cada punto del orden

OBSERVACIONES: Aquí se estipula lo ocurrido en la reunión y la
fecha de la próxima reunión.
COMPROMISOS
Aquí se estipula los acuerdos a los que se llegaron y lo que será
tratara en la próxima reunión
FIRMAS
Aquí firman por orden jerárquico las personas que asistieron a la
reunión

PREPARAR Y DIRIGIR LOS
PROCESOS
DE
MATRICULAS ACADEMICA
PREPARAR
LA
p
INFORMACION
DE
REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO SOLICITADA
POR EL MEN

BRINDAR A LA COMUNIDAD
EDUCATIVA DEL ITFIP UN
MODERNO, CONFIABLE Y
EFICIENTE SERVICIO DE
INFORMACION ACADEMICA,
EJERCIENDO
LOS
CONTROLES ADECUADAS.

ACTUALIZAR
LAS
REFORMAS
ACADEMICAS
QUE
EL
CONSEJO
DIRECTIVO APRUEBE

PREPARAR LA INFORMACION
ESTADISTICA
RELACIONADA
EN LA OFICINA

MANTENER
ACTUALIZADA
LOS
REGISTROS
DE
CALIFICACIONES

PRODUCIR LOS REQUISITOS
DE
MATRICULADOS
CON
DESTINOS A LOS DECANOS Y
DOCENTES

EXPEDIR LOS CERTIFICADOS
DE
CALIFICACIONES
Y
CONSTANCIAS
GARANTIZAR
LA
CUSTODIA
DE
LA
INFORMACION
QUE
REPOSA EN LA OFICINA

HACER
COPIAS
SEGURIDAD
DE
ARCHIVOS

DE
LOS

TÍTULO DE LA NCL

PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN

PREPARA Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULA
ACADEMICA.

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA

PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA
RELACIONADA EN LA OFICINA.

TÍTULO DE LA NORMA

PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y
CONTROL ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL

PREPARA Y DIRIGIR LOS PROCESOS DE MATRICULA
ACADEMICA.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN ESENCIALES
1. Manejo idóneo de la tecnología institucional.

A. Obtienen los calendarios académicos.
B. Envió de un informe de matrículas a bienestar
universitario.
C. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y
antiguos de cada programa académico según su
matrícula.
D. Programa y finaliza los procesos de matrícula
académica y financiera del personal estudiantil.

2. Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la
ejecución de las matrículas.
3. Proceso de salvaguardo de información de matrículas
académicas.
4. Manejo de rescate de información perdida durante en
proceso de matrícula en caso de que exista dicha anomalía.
5. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.

RANGO DE APLICACIÓN

EVIDENCIAS REQUERIDAS

DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de registro de
matrículas académicas.
La evaluación se realizara dentro de las horas laborales a
través de las herramientas que se solicitan para el
desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y Control
Académico.

CONOCIMIENTO
1. Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos digitales que evidencien la realización
satisfactoria del proceso de la matrícula.

TÍTULO DE LA NORMA

PREPARAR LA INFORMACION DE REGISTRO Y
CONTROL ACADEMICO SOLICITADO POR EL MEN


PREPARAR LA INFORMACION ESTADISTICA
RELACIONADA EN LA OFICINA.



A. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en
cada programa académico.

1. Manejo a cabalidad del software institucional.

B. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la
tabulación anterior.

2. Conocimiento de conceptos estadísticos (media,
mediana, moda, medidas de tendencia central, medidas de
dispersión).

C. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría
Académica y Administrativa para su respectivo
estudio.

3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.


DESEMPEÑO

La evaluación se realizara dentro de las horas laborales a
desempeño de esta labor, en la oficina de Registro y
Control Académico.

1. Observaciones directas del proceso realización y
tabulación de la información estadísticas de los estudiantes
por programas académicos teniendo en cuenta los
conocimientos de comprensiones esenciales.
CONOCIMIENTO
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos físicos que evidencien la elaboración de los
datos estadísticos a las respectivas vicerrectorías.

TÍTULO DE LA NCL

ACTUALIZAR LAS REFORMAS ACADEMICAS QUE EL
CONSEJO DIRECTIVO APRUEBE

MANTENER ACTUALIZADOS LOS REQUISITOS DE
CALIFICACIONES.


PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS CON
DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES.

TÍTULO DE LA NORMA



MANTENER ACTUALIZADOS LOS REQUISITOS DE
CALIFICACIONES.



A. Se establece el calendario académico para la
1. Manejo del software institucional con amplio
actualización de calificaciones por bimestres.
conocimiento.
B. Se habilita la plataforma de Registro y Control
2. Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para
Académico para el ingreso de las calificaciones.
la habilitación y cierre del mismo.
C. Se permite la activación permanente de la
plataforma anterior a la vista de todo el personal 3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
académico (estudiantes, decanos y docentes).



DESEMPEÑO
1. Observaciones directas del proceso de manejo de la
plataforma RYCA al personal que esté autorizado.
La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a
Control Académico.

CONOCIMIENTO
esenciales.
PRODUCTO
1. Visualización de la plataforma RYCA a sus superiores
que consta de la ejecución del ingreso de las calificaciones
del alumnado con éxito.

TÍTULO DE LA NORMA



PRODUCIR LOS REQUISITOS DE MATRICULADOS
CON DESTINOS A LOS DECANOS Y DOCENTES.



A. Establecen el listado que consta del proceso de
matrícula a los decanos y docentes.
1. Manejo del software y hardware.
B. Plasman en orden jerárquico la entrega del
documento por medio digital y físico durante las
fechas que establezca en Consejo Directivo para la
realización del mismo en caso de que se necesite
algún ajuste antes de su publicación.
C. Publican el listado a los decanos y docentes para su
óptimo cumplimento.

2. Conocimiento del proceso de matrícula académica
según reformas realizadas por el Consejo Directivo.
3. Conocimiento del reglamento estudiantil de la
institución.



DESEMPEÑO
informática y de la organización jerárquica del transcurso
de la matrícula académica para llevarse a cabo.
Control Académico.

CONOCIMIENTO
esenciales.
PRODUCTO
1. documento físico y digital de los requisitos de matrícula
con destino a los decanos de las facultades y los docentes.

TÍTULO DE LA NCL

GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION QUE
REPOSA EN LA OFICINA

HACER COPIAS DE SEGURIDAD DE TODOS LOS
ARCHIVOS.

EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y
CONSTANCIAS.

TÍTULO DE LA NORMA

GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION
QUE REPOSA EN LA OFICINA


HACER COPIAS DE SEGURIDAD DE TODOS LOS
ARCHIVOS.



A. Hacen los documentos exigidos por la oficina de
Registro y Control Académico como constancias,
certificados, recibos de pago de las matriculas
académicas, etc.
B. Efectúan un duplicado de dichos documentos en
forma digital y física.
C. Organizan esta documentación en carpetas según
el orden de importancia y tema de los mismos en
capetas exigidas por el Estado para el archivo
respectivo.
D. Brindan el contexto de estos documentos a personal
autorizado en caso de ser exigido.

2. Conocimiento de manejo de documentación y archivo.
3. Conocimiento de la normatividad vigente para la
ejecución de documentos digitales y físicos.
institución.



DESEMPEÑO
informática y de documentación y archivo.
Control Académico.

CONOCIMIENTO
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos
por la Oficina de Registro y Control Académico.

TÍTULO DE LA NORMA

GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA INFORMACION
QUE REPOSA EN LA OFICINA

TÍTULO DEL ELEMENTO DE COMPETENCIA LABORAL EXPEDIR LOS CERTIFICADOS DE CALIFICACIONES Y
CONSTANCIAS.

A. Se hacen los correspondientes certificados de
calificaciones y constancias a la persona que los
requiera.


2. Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.

B. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en
C. Son entregados al interesado, tanto la original como
copia de los mismos.

institución.



DESEMPEÑO
informática y de Normas ICONTEC.
Control Académico.

CONOCIMIENTO
esenciales.
PRODUCTO
1. Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos
por la Oficina de Registro y Control Académico.

MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACION

Denominación del Empleo: Secretario de Admisiones, Registro y Control
Académico.
Estudio o nivel académico: Nivel técnico en Sistemas y Atención al cliente.
Dependencia: Docencia Vicerrectoría Académica.
Cargo del Jefe inmediato: Vicerrector Académico.
II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Brindar a la comunidad educativa del ITFIP un moderno, confiable y eficiente
servicio de información académica, ejerciendo los controles adecuado para un
correcto funcionamiento.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Preparar la información de Registro y Control Académico solicitado
por el MEN.
1.1.
1.2.

Prepara y dirigir los procesos de matrícula académica.
Preparar la información estadística relacionada en la oficina.

2. Actualizar las reformas académicas que el Consejo Directivo
apruebe.
2.1.
2.2.

Mantener actualizados los requisitos de calificaciones.
Producir los requisitos de matriculados con destinos a los decanos y
docentes.

3. Garantizar la custodia de la información que reposa en la oficina.
3.1.
3.2.

Hacer copias de seguridad de todos los archivos.
Expedir los certificados de calificaciones y constancias.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1.


1.1.1. Obtienen los calendarios académicos.
1.1.2. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario.
1.1.3. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de cada
programa académico según su matrícula.
1.1.4. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y financiera
del personal estudiantil.

1.2.


1.2.1. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada programa
académico.
1.2.2. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación
anterior.
1.2.3. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y
Administrativa para su respectivo estudio.
2.1.


2.1.1. Se establece el calendario académico para la actualización de
calificaciones por bimestres.
2.1.2. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para el
ingreso de las calificaciones.
2.1.3. Se permite la activación permanente de la plataforma anterior a la
vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y
docentes).
2.2.

Producir los requisitos de matriculados con destinos a los
decanos y docentes.

2.2.1. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los
decanos y docentes.
2.2.2. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por medio
digital y físico durante las fechas que establezca en Consejo
Directivo para la realización del mismo en caso de que se necesite
algún ajuste antes de su publicación.
2.2.3. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo
cumplimento.
3.1.


3.1.1. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y Control
Académico como constancias, certificados, recibos de pago de las
matriculas académicas, etc.
3.1.2. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y
física.
3.1.3. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de
importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el
Estado para el archivo respectivo.
3.1.4. Brindan el contexto de estos documentos a personal autorizado en
caso de ser exigido.
3.2.


3.2.1. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y

constancias a la persona que los requiera.
3.2.2. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital y
física.
3.2.3. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los
mismos.
V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

1.1.1. Obtienen los calendarios académicos.
1.1.1.1.
1.1.1.2.
1.1.1.3.
1.1.1.4.

Manejo idóneo de la tecnología institucional.
Conocimiento de las plataformas que se utilizan para la ejecución
de las matrículas.
Proceso de salvaguardo de información de matrículas académicas.
Manejo de rescate de información perdida durante en proceso de
matrícula en caso de que exista dicha anomalía.

1.1.2. Envió de un informe de matrículas a bienestar universitario.
1.1.2.1.
1.1.2.2.
1.1.2.3.
1.1.2.4.

de las matrículas.

1.1.3. Realiza bases de datos de los estudiantes nuevos y antiguos de
cada programa académico según su matrícula.
1.1.3.1.
1.1.3.2.
1.1.3.3.
1.1.3.4.

de las matrículas.

1.1.4. Programa y finaliza los procesos de matrícula académica y
financiera del personal estudiantil.
1.1.4.1.
1.1.4.2.
1.1.4.3.
1.1.4.4.

de las matrículas.

1.2.1. Ejecuta tabulación de los estudiantes que existan en cada
programa académico.
1.2.1.1.
1.2.1.2.

Manejo a cabalidad del software institucional.
Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda,
medidas de tendencia central, medidas de dispersión).

1.2.2. Realizan graficas estadísticas donde se evidencie la tabulación
anterior.
1.2.2.1.
1.2.2.2.


1.2.3. Se presentan estas estadísticas a la Vicerrectoría Académica y
Administrativa para su respectivo estudio.
1.2.3.1.
1.2.3.2.


2.1.1. Se establece el calendario académico para la actualización de
calificaciones por bimestres.
2.1.1.1.
2.1.1.2.

Manejo del software institucional con amplio conocimiento.
Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la
habilitación y cierre del mismo.

2.1.2. Se habilita la plataforma de Registro y Control Académico para
el ingreso de las calificaciones.
2.1.2.1.
2.1.2.2.


2.1.3. Se permite la activación permanente de la plataforma anterior a
la vista de todo el personal académico (estudiantes, decanos y
docentes).
2.1.3.1.
2.1.3.2.


2.2.1. Establecen el listado que consta del proceso de matrícula a los
decanos y docentes.
2.2.1.1.

Manejo del software y hardware.

2.2.1.2.

Conocimiento del proceso de matrícula académica según
reformas realizadas por el Consejo Directivo.

2.2.2. Plasman en orden jerárquico la entrega del documento por
medio digital y físico durante las fechas que establezca en
Consejo Directivo para la realización del mismo en caso de que
se necesite algún ajuste antes de su publicación.
2.2.2.1.
2.2.2.2.


2.2.3. Publican el listado a los decanos y docentes para su óptimo
cumplimento.
2.2.3.1.
2.2.3.2.


3.1.1. Hacen los documentos exigidos por la oficina de Registro y
Control Académico como constancias, certificados, recibos de
pago de las matriculas académicas, etc.
3.1.1.1.
3.1.1.2.
3.1.1.3.

Conocimiento de manejo de documentación y archivo.
Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución
de documentos digitales y físicos.

3.1.2. Efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital
y física.
3.1.2.1.
3.1.2.2.
3.1.2.3.


3.1.3. Organizan esta documentación en carpetas según el orden de
importancia y tema de los mismos en capetas exigidas por el
Estado para el archivo respectivo.
3.1.3.1.
3.1.3.2.
3.1.3.3.


3.1.4. Brindan el contexto de estos
autorizado en caso de ser exigido.

documentos

a

personal

3.1.4.1.
3.1.4.2.
3.1.4.3.


3.2.1. Se hacen los correspondientes certificados de calificaciones y
constancias a la persona que los requiera.
3.2.1.1.
3.2.1.2.

Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.

3.2.2. Se efectúan un duplicado de dichos documentos en forma digital
y física.
3.2.2.1.
3.2.2.2.


3.2.3. Son entregados al interesado, tanto la original como copia de los
mismos.
3.2.3.1.
3.2.3.2.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS

 Manejo a cabalidad del software institucional.
 Conocimiento de conceptos estadísticos (media, mediana, moda, medidas
de tendencia central, medidas de dispersión).
 Conocimiento de la plataforma RYCA y su proceso para la habilitación y
cierre del mismo.
 Manejo del software y hardware.
 Conocimiento del proceso de matrícula académica según reformas
realizadas por el Consejo Directivo.
 Conocimiento de manejo de documentación y archivo.
 Conocimiento de la normatividad vigente para la ejecución de documentos
digitales y físicos.
 Conocimiento de Normas ICONTEC vigentes.
 Conocimiento del reglamento estudiantil de la institución.
VII. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO

1.1.


DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso de registro de matrículas académicas.

CONOCIMIENTO
 Prueba escrita sobre conocimientos y comprensiones esenciales.
PRODUCTO
 Documentos digitales que evidencien la realización satisfactoria del
proceso de la matrícula.
1.2.


DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso realización y tabulación de la
información estadísticas de los estudiantes por programas académicos
teniendo en cuenta los conocimientos de comprensiones esenciales.
CONOCIMIENTO
PRODUCTO
 Documentos físicos que evidencien la elaboración de los datos
estadísticos a las respectivas vicerrectorías.
2.1.


DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso de manejo de la plataforma RYCA al
personal que esté autorizado.
CONOCIMIENTO
PRODUCTO
 Visualización de la plataforma RYCA a sus superiores que consta de la
ejecución del ingreso de las calificaciones del alumnado con éxito.
2.2.

Producir los requisitos de matriculados con destinos a los
decanos y docentes.

DESEMPEÑO

 Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de la
organización jerárquica del transcurso de la matrícula académica para
llevarse a cabo.
CONOCIMIENTO
PRODUCTO
 Documento físico y digital de los requisitos de matrícula con destino a los
decanos de las facultades y los docentes.
3.1.


DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de
documentación y archivo.
CONOCIMIENTO
PRODUCTO
 Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de
Registro y Control Académico.
3.2.


DESEMPEÑO
 Observaciones directas del proceso de manejo de la informática y de
Normas ICONTEC.
CONOCIMIENTO
PRODUCTO
 Documentos físicos y digitales de los escritos expedidos por la Oficina de

RANGO O APLICACIÓN

La evaluación se realizará dentro de las horas laborales a través de las
herramientas que se solicitan para el desempeño de esta labor, en la oficina de

CODIGO:
2451879

PREPARAR LA INFORMACION DE
REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO
SOLICITADO POR EL MEN
Página 1 de 1

OBJETIVO: Garantizar la recepción de la documentación y registro de la
matrícula académica de los estudiantes.
ALCANCE: Es la recepción de los documentos de los alumnos del plantel
educativo.
DIAGRAMA

DESCRIPCION

RESPONSABLE

Inicio

Obtener

Envío

Realizar

Programar
y finalizar

Ejecutar
tabulación

Fin

Obtener los calendarios Consejo Directivo y
académicos
del
año Vicerrectoría
académica
lectivo.
Envío de un informe de Consejo Directivo y
matrículas a bienestar Vicerrectoría
académica
universitario.
Realiza bases de datos de Jefe de Oficina de
los estudiantes nuevos y Registro y Control
antiguos
de
cada Académico
programa
académico
según su matrícula.
Consejo Directivo y
Vicerrectoría
Programa y finaliza los
Académica
procesos de matrícula
académica del personal
estudiantil.
Auxiliar de la
Oficina de Registro
Ejecutar tabulación de los
y Control
estudiantes que existan en
Académico
cada
programa
académico.

CODIGO:
2451880

PREPARAR LA INFORMACION
ESTADISTICA RELACIONADA EN LA
OFICINA.
Página 1 de 1

OBJETIVO: Registrar los distintos documentos estadísticos de las matriculas
académicas de los estudiantes de la institución de educación superior por
programas académicos.
ALCANCE: Es la recepción de los documentos estadísticos de los alumnos
del centro educativo.

CODIGO:
2451880

GARANTIZAR LA CUSTODIA DE LA
INFORMACION QUE REPOSA EN LA
OFICINA.
Página 1 de 1

OBJETIVO: Conservar y resguardar adecuadamente los documentos y demás
información que concierne a la institución y mantenerla a disposición de la
entidad satisfaciendo eficazmente las exigencias de consulta en todas las
oficinas y servicios de la entidad
ALCANCE: Salvaguardar la integridad de los documentos de acuerdo a los
procedimientos establecidos y hacer respetar el uso apropiado de la
documentación en custodia.
DIAGRAMA

DESCRIPCION

RESPONSABLE

Inicio

Obtener

Obtener los documentos
exigidos por la oficina de
Registro y Control
Académico.

Realizar

Realizar un duplicado de
dichos documentos en

Organizar

Brindar

Auxiliar de la
Oficina de Registro
Organizar
esta y Control
documentación
en Académico
carpetas según el orden
de importancia y tema de
los mismos en las capetas Auxiliar de la
Oficina de Registro
exigidas por el Estado.
y Control
Brindar el contexto de Académico
estos
documentos
personal autorizado
caso de ser exigido.

Fin

REVISADO POR:
Angie Katherine Críales
Mendoza.
Jefe Departamento de Talento
Humano.

Auxiliar de la
Oficina de Registro
y Control
Académico

al
en

Jefe de Oficina de
Registro y Control
Académico.

APROBADO POR:

ELABORADO POR:

Pedro Alejandro Ortegón
Hernández.
Gerente General.

Adriana Rocío Culma Jiménez
Jefe de Oficina de Admisiones,

REFERENCIAS
www.itfip.edu.co
PATRICIA GUZMAN
JEFE DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO

CONCLUSIONES

 Cada empresa tiene tiene su estructuración y su forma de llevar a cabo con
sus objetivos cumpliendo con los estándares estipulados en la ley o en la
misma organización.
 El talento humano con sus contribuciones individuales pueden dar un
aporte de gran importancia en el logro de los objetivos de la organización.
 Los manuales de funciones son muy importantes para la organización, ya
que en estos se demuestra las capacidades y conocimientos adquiridos y
que son desarrollados en las áreas.
 El manual de procedimientos es fundamental para las organizaciones
porque, de esta forma, se sabe cuál es la consecución de las tareas que se
deben realizar en los cargos de la organización.

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