1. Lauribeth López acosta.
LIBROS CONTABLES
1) ¿Qué son libros Contables?
Son aquellos en los que se efectúan los registros o asientos contables
por las distintas operaciones realizadas por las empresas o entes
económicos.Se denominan Libros de Contabilidad, a aquellos libros
con rayados especiales, foliados, empastados y debidamente
legalizados, donde se registran en forma ordenada y cronológica, las
distintas operaciones adecuadamente sustentadas, que realizan los
entes, de acuerdo a normas y principios contables, las leyes
laborales, tributarias y otras vigentes que afecten. Los libros
pueden ser principales y auxiliares; los principales se clasifican en:
Diario, Mayor y de Inventarios y Balances.
2) ¿Cuáles son los aspectos legales de los libros contables?
Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años,
contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante.
La información que debe contener este libro es:La cantidad de
artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente
son los inventarios y los activos fijos).El nombre y código de las
cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente
descritos.El valor que corresponde al valor unitario de cada
artículo.El valor parcial de las operaciones.El valor total
correspondiente a cada cuenta.
*Articulo 48 del C. de Co.: “todo comerciante conformará su
contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados
financieros en general…”
*Artículo 11, Decreto 1798 y 2649 de 1993: “se aceptaran como
procedimiento de reconocido valor técnico contable aquellos que
sirven para registrar operaciones por medio de mecanizados o
electrónicos…”
*Artículo 13, Decreto 1798 y 2649 de 1993: “los libros de comercio y
la contabilidad deberán llevarse en el domicilio del comerciante…”
*Articulo 51 del C. de Co.: “harán parte integrante de la contabilidad,
todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas
asentadas en los libros…”
*Articulo 59 del C. de Co.: “entre los asientos de los libros y sus
comprobantes de las cuentas existirá la debida correspondencia…”

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3) ¿Explique donde se realiza el registro y cuales libros se deben
registrar?
El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o
entidades competentes tales como: Las Cámaras de Comercio, Ministerios,
Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanales Nacionales, Consejo
Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las alcaldías, entre otros.
Los libros de contabilidad, no requieren inscripción en el registro mercantil y
pueden ser llevados en archivos electrónicos, de acuerdo con el Decreto Ley
0019 de 2012, suprimió el registro de los libros de contabilidad en la cámara de
comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en
archivos electrónicos; El numeral 4 de la circular 100 hace mención sobre la
responsabilidad de los administradores que venían operando sin haber cumplido
con la responsabilidad de la inscripción de los libros.
Con respecto a las operaciones anteriores a la vigencia del Decreto ley 0019 de
2012, no registrados en libros de contabilidad inscritos y no existen hojas para
su impresión, las Cámaras de comercio no cuenta con la facultad para inscribir
libros de contabilidad y de junta directiva. Los administradores son
responsables por la omisión del registro de la contabilidad en libros inscritos
durante el tiempo en que dicha obligación les fue exigible, no obstante, cuando
existan registros contables que dan cuenta de hechos económicos ocurridos
antes de la vigencia del decreto antitrámites, que no fueron impresos en libros
debidamente registrados sin que se cuente con hojas suficientes para su
impresión, el administrador dejara constancia de tal circunstancia en el libro
registrado y podrá continuar llevando la contabilidad en archivos electrónicos;
Comolas Cámaras de Comercio a partir del 10 de enero de 2012 no tienen la
facultad de inscribir los libros de contabilidad y las actas de junta directiva,
naturalmente las empresas que venían operando con anterioridad a esta ley y

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que aún no habían registrado los libros de contabilidad queda en
responsabilidad del administrador la omisión de dicha obligación, diferente es
cuando el comerciante tenía los libros registrados pero para su impresión
fueron insuficientes las hojas por lo que según la circular externa se puede
dejar constancia y tenerlos en archivos electrónicos.
Solo se seguirán registrando en la Cámara de comercio los siguientes libros
mencionados en el decreto 0019 del 10 de enero de 2012 articulo 175.
Art. 175. Registro de los libros de comercio. El numeral 7 del art. 28 del Código
de Comercio, quedará así: " Los libros de registro de socios o accionistas, y los
de actas de asamblea y juntas de socios."
Se debe tener claro que el no registro de los libros de contabilidad y actas de
junta directiva no implica que los comerciantes no los deban llevar, esta
información se debe llevar pero en forma electrónica.
4) ¿Cuáles son las clases de libros?
Debemos distinguir que los libros contables se encuentran
clasificados en:
4.1. Libros principales: En estos libros se registran y centralizan
todas las transacciones comerciales que realiza una empresa, en
forma debidamente clasificada por operaciones y cuentas de los
códigos contables.Entre libros principales tenemos los denominados:
-libro diario.
-libro mayor.
- libro de inventarios y de balances.
4.2. Libros auxiliares: Son los libros en los cuales se registran todas
las operaciones comerciales en forma individualizada y ordenada
cronológicamente. La clase de libros de auxiliares que un comerciante
puede necesitar, depende del tipo de empresa e información que
maneje; los más utilizados son:
-Auxiliar de caja.
-Auxiliar de bancos.
- Auxiliar de clientes.
- Auxiliar de proveedores.
- Auxiliar de gastos.
- Auxiliar de ventas o comercio al por mayor y al por menor.

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- Auxiliar de mercancías.
- Auxiliar de anticipo de impuesto y contribuciones.
- Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar.
- Auxiliar de retención en la fuente.
- Auxiliar de propiedades, planta y equipo.
- Auxiliar aportes sociales.
5) ¿Cuáles son las prohibiciones en los libros?
Art. 57 Código de Comercio, modificado con art. 174 Decreto 019 de 2012 (le
modifica el numeral 5)
ARTÍCULO 57. <PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>. En
los libros de comercio se prohíbe:
1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se
refieren;
2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los
asientos o a continuación de los mismos;
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier
error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se
advirtiere;
4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5) Arrancarhojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar
los archivos electrónicos”
6) ¿Cómo se corrigen los errores en estos libros?
-Equivocaciones de palabras, conceptos y fechas: si se advierte del
error en el momento, se pone a continuación: “DIGO” y se anota
correctamente. Si se advierte después se hace
una anotación indicando que ese asiento queda “ANULADO” y en su
lugar entenderá que “dice...”.
-Omisión de asientos: se consigue anotando el
asiento correspondiente e indicando cuando debió hacerse.
-Duplicación de asientos:
Contra asiento: cambiar el lugar de las cuentas
nº rojos: se escriben en rojo (restan).
-Equivocaciones en las cifras: en el caso de que la cantidad sea < a la
real se puede realizar otro asientocon la correspondiente anotación.
En el caso de que la cantidad sea > a la real se puede hacer un contra
asiento, con su correspondiente anotación. En ambos casos se pueden

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llevar a cabo los mismos procedimientos que en la duplicación de
asientos.
7) ¿Hechos irregulares en la contabilidad?
-No llevar libros de contabilidad, si hubiere obligación de llevarlos
-No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere
obligación de regístralos
-No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo
exigieren.
-Llevar doble contabilidad
-No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o
determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de
los impuestos o retenciones.
-Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el
último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existían
más de cuatro meses de atraso.
8) Formas de llevar los libros contables.
ART. 48. <conformidad de libros y papeles del comerciante a las
normas comerciales - medios para el asiento de operaciones>. Todo
comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de
este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán
autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la
guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la
utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-
contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite
el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de
los asientos individuales y el estado general de los negocios.
9) Describa, registre y elabore cada uno de los libros principales.
LIBRO DIARIO:Es un libro en el cual se registran día a día todas
las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un
período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro
son un traslado de la información contenida en los comprobantes de

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contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los
documentos que los justifiquen.
Las partes que integran el diario son:
- Fecha de la operación: en esta columna se registra en forma cronológica el
mes y el día en que se realizó el hecho económico que se está asentando.
-Código de afectación: en esta columna se anota el código que le corresponde
según el PUC a cada una de las cuentas afectadas.
- Cuenta y detalle: en esta columna se registra el nombre de cada cuenta
afectada y un detalle breve pero suficientemente explicativo de la operación.
- Número de folio del mayor: esta columna registra el número de folio del libro
mayor en el cual se ha hecho el pase de la operación del diario.
- Debe y Haber: estas son las columnas que recibirán los débitos y créditos de
la operación.
- Número de folio del diario: es el número consecutivo que le corresponde a la
hoja del diario donde se realiza el asiento.
- Número de línea: es la pre numeración consecutiva que posee el libro desde su
adquisición.
LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES:

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Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de
las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del
período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y
crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual)
para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como
saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas
corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo
final del mismo mes.
Parte superior o encabezamiento, que está compuesto por el nombre
de la empresa, el nombre del registro "Libro Mayor", el año, mes y la
página o folio del mayor.
La parte inferior o cuerpo del mayor, está compuesto por las
siguientes columnas:
-Una columna para la "Fecha", ésta corresponde a la de la
transacción;
-Una columna para el "Detalle", donde se anotarán las cuentas por las
cuales se produjo ese débito o crédito, con el número de asiento
correspondiente.
-Una columna para el "Debe", donde se registraran los valores del
débito;
-Una columna para el haber, donde se colocarán los valores de los
créditos; y,
-Una cuenta para el "Saldo", aquí se anotarán las cantidades que se
vayan obteniendo de sumar o restar según el caso.

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LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:
Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios
de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el
balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una
descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales
u obligatorios.
El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus
actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo
comerciante elaborará un inventario y un balance general que
permitan conocer de manera clara y completa la situación de su
patrimonio.
Este libro se divide en 2 partes: El Balance de Comprobación y de
Saldos y el Balance General.
BALANCE DE COMPROBACION Y SALDOS: Los datos de este se
obtienen de las cuentas del Libro Mayor, o sea, es un resumen de
todas las cuentas que tuvieron movimiento dentro del ejercicio. Este
libro tiene un rayado de 4 columnas, denominados "Débitos" y
"Créditos", "Saldo Deudor" y "Saldo Acreedor". ElBalance de
Comprobación y Saldo se utiliza para verificar los siguientes hechos:
-Que todos los asientos del Libro Diario han sido traspasados a las
cuentas del Mayor.
-Que los saldos de las diferentes cuentas están correctos.
La primera verificación se obtiene constatando que las sumas de los
distintos débitos y créditos sean iguales a las del Libro Diario.
La segunda verificación se obtiene observando los saldos de las
cuentas del Mayor.
El hecho de que todos los asientos del Libro Diario hayan sido
traspasados no indica que el traspaso sea correcto, ya que bien puede
cometerse un error de cargar o abonar una cuenta por otra, lo que no
altera los totales de "Débitos" y "Créditos", porque se esté
cumpliendo con el principio de Partida Doble, pero se está alterando
el saldo de las cuentas afectadas.
BALANCE GENERAL: Es un Estado Contable final, que muestra a una
fecha determinada la situacióneconómica y financiera de una
empresa.
Situacióneconómica: a la capacidad que tiene la empresa de generar
utilidades.
Situación financiera: entendiendo la capacidad de la empresa para
cancelar sus deudas oportunamente.
Formas de presentación del Balance General, Se presenta de dos
formas:
-Balance General Tributario, llamado "Tabular" o "de 8 columnas".

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Es un Estado de Resultados. Exigido por el Servicio de Impuestos
Internos, para efectos de pagos tributarios. (Declaración Anual de
Impuesto a la Renta).
-Operatoria:Consta de ocho columnas:
a)Las primeras cuatro, valorizadas, corresponden al Balance de
Comprobación y de Saldos (débitos, créditos, saldo deudor y
acreedor).
SUMAN IGUALES DE DOS EN DOS.
b)Las dos siguientes columnas, corresponden al Inventario, son:
ACTIVO y PASIVO. Se registran en estas los saldos
correspondientes según sea el tipo De cuenta. SUMAN
DESIGUALES.
c)Las dos últimas columnas, corresponden a RESULTADOS:
PRDIDAS o GANANCIAS. Se registran los saldos correspondientes.
SUMAN DESIGUALES.
Se cuadra este, determinando la diferencia entre ACTIVO y
PASIVO y entre PÉRDIDAS y GANANCIAS, la que deber ser igual.
Finalmente, el resultado de este será o Perdida o Ganancia.

10. Lauribeth López acosta.
10) Defina, describa y elabore los libros auxiliares.
Se traslada a los libros auxiliares la información presentada las
columnas parciales de comprobante diario de contabilidad. Los
registros se deben efectuar teniendo en cuentas las siguientes
partes del libro:
-Fecha: cronológicamente se registra el año, mes y día del
comprobante de diario correspondiente.
-Detalle: se describe la transacción, indicando el soporte que la
respalda.
-Número de comprobante de diario: se registra en orden consecutivo.
-Débitos y créditos: se registra el valor del movimiento débito o
crédito de cada subcuenta, tomando de la columna parcial del
comprobante diario de contabilidad.

11. Lauribeth López acosta.
-Saldos: aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento
débito o crédito de acuerdo con las siguientes reglas:
*En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo débito,
la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en él debe
y disminuyen con los valores registrados en el haber.
*En las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener un saldo
crédito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y
disminuye con los valores registrados en él debe.
-Auxiliar de caja:Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se
registra todas las operaciones al contado que realiza la empresa,
entendiendo como tales, aquellas donde interviene dinero en efectivo
y/o cheques bancarios.
*Título o encabezamiento
* Fecha en que se realiza la operación de ingreso o Egreso.
* Detalle de la operación y otros.
* Importe total general de la operación
* Códigos contables de las cuentas

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-Auxiliar de bancos: Es un Libro Auxiliar de Bancos es voluntario que
no necesita legalizar, se utilizade acuerdo a la necesidad de la
empresa.
- Auxiliar de clientes: Es el que sirve para controlar a los clientes,
mediante cuenta individual que se abre a cada uno de ellos, y en la
que se registra la fecha y el importe de la venta realizada y la fecha
y el importe de los cobros o de los valores girados a su cargo.

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-Libro auxiliar de almacén: Es el utilizado por el encargado de
almacén o por el departamento comercial, según los casos, para llevar
el control de las mercancías almacenadas, registrando la entrada y
salida de la mismas.
-Auxiliar de cuentas por cobrar: En él se registran todas las cuentas
que tiene que cobrar la empresa a causa de ventas de mercancías a
crédito.
-auxiliar de cuentas por pagar: En este se registran las cuentas las
cuales se dan como resultado de una compra de bienes o servicios en
términos de crédito.
-Libro auxiliar de compras:Su finalidad es determinar el Crédito
Fiscal soportado en las compras.
Los Datos que se anotan en este libro son:Fecha y número de
documento, Nombre o razón social del proveedor, Número de Rut o
Run del proveedor, Monto de la compra o servicio exento de IVA,
Monto de la compra o servicio afecto a IVA, Valor del I.V.A.,Total
del Documento.

14. Lauribeth López acosta.
-Libro auxiliar de ventas: Responde al mismo origen, propósito del
libro de compras, sólo que se refiere a las ventas de bienes y
servicios.
- Auxiliar de gastos.
- Auxiliar de proveedores:
- Auxiliar de ventas o comercio al por mayor y al por menor.
- Auxiliar de mercancías.
- Auxiliar de anticipo de impuesto y contribuciones.
- Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar.
- Auxiliar de retención en la fuente.
- Auxiliar de propiedades, planta y equipo.
- Auxiliar aportes sociales.
11) Defina, elabore y describa otros libros contables.
Otros libros:
-LIBROS DE REGISTRO DE ACCIONISTAS Y DE SOCIOS: Tanto las
sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones están
obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas, los cuales
pueden llevarse por medios mecanizados o electrónicos (sistematizados) en

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cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del C.
Co., al igual que el artículo 130 del decreto 2649 de 1993.
Por su parte el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, cuando menciona los
libros que deben llevar los entes económicos, determina que debe existir uno
en donde se identifique “(…) la propiedad del ente, el movimiento de los aportes
de capital y las restricciones que pesen sobre ellos”. De acuerdo con esas
características se puede concluir que corresponde al mencionado libro de
socios o accionistas.
Este libro debe registrarse en la Cámara de Comercio o ante la autoridad
competente del domicilio principal de la sociedad.

16. Lauribeth López acosta.
-LIBRO DE ACTAS: Las actas son documentos donde se consignan los temas
tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las
diferentes clases de personas jurídicas, sean éstas sociedades comerciales,
civiles o entidades sin ánimo de lucro.
El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las
reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato
histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos,
financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo
del objeto social de la entidad.
Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el
presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal (Art.431 del C.
de Cio)
Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligación de llevar
un libro debidamente registrado para anotar en orden cronológico las actas de
las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, los
entes económicos podrán asentar en un solo libro las actas de los órganos de
dirección, administración y control, distinguiendo cada una con el nombre del
órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos (4).
Los hechos que consten en las Actas serán probados con copias de las mismas
autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad. Sin
embargo, la copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad,
en los términos del Art. 189 del Estatuto Mercantil.

17. Lauribeth López acosta.
-FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS: este libro es
obligatorio para los contribuyentes acogidos al régimen de contabilidad
simplificada y consiste en un libro en el cual se registrarán en forma detallada
o global los ingresos diarios por concepto del desarrollo del objeto social [D.
3020,1997. Art. 31]. Las partes de este libro son simples: una columna para la
fecha, una columna para el total de las ventas diarias globales o detalladas y
una columna para el saldo acumulado de ventas. Los comerciantes que se
encuentren en este régimen no tienen la obligación fiscal de facturar, pero
esto no los libera de que para su contabilidad deban soportar debidamente con
facturas sus ventas, pues deben llevar la contabilidad como lo prescriben el
Código de Comercio, decreto 2649 de 1993 y demás normas. No se puede
pensar que un comerciante de este tipo no lleve contabilidad, ni que si la lleva
no soporte debidamente sus operaciones. Lo único diferente es la no
obligatoriedad fiscal de facturar, pero debe quedar claro que existe diferencia
entre la obligatoriedad tributaria y la obligatoriedad contable, las cuales son
diferentes y no pueden ser confundidas.
-FISCAL DE REGISTRO DE FACTURACIÓN:Este es un libro obligatorio de
tipo fiscal para todos los contribuyentes que utilicen en un mismo

18. Lauribeth López acosta.
establecimiento de comercio varios talonarios de facturas o que la facturación
sea generada en forma mecánica en cada transacción. En este se registran
antes de ser utilizados los diferentes talonarios o cintas de registro que se
usaran en futuras operaciones. Sus partes son: columna para la fecha, columna
para describir el mecanismo utilizado para facturar, columna para registrar el
número del talonario o cinta de registro y columna para anotar la numeración
del talonario.
-DE REGISTRO CONSOLIDADO DE FACTURACIÓN: Este libro es de
obligatoriedad fiscal para los comerciantes que posean varios establecimientos
de comercio por medio de los cuales desarrollen el objeto social de la empresa.
Sus partes son: columna para la fecha, columna para describir el mecanismo
utilizado para facturar, columna para la numeración de talonarios, columna para
anotar el número del libro fiscal de facturación y columna para anotar el
nombre de cada establecimiento de comercio.
ESTOS LIBROS DEBEN LLEVARSE ORGANIZADA Y FIELMENTE A LA
FECHA EN LA QUE OCURRIÓ EL ACTO A REGISTRAR, SIN OLVIDAR
FACTURAS, SI SE REQUIEREN.