Contabilidad y legalización de libros

1. Contabilidad
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LEGALIZACIÓN DE LIBROS
LOS LIBROS CONTABLES SE DIVIDEN EN:
a- Libros legales
Los libros legales son:
 Registro de
accionistas.
 Asamblea de socios.
 Asamblea de junta
directiva.
b- Libros contables
Los libros contables son:
 Diario
 Mayor
 Inventarios y
Balances
Asambleas de juntas directivas:
En el “Asambleas de Junta Directiva “, La Junta Directiva
es quien ejecuta las decisiones de los socios, y en este libro se
lleva el control o registro de sus actuaciones.
¿Cómo se legalizan los libros contables y legales?
Una vez constituida la Sociedad Anónima e inscrita en el
Registro Público, se deben de llenar unos formularios de la
Administración Tributaria, donde se registra la sociedad y a la
vez se solicita la legalización de los libros. La Administración
Tributaria encargadaes aquella del lugardonde lasociedad está
domiciliada. Entonces si la Sociedad Anónima está ubicada en
Cartago, la Administración Tributaria de Cartago es la que le
corresponde su legalización.
Los libros se compran en una librería y sus particularidades que
sus hojas están numeradas.
¿Para qué se utilizan los libros legales?
Registro de Accionistas:
En el “Registro de Accionistas” se lleva un control de los
socios, los endosos o traspasos efectuados por los socios, de
forma que, es en este libro donde se conoce la distribución
accionaria de la sociedad.
Asambleas de socios:
En el “asamblea de Socios “, se asientan todas las
reuniones ordinarias o extraordinarias de los socios, que de
hecho es la máxima entidad de la empresa, es acá donde se
toman decisiones como cambio de miembros de la Junta
Directiva, seotorgan poderes, cambio de nombre de la sociedad
o de los otros estatutos, etc.
¿Para qué se utilizan los libros contables?
Los contables: son tres libros como dijimos es donde el
Contador lleva a cabo los registros contables de las empresas,
por ley no es posible que los registros tengan atrasos mayores
a los tres meses. Este proceso contable es delicado en cuanto
que dichos libros deben de mantener plena concordancia con la
actividad de la empresa, y pueden ser requeridos por la
Administración Tributaria para ser auditados.

2. Contabilidad
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El Diario o Journal:
Es un libro contable donde se recogen, día a día, los
hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho
económico en el libro Diario se llama asiento. Los asientos son
anotaciones registradas por el sistema de partida doble y
contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito
en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos
sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se
mantenga la ecuación de contabilidad.
El libro mayor:
Es un libro contable donde se recogen los hechos
económicos de una empresa ya no en función de su fecha de
realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada. La
secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se
anota en el libro diario y después se pasa ese asiento a la ficha
individual de cada cuenta. De este modo, el diario es como lo
que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras
otra todas las operaciones de la empresa y el mayor - que está
representado por una ficha para cada cuenta - va anotando en
cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.
El libro de inventarios y balances:
Es en el cual periódicamente se asientan los estados
financieros de una empresa, los cuales comprenden: Balancede
Comprobación, Balance de Situación y Estado de Resultados.
Adicionalmente se acostumbra consignar en estos libros un
detalle de las mercancías para la venta que posee la empresa al
inicio del ejercicio fiscal, así como el saldo o inventario final al
finalizar el año.
Otras disposiciones legales de los libros de contabilidad:
Obligación de presentar los libros obligatorios
encuadernados y foliados al juez municipal para su sellado y
legalización.
Por lo que respecta a su tendeduría, es obligatorio llevar
los libros con claridad, por orden de fechas sin espacios en
blanco, interpolaciones, raspaduras ni tachaduras y sin
presentar señales de haber sido alterados, sustituyendo o
arrancando los folios de una o de cualquier otra manera. Los
errores se salvarán inmediatamente que se adviertan,
explicando con claridad en que consistían y extendiendo el
concepto tal como debiera haberse estampado.
Obligación de conservar los libros, correspondencia y
papeles concernientes a los negocios durante cinco años como
regla general, contados a partir del último apunte en ellos
extendido.
Asiento de Diario:
Asiento en general es la inscripción de una operación en
el libro Diario.
Cada Asiento puede comprender una o varias cuentas
deudoras y una o varias cuentas acreedoras.

3. Contabilidad
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Cuando en un asiento hay varias cuentas deudoras o
acreedoras, la suma del importe de todas las cuentas deudoras
debe ser igual a la suma del importe de todas las cuentas
acreedoras, manteniendo con ello los principios básicos de la
partida doble.
Rayado:
El rayado del libro diario, llamado moderno, tiene la
siguiente disposición:
 Cantidades deudoras.
 Folios de las cuentas deudoras del mayor.
 Números de asiento.
 Fecha, título de las cuentas y explicación.
 Cantidades parciales del Debe y el Haber.
 Folios de las cuentas acreedoras del mayor.
 Cantidades acreedoras.
Cuando se ha producido una operación, concretada la
fecha, debe preguntarse: ¿Qué cuenta o cuentas deben ser
cargadas? ¿Qué cuenta o cuentas deben ser abonadas?, ¿Por
qué importe?, completando con el concepto o motivo
justificado el cargo y del abono.
Estos son los elementos esenciales del asiento del diario.
Una empresa inicia su contabilidad el mismo día que
inicia sus operaciones, pero generalmente la mayoría hace que
coincida con el 1 de enero de cada año. Lo que no es legal es
que el ejercicio económico sea mayor que un año.
Clasificación de los asientos en el libro diario:
Los asientos del diario se clasifican en:
 Simples: formados por una sola cuenta deudora y una
sola acreedora.
 Mixtos: Formados por una cuenta deudora y varias
acreedoras, o bien, varias deudoras y una sola
acreedora.
 Compuestos: Formados por varias cuentas deudoras y
varias acreedoras.
La cuenta:
Las cuentas representan a los elementos patrimoniales
agrupados por “clases”, expresando los aumentos y
disminuciones de valor que experimentan en un periodo
determinado.
En forma gráfica se representan como una T mayúscula,
divida en dos partes denominadas debe (parte izquierda) y
haber (parte derecha), un título adecuado a la especie o clases
de valores cuya situación y movimientos registra y expresa.

4. Contabilidad
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Este esquema en forma de T nos sirve para
representar en general a cualquier cuenta.
Cuestionario Libros contables
1. ¿Cuáles son los dos tipos de libros legales que
existen y su clasificación?
A- B-
1. 1.
2. 2.
3. 3.
2. ¿A quién le corresponde la legalización de los
libros contables?
3. ¿Para qué se utiliza el libro legal “registro de
accionistas”?
4. ¿Para qué se utiliza el libro legal “asamblea de
socios”?
5. ¿Para qué se utiliza el libro legal “Asambleas de
Junta Directiva”?
6. ¿Para qué se utiliza el libro contable “Diario o
Journal”?
7. ¿Para qué se utiliza el libro contable “Mayor”?
8. ¿Para qué se utiliza el libro contable “Inventarios
y Balances”?