Libros y Registros: formatos adecuados al PCGE

4
Libros y
Registros:
Formatos adecuados al PCGE
Estados Financieros

6
Autores:
CPC Rosa Ortega Salavarría
CPC Ana Pacherres Racuay

5
© Ediciones Caballero Bustamante S.A.C.
Año 2010
Derechos reservados
D.Leg. Nº 822 (22.04.96)
web: www.caballerobustamante.com.pe
e-mail: publicaciones@caballerobustamante.com.pe
© Rosa Ortega Salavarría
© Ana Pacherres Racuay
Año 2010
Derechos reservados
D.Leg. Nº 822 (22.04.96)
Prohibida la reproducción total o parcial
sin la autorización expresa del editor.
Depósito Legal - Ley Nº 26905 (20.12.97)
Hecho el Depósito Legal en la
Biblioteca Nacional del Perú Nº 2010-10738
Editor:Ediciones Caballero Bustamante S.A.C.
Domicilio: Av. San Borja Sur Nº 1170 - Of. 201 - 202
San Borja, Lima
Año 2010 - 10,600 ejemplares
Registro del Proyecto Editorial: 11501301000889
Primera edición - octubre 2010
Diseño y diagramación:
Rosaura Bancayán, Patricia Cruzado,
José Lizano, Milagros Motta, Nora Villaverde
Impresión y encuadernación:
Editorial Tinco S.A.
Av. San Borja Sur Nº 1170 - Of. 101 - San Borja, Lima
Registro ISBN: 978-612-4048-37-1
Este libro se terminó de imprimir en
noviembre de 2010 en los
Talleres Gráficos de Editorial Tinco S.A.
Av. San Borja Sur Nº 1170 - Of. 101 - San Borja
Lima, Perú
Teléfono: 710-7101
Libros y Registros:
Formatos adecuados al PCGE -
Estados Financieros

11
LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS
CAPÍTULO III
Prólogo
Sibienloslibrosyregistrosconstituyenuninstrumentofundamentalparaobtenerinformación,
evaluarlaeficienciaydesempeñodelasdistintasáreas,permitetambiéncumpliradecuadamente
con las obligaciones tributarias. En este sentido, resulta sumamente útil para la Administración
Tributaria constituyendo una herramienta para sus labores de verificación o fiscalización; por
dicha razón dentro de las obligaciones que deben cumplir los administrados se exige llevar los
libros y registros conforme a lo establecido en las normas pertinentes y conservarlos mientras
que los tributos no se encuentren prescritos.
En diciembre de 2006 se publicó la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT
(30.12.2006) que establece en una primera parte las normas que regulan los libros y registros
vinculados a asuntos tributarios, buscando consolidar o regular en un solo cuerpo legal las
disposiciones referidas al procedimiento de autorización, plazo máximo de atraso, las normas
referidas a la pérdida o destrucción de los mismos, así como la forma en que deben ser llevados
éstos y los requisitos que deben contener de manera general. El artículo 13º de esta Resolución
contiene los formatos e información mínima que deben llevar cada uno de los libros y registros
vinculados a asuntos tributarios.
Adicionalmente, debe observarse que si bien es cierto en virtud a la Resolución del Consejo
Normativo de Contabilidad Nº 042-2009-EF/94 (14.11.2009) se ha diferido el uso obligatorio del
Plan Contable General Empresarial para el 2011, no deja de ser menos cierto que, considerando
que los Estados Financieros se elaboran bajo los alcances de las NIIF´s (comprendiéndose a las
NIC´synormasinterpretativas),elprocesocontable,cuyopuntodepartidaloconstituyeelregistro
contable,nohadealejarsededichanormativa;porconsiguientecabeconcluirqueelPCGE,como
herramienta de registro contable que es, se erige como el instrumento imprescindible para tal
cometido.Antelodicho,nospermitimosseñalarqueelPlanContableGeneralRevisado(PCGR),al
noalinearsea lanormativa contable, no es másel instrumento adecuadopara undebidoregistro
contable de los hechos económicos. Sobre la práctica, el PCGR ha sufrido “adaptaciones” con la
finalidad de poder ajustarse a las exigencias de las disposiciones y lineamientos contables.
Por tal razón y considerando que la Tercera Disposición Complementaria de la Resolución
de Superintendencia Nº 239-2008/SUNAT (31.12.2008) dispone la adecuación de los formatos
y nombres de las cuentas al Plan Contable General Empresarial, en la presente obra se ha pro-
cedido a desarrollar los formatos e información mínima de acuerdo a la estructura establecida
por el referido Plan.
Desde esa perspectiva y, dada su importancia, es que el principal objetivo de la presente obra
denominada “Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios" es poner al alcance de todos los

12
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES CAPÍTULO III
interesados, en especial de los directivos, funcionarios, contadores y profesionales involucrados,
un eficaz medio de consulta, orientador y preventivo que le permita conocer los aspectos más
importantes a tener en cuenta a efectos de poder cumplir adecuadamente con sus obligaciones
tributarias formales y/o regularizar determinados incumplimientos evitando o minimizando
posibles contingencias.
En cuanto al orden empleado, esta obra consta de las siguientes partes:
n
PRIMERA PARTE : ALCANCES GENERALES
n
SEGUNDA PARTE : FORMATOS E INFORMACIÓN MÍNIMA
n
TERCERA PARTE : SISTEMA ELECTRÓNICO PARA EL LLEVADO DE LIBROS Y REGISTROS
n
CUARTA PARTE : ESTADOS FINANCIEROS
n
QUINTA PARTE : PRINCIPALES INFRACCIONES Y SANCIONES VINCULADAS CON LOS
LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS
n
SEXTA PARTE : LEGISLACIÓN
Finalmente, anhelamos que la presente obra se constituya en una herramienta de consulta
obligada para todos aquellos que requieren conocer y/u orientar sobre las obligaciones forma-
les relacionadas con los libros y registros vinculados con asuntos tributarios emanadas por las
distintas normas tributarias y evitar posteriores perjuicios a la empresa.
LOS AUTORES

7
LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROS
CAPÍTULO I
Alcances
Generales PARTE I

8
LIBROS Y REGISTROS CAPÍTULO I

9
CAPÍTULO I
Libros y Registros
Capítulo I
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1. Generalidades
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
El artículo 33° del Código de Comercio(1)
establece
que en general todo negocio (sea una persona natural
o jurídica) debe llevar necesariamente, con la finalidad
de proteger los intereses que confluyen en la empresa,
los siguientes libros contables: (i) Inventarios y Balan
ces, Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los demás
libros que ordenen las leyes especiales obligatorios o
voluntarios.
En virtud a ello, cabría concluir que todo negocian
te debe llevar los siguientes libros y registros:
1.1. Libros principales
• Inventarios y Balances
Este libro de conformidad con el Artículo
37° del Código de Comercio debe contener
la relación detallada del inventario inicial, es
decir:
• La relación exacta del Activo: dinero,
valores, créditos, efectos por cobrar, bie
nes muebles e inmuebles, mercaderías y
efectos de todas clases, registrados a su
valor real.
• La relación exacta del Pasivo: deudas, y
toda clase de obligaciones pendientes.
• La relación exacta del Patrimonio: dife
rencia entre el activo y pasivo que viene
a ser el capital, con el que inicia sus
operaciones.
Asimismo, anualmente al finalizar el ejerci
cio(2)
se registrará en este libro el Inventario
de Cierre, es decir, los saldos detallados de
las cuentas del Balance General (activo,
pasivo y patrimonio) a la fecha de cierre de
cada ejercicio.
• Libro Diario
Se trata de un libro cuyo primer asiento
registra el inventario inicial y que según el
artículo 38° del Código de Comercio registra
seguidamente en orden cronológico, día
por día, todas las operaciones, que serán
transferidas al libro mayor.
• Libro Mayor
En este libro se traslada cada asiento de dia
rio por orden riguroso de fechas, conforme
lo establecido por el artículo 39° del Código
de Comercio a cada una de las cuentas
empleadas. Se abre en forma de cuenta,
trasladando las cifras al debe o al haber
según corresponda.
––––––––––––
(1) Vigente desde 1902.
(2) Para efectos tributarios, cuando se efectúe la modificación del coeficiente o porcentaje de los pagos a cuenta que realizan las
empresas, se deberá incorporar el balance según corresponda al 31 de enero o al 30 de junio, elaborado para realizar esta
modificación.
LIBROS Y
REGISTROS
QUE DEBE
LLEVAR
TODO
NEGOCIO
LIBROS PRINCIPALES:
Diario, Mayor, Inventarios y Ba
lances
LIBROS AUXILIARES OBLIGATO
RIOS:
Registro de Compras, Registro
de Ventas, Libro Caja y Bancos,
Registros de Control de Inventario
(kardex en unidades o valorizado),
Registro de Control de Bienes del
ActivoFijo,RegistrodelRégimende
Retenciones, Registro del Régimen
de Percepciones, entre otros.
LIBROS AUXILIARES VOLUNTA
RIOS:
Registro de control de cuentas por
cobrar y cuentas por pagar, libro
bancos, libro de caja chica, etc.

10
1.2. Libros y registros auxiliares
• Registros Auxiliares Obligatorios
Sonlibrosenloscualessedetallanydesarrollan
las cuentas y anotaciones que se llevan en los
libros principales y cuyas cuentas anotaciones
guardan una íntima relación con las cuentas
del mayor, o que sirven de preparación para
las anotaciones del libro diario. Estos registros
debenserllevadosenformaobligatoria,según
las leyes o reglamentos que correspondan.
Entre otros tenemos a los siguientes:
– Libro Caja.
– Registro de Ventas.
– Registro de Compras.
– Registro de Inventario Permanente en
Unidades o Valorizado.(3)
– Registro, tarjeta o sistema de control de
activos fijos.
• Registros Auxiliares Voluntarios
Cualesquiera otros que una empresa lleve. Es
decir, son aquellos que se podrán llevar en
forma voluntaria para mantener o mejorar la
marchadelaempresayadministracióndeun
negocio. Podríamos incluir a los siguientes:
– Caja chica.
– Libro bancos.
– Libro de documentos por cobrar.
– Libros de documentos por pagar.
– Libro de cuentas corrientes.
– Libro analítico de gastos generales.
1.3. Importancia y principales obligaciones tribu
tarias
Los libros y registros constituyen las herramien
tas fundamentales para obtener información,
evaluar la eficiencia y desempeño de las diversas
áreas y cumplir adecuadamente sus obligacio
nes(4)
. Así en función a la información anotada
en los libros y registros se elaboran los Estados
Financieros, permitiendo cubrir las necesidades
comunes de información de una amplia gama
de usuarios.
Es importante tener en consideración que si
bien la elaboración de los Estados Financieros
compete al profesional contable (quien los
confecciona conforme a los principios contables
y requerimientos legales); el Directorio (o la ge
rencia donde no exista Directorio) es el órgano
responsable de formular los Estados Financieros
para que sean aprobados por la Junta General
de Accionistas o Socios.
El objetivo de la formulación de Estados Finan
cieros confiables, es que reflejen la verdadera y
real situación financiera de la empresa, en base
a la cual los socios o terceros podrán tomar deci
sioneseficientes.Justamente,unodelosterceros
interesados en revisar tanto los libros y registros
como los Estados Financieros, es el Estado.
Por lo tanto, dado que en los libros y registros
se anotan las operaciones realizadas por los
contribuyentes, éstos proporcionan a la admi
nistración tributaria evidencia documentaria
constituyéndose también en una herramienta
al momento de realizar sus laborares de fiscali
zación y verificación. En efecto, con la finalidad
de facilitar la función comprobadora de la Admi
nistración Tributaria el artículo 87º del Código
Tributario requiere dentro de las obligaciones de
los administrados, entre otros, llevar los libros de
contabilidad u otros libros y registros exigidos
por las leyes, reglamentos, o por Resolución
de la SUNAT conforme a lo establecido en las
normas pertinentes y conservarlos mientras
que los tributos no se encuentren prescritos;
dicho de otra forma exige el cumplimiento de
un deber contable –que muchas veces es más
gravoso que la obligación principal(5)
– que ha de
plasmarse en un libro o registro y a su vez debe
de ceñirse a ciertas características formales que
se establezcan.
––––––––––––
(3) Mediante el artículo 5º de la Resolución de Superintendencia Nº 239-2008/SUNAT, publicada el 31.12.2008 se incorpora el nu-
meral 13.4 a la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT a fin de disponer la excepción en la llevanza del Registro
de Inventario permanente en unidades físicas a todos los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar un Registro de
Inventario Permanente Valorizado.
(4) Elcontribuyenteademásdeencargarsededarcumplimientoalaobligacióntributaria,requierelosmismospornecesidadtoda
vezqueéstospermitensalvaguardarlosinteresespluralesqueconfluyendelarelacióndelaempresaconterceros,trabajadores,
inversionistas, acreedores, etc.
(5) Supone normalmente una carga económica adicional para el sujeto pasivo.

11
CAPÍTULO I
––––––––––––
(6) Téngase en cuenta, que los libros y registros, permiten salvaguardar los intereses plurales que confluyen de la relación de la
empresa con terceros, trabajadores, inversionistas, acreedores, estado, entre otros.
Enatenciónadichasrazones,resultasumamente
importante que los contribuyentes cumplan
adecuadamente con su obligación de llevar
los libros y registros que exigen las normas
tributarias según resulten obligados en función
a su forma de constitución, actividad, nivel de
ingresos entre otros parámetros, cumpliendo
con los requerimientos legales, a fin que los
mismos ofrezcan garantía y tengan validez para
efectos legales (fuerza probatoria).
1.4. Ley del Notariado
El Decreto Legislativo Nº 1049, aprueba la nueva
LeydelNotariado,regulandoenlaSecciónSétima:
DelaCertificacióndeAperturadeLibrosdelCapí
tulo II: De los Instrumentos Públicos Protocolares,
Tíulo II: De los Instrumentos Públicos Notariales,
respecto a la formalidad de los Libros Contables,
así en el artículo 112º se dispone que el notario
certifica la apertura de libros u hojas sueltas de
actas de contabilidad y otros que la Ley señale.
Elartículo113ºprecisaquelacertificaciónconsis
teenunaconstanciapuestaenlaprimerafojaútil
dellibrooprimerahojasuelta,conindicacióndel
númeroqueelnotarioleasignará,delnombre,de
la denominación o razón social de la entidad, el
objeto del libro, números de folios de que consta
y si ésta es llevada en forma simple o doble, día y
lugar en que se otorga; y sello y firma del notario.
Todos los folios llevarán sello notarial.
Respecto al Cierre y Apertura de Libros, el artícu
lo 115º dispone que para solicitar la certificación
de un segundo libro u hojas sueltas, deberá
acreditarse el hecho de haberse concluido el
anterior o la presentación de certificación que
demuestre en forma fehaciente su pérdida.
Adviértase en este supuesto, que no se dispone
un procedimiento específico de cómo acreditar
la conclusión de libro anterior, sino tan solo el
deber del Notario de verificar que ello (la acredi
tación) efectivamente se haya producido por lo
cual corresponderá a cada Notario efectuar los
requerimientos o procedimientos que estime
pertinente para validar dicha condición.
En el caso de pérdida de los libros y/o registros,
la acreditación se efectúa con la comunicación
efectuada a SUNAT.
PRINCIPALES OBLIGACIONES
TRIBUTARIAS DE CARÁCTER FORMAL
Verificar los libros que el contribuyente se encuentra obligado
a llevar.
• Libros Principales
• Libros Auxiliares Obligatorios
Determinar el sistema en el cual se llevarán los libros y/o regis
troscontables,elcualdeberácomunicarseaSUNATalmomento
de inscribirse en el RUC.
• Manual
• Computarizado
Estimar el número de folios a requerir por libro y/o registro
contable (manual) o el número de hojas sueltas por libro o
registro a legalizar.
Verificar que se cumplan las formalidades exigidas.
Efectuar la legalización y anotación de las operaciones e
impresión (en caso corresponda) de los libros y/o registros
dentro del plazo máximo de atraso a efecto de no incurrir en
infracción tributaria.
Verificar la oportunidad del empaste de las hojas sueltas.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
2. Libros y registros vinculados a asuntos
tributarios
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Los libros y registros contables tienen una doble
función toda vez que constituyen las herramientas
fundamentales para obtener información, evaluar
la eficiencia y desempeño de las diversas áreas y
cumplir adecuadamente sus obligaciones (6)
; pero
también proporcionan a la Administración Tributaria
la evidencia documentaria por lo que constituyen
una herramienta al momento de realizar sus labores
de fiscalización y verificación. Con la finalidad de fa

12
cilitar la función comprobadora de la Administración
Tributaria el artículo 87º del CódigoTributario requiere
dentro de las obligaciones de los administrados, entre
otros, llevar los libros de contabilidad u otros libros
y registros exigidos por las leyes, reglamentos, o por
Resolución de Superintendencia de la SUNAT confor
me a lo establecido en las normas pertinentes y con
servarlos mientras que los tributos no se encuentren
prescritos; dicho de otra forma exige el cumplimiento
de un deber contable.
2.1. Facultad de la SUNAT para establecer con-
diciones y requisitos en los libros y registros
vinculados a asuntos tributarios
Conforme a lo ya mencionado, el sustento para
que la Administración Tributaria regule aspectos
relacionados con las obligaciones que deberá
cumplir el contribuyente en los libros y registros
vinculados a asuntos tributarios se encuentra en
las siguientes normas:
• Numeral 16 artículo 62° TUO del Código
Tributario: La SUNAT, mediante Resolución
de Superintendencia, establecerá el procedi
miento para autorizar libros, actas, registros
contables u otros libros. Asimismo, señalará
los requisitos, formas, condiciones y demás
aspectos en que deberán ser llevados los
libros y registros, así como establecer los
plazos máximo de atraso.
• Numerales 4 y 7 artículo 87° TUO del Có-
digo Tributario: Los deudores tributarios
deben llevar los libros contables u otros
libros y registros de acuerdo a las normas
establecidas, en castellano y en moneda
nacional. Asimismo, deberán almacenar,
archivar y conservar los libros y registros
mientras el tributo no esté prescrito y co
municar a la SUNAT, en un plazo de 15 días,
la pérdida o destrucción de los mismos.
En virtud a dicha facultad, la SUNAT emitió
la Resolución de Superintendencia Nº 234-
2006/SUNAT (30.12.2006) regulando respecto
a los Libros y Registros vinculados a asuntos
tributarios en un solo cuerpo legal, el proce
dimiento de autorización de dichos libros y
registros y otras formalidades a cumplir tal
como esquemáticamente se muestra a conti
nuación:
Los temas abordados en dicha norma son ma
teria de desarrollo en los capítulos siguientes.
2.2. Libros y Registros vinculados a asuntos tri
butarios
Se denomina Libros y Registros vinculados a
asuntos tributarios a los libros de actas, los libros
y registros contables u otros libros y registros
exigidos por las leyes, reglamentos o Resolución
deSuperintendencia,señaladosenelAnexo1de
laResoluciónNº234-2006/SUNAT –en adelante
la Resolución– que se muestra a continuación:
ANEXO 1: RELACIÓN DE LIBROS Y REGISTROS
VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS
CÓDlGO NOMBRE O DESCRIPCIÓN
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1 LIBRO CAJA Y BANCOS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
2 LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
4 LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTÍ
CULO 34º LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
5 LIBRO DIARIO
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
5-A LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
6 LIBRO MAYOR
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
7 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
8 REGISTRO DE COMPRAS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
9 REGISTRO DE CONSIGNACIONES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
10 REGISTRO DE COSTOS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
11 REGISTRO DE HUÉSPEDES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
12 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNI
DADES FÍSICAS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
13 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORI
ZADO
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
14 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
ASPECTOS REGULADOS POR LA RESOLUCIÓN
DE SUPERINTENDENCIA Nº 234-2006/SUNAT
– Legalización y Empaste
– Requisitos generales que deben contener
– Modificación de la razón o denomina
ción social
– Plazo máximo de atraso
01.01.2007
– Pérdida y Destrucción 01.01.2007
– Contabilidad Completa 01.01.2009
01.07.2010
– FormatoseInformaciónmínima
que deben incluir en cada libro
o registro

13
CAPÍTULO I
15 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTÍCULO 23º
RES. DE SUPERINTENDENCIA Nº 266-2004/SUNAT
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
16 REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
17 REGISTRO DEL RÉGIMEN DE RETENCIONES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
18 REGISTRO IVAP
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
19 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - AR
TÍCULO 8º RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº
022-98/SUNAT
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
20 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES -
INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º RES. DE
SUPERINTENDENCIA Nº 021-99/SUNAT
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
21 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES -
INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º RES. DE
SUPERINTENDENCIA Nº 142-2001/SUNAT
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
21 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN
CISOA)PRIMERPÁRRAFOARTÍCULO5ºRESOLUCIÓN
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
CISOC)PRIMERPÁRRAFOARTÍCULO5ºRESOLUCIÓN
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
CISOC)PRIMERPARRAFOARTÍCULO5ºRESOLUCIÓN
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
26 REGISTRO DE RETENCIONES ARTÍCULO 77-A DE LA
LEY DE IMPUESTO A LA RENTA
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
27 LIBRO DE ACTAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE
RESPONSABILIDAD LIMITADA
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
28 LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIO
NISTAS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
29 LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
30 LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
31 LIBRO DE PLANILLAS
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3. Forma de llevar los libros y registros
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3.1. Consideraciones generales
Los métodos de procesamiento básico o siste
mascontablesaemplearpuedensermanualeso
computarizados,empleándoseporlogenerallos
manuales cuando la cantidad de datos recopila
dos y utilizados es relativamente pequeña, por
cuanto en empresas grandes con información
considerable producto de un gran número de
operaciones resulta más conveniente por lo
rápido el empleo de sistemas computarizados.
En resumen, pueden ser llevados los libros y/o
registros de dos formas: (i) Manual y (ii) Compu
tarizado(7)
, dependiendo de la naturaleza del ne
gocio y el volumen de operaciones realizadas.
Un aspecto relevante a considerar es que, el
Sistema Contable se define en función a la forma
en que se llevan los Libros Principales, es decir,
Diario, Mayor e Inventarios y Balances. Por lo
cual dichos libros se deben llevar por un mis
mo sistema. En consecuencia, el sujeto pasivo
de acuerdo con sus necesidades determina el
sistema contable que le sea más práctico, con
siderando que los libros y registros contables
distintos a los Libros Principales, tales como
Registro de Compras y Registro de Ventas, pue
dan llevarse mediante otro sistema no teniendo
que adecuarse éstos necesariamente al sistema
empleado en los Libros Principales(8)
.
Una vez adoptado el sistema en que serán
llevados éstos (Libros Principales), no podrá ser
variado en el curso del ejercicio hasta el ejercicio
siguiente de conformidad con lo señalado en la
Resolución Directoral Nº 10-DGC (13.02.70). En
este último supuesto, se requiere que se comu
nique a la Administración Tributaria el cambio
conforme con el artículo 24º de la Resolución
Nº 210-2004/SUNAT (18.09.2004) dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes de producido, es
decir, debe efectuarse necesariamente al inicio
de cada ejercicio gravable.
3.2. Comunicación a SUNAT
Si se produce el cambio del Sistema Contable, se
requiere que se comunique a la Administración
Tributaria, conforme a lo establecido en el artí
CÓDlGO NOMBRE O DESCRIPCIÓN
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––
(7) A partir del 1 de julio 2010, SUNAT ha implementado el Sistema de llevado de los Libros y Registros en forma electrónica y que se desa-
rrollaenlaTerceraPartecapítuloVIdelpresentelibro.Sobreelparticular,procedereferirqueapreciamosqueigualmentelasoperaciones
deberánseranotadasatravésdeunsistemacontableparaluegoremitirlainformaciónalProgramadeLibrosElectrónicos.
(8) El Tribunal Fiscal en la RTF Nº 1006-4-99 (29.11.99) ha señalado que los Registros de Compras y Ventas son registros auxiliares
cuya información se encuentra recogida en los Libros Principales de Contabilidad, por lo que el hecho que la recurrente lleve
en otro sistema los mismos no significa que hubiera cambiado el sistema de contabilidad de los Libros Principales.

14
Haga clic en
“Ingrese Aquí”
Ingresará a la Pan
talla:
Modificación de Da
tos Generales en el
Registro Único de
Contribuyentes (RUC)
Formulario 3128
Deslice la barra
espaciadora,
hasta ubicar Sis
tema de Conta
bilidad
Elija el sistema
de contabilidad.
Deslicelabarra
hasta el final
Haga clic en“Aceptar”
tantas veces le re
quiera el sistema
culo 24º de la Resolución de Superintendencia
Nº 210-2004/SUNAT (18.09.2004) dentro de los 5
días hábiles siguientes, utilizando para tal efecto
el Formulario Nº 2127: Solicitud de modificación
de Datos; o a través de SUNATVirtual utilizando
para tal efecto el Sistema SOL,“SUNAT Operacio
nes en Línea”debiendo contar con su Código de
Usuario y su clave Sol, en la opción Modificación
de Datos RUC de Trámites y Consulta de RUC.
Unaspecto,queestimamospertinenteconsiderar,
es el referido al cambio del sistema en el cual se
llevan los Libros y Registros auxiliares, puesto que
sibiennoimplicanelcambiodeSistemaContable
igualmente debe ser comunicado a SUNAT.

15
CAPÍTULO I
2127
FORMULARIO
01
REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTES
SOLICITUD DE MODIFICACION DE DATOS, CAMBIO DE
REGIMEN O SUSPENSION TEMPORAL DE ACTIVIDADES
USO SUNAT
03 LOTE 04 FOLIO
RUBRO I. INFORMACION GENERAL
USO SUNAT
MODIFICACION DE DATOS
TIPO DE SOLICITUD (MARCAR CON “X”)
05 MODIF. DE DATOS CON
CAMBIO DE REGIMEN
06 07
SUSPENSION/REINICIO
DE ACTIVIDADES
USO SUNAT
10 COD. DEPENDENCIA
R
U
C
08 NUMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA 09 APELLIDOS Y NOMBRES O RAZON SOCIAL
RUBRO II. DATOS GENERALES DEL CONTRIBUYENTE
APELLIDOS Y NOMBRES
O RAZON SOCIAL
11
13 CARNET DEL EMPLEADOR-IPSS
TIPO DE SOLICITUD (Ver Tabla Anexo No 2) 12 CODIGO
CODIGO DE
PROFESION U OFICIO
PARA P. NAT.
Y SOC.
CONYUG.
(TABLA 11)
65
TELEFONOS
17
18
19
14 NOMBRE COMERCIAL 15 No DE LICENCIA MUNICIPAL 16 FAX
ACTIVIDAD ECONOMICA PRINCIPAL (Ver Tabla Anexo No 1) 20 CODIGO CIIU
21 FECHA INIC. ACT.
DIA MES AÑO
ACTIVIDAD DE
COMERCIO
EXTERIOR
(MARCAR CON «X»)
EXPORTADOR 27
IMPORTADOR 28
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
(MARCAR CON «X»)
MANUAL 25
COMPUTARIZADO 26
SIST. DE EMISION
DE COMPROB.
DE PAGO
(MARCAR CON «X»
MANUAL 22
MAQUINA REGIST. 23
COMPUTARIZADO 24
RUBRO III. DOMICILIO FISCAL
29 DEPARTAMENTO 30 PROVINCIA
USO SUNAT
32 UBIGEO
31 DISTRITO
ZONA (Ver Tabla Anexo No 3)
33 TIPO 34 NOMBRE
VIA (Ver Tabla Anexo No 4)
35 TIPO 36 NOMBRE
37 NRO./KM./
MZA.
38 INT./DPTO./
LOTE
39 OTRAS REFERENCIAS 40 APTDO. POSTAL
RUBRO IV. DATOS DE LA PERSONA NATURAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD (Tabla 5)
41 TIPO 42 NUMERO
FECHA DE NACIMIENTO O
INICIO DE LA SUCESION
DIA MES AÑO
43
SEXO
(Tabla 6)
NACIONALIDAD
(Tabla 7)
44
45
DOMICILIADO
(Tabla 8) 46 PASAPORTE No 47
PAIS QUE LO OTORGO 48
RUBRO V. DATOS DE LA EMPRESA
49 FECHA DE INSCRIP.
EN LOS RR.PP.
DIA MES AÑO
50 TOMO O FICHA 51 FOLIO 52 ASIENTO 53
ORIGEN DE LA
ENTIDAD
(Ver Tabla No 9)
RUBRO VI. CAMBIO DE REGIMEN (MARCAR CON «X»)
TIPO DE CAMBIO
DE SIMPLIF. A ESPECIAL 55
DE SIMPLIF. A GENERAL 56
61 FECHA DE CAMBIO
DIA MES AÑO
RUBRO VII. SUSPENSION / REINICIO DE ACTIVIDADES (MARCAR CON «X»)
TIPO DE NOVEDAD
SUSPENSION TEMPORAL DE ACTIVIDADES 57
REINICIO DE ACTIVIDADES 58
59 FECHA DE SUSP. / REINICIO
DIA MES AÑO
60 CONSTANCIA DE
RECEPCION
SELLO Y FIRMA
SUNAT
02
05715181
MARQUE CON «X», SI AUTORIZA O NO A OTRA PERSONA PARA LA PRESENTACION DE ESTA DECLARACION: SI NO
IDENTIFICACION DE LA PERSONA AUTORIZADA:
–––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––
DOCUMENTO DE IDENTIDAD APELLIDOS Y NOMBRES FIRMA
DECLARO BAJO JURAMENTO QUE LOS DATOS EXPRESAN LA VERDAD
–––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
FIRMA DEL CONTRIBUYENTE O APELLIDOS Y NOMBRES
REPRESENTANTE LEGAL
X
2 0 2 5 3 0 0 9 0 2 7 A&A Asociados S.A.
X
X
Ríos Ramos, Armando
DNI 25091530
Castillo Bohorquez, Juan
A continuación se presenta un esquema
comparativo a afectos de diferenciar en el
transcurso de un ejercicio gravable, cuándo
estamos frente a una comunicación extem
poránea y cuándo frente al cambio de siste
ma.

16
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Comunicación extemporánea vs. Cambio de sistema
(Libros Principales)
COMUNICACIÓN EXTEMPORÁNEA CAMBIO DE SISTEMA
Supuesto Planteado:
Hasta el ejercicio 2009
Sistema Manual
Legaliza hojas continuas
para su uso a partir de
enero 2010
Procede cambio de
sistema a partir
de enero 2010
Anota sus operaciones a
través del Sistema
Manual
¿A partir de abril
puede llevar en
forma computarizada?
Implica cambio
de Sistema
No procede cambio
en el ejercicio 2010
Se puede efectuar el
cambio en el ejercicio 2011
Se comunica dentro de
los 5 primeros días hábiles
del mes de enero 2011
Supuesto plantea
do: Desde enero
hasta marzo 2010
No comunica a SUNAT dentro
de los 5 primeros días hábiles
del mes de enero 2010
Comunicación
extemporánea
Infracción
(Numeral 5 Artículo 173º) (*)
Sanción Tabla I:
Multa(**)
50% de la UIT
Gradualidad aplicable
Subsanación voluntaria
Rebaja 100%
(*) No proporcionar o comunicar a la administración tributaria informaciones relativas a los antecedentes o datos para la inscripción,
cambio de domicilio o actualización en los registros o proporcionarla sin observar la forma plazos y condiciones que establezca la
administración tributaria.
(**) De acuerdo a la nota 2 de la Tabla I de Infracciones y Sanciones del Código Tributario, se aplicará la sanción de multa en todos los
casos, excepto cuando se encuentren bienes en locales no declarados. En este caso se aplicará la sanción de comiso.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
4. Libros y Registros obligatorios
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
El Anexo 1 de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT
–en adelante la Resolución–detalla la relación de los
libros y registros vinculados con asuntos tributarios,
que deberán llevar los contribuyentes en tanto resul
ten obligados y que por ende deben ser legalizados.
Ahora bien, partiendo de la premisa que la obligación
de llevar libros y registros nace por ley o norma
legal expresa, debemos tener en cuenta que tanto la
Ley del Impuesto a la Renta como la Ley del IGV e ISC
establecen condiciones o parámetros que originan la
exigencia de llevar libros y registros.
Así respecto al Impuesto a la Renta, se regula la
obligación de llevar libros y registros en función al tipo
de renta que genere el contribuyente y para el caso de
Rentas de Tercera Categoría, según el régimen en el
cual se encuentra.
A continuación se muestra gráficamente los
libros y registros que se deben llevar según el tipo
de renta:

17
CAPÍTULO I
Así como se ha establecido una obligación ex
presa por la Ley del Impuesto a la Renta, se puede
afirmar que la Ley del Impuesto General a las Ventas
(en adelante, LIGV) posee sus propias exigencias tal
como se advierte del artículo 37º del TUO de la LIGV
que señala que los “contribuyentes” del Impuesto
están obligados a llevar un Registro de Ventas e
Ingresos y un Registro de Compras, en los que ano
tarán las operaciones que realicen. Además se exige
la obligación de llevar un Registro de Consignaciones
respecto a contribuyentes que realicen Ventas en
Consignación.
Como se puede apreciar en función al cuadro
anterior, únicamente el libro de Ingresos y Gastos re
ferido con el código 2 del Anexo 1 de la Resolución no
corresponde a contribuyentes generadores de rentas
de Tercera Categoría. Por lo cual resulta importante
entonces que los contribuyentes generadores de rentas
deterceracategoríarevisenenfunciónasuscondiciones
particulares que libros y/o registros deben llevar.
LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR
TIPO DE RENTA CONDICIONES O PARÁMETROS LIBRO Y/O REGISTRO
SEGUNDA CATEGORÍA
(Artículo 65º TUO LIR)
TERCERA CATEGORÍA
CUARTA CATEGORÍA
En el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio hubie
ran percibido rentas brutas que excedan las 20 UITs.
Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el ejercicio
anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000.
a. Contribuyentes del Régimen General
b. Contribuyentes del RER
Aplicable a todos los generadores de rentas de cuarta categoría
sin excepción
LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
Ingresos Brutos mayores a 150 UIT:
CONTABILIDAD COMPLETA.
Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT:
Contabilidad Simplificada
Registro de Ventas y Registro de
Compras
LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

19
CAPÍTULO II
Contabilidad completa y
Contabilidad simplificada
Capítulo II
––––––––––––
(1) Actualmente el uso de este libro es de carácter residual, por cuando el inciso j) del artículo 21º RLIR modificado por Decreto
Supremo Nº 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a
presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrónica.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1. Contabilidad completa
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Deconformidadconelartículo65ºTUOdelaLeydel
ImpuestoalaRentaparaalgunoscontribuyentesgenera-
dores de rentas de tercera categoría existe la obligación
dellevar“ContabilidadCompleta”,regulándoseendicho
artículo que mediante Resolución de Superintendencia
se definirían los libros y registros que la comprenden;
lo que ocurrió con la publicación de la Resolución Nº
234-2006/SUNAT (30.12.2006), en cuyo artículo 12º se
detalla los libros y registros que la integran.
En efecto, el numeral 12.1 del artículo 12º de
dicha Resolución cuya entrada en vigencia se produjo
el 01.01.2009, establece que los libros y registros que
integran la contabilidad completa son los siguientes:
a. Libro Caja y Bancos.
b. Libro de Inventarios y Balances.
c. Libro Diario.
d. Libro Mayor.
e. Registro de Compras.
f. Registro de Ventas e Ingresos.
Asimismo, agrega el numeral 12.2 del mencionado
artículo que también integrarán la Contabilidad Com-
pleta siempre que el deudor tributario se encuentre
obligadoallevarlosdeacuerdoalasnormasdelaLeydel
Impuesto a la Renta, los siguientes libros y registros:
a. Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34°
de la Ley del Impuesto a la Renta(1)
.
b. Registro de Activos Fijos.
c. Registro de Costos.
d. Registro de Inventario Permanente en Unidades
Físicas.
e. Registro de Inventario Permanente Valorizado.

20
Contabilidad completa y Contabilidad simplificada CAPÍTULO II
OTROS LIBROS O REGISTROS
VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1. Libro de Retenciones. Incisos e) y f) artículo 34º de la
Ley del Impuesto a la Renta
De acuerdo a lo establecido en el inciso j) artículo 21º
Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta,
modificado por el artículo 3º del Decreto Supremo Nº 177-
2008-EF, se ha dispuesto que las rentas que correspondan
a los supuestos detallados en los literales e) y f) artículo
34ºTUO LIR, se sustentarán a través de la planilla electró-
nica, en tanto presenten dicha declaración (obligatoria o
voluntariamente); y solo cuando no presenten a través de
dicho PDT, llevarán el Libro de Retenciones.
El cumplimiento de lo antes indicado servirá para susten-
tar tales gastos. A continuación se explica la naturaleza
de cada una de las mencionadas rentas:
– Al respecto las Rentas denominadas de Cuarta-Quinta
Categoría comprendidas en el inciso e) artículo 34º
TUO de la LIR, corresponden a los ingresos que se
producen por el trabajo en forma independiente con
contratos de prestación de servicios normados por la
legislacióncivilyqueseconsideranproducidas,cuando
sepresentenlascircunstanciasconcurrentesqueseñala
el mencionado artículo.
Cabe señalar que el contrato de locación de servicios
es de naturaleza civil con incidencia tributaria, no
teniendo ninguna incidencia de carácter laboral por lo
cual no existe la obligación de comunicar al Ministerio
de Trabajo.
– De otro lado, de acuerdo con el inciso f) del artículo
34º del TUO de la LIR, constituyen renta de quinta
categoría, las obtenidas por los ingresos derivados de
la prestación de servicios considerados dentro de la
cuarta categoría, efectuados para un contratante con
el cual se mantenga simultáneamente una relación
laboral de dependencia, la misma que se denomina
quinta especial. Al respecto, cabe señalar que dichos
ingresos adicionales tendrá efectos únicamente para
el Impuesto a la Renta, dado que dicho concepto no
constituye remuneración para fines laborales.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
2. Registro de Activos Fijos
Los sujetos que cuenten con activos fijos, se encuentran
obligados a llevar dicho registro según lo señalado en
el inciso f) artículo 22º Reglamento del TUO de la Ley
del Impuesto a la Renta, en el cual deberán mantener
un control permanente de los bienes que conforman el
activo fijo de cada empresa.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3. RegistrodeCostosyRegistrodeInventarioPermanen-
te Valorizado
Deberán llevar dichos registros de acuerdo a lo señalado
––––––––––––
(2) AtravésdelInformedeSUNATNº229-2008-SUNAT/2B0000,seconcluyequelasmodificacionesefectuadasporelD.Leg.Nº1086con
relación al RER y al artículo 65º del TUO de la LIR, entraron en vigencia el 01.10.2008. Sin embargo, la obligación de llevar el Libro
Diario de Formato Simplificado se supeditaba a la entrada en vigencia del artículo 13º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT.
Al respecto, conviene referir que el numeral 5-A del artículo 13º antes referido, que regula respecto al Libro Diario de Formato
Simplificado, entró en vigencia a partir del 01.01.2009, en virtud a lo dispuesto en la Resolución de Superintendencia Nº 239-
2008/SUNAT (31.12.2008)
en el artículo 35º del Reglamento de la Ley del Impuesto a
la Renta, si los ingresos Brutos Anuales durante el ejercicio
precedente han sido mayores a mil quinientas (1,500)
UITs del ejercicio en curso. Es decir, para el ejercicio 2010
corresponde a S/. 5´400,000.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
4. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas
Este registro se deberá llevar si los ingresos Brutos Anuales
duranteelejercicioprecedentehansidomayoresoigualesa
500 UITs pero menores a 1,500 UITs. del ejercicio en curso.
Es decir, para el ejercicio 2010 corresponde a un rango
de ingresos de S/. 1´800,000 a S/. 5´400,000.
Adicionalmente los contribuyentes generadores
de rentas deTercera Categoría, de ser el caso, deberán
llevar los libros y/o registros que tienen vinculación
directa con asuntos tributarios, según se encuentren
obligados de acuerdo a las normas que así lo estable-
cen para cada uno de ellos.
Téngase presente que también constituyen libros
y registros vinculados a asuntos tributarios, los libros
societarios: Actas de la Junta General de Accionistas,
Actas del Directorio, Matrícula de Acciones y el libro
de Actas de la EIRL, así como la Planilla Electrónica.
Adicionalmente, el Anexo 1 de la Resolución de Su-
perintendencia Nº 234-2006/SUNAT, contempla otros
registros vinculados con algunas actividades específi-
cas y que de resultar obligados a llevarlos los mismos
también tendrán que ser legalizados, tal como es el
caso del Registro de Huéspedes.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
2. Contabilidad simplificada
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
A raíz de la modificatoria efectuada al artículo 65º
de la Ley del Impuesto a la Renta por el artículo 2º del
Anexo del TUO de la Ley de MYPES (aprobado por
Decreto Supremo Nº 007-2008-TR), se regula que los
perceptores de rentas de tercera categoría (sin hacer
distingo de la calidad de persona, es decir sea perso-
na natural o jurídica) cuyos ingresos brutos anuales
no superen las 150 UIT deberán llevar como mínimo
(i) un Registro de Ventas, (ii) un Registro de Compras y
(iii) Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo
a las normas de la materia (2)
.

21
CAPÍTULO II
PERCEPTORES DE RENTAS DE TERCERA CATEGORÍA
Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT
• Registro de Ventas,
• Registro de Compras y
• Libro Diario de Formato Simplificado, de
acuerdo a normas sobre la materia.
Ingresos Brutos Anuales
mayores a 150 UIT
PERCEPTORESDERENTASDETERCERACATEGORÍA
RÉGIMEN GENERAL DEL IMPUESTO A LA RENTA
LIBROS Y REGISTROS (Artículo 65º del TUO de la LIR)
Llevanza Mínima
Complementariamente el artículo 2° del Decreto
Supremo Nº 118-2008-EF, el cual modifica el artículo
38° del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta,
señala que para determinar los ingresos referidos en el
artículo 65° se considerarán los ingresos obtenidos en
elejerciciogravableanteriorylaUITcorrespondienteal
año en curso. En el caso que inicien actividades gene-
radoras de rentas de tercera categoría en el transcurso
del ejercicio considerarán los ingresos que se presuman
se obtendrán en el mismo.
Contabilidad
Completa

23
CAPÍTULO III
Requisitos formales
Capítulo III
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1. Legalización de libros y registros
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
El numeral 16 del artículo 62º del Código Tributa-
rio, dispone que SUNAT debe efectuar la autorización
de los libros de actas, así como los libros o registros
contables vinculados con asuntos tributarios, que el
contribuyente debe llevar de acuerdo a Ley. Asimismo,
se señala que el procedimiento para la autorización
será establecida por la SUNAT mediante Resolución
de Superintendencia. A tal efecto, podrá delegarse en
terceros la legalización de los libros y registros antes
mencionados.
Se advierte en función a dicha regulación que la
obligación de llevar libros y registros requiere para su
validez que los mismos sean legalizados. Al respecto,
el artículo 2º de la Resolución de Superintendencia Nº
234-2006/SUNAT –en adelante la Resolución– esta-
blece que los Libros y registros vinculados a asuntos
tributarios serán legalizados por los notarios o a falta
de éstos por los jueces de paz letrados o jueces de
paz cuando corresponda de la provincia en la que
se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor
tributario, salvo tratándose de las provincias de
Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser
efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de
dichas provincias.
1.1. Oportunidad de la legalización
No se establece plazo de legalización, seña-
lándose únicamente que la oportunidad de la
legalización de los libros y/o registros vinculados
a asuntos tributarios debe ser antes de su uso.
Sin perjuicio de ello, procede referir que dado
que existe un plazo máximo de atraso en el que
pueden ser llevados dicho libros y/o registros
contables, la Administración Tributaria tiene
como criterio que dentro de dicho lapso tam-
bién debe efectuarse la legalización. En efecto, la
SUNAT considera que dentro del plazo máximo
de atraso tendría que legalizarse los libros y/o
registros vinculados a asuntos tributarios por
cuanto es una condición previa a la anotación
de las operaciones; de tal manera que se estaría
cumpliendo con observar la oportunidad de la
legalización y el plazo máximo de atraso para
anotar las operaciones.
La Resolución no establece que la legalización
deba efectuarse por períodos determinados,
en consecuencia los contribuyentes podrán
efectuar la legalización en forma mensual,
trimestral o anual en función a los libros y/o
registros materia de legalización, a los períodos
que deseen que alcancen, a la disponibilidad de
recursos con que se cuentan y los costos que
ello implica, entre otros aspectos.
1.2. Datos a consignar en la legalización
El notario o juez de paz que legalice los libros
y/o registros vinculados a asuntos tributarios,
debe dejar constancia de dicha legalización
en la primera hoja del libro y/o registro con la
siguiente información:
– Número de legalización asignado por el
notario o juez de paz, según sea el caso.
– Apellidos y Nombres, Denominación o Razón
Social del deudor tributario, según sea el
caso.
– Número de RUC.
– Denominación del libro o registro.
– Número de folios de que consta.
– Fecha y lugar en que se otorga.
– Sello y firma del notario o juez de, según sea
el caso.
Adicionalmente el notario o juez de paz deberá
sellar todas las hojas del libro o registro, las
mismas que deben estar debidamente foliadas
por cada uno de los libros o registros. Como se
puede observar no se requiere que en la hoja
de legalización se consigne el período que
comprende el libro y/o registro.

24
REQUISITOS FORMALES CAPÍTULO III
1.3. Utilización de las hojas sobrantes en ejerci-
cios siguientes
En virtud al Informe Nº 0078-2001-SUNAT/
K00000 y al numeral 5.3 del artículo 5º de la
Resolución, la Administración faculta al contri-
buyente a utilizar las hojas sueltas o continuas
correspondientes a un libro o registro de una
misma denominación que no hubieran sido
utilizadas para el registro de operaciones del
ejercicio para el cual se legalizó, para que pue-
dan utilizarlas en el registro de las operaciones
del ejercicio inmediato siguiente. A estos efectos
se exige que de realizarse el empaste en varios
tomos, cada uno incluirá como primera página
una fotocopia del folio que contenga la legali-
zación del libro o registro al que corresponde.
1.4. Procedimiento de legalización de los libros y
registros bajo el sistema computarizado
Enelsupuestoqueelcontribuyentehayaoptado
por el Sistema Computarizado, a continuación
referimos el procedimiento previo que deberá
seguir a efectos de legalizar sus libros y/o regis-
tros vinculados a asuntos tributarios.

a. Plazos a considerar
Los libros y/o registros vinculados a asuntos
tributarios deben ser legalizados antes de su
uso, vale decir antes de que se efectúe la
impresión de las operaciones que com-
prendan los mismos.
En ese sentido, si bien normativamente se ha
señalado la oportunidad de la legalización no
se ha indicado cuál es el plazo en que deba
efectuarse la misma. Al respecto, debemos
señalar que dado que existe un plazo máximo
de atraso para anotar (incluye impresión) las
operaciones en los libros y/o registros vincu-
lados a asuntos tributarios, la Administración
Tributaria tiene como criterio aplicar dicho
plazo también para efectos de la legalización.
En ese sentido, la legalización de los libros
y registros se deben realizar considerando
los plazos máximos de atraso permitido
para cada uno de ellos, los mismos que se
encuentran contemplados en el Anexo 2 de
la Resolución.
b. Proyección de hojas a utilizar
En principio, los contribuyentes que opten
por llevar sus libros y registros vinculados a
asuntos tributarios en forma computarizada
deben efectuar una adecuada proyección
del número de hojas continuas que se van
a legalizar de acuerdo a la frecuencia con
que planifiquen que vayan a efectuar dichas
legalizaciones, por ejemplo el contribuyente
que recién inicia operaciones puede planifi-
car efectuar la legalización de sus Libros y
Registros por todo el ejercicio.
Sobre el particular, consideramos que en la
mayoría de los casos resulta poco usual y no
muy conveniente efectuar legalizaciones en
forma mensual, siendo el procedimiento mas
general la proyección de hojas a legalizar du-
ranteunejercicio.Noobstante,reiteramosque
los contribuyentes pueden optar por legalizar
el número de hojas continuas que estimen
necesarias para un tiempo programado.
Aefectosderealizarunaadecuadaproyección
del número de hojas continuas necesarias
para cada libro y/o registro se debe tener en
cuenta, entre otros, los aspectos que se deta-
llan en el gráfico de Proyección de Hojas.
El volumen de ope-
raciones que rea-
liza la empresa de
acuerdo a su giro o
actividad.
Elección del papel adecuado
para cada tipo de libro y/o
registro, de acuerdo al nú-
mero de columnas que estos
contienen y según el tipo de
impresión realizada.
– Fallas durante la impre-
sión.
– Errores del personal encar-
gado de la impresión.
– Errores del sistema al mo-
mento de la impresión.
Referencia del núme-
ro de hojas utilizadas
en el ejercicio anterior
complementado con los
posibles cambios en las
actividades a desarrollar.
PROYECCIÓN DE HOJAS
Se debe tener en cuenta:

25
CAPÍTULO III
Resulta importante reiterar que la
impresión debe efectuarse dentro del
plazo máximo de atraso, aún más si se
considera que la proyección de hojas a
utilizar durante un determinado lapso
de tiempo, responde a una estimación,
por lo que si se produce una variación
o cambio en la estimación se legalice
en forma oportuna y no se incurra en
contingencia tributaria.
c. Foliación
Una vez determinado el número de hojas
continuas a legalizar, se deberá proceder
a su foliación, vale decir a la numeración
de cada uno de los folios que constará el
libro y/o registro llevado en forma compu-
tarizada.
– Numeración del Primer Libro y/o Re-
gistro
Dicha numeración se iniciará indiscuti-
blemente en el número uno.
– Numeración de un Segundo Libro y/o
Registro
Dado que no existe regulación, depen-
derá del criterio que fije la empresa. Así,
algunas empresas mantienen una nume-
ración continuada respecto de libros o
registros que correspondan a un mismo
ejercicio, y para ejercicios diferentes
siempre inician la foliación a partir del
número 1.
Complementariamente a ello, debe
observarse lo dispuesto en el numeral
5.3 del artículo 5º de la Resolución, que
dispone que si existieran hojas sueltas
o continuas correspondientes a un libro
o registro de una misma denominación
que no hubieran sido utilizadas para el
registro de las operaciones del ejercicio
del que se trate, podrán emplearse para
el registro de las operaciones del ejerci-
cio siguiente.
Finalmente debemos indicar que la foliación
de los libros y/o registros deben constar
únicamente de números, por lo tanto no se
aceptan caracteres distintos como letras por
ejemplo.
d. Proceso de legalización
d.1. Solicitud de legalización
Si bien para la legalización de los libros
y/o registros no se requiere mayor trámite
que solicitar la legalización ante un nota-
rio, dado que el artículo 116º de la Ley del
Notariado señala que dicha solicitud debe
ser efectuada por parte del interesado o su
representante,elqueacreditarásucalidadde
tal ante el notario, algunas Notarías exigen
a efectos de realizar la referida autorización,
que el contribuyente presente un escrito
simple firmado por éste o su representante
legal solicitando dicho servicio.
Un modelo sugerido de dicho escrito sería
el siguiente:
“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN ECONÓMICA
Y SOCIAL DEL PERÚ”
San Borja, 14 de abril del 2010
Señor:
JOSE LUIS MURO MUÑIZ
Notario
Presente.
Importadora y Distribuidora CAMIL´S SAC con RUC Nº
20250202043, con domicilio fiscal en Av. Monte Alamos
1101 - Surco, debidamente representada por el Sr. Eduar-
do de la Piedra Guzmán identificado con DNI 06664491,
solicita a Ud. de conformidad con la Resolución de Super-
intendencia Nº 234-2006/SUNAT publicada el 30.12.2006,
la legalización de los libros y registros contables que
detallamos a continuación:
1 Libro Mayor General, del folio 1 al 300.
1 Libro Diario, del folio 1 al 700.
1 Libro Caja, del folio 1 al 500.
1 Libro de Inventarios y Balances, del folio 1 al 200.
1 Registro de Inventario Físico y Valorizado, del folio 1
al 200.
1 Registro Auxiliar de Control de Bienes del Activo Fijo,
del folio 1 al 100.
Sin otro particular, quedamos de Ud.
Atentamente,
_________________________________________
Importadora y Distribuidora CAMIL´S SAC
Eduardo de la Piedra Guzman
Gerente General

26
Debe tenerse en cuenta que la legalización
debe ser efectuada por los notarios de la
provinciaenlaqueseencuentreubicadoeldo-
micilio fiscal del deudor tributario, en virtud al
numeral 2.1. del artículo 2º de la Resolución.
d.2. Datos a consignar en la legalización
El notario o juez de paz que legalice los libros
y/o registros debe dejar constancia de dicha
legalización en la primera hoja del libro y/o
registro, conteniendo los datos siguientes:
– Número de legalización asignado por el
notario o juez, según sea el caso.
– Nombres y apellidos o denominación o
razón social del contribuyente, según sea
el caso.
– Número de RUC.
– Denominación del libro o registro.
– Número de folios de que consta.
– Fecha y lugar en que se otorga la legali-
zación.
– Sello y firma del notario o juez, según sea
el caso.
Además, el notario o juez deberá sellar cada
uno de las hojas de que consta el libro y/o
registro.
d.3.Legalizacióndelsegundoysiguientes
libros
Para la legalización del segundo y siguien-
tes libros y registros vinculados a asuntos
tributarios, de una misma denominación, el
artículo 4º de la Resolución establece que se
deberá tener en cuenta lo siguiente:
Forma de llevado del
Exigencia
Libro o Registro
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Utilizando hojas sueltas o Se deberá presentar el último
continuas (Sistema Com- folio legalizado por notario del
putarizado) libro o registro anterior.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Llevados en forma manual Se deberá acreditar que se ha
concluido con el anterior. Dicha
acreditación se efectuará con la
presentación del libro o registro
anterior concluido o fotocopia
legalizada por notario del folio
donde conste la legalización y
del último folio del mencionado
libro o registro.
Sin perjuicio de dicha regulación, es perti-
nente tener en consideración que en virtud
del artículo 115º de la Ley del Notariado,
aprobada por Decreto Legislativo Nº 1049,
corresponde al Notario verificar la conclusión
del libro anterior para cuyo efecto podría
requerir sustentos complementarios, como
sería el último folio utilizado en caso no
coincida con el último folio legalizado, si se
lleva en sistema computarizado.
• Libros y registros manuales incauta-
dos
En el caso de libros o registros llevados
en forma manual que hubieran sido
incautados por autoridad competente,
bastará para la legalización del segundo
y siguientes libros y registros la presen-
tación del documento en el que conste
la referida diligencia.
En este supuesto, como dato adicional a
colocar en la legalización, se agregará la
fecha de la incautación del libro o registro
anterior de la misma denominación y la
autoridad que ordenó la diligencia de ser
el caso.
Adviértase que de producirse, de ser el
caso, la devolución de los libros o regis-
tros incautados a que se refiere el párrafo
anterior, no podrá realizarse en ellos
Para efectos de la legalización, las pro-
vincias de Lima y Callao se consideran
como una "sola provincia".

27
CAPÍTULO III
anotación alguna debiendo procederse
a su cierre inmediato.
• Libros y registros perdidos o destrui-
dos
Tratándose de libros y registros perdidos
o destruidos por siniestro, asalto u otros,
se deberá presentar la comunicación
efectuada a la SUNAT dispuesta por el
artículo 9° de la Resolución.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
2. Plazos máximos de atraso de los libros y
registros
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
La anotación de las operaciones implica asentar
una operación a través del correspondiente registro
contable ya sea en forma manual o computarizada.
Un aspecto que resulta sumamente importante de
analizar es el referido a la anotación de las operacio-
nes cuando se llevan los libros y/o registros contables
bajo el Sistema de Contabilidad Computarizada, dado
que en función a ello se procede luego a clarificar la
oportunidad en que se debe efectuar la legalización
de los libros y registros así como el cumplimiento o
no por parte del contribuyente de registrar sus ope-
raciones dentro de los plazos máximos de atraso. En
efecto, si bien la anotación implica el ingreso de los
registros al software contable, desde la óptica de la
Administración Tributaria la anotación se asimila al
proceso de impresión en las hojas legalizadas. Por
ende, bajo dicha premisa la legalización y posterior
impresión debe efectuarse necesariamente dentro
del plazo máximo de atraso, a fin de cumplir con la
exigencia tributaria.
2.1. Plazos máximos de atraso (Anexo 2)
PLAZOS DE ATRASO DE LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS
Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT
1
2
3
4
5
5-A
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
CÓ- Máximo Acto o circunstancia que
DIGO
LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS atraso determina el inicio del plazo
permitido para el máximo atraso permitido
LIBRO CAJA Y BANCOS
LIBRO DE INGRESOSY GASTOS Deudores tributarios que obtengan
rentas de segunda categoría
Deudores tributarios que obtengan
rentas de cuarta categoría:
LIBRO DE INVENTARIOS Y Régimen General
BALANCES
LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTÍCULO 34º DE LA LEY DEL
IMPUESTO A LA RENTA
LIBRO DIARIO
LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO
LIBRO MAYOR
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
REGISTRO DE COMPRAS
REGISTRO DE CONSIGNACIONES
REGISTRO DE COSTOS
REGISTRO DE HUÉSPEDES
REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS
REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO
REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTÍCULO 23º RESOLUCIÓN DE SUPER-
INTENDENCIA Nº 266-2004/SUNAT
REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES
3 meses
10 días hábiles
3 meses(*)
10 días hábiles
3 meses
3 meses
3 meses
3 meses
10 días hábiles
10 días hábiles
3 meses
10 días hábiles
1 mes
3 meses
10 días hábiles
10 días hábiles
10 días hábiles
Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se realiza-
ron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo
o equivalente de efectivo.
Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se cobre,
se obtenga el ingreso o se haya puesto a disposición la renta
Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita
el comprobante de pago
Desde el día siguiente del cierre del ejercicio gravable.
Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se realice
el pago.
Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las ope-
raciones
raciones
raciones
Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.
Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se recep-
cione el comprobante de pago respectivo.
Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.
el comprobante de pago respectivo.
Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las opera-
ciones relacionadas con la entrada o salida de bienes.
Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las opera-
ciones relacionadas con la entrada o salida de bienes.
Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita el
documento que sustenta las transacciones realizadas con los clientes.

28
(*) Si el contribuyente elabora un balance para modificar el coeficiente o porcentaje aplicable al cálculo de los pagos a cuenta del régimen general
del Impuesto a la Renta, deberá tener registradas las operaciones que los sustenten con un atraso no mayor a dos meses calendario contados
desde el primer día hábil del mes siguiente a enero o junio, según corresponda.
(1) RESOLUCIÓNDESUPERINTENDENCIANº021-99/SUNAT(Publicadael12.02.99)ESTABLECEPROCEDIMIENTOSDERECUPERACIÓNANTICIPADADELIGV
EIPMAPLICABLEACONTRIBUYENTESNOCOMPRENDIDOSDENTRODELOSALCANCESDELASRESOLUCIONESNºs.112-97/SUNATY034-98/SUNAT.
(2) RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 142-2001/SUNAT (Publicada el 27 de diciembre de 2001) ESTABLECEN PROCEDIMIENTO A SEGUIR
POR CONTRIBUYENTES QUE ACTÚEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL, PARA ACREDITAR ACOGIMIENTO
AL RÉGIMEN DE RECUPERACIÓN ANTICIPADA DEL IGV.
(3) RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 256-2004/SUNAT (Publicado el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDI-
MIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DEFINITIVA DEL IGV E IPM A LOS TITULARES DE LA ACTIVIDAD MINERA DURANTE LA FASE DE EXPLORACIÓN
QUE ACTÚEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL SIN CONTABILIDAD INDEPENDIENTE.
(4) RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 257-2004/SUNAT (Publicada el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDI-
MIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DEFINITIVA DEL IGV E IPM A LOS TITULARES DE LA ACTIVIDAD MINERA DURANTE LA FASE DE EXPLORACIÓN
NO COMPRENDIDOS EN LA RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 256-2004/SUNAT.
MIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DEFINITIVA DEL IGV , IPM E ISC A LAS EMPRESAS QUE REALICEN ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN DE HIDRO-
CARBUROS QUE ACTÚEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL SIN CONTABILIDAD INDEPENDIENTE.
MIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DEFINITIVA DEL IGV, IPM E ISC A LAS EMPRESAS QUE REALICEN ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN DE HIDRO-
CARBUROS NO COMPRENDIDAS EN LA RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 258-2004/SUNAT.
2.2 Supuestos específicos
En los casos previstos en el numeral 3.2 del
artículo 13º de la Resolución (Fusión, escisión,
y demás formas de reorganización de socie-
dades o empresas, cierre o cese definitivo) el
plazo máximo de atraso será de tres (3) meses
computado a partir del día siguiente:
a) A la fecha del balance de liquidación.
b) Al otorgamiento de la escritura pública de
cancelación de sucursales de empresas uni-
personales, sociedades o entidades de cual-
quier naturaleza, constituidas en el exterior
o de producido el cese de las actividades de
las agencias u otros establecimientos perma-
nentes de las mismas empresas, sociedades
y entidades.
c) A la entrada en vigencia de la fusión o esci-
sión o demás formas de reorganización de
sociedades o empresas.
d) Al cierre o cese definitivo de la empresa.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3. Empaste de los Libros y/o Registros lleva-
dos en hojas sueltas o continuas
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
De conformidad con el numeral 5.1 del artículo
5º de la Resolución los libros y registros vincula-
dos a asuntos tributarios que se lleven utilizando
hojas sueltas o continuas deberán empastarse (1)
,
17
18
19
20
21
22
23
24
25
CÓ- Máximo Acto o circunstancia que
DIGO LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS atraso determina el inicio del plazo
permitido para el máximo atraso permitido
REGISTRO DEL RÉGIMEN DE RETENCIONES
REGISTRO IVAP
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTÍCULO 8º RESOLUCIÓN
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍ-
CULO 5º RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 021-99/SUNAT (1)
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º
RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 142-2001/SUNAT (2)
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO
5º RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 258-2004/SUNAT(5)
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO
ARTÍCULO 5º RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 259-2004/SUNAT(6)
10 días hábiles
10 días hábiles
10 días hábiles
10 días hábiles
10 días hábiles
10 días hábiles
10 días hábiles
10 días hábiles
10 días hábiles
DDesde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se
recepcione o emita, según corresponda, el documento que sustenta
las transacciones realizadas con los proveedores.
Desde la fecha de ingreso o desde la fecha del retiro de los bienes del
Molino, según corresponda.
––––––––––––
(1) El espiralado o anillado, en nuestra opinión, no calificaría como empastado.

29
CAPÍTULO III
Por cada ejercicio siempre que el
número a empastar sea de 20 a más
hojas. Por lo tanto, si no supera po-
drá comprender 2 o más ejercicios.
Obligación
4 primeros meses del ejercicio gra-
vable siguiente al que corresponden
o siguiente de aquél en que se
reunieron 20 hojas.
Plazo
17 Hojas 18 Hojas
SE PUEDE ACUMULAR LOS DOS PERIODOS
Plazo Máximo:
30 abril 2011
EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS EN
HOJAS SUELTAS O CONTINUAS
Hojas
inutilizadas
Se deberán incluir las hojas que
hayan sido anuladas dentro del
libro o registro a empastar
Importante
De realizarse en varios tomos,
cada uno incluirá como primera
página una fotocopia del folio que
contenga la legalización del libro o
registro al que corresponde.
Hojas no
utilizadas
Se permite su utilización para el
registro de operaciones del ejercicio
inmediato siguiente.
En este caso el empaste de cada
tomo, también debe incluir como
primera página una fotocopia del
folioquecontengalalegalizacióndel
libro o registro al que corresponda.
de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. La
obligación señalada en el párrafo anterior no será
de aplicación cuando el número de hojas sueltas
o continuas a empastar sea menor a veinte (20),
en cuyo caso el empaste podrá comprender dos
(2) o más ejercicios gravables, debiendo incluirse
las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la
anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas
de manera visible.
Respecto a las hojas inutilizadas o sobrantes, de-
berá observarse las disposiciones siguientes:
a) Inutilizadas
Pueden producirse errores, fallas de impresión
o cualquier otra situación que inutilice una hoja
previamente legalizada, en estas circunstancias,
conforme al último párrafo del numeral 5.3 del
artículo 5º de la Resolución, se deberá incluir
las hojas anuladas dentro del periodo que
se empastará. Entendiendo que, la anulación
se realizará tachándolas o inutilizándolas de
manera visible.
b) No usadas o sobrantes
Conforme con el numeral 5.3 del artículo 5º
de la Resolución, las hojas sueltas o continuas
correspondientes a un libro o registro de una
misma denominación, que no hubieran sido
utilizadas para el registro de operaciones
del ejercicio en que se legalizaron, podrán
emplearse para el registro de operaciones del
ejercicio inmediato siguiente. En otras palabras,
si un contribuyente hubiera legalizado por
ejemplo trescientas hojas para su libro Diario
del Ejercicio 2009 y solo utiliza doscientos (200)
hojas, ello no significa que necesariamente
deba anular las cien (100) hojas no utilizadas,
toda vez que puede emplearlas para el Libro
Diario del Ejercicio 2010.
En este caso, de producirse el empaste en
varios tomos, cada uno incluirá como primera
página una fotocopia del folio que contenga la
legalización del libro o registro al que corres-
ponde.
En caso existan hojas sobrantes y no se desee
utilizarlas en el año siguiente, las mismas de-
berán ser anuladas e incluidas en el empaste a
realizar.
A continuación esquematizamos el procedimiento
a seguir:
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
4. Período de conservación de libros y/o
registros
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Según el artículo 5º del Decreto Ley Nº 25988
(24.12.92), modificado posteriormente por la Ley
2009 2010
2009 2010

30
Nº 27029, las empresas que no formen parte de la
actividad empresarial del Estado, estarán obligadas
a conservar los libros, correspondencia y otros docu-
mentos relacionados con el desarrollo de su actividad
empresarial, por un periodo que no excederá de cinco
(5) años contados a partir de la ocurrencia del hecho o
la emisión del documento.Transcurrido dicho plazo, las
empresas podrán disponer de dichos documentos para
su reciclaje o destrucción. No obstante lo anterior, esta
misma norma señala que está se aplicará sin perjuicio
de las disposiciones referidas a obligaciones en materia
tributaria contenidas en el Código Tributario.
Siendo una de las obligaciones de los deudores
tributarios, de conformidad con el numeral 7 del ar-
tículo 87º del Código Tributario, almacenar, archivar
y conservar los libros y registros llevados de manera
manual, computarizado o electrónica, así como los
documentos y antecedentes de las operaciones o situa-
ciones que constituyan hechos susceptibles de generar
obligaciones tributarias o que estén relacionadas con
ellas, mientras el tributo no esté prescrito, se deberá
considerar los plazos de prescripción establecidos
en los artículos 43º y siguientes del TUO del Código
Tributario(2)
.
CÓMPUTO DE LA PRESCRIPCIÓN
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Hechos Jurídicos A partir del primero (1º) de enero siguiente de:
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
a. Presentación de la declaración anual respectiva. El vencimiento del plazo para la presentación de la declaración anual
respectiva.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
b. Tributos que deben ser determinados por el La fecha en que la obligación sea exigible respecto de tributos no com-
deudor prendidos en el inciso anterior.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
c. Tributos no comprendidos en los incisos anteriores. La fecha de nacimiento de la obligación tributaria.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
d. Infracciones. La fecha en que se comete la infracción o cuando no sea posible esta-
blecerla desde la fecha en que la Administración Tributaria detectó la
infracción.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
e. Pagos indebidos o en exceso. La fecha en que se efectuó el pago indebido o en exceso o en que
devino en tal.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Base Legal: Artículo 44º TUO del Código Tributario, Decreto Supremo Nº 135-99-EF.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
5. Pérdida o destrucción de los libros y re-
gistros y otros documentos relacionados
con hechos susceptibles de generar obli-
gaciones tributarias
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
5.1. Comunicación de Pérdida o Destrucción
Conforme con el numeral 7 del artículo 87ºTUO
del CódigoTributario el deudor tributario debe
comunicar a la Administración Tributaria
en un plazo de quince (15) días hábiles, la
pérdida, destrucción por siniestro, asaltos
y otros, de los libros, registros, documentos y
antecedentes de las operaciones o situaciones
que constituyan hechos susceptibles de generar
obligaciones tributarias o que estén relaciona-
dos con ellos.
Según el numeral 9.2 del artículo 9º de la Reso-
lución, la citada comunicación deberá contener
el detalle de los libros, registros, documentos y
otros antecedentes perdidos o extraviados, así
como el período tributario y/o ejercicio al que
corresponden éstos. Adicionalmente, cuando se
tratedelibrosyregistrosvinculadosaasuntostri-
butarios,sedeberáindicarlafechaenquefueron
legalizados,elnúmerodelegalización,ademásde
los apellidos y nombres del notario que efectuó
la legalización o el número del Juzgado en que
se realizó la misma, si fuera el caso.
Complementariamente, el numeral 9.3del artí-
culo 9º de la Resolución señala que a dicha co-
municación se debe adjuntar “lacopiacertificada
expedida por la autoridad policial de la denuncia
presentada por el deudor tributario” respecto de
la ocurrencia de la pérdida o destrucción.
––––––––––––
(2) Para mayores alcances, se sugiere revisar el Informe Especial: “¿Cuál es el plazo de conservación de los Libros y Registros que
tengan vinculación con el aspecto tributario?”, desarrollado en la primera y segunda quincena de diciembre 2008, página
A1 y siguientes.

31
CAPÍTULO III
COMUNICACION SOBRE LA PÉRDIDA ROBO, EXTRAVIO
O DESTRUCCION DE LIBROS CONTABLES
AÑO DE ……………………………
............., ............ de .................. del ………
Señores
Superintendencia Nacional de
Administración Tributaria
Presente.-
DKJON SAC. con RUC Nº 20131825415 debidamente repre-
sentada por su Gerente General Srta. Angela López Torres
identificada con DNI Nº 041222121, en virtud de la obligación
establecida en el artículo 87º del D.S. Nº 135-99-EF TUO del
Código Tributario y de la Resolución de Superintendencia Nº
234-2006/SUNAT, cumple con informar que el día ……….,
se produjo el ……..(extravío, robo, destrucción)…..…..de los
libros y registros contables que se detallan a continuación:
1. Registro de Ventas, correspondiente al (los) periodo(s)
……………, legalizado por el Notario …………… el
……… (consignar fecha de legalización) ………………
y cuyo número de legalización corresponde a …………
2. Libro de Inventario y Balances, correspondiente al (los)
periodo(s) …………, legalizado por el Notario ……… el
………… (consignar fecha de legalización) ……… y cuyo
número de legalización corresponde a…………
3. Libro Caja, correspondiente al (los) periodo(s) ………,
legalizado por el Notario …………… el ………… (con-
signar fecha de legalización) ………… y cuyo número de
legalización corresponde a …………
4. LibroDiario,correspondienteal(los)periodo(s)…………,
legalizado por el Notario …………… el ………… (con-
signar fecha de legalización) …………… y cuyo número
de legalización corresponde a …………
Nota:Secumpleconadjuntarcopiadeladenunciapolicial,que
acredita la ocurrencia de los hechos.
Sin otro particular,
–––––––––––––––––––––––
Representante Legal
Asimismo, se señala expresamente que el con-
tenido de la comunicación no será aplicable a
los documentos a los que se hace referencia en
el Reglamento de Comprobantes de Pago, a los
cuales se les aplicará el procedimiento dispuesto
en dicho reglamento.
5.2. Plazo para rehacer los Libros y Registros
También se regula en el precitado numeral 7
que la SUNAT mediante Resolución de Superin-
tendencia fijará el plazo para rehacer los libros
y registros.
En virtud a dicha facultad, SUNAT ha estableci-
do en el artículo 10º de la Resolución el plazo
respectivo para rehacer los libros y/o registros
y que corresponde a sesenta (60) días calen-
dario computado a partir del día siguiente de
ocurridos los hechos. Por otro lado, se mantiene
la posibilidad que SUNAT otorgue una prórroga
previa evaluación en situaciones debidamente
justificadas.
El deudor tributario deberá contar con la
documentación sustentatoria que acredite los
hechos que originaron la pérdida o destruc-
ción.
5.3. Verificación por parte de la SUNAT
Finalmente, acorde con lo dispuesto en el nu-
meral 7 del artículo 87 del Código Tributario,
se precisa en el artículo 11º de la Resolución
que la SUNAT podrá aplicar directamente los
procedimientos de determinación sobre base
presunta –en aplicación del numeral 9 del ar-
tículo 64º del Código Tributario– de verificarse
la falsedad de los hechos comunicados por el
contribuyente.

33
CAPÍTULO IV
Requisitos generales en la llevanza de los
libros y registros vinculados a asuntos
tributarios
Capítulo IV
––––––––––––
(1) SobreestepuntocomosabemoslaúnicadisposiciónlegalqueadmiteelpegadodehojaseselcasodelLibrodeActas,regulado
por el artículo 136º de la Ley General de Sociedades que de manera excepcional permite la adhesión.
El artículo 6º de la Resolución de Superintendencia
Nº 234-2006/SUNAT –en adelante la Resolución– dispo-
ne las siguientes condiciones que deben llevar los libros
y registros vinculados a asuntos tributarios:
1. Respecto al Libro

a. Datos de cabecera
En lo que concierne al contenido, en general
éstos deben consignar como Datos de Cabe-
cera los siguientes:
• Denominación del libro o registro.
• Periodo y/o Ejercicio al que corresponde la
información registrada.
• Número de RUC del deudor tributario, Ape-
llidos y nombres, denominación y/o razón
social de éste.
Esta información sólo será necesaria en el
primer folio de cada periodo o ejercicio en
caso de ser llevado en forma manual el libro
o registro, por lo cual se entiende que deberá
ser consignada en todos los folios o páginas
de ser llevado en forma computarizada.
Como excepción a esta información de cabece-
ra se señala que sólo en el caso específico del
Libro de Ingresos y Gastos, no será necesario
consignar el número de RUC del deudor tribu-
tario, apellidos y nombres, denominación y/o
razón social (último de los requisitos).
b. Otros requisitos
• Contener folios originales, no admitién-
dose la adhesión de hojas o folios, salvo
disposición legal en contrario(1)
.
• Legibilidad y confiabilidad. No debe
contener espacios ni líneas en blanco,
interpolaciones, enmendaduras, ni señales
de haber sido alteradas.
Esta condición ya se encontraba regulada
en el artículo 43º del Código de Comercio.
Como una ReglaEspecífica, se dispone que en
el caso del Libro de Inventarios y Balances se
consigne la firma al cierre de cada periodo o
ejercicio gravable, según corresponda, por:
• Deudor tributario o su representante le-
gal.
• Contador Público Colegiado (CPC) o Con-
tador Mercantil, responsable de su elabo-
ración.
2. Registro de operaciones
A través de la Resolución de Superintendencia
Nº 196-2010/SUNAT (26.06.2010) se incorpora
la Novena Disposición Complementaria Final de
la Resolución estableciendo que por el término
operaciones debe entenderse a los hechos
económicos susceptibles de ser registrados
contablemente. Es evidente que esta disposición
no representa en si un cambio, modificación
o innovación; sino propiamente una precisión
acorde con la normativa contable, en virtud de
la cual únicamente se deben reconocer aquellos
hechos o transacciones que originen variaciones
patrimoniales, es decir incorporar en el proceso

34
Requisitos generales en la llevanza de los libros y registros vinculados a asuntos... CAPÍTULO IV
contable hechos que originen cambios en el Ac-
tivo, Pasivo y Patrimonio así como en Resultados
(Ingresos y Gastos).
Complementariamente a ello, el literal c) del artícu-
lo 6º de la Resolución dispone que se debe incluir
los registros o asientos de ajuste, reclasificación
o rectificación que correspondan, así como las
operaciones que se omitieron registrar en meses
o ejercicios respecto de los cuales ya se realizó la
totalización correspondiente.
Esta regulación está acorde con el artículo 44º del
Código de Comercio, que dispone que los comer-
ciantes salvarán a continuación inmediatamente
que los adviertan, los errores u omisiones en que
incurren al inscribir en los libros.
Es importante tener en cuenta que los Libros y
Registros pertenecen al proceso contable, por lo
cual deben regirse por lo dispuesto en la regu-
lación contable, sin perjuicio de cumplir con las
formalidades tributarias exigidas.
3. Respecto de las operaciones contenidas en los
libros
De manera general se establecen las siguientes
condiciones:
• Orden cronológico y correlativo, salvo que
por norma especial se establezca un orden
predeterminado.
Si bien el artículo 43º del Código de Comercio
ya señala la exigencia de llevar los libros por
orden de fechas, veamos a continuación algu-
nas consideraciones adicionales:
– Para el Libro Diario, el artículo 38º del Códi-
go de Comercio señala que las operaciones
deben anotarse día por día, señalando in-
cluso que en aquellos casos de operaciones
numerosas que puedan anotarse en un solo
asiento se deberá guardar en la expresión
de ellas, cuando se detallen el orden mismo
en que se hayan verificado.
– Para el Libro Mayor, el artículo 39º del
Código de Comercio establece que se
trasladarán a las cuentas por orden riguroso
de fechas, los asientos de diario referentes
a ellas.
– Para el Registro de Ventas o Ingresos, el
numeral 1 del artículo 14º del Reglamento
de Comprobantes de Pago (aprobado por
Resolución de Superintendencia Nº 007-99/
SUNAT) regula que las operaciones realiza-
das se deberán anotar en forma cronológica
por tipo de comprobante y correlativa por
serie.
¿Y qué ocurre con el Registro de Compras?.
En nuestra opinión, el requerimiento de orden
cronológico de las operaciones no resulta
aplicable a este registro toda vez que en el
mismo se anotan los comprobantes recibidos
por parte de los proveedores de bienes y servi-
cios y en la práctica los mismos no se entregan
necesariamente en la fecha en que se produce
la operación (situación que no es imputable al
adquirente). Es preciso indicar que a la fecha
no ha existido una norma que establezca tal
requisito específicamente para este registro.
• Empleo del Plan Contable General vigente
enelpaís. Para el ejercicio 2010, puede utilizar-
se el PCGR o el PCGE, según la opción que tome
el contribuyente. A partir del ejercicio 2011,
obligatoriamente se debe utilizar el PCGE.
No obstante, dada la existencia de ciertos sec-
tores económicos con características propias
regulados por entes especiales, la utilización
del Plan Contable General no será aplicable
en los casos en que por norma especial los
deudores tributarios se encuentren obligados
a emplear un Plan de Cuentas, Manual de
Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo
caso deberán utilizar estos últimos.
• Totalización de los importes por cada folio,
columna o cuenta contable. Esta totalización
se efectuará hasta obtener el total general del
periodo o ejercicio gravable, según corres-
ponda; salvo que el libro o registro se lleve
utilizando hojas sueltas o continuas, en cuyo
caso la totalización se efectuará finalizado el
periodo o ejercicio.
En este sentido, aquellos que lleven libros y
registros de manera manual deberán trasladar
los totales acumulados en cada folio al folio
siguiente precedidos de la frase “VAN” y en la
primera línea del folio siguiente se registrará el
total acumulado del folio anterior precedido de
la frase“VIENEN”. Culminado el periodo o ejer-
cicio gravable, se realizará el correspondiente
cierre registrando el total general. Asimismo, de
no realizarse operaciones en un determinado
periodo o ejercicio gravable, se registrará la

35
CAPÍTULO IV
Libros
Libro de Actas de la Empresa
Individual de Responsabilidad
Limitada
Libro de Actas de la Junta Ge-
neral de Accionistas
Libro de Actas del Directorio
Libro de Matrícula de Accio-
nes
Libro de Planillas
Norma que lo regula
Ley de la EIRL (Ley Nº 21621 y
normas modificatorias)
Artículos 134º y siguientes de la
Ley General de Sociedades (Ley
Nº 26887)
Artículo 170º de la Ley General
de Sociedades.
Artículo 92º de la Ley General
de Sociedades.
Decreto Supremo Nº 001-98-TR
y normas modificatorias.
leyenda“SIN OPERACIONES”en el folio corres-
pondiente.
• Expresadoenmonedanacionalyencastella-
no. El numeral 4 del artículo 87º del Código
Tributario referido a obligaciones de los admi-
nistrados regula que los libros de contabilidad
u otros libros y registros exigidos por leyes,
reglamentos o por Resolución de Superinten-
dencia de la SUNAT sean llevados en castellano
y expresados en moneda nacional(2)
.
Loexpresadoanteriormente,noresultaaplicablepara
los siguientes libros regulados en normas especiales:
––––––––––––
(2) La única salvedad es respecto a los sujetos autorizados a llevar contabilidad en dólares americanos, y que corresponde a
contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se
establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministerio de Economía y Finanzas y que al efecto contraten con el
Estado.

37
INTRODUCCIÓN
Formatos e
Información Mínima PARTE II

38
FORMATOS E INFORMACIÓN MÍNIMA INTRODUCCIÓN

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