Pasos para una negociación exitosa

Pasos para una negociación exitosa
D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2012. 1

Índice
Inicio..............................................................................................3
- Introducción
- Objetivo
- Temario
- Antecedentes
Tema 1. Preparación de la negociación........................................5
- Introducción
- Objetivo
- Conclusión
Tema 2. Desarrollo de la negociación...........................................9
- Introducción
- Objetivo
- Conclusión
Tema 3. Cierre de la negociación ...............................................12
- Introducción
- Objetivo
- Conclusión
Conclusión del curso...................................................................15

Inicio
Introducción
Muchas veces, la falta de tiempo, el exceso de trabajo y las presiones de otras actividades
más urgentes, provocan que dejemos la planeación de cualquier actividad, y en especial
de una futura negociación hasta el final, o aún peor, que simplemente no lo hagamos.
Por otra parte, la falta de interés en esta importante función, las distracciones constantes y
la apatía ante una actividad que algunas personas encuentran tediosa, puede llevar a una mala
o nula preparación, con sus consecuentes resultados negativos al momento de negociar.
No basta con ser rápido, ágil de mente y efectivo al momento de negociar, además, se debe
tener objetivos claros, información completa y detallada, un plan de acción, una estrategia a
seguir, un listado de temas a tratar, una distribución de asuntos y priorizar los mismos, así
como un resultado deseado a buscar.
Algunas personas asumen que planear significa saber de qué se trata el asunto a tratar, pero
una verdadera planeación, no está construida por adquirir cierta información básica y
superficial, sino que implica un verdadero proceso de administración de la información y
su utilización, para realmente planear con anticipación la futura negociación.
Finalmente, debemos recordar que las habilidades propias, la experiencia personal y nuestro
estilo negociador, así como los de la contraparte, son factores sobre los que tenemos muy poco
control, por lo que en realidad, lo único que realmente podemos controlar completamente,
es la planeación previa que realizamos y que nos lleva a definir nuestra estrategia y plan de
acción.
Dicho de otra manera, el desarrollo y el cierre de la negociación siempre serán inciertos,
por mayores esfuerzos que hagamos para controlarlos, y lo único que realmente podemos
controlar por completo, es la planeación previa.
Objetivo
Identificar las diferentes etapas de la negociación, para así preparar un proceso de
negociación, con el fin de ejecutarlo y culminarlo exitosamente.
Temario
1. Preparación de la negociación.
Planteamiento, Análisis, Objetivos, Estrategias, Evaluación, Metodología.

2. Desarrollo de la negociación.
Acciones, Tácticas, Terceros, Acuerdos.
3. Cierre de la negociación.
Instrumentación, Seguimiento, Renegociación.
Antecedentes
El ingeniero Indalecio Iturbide, es el Subgerente de Relaciones Comerciales Internacionales, de
la Empresa Comercializadora del Golfo S.A de C.V., quien tiene una junta de trabajo con el Lic.
Adalberto Santos, uno de los nuevos colaboradores dentro de su equipo negociador.
Ing. Iturbide
Muy bien Licenciado, ésta será su primera gran negociación comercial, así que hay que
estar preparados para todo. Estas empresas Internacionales, tienen muchos recursos
para aplicar.
Lic. Adalberto Santos
Si Ingeniero, me han dicho que su equipo negociador es muy bueno, ¿qué estrategias
vamos a utilizar?, ¿tiene algunas recomendaciones para mí?
Ing. Iturbide
Si, te explicaré uno a uno todos los pasos para realizar una negociación, y así sabrás
los lineamientos generales que debes seguir, ¿Qué te parece?
Lic. Adalberto Santos
¡Me parece excelente!, ¿cuándo empezamos?
Ing. Iturbide
De inmediato…

Tema 1. Preparación de la negociación
Introducción
La preparación es el primer paso a seguir para lograr con éxito el cierre de una negociación
efectiva, es por esto que en este tema analizarás su importancia, identificarás los pasos a
seguir en la preparación de la estrategia de negociación y revisarás algunos ejemplos de su
aplicación.
Objetivos
• Identificar los seis pasos iniciales de la negociación.
• Exponer, a través de un ejemplo, la aplicación de los seis pasos para la preparación de
una negociación exitosa.
El Ing. Iturbide le explica al Lic. Adalberto Santos los pasos a seguir dentro de la etapa de
preparación.
La preparación para la negociación está formado
por una serie de pasos coherentes a seguir, que
permiten articular un conjunto de elementos
enfocados a preparar adecuadamente la estrategia
de negociación.
Planteamiento
Lo primero que se determinará en una negociación es su planteamiento, es decir:
• Identificar cada una de las partes involucradas.
• Ubicar los límites o marco referencial de la negociación.
• El tiempo para realizarla.
• Los episodios en los que se realizará.
• Los antecedentes de la negociación.
• Los objetivos comunes y la aproximación previa (si la hay)
Análisis
El segundo paso es analizar la información generada en el planteamiento:
• Valorarla entre sí.
• Compararla con la información obtenida en negociaciones previas.
• Identificar factores de incidencia y/o riesgo.
• Plantear el marco conceptual de la negociación.

Objetivos
El tercer paso es identificar el o los objetivos, ya que es la parte más importante de
la negociación y consiste en reconocer:
• ¿Qué es lo que se quiere lograr con la negociación?
• ¿Qué fin se persigue?, o ¿cuál es el resultado final deseable o al que se
quiere llegar?
• El objetivo puede ser único o múltiple, en caso de haber más de un
objetivo, también se deben establecer las prioridades entre los mismos, a
fin de tener un orden de importancia y preferencia en cuanto a los
objetivos a lograr.
Estrategias
El cuarto paso consiste en la definición de la estrategia a seguir, la estrategia no es
otra cosa más que el plan maestro de acción dirigido a obtener los objetivos
deseados.
Evaluación
El quinto paso es la evaluación de los temas en discusión, es decir elaborar el
marco de referencia del problema a resolver o la negociación para llevarla a cabo.
Esta evaluación se relaciona con darle una dimensión realista al mundo a nuestro
alrededor, pues es que evidente que cada persona puede ver las situaciones de
distinta manera y la objetividad de dicha visión, es sólo la consecuencia de la propia
subjetividad de cada persona, quien analice la situación.
Metodología
Finalmente, el sexto paso sería el procedimiento en sí de la negociación, pues a
pesar del plan estructurado con base en los cinco pasos anteriores, siempre existirá
un elemento de transformación durante el proceso mismo de la negociación. Al
interactuar e intercambiarse la información de las partes negociantes, la mutua
influencia provocará variaciones en la estructura previa elaborada por cada una de
ellas. Asimismo, la influencia de la información presentada por la contraparte, puede
modificar el plan original que se había planteado.
Ing. Iturbide:
Una vez que conocimos los seis pasos iniciales de toda negociación, te daré un ejemplo
de cada uno, para que lo entiendas mejor.
Lic. Adalberto Santos:
La verdad si se lo agradecería, pues está un poco complicado, es mucha información y
bastantes términos poco comunes.
Ing. Iturbide:
No te preocupes, acuérdate que nadie nace enseñando, esto se va aprendiendo poco a
poco y con mucha práctica.
Pues qué bueno que usted es un experto.
Ejemplo de cómo aplicarían cada uno de los seis pasos para la preparación de una negociación
con la empresa “Christmas Three”.
1. Planteamiento
2. Análisis
3. Objetivos
4. Estrategias
5. Evaluación

6. Metodología
1. Planteamiento
Nuestra empresa está interesada en obtener un contrato de distribución
para México de artículos navideños fabricados en China por la empresa
“Christmas Three”. Esta empresa cuenta con más de 1,000 empleados y
factura alrededor de 5.7 millones de dólares al año. No realiza ventas
actualmente en México y no hemos hecho contacto alguno con ellos, pero
sabemos que tiene interés en extender su mercado a nuestro país.
Creemos que podemos iniciar una negociación con ellos y en
aproximadamente 3 meses distribuir en México entre el 40 y el 70% de sus
productos.
2. Análisis
Esta empresa es mucho más grande que nosotros, pues apenas contamos
con 35 empleados incluyendo vendedores, facturamos alrededor de 150,
000 dólares al año y sólo hemos hecho negocios internacionales con
empresas norteamericanas. Nos interesa mucho un contrato de distribución
exclusivo y un margen de ganancia atractivo a cambio de abrirles un nuevo
mercado, asimismo nos gustaría un contrato por 5 años renovable a otros 5
por lo menos.
3. Objetivos
Nuestro objetivo principal es obtener el contrato de distribución exclusivo,
en los términos que nos convienen, como objetivo secundario, queremos
asegurar la calidad del producto y bajo precio, pues ambos serán nuestras
armas competitivas, así como el oportuno envío de las mercancías, pues
los retrasos en los envíos por barco son comunes, nuestros agentes de
ventas son muy activos y no contamos con capital suficiente, por lo que no
podemos darnos el lujo de tener demasiado inventario almacenado.
4. Estrategias
Les haremos una llamada telefónica para concertar una cita y enviaremos
al Lic. Adalberto Santos a Shanghái, donde se encuentran las oficinas de
“Christmas Three” a negociar con ellos un contrato.
5. Evaluación
Sabemos que pueden tratar de abusar de su posición dominante en la
negociación, es posible que contacten otros distribuidores para tener varias
opciones y presionarnos y nosotros por nuestra parte tenemos muy poco
interés en contratar con otra empresa, hemos sabido que el margen de
utilidad en otros países es del 40% y que usualmente el distribuidor y el
fabricante comparten los gastos del flete y el riesgo, cosas que no estamos
en posibilidad de aceptar, aunque podríamos aceptar un margen de
ganancia menor.
6. Metodología
Estos son los lineamientos generales, para efectos prácticos, el contrato
exclusivo de distribución no es negociable, el margen de ganancia puede
ser de un 30% y aceptaríamos hasta un mínimo de 15% si las otras
condiciones nos son favorables. Podemos pagar algo o todo el flete
terrestre en México, pero no el marítimo y podríamos recibir la mercancía
una vez al mes, en Veracruz o Mazatlán, suponemos por razones
geográficas que ellos preferirán Mazatlán, a nosotros nos da igual, pero no
lo diremos al principio. Es importante que el riesgo de transporte de la
mercancía y/o el seguro lo absorban ellos y que nos cambien toda la
mercancía dañada a juicio nuestro, por nueva, en el siguiente embarque.
Todo lo demás, fuera de estos aspectos, es ampliamente negociable.

Conclusión
En este tema vimos que la preparación de la negociación se basa en seis pasos básicos a
seguir, donde el planteamiento es lo primero que se determina en una negociación; seguido
por el análisis donde se examina la información generada en el planteamiento; siendo el tercer
paso el objetivo que es la parte más importante de la negociación.
Posteriormente vienen las estrategias o plan maestro de acción, las cuales están dirigidas a
obtener los objetivos deseados; el quinto paso es la evaluación de temas, donde se elabora un
marco de referencia del problema a resolver o la negociación para llevarla a cabo; y,
finalmente, está la metodología que es donde se trazan los procedimientos de la negociación.

Tema 2. Desarrollo de la negociación.
Introducción
En el desarrollo de la negociación no hay reglas fijas a seguir, sin embargo se identificaron
cuatro puntos que comúnmente definen el desarrollo de toda negociación, y aunque no todos
necesariamente intervienen en ésta, es importante conocerlos e identificar a qué se refiere
cada uno de ellos.
Objetivo
• Distinguir los cuatro puntos que definen el desarrollo de la negociación.
Pues la verdad me siento más seguro de conocer toda esta información Ingeniero, y no
ir a negociar de manera improvisada, como a veces acostumbrarnos. Sin embargo, me
siento francamente inquieto por esa última parte, el paso de la metodología, creo que
pudiera estar débil en ese paso.
Ing. Iturbide:
Efectivamente, se pone uno un poco nervioso, pues se pierde algo de control sobre la
negociación, peor el conocer el desarrollo de la misma, te dará más seguridad en tu
preparación para este proceso, por lo que te explicaré en un minuto cómo funciona.
Los siguientes cuatro puntos definen el desarrollo de toda negociación, y aunque no todos
intervienen siempre es importante conocerlos.
• Acciones
• Tácticas
• Terceros
• Acuerdos
Acciones
Las principales acciones que se deben llevar a cabo durante el proceso de
negociación son:
• Crear un libre flujo de información.
• Tratar de reconocer y comprender las necesidades y objetivos reales de
la contraparte.
• Enfatizar los puntos en común entre las partes y minimizar las
diferencias.
• Buscar soluciones que cumplan las metas y objetivos de ambas partes.

Tácticas
Las principales tácticas recomendadas durante el proceso de negociación son:
• Identificar y definir el problema de una forma mutuamente aceptable.
• Transformar el problema en un objetivo identificando los obstáculos para
cumplir el objetivo.
• Despersonalizar el problema.
• Identificar intereses y necesidades.
• Generar alternativas de solución.
Terceros
Uno de los puntos de relevancia durante el proceso de negociación, es la posible
intervención de terceros:
• Agentes y representantes.
• Negociaciones adicionales.
• Equipos de negociadores.
• Partes no representadas o audiencia.
• Terceros.
Acuerdos
Finalmente, analizaremos los puntos relevantes con respecto a los acuerdos:
• Crear opciones.
• Expandir el pastel.
• Intercambio de intereses.
• Uso de compensaciones.
• Reducir el costo del cumplimiento.
• Encontrar una solución puente.
• Generar soluciones alternativas.
• Lluvia de ideas.
• Grupo nominal.
• Encuestas.
Ing. Iturbide:
Espero que te haya quedado claro, Adalberto, las complejidades durante el proceso de
negociación, ya que son muchas, y sólo se dominan con la práctica.
Si Ingeniero, me quedó muy claro, y no me cabe la menor duda, que esto es sólo el
principio de muchas cosas más que tendré que aprender.
Ing. Iturbide:
Exactamente Adalberto, prácticamente entre más se estudia este tema, más se da uno
cuenta de la vasta información y de la profunda ignorancia en la que nos encontramos.
¡Ni hablar!, pues habrá que ponerse a estudiar entonces.

Conclusión
En este tema revisamos los cuatro puntos que definen el desarrollo de toda negociación.
Iniciamos revisando las acciones que se deben llevar a cabo durante el proceso de la
negociación; y algunas de las tácticas recomendadas para este proceso, como el identificar y
definir el problema de una forma aceptable, así como generar alternativas de solución. Por otro
lado, dentro de los puntos de gran relevancia durante el proceso de negociación está la posible
intervención de terceros y finalmente se encuentran los acuerdos.

Tema 3. Cierre de la negociación.
Introducción
El cierre de la negociación es el punto culminante de todo el proceso. Todo el esfuerzo
anteriormente realizado se verá reflejado en este punto. En este tema verás cómo se realiza el
cierre de la negociación a través de los puntos que la definen, que aunque no todos se llevan
siempre a cabo, es importante conocerlos y aplicarlos a la hora de hacer el cierre.
Objetivo
• Distinguir los tres puntos que definen el cierre en toda negociación.
Pues la verdad creo que me quedó bastante claro todo, pero tengo una duda, ¿cómo se
da por terminada la negociación?
Ing. Iturbide:
Bueno, hay varias formas de terminar una negociación, puede ser que ambas partes
decidan terminarla sin llegar a un acuerdo, que una de las partes decida retirarse de la
negociación o que ambas partes lleguen a un acuerdo, nos enfocaremos en este último
caso, que es el que realmente nos interesa.
Los siguientes tres puntos definen el cierre de toda negociación, y aunque no todos se llevan a
cabo siempre, es importante conocerlos.
• Instrumentación
• Seguimiento
• Renegociación
Instrumentación
Al final de toda negociación se lleva a cabo lo que llamaremos “la
negociación final”, en la cual se llega a un acuerdo mediante la mutua
convergencia de los intereses de cada una de las partes, moviendo
paulatinamente sus posiciones encontradas, a través de paquetes o grupos
de intereses, hacia una posición mutuamente aceptable.
En esta etapa, es común que las partes se den cuenta que dejaron fuera
algunos temas, que algunas cosas que negociaron no son viables, que
pudiera contener acuerdos ilegales, las situaciones han cambiado, o
nuevos puntos de discusión existen, es aquí donde entraría de nuevo la
etapa de renegociación.
Una vez puestos de acuerdo, las partes deberán identificar el
procedimiento que seguirán para establecer en la práctica la serie de pasos
operativos que les permitirán ejecutar el acuerdo, es decir, quién hará qué,
cómo y cuándo.
Establecerán un sistema de monitoreo y seguimiento, para asegurarse que

el acuerdo está teniendo verificativo conforme a lo acordado.
Finalmente se formalizará el acuerdo, y se establecerá una forma de
compromiso para su ejecución, y un mecanismo para poder ejecutar el
acuerdo forzosamente en caso necesario.
Se recomienda siempre hacer el acuerdo por escrito, firmado por ambas
partes o sus representantes legales con poder suficiente de representación
para obligar a la parte que representa, hacerlo ante dos testigos, y
ratificarlo ante un notario o corredor público.
En términos de instrumentación de la negociación, algunos elementos
a considerar son:
• Buscar siempre acuerdos completamente efectivos.
• Tratar de que el acuerdo sea justo para ambas partes.
• Evitar llegar a un acuerdo para salir del paso, y que luego no se
cumplirá.
• Tratar de evitar que las partes acepten el primer acuerdo que se
les ocurre sin evaluar otras opciones.
• Evitar el famoso “partirlo por la mitad” (50-50) si esto no es
equitativo para ambas partes.
Seguimiento
Retomaremos en esta etapa, dos de los puntos mencionados en la etapa
anterior de instrumentación.
Una vez puestos de acuerdo, las partes deberán identificar el
procedimiento que seguirán para establecer en la práctica la serie de pasos
operativos que les permitirán ejecutar el acuerdo, es decir, quién hará qué,
cómo y cuándo.
Establecerán un sistema de monitoreo y seguimiento, para asegurarse que
el acuerdo está teniendo verificativo conforme a lo acordado.
Y sólo resta, el que las partes ejecuten en esta etapa de seguimiento el
acuerdo a los procedimientos que hayan establecido.
Renegociación
Repetiremos nuevamente la parte de renegociación, mencionada en la
etapa de instrumentación.
En esta etapa es común que las partes se den cuenta que dejaron fuera
algunos temas, que algunas cosas que negociaron no son viables, que
pudiera contener acuerdos ilegales, las situaciones han cambiado, o
nuevos puntos de discusión existen, es aquí donde entraría de nuevo la
etapa de renegociación.
También puede suceder, que alguna de las partes sea morosa en ejecutar
o realizar el acuerdo, que se niegue a hacerlo, o que por alguna razón se
vuelva impráctico o gravoso ejecutarlo.
Puede existir asimismo una situación de empantanamiento (impasse) por
alguna razón, o aún peor, que alguna de las partes se niegue a cumplir el
acuerdo alegando que no le quedó claro cuáles eran sus obligaciones.
En cualquier caso de los mencionados, y en otros que pudieran surgir, no
previstos y que afecten la correcta ejecución del acuerdo, se recomienda
siempre la renegociación como primera instancia, antes de acudir a otro

método de solución de conflictos más complejo, como pudiera ser la
mediación, conciliación o arbitraje, y por supuesto también, antes de acudir
a demandar en un juicio.
¿Qué debemos hacer si la contraparte se niega a ejecutar el acuerdo o lo hace sólo
parcialmente?
1. Antes de que eso suceda, asegurarse de consultar un abogado experto que revise el
acuerdo, y que el mismo acuerdo se firme y ratifique ante notario.
2. Luego de que la parte se niega a cumplir, evaluar la posibilidad de una renegociación,
otro método alterno de solución de conflictos y eventualmente la demanda judicial sobre
el incumplimiento del acuerdo firmado.
Conclusión
En este tema, vimos que hay varias formas de terminar una negociación, puede ser porque
ambas partes decidieron terminarla sin haber llegado a un acuerdo, porque una de las partes
decide retirarse de la negociación, o bien porque ambas partes llegaron a un acuerdo. Por ello,
se identificaron tres puntos importantes que llevan a un cierre exitoso en toda negociación:
En términos de instrumentación hay algunos elementos a considerar como buscar acuerdos
efectivos, tratar de que el acuerdo sea justo para ambas apartes y evitar llegar a un acuerdo
para salir del paso.
Para el seguimiento, es necesario que las partes identifiquen el procedimiento a seguir, para
establecer en la práctica la serie de pasos operativos que permitan ejecutar el acuerdo.
Por último, se recomienda la renegociación como primera instancia, en caso de que pudiera
surgir algún percance.

Conclusión del curso
¡Muy bien! Ya me ha quedado muy claro cómo terminar la negociación, hacer el cierre, y
en su caso renegociar.
Ing. Iturbide:
¡Qué bueno! Me da mucho gusto que lo hayas comprendido, ahora sólo tienes que
poner en práctica tus nuevos conocimientos y desarrollar tus habilidades negociadoras.
La verdad se lo agradezco mucho, en serio que sí me siento mejor preparado para
iniciar las negociaciones.
Ing. Iturbide:
Recuerda que nadie nace enseñado, la práctica hace al maestro, te deseo: ¡Mucha
suerte!

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