Sistemas y procedimientos adiministrativos

1. Procedimientos
y Manuales
Instituto Universitario
Politécnico
”Santiago Mariño”
Extensión Maturín
Escuela Ingeniería de Sistemas
Autor:
Luis Cabello
20.403.186

2. ¿QUÉ ES UN MANUAL?
 Es un instrumento de información que sirve para
instruir a los miembros de una organización acerca de
los aspectos que dan vida a la empresa, tales como,
sus funciones, autoridades, normas, sus
procedimientos, sus políticas, los objetivos y cargos.

3. ¿POR QUÉ LOS MANUALES SON UN INSTRUMENTO DE
COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS?
 Los manuales son de gran utilidad ya que evita la
improvisación, aporta efectividad a los
procedimientos, permite un entrenamiento y
capacitación a los nuevos miembros de la
empresa, es una fuente donde permanece la
información sobre aquellas practicas generales y
sectoriales de la organización, evitando
discusiones y malos entendidos al quedar
plasmadas por escrito las normas.

4. EN RESUMEN PARA QUE LOS MANUALES CUMPLA UNA
EFICIENCIA ÓPTIMA SU PROPÓSITO DEBE SATISFACER
LOS REQUISITOS TALES COMO:
 Su redacción debe ser clara y sencilla, además de
contener una diagramación adecuada.
 Deben permitir actuar con flexibilidad cuando se
requiera.
 Satisfacer necesidades reales de la organización.
 Debe revisarse continuamente su contenido con el
objetivo de mantenerlo actualizado.
 Instruir al personal en su utilización, para obtener un
resultado óptimo.

5. ¿QUÉ SON LAS NORMAS?
 Son las reglas que deben seguir las personas para
una mejor convivencia, a las que se deben ajustar
las conductas, tareas y actividades del ser humano.
El sistema de normas, reglas o deberes que regula
las acciones de los individuos entre sí es lo que
llamamos moral.

6. ¿CUÁL ES LA NECESIDAD DE LOS MANUALES
EN LAS EMPRESAS?
 La elaboración de los manuales no debe ser sólo
tarea de la dirección. Más allá de que generalmente
la dirección es la que marca las normas generales de
actuación, se debe incorporar a la tarea de la
elaboración de estos documentos a un representante
(como mínimo) de cada unidad organizativa de la
empresa, tanto para que pueda aportar ideas al
respecto como para que pueda conocer el por qué
de las normas incluidas y pueda transmitirlo
adecuadamente a quienes tengan que ponerlas en
práctica.

7. ¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DE LOS
MANUALES?
 Para escribir los procedimientos en un manual, existen
diferentes estilos, entre ellos: narrativo, recetario de
cocina o cook book, guion teatral o play script y de
encabezados.
 Tanto el estilo narrativo como el de encabezados ya no
se utilizan, pues el primero, hace demasiado extenso y
poco comprensible el manual; y el segundo no
proporciona la secuencia en que se desarrolla el
procedimiento.

8. Recetario de cocina
 El proveedor entrega la solicitud…
 El jefe de almacén revisa…
Guion teatral
 Paso responsable acción
 1 proveedor entrega la solicitud
 2 jefes de almacén revisa la orden
 3 firma y envía a admisión

9. De encabezado
 JEFE DE ALMACEN
 -Revisa la orden
 -Firma y envía a admisión
 -Elabora hoja de deficiencias
 -Semanalmente elabora reporte…

10. GRACIAS POR SU
ATENCIÓN