Este documento describe los pasos necesarios para lograr un proceso efectivo de digitalización de archivos para la Institución Educativa Fidelina Echeverry. Se requiere seguir manuales e implementar procedimientos específicos para la manipulación y digitalización de documentos manuscritos a cargo de personal capacitado. También es importante establecer la mejor ubicación para digitalizar los documentos y considerar aspectos jurídicos para el traslado de archivos. Antes de digitalizar, se deben realizar pasos como cotejar la información existente, gener

1. PROYECTO PRODUCTIVO
INSTITUCION EDUCATIVA FIDELINA ECHEVERRY
ACTIVIDAD N° 2
Es indispensable el seguimiento de manuales que ilustren los procedimientos
necesarios para lograr un proceso de digitalización efectivo, pues la
intervención puntual del archivo conlleva una gran responsabilidad, ya que
conserva la memoria histórica de una institución. Resulta necesario contar con
personal específico a cargo del tratamiento y manipulación de los documentos
manuscritos y su digitalización.
De igual modo, se debe considerar la instrumentación jurídica para el traslado,
transferencia o custodia, en caso de ser necesario, y el tratamiento preventivo
para su conservación (se puede generar otro proyecto en paralelo).
Al mismo tiempo, se debe establecer si es mejor la digitalización en sitio o si
el proceso tiene que ser realizado en un lugar distinto. Previo a la
digitalización, resulta indispensable seguir algunos pasos como:

2. 1. Cotejar la información existente del inventario.
Realizando análisis en la sala de archivo de la I.E Fidelina Echeverry
INSTRUCTORA

3. 2. Generar un diseño de base de datos normalizada. (programa
recomendado)
Sistemas: base de datos
Contabilidad: flujo de datos
INSTRUCTORA

5. 3. Vaciar la información en los campos correspondientes que servirá para
la indexación y búsqueda de los documentos.
4. Identificar la ubicación de los distintos documentos.
5. Identificar el estante, archivero, cajón y número de documento para
individualizar los documentos.
6. Digitalizar el documento.
7. Colocar el documento en un repositorio virtual.