Sistema gestión documental Fuerza Aérea

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
KEVIN EVERALDO ESPEJO GARCÍA
MARISOL GOMEZ CARVAJAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LAS INFORMACION Y
DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
BOGOTA D.C
13/09/2013
kevin Everaldo Espejo Garcia,
Marisol Gómez Carvajal
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
KEVIN EVERALDO ESPEJO GARCÍA
MARISOL GOMEZ CARVAJAL
GESTIÓN DOCUMENTAL II
G4 CIDBA
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Profesora
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LAS INFORMACION Y
DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
BOGOTA D.C
13/09/2013
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INTRODUCCIÓN
La presente investigación se refiere al tema
del Sistema de Gestión Documental que se
elaboró en la Institución de la Fuerza Aérea
Colombiana, se puede definir como base a un
cambio de la cultura organizacional, viendo la
necesidad de tener una organización
documental, crear cultura en cuanto a los
documentos.
A continuación encontrarán una serie de
información muy detallada acerca de cómo se
desarrolla el sistema.
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
INVESTIGACIÓN
1. Estudie juiciosamente los materiales de la unidad 4, revise las
referencias sugeridas e investigue en otras fuentes para que
tenga claridad qué es un Programa de Gestión Documental y qué
es un Sistema de Gestión documental.
2. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho
sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
3. Elabore un trabajo en PowerPoint. Dicho trabajo debe contener
fotografías o imágenes acordes con lo investigado.
4. Registrase en SLIDESHARE (si aún no está registrado), y suba
su trabajo a esta herramienta de la web 2.0. Luego, copie el
link donde quedó su publicación en la web. Ingrese a la
plataforma y por el espacio correspondiente a la tarea vaya a la
parte final de la misma, donde encontrará una ficha, la cual le
permitirá acceder a una nueva ventana. Deposite en ese espacio
su nombre completo y el link (URL o dirección) donde quedó su
trabajo en slidesahare y guarde.
5. Una vez finalizado el tiempo establecido para la tarea, ingrese
al foro y ubique allí también el link de su trabajo para que sea
socializado con sus compañeras y compañeros.

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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO
DE LA FUERZA AÉREA COLOMBIANA
El Sistema de Gestión Documental ORFEO es una herramienta que se ha construido
tomando como base un cambio de cultura organizacional y que debe evolucionar a
medida que su uso se haga de forma masiva. Partiendo de ese concepto, la Dirección
de Tecnologías de la Información en cumplimiento de su labor como proveedor de
soluciones informáticas, pretende que ORFEO sea el punto de partida para la
construcción de un gran sistema de información, cuya finalidad sea la automatización
de tareas que permita a los funcionarios de la Fuerza Aérea realizar tan solo (como
excepción) aquellas actividades que indispensablemente deban hacerse de manera
operativa. De esta forma un usuario del sistema podrá dedicar más tiempo al análisis
de su gestión y optimizar el aporte de su labor.
ORFEO nace en la Fuerza Aérea Colombiana a raíz de la necesidad de automatizar
los 8 pasos de la gestión documental y dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 en lo
que tiene que ver con ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado
podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de
sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta
aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y

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DIRECTIVA IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD ORFEO

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CIRCULAR IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL

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ESTRUCTURA GENERAL DE CARPETAS
COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ORFEO
INFORMACIÓN DEL SISTEMA

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ESTRUCTURA
GENERAL MÓDULO
CARPETAS
INFORMADOS

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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
MÓDULOS ESTÁNDARES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ORFEO
Los módulos estándares que compone el Sistema de Gestión Documental ORFEO
en la Fuerza Aérea son:

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ESTAS SON ALGUNAS DE LAS POLITICAS DEL SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL “ORFEO” EN LA FUERZA AÉREA
1. ACCESO A LA HERRAMIENTA DE GESTION DOCUMENTAL
Los contratistas por Prestación de Servicios, si pueden tener usuario de
Orfeo, pero se suprime la opción de Archivar, y todos los documentos que
elaboren deben ser enviados, al finalizar el trámite, al Centro de
Correspondencia, donde se termina el proceso en Orfeo.
2. ADMINISTRACION DE CUENTAS DE USUARIO DE ORFEO
1. La creación y modificación de los datos de usuarios, corresponde al
funcionario designado como Administrador de Orfeo en cada
dependencia, solo en los casos de traslado de un usuario de una
dependencia a otra, debe ser realizado por un funcionario de Telemática,
es importante tener en cuenta que para dicho procedimiento de traslado
todas las carpetas del usuario Orfeo deben estar vacías y solo se
permiten radicados en informados.
2, No se pueden crear usuarios con Ñ, ni con caracteres especiales.
3, Los nombres de cuentas de usuario para los funcionarios de libre
nombramiento y remoción deben ser asignados con el siguiente estándar:
4, Para jefes de despacho: despacho. Nombre Dependencia, ejemplo
despacho.dagma, despacho.hacienda
5, Para subsecretarios o subdirectores: subsecretario.nombreSubsecretaria
o subdirector.nombreSubdireccion.
Ejemplos: subdirector.talento, subsecretario.ordenamiento.
El campo cedula de estos Usuarios debe ser el código de la
dependencia.
6, El acceso a la bandeja de usuarios ausentes de manera temporal por
fuerza mayor debe ser autorizado por el propietario de la cuenta y en casos
excepcionales por el director de la dependencia.

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7, Antes de pasar la última cuenta de un contrato de prestación de servicios, el
interventor o supervisor debe exigir paz y salvo documental físico y electrónico
(bandeja del aplicativo).
8, Se debe realizar el bloqueo de las cuentas de funcionarios en los siguientes
casos:
- Al finalizar el contrato de Prestación de Servicios.
- Cuando el funcionario Público entre en período de vacaciones.
3. MANEJO DEL DOCUMENTO FISICO
o Todo trámite del documento debe realizarse a través de Orfeo:
reasignaciones, envíos a VoBo y su respectiva revisión, un documento solo
será impreso cuando esté en firme y se deba pasar para la firma.
o Toda dependencia debe crear la Unidad de correspondencia
donde reposarán los documentos físicos hasta que termine el trámite.
o La unidad de correspondencia será la encargada de marcar como
impreso, marcar como enviado, adjuntar firmado y notificado y archivar al
finalizar el trámite de las comunicaciones de salida y aquellos que no generan
respuesta (invitaciones)
o El documento físico debe pasar de ventanilla de radicación
directamente al Centro de Documentación de la dependencia, y podrán ser
solicitados solo en calidad de préstamo, cuando no sean legibles o por su
volumen no hayan sido completamente digitalizados.
o Las comunicaciones internas no se imprimirán, sin embargo se
exigirá en formato PDF con su correspondiente firma mecánica, dando
cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de 2012, de cero papel.
4. MANEJO DE LA CUENTA POR PARTE DEL USUARIO FINAL
 Todo Servidor que tenga la facultad de firmar documentos debe gestionar su
firma mecánica en el sistema.
 Todo usuario es responsable de los eventos que se ocasionen desde su cuenta
y deberá velar por la seguridad de su contraseña y/o accesos no autorizados
que se den sobre ella.

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PROCESOS ASOCIADOS AL MANEJO DE ORFEO
En adelante se incluirá en el proceso de inducción y re inducción de nuevos
funcionarios, la socialización de todo el manejo de Gestión Documental, y
programar por lo menos 1 vez al mes, una capacitación en Orfeo, para los nuevos
funcionarios incorporados, tanto Contratistas como Nombrados.
La tabla de Retención Documental debe mantenerse actualizada por el líder del
Grupo Técnico de Archivo de cada dependencia.
SOPORTE TECNICO DE ORFEO
El soporte técnico sobre el manejo de la herramienta se atenderá directamente
por el delegado del CTO yo su grupo de apoyo de la dependencia, salvo algunas
excepciones se atenderá en Informática y telemática previa evaluación del
Delegado CTO.
El líder del CTO, debe poner a disposición de cada funcionario, la plantilla oficial
de Orfeo de su dependencia, en formato .doc y odt y la fuente de código de
barras.
MANEJO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE ORFEO
En Orfeo se radicará toda la documentación que ingrese a la administración
central municipal, exceptuando los documentos anónimos, que si se deben
relacionar en la planilla de envíos de la documentación física.
Al ingresar los nuevos datos de un ciudadano o empresa al sistema, se debe
escribir claramente sin la utilización de caracteres especiales, específicamente
comilla simple, doble comillas.
La tipificación de entrada debe realizarse en los despachos y la tipificación de
respuesta yo comunicaciones internas o de salida la realizará el responsable del
trámite que elabora o proyecta
Una comunicación interna, se responde a través de una comunicación interna
nueva, a la cual se le “anexa/asocia” el radicado padre (también interno).

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Para realizar el trámite de radicados que requieren respuesta compartida hay
que tener presente lo siguiente:
Si la respuesta es unificada, el funcionario que recibe el requerimiento y
consolida (funcionario_1), debe enviar una comunicación interna a los otros
responsables, solicitando dar respuesta (a los items correspondientes o de su
competencia) y asociando el requerimiento del ciudadano, los otros
funcionarios responden (al funcionario_1) con comunicaciones internas, y dicho
funcionario al recibir las respuestas consolida y generar un solo radicado de
respuesta (salida).
Si la respuesta no es unificada y cada uno responde al ciudadano, el funcionario
que recibe el requerimiento (funcionario_1) genera una comunicación interna a
los otros responsables, solicitando dar respuesta (a los items correspondientes
por competencia) y asociando el requerimiento del ciudadano. Cada uno de esos
funcionarios genera una radicación de salida (nueva) asociando el radicado que
se está dando respuesta. La comunicación interna recibida de parte del
funcionario_1, puede ser archivada por los otros.
Una vez un documento o registro ha sido radicado, este no puede ser borrado
o eliminado del Sistema, en este caso el procedimiento es archivar dicho
documento y escribir en la observación, los motivos por los cuales se desiste
de dicho radicado.
Un documento solo puede ser modificado por el usuario que lo anexó o por su
jefe inmediato antes de que se le haya asignado el radicado.
Para quienes no están autorizados al uso de firma mecánica y requieran
adjuntar el documento firmado, se debe realizar a través de la opción “Asociar
imagen”, no se recomienda la opción de Anexar otro archivo.
Un radicado que no tiene imagen asociada, no se debe devolver, sin antes
verificar si por su naturaleza (web, telefónica, etc.) , no requiere imagen
adjunta.
Cuando un radicado no sea de competencia del funcionario al que fue asignado
se debe remitir al competente natural o en su defecto ante el desconocimiento
devolverlo al origen con la debida observación aclaratoria.
El conteo de días de un radicado termina cuando se le anexa la respuesta
notificada y se archiva por el Centro de Documentación.

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Cualquier radicado que no requiera respuesta debe ser enviada al usuario
del centro de documentación con la debida observación aclaratoria para su
respectiva acción de archivo.
Un documento que se ha archivado puede ser retornado solo a la bandeja
del usuario que lo archivó, previa solicitud de dicho procedimiento al
funcionario líder de Orfeo en su dependencia.
Cuando llegan requerimientos a los correos corporativos del Sr. Alcalde o
Secretarios del despacho, estos deben ser ingresados al sistema ORFEO
anexando una impresión pdf del mensaje de datos original para que quede
registrada la trazabilidad de la solicitud. Se le debe responder el correo
al ciudadano con el número con el que quedó radicada su solicitud para que
pueda consultarla vía web.
Para la elaboración de una resolución, el funcionario que proyecta debe
generar una comunicación interna con el contenido del texto y enviarlo al
usuario de Despacho; cualquier modificación sobre el texto, se realiza
sobre dicha comunicación interna. Cuando el documento está aprobado, en
el despacho se toma el texto proyectado y se elabora y radica dicha
resolución.
DESARROLLOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO EN
LA FAC A FUTURO
- Cobertura del Sistema de Gestión Documental en todas las Unidades
Militares Aéreas de la Fuerza Aérea Colombiana.
- Implementación de la Firma Electrónica.
- Recepción de fax y correo electrónico directamente en el Sistema de
Gestión Documental.
- Implementación del proceso de Expedientes Electrónicos y Disposición
Final.

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CONCLUSIONES
 Gracias a la implementación del Sistema de
Gestión Documental, se le da una mejor
organización a los documentos.
 Tenemos también que agradecerle a la
tecnología ya que ayudó a tener la firma
electrónica y podemos producir
documentos firmados sin necesidad de
tener al jefe cuando no se puede.
 Se maneja el programa Orfeo el cual nos
ayuda a agilizar los procedimientos en
cuanto a la producción y el manejo de los 8
procesos que menciona el PGD.

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