El documento presenta información sobre dos empresas que fueron visitadas para conocer sus sistemas de gestión documental. La primera empresa, Fiduagraria, utiliza el software SIADOC para gestionar documentos físicos y electrónicos. La segunda empresa, Nalsani S.A., usa el software SCAV para digitalizar y administrar documentos. Ambos sistemas han mejorado la gestión documental al interior de las empresas al permitir una mejor organización, consulta y control de los documentos.

1. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
GLORIA ISABEL GARCÍA HERNÁNDEZ
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
UNIVESIDAD DEL QUINDIO
BOGOTÁ 2013
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2. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
ACTIVIDAD.
GLORIA ISABEL GARCÍA HERNÁNDEZ
DOCENTE: MARÍA CLEMENCIA RIVERA CRUZ.
GRUPO: 3
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
UNIVESIDAD DEL QUINDIO
BOGOTÁ 2013
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3. CONTENIDO
OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………….4
OBJETIVOS ESPECIFICOS………………………………………………………...4
INTRODUCCIÓN…………………………………………………….………………..5
EMPRESA FIDUAGRARIA……………..……………………………..…………….6
EMPRESA NALSANI S.A...……………..………..…………………..………….....11
CONCLUSIONES………………………………………………………………….…17
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4. OBJETIVO GENERAL
Identificar los diferentes sistemas de gestión documental utilizados en la misma
labor de gestión documental visitando unidades de información y observando las
características que este sistema tiene.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Visitar mínimo dos unidades documentales.
Investigar qué sistema de gestión documental utilizan y analizar las
características del mismo.
Realizar una reseña histórica con misión y visión de la entidad visitada.
Indagar las ventajas y desventajas que tiene la utilización del sistema.
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5. INTRODUCCION.
Teniendo en cuenta la importancia que tienen hoy día los sistemas de gestión
documental se ha decidido visitar unas unidades de documentación muy
importantes e indagar sobre el sistema que utilizan, destacando sus
características, ventajas y desventajas de la utilización del mismo, además de los
beneficios que este sistema ha traído a la empresa, también realizamos una
pequeña reseña de las empresas visitadas, todo esto con el fin de conocer
algunos de los sistemas que generalmente son utilizados en una unidad
documental y una parte de su funcionamiento, siendo consientes que son varios
los aplicativos utilizados en esta labor.
Las empresas visitadas como fueron Fiduagraria y Totto a las cuales ingresamos
con el apoyo de los compañeros Jhon Orrego y Héctor Armando Romero que
trabajan cada uno con una de estas entidades explicando la actividad que se
realiza por medio del aplicativo del sistema.
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6. EMPRESA FIDUAGRARIA
SISTEMA SIADOC
¿Qué software es?
SIADOC: el sistema SIADOC es suministrado por el proveedor SISCUMPUTO, el
cual ofrece una herramienta para el manejo y la administración de los archivos
físicos y electrónicos documentales, al igual en este, se puede controlar y realizar
seguimiento a las tablas de retención documental, aplicación de tiempos de
retención, préstamos de documentos o expedientes, transferencias documentales
y actualizaciones de los expedientes y carpetas.
¿Qué características tiene?
Las principales características son:
 El programa está conformado por módulos, que permiten ejecutar debidamente
la administración de los documentos de archivo en los Archivos de Gestión,
Archivo Central e Histórico.
 Este sistema cuenta con un módulo de Administración, el cual permite realizar
las configuraciones del mismo en cuanto al seguimiento documental. En este
módulo se pueden controlar las Tablas de Retención Documental, como la
información del archivo activo e inactivo.
 Facilita el rastreo y control de préstamos de unidades documentales, indica la
ubicación física, y permite realizar actualizaciones o modificaciones
dependiendo el caso.
 Está diseñado para garantizar la seguridad de la información por niveles o
cargos de acceso, los cuales pueden ser definidos por el administrador del
programa, permitiendo el controlar el acceso parcial o total del sistema, en este
no se puede autorizar la modificación y consulta de información al nivel de base
de datos, y de listados de documentos
¿En cuanto a niveles de seguridad qué ventajas tiene y que desventajas
tiene?
Ventajas:
 Es un sistema que permite visualizar y llevar un control de los documentos
y expedientes físicos y electrónicos de la organización.
 Facilita la ubicación de manera rápida de la información en los archivos de
gestión y archivo central.
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7.  Realiza los traslados documentales correspondientes en forma oportuna.
 Se puede consultar las imágenes de la información digitalizada de los
expedientes.
 Permite realizar el seguimiento y trazabilidad del préstamo de los
expedientes por parte de los funcionarios que tienen acceso al mismo.
 En el aplicativo se puede restringir y controlar por funcionario y
dependencias de acuerdo a los roles de cada uno de ellos el acceso a los
archivos.
 Desventajas:
 El préstamo masivo de documentos o expedientes se realiza el registro, en
su descargue no lo permite, esto puede generar perdida de información en
la trazabilidad del mismo.
 Al realizar la consulta de las imágenes estas se pueden imprimir o exportar
a otro archivo considerando que es algo confidencial y el ahorro de papel.
¿De qué manera cambio el manejo documental al interior de la empresa
desde que se cuenta con el software?
Con la llegada e implementación del software al interior de la entidad, esta
herramienta ha sido la adecuada para la organización de los archivos físicos y
electrónicos, porque está garantizando la seguridad de la información, controlando
adecuadamente el flujo documental, al igual, permitiendo la aplicabilidad de los
tiempos de Retención según lo establecido en las Tablas de Retención
Documental, además permite realizar el seguimiento y control al préstamo de
expedientes a los funcionarios de la entidad, llevando un registro oportuno y
estadísticas del mismo.
El cambio se ve reflejado en la organización en cuanto a agilidad y certeza para la
ubicación de la información de manera eficiente, eficaz y oportuna.
1.1.1 ¿Es utilizado en su totalidad?
En la actualidad se viene desarrollando aplicaciones necesarias para su total
funcionamiento en cuanto a la instalación en cada uno de los computadores de los
funcionarios de la entidad el aplicativo SIADOC, para realizar la respectiva
consulta de la información digitalizada, esta opción es solo para consulta. Además
de estructurar los niveles de acceso a la información por usuario y dependencia y
constituir la solicitud de consulta de préstamo de expedientes a través del
aplicativo como de integrar el flujo documental electrónico al flujo documental de
físico, en cuanta aplicación de Tablas de Retención Documental (TRD).
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8. ¿Qué beneficios ha traído a la empresa?
Los beneficios ha sido representativos, adicional que está garantizando la
seguridad de la información, seguimiento y control a la trazabilidad de la
información, ha permito que la entidad ahorre costos de impresión,
almacenamiento, consulta y préstamos de expedientes, transporte. Al igual
mejorar el espacio físico, ya que la documentación (unidades documentales y/o
expedientes) no es necesario mantener tanto tiempo en el archivo de gestión o
central, se han podido reducir los tiempos de retención gracias al proceso de
digitalización.
¿El Sistema de Gestión Documental está integrado al Sistema de
Información de la entidad? Por qué si o por qué no?
Si, el sistema de Gestión Documental está integrado con todo el Sistema de
Información de la Previsora, el cual está garantizando al igual, el Sistema de
Gestión esta orientados sus elementos al tratamiento y administración de la
documentación como de la información, debidamente organizados conforme a la
normatividad vigente y aplicable y consulta o préstamo, encaminados a satisfacer
una necesidad u objetivo direccionado por la entidad.
¿El ciclo vital del documento se maneja totalmente a través del software?
El ciclo vital de documento es administrado por medio del aplicativo, en el cual se
garantiza la aplicación de las Tablas de Retención Documental desdés que se
origina el documento hasta su fase final (disposición final), garantizando y
controlando en cada fase, el tratamiento y circulación por el que atraviesa el
documento, evidenciándose que una aplicación correcta de las Tablas de
Retención Documental en la organización de la información ingresada en el
aplicativo.
1.1.2 ¿Cumple con la normatividad 15489 -1?
En la actualidad viene adelantando la implementación de la norma 15489 -1, la
cual garantizara que la Previsora permita crear, capturar y administrar los
documentos generados en acción de sus funciones, es decir, con la
implementación de la norma se establecerá un marco para la administración de la
información en todos los formatos en la Entidad, teniendo en cuenta, la
articulación los diferentes componentes de control y calidad en los diversos
soportes documentales.
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9. 1.1.3 Describa de la empresa visitada:
a. Reseña histórica
Esta empresa Fiduprevisora S.A. es una Sociedad de Economía Mixta de carácter
indirecto y del orden nacional, sometida al régimen de Empresa Industrial y
Comercial del Estado, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia y con control fiscal
reglamentado por la Contraloría General de la República. Además cuenta con la
Revisoría Fiscal de la firma ERNTS & YOUNG.
b. Generalidades
Fiduprevisora S.A., aterriza su gestión estratégica en la estructuración, diseño e
implementación de diferentes planes que responden a la necesidad organizacional
de contar con herramientas sostenibles para el logro y cumplimiento de las
necesidades para cada una de las diferentes audiencias de interés de la fiduciaria.
Fiduprevisora S.A. está ubicada en la ciudad de Bogotá siendo su sede principal
en la calle 72 No. 10 – 03.
Misión: creamos y manejamos soluciones fiduciarias con altos niveles de calidad,
eficiencia y respeto por el medio ambiente para la ejecución de políticas
gubernamentales y la administración de recursos y proyectos de nuestros clientes
del sector público y privado.
Visión: ser líderes en el sector fiduciario creciendo de manera sostenible y
creando valor agregado a los accionistas, clientes, colaboradores y a la
comunidad en general.
c. Razón social
SOCIEDAD DE ECONOMÍA MIXTA FIDUPREVISORA S.A.
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10. d. Estructura orgánica
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11. EMPRESA NALSANI S.A
SCAV- Software para digitalización y administración de documentos
¿Qué software es?
Este es un programa desarrollado por la empresa venezolana Archicentro, el cual
permite disponer la información de la organización en forma controlada a través
del registro guardado por cada documento. Es pertinente en la implementación de
programas de oficina sin papel, porque es un software de digitalización por
excelencia y de administración de una gran variedad de archivos electrónicos. Un
programa con una amplia ventaja que consiste en el seguimiento a la información
por medio de flujos de trabajo denominados (Workflow), que crea una red de
gestión por usuarios con una eficaz forma que permite evidenciar los avances.
¿Qué características tiene?
1. Creación de interfaces de acuerdo a los intereses propios de los usuarios.
2. Se puede anexar a los registros generados, material audiovisual como:
imágenes, archivos electrónicos (e-mail), voz y video.
3. Dotado de un buscador que permite navegar por el sistema en forma completa y
eficaz.
4. Permite el envió de documentación a cualquier usuario del sistema dejando
registro de fecha y hora.
5. Un software de digitalización de documentos por excelencia, el cual permite sin
utilizar otros aplicativos extras ejecutar las labores de escaneo.
6. Modulo diseñado especialmente para crear flujo de trabajo, con la posibilidad de
implementación de la fotografía de la persona encargada de un proceso
especifico.
7. Es un aplicativo amigable y fácil de utilizar ya que cada una de sus
herramientas es diferenciada y específica para el uso.
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12. ¿En cuanto a niveles de seguridad qué ventajas tiene y que desventajas
tiene?
Ventajas:
1. Controla de manera correcta los documentos de la organización, sean estos
físicos o electrónicos.
2. Permite monitorear debidamente la información, al tener el recurso de flujo de
trabajo se sabe en qué proceso se encuentra el documento y además donde está
ubicado físicamente.
3. Manejo de oficina sin papel, permite acceder a la imagen digitalizada del
documento y realizar un trámite eficiente y eficaz debido al seguimiento oportuno.
4. Agiliza los procesos del PGD (Programa de Gestión Documental), y algunos
tiempos establecidos en la TRD (Tablas de Retención Documental) debido a que
los usuarios dan trámite más oportuno a los documentos electrónicos y la
información pasa más rápido de una etapa a otra.
5. control de acceso a la información a través de usuarios debidamente
registrados (login)
Desventajas:
1. Un monto millonario a la hora de implementación del software. Cabe aclarar que
los beneficios representados a la solidez institucional son grandes en cuento a
reconocimiento de calidad en sus procesos y también ahorro de dinero.
¿De qué manera cambio el manejo documental al interior de la empresa
desde que se cuenta con el software?
Normalización en los procesos documentales es lo que ha conseguido la
organización, debido a que el software permite tener monitoreado debidamente los
documentos, de esta forma se obtienen trámites mucho más diligentes, tendiendo
el registro debido por cada área que va pasando y además obteniendo la rapidez
de procesos al contar con la imagen digitalizada y los físicos dispuestos en el
archivo de centralización lo que conlleva más orden.
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13. ¿Es utilizado en su totalidad?
El software es utilizado en su totalidad, desde el momento de la recepción
documental, aplicado completamente en el proceso de trámite, para la consulta
por medio digital de los documentos, como para la recuperación documental y
aplicación de los tiempos establecidos en las TRD (Tablas de Retención
Documental) que en muchas ocasiones inclusive permite reducirlos.
¿Qué beneficios ha traído a la empresa?
La respuesta oportuna a los clientes, tanto internos como externos, se ha visto
favorecida ya que el software permite el manejo adecuado de la información al
monitorear donde se encuentra en un determinado momento la documentación
que soporta los procesos; de lo anterior se desprende que la documentación va
“fluyendo” en forma mucho más rápida por lo que los tiempos establecidos se
vuelven cada vez menores y la disposición física de los documentos es más
precisa e intacta al carecer de manipulaciones.
¿El Sistema de Gestión Documental está integrado al Sistema de
Información de la entidad? ¿Por qué si o por qué no?
Perfectamente, porque una de las motivaciones principales de la organización al
manejar el software es el de monitorear debidamente a la información y tratarla en
la forma más correcta posible con el fin de dar respuestas oportunas a los clientes;
entonces se pudo crear una red de condiciones en la que cada unidad específica
atiende sus objetivos pero a su vez este conjunto institucional responde con la
articulación y la entrega final del producto información en forma completa para
atender a las políticas y objetivos de la empresa en cuanto a calidad y pertinencia
se refiere.
¿El ciclo vital del documento se maneja totalmente a través del software?
Evidentemente si se maneja todo el ciclo vital del documento en forma oportuna, al
permitir contar con registros completos de los documentos, seguimiento oportuno,
acceso a la información por medio digital y disposición física correcta lo que
permite disponer de los tiempos correctamente y garantizar que los aspectos
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14. propuestos en el PGD y las TRD en cuanto disposición de la información y
tiempos, se cumpla a cabalidad.
¿Cumple con la normatividad 15489 -1?
Los profesionales en la información, encargados del manejo documental de
Nalsani s.a- Totto, consientes de la necesidad de implementar una buena gestión
documental están diseñando el plan especifico para la norma mencionada. El
software documental usado, permite la favorabilidad de dicho proyecto al permitir
controlar, tramitar, monitorear, gestionar y disponer de la documentación con
garantía de confiabilidad sea cual fuere su soporte y así propender hábitos
documentales que se desplaza por la favorabilidad de su uso.
Describa de la empresa visitada:
Reseña histórica
Nalsani S.A. entra en la historia de la industria colombiana e internacional en
1987, con la fabricación de artículos de cuero marca LAND. En ese entonces
contábamos con tan sólo 40 empleados distribuidos en cada una de las áreas.
En 1988, un año determinante, Nalsani S.A inicia sus exportaciones a Estados
Unidos, Japón, Hong Kong, Inglaterra, Australia, Canadá, Singapur, México y las
Islas del Caribe. Nace la colección de maletines, morrales y accesorios marca
TOTTO, logrando su distribución en los principales almacenes de todo el territorio
colombiano.
En 1989, durante la Feria "Colombian Lether Show", presentamos la colección en
cuero marca TOTTO. Obtenemos la licencia de Walt Disney para fabricar
maletines y accesorios. Creándose la colección infantil TOTTO. En este mismo
año se inaugura el primer punto de venta directo de fábrica
Historia
En 1990, Nalsani S.A. lanza la primera colección de ropa deportiva TOTTO sport
con la cual nace el concepto OUTDOOR. Además lanzó su primera colección de
maletines fabricados en lona en una feria internacional de Bogotá. Entre 1990 y
1997, Nalsani S.A. inaugura más de 40 puntos directos de venta en las principales
ciudades de Colombia. En Bogotá: Galerías, Granahorrar, Chapinero, Bulevar,
Unicentro, Carrera novena, Andino, Cedritos, Venecia, Centro Suba y Calle 13;
también se inauguraron puntos de venta en Antioquia, Valle del Cauca, Cali,
Santander, Viejo Caldas y la Costa Atlántica, a través de sus distribuidores
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15. mayoristas.
En 1998, Nalsani S.A. recibe la Orden Manobi del Ministerio del Medio Ambiente
por su porte en la conservación de los Parques Naturales de Colombia y se le
otorga la Mención de Honor Carlos Lleras Restrepo en la categoría de diseño.
Generalidades
Nuestros diseños están pensados para adaptarse y satisfacer las necesidades del
viajero urbano de forma original, cómoda y versátil, garantizando estándares de
excelente calidad. En Totto trabajamos con amor y compromiso con el país,
tomando como valores fundamentales:
Innovación: Aplicamos la recursividad al cumplimiento de nuestros
objetivos, buscando nuevas y mejores formas de hacer las cosas.
Lealtad: estamos comprometidos con nuestros clientes, colaboradores,
inversionistas y el país.
Honestidad: somos íntegros, coherentes y justos entre lo que pensamos,
hacemos, decimos y sentimos, enmarcados en las leyes de nuestra
sociedad.
Responsabilidad: cumplimos nuestras obligaciones con excelencia desde el
principio y hacemos uso correcto de los recursos.
Humildad: somos respetuosos, amables, cordiales y colaboradores.
Constancia: somos firmes, perseverantes y recursivos en nuestras
acciones.
Misión: ser la organización líder en el desarrollo, producción y comercialización de
productos de excelente calidad, dentro de un mercado global, fortaleciendo
nuestra marca Totto y promoviendo el desarrollo integral de nuestro personal,
clientes, proveedores, colaboradores y accionistas, logrando crecimiento,
rentabilidad y solidez, con responsabilidad social.
Visión: ser la marca global más deseada por los viajeros urbanos.
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16. Razón social
Nalsani s.a – Marca comercial: Totto.
Estructura Orgánica
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
NALSANI -TOTTO
2013
Gerente General
Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia de Gerencia
Corporativ Corporativa Corporativa Corporativ Corporativa Operaciones Corporativa
a de de Administrativa a de de Talento Internaciones de
Mercadeo Operaciones y Financiera Tecnologia Humano Operaciones
y Procesos
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17. CONCLUSIONES
Por medio de la realización de esta actividad que me permitió entrar más en
contacto físico con lo que es el área de archivo o gestión documental se aprende
o enriquece mi conocimiento sobre como es el funcionamiento a grandes rasgos
de una unidad documental y esbozar sobre el manejo y características de
sistemas o aplicativos utilizados en dicho trabajo, además de conocer un poco de
su empresa y destacar la importancia de lo que es contar con la parte de gestión
documental, agradezco de igual forma a los compañeros que permitieron y
facilitaron la investigación en dichas entidades.
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