proyecto final de recursos humanos

1. PRESENTADO POR EDNYLET DELFIN Y PAOLA BATISTA

2. Desde el comienzo, la humanidad ha desarrollado diversas técnicas para registrar, documentar y
archivar sus ideas e información en diferentes soportes como el papel, piedra, paredes, etc.
Conforme va pasando el tiempo, estos soportes han ido variando y aumentando cada vez más,
debido a la importancia de la conservación de la información y documentación más valiosa,
permitiendo un mejor desempeño en las organizaciones y sus respectivos departamentos.
Cada vez somos más conscientes de que las empresas tienen que tener su documentación bien
organizada para evitar pérdida de tiempo en su búsqueda y deterioro del mismo, así como
también para mejorar los tiempos de respuesta a todo el personal y clientes que así lo requieran.
Esta tarea es de suma importancia, que la documentación se pueda encontrar en formato digital
para ocupar menos espacio, sea más fácil de guardar debido al espacio reducido con que
contamos y encontrar la información requerida obteniendo beneficios importantes como lo son:
mejores tiempos de respuesta, bajar los costos en armarios y papel, reducir los riesgos de
deterioro de los documentos e incluso que se extravíen y pagar a tiempo a nuestro personal
docente.
Este es un proyecto de Digitalización de Expedientes Administrativos y Docentes del
Departamento de Recursos Humanos Sección Archivos de la Universidad de Panamá.
INTRODUCCIÓN

3. En la actualidad la sección de Archivos del departamento de Recursos Humanos
de la Universidad de Panamá tiene un sistema bastante analógico de la historia
laboral de los expedientes activos de los funcionarios es decir del personal
Docente y Administrativo, lo cual dificulta el acceso a la información y es por ello
que se apuesta por un sistema digitalizado en el cual se tenga de una manera
rápida y eficaz la información al alcance de todos los usuarios.
OPORTUNIDAD DE MEJORA

4. Convertir de un estado analógico a uno digital los expedientes contentivos de la historia
laboral de los funcionarios de la Universidadde Panamá.
Lo cual coadyuva al logro de los siguientes propósitos como lo son:
Contar con mayor espacio físico dentro de la sección de archivos para almacenar más
expedientes ya que los archivos producto de la manipulación sufren deterioro por
humedad, ácaros y hongos y se pierde mucha información.
Cabe la necesidad de un acceso más rápido a la información a nivel interno de manera
digital a través de la plataforma web, reduciendo el espacio físico al ir migrando y
depurando la información existente para agilizar los trámites de consultas, mejorando
el servicio a los usuarios con excelencia, calidad, eficacia, mejores tiempos de
respuesta sin quejas y rapidez en los trámites.
Además permite la preservación y la integridad física del documento, ya que la consulta
será virtual y evita el trasladar el expediente cuando sea requerido para atender una
consulta administrativa académicao de investigación, entre otras.
PROPÓSITO

5. Implementar en la sección de archivos una herramienta tecnológica para el
proceso de digitalización de la historia laboral del personal docente y
administrativo de la Universidad de Panamá que permita el manejo de los
expedientes activos almacenando en la plataforma web.
Minimizar el volumen de documentos para tener un acceso a la información de
manera rápida, precisa y eficiente, evitando la manipulación de dichos
documentos, identificando la necesidades puntuales y así evitar las quejas por
parte de los 3 principales usuarios (analista de recursos humanos, administrativos
y docentes).
OBETIVOS ESPECÍFICOS

6. Actualmente existen dificultades de espacio físico, poco personal, exceso de
documentos acumulados y muchos expedientes activos e inactivos que dificultan
el trabajo diario.
Es por ello que se plantea la necesidad de migrar el manejo de los expedientes a
un sistema completamente digital que agilice los procesos y tiempos de
respuesta entre el personal y los usuarios del mismo.
JUSTIFICACIÓN

7.  Reducir las tareas repetitivas
 Preservar la integridad física del expediente
 Ofrecer un servicio de acceso rápido y fácil consulta
 Aprovechamiento de los espacios físicos
 Satisfacción de los usuarios
 Mejora en la productividad de los funcionarios de la sección y los usuarios
 Reducción del uso de papel para minimizar el impacto al medio ambiente
BENEFICIOS DEL PROYECTO

8. Por ser un proyecto de gran impacto tanto financiero como de nuevas formas de
trabajo en la Universidad, es primordial contar con visión holística de los
diferentes factores que inciden en el logro de los objetivos planteados.
En consecuencia dada la naturaleza del proyecto, se considera que la
herramienta Matriz Foda, es la más idónea para el respectivo análisis ya que
proporciona el conocimiento del contexto interno actual de la Universidad y la
situación externa que puede afectar proyecto.
MODELO A IMPLEMENTAR

9. MODELO A IMPLEMENTAR
D O F A
F
O
R
T
A
L
E
Z
A
S
A
M
E
N
A
Z
A
S
D
E
B
I
L
I
D
A
D
E
S
O
P
O
R
T
U
N
I
D
A
D
E
S
Espacios más aprovechables
Respuestas oportunas
Resistencia al cambio
Conocimientos técnicos
Apoyo de las autoridades
Alto costo de los equipos
Normativa sin actualizar
Personal motivado
Conservación e integridad de los documentos
Satisfacción de los usuarios
Falta de liderazgo
Nunca finaliza el proceso
Función claramente definida
Espacio físico inadecuado
Poco personal
Accesibilidad a las consultas por vía virtual
Actualización de la formación al personal
Tiempo de la implementación
Marco legal

10. PROPUESTA
D O F A
Una vez identificado las factores internos (fortalezas y debilidades) y
externos (debilidades y amenazas) se procedió a plantear las estrategias. Ya
que las estrategias permitirán el logro exitoso del proyecto.
Para ello se cruzan las variables de la siguiente manera:
Las fortalezas con las oportunidades (fo) utilizar las f para aprovechar las o
Las fortalezas con las amenazas (fa) que la universidad se enfoque en sus f
para minimizar las a
Las debilidades con las oportunidades (do) superar las d y así aprovechar las 0
Las debilidades con las amenazas (da) minimizar las d evitando las a.
En este sentido se elabora la siguiente matriz

11. PROPUESTA D O F A
ESTRATEGIA FO
ESTRATEGIA DO
ESTRATEGIA FO
ESTRATEGIA FA
ESTRATEGIA DA
E 1 aprovechar los conocimientos técnicos para dar
las respuestas oportunas y satisfacer las demandas
de las usuarios
E 2 mantener al personal motivado a través de la
actualización en la formación
E 3 aprovechar el apoyo de las autoridades para
minimizar la resistencia al cambio
E 4 mejorar el tiempo de implementación a través
de las funciones claramente definida
E 5 aplicar el marco legal para obtener mejores
precios de los equipos
E 6 utilizar los espacios más aprovechables para
tener espacios físicos adecuados
E 7 actualizar la normativa para tener
accesibilidad a las consultas por vía virtual
E 8 mejorar el liderazgo de los responsables para
evitar la resistencia al cambio
E 9 cubrir los cargos vacantes para cumplir con
lis tiempos planificados

12. RECURSOS
4 COMPUTADORAS
5 SCANNERS
TECNOLÓGICOS
1 PÁGINA WEB
2 SERVIDORES PARA
ALMACENAMIENTO
HUMANOS
2 COLABORADORES

13. ELEMENTOS CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO
APROXIMADO
COMPUTADORAS 4 $625.00 $2,500.00
SCANNERS 5 $300.00 $1,500.00
PÁGINA WEB 1 $10,000.00 $10,000.00
SERVIDORES DE
ALMACENAMIENTO
2 $12,500.00 $25,000.00
COLABORADORES 2 $800.00 (salario) $1,600.00
EJECUCIÓN E
IMPLEMENTACIÓN
1 $9,400.00 $9,400.00
TOTAL $50,000.00
PRESUPUESTO
$$$

14.  Número de consultas semanales
Cantidad de consultas tramitadas en el periodo
cantidad de consultas solicitadas
 Avances en el proceso de digitalización trimestralmente
Numero de documentos digitalizados en el periodo de 3 meses
Numero de documentos digitalizados programados para el trimestre x 100
➢ Personal formado mensualmente
Numero del personal formado en digitalización
Numero del personal planificado para formación en digitalización x 100
 Documentos digitalizados mensualmente
Número de documentos digitalizados con calidad deficiente
Numero de documentos digitalizados x 100
 Satisfacción del cliente
Será medido a través de una encuesta aplicada mensualmente: tiempo de respuesta, calidad del servicio prestado, quejas,
devoluciones
INDICADORES DE GESTION

15.  Implementar el proyecto a corto plazo
 Nombrar a un líder perteneciente a las autoridades
 Iniciar con una prueba piloto
 Investigar las mejores prácticas en otras organizaciones
 Formar previamente en competencias blandas que faculten el proceso como
son trabajo en equipo, manejo de la incertidumbre y manejo del cambio
RECOMENDACIONES

16. “Siempre hay que empezar por algún sitio para llegar a alguna
parte” – mr. Wonderful