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FUNCIONES DEL COMITÉ DE EMERGENCIAS
Antes de la Emergencia:
 Planear y organizar las diferentes acciones y recursos de acuerdo a la responsabilidad
delegada por comisión (recursos, técnicos, educativa etc.) para la eficaz atención de una
eventual emergencia.
 Conocer el funcionamiento del colegio y el medio que lo rodea, las emergencias que se
puedan presentar, los planes normativos y operativos de las mismas.
 Velar por el control de los riesgos de la empresa.
 Identificar las zonas más vulnerables.
 Mantener actualizado el inventario de recursos humanos, materiales y físicos con los que
puede contar la institución.
 Mantener el control permanente sobre los diferentes riesgos del colegio.
 Diseñar y promover programas de capacitación para todo el personal para afrontar
emergencias.
 Realizar reuniones periódicas para mantener permanentemente actualizado el Plan de
Emergencias.
 Evaluar los procesos de atención de las emergencias para retroalimentar las acciones de
planificación.
 Evaluar los programas educativos mediante actividades prácticas como talleres y simulacros.
Durante la emergencia:
 Activar la cadena de llamadas de los integrantes del Comité de Emergencias.
 Evaluar las condiciones y magnitud de la Emergencia.
 Distribuir los diferentes recursos para la atención adecuada de la emergencia.
 Establecer contacto con las directivas del colegio, los grupos de apoyo y con la ayuda externa
(Policía, Cruz Roja, Defensa Civil, Bomberos, Tránsito, A.R.P).
 Tomar decisiones en cuanto a la evacuación total o parcial.
 Reunirse en el sitio asignado como P.M.U (Puesto de Mando Unificado).
 Coordinar las acciones operativas en la atención de emergencias.
 Recoger y procesar toda la información relacionada con la emergencia.
 Coordinar el traslado de los heridos a los Centros de Asistencia Médica.
Después de la emergencia:
 Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades contempladas en el Plan, después de cada
emergencia o simulacro desarrollado.
 Elaborar y presentar informes de dichas actividades a las Directivas.
 Actualizar los diferentes inventarios de recursos.
 Permanecer en estado de alerta hasta “la vuelta a la normalidad” (recuperación).
 Establecer o determinar los correctivos pertinentes del plan.
FUNCIONES DE LA COMISIÓN TÉCNICA Y DE RECURSOS
Antes de la emergencia
 Proponer la consecución de equipos para un adecuado control de los riesgos.
 Velar por el buen mantenimiento de los diferentes recursos materiales y físicos.
 Mantener actualizado el inventario de recursos.
 Mantener actualizada la información sobre ubicación, control y magnitud de los riesgos.
 Tener conocimientos sobre las causas, efectos y comportamiento de los diferentes riesgos.
 Velar por la prevención y control de los diferentes riesgos
 Suministrar información técnica sobre cualquier cambio en las instalaciones (reubicación de
zonas de trabajo, creación de nuevas estructuras, reubicación de riesgos).
 Mantener actualizado un plan de contingencias para control de emergencias en áreas críticas.
Durante la emergencia
 Coordinar el control de entrada de personas a la Institución.
 Comunicar cualquier anomalía al PMU.
 Conseguir los recursos que se requieren para la atención de la emergencias
 Ubicar y evaluar la magnitud de la emergencia y prever las posibles consecuencias. Si la
situación amerita, debe activar cadena de llamadas.
 Tener contacto permanente con personal técnico interno o externo del colegio (electricistas,
personal de mantenimiento).
 Mantener comunicación permanente con los miembros del comité de emergencias en el PMU
(Puesto de Mando Unificado).
 Aplicar el plan de contingencia frente a situaciones de emergencia.
Después de la emergencia.
 Definir y tramitar los recursos necesarios para futuras emergencias.
 Evaluar las causas, efectos de la emergencia y el plan de contingencia.
 Implementar correctivos que prevengan la nueva ocurrencia de un evento.
 Presentar informes técnicos sobre las causas de la emergencia.
FUNCIONES DEL JEFE DE EMERGENCIAS
Antes de la emergencia
 Distribuir las diferentes responsabilidades a los integrantes del Comité de Emergencias
(comisión técnica, operativa, etc).
 Presentar presupuestos debidamente sustentados que garanticen la buena marcha del Plan.
 Citar y velar por la asistencia a reuniones periódicas de los miembros del Comité de
Emergencias.
 Velar por la permanencia de los cargos existentes en el plan de emergencias (remplazar
vacantes) y que los mismos tengan la claridad de sus funciones.
 Planear y coordinar actividades formativas para todo el personal, en temas relacionados con la
autoprotección y actuación en caso de emergencia.
 Mantener informadas a las directivas sobre las diferentes acciones que contempla el Plan de
Emergencias.
 Velar porque todos los niveles de actuación tengan los distintivos que los identifica.
 Programar capacitaciones especiales para grupos de apoyo como brigadas de bomberos,
brigadas de primeros auxilios, coordinadores de evacuación, vigilancia de acuerdo a las
necesidades del colegio.
Durante la emergencia
 Decretar el estado de Emergencia de acuerdo a la magnitud.
 Tomar decisiones estratégicas necesarias para el manejo de la emergencia.
 Activar la cadena de llamadas del Comité de Emergencias.
 Recoger toda la información relacionada con la emergencia.
 Realizar contacto con la casa provincial y con las instituciones de ayuda externa.
 Facilitar la consecución de recursos no existentes en el colegio.
 Coordinar el Puesto de Mando Unificado (PMU) del Plan de Emergencias.
 Coordina con el Comité de Emergencias, las decisiones y acciones extraordinarias para el
efectivo control de la emergencia (Corte de energía)
 Acuerda con la comisión encargada de los medios de comunicación, la emisión periódica de
mensajes (Esta información debe realizarse en rueda de prensa y no realizando intervenciones
puntuales).
 Declarar la finalización de la fase de control del siniestro.
 Dar el aviso de retorno o de desocupación definitiva del área afectada.
Observación: El jefe de emergencias al conformar el PMU (Puesto de Mando Unificado), debe
portar un Kit de emergencia con la siguiente información:
 Directorio de emergencias interno y externo
 Listado de los niveles de actuación con los números de teléfono
 Listado de todo el personal con los números de teléfono de las residencias
 Listado de recursos
 Planos donde especifique las áreas críticas.
 Sistema de comunicación portátil (radio, celular).
Después de la emergencia:
 Coordinar las labores de reconstrucción.
 Realizar reuniones de evaluación de los procedimientos realizados.
 Recoger el informe de cada una de las comisiones.
 Presentar los respectivos informes a las Hnas superiora y ecónoma, y a la comunidad en
general.
 Programar nuevos talleres para corregir o afianzar conocimientos.
 Convocar a todos los niveles de actuación y evaluadores externos para realizar la evaluación
después de una emergencia o simulacro.
FUNCIONES DE COMISIÓN EDUCATIVA Y DE COMUNICACIONES
Antes de la Emergencia
• Mantener listado actualizado de todo el personal: Empleados, estudiantes y contratistas
permanentes, con la identificación y número telefónico; así mismo tener la relación de EPS,
número de teléfonos y contactos.
• Identificar las necesidades de capacitación para el Plan de Emergencias
• Desarrollar actividades preventivas que permitan evitar situación de emergencia.
• Elaborar y mantener actualizado el directorio de emergencias y velar porque se mantenga en
las porterías y PMU
• Establecer comunicación con las diferentes instituciones de ayuda externa que puedan prestar
apoyo de acuerdo a la emergencia.
Durante la Emergencia
• Mantener comunicación permanente con el PMU.
• Servir de canal de comunicación hacia las familias de los afectados.
• Atender los medios de comunicación masivos (prensa, radio y TV).
• Emitir comunicados de la situación real de los afectados.
Después de la Emergencia
• Evaluar el desempeño de esta comisión en la emergencia ocurrida.
• Elaborar un informe y entregarlo al jefe de emergencias que se adjuntará como soporte a la
evaluación de la emergencia ocurrida.
• Proponer recomendaciones que fortalezcan las deficiencias detectadas en la emergencia.
• Elaborar Acta de evaluación después de una emergencia o simulacro.
FUNCIONES DE LA BRIGADA DE SEGURIDAD
(Funciones del control de incendio y salvamento)
Antes de la emergencia
 Capacitarse para cumplir con sus funciones.
 Adoptar hábitos y actitudes propias de la prevención.
 Conocer los riesgos generales y particulares que se presenten en las diferentes áreas.
 Conocer los puntos críticos de la institución (circuitos eléctricos de control y ubicación de
extintores.).
 Realizar inspecciones de seguridad periódicas con el propósito de Señalar las deficiencias o
situaciones que constituyan riesgo o afecten los medios de protección y verificar que se
eliminen o solucionen adecuadamente.
 Conocer la existencia y uso del sistema de alertas y alarma.
 Velar porque el equipo contra incendios se encuentre en buenas condiciones, bien
demarcadas y ubicadas, con la hoja de vida actualizada y mantenimiento oportuno.
 Asegurarse que las vías de evacuación y los quipos se encuentren libres de obstáculos y
señalización apropiada.
Durante la emergencia.
Las brigadas de seguridad están divididas en dos grupos, representantes de empleados y
alumnos.
Durante la emergencia el control en el área del evento lo realizará el personal de empleados
siempre y cuando su vida no corra peligro. Los alumnos solo participan en las actividades del
“antes de una emergencia”, durante la emergencia servirán de apoyo en la comunicación entre los
niveles de actuación, acordonamiento de vías, logística.
 Actuar prontamente cuando se informe de una emergencia de incendio, sismo, atentado
terrorista etc., realizando actividades tendientes a la atención y control de la emergencia,
evitando la propagación de sus efectos.
 Definir los límites de la zona de riesgo e informar al grupo de evacuación.
 Prestar apoyo en actividades de alistamiento, control o dirección de la evacuación, cuando la
emergencia no implique acciones operativas propias del brigadista.
 En cualquier emergencia, actuar coordinadamente con los demás miembros del Equipo
Operativo de Emergencia de su área.
 Servir como grupo de “apoyo” de los organismos de apoyo externo.
 Ubicar los posibles heridos y personas afectadas e informar al grupo de evacuación y/o ayudar
a evacuarlos de la zona de peligro
Después de la emergencia
 Participar en la remoción de escombros, preservar las evidencias o pruebas que sirvan para la
investigación de las causas de la emergencia.
 Hacer inventarios de pérdidas.
 Reacondicionar los equipos empleados durante la emergencia e informar sobre el deterioro
que haya sufrido durante la atención del evento.
 Informe detallado de la actuación.
 Investigar e informar los resultados sobre las causas de incendio o conato.
FUNCIONES DE LA BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS
Antes de la emergencia
 Reconocer las condiciones de riesgo en el trabajo.
 Seleccionar el sitio donde se ubicará el Centro de Atención y Clasificación de Heridos CACH.
 Dotarse de equipo en cantidad y calidad.
 Contar con un sistema ágil y oportuno de transporte.
 Participar en capacitación, entrenamiento, simulacros y mantenerse actualizado en primeros
auxilios.
 Diseñar y disponer de formatos para la atención en primeros auxilios.
Durante la emergencia
La intervención de las estudiantes que pertenecen al grupo de primeros auxilios se hará a
discreción del coordinador de la brigada y siempre que su vida no corra peligro.
 Valorar la situación y los lesionados, clasificarlos y atenderlos según prioridad Triage
(Clasificación de Heridos).
 Prestar los Primeros Auxilios a los lesionados por la emergencia. Si la lesión es grave y se
presentan varios heridos, solicita ayuda al Coordinador de la brigada o al Jefe de Emergencia y
procede a estabilizarlos.
 Disminuir la tensión nerviosa en el lesionado y los compañeros de trabajo.
 Coordinar el traslado correcto del lesionado al centro asistencial adecuado en su nivel de
complejidad.
 Diligenciar el registro de atención de primeros auxilios.
 Coordinar el acceso e intervención de los Grupos de Ayuda Externa (Cruz Roja o el Servicio de
Salud siguiendo las instrucciones del Jefe de Emergencia).
 En caso de Evacuación, en el momento en que se llegue al sitio de reunión final se pone a
órdenes del Jefe de Emergencia.
Después de la emergencia
 Evaluar la calidad de los primeros auxilios prestados.
 Realizar los ajustes necesarios al plan de atención.
 Reponer el material utilizado
FUNCIONES DEL COORDINADOR DE BRIGADAS
Antes de la emergencia
 Conocer los riesgos generales y particulares que se presenten en las diferentes áreas y
actividades.
 Señalar las deficiencias o situaciones que constituyan riesgo o afecten los medios de
protección y verificar que se eliminen o solucionen adecuadamente.
 Velar porque se mantenga despejado el acceso a las vías de evacuación y se conserve la
señalización.
 Coordinar la participación del personal operativo de emergencia, en las actividades de
capacitación, entrenamiento que se programen y mantiene actualizado el listado del personal
de cada piso (listado de estudiantes de cada grupo y horario del docente).
Planear el salvamento de bienes irrecuperables, asignar responsables y definir el sitio de
disposición final de los elementos a rescatar.
 Medidas Preventivas:
 Coordinar la inspección periódica del estado general de conservación de los equipos de
combate de incendios, utilizando los formatos de registro y procedimientos relacionados.
Tomar acciones para solicitar la reposición de los equipos defectuosos.
 Mantenerse entrenados para la utilización de las camillas, aplicación de respiración artificial,
masaje cardíaco y cualquier otra práctica de primeros auxilios.
 Mantenerse familiarizados con todas las edificaciones e instalaciones de la compañía y sus
respectivas salidas.
Durante la emergencia
 Verificar la intervención oportuna del Grupo Operativo de Emergencia.
 Si es necesario y no ha llegado el jefe de emergencias al sitio, toma decisiones de evacuación
o intervención del grupo de apoyo interno o equipo de socorro y rescate exteriores.
 Coordinar el personal de la brigada de seguridad y primeros auxilios.
 Coordina la atención en primeros auxilios a los accidentados y aquellos que por las
circunstancias estén en peligro durante la ocurrencia del siniestro.
 Mantiene comunicación permanente con el Puesto de Mando Unificado, solicita recursos
necesarios que se van agotando, realiza el reporte de heridos.
 Coordinar la ayuda a las personas que hallan sido alcanzadas por el siniestro y llevarlas para
un sitio seguro.
 ncita a las personas a mantener la calma y a seguir las instrucciones impartidas por parte de
los brigadistas y por el sistema de alarma.
Después de la emergencia:
 Verifica que todos los integrantes de las brigadas estén sanos y a salvo
 Investiga las causas de las emergencias sucedidas.
 Coordinar la remoción y limpieza de los residuos, incluyendo los materiales utilizados en el
combate de incendios. Tales como: Extintores, mangueras, etc., enviándolos para la recarga
y/o mantenimiento.
FUNCIONES DEL COORDINADOR GENERAL DE EVACUACIÓN
Antes de una emergencia
 Conocer las funciones generales de la brigada de evacuación y velar por que la brigada
cumplan con sus funciones.
 Mantener un listado actualizado de todo el personal
 Conocer las rutas de evacuación y puntos de encuentro principales y alternos
Durante la emergencia.
 Actuar oportunamente cuando se presente una emergencia o escuche la señal de alarma
acudiendo al PMU para recibir instrucciones.
 Mantener comunicación permanente con la brigada de evacuación de los diferentes sectores
 Dar instrucciones que faciliten la evacuación segura a través del sistema altavoz (megáfono,
altoparlante o intercomunicador)
 Si encuentra una vía de evacuación bloqueada, coordinar la evacuación por la vía alterna. En
caso de no poder salir, llevar el grupo a un lugar o área o cuarto seguro (alojamiento temporal)
chequear constantemente la seguridad de este y comunicarse para informar y esperar nuevas
órdenes.
 Coordina conjuntamente con el coordinador de las brigadas el acordonamiento o control de las
vías públicas, cuando sea necesario evacuar totalmente las instalaciones.
 En el punto de encuentro, solicita información y registra novedades dadas por las brigadas de
evacuación
 Comunicar oportunamente la información de novedades de forma organizada al PMU
 Velar por la organización en el retorno a las instalaciones cuando reciba la orden del jefe de
emergencias. Establecer las prioridades en el retorno.
Después de la emergencia
 Reunirse con la brigada de evacuación para evaluar lo ocurrido, elaborar el informe y
presentarlo al jefe de emergencias
 Buscar evidencias que puedan esclarecer el hecho.
 Ayudar en la coordinación de las actividades para poner en orden y en funcionamiento las
labores del área.
FUNCIONES DE LOS COORDINADORES DE EVACUACIÓN
ASIGNADOS A CADA SECTOR Y A CADA GRUPO
Antes de la emergencia
 Conocer el plan de emergencia y capacitar al personal del área a cargo ( no brigadistas )
 Conocer las rutas de salida de emergencia, tanto la principal como la alterna, e inspeccionarlas
periódicamente
 Diseñar la factibilidad de refugios temporales seguros en caso de no poder evacuar hasta el
sitio de encuentro, dar a conocer estas alternativas al coordinador de zona o al coordinador
general de evacuación.
 Mantener un listado actualizado de las personas que laboran en su área
 Efectuar inspecciones de seguridad e informar anomalías
 Identificar las medidas de seguridad de la institución y su localización
 Participar activamente en los simulacros
Durante la emergencia
 Coger la tabla con la lista de asistencia y la paleta. Entregar la paleta a la representante de
grupo
 Proceder a evacuar e indicar la ruta de salida del área bajo su responsabilidad y recordarles el
punto de encuentro.
 Impedir que las personas a su cargo regresen a la zona de peligro.
 Controlar los brotes de comportamiento que puedan originar pánico, evitar aglomeraciones y
controlarlas.
 Coordinar con el grupo de primeros auxilios la evacuación de otras personas que presenten
impedimentos físicos o psicológicos o que hayan sufrido alguna lesión.
 Si encuentra una vía de evacuación bloqueada, coordinar la evacuación por la vía alterna. En
caso de no poder salir, llevar el grupo a un lugar o área o cuarto seguro (alojamiento temporal)
chequear constantemente la seguridad de este y comunicarse para informar y esperar nuevas
órdenes.
 Verificar que ninguna persona se encuentre encerrada en el área de emergencia, en trampas o
espacios confinados.
 Repetir consignas establecidas como: “no corran”, “en caso de humo avancen de rodillas”,
“conserven la calma”, “circulen por la derecha”, etc.
 Verificar tomando lista de asistencia que todas las personas a su cargo hayan salido; en caso
contrario notificar al coordinador de zona o al coordinador general de evacuación, en ningún
caso debe regresar.
 Coordinar cuando se autorice el regreso a la institución, con su grupo teniendo en cuenta el
orden de prioridad en el retorno.
Después de la emergencia
 Reportar al Líder del punto de encuentro la situación de su personal, al igual que de las
condiciones anómalas que detectó durante la evacuación de su grupo.
 Reunirse con el coordinador de zona y el coordinador general de evacuación para evaluar lo
ocurrido, elaborar informe y entregarlo al jefe de emergencias
 Ayudar en la coordinación de las actividades para poner en orden y en funcionamiento las
labores del área.
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN
La persona o personas responsables del servicio de recepción, deberán tener en cuenta los
siguientes procedimientos en caso de Emergencia:
 Las líneas telefónicas deben ocuparse únicamente para llamadas relacionadas con la
emergencia.
 Debe tenerse en cuenta la cadena de llamadas.
 Si recibe una llamada notificando una AMENAZA de cualquier tipo:
o Trate de prolongarle la conversación el mayor tiempo posible.
o Procure obtener información: Quién llama, de dónde llama; tipo de amenaza; cuando
sucederá; donde sucederá, por qué lo están haciendo, etc.
o Trate de captar detalles significativos: voz, ruidos de fondo, acento, modismos,
interferencias, frases repetitivas, nombres, siglas, etc.
o No cuelgue hasta asegurarse que la persona que llama lo ha hecho.
o No comente con nadie el hecho, ni suministre información a nadie diferente al jefe de
emergencia o al coordinador de la brigada y grupos de apoyo externo.
 Cuando se dé la orden de Evacuar:
o No pase ninguna llamada que reciba a menos que sea de un organismo de Emergencia,
Policía, Bomberos, Defensa Civil, etc.
o No suministre ninguna información no autorizada.
o Las llamadas de medios de comunicación páselas al miembro del comité responsable
(comisión de comunicación), para responder a dicha información.
FUNCIONES GENERALES DE LA RECEPCIÓN:
En una situación de emergencias brinda apoyo en:
 Activa la cadena de llamadas dando prioridad de la información al jefe de emergencias.
 Ejecuta las órdenes dadas por el jefe de emergencias y la comisión de comunicaciones.
 Apoya en el llamado a organismos de apoyo externo, vecinos, según instrucciones del comité
de emergencias.
 Habilita la puerta principal (abrirla totalmente) para facilitar la evacuación.
 Permanece en su sitio, espera que todos sus ocupantes hayan salido y evacua.
 Restringe el ingreso de personas ajenas a los niveles de actuación (personal externo,
estudiantes, docente, empleados y coordinadores de evacuación no autorizados para el
ingreso).
En el puesto de recepción debe permanecer:
 Directorio de emergencias
 Las funciones de recepción
 Cadena de llamadas
 Sistema de comunicación (Teléfono, radio de comunicación)
 Listado de los niveles de actuación con los números de teléfono y del personal en general.
COMITÉ DE EMERGENCIAS - VERDE
 JEFE DE EMERGENCIAS
Principal: Sor Ligia Bernal Trujillo
Suplente: Sor Olga Cecilia Giraldo Aristizabal
 COMISIÓN TÉCNICA Y DE RECURSOS: Sor Martha Nelly Franco L
 COMISIÓN EDUCATIVA Y DE COMUNICACIONES
Comunicación a familia de afectados: Gladys Perez Rojas
Comunicación a medios masivos: Isabel López Rincón
 COORDINADOR DE BRIGADAS: Diana Camacho Estrada
COORDINADOR GENERAL DE EVACUACIÓN (Amarillo): Marisol González Villa
LIDERES DE PUNTO DE ENCUENTRO (Amarillo): John Fredy Metrio Taborda – Oscar Higuita
Rivera
BRIGADA DE SEGURIDAD (Control de incendio y salvamento) - Rojo
NOMBRE CARGO
Iván Carmona Carmona Vigilante (Líder de Brigada)
Aldrin Arley Goez Giraldo Auxiliar de Mantenimiento
Arturo Barrera Vélez Conductor
Lorena González Ninco Auxiliar de Economía
BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS - Blanco
NOMBRE CARGO
Yuly Andrea Cartagena Docente (Líder de Brigada)
Sor Inés Gómez Secretaria
Sor Teresita Gómez Aux. de Atención al usuario en Salud
Edward Carvajal Vanegas Docente
Sergio Alberto Uribe Fernández Docente
BRIGADAS DE EVACUACIÓN
NOMBRE CARGO ÁREA A EVACUAR
Clara María
Estrada
Docente Primer Piso: Capilla, Recepción, 2º, 3º, Salón de Reuniones,
Deportes, Laboratorios (Fisica – Química), Emisora, Casa
de muñecas.
Pedro Carmona Fotocopiadora Primer Piso: Parque, Psicorientación, Coord. de convivencia
Primaria, Lúdicas, Cafetería, Taller, Economía, Biblioteca.
Diana Scolaro Docente Segundo Piso: Cafetín, 5º, Laboratorio de Biología, 11ºA, 9º,
1º
Alicia Restrepo Docente Segundo Piso: Coord. Académica, Sala de Profesores,
Coord. de Convivencia Bachillerato, 8º, 11ºB, 10ºAº,
Secretaria Académica, Rectoría, Secretaría Auxiliar.
Juan Diego
Foronda
Docente Segundo Piso: Sala de Informática, Laboratorio de Ingles,
4ºA, 10ºB, 6ºB, Enfermería, Preescolar
Luz Marina Garzón Docente Tercer Piso: Psicorientación, 7ºB, 6ºA, 7ºA, 4ºB
Sor Raquel Carrillo Docente Casa de Comunidad
CADENA DE LLAMADAS
NOMBRE CARGO LLAMAR
A:
1 Sor Yolanda
Bastidas
Recepción 4 5
2 Sor Ligia Bernal
Trujillo
Jefe de
Emergencia
1 3
3 Sor Olga Cecilia
Giraldo
Sup. Jefe de
Emergencias
6 8
4 Diana Camacho
Estrada
Coord. de
Brigada
7 6
5 Sor Marta Nelly
Franco
Comisión Tec. Y
Recursos
2 7
6 Marisol
González Villa
Com.
Evacuación
1 2
7 Gladys Pérez
Rojas
Com. Educativa 5 8
8 Isabel López
Rincón
Comunicación
Medios masivos
4 3

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Funciones del comit de emergencias

  • 1. FUNCIONES DEL COMITÉ DE EMERGENCIAS Antes de la Emergencia:  Planear y organizar las diferentes acciones y recursos de acuerdo a la responsabilidad delegada por comisión (recursos, técnicos, educativa etc.) para la eficaz atención de una eventual emergencia.  Conocer el funcionamiento del colegio y el medio que lo rodea, las emergencias que se puedan presentar, los planes normativos y operativos de las mismas.  Velar por el control de los riesgos de la empresa.  Identificar las zonas más vulnerables.  Mantener actualizado el inventario de recursos humanos, materiales y físicos con los que puede contar la institución.  Mantener el control permanente sobre los diferentes riesgos del colegio.  Diseñar y promover programas de capacitación para todo el personal para afrontar emergencias.  Realizar reuniones periódicas para mantener permanentemente actualizado el Plan de Emergencias.  Evaluar los procesos de atención de las emergencias para retroalimentar las acciones de planificación.  Evaluar los programas educativos mediante actividades prácticas como talleres y simulacros. Durante la emergencia:  Activar la cadena de llamadas de los integrantes del Comité de Emergencias.  Evaluar las condiciones y magnitud de la Emergencia.  Distribuir los diferentes recursos para la atención adecuada de la emergencia.  Establecer contacto con las directivas del colegio, los grupos de apoyo y con la ayuda externa (Policía, Cruz Roja, Defensa Civil, Bomberos, Tránsito, A.R.P).  Tomar decisiones en cuanto a la evacuación total o parcial.  Reunirse en el sitio asignado como P.M.U (Puesto de Mando Unificado).  Coordinar las acciones operativas en la atención de emergencias.  Recoger y procesar toda la información relacionada con la emergencia.  Coordinar el traslado de los heridos a los Centros de Asistencia Médica. Después de la emergencia:  Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades contempladas en el Plan, después de cada emergencia o simulacro desarrollado.  Elaborar y presentar informes de dichas actividades a las Directivas.  Actualizar los diferentes inventarios de recursos.  Permanecer en estado de alerta hasta “la vuelta a la normalidad” (recuperación).  Establecer o determinar los correctivos pertinentes del plan. FUNCIONES DE LA COMISIÓN TÉCNICA Y DE RECURSOS Antes de la emergencia  Proponer la consecución de equipos para un adecuado control de los riesgos.  Velar por el buen mantenimiento de los diferentes recursos materiales y físicos.  Mantener actualizado el inventario de recursos.  Mantener actualizada la información sobre ubicación, control y magnitud de los riesgos.
  • 2.  Tener conocimientos sobre las causas, efectos y comportamiento de los diferentes riesgos.  Velar por la prevención y control de los diferentes riesgos  Suministrar información técnica sobre cualquier cambio en las instalaciones (reubicación de zonas de trabajo, creación de nuevas estructuras, reubicación de riesgos).  Mantener actualizado un plan de contingencias para control de emergencias en áreas críticas. Durante la emergencia  Coordinar el control de entrada de personas a la Institución.  Comunicar cualquier anomalía al PMU.  Conseguir los recursos que se requieren para la atención de la emergencias  Ubicar y evaluar la magnitud de la emergencia y prever las posibles consecuencias. Si la situación amerita, debe activar cadena de llamadas.  Tener contacto permanente con personal técnico interno o externo del colegio (electricistas, personal de mantenimiento).  Mantener comunicación permanente con los miembros del comité de emergencias en el PMU (Puesto de Mando Unificado).  Aplicar el plan de contingencia frente a situaciones de emergencia. Después de la emergencia.  Definir y tramitar los recursos necesarios para futuras emergencias.  Evaluar las causas, efectos de la emergencia y el plan de contingencia.  Implementar correctivos que prevengan la nueva ocurrencia de un evento.  Presentar informes técnicos sobre las causas de la emergencia.
  • 3. FUNCIONES DEL JEFE DE EMERGENCIAS Antes de la emergencia  Distribuir las diferentes responsabilidades a los integrantes del Comité de Emergencias (comisión técnica, operativa, etc).  Presentar presupuestos debidamente sustentados que garanticen la buena marcha del Plan.  Citar y velar por la asistencia a reuniones periódicas de los miembros del Comité de Emergencias.  Velar por la permanencia de los cargos existentes en el plan de emergencias (remplazar vacantes) y que los mismos tengan la claridad de sus funciones.  Planear y coordinar actividades formativas para todo el personal, en temas relacionados con la autoprotección y actuación en caso de emergencia.  Mantener informadas a las directivas sobre las diferentes acciones que contempla el Plan de Emergencias.  Velar porque todos los niveles de actuación tengan los distintivos que los identifica.  Programar capacitaciones especiales para grupos de apoyo como brigadas de bomberos, brigadas de primeros auxilios, coordinadores de evacuación, vigilancia de acuerdo a las necesidades del colegio. Durante la emergencia  Decretar el estado de Emergencia de acuerdo a la magnitud.  Tomar decisiones estratégicas necesarias para el manejo de la emergencia.  Activar la cadena de llamadas del Comité de Emergencias.  Recoger toda la información relacionada con la emergencia.  Realizar contacto con la casa provincial y con las instituciones de ayuda externa.  Facilitar la consecución de recursos no existentes en el colegio.  Coordinar el Puesto de Mando Unificado (PMU) del Plan de Emergencias.  Coordina con el Comité de Emergencias, las decisiones y acciones extraordinarias para el efectivo control de la emergencia (Corte de energía)  Acuerda con la comisión encargada de los medios de comunicación, la emisión periódica de mensajes (Esta información debe realizarse en rueda de prensa y no realizando intervenciones puntuales).  Declarar la finalización de la fase de control del siniestro.  Dar el aviso de retorno o de desocupación definitiva del área afectada. Observación: El jefe de emergencias al conformar el PMU (Puesto de Mando Unificado), debe portar un Kit de emergencia con la siguiente información:  Directorio de emergencias interno y externo  Listado de los niveles de actuación con los números de teléfono  Listado de todo el personal con los números de teléfono de las residencias  Listado de recursos  Planos donde especifique las áreas críticas.  Sistema de comunicación portátil (radio, celular). Después de la emergencia:  Coordinar las labores de reconstrucción.  Realizar reuniones de evaluación de los procedimientos realizados.  Recoger el informe de cada una de las comisiones.  Presentar los respectivos informes a las Hnas superiora y ecónoma, y a la comunidad en general.
  • 4.  Programar nuevos talleres para corregir o afianzar conocimientos.  Convocar a todos los niveles de actuación y evaluadores externos para realizar la evaluación después de una emergencia o simulacro. FUNCIONES DE COMISIÓN EDUCATIVA Y DE COMUNICACIONES Antes de la Emergencia • Mantener listado actualizado de todo el personal: Empleados, estudiantes y contratistas permanentes, con la identificación y número telefónico; así mismo tener la relación de EPS, número de teléfonos y contactos. • Identificar las necesidades de capacitación para el Plan de Emergencias • Desarrollar actividades preventivas que permitan evitar situación de emergencia. • Elaborar y mantener actualizado el directorio de emergencias y velar porque se mantenga en las porterías y PMU • Establecer comunicación con las diferentes instituciones de ayuda externa que puedan prestar apoyo de acuerdo a la emergencia. Durante la Emergencia • Mantener comunicación permanente con el PMU. • Servir de canal de comunicación hacia las familias de los afectados. • Atender los medios de comunicación masivos (prensa, radio y TV). • Emitir comunicados de la situación real de los afectados. Después de la Emergencia • Evaluar el desempeño de esta comisión en la emergencia ocurrida. • Elaborar un informe y entregarlo al jefe de emergencias que se adjuntará como soporte a la evaluación de la emergencia ocurrida. • Proponer recomendaciones que fortalezcan las deficiencias detectadas en la emergencia. • Elaborar Acta de evaluación después de una emergencia o simulacro.
  • 5. FUNCIONES DE LA BRIGADA DE SEGURIDAD (Funciones del control de incendio y salvamento) Antes de la emergencia  Capacitarse para cumplir con sus funciones.  Adoptar hábitos y actitudes propias de la prevención.  Conocer los riesgos generales y particulares que se presenten en las diferentes áreas.  Conocer los puntos críticos de la institución (circuitos eléctricos de control y ubicación de extintores.).  Realizar inspecciones de seguridad periódicas con el propósito de Señalar las deficiencias o situaciones que constituyan riesgo o afecten los medios de protección y verificar que se eliminen o solucionen adecuadamente.  Conocer la existencia y uso del sistema de alertas y alarma.  Velar porque el equipo contra incendios se encuentre en buenas condiciones, bien demarcadas y ubicadas, con la hoja de vida actualizada y mantenimiento oportuno.  Asegurarse que las vías de evacuación y los quipos se encuentren libres de obstáculos y señalización apropiada. Durante la emergencia. Las brigadas de seguridad están divididas en dos grupos, representantes de empleados y alumnos. Durante la emergencia el control en el área del evento lo realizará el personal de empleados siempre y cuando su vida no corra peligro. Los alumnos solo participan en las actividades del “antes de una emergencia”, durante la emergencia servirán de apoyo en la comunicación entre los niveles de actuación, acordonamiento de vías, logística.  Actuar prontamente cuando se informe de una emergencia de incendio, sismo, atentado terrorista etc., realizando actividades tendientes a la atención y control de la emergencia, evitando la propagación de sus efectos.  Definir los límites de la zona de riesgo e informar al grupo de evacuación.  Prestar apoyo en actividades de alistamiento, control o dirección de la evacuación, cuando la emergencia no implique acciones operativas propias del brigadista.  En cualquier emergencia, actuar coordinadamente con los demás miembros del Equipo Operativo de Emergencia de su área.  Servir como grupo de “apoyo” de los organismos de apoyo externo.  Ubicar los posibles heridos y personas afectadas e informar al grupo de evacuación y/o ayudar a evacuarlos de la zona de peligro Después de la emergencia  Participar en la remoción de escombros, preservar las evidencias o pruebas que sirvan para la investigación de las causas de la emergencia.  Hacer inventarios de pérdidas.  Reacondicionar los equipos empleados durante la emergencia e informar sobre el deterioro que haya sufrido durante la atención del evento.  Informe detallado de la actuación.  Investigar e informar los resultados sobre las causas de incendio o conato. FUNCIONES DE LA BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS
  • 6. Antes de la emergencia  Reconocer las condiciones de riesgo en el trabajo.  Seleccionar el sitio donde se ubicará el Centro de Atención y Clasificación de Heridos CACH.  Dotarse de equipo en cantidad y calidad.  Contar con un sistema ágil y oportuno de transporte.  Participar en capacitación, entrenamiento, simulacros y mantenerse actualizado en primeros auxilios.  Diseñar y disponer de formatos para la atención en primeros auxilios. Durante la emergencia La intervención de las estudiantes que pertenecen al grupo de primeros auxilios se hará a discreción del coordinador de la brigada y siempre que su vida no corra peligro.  Valorar la situación y los lesionados, clasificarlos y atenderlos según prioridad Triage (Clasificación de Heridos).  Prestar los Primeros Auxilios a los lesionados por la emergencia. Si la lesión es grave y se presentan varios heridos, solicita ayuda al Coordinador de la brigada o al Jefe de Emergencia y procede a estabilizarlos.  Disminuir la tensión nerviosa en el lesionado y los compañeros de trabajo.  Coordinar el traslado correcto del lesionado al centro asistencial adecuado en su nivel de complejidad.  Diligenciar el registro de atención de primeros auxilios.  Coordinar el acceso e intervención de los Grupos de Ayuda Externa (Cruz Roja o el Servicio de Salud siguiendo las instrucciones del Jefe de Emergencia).  En caso de Evacuación, en el momento en que se llegue al sitio de reunión final se pone a órdenes del Jefe de Emergencia. Después de la emergencia  Evaluar la calidad de los primeros auxilios prestados.  Realizar los ajustes necesarios al plan de atención.  Reponer el material utilizado
  • 7. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE BRIGADAS Antes de la emergencia  Conocer los riesgos generales y particulares que se presenten en las diferentes áreas y actividades.  Señalar las deficiencias o situaciones que constituyan riesgo o afecten los medios de protección y verificar que se eliminen o solucionen adecuadamente.  Velar porque se mantenga despejado el acceso a las vías de evacuación y se conserve la señalización.  Coordinar la participación del personal operativo de emergencia, en las actividades de capacitación, entrenamiento que se programen y mantiene actualizado el listado del personal de cada piso (listado de estudiantes de cada grupo y horario del docente). Planear el salvamento de bienes irrecuperables, asignar responsables y definir el sitio de disposición final de los elementos a rescatar.  Medidas Preventivas:  Coordinar la inspección periódica del estado general de conservación de los equipos de combate de incendios, utilizando los formatos de registro y procedimientos relacionados. Tomar acciones para solicitar la reposición de los equipos defectuosos.  Mantenerse entrenados para la utilización de las camillas, aplicación de respiración artificial, masaje cardíaco y cualquier otra práctica de primeros auxilios.  Mantenerse familiarizados con todas las edificaciones e instalaciones de la compañía y sus respectivas salidas. Durante la emergencia  Verificar la intervención oportuna del Grupo Operativo de Emergencia.  Si es necesario y no ha llegado el jefe de emergencias al sitio, toma decisiones de evacuación o intervención del grupo de apoyo interno o equipo de socorro y rescate exteriores.  Coordinar el personal de la brigada de seguridad y primeros auxilios.  Coordina la atención en primeros auxilios a los accidentados y aquellos que por las circunstancias estén en peligro durante la ocurrencia del siniestro.  Mantiene comunicación permanente con el Puesto de Mando Unificado, solicita recursos necesarios que se van agotando, realiza el reporte de heridos.  Coordinar la ayuda a las personas que hallan sido alcanzadas por el siniestro y llevarlas para un sitio seguro.  ncita a las personas a mantener la calma y a seguir las instrucciones impartidas por parte de los brigadistas y por el sistema de alarma. Después de la emergencia:  Verifica que todos los integrantes de las brigadas estén sanos y a salvo  Investiga las causas de las emergencias sucedidas.  Coordinar la remoción y limpieza de los residuos, incluyendo los materiales utilizados en el combate de incendios. Tales como: Extintores, mangueras, etc., enviándolos para la recarga y/o mantenimiento. FUNCIONES DEL COORDINADOR GENERAL DE EVACUACIÓN Antes de una emergencia  Conocer las funciones generales de la brigada de evacuación y velar por que la brigada cumplan con sus funciones.
  • 8.  Mantener un listado actualizado de todo el personal  Conocer las rutas de evacuación y puntos de encuentro principales y alternos Durante la emergencia.  Actuar oportunamente cuando se presente una emergencia o escuche la señal de alarma acudiendo al PMU para recibir instrucciones.  Mantener comunicación permanente con la brigada de evacuación de los diferentes sectores  Dar instrucciones que faciliten la evacuación segura a través del sistema altavoz (megáfono, altoparlante o intercomunicador)  Si encuentra una vía de evacuación bloqueada, coordinar la evacuación por la vía alterna. En caso de no poder salir, llevar el grupo a un lugar o área o cuarto seguro (alojamiento temporal) chequear constantemente la seguridad de este y comunicarse para informar y esperar nuevas órdenes.  Coordina conjuntamente con el coordinador de las brigadas el acordonamiento o control de las vías públicas, cuando sea necesario evacuar totalmente las instalaciones.  En el punto de encuentro, solicita información y registra novedades dadas por las brigadas de evacuación  Comunicar oportunamente la información de novedades de forma organizada al PMU  Velar por la organización en el retorno a las instalaciones cuando reciba la orden del jefe de emergencias. Establecer las prioridades en el retorno. Después de la emergencia  Reunirse con la brigada de evacuación para evaluar lo ocurrido, elaborar el informe y presentarlo al jefe de emergencias  Buscar evidencias que puedan esclarecer el hecho.  Ayudar en la coordinación de las actividades para poner en orden y en funcionamiento las labores del área.
  • 9. FUNCIONES DE LOS COORDINADORES DE EVACUACIÓN ASIGNADOS A CADA SECTOR Y A CADA GRUPO Antes de la emergencia  Conocer el plan de emergencia y capacitar al personal del área a cargo ( no brigadistas )  Conocer las rutas de salida de emergencia, tanto la principal como la alterna, e inspeccionarlas periódicamente  Diseñar la factibilidad de refugios temporales seguros en caso de no poder evacuar hasta el sitio de encuentro, dar a conocer estas alternativas al coordinador de zona o al coordinador general de evacuación.  Mantener un listado actualizado de las personas que laboran en su área  Efectuar inspecciones de seguridad e informar anomalías  Identificar las medidas de seguridad de la institución y su localización  Participar activamente en los simulacros Durante la emergencia  Coger la tabla con la lista de asistencia y la paleta. Entregar la paleta a la representante de grupo  Proceder a evacuar e indicar la ruta de salida del área bajo su responsabilidad y recordarles el punto de encuentro.  Impedir que las personas a su cargo regresen a la zona de peligro.  Controlar los brotes de comportamiento que puedan originar pánico, evitar aglomeraciones y controlarlas.  Coordinar con el grupo de primeros auxilios la evacuación de otras personas que presenten impedimentos físicos o psicológicos o que hayan sufrido alguna lesión.  Si encuentra una vía de evacuación bloqueada, coordinar la evacuación por la vía alterna. En caso de no poder salir, llevar el grupo a un lugar o área o cuarto seguro (alojamiento temporal) chequear constantemente la seguridad de este y comunicarse para informar y esperar nuevas órdenes.  Verificar que ninguna persona se encuentre encerrada en el área de emergencia, en trampas o espacios confinados.  Repetir consignas establecidas como: “no corran”, “en caso de humo avancen de rodillas”, “conserven la calma”, “circulen por la derecha”, etc.  Verificar tomando lista de asistencia que todas las personas a su cargo hayan salido; en caso contrario notificar al coordinador de zona o al coordinador general de evacuación, en ningún caso debe regresar.  Coordinar cuando se autorice el regreso a la institución, con su grupo teniendo en cuenta el orden de prioridad en el retorno. Después de la emergencia  Reportar al Líder del punto de encuentro la situación de su personal, al igual que de las condiciones anómalas que detectó durante la evacuación de su grupo.  Reunirse con el coordinador de zona y el coordinador general de evacuación para evaluar lo ocurrido, elaborar informe y entregarlo al jefe de emergencias  Ayudar en la coordinación de las actividades para poner en orden y en funcionamiento las labores del área. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN
  • 10. La persona o personas responsables del servicio de recepción, deberán tener en cuenta los siguientes procedimientos en caso de Emergencia:  Las líneas telefónicas deben ocuparse únicamente para llamadas relacionadas con la emergencia.  Debe tenerse en cuenta la cadena de llamadas.  Si recibe una llamada notificando una AMENAZA de cualquier tipo: o Trate de prolongarle la conversación el mayor tiempo posible. o Procure obtener información: Quién llama, de dónde llama; tipo de amenaza; cuando sucederá; donde sucederá, por qué lo están haciendo, etc. o Trate de captar detalles significativos: voz, ruidos de fondo, acento, modismos, interferencias, frases repetitivas, nombres, siglas, etc. o No cuelgue hasta asegurarse que la persona que llama lo ha hecho. o No comente con nadie el hecho, ni suministre información a nadie diferente al jefe de emergencia o al coordinador de la brigada y grupos de apoyo externo.  Cuando se dé la orden de Evacuar: o No pase ninguna llamada que reciba a menos que sea de un organismo de Emergencia, Policía, Bomberos, Defensa Civil, etc. o No suministre ninguna información no autorizada. o Las llamadas de medios de comunicación páselas al miembro del comité responsable (comisión de comunicación), para responder a dicha información. FUNCIONES GENERALES DE LA RECEPCIÓN: En una situación de emergencias brinda apoyo en:  Activa la cadena de llamadas dando prioridad de la información al jefe de emergencias.  Ejecuta las órdenes dadas por el jefe de emergencias y la comisión de comunicaciones.  Apoya en el llamado a organismos de apoyo externo, vecinos, según instrucciones del comité de emergencias.  Habilita la puerta principal (abrirla totalmente) para facilitar la evacuación.  Permanece en su sitio, espera que todos sus ocupantes hayan salido y evacua.  Restringe el ingreso de personas ajenas a los niveles de actuación (personal externo, estudiantes, docente, empleados y coordinadores de evacuación no autorizados para el ingreso). En el puesto de recepción debe permanecer:  Directorio de emergencias  Las funciones de recepción  Cadena de llamadas  Sistema de comunicación (Teléfono, radio de comunicación)  Listado de los niveles de actuación con los números de teléfono y del personal en general.
  • 11. COMITÉ DE EMERGENCIAS - VERDE  JEFE DE EMERGENCIAS Principal: Sor Ligia Bernal Trujillo Suplente: Sor Olga Cecilia Giraldo Aristizabal  COMISIÓN TÉCNICA Y DE RECURSOS: Sor Martha Nelly Franco L  COMISIÓN EDUCATIVA Y DE COMUNICACIONES Comunicación a familia de afectados: Gladys Perez Rojas Comunicación a medios masivos: Isabel López Rincón  COORDINADOR DE BRIGADAS: Diana Camacho Estrada COORDINADOR GENERAL DE EVACUACIÓN (Amarillo): Marisol González Villa LIDERES DE PUNTO DE ENCUENTRO (Amarillo): John Fredy Metrio Taborda – Oscar Higuita Rivera BRIGADA DE SEGURIDAD (Control de incendio y salvamento) - Rojo NOMBRE CARGO Iván Carmona Carmona Vigilante (Líder de Brigada) Aldrin Arley Goez Giraldo Auxiliar de Mantenimiento Arturo Barrera Vélez Conductor Lorena González Ninco Auxiliar de Economía BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS - Blanco NOMBRE CARGO Yuly Andrea Cartagena Docente (Líder de Brigada) Sor Inés Gómez Secretaria Sor Teresita Gómez Aux. de Atención al usuario en Salud Edward Carvajal Vanegas Docente Sergio Alberto Uribe Fernández Docente BRIGADAS DE EVACUACIÓN NOMBRE CARGO ÁREA A EVACUAR Clara María Estrada Docente Primer Piso: Capilla, Recepción, 2º, 3º, Salón de Reuniones, Deportes, Laboratorios (Fisica – Química), Emisora, Casa de muñecas. Pedro Carmona Fotocopiadora Primer Piso: Parque, Psicorientación, Coord. de convivencia Primaria, Lúdicas, Cafetería, Taller, Economía, Biblioteca. Diana Scolaro Docente Segundo Piso: Cafetín, 5º, Laboratorio de Biología, 11ºA, 9º, 1º Alicia Restrepo Docente Segundo Piso: Coord. Académica, Sala de Profesores, Coord. de Convivencia Bachillerato, 8º, 11ºB, 10ºAº, Secretaria Académica, Rectoría, Secretaría Auxiliar. Juan Diego Foronda Docente Segundo Piso: Sala de Informática, Laboratorio de Ingles, 4ºA, 10ºB, 6ºB, Enfermería, Preescolar Luz Marina Garzón Docente Tercer Piso: Psicorientación, 7ºB, 6ºA, 7ºA, 4ºB Sor Raquel Carrillo Docente Casa de Comunidad
  • 12.
  • 13. CADENA DE LLAMADAS NOMBRE CARGO LLAMAR A: 1 Sor Yolanda Bastidas Recepción 4 5 2 Sor Ligia Bernal Trujillo Jefe de Emergencia 1 3 3 Sor Olga Cecilia Giraldo Sup. Jefe de Emergencias 6 8 4 Diana Camacho Estrada Coord. de Brigada 7 6 5 Sor Marta Nelly Franco Comisión Tec. Y Recursos 2 7 6 Marisol González Villa Com. Evacuación 1 2 7 Gladys Pérez Rojas Com. Educativa 5 8 8 Isabel López Rincón Comunicación Medios masivos 4 3