El documento describe el proceso de organización de eventos. Explica que la organización de eventos implica la planificación, diseño y producción de eventos como congresos, festivales y convenciones. Detalla los pasos clave que incluyen establecer objetivos, identificar el público meta, formar un comité de planificación, determinar el presupuesto, formato, duración, asistencia prevista, programación, lugar y fecha, y evaluar resultados. Además, menciona algunos tipos de eventos comunes y las tareas involucradas en la organización

1. ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS
Tareas
Autora: Norangel Alvarez
Eventos corporativos
▶Es considerado una
poderosa herramienta de
comunicación institucional
con fines retóricos
OBJETIVOS
Identifica porqué se realizará
el evento
PÚBLICO BENEFICIARIO
Identifica necesidades, investiga
competidores, tendencias y
cualquier desequilibrio en la
demanda
COMITÉ DE
PLANIFICACIÓN
Toma decisiones, controla y
ordena los gastos
Características
▶Cuenta con
asesoramiento de quienes
son los expertos de la
organización
▶Optimiza los materiales
y planifica junto a la
empresa como conseguir
los mejores resultados de
dicho evento
▶Realiza un guion o
cronograma a seguir
la
Organización de eventos?
Es el proceso de diseño, planificación
y producción de congresos,
festivales, ceremonias, fiestas,
convenciones, entre otros.
¿Qué es
PRESUPUESTO
Prevee cualquier gasto
imprevisto, identifica todas las
fuentes de ingresos y estudia
todos los riesgos potenciales
FORMATO Y DURACIÓN
Establece la duración del evento
ASISTENCIA PREVISTA
Realiza investigaciones sobre
el mercado, decide si invitarán
conferenciantes, calcula la
cantidad de personal, entre
otros
PROGRAMACIÓN
Verifica las fechas de celebración,
negocia las tarifas más
económicas para el alojamiento,
billetes de avión, etc. Y contrata a
los conferenciantes
DESTINO Y LUGAR
DE CELEBRACIÓN
Si es una celebración de solo un
día se elige un lugar de
celebración accesible, cerca de
donde viven los asistentes
▶Sus contenidos o
actividades lograrán
persuadir al público que
participa en el mismo
▶Coordina de manera
precisa y acertada cada
detalle
▶Se debe tener un
objetivo claro y
estratégico que represente
a la empresa en todas sus
formas
▶Es una carta de
presentación ante la
sociedad, público, medios o
prensa
▶Promociónales
▶Reuniones laborales
▶Fiestas corporativas
▶Inauguraciones
Tipos
▶Exposiciones
▶Eventos privados
▶Reuniones de capacitación
▶Congresos
Pasos para el planeamiento
de un evento
▶MONTAJE
Recursos técnicos y
humanos en el lugar donde
se llevará a cabo el evento
▶EJECUCIÓN
Se comparten las
actividades planificadas y
demás
▶DESMONTAJE
Retiro de los materiales y
elementos utilizados en la
reunión
▶DISEÑO Y COTIZACIÓN
Se establecen los objetivos,
el mensaje que comunicar al
público y las expectativas
del organizador con relación
al evento
▶PRODUCCIÓN
Gestiones previas al inicio
de la reunión y su objetivo
es la preparación de los
recursos que componen el
evento
▶EVALUACIÓN DE
RESULTADOS
Se verifica el cumplimiento
de los objetivos
establecidos y la eficiencia
de las prestaciones