Marco conceptual. ELEMENTOS Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN: LA PLANIFICACIÓN EN LA EMPRESA

1. Institución Educativa
Superior Tecnológica Pública
CARRERA TECNICA DE CONTABILIDAD
ASIGNATURA: Administración Empresarial.
TEMA: Marco conceptual. ELEMENTOS Y FUNCIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN: LA PLANIFICACIÓN EN LA EMPRESA
SEMESTRE: I
ALUMNO: Núñez Chávez, José Luis Salvador.
DOCENTE: Santos R. Espinoza T.
Guadalupe, Pacasmayo- La Libertad 2020

2. ELEMENTOS Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
1. Elementos de la administración
1.1Eficiencia
Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los
objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un
concepto que se refiere a » insumo-productos».
Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:
 Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el
volumen de recursos empleados.
 Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la
cantidad de recurso empleado.
Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en
relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los
gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para
alcanzar las metas están actuando eficientemente.
Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la administración y de los
administradores, no es una cualidad suficiente. La administración y los administradores
no solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, además tienen que
alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que ser eficaces.
1.2. Eficacia
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen
las metas que se habían definido.
Estos dos conceptos están muy interrelacionado ( eficiencia y eficacia) ya que la eficacia
de un modelo, de un administrador, etc.., estará íntimamente unidad a la necesidad de ser
o no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse en ser eficaces de la forma mas
eficiente posible.
Nos preguntábamos si podríamos ser eficientes sin ser eficaces. La respuesta es
afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los recursos sin
conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es eficiente con metas
equivocadas.

3. 1.3. Productividad
Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida
consideración de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:
La formula señala que se puede mejorar la productividad :
1. al acrecentar la producción (resultados) con los mismo insumo.
2. al disminuir los insumos manteniendo la misma producción.
3. al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un modo
favorable.
Existen varias clase de insumo como lo son el trabajador, los materiales y el capital, sin
embargo, sin duda alguna la mayor oportunidad para aumentar la productividad se
encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en especial, en la administración.
La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y
organizacional.
1.4. Coordinación de recursos
La organización, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos son
elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán alcanzar sus
objetivos. Existen tres tipos de recursos:
Recursos materiales. Aquí quedan comprendidos el dinero, las instalaciones físicas, la
maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.
Recursos técnicos. Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos, organigramas,
instructivos, etc.
Recursos humanos. No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en
este grupo, sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad:
conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes,
habilidades, potencialidades, salud, etc.
Los recursos humanos se han dejado al último no por ser los menos importantes, sino
porque, requieren de una explicación más amplia. Los recursos humanos son más
importantes que los otros dos, pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseño de los
recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa.
Para administrar se requiere combinar, sistematizar y analizar estos tres tipos de recursos
que interviene en el logro de un fin común.
1.5. Grupo social
Este elemento es de gran importancia porque sin el no se puede dar la administración. La
administración siempre se da dentro de un grupo social, entendiéndose por grupo social,

4. grupo de personas, empresas, instituciones…, Que de alguna forma comparten los
mismos objetivos.
1.6. Objetivo
La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados. En ocasiones, los
ejecutivos no relacionados con los negocios afirman que el objetivo de los
administradores de negocios es sencillo: obtener utilidades o beneficios. Para muchas
empresas de negocios, una meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus
acciones comunes. En un sentido muy real, en todo tipo de organizaciones, tanto lucrativa
o no, el objetivo lógico y públicamente deseable de los administradores deben ser obtener
un superávit: tienen que establecer un ambiente en el que las personas puedan alcanzar
metas de un grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e insatisfacción
personal, o en el que puedan lograr al máximo posibles una meta deseada con los recursos
disponibles.
En una organización no lucrativa, que no tengan responsabilidad con respecto a las
utilidades totales del negocio, los administradores también tienen metas y deben
esforzarse por lograrlas con el mínimo de recursos o alcanzarlas hasta donde sea posible
con los recursos disponibles.
2. Funciones De La Administración
2.1. Planificación
Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben
desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se
deben evaluar futuras contingencias que afectan a la organización, y dar forma al
panorama futuro ya sea operacional o estratégico de la empresa.
La administración debe visualizar el futuro y trazar las acciones a seguir, se
debe planificar todas las actividades basadas en condiciones futuras, se establecen los
objetivos estratégicos y se asegura el logro de los mismos. Un buen plan de acción debe
ser preciso y basarse en la unidad, continuidad y además tener cierta flexibilidad. Se usa
para proporcionar una dirección general entre sus tareas está la de proporcionar a los
administradores herramientas de seguimiento y evaluación de resultados, a la vez detectar
áreas de posibles oportunidades de mejora.
La planeación es importante, ya que en sus objetivos se resume el rumbo a seguir y las
metas a alcanzar además, se resume el crecimiento económico y general de la empresa.
Una de las maneras de trazar la planificación es: definir claramente un problema, estudiar
las experiencias pasadas y para prever el futuro, determinar diferentes formas para actuar,
seleccionar la mejor, asignar los recursos, prepararse para posibles situaciones adversas.

5. 2.2. Organización
Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura
eficiente para que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización.
Los administradores también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el
trabajo, y siempre asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada.
La administración debe crear el entorno organizacional material y social de la empresa.
Debe proporcionar las cosas útiles para el adecuado funcionamiento empresarial,
movilizando los recursos materiales y humanos para llevar el plan a la acción.
Una manera de plantear esta función administrativa es organizar la fuerza de trabajo
de manera eficiente para que se puedan alinear las actividades de todos los departamentos
de la organización, una opción para incrementar el rendimiento es contratar personas
capacitadas para el trabajo e incrementar el adiestramiento de las mismas a través de
cursos y estudios especializados, así asegurar una mano de obra calificada y eficiente.
2.3. Dirección
Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario, e
inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es responsabilidad de los
administradores comunicar los objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados.
El supervisor de los subordinados siempre debe estar alineado con las políticas de la
empresa, y cada administrador debe tratar a sus subordinados bajo los estándares de la
compañía.
La administración debe guiar y orientar al personal. Es su responsabilidad comunicar
las políticas y los objetivos de la empresa a sus subordinados. El supervisor y cada
administrador deben tratar a sus subordinados bajo determinados estándares de respeto,
liderazgo y motivación.
Una manera de ejecutar la dirección es supervisar a los trabajadores en su trabajo diario
e inspirarlos a lograr las metas departamentales, se deben establecer orientaciones de
acuerdo a las necesidades de cada trabajador y cada departamento a fin de que las tareas
resulten eficientemente realizadas. Para los nuevos empleados pautar una orientación
formal dando indicaciones y enseñando de manera general lo que necesitan para
desempeñar el cargo.
2.4. Coordinación
Los administradores deben armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por
la empresa, lo que significa que todas las actividades de cada unidad organizativa se deben
complementar y enriquecer el trabajo de otro.
La administración debe unificar y armonizar todos los esfuerzos y las actividades con el
fin de que vayan dirigidas al logro común de los objetivos generales de la empresa y se
traduzcan en la rentabilidad y eficiencia de la misma.

6. Una manera de ejecutar esta función es lograr que todas y cada una de las actividades de
los diferentes departamentos, se complementen y enriquezcan el trabajo de los otros.
Logrando de esta manera enlazar el trabajo particular en busca de logros generales en pro
y beneficio de la empresa.
2.5. Control
Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía están en línea
con las políticas y objetivos de la empresa en general. Es también responsabilidad del
administrador observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar
las tareas para corregir posibles desviaciones.
La administración debe revisar y verificar que todo se haga de acuerdo con los
planteamientos y las reglas establecidas y según las órdenes y directrices impartidas. Una
manera de llevar a cabo el control es revisar y controlar que las actividades ejecutadas
estén alineadas con las políticas y objetivos de la organización, revisar los resultados y
reportar cualquier desviación que ocurra, distorsione los planes y aleje al departamento
del cumplimiento de los objetivos.
La teoría de las cinco funciones de la administración de Henri Fayol es una visión muy
normativa y funcional en la administración, y puede que esta teoría no refleje
completamente las complejidades administrativas que enfrentan los gerentes en su trabajo
diario. Como tal, las cinco funciones de Henry Fayol se centran muy poco en las
relaciones informales entre directivos y subordinados, y no consideran el cómo
desarrollar y mantener una fuerza de trabajo motivada.
Las 5 funciones administrativas expuestas por Henri Fayol, por lo tanto, no representan
completamente la complejidad que enfrentan los administradores, y el enfoque normativo
puede ser demasiado rígido para ilustrar qué funciones que los gerentes necesitan para
llevar a cabo sus funciones en las empresas y las organizaciones modernas. Por otro
lado, las 5 funciones administrativas presentadas por Henri Fayol dan un resumen
estructurado de las tareas necesarias que deben llevar a cabo todos los administradores y
ofrece una visión inicial en su trabajo diario.

7. Fuentes bibliográficas:
 Koontz, Harold y Weihrich, Heinz. Administración, una perspectiva Global.
Decimosegunda edición, 2004
 Koontz, Harold y Weihrich, Heinz. Elementos de la Administración. Quinta
edición, 1995.
 Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración.
Séptima edición, 1997.