Modelo de gestión de la educación inicial secretariás de educación f 2016 (1)

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MODELO DE GESTIÓN DE LA EDUCACIÓN INICIAL PARA LAS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN DE
LAS ENTIDADES TERRITORIALES CERTIFICADAS
1. INTRODUCCIÓN
2. DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN
2.1 FUNCIONES DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
2.2 ESTRUCTURA
2.2.1 Macroproceso de Gestión de la Educación Inicial
2.2.1.1 Proceso de Fomento de la Educación Inicial
2.2.1.1.1Funciones del proceso
2.2.1.1.2Caracterización del proceso y subprocesos
2.2.1.1.2.1 Subproceso: Estado de la educación inicial
2.2.1.1.2.2 Subproceso: Gestión de referentes técnicos de educación inicial.
2.2.1.1.2.3 Subproceso: Acompañamiento técnico en educación inicial
2.2.1.2 Proceso Cobertura de la Educación Inicial.
2.2.1.2.2Caracterización del proceso y subprocesos
2.2.1.2.2.1 Subproceso: Definir y divulgar los lineamientos generales para la
organización de la gestión de la cobertura de la educación inicial.
2.2.1.2.2.2 Subproceso: Identificar estrategias de acceso y permanencia de
educación inicial.
2.2.1.2.2.3 Subproceso: Asignación de cupos de Educación Inicial
2.2.1.3 Proceso de Inspección, Vigilancia y Control de la Educación Inicial
2.2.1.3.2Caracterización de proceso y subprocesos
2.2.1.3.2.1 Subproceso: Registro único de prestadores del servicio de
educación inicial
2.2.1.3.2.2 Subproceso: Verificación de condiciones de calidad
2.2.1.3.2.3 Subproceso: Licencias de funcionamiento en educación inicial.
2.2.1.3.2.4 Acciones de control.

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2.2.2 Instancias estratégicas para la gestión de la educación inicial
2.2.3 Estructura propuesta y perfiles del talento humano para la gestión de la
educación inicial.
1. INTRODUCCIÓN
El siguiente documento presenta el Modelo de Gestión de la Educación Inicial diseñado para las Secretarías
de Educación de las entidades territoriales certificadas, el cual se construyó con base en los ajustes que la
política nacional de atención integral a la primera infancia requiere en términos de arquitectura institucional
para gestionar una educación inicial de calidad que contribuya a la garantía del desarrollo integral de la
primera infancia.
La educación inicial es un proceso educativo y pedagógico intencional, permanente y estructurado, a través
del cual los niños y las niñas potencian su desarrollo y capacidades en el juego, el arte, la literatura y la
exploración del medio, siendo la familia un actor central en dicho proceso. La Ley 1098 de 2006 (Código de
Infancia y Adolescencia) la reconoce en su artículo 29, como uno de los Derechos impostergable de los niños
y las niñas de 0 a 6 años de edad; al tiempo esta se constituye en uno de los estructurantes de la atención
integral.
Por lo anterior y en el marco de sus competencias, el Ministerio de Educación Nacional como ente rector de la
política educativa, a través de la Dirección de Primera Infancia, desarrolló las orientaciones y lineamientos
para alcanzar la calidad en Colombia.
Las secretarias de educación de las entidades territoriales son responsables de la administración, orientación,
calidad y el acceso de la prestación del servicio educativo a nivel territorial, la cual debe ser visibilizada a
través de los instrumentos de política y las prácticas locales alrededor del desarrollo integral y del lugar de la
educación inicial.
Si bien es cierto, que cada una de las Secretarías de Educación de las entidades territoriales certificadas del
País cuenta con delegados y delegadas de primera infancia que comparten responsabilidades con otras
funciones de las áreas de Cobertura o Calidad, hoy las Secretarías no tienen incorporada la educación inicial
en sus procesos misionales.
Por esta razón, el Modelo de Gestión propone la inclusión de un macro proceso misional en las Secretarías
de educación denominado: Gestión de la Educación Inicial, compuesto por tres procesos:
• Fomento de la educación inicial
• Cobertura de la educación inicial
• Inspección, vigilancia y control de la educación inicial.
Por ende, la inclusión del macroproceso permitirá que las Secretarías de Educación brinden a los niños y las
niñas una educación de calidad como parte esencial del derecho a la educación que les asiste según el
artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.

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2. DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN
El presente documento describe el macroproceso de gestión de la educación inicial, las funciones y perfiles
respectivos con que deben contar las secretarías de educación de las entidades territoriales certificadas, el
lugar de la educación inicial en la estructura organizacional, cada uno de los procesos detallados y las
actividades requeridas para su implementación.
Para la definición de la estructura operacional de la educación inicial, se definieron algunas acciones en el
marco de la política nacional y de la política educativa del país, al igual que se partió del análisis realizado por
el proyecto de modernización de todas las Secretarías de Educación, con el fin de identificar las diferencias
existentes de tamaño y estructura, así como de sus características geográficas y demás, que permita
proceder con la planeación estratégica que demanda una reingeniería de procesos para la implementación de
las acciones relacionadas con la educación inicial.
Con el propósito de gestionar al interior de cada entidad territorial certificada la promoción del derecho a la
Educación Inicial, a partir de las funciones y competencias que la Constitución y la ley establecen para las
Secretarías de Educación en la promoción de los derechos de los niños y las niñas y la prestación del servicio
educativo.
2.1 FUNCIONES DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES
CERTIFICADAS.
El Modelo de Gestión de la Educación Inicial para las secretarías de educación, tiene como propósito
contribuir a la garantía del derecho de una educación inicial de calidad para las niñas y los niños, a partir de
las competencias que la Constitución y la ley establecen en relación con la protección integral de las niñas y
los niños, teniendo en cuenta las características y condiciones territoriales:
Las funciones establecidas para las secretarías de educación en materia del modelo de gestión de la
educación inicial son:
• Verificar, aprobar y gestionar el presupuesto asignado para la educación inicial ante el Gobernador o
Alcalde y las instancias pertinentes, con el fin de garantizar la viabilidad financiera y ejecución de los
programas, proyectos, planes de acción y operaciones diarias de la Secretaría de Educación certificada.
• Identificar la oferta de Educación Inicial en el marco de la atención integral a la primera infancia en la
entidad territorial, como base para la organización de los procesos de fomento de la educación inicial, de
cobertura de la educación inicial e inspección, vigilancia y control.
• Planear, diseñar, administrar, evaluar políticas y estrategias de Educación Inicial, que propendan por la
cobertura y el mejoramiento de la calidad en la prestación del servicio, promoviendo la equidad y
continuidad en el sistema educativo de conformidad con la legislación vigente.
• Liderar la construcción, gestión, implementación y actualización permanente del Plan de Formación y
Cualificación municipal/departamental de maestros-as y agentes educativos que trabajan con niños y
niñas de Primera Infancia, propiciando espacios de articulación entre los niveles territorial y nacional.

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• Prestar acompañamiento técnico a los prestadores de educación inicial públicos y privados para el
fortalecimiento de las capacidades del talento humano que atiende a los niños y niñas, de las
capacidades institucionales, y el cumplimiento de las directrices, lineamientos, referentes técnicos y
orientaciones curriculares en su entidad territorial.
• Fortalecer la gestión de los prestadores de Educación Inicial, para la implementación de los referentes
técnicos, a través del acompañamiento permanente de acuerdo al nivel de cumplimiento y de las
particularidades del contexto en el cual se brinda el servicio.
• Promover espacios de articulación intersectorial con los diversos actores locales implicados en la
educación inicial en el marco de la atención integral a la primera infancia, para apoyar la definición de
estrategias que promuevan la calidad, la cobertura y la permanencia.
• Establecer y aprobar los procedimientos y políticas a seguir en la divulgación de la gestión de la
educación inicial que se adelanta a través de la Secretaría de Educación certificada.
• Administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información de primera
infancia, y suministrar la información a la Dirección de Primera infancia del Ministerio de Educación
Nacional en las condiciones que se requiera.
• Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control de la educación inicial de conformidad con las con
las normas que reglamenten la educación inicial.
• Expedir los actos administrativos relacionados con la educación inicial conforme a las facultades dadas a
la Secretaría de Educación certificada.
• Garantizar la oportunidad y calidad de la información de educación inicial generada en la entidad
territorial, la gestión ante alertas presentadas en el marco de los Sistemas de Información que el
Ministerio de Educación Nacional determine para la atención integral.
• Evaluar la gestión y resultados de procesos de la Educación Inicial en la Secretaría de Educación
certificada para la toma de acciones que permitan optimizar y mejorar su desempeño.
• Las demás señaladas en las leyes y reglamentos que resulten aplicables a la educación inicial.
2.2 ESTRUCTURA
Dado que las Secretarías de Educación de las entidades territoriales certificadas ya cuentan con un modelo
para preescolar, básica y media, y que este ha sido implementado desde el año 2006, se toma como base su
estructura documental y estructura de procesos, con el fin de optimizar los elementos que hoy ya están
aplicando.

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Bajo esta consideración, se propone el desarrollo de las acciones de gestión de la educación inicial en la
cadena de valor de la siguiente manera:
Figura 1: Cadena de valor propuesta para las secretarías de educación certificada
Con base en él Modelo, las Secretarías de Educación de las ETC procederán a construir cuadros de
funciones y de competencias laborales, como herramienta para la gestión pública y la gestión del talento
humano, definida por la Ley 909 de 2004; el cual establece las competencias laborales en los manuales
específicos de funciones y de requisitos para el ejercicio de los empleos públicos, según los decretos ley 770
y 785 de 2005, y 2539 de 2005, si los cargos o perfiles no se encuentran aprobados dentro de la entidad
territorial, se deberá ajustar la estructura de acuerdo con las necesidades que se identifiquen.
Como se puede observar en la figura 1, se presenta como propuesta para la integración de este modelo un
solo eslabón misional compuesto por el siguiente Macroproceso y procesos para la gestión de la educación
inicial.
2.2.1 Macroproceso de Gestión de la Educación Inicial
Una vez establecido el lugar del modelo en la cadena de valor, se desarrollan los procesos y subprocesos
definidos en el macroproceso de gestión de la Educación Inicial; lo anterior como insumo para el cumplimiento
de las funciones establecidas.
Al proponerse como un macroproceso misional, esto impacta en la cadena de valor de la secretaría de
educación en términos de arquitectura institucional, permitiendo un mejor posicionamiento de la educación
B. Gestión de
Programas y
Proyectos
C. Gestión de
la cobertura
del servicio
educativo
D. Gestión de
la calidad del
servicio
educativo en
EPBM
E. Atención
al
ciudadano
F. Gestión
de la
Educación
Inicial
G. Gestión de la Inspección y Vigilancia del Servicio EE
H. Gestión de la información
I. Gestión del talento humano
J. Gestión Administrativa de Bienes y Servicios
K. Gestión Financiera
L. Control Interno
M. Gestión de la Tecnología Informática
N. Gestión de Asuntos Legales y Públicos
Ñ. Administración del Sistemas de Gestión de la Calidad
A. Gestión Estratégica
Comunidad Educativa (EE, docentes, padres de familia , estudiantes, niños y
niñas en educación inicial)
Comunidad Educativa (EE, docentes, padres de familia , estudiantes, niños y
niñas en educación inicial)
Macroprocesos
misionales
Macroprocesos de Apoyo

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inicial que se orienta al resultado de los objetivos del Ministerio de Educación Nacional, las necesidades y
expectativas del territorio y los usuarios, lo cual implica:
MACRO
PROCESO
PROCESOS SUBPROCESOS
GESTIÓN DE LA
EDUCACIÓN
INICIAL
2.2.1.1 Fomento de la
Educación Inicial.
2.2.1.1.2.1 Estado de la Educación Inicial.
2.2.1.1.2.2 Gestión de referentes técnicos de
educación inicial.
2.2.1.1.2.3 Acompañamiento técnico en educación
inicial.
2.2.1.2 Cobertura de la
Educación Inicial.
2.2.1.2.2.1 Definir y divulgar los lineamientos generales
para la organización de la gestión de la cobertura de la
educación inicial.
2.2.1.2.2.2 Identificar estrategias de acceso y
permanencia de educación inicial.
2.2.1.2.2.3 Asignación de cupos de Educación Inicial.
2.2.1.3 Inspección,
Vigilancia y Control
de la Educación
Inicial.
2.2.1.3.2.1 Registro Único de prestadores del servicio
de educación Inicial
2.2.1.3.2.2 Verificación de condiciones de calidad
2.2.1.3.2.3 Licencias de funcionamiento en educación
inicial
2.2.1.3.2.4 Acciones de Control
Cuadro No.1. Macroproceso, Procesos y Subprocesos para la gestión de la Educación Inicial en las Secretarías de Educación
Certificadas de las ETC.
Para la descripción del modelo de gestión de la Educación Inicial, se utilizan las siguientes herramientas que
describen las características generales de los procesos y el detalle de los subprocesos y su diagramación así:
A nivel de procesos:
- Las funciones definidas
- Formato de caracterización
- Anexo matriz de indicadores
A nivel de subproceso:
- Diagramas de flujos
- Documento descriptivo del subproceso
A continuación se desarrollan cada una de las herramientas referidas, para cada uno de los procesos y
subprocesos.
2.2.1.1 PROCESO DE FOMENTO DE LA EDUCACIÓN INICIAL
2.2.1.1.1 Funciones del proceso
• Identificar el estado actual de la educación inicial en la entidad territorial con el fin de priorizar y
planear acciones que favorezcan una educación inicial de calidad.

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• Liderar la construcción, gestión, implementación y actualización permanente del Plan de Formación y
Cualificación municipal/departamental de agentes educativos que trabajan con niños y niñas de
Primera Infancia.
• Generar acciones que promuevan la apropiación de los referentes técnicos nacionales de educación
inicial, con los actores involucrados en la atención integral a la primera infancia en departamentos,
ciudades o municipios.
• Promover la transición armónica de los niños y las niñas de primera infancia en el entorno educativo.
• Propiciar y liderar espacios de articulación y gestión intersectorial e interinstitucional que promuevan
la inclusión de la Educación inicial en las políticas públicas y la provisión de recursos para la
implementación de las estrategias y acciones planteadas.
• Definir acciones, para programar periódicamente acompañamiento técnico a los actores o
interesados en Educación Inicial.
• Ofrecer información y orientación sobre los referentes técnicos de la Educación Inicial a entidades
territoriales, personas naturales y jurídicas que brindan el servicio de Educación Inicial o están
interesados en prestarlo y a la comunidad en general.
• Fortalecer el desarrollo de capacidades de los prestadores del servicio de Educación Inicial, para la
implementación de los referentes técnicos, y el cumplimiento de las condiciones de calidad de
acuerdo con las particularidades del contexto y las modalidades del servicio.
• Desarrollar capacidades en los actores territoriales relacionados con la educación inicial para mejorar
la calidad de la atención integral a la primera infancia.
2.2.1.1.2 Caracterización del proceso y los subprocesos de fomento de la educación inicial.
El proceso de fomento se integra por los siguientes subprocesos:
Figura 2: Proceso de Fomento de la Educación Inicial
Estado de la educación inicial
Gestión de referentes técnicos de educación
inicial
Acompañamiento técnico en educación
inicial

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A continuación se muestra la caracterización del proceso y los detallados de cada subproceso que lo integra.
LOGO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
FOMENTO DE LA EDUCACIÓN INICIAL
PERTENECIENTE AL MACRO PROCESO
GESTIÓN DE LA EDUCACIÓN INICIAL
Versión
Fecha
Página
Tipo de
proceso
Estratégico Misional X Apoyo
Líder
Proceso
Líder de la Educación Inicial / Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada.
Objetivo
Desarrollar estrategias que promuevan la calidad de la educación inicial en condiciones de
equidad, según las características individuales y poblacionales de las niñas y los niños de
cada territorio.
Alcance
Inicia con la planeación de las actividades para el reconocimiento del estado de la educación
inicial y la identificación de las estrategias de acuerdo con las características individuales y
poblacionales para gestionar la implementación de los referentes técnicos a través del
acompañamiento técnico, y finaliza con las acciones necesarias para contribuir al acceso y
permanencia de los niños y la niñas de educación inicial al entorno educativo.
2.2.1.1.2.1 SUBPROCESO ESTADO DE LA EDUCACIÓN INICIAL
Entradas Objetivo del
Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
Gobierno
Nacional
Política Pública Nacional de
Primera Infancia.
Referentes relacionados
con la atención integral a la
primera infancia.
Documentos de inversión
en primera infancia.
Identificar la
situación actual
del derecho de
las niñas y los
niños a la
educación inicial
en la entidad
territorial.
Análisis del
estado de la
educación
inicial.
Proyecto de
Modernización Macro
proceso A. Gestión
Estratégica.
Proceso de
Modernización A04
Evaluación de
resultados.
Proyecto de
Modernización
subproceso 01.04
Elaborar la
caracterización y perfil
del sector educativo.
Subproceso gestión de
referentes técnicos de
educación inicial.
Ministerio de
Educación
Nacional
Normatividad aplicable a la
Educación inicial.
Referentes técnicos de
educación inicial.
Sistemas de
información
Reporte de los niños y las
niñas vinculados a la
educación inicial.
niñas que transitan al grado
obligatorio de preescolar.
niñas no vinculados a la

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Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
educación inicial. Subproceso
acompañamiento técnico
en educación inicial.
Proceso de Cobertura de
la educación inicial.
Proceso Inspección,
vigilancia y control de la
educación inicial.
Entidad Territorial Política pública territorial de
Primera Infancia.
Ruta integral de atenciones.
Plan de atención integral.
Instrumentos propios de
gobierno relacionados con
el enfoque diferencial
Plan de desarrollo.
Informes de rendición de
cuentas y Documentos de
política complementarios.
Datos sociodemográficos
de la entidad territorial de
los niños y las niñas en
primera infancia.
Inventario de instituciones
de educación presentes en
el territorio que abordan
temas relacionados con
educación para la primera
infancia.
Documentación relacionada
con experiencias
significativas en educación
inicial.
Proyecto de
Modernización
subproceso
A02.05 Definición
y aprobación de
planes de acción
por área.
Plan operativo aprobado de
Educación Inicial.
Proyecto de
Modernización
subproceso
D01.04 Elaborar
la caracterización
y perfil del sector
educativo.
Caracterización y perfil del
sector educativo.

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Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
Subproceso
acompañamiento
técnico en
educación inicial.
Resultados del
acompañamiento técnico a
los prestadores del servicio
de educación inicial.
Subproceso
Estado de la
Educación Inicial.
Análisis del estado de la
Educación Inicial de la
vigencia anterior.
Subproceso
gestión de
referentes
técnicos.
Informe de resultados de
las estrategias para la
implementación de los
referentes técnicos para la
educación inicial
(Orientaciones
pedagógicas, condiciones
de calidad, Transiciones en
el entorno educativo y
cualificación del talento
humano) y otros que defina
el MEN.
Responsables Registros
Colocar “No aplica” cuando no se utilizan formatos
Ver Anexo Diagrama de Flujo
DESCRIPCIÓN DETALLADA SUBPROCESO ESTADO DE LA EDUCACIÓN INICIAL
LOGO
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO
ESTADO DE LA EDUCACIÓN INICIAL
PERTENECIENTE AL PROCESO
FOMENTO DE LA EDUCACIÓN INICIAL
Versión:
Fecha:
Página:
Objetivo Identificar la situación actual del derecho de las niñas y los niños a la educación inicial en la
entidad territorial.
Alcance Inicia con la identificación del estado actual de la Educación Inicial en el marco de la atención
integral en la entidad territorial a través de la recolección de la información local, continúa con
el análisis y finaliza con consolidación y socialización de las necesidades existentes.
Detalle de la actividad
1. Revisar y consolidar los insumos requeridos para iniciar o fortalecer el análisis del estado
de la educación inicial: El servidor responsable revisa que se cuente con todos los elementos de
entrada identificados en la caracterización del subproceso del estado de la educación inicial y otros
que considere pertinentes para su desarrollo.
a) Si hace falta información o documentos, se solicita a la instancia o persona responsable

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de suministrar la información y pasa a la actividad 2.
b) Si está completa la información, se debe realizar la consolidación de los documentos con
base en la Normatividad nacional vigente y documentos técnicos, aplicables a la
Educación Inicial en el marco de la Atención Integral y pasa a la actividad 3.
2. Solicitar información faltante: El servidor responsable solicita la información faltante al área o
responsable de suministrarla y se remite a la actividad 3.
3. Analizar la situación de la educación inicial de acuerdo con la información disponible sobre
educación inicial: El servidor responsable del análisis del estado de la educación inicial, analiza la
información recopilada y consolidada con base en las categorías definidas en el formato de
diagnóstico del derecho a la educación inicial en el territorio establecido por el MEN y otros que
considere la entidad territorial certificada.
4. Priorizar problemas, necesidades y potencialidades de la Educación Inicial: El servidor o
persona responsable con base en el análisis de la información de la actividad anterior (actividad 3),
identifica los factores relacionados con problemas, necesidades y potencialidades en su territorio
sobre la educación inicial.
Una vez identificados los factores, se deberá utilizar las herramientas de análisis que brinde el
Ministerio de Educación Nacional o las que consideren pertinente la Secretaría de Educación, para
el desarrollo de esta actividad.
5. Elaborar y consolidar un documento sobre el Estado de la Educación Inicial: El servidor o
persona responsable, deberá documentar el análisis de la educación inicial en su territorio que
incluya todo el desarrollo de requerido, teniendo en cuenta la problemática, necesidades y
potencialidades, así como información cualitativa y cuantitativa del estado de la educación inicial.
6. Socializar el documento del Estado de la Educación Inicial: El servidor o persona responsable,
deberá presentar el documento final a las diferentes instancias sectoriales, intersectoriales y
comunitarias de primera infancia de la entidad territorial certificada.
2.2.1.1.2.2 SUBPROCESO GESTIÓN DE REFERENTES TÉCNICOS DE EDUCACIÓN INICIAL
Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
Gobierno
Nacional
Política Pública Nacional
de Primera Infancia.
Referentes técnicos
relacionados con la
atención integral a la
primera infancia.
Implementar los
educación inicial con
los actores
involucrados en la
Plan de acción
para la
implementación
de las
estrategias de
gestión de
Proyecto de
Modernización
Macro proceso A.
Gestión
Estratégica.
Proceso de

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Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
Ministerio de
Educación
Nacional
Normatividad aplicable a
la Educación inicial.
educación inicial.
primera infancia a
nivel
departamental/municip
al.
referentes
técnicos de
educación inicial.
(Orientaciones
pedagógicas,
condiciones de
calidad,
Transiciones en
el entorno
educativo y
cualificación del
talento humano)
y otros que
defina el MEN.
Informe de la
implementación
del plan de
acción de las
estrategias.
Modernización
A04 Evaluación
de resultados.
Subproceso de
acompañamiento
técnico en
educación inicial.
Proceso de
Cobertura de la
educación inicial.
Proceso
Inspección,
vigilancia y control
de la educación
inicial.
Sistemas de
información
Reporte de las unidades
de servicio de educación
inicial inscritas en el
sistema.
Entidad Territorial Política pública territorial
de Primera Infancia.
Ruta integral de
atenciones.
Plan de atención integral.
Orientaciones e
Instrumentos de política,
relacionados con enfoque
diferencial.
Plan de desarrollo.
Documentos
complementarios
relacionados con la
educación inicial.
Proyecto de
Modernización
subproceso
A02.05 Definición
y aprobación de
planes de acción
por área.
Plan operativo de
Educación Inicial.
Subproceso
acompañamiento
técnico en
educación inicial.
Resultados del
acompañamiento técnico.
Subproceso
Estado de la
Educación Inicial.
educación inicial.
Subproceso
Gestión de
referentes
técnicos de
educación inicial.
Resultado de las
estrategias de gestión
para los referentes
técnicos implementados
en la vigencia anterior
(Orientaciones
pedagógicas, condiciones

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Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
de calidad, Transiciones
en el entorno educativo y
cualificación del talento
humano).
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE REFERENTES TÉCNICOS DE
EDUCACIÓN INICIAL
LOGO
GESTIÓN DE REFERENTES TÉCNICOS DE EDUCACIÓN INICIAL
FOMENTO DE LA EDUCACIÓN INICIAL.
Versión:
Fecha:
Página:
Objetivo Implementar los referentes técnicos de educación inicial con los actores involucrados en la
atención integral a la primera infancia a nivel departamental/municipal.
Alcance Inicia con la identificación de las necesidades de la entidad territorial en lo relacionado con la
educación inicial, continúa con la construcción de estrategias de gestión de referentes
técnicos nacionales, y finaliza con la implementación, seguimiento y evaluación de las
mismas.
1. Revisar y consolidar los insumos requeridos para gestionar los referentes técnicos de
educación inicial producidos por el Ministerio de Educación: El servidor o persona responsable
revisa que se cuente con todos los elementos de entrada identificados en la caracterización del
subproceso y otros que considere pertinentes para su desarrollo. “Conjunto de referentes técnicos:
Orientaciones pedagógicas, condiciones de calidad, Transiciones en el entorno educativo y
cualificación del talento humano”
a) Si hace falta información o documentos, se solicita a la instancia o persona responsable de
suministrar la información y pasa a la actividad 2.
b) Si está completa la información, se debe realizar la consolidación de los documentos con base en
la Normatividad nacional vigente y documentos técnicos, aplicables a la Educación Inicial en el
marco de la Atención Integral y pasa a la actividad 3.
2. Solicitar información faltante: El servidor o persona responsable solicita la información faltante al
área o responsable de suministrarla y se remite a la actividad 3.
3. Apropiar conceptual y metodológicamente la línea técnica establecida en los referentes
técnicos para la educación inicial: El servidor o persona responsable deberá de manera
autónoma o a través de la asistencia técnica que brinda el MEN, realizar una apropiación de los
referentes técnicos de educación inicial y sus instrumentos, con el fin de contar con el conocimiento
conceptual para diseñar estrategias que apropien los referentes técnicos en su territorio.

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4. Diseñar estrategias de acuerdo a los problemas, necesidades y potencialidades
identificadas en documento de análisis del estado de la educación inicial: El servidor o
persona responsable, deberá construir estrategias que permitan gestionar los referentes técnicos
de educación inicial de educación inicial en su territorio, teniendo en cuenta el conjunto de
referentes técnicos: Orientaciones pedagógicas, condiciones de calidad, Transiciones en el entorno
educativo y cualificación del talento humano.
A través de algunas de las siguientes acciones:
ü Desarrollar acciones de información y sensibilización dirigidas a todos los actores involucrados en
educación inicial en el marco de la atención integral a la primera infancia.
ü Trabajar en espacios como: simposios, encuentros académicos, grupos de estudio y comunitarios,
foros, obras de teatro, campañas en beneficio de la Educación Inicial, feria de servicio, consultas a
la comunidad, a niñas, niños y sus familias; encuentros de experiencias significativas,
documentación de prácticas y lecciones aprendidas en educación inicial, piezas comunicativas
(afiches, volantes, cuñas radiales etc.), entre otras que la Secretaría de Educación considere
pertinentes.
ü Propiciar acuerdos, convenios o alianzas con los diferentes sectores públicos y privados que
promuevan la inclusión de la Educación inicial en las políticas públicas y la provisión de recursos
para la implementación de las estrategias de participación y movilización social.
ü Desarrollar procesos de cooperación horizontal y articulación con otras Secretarías de Educación y
promover la participación y liderazgo de las no certificadas.
El servidor o persona responsable del diseño de las estrategias para gestionar los referentes técnicos de
educación inicial, deberá definir los siguientes elementos:
ü Objetivo para cada una de las estrategias.
ü Tiempo en el que se ejecutarán las estrategias.
ü Periodicidad de las estrategias.
ü Recursos específicos para el desarrollo de las estrategias.
ü Temas específicos a desarrollar en cada una de las estrategias.
ü Características de la población con la que se desarrollarán las estrategias.
ü Número de participantes o beneficiarios de las estrategias diseñadas.
ü Riesgos en la implementación de las estrategias.
ü Seguimiento a las estrategias implementadas.
El profesional responsable deberá registrar las estrategias de acuerdo con las orientaciones e instrumentos
establecidos para cada referente técnico de educación inicial – MEN o ETC.
5. Estructurar el marco estratégico para la gestión de la educación inicial para cada territorio:
El Servidor o persona responsable deberá consolidar en un documento las estrategias que fueron
identificadas en la actividad anterior, teniendo en cuenta la problemática, necesidad, fortalezas y
oportunidades identificadas en el territorio, de acuerdo con el conjunto de referentes técnicos:
orientaciones pedagógicas, condiciones de calidad, transiciones en el entorno educativo y
cualificación del talento humano.
6. Implementar las estrategias establecidas para la gestión de la educación inicial: El Servidor o
persona responsable implementa las estrategias contenidas en el marco estratégico anual para el
territorio, teniendo en cuenta lo siguiente:

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
ü Registro de las estrategias implementadas en los diferentes escenarios relacionados con la
educación inicial, logradas mediante diversos métodos: relatorías, video y/o fotografías, grabación
etc.
ü Evaluación conjunta de las estrategias implementadas.
ü Socialización (en los medios disponibles por parte de la Secretaría de Educación) de los avances
alcanzados en esta movilización social o participación.
El servidor o persona responsable de la implementación de estrategias de educación inicial, de acuerdo con
lo encontrado en el seguimiento, realiza los ajustes necesarios (frente a la convocatoria, la pertinencia de los
temas abordados y la metodología, alcance de los objetivos del plan de acción, recursos, tiempos,
responsables entre otros).
7. Realizar seguimiento a cada una de las estrategias implementadas: El Servidor o persona
responsable de implementar las estrategias contenidas en el marco estratégico, deberá definir
estrategias de seguimiento y control sobre la ejecución de los recursos asignados para el desarrollo
de las estrategias.
2.2.1.1.2.3 SUBPROCESO ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO EN EDUCACIÓN INICIAL.
Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
Ministerio de
Educación Nacional
Normatividad
aplicable a la
Educación inicial.
Fortalecer las
unidades del servicio
de educación inicial
para el cumplimiento
de las condiciones de
calidad, con el fin de
promover el desarrollo
integral de los niños y
las niñas.
Plan de acción
de
acompañamient
o para el
cumplimiento de
las condiciones
de calidad.
Prestador del
servicio de
Educación Inicial.
Proceso de
Inspección,
Vigilancia y
Control.
Macroproceso E.
atención al ciudadano,
del Proyecto
Modernización
Solicitudes de
acompañamiento
técnico radicadas
por (SAC) o el
sistema con el que
cuente la Secretaría
de Educación.
Informe de
seguimiento
sobre la
ejecución de los
planes de
mejoramiento.
Evaluación del
acompañamient
o técnico en
Educación
Inicial.
Informe de
Macroproceso
A04 Evaluación
de resultados,
del Proyecto
Modernización.
Subproceso de
Acompañamiento
Técnico en
Educación Inicial.
Subproceso
verificación de las
Condiciones de
Calidad.
Solicitudes de
acompañamiento
técnico.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Prestador de
Educación Inicial.
Plan de
mejoramiento
seguimiento a
los planes de
gestión.Prestador de
Educación Inicial.
Plan de gestión de la
calidad.
Subproceso
Acompañamiento Téc
nico en Educación
Inicial.
Informes de
seguimiento sobre la
ejecución de los
planes de
mejoramiento de la
vigencia anterior.
Planeación Operativa
Resultados del Plan
Operativo de la
vigencia anterior.
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO DE ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO EN
EDUCACIÓN INICIAL
LOGO
ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO EN EDUCACIÓN INICIAL
FOMENTO DE LA EDUCACION INICIAL
Versión
Fecha
Página
Objetivo Fortalecer las unidades del servicio de educación inicial para el cumplimiento de las
condiciones de calidad.
Alcance Inicia con las solicitudes de acompañamiento provenientes del sistema de atención al
ciudadano (SAC) y de inspección, vigilancia y control, continuando con el acompañamiento,
seguimiento y fortalecimiento de las acciones que contribuyan a una educación inicial con
calidad y finaliza con la consolidación de los resultados.
1. Analizar y programar las solicitudes de acompañamiento: El servidor o persona responsable
del acompañamiento técnico en Educación Inicial recibe las solicitudes provenientes de los
subprocesos: Otorgamiento de licencias de funcionamiento, visitas de verificación de condiciones
de calidad o de algún requerimiento que llegue desde el sistema de atención al ciudadano (SAC)
del proceso E. Atención al ciudadano o del medio que disponga la Secretaría de Educación.
Se deberá actualizar las solicitudes de acompañamiento técnico en el cronograma previamente
establecido, el cual deberá tener como mínimo los siguientes aspectos: identificación de la unidad
de servicio, identificación del tipo de acompañamiento técnico, fecha de programación del
acompañamiento, persona designada para la realización de la misma y de su seguimiento, entre
otros que la entidad determine como necesarios; para esta actualización se tendrá en cuenta lo
siguiente:
ü Priorización por vencimiento
ü Solicitud de licencias de funcionamiento

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
ü Proceso verificación de las condiciones de calidad
ü Acciones para el fortalecimiento de capacidades de las Unidades de Servicio de educación inicial.
En los casos que requiera traslado se deberá solicitar al Macroproceso J: Gestión financiera de
Modernización la aprobación de la comisión para la realización de acompañamiento técnico.
En caso que el requerimiento no obedezca a una consulta sobre referentes técnicos elevada por un
prestador del servicio de Educación Inicial, el servidor o persona responsable de acompañamiento
técnico, devuelve el requerimiento o petición al sistema de atención al ciudadano (SAC) o del
medio que disponga la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada para su
reasignación.
2. Realizar acompañamiento técnico al prestador y unidad de servicio de educación inicial: El
servidor o persona responsable de realizar el acompañamiento técnico en la unidad de servicio o
lugar determinado previamente en el cronograma. Deberá evaluar con anticipación la realización
del acompañamiento los siguientes factores:
Externos:
ü Disponibilidad de la personas de las unidades de servicio de educación inicial que requieren
acompañamiento.
ü Consentimiento por parte del representante legal o responsable de la unidad de servicio que
recibe el acompañamiento.
ü Alteraciones de orden público.
ü Otros aspectos externos que impidan la realización del acompañamiento y que constituyan
fuerza mayor.
Internos:
ü Disponibilidad de la persona o equipo requerido para realizar el acompañamiento
ü Aprobación de comisión para realizar el acompañamiento en el caso que se requiera.
ü Cualquier dificultad administrativa al interior de la Secretaría de Educación de la entidad
territorial certificada que impida la autorización o realización del acompañamiento.
Si el acompañamiento técnico en educación inicial se realiza a las unidades de servicio donde se
presta el servicio de Educación inicial (situ), el servidor o persona responsable del acompañamiento
debe orientar a la persona o personas sobre el cumplimiento de las condiciones de calidad, planes
de mejoramiento, planes de gestión o acciones complementarias que surjan del acompañamiento.
Para lo anterior se deberá tener en cuenta la guía de fortalecimiento institucional y kit de
herramientas par a su implementación e instrumento de registro de acompañamiento.
En caso que:
a) no se pueda realizar el acompañamiento técnico se registrará la situación por medio del
sistema de información o del medio de comunicación disponible en la Secretaría de
Educación de la entidad territorial certificada y regresa a la actividad 1,
b) de lo contrario continua en la actividad 3.
3. Realizar seguimiento a las acciones de acompañamiento técnico: El servidor o persona
responsable deberá registrar los resultados por medio del sistema de información o del medio
disponible en la Secretaría de Educación. Identificando aquellas Unidades de Servicio en donde no
se haya avanzado en el cumplimiento de las condiciones de operación o desarrollo de procesos de

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
fortalecimiento institucional, a través del seguimiento a los planes de gestión, con el fin de realizar
un trabajo más personalizado que permita promover en las unidades del servicio el uso de la guía
técnica de fortalecimiento institucional.
4. Elaborar documento en el que se indiquen las acciones y resultados del acompañamiento: El
servidor o persona responsable deberá consolidar todas las acciones y resultados del
acompañamiento realizado a los prestadores y unidades del servicio de educación inicial, con el fin
de realizar un balance de las estrategias o acciones realizadas.
Dicho documento debe contener como mínimo las acciones y resultados de cada acompañamiento,
la identificación de los principales temas o aspectos sobre los cuales se solicita acompañamiento
técnico, las necesidades de fortalecimiento identificadas, las dificultades presentadas, y las
propuestas de mejora, además de lo considerado por la entidad territorial como necesario.
Ver anexo: Diagrama de Flujo, indicadores y referentes técnicos.
2.2.1.2 PROCESO DE COBERTURA DE LA EDUCACIÓN INICIAL
2.2.1.2.1 Funciones del proceso
• Contribuir al acceso y permanencia de las niñas y los niños en primera infancia, al servicio educativo
en las mejores condiciones posibles.
• Promover espacios de articulación intersectorial con los diversos actores locales implicados en la
educación inicial en el marco de la atención integral a la primera infancia, para apoyar la definición
de estrategias que promuevan la cobertura, la calidad y la permanencia.
• Promover la transición armónica de los niños y las niñas de primera infancia en el entorno educativo.
• Definir y divulgar los lineamientos generales para la organización de la gestión de cobertura de la
educación inicial.
2.2.1.2.2 Caracterización del proceso y los subprocesos de cobertura de la educación inicial.
El proceso se integra por los siguientes subprocesos:
De8inir y divulgar los lineamientos generales para
la organización de la gestión de la Cobertura de
Educación Inicial.
Identi8icar estrategias de acceso y
permanencia en Educación Inicial.
Asignación de Cupos de Educación Inicial

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Figura 2: Proceso de Cobertura de la Educación Inicial
A continuación se muestra la caracterización del proceso y los detallados de cada subproceso que lo integra:
LOGO
COBERTURA DE LA EDUCACIÓN INICIAL
Versión
Fecha
Página
Tipo de
proceso
Estratégico Misional Apoyo X
Responsable
/Líder
Proceso
Líder de Cobertura de la Educación Inicial / Secretaría de Educación de la entidad territorial
certificada.
Objetivo
Contribuir al acceso y permanencia de las niñas y los niños en primera infancia al servicio de
educación inicial en las mejores condiciones posibles.
Alcance
Inicia con la identificación y definición de las directrices, criterios, procedimientos,
responsables, normatividad vigente en lo relacionado con la Educación Inicial, continua con la
identificación de estrategias de ampliación de oferta y de acceso y permanencia y finaliza con
la asignación de cupos al servicio de educación inicial.
2.2.1.2.2.1 SUBPROCESO DEFINIR Y DIVULGAR LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO DE EDUCACIÓN
INICIAL.
Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
Gobierno Nacional Política Pública
Nacional de Primera
Infancia.
Referentes
relacionados con la
primera infancia.
Documentos de
inversión en primera
infancia.
Ley 115. Por la cual se
expide la Ley general
de educación. Artículo
151. Es función de las
Secretarías
Departamentales y
Distritales de
Definir anualmente las
directrices, criterios,
procedimientos,
responsables y
cronograma de fechas
de ejecución de los
procesos de la
Gestión de la
Cobertura del Servicio
de Educación Inicial,
basado en los
lineamientos del nivel
Nacional y/o del Ente
Territorial Certificado.
Normatividad,
lineamientos y
documentos
oficiales para la
gestión de la
cobertura.
Procedimientos y
cronograma de la
cobertura para
los niños y niñas
en servicios de
educación inicial.
Proyecto de
Modernización
Macro proceso A.
Gestión
Estratégica.
Proceso de
Modernización
A04 Evaluación
de resultados.
Subproceso 1.2.
Planeación
operativa para la
Educación Inicial.
Proyecto de
Modernización

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
Educación. macroproceso C.
Gestión de la
cobertura del
sector educativo.
Subproceso de
acompañamiento
técnico en
educación inicial.
Subproceso
gestión de
referentes
técnicos de
educación inicial.
Ministerio de
Educación Nacional
Normatividad aplicable
a la Educación inicial.
educación inicial.
Entidad Territorial Política pública
territorial de Primera
Infancia.
Ruta integral de
atenciones.
Plan de atención
integral.
Documentos e
Instrumentos
relacionados con el
enfoque diferencial
Plan de desarrollo.
Informes de rendición
de cuentas y
Documentos de política
complementarios.
Documentos
relacionados con
experiencias
significativas en
educación inicial y/o
transición armónica.
Proyecto de
Modernización
subproceso A02.05
Definición y
aprobación de
planes de acción
por área.
Plan operativo de
Educación Inicial
aprobado.
Subproceso Estado
de la Educación
Inicial.
Análisis del estado de

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO DEFINIR Y DIVULGAR LOS LINEAMIENTOS
GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO DE
EDUCACIÓN INICIAL.
LOGO
DEFINIR Y DIVULGAR LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA COBERTURA DE LA
EDUCACIÓN INICIAL
COBERTURA DE LA EDUCACIÓN INICIAL
Versión:
Fecha:
Página:
Objetivo Definir anualmente las directrices, criterios, procedimientos, responsables y cronograma de
fechas de ejecución de los procesos de la Gestión de la Cobertura del Servicio de Educación
Inicial, basado en los lineamientos del nivel Nacional y/o del Ente Territorial Certificado.
Alcance Inicia con la identificación de la normatividad nacional vigente y/o local sobre la Educación
Inicial, y termina con la capacitación en los lineamientos que soporta la Gestión de la
Cobertura del Servicio de Educación Inicial a los responsables de dichos procesos en los
diferentes niveles de la SE y de las unidades del servicio de educación inicial.
1. Organizar e identificar la normatividad nacional vigente y territorial aplicable a la educación
inicial: El funcionario responsable de la cobertura de la educación inicial, debe revisar la
normatividad, lineamientos y directrices vigentes de orden nacional y territorial referentes a la
Gestión de la Cobertura del Servicio de Educación Inicial para determinar si es necesario realizar
ajustes o redefinir su organización en la jurisdicción.
2. Identificar los entes externos partícipes: El funcionario responsable de la cobertura de la
Educación Inicial, debe identificar en el siguiente orden, los entes externos involucrados, que
participan en la Gestión de la Cobertura de la Educación Inicial en su jurisdicción.
a. Nacional.
b. Ente Territorial.
c. Departamental.
d. Comunidad Educativa
La articulación con dichos entes externos debe hacerse con el fin de:
• Definir estrategias que permitan identificar de manera clara, la población dentro y fuera del
servicio de educación inicial.
• Garantizar estrategias de acceso y permanencia de la misma.
• Y realizar seguimiento a las estrategias de acceso y permanencia definidas.
Algunas de las entidades externas con las que la SE debe articularse son:
• Registraduría Territorial, con el fin de validar la información de los niños y niñas que están
siendo atendidos en los servicios de educación inicial y definir estrategias conjuntas, con el
objeto de garantizar que todos los niños y niñas que ingresen al servicio de educación inicial,
se encuentren debidamente identificados.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
• SISBEN (Secretaría de Salud territorial o quien haga sus veces), con el fin de definir la
estrategia para validar y actualizar la información de identificación de los niños y niñas
registrados sistema de información o herramienta determinada por la Secretaría de Educación
de la entidad territorial y el SISBEN
• ICBF y/o entidades de Bienestar Social, para definir estrategias de articulación en la
identificación de la población que deben ingresar al sistema educativo formal regular, cuando
se cumpla el requisito de edad.
• Prosperidad Social, para identificar los niños y niñas de familias más vulnerables, para priorizar
su acceso a los servicios de educación inicial.
La SE también deberá articular acciones y definir estrategias con las entidades que así considere,
con el fin de dar atención a la población con necesidades educativas especiales y grupos étnicos
y/o afrodescendientes, en el marco de los decretos 366 del 9 de febrero de 2009 y 804 de 1995,
respectivamente.
3. Definir directrices, responsables y criterios estándar para la asignación de cupos: El
funcionario responsable, deberá concertar con comité de cobertura de la SE las políticas, fechas,
directrices y criterios generales de reserva y asignación de cupos de acuerdo con las disposiciones
definidas para la Gestión de la Cobertura de la Educación Inicial, establecido por la entidad
territorial y las líneas del MEN para el proceso y para la atención a población vulnerable, y las
particularidades de su jurisdicción.
4. Definir y organizar de manera estructurada y estándar los procesos de la cobertura de la
educación inicial, cronograma y sus procedimientos: El funcionario responsable, debe
coordinar la ejecución de los procesos, las etapas que tendrá y definir los recursos para la logística
de la Gestión de la Cobertura del Servicio Educación Inicial, cumpliendo con lo establecido por el
Ministerio de Educación Nacional y/o la Entidad Territorial, apoyados en la definición de un
cronograma que permita controlar las fechas para el inicio y fin de cada una de las etapas, por
medio del formato Cronograma de Actividades, ver anexo instructivo C01.01.F01 Cronograma de
Actividades del “C01. Establecer la directrices, criterios, procedimientos y cronogramas para la
organización y gestión de cobertura del servicio educativo”. Con base en esta estructura y el
conocimiento de experiencias anteriores, deben organizar la ejecución de los procesos y sus
responsables.
Como resultado, debe quedar evidencia de los acuerdos, compromisos y decisiones tomadas sobre
este tema en acta de la reunión. (Formato de Acta de Comité, ver anexo instructivo A01.01.F02).
5. Proyectar propuesta de Acto Administrativo: El funcionario responsable de la cobertura de la
Educación Inicial, deberá tramitar la inclusión de lo relacionado con la gestión de la cobertura de la
educación inicial, en el acto administrativo de acuerdo con la normatividad vigente.
6. Publicar y entregar a las partes interesadas: El funcionario responsable de la cobertura de la
Educación Inicial de la SE, deberá velar para que en el proceso de divulgación del Acto
Administrativo sean convocados los actores relacionados con la educación inicial.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
7. Registrar las etapas de los procesos en las herramientas definidas: El funcionario responsable
de la cobertura de la Educación Inicial, en los casos en los cuales la Secretaría de Educación
cuente con el apoyo de una sistema de información o herramienta definida, como soporte a los
procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio de Educación Inicial, debe registrar las etapas y
las fechas de inicio y fin que determinan los límites de operación de cada una. Estas etapas del
proceso deben estar alineadas con las directrices del Ministerio de Educación Nacional o Entidad
Territorial sobre educación inicial.
8. Planear jornadas de información, socialización y capacitación de los procesos de Cobertura
de educación inicial a las partes interesadas: El funcionario responsable de cobertura de la
Educación Inicial, debe realizar la programación y convocatorias a los directivos y coordinadores
del servicio de educación inicial, de acuerdo con el Instructivo de la Actividad C01.01.A09 del
subprocesos “C01. Establecer la directrices, criterios, procedimientos y cronogramas para la
organización y gestión de cobertura del servicio educativo”. del Planear Jornadas de Información,
socialización y capacitación a las partes interesadas.
Las siguientes acciones se realizaran de conformidad con las actividades 10, 11, 12, 13 y 15 del
subproceso “C01. Establecer la directrices, criterios, procedimientos y cronogramas para la
organización y gestión de cobertura del servicio educativo”.
9. Convocar y capacitar en el sistema de información: El funcionario responsable de esta actividad
convoca a talleres de capacitación en el Sistema de información o herramienta determinada por el
Ministerio de Educación Nacional o la Entidad Territorial, como medida de refuerzo para el
entendimiento en los lineamientos en la Gestión de la Cobertura del Servicio de educación inicial, a
los interesados por parte de la SE y EE.
10. Elaborar documento que consolide las acciones y resultados de las acciones realizadas: El
funcionario responsable de cobertura de la Educación Inicial, deberá documentar todas las
acciones realizadas frente a la divulgación, socialización y capacitación, que dé cuenta de las
debilidades, fortalezas, lecciones aprendidas y mejore prácticas.
2.2.1.2.2.2 SUBPROCESO IDENTIFICAR ESTRATEGIAS DE ACCESO Y PERMANENCIA EN
EDUCACIÓN INICIAL.
Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Nacional de Primera
Infancia.
Referentes
relacionados con la
primera infancia.
Identificar estrategias
para contribuir al
acceso y la
permanencia de los
niños y las niñas a la
educación inicial
articulado con el
sistema educativo
oficial, a nivel de
territorial.
Estrategias de
acceso y
permanencia.
Informe de las
estrategias de
acceso y
permanencia
implementadas.
Proyecto de
Modernización.
Proceso A02.05
Definición y
Aprobación de
Planes de Acción
por Área.
Planeación operativa
para de la
Educación Inicial.
Subproceso gestión
de referentes
técnicos de
educación inicial.
Subproceso
Acompañamiento
Técnico en
Educación Inicial.
Subproceso
acompañamiento
técnico en
educación inicial.
Ministerio de
Educación Nacional
Normatividad
aplicable a la
Educación inicial.
Proyecto de
modernización -
Macroproceso
A01.01.F03 Análisis
de la información
estratégica
Educativa.
Caracterización y
perfil del sector
educativo.
Entidad Territorial Política Pública
territorial sobre
Primera infancia.
Proyecto de
Modernización
subproceso A02.05
Definición y
aprobación de
planes de acción
por área.
Resultados del Plan
Operativo de
educación inicial de la
vigencia anterior.
Definir y divulgar los
lineamientos
generales para la
organización de la
gestión de la
educación inicial
Normatividad,
lineamientos y
documentos oficiales
para la gestión de la
cobertura de la
educación inicial.
Procedimientos y
cronograma de la
cobertura para niños
y niñas en servicios
Subproceso Estado
de la Educación
Inicial.
Subproceso de
Gestión de
Informe de la
implementación del

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
referentes técnicos
plan de acción de las
estrategias,
relacionadas con:
(Orientaciones
pedagógicas,
condiciones de
calidad, Transiciones
en el entorno
educativo y
cualificación del
talento humano) y
otros que defina el
MEN.
Sistemas de
información
Sistema de
Seguimiento Niño a
Niño:
Reporte de los niños
y las niñas vinculados
en la educación
inicial.
y niñas no vinculados
a la educación inicial.
y niñas que pasan al
grado de preescolar.
Sistema de
Información de
Primera Infancia:
-Reporte de
entidades privadas y
públicas que ofertan
servicios de
educación inicial.
DESCRIPCIÓN DETALLADA IDENTIFICAR ESTRATEGIAS DE ACCESO Y PERMANENCIA EN
EDUCACIÓN INICIAL.
LOGO
IDENTIFICAR ESTRATEGIAS DE ACCESO Y PERMANENCIA EN
EDUCACIÓN INICIAL.
COBERTURA DE LA EDUCACION INICIAL
Versión:
Fecha:
Página:

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Objetivo Identificar estrategias para contribuir el acceso y la permanencia de los niños y las niñas a la
educación inicial articulado con el sistema educativo oficial, a nivel de territorial.
Alcance Inicia con el cálculo de los cupos faltantes para definir las estrategias de acceso y
permanencia de la Educación Inicial, analizando la viabilidad de los requerimientos de cada
unidad de servicio de educación inicial (cuando aplique) para ampliar la oferta en educación
inicial, se realizan acuerdos de ampliación de la oferta entre unidades de servicio, y se definen
estrategias de ampliación de oferta priorizando la asignación de recursos y finaliza con la
entrega de la información de las estrategias aprobada.
1. Analizar y evaluar la información de la oferta de educación inicial que inciden en el acceso y
permanencia del servicio: El funcionario responsable de la cobertura de la Educación Inicial,
revisa y analiza la situación de los niños y las niñas de acuerdo con el documento del estado de la
educación inicial, donde incluya con la mayor particularidad posible, las condiciones de los niños y
niñas en primera infancia del territorio, la oferta tanto de educación inicial como de transición, y una
caracterización del talento humano disponible.
Una vez verificada la demanda y la oferta, se deben identificar estrategias de acceso y
permanencia para garantizar en primer lugar el efectivo ingreso a los servicios de educación inicial
y al grado transición de acuerdo con las estrategias establecidas por la Secretaría de Educación
para este grado, para lo cual se implementarán las estrategias planteadas en la guía Todos Listos.
2. Definir estrategias de continuidad: El funcionario responsable de cobertura de la Educación
Inicial y el responsable del servicio de educación inicial, son los encargados de verificar la
población que atendida en los servicios de educación inicial, a la cual se le debe garantizar la
continuidad en el sector educativo oficial y se realiza el análisis y la identificación de las posibles
estrategias de continuidad que se llevarán a cabo en la siguiente vigencia.
Se verifica si el servicio de educación inicial tiene factibilidad de generar cupos nuevos mediante la
identificación de cupos disponibles en otros grupos, jornadas o unidades del mismo. En los casos
en que se encuentren cupos disponibles se debe proceder con la Actividad 3, de lo contrario se
debe continuar con la Actividad 5.
3. Evaluar la viabilidad de Estrategias de Generación de Cupos: El funcionario responsable de
cobertura de la Educación Inicial y el responsable del servicio de educación inicial se encargan de
evaluar en conjunto, a través del mecanismo definido por el ente territorial certificado (reuniones,
asignación de responsabilidades, aprobación conjunta, foros, u otra definida), la viabilidad de
requerimientos de recursos y analizan las diferentes alternativas de generación de cupos que
permita cubrir los faltantes en los servicios de educación inicial.
Determinación del número de cupos y grupos a nivel de unidad de servicio, modalidad; de acuerdo
con las estrategias que determine la Secretaría de Educación de la entidad territorial, teniendo en
cuenta:
• Adecuación y/o Construcción: La adecuación tiene que ver con la habilitación de espacios que en
la actualidad no se utilizan, por no cumplir con las características adecuadas. Esta estrategia
demanda la previsión de los recursos y de las fuentes de financiación para las reparaciones o
adecuaciones locativas correspondientes. Es necesario contemplar además, los recursos para

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
atender los requerimientos del talento humano y de mobiliario, asociados.
• Arriendo o Préstamo: Esta modalidad de ampliación de cupos, contempla la utilización de otros
espacios privados o de espacios diferentes a los de los servicios de educación inicial oficiales,
como salones comunales por ejemplo, para la prestación del servicio de educación inicial. La
utilización de esta estrategia implica la previsión de los recursos asociados para el funcionamiento,
esto es talento humano, mobiliario y recursos financieros, en el caso de arriendo.
En caso de necesitar recursos físicos para ampliación o reparación de planta física, u otro
requerimiento de bien o servicio se debe enviar la información para la gestión administrativa de la
adquisición del bien o servicio, de acuerdo con la directrices de la Secretaría de Educación de la
entidad territorial.
4. Informar a la unidad de servicio de educación inicial: El funcionario responsable de cobertura
de la Educación Inicial, informa al responsable del servicio educación inicial de la estrategia de
ampliación de cupos aprobada por la Secretaría de Educación, de acuerdo con los formatos
establecidos por la misma.
Se debe informar a los prestadores del servicio de educación inicial a través del medio de
comunicación que se determine y de acuerdo a la disponibilidad de la Secretaría de Educación
(página Web, correo certificado, circular, entre otros).
5. Buscar transferencia a servicios de educación inicial cercanos: El funcionario responsable de
cobertura de la Educación Inicial y el responsable del servicio de educación inicial, reciben la
información de cupos faltantes, a los cuales se les debe garantizar la continuidad o acceso a los
servicios de educación inicial.
Con base en la información de cupos faltantes entregada por los servicios de educación inicial, se
realiza la búsqueda de cupos en los servicios de educación inicial oficiales cercanos, para suplir el
número de cupos faltantes por grupos de edad y reubicar a los niños y niñas sin continuidad.
6. Analizar la viabilidad de realizar convenios o contratos con prestadores del servicio de
educación inicial: El funcionario responsable de cobertura de la Educación Inicial, revisa si aún
existen cupos faltantes en los servicios de educación inicial de jurisdicción de la Secretaría de
Educación, evaluando la posibilidad de realizar contratos si se cuenta con los recursos para
realizarlo y garantizar su sostenibilidad en el tiempo, de acuerdo con el tipo de modalidad de
educación inicial y el tipo de contratación y realizar todas las acciones de contratación determinada
por la Secretaría de Educación.
7. Realizar proyección de cupos sobre Educación Inicial: El funcionario responsable de la
cobertura de la Educación Inicial, de acuerdo con la demanda de cupos plenamente identificada,
procede a enviar el requerimiento al área asignada en la SE de los cupos que exceden la oferta
disponible de grado transición.
La demanda de cupos excedente, corresponde a aquellos niños y niñas de 3 a 4 años que está por
fuera de los servicios de educación inicial en el marco de la atención integral, quienes deben estar
plenamente identificados.
Para los casos en los cuales la entidad territorial haya cumplido deberán identificar las estrategias

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
más adecuadas para su edad, siendo lo esperado que los niños de 4 años sean ubicados en
modalidades de educación inicial, y los niños de 5 años en el grado transición.
Para las entidades territoriales que con recursos propios amplían su oferta, se requiere:
a) Implementar la(s) modalidad(es) de educación inicial de conformidad con las directrices
emitidas por el Ministerio de Educación Nacional o la entidad territorial.
b) Realizar el registro de información de los niños y niñas atendidos
Realizar todo el proceso de gestión o de apoyo a la gestión para el funcionamiento adecuado de la
modalidad implementada.
8. Generar reportes de proyección: El funcionario responsable de la cobertura de la Educación
Inicial a través de la consulta al Sistema de información determinado, en la funcionalidad
Matriculables desde SSNN.
Identifica los niños y niñas en primera infancia que ingresan por primera vez al sistema educativo,
teniendo en cuenta la estrategia de todos listos establecida por el Ministerio de Educación Nacional
y de acuerdo con las orientaciones establecidas, revisar la oferta de atención para niños y niñas
menores de 5 años a la luz de las proporciones establecidas para la Educación Inicial.
9. Analizar fuentes de cupos y recursos: El funcionario responsable de la cobertura de la
educación inicial, realizará el análisis teniendo en cuenta la oferta de atención del servicio de
educación inicial y otras ofertas de Educación Inicial en el Territorio, para determinar la necesidad
real de cobertura en Educación Inicial.
10. Jornada de asignación de cupos: El funcionario responsable de la cobertura de la educación
inicial, una vez que la SE ha definido las política, estrategias y criterios para la determinación de la
oferta del servicio de educación inicial (para los casos en que este servicio sea operado por la
entidad territorial), y las proyecciones de demanda a nivel local y zonal, se deberá realizar talleres
de capacitación para funcionarios de unidades desconcentradas de la SE, y para rectores y/o
directores de los servicios de educación inicial, alineada con el acto administrativo expedido por la
Secretaria de Educación y de acuerdo con el cronograma.
Para el ejercicio de proyección de cupos de niños y niñas que ingresan al grado transición
provenientes de alguna modalidad de atención del ICBF, se realiza la consulta en el Sistema de
Seguimiento Niño a Niño, desde el cual se puede obtener el listado de niños y niñas en primera
infancia de 5 años matriculables para la siguiente vigencia. Igualmente se realiza revisión de
universo de niños y niñas en primera infancia en el Marco de la Mesa Intersectorial de primera
infancia o su instancia equivalente.
Teniendo claridad sobre la asignación de cupos para el siguiente periodo, se procede a la
realización de la planeación de la contratación de los prestadores del servicio de educación inicial,
con el fin de planear la contratación de los prestadores que atenderán los cupos de continuidad y/o
ampliación de cobertura de la educación inicial en el marco de la Atención Integral a la Primera
Infancia del Municipio.
Nota: Los prestadores del servicio de educación inicial elegidos para la atención de las unidades
de servicio, deben pertenecer al Banco de Oferentes de la Secretaría de Educación.
11. Hacer seguimiento y evaluar las estrategias implementadas: El funcionario responsable de
cobertura de la Educación Inicial, de la SE posterior a la implementación de las estrategias

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
mínimas definidas por políticas nacionales, gubernamentales y las definidas por la entidad
territorial, deben evaluar la viabilidad de la implementación de las estrategias de retención
determinadas en las políticas y criterios particulares de la jurisdicción. Finalmente son
comunicadas oficialmente al servicio de educación inicial a través de la actividad 4 de este
subproceso.
El Informe de Estrategias de atención a los diferentes tipos de poblaciones es enviado al
subproceso D01.04 Elaborar la caracterización y el perfil del sector educativo, ya que con esta
información se elabora la caracterización de la entidad territorial.
12. Elaborar documento que consolide las acciones y resultados de las estrategias: El
funcionario responsable de cobertura de la Educación Inicial, deberá documentar todas las
estrategias implementadas durante el periodo establecido, que dé cuenta de las debilidades,
fortalezas, lecciones aprendidas y mejore prácticas.
2.2.1.2.2.3 SUBPROCESO ASIGNACIÓN DE CUPOS EN EDUCACIÓN INICIAL
Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
Nacional de Primera
Infancia.
Referentes
relacionados con la
primera infancia.
Asignar cupos a las
niñas y los niños en
primera infancia en las
modalidades de
atención de educación
inicial establecidas en
la entidad territorial,
provenientes de
cualquier tipo de
atención.
Informe de
asignación de
cupos de
educación
inicial en el
sistema
educativo.
Comité Directivo de
la Secretaría de
Educación en la
entidad territorial
certificada.
Proyecto de
Modernización.
Proceso A02.05
Definición y
Aprobación de
Planes de Acción
por Área.
Subproceso
Acompañamiento
Técnico en
Educación Inicial.
Ministerio de
Educación Nacional
Normatividad
aplicable a la
Educación inicial.
Entidad Territorial. Política Pública
territorial sobre
Primera infancia.
Proyecto de
modernización -
Macroproceso
A01.01.F03 Análisis
Caracterización y
perfil del sector
educativo.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
de la información
estratégica
Educativa.
Proyecto de
Modernización
subproceso A02.05
Definición y
aprobación de
planes de acción
por área.
Resultados del Plan
Operativo de la
vigencia anterior de
educación inicial.
Subproceso Estado
de la Educación
Inicial.
Divulgar los
lineamientos
generales para la
organización de la
gestión de cobertura
del servicio de
educación inicial
Normatividad,
lineamientos y
documentos oficiales
para la gestión de la
cobertura de la
educación inicial.
Procedimientos y
cronograma de la
cobertura para niños
y niñas en servicios
Identificar
estrategias de
acceso y
permanencia en
educación inicial.
Estrategias de
acceso y
permanencia.
Informe de las
estrategias de acceso
y permanencia
implementadas.
Sistemas de
información
Sistema de
Seguimiento Niño a
Niño:
y las niñas vinculados
en la educación
inicial.
y niñas no vinculados
a la educación inicial.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
y niñas que pasan al
grado de preescolar.
Sistema de
Información de
Primera Infancia:
-Reporte de
entidades privadas y
públicas que ofertan
educación inicial.
DESCRIPCIÓN DETALLADA ASIGNAR CUPOS EN EDUCACIÓN INICIAL.
LOGO
ASIGNACIÓN DE CUPOS EN EDUCACIÓN INICIAL
COBERTURA DE LA EDUCACION INICIAL
Versión:
Fecha:
Página:
Objetivo Asignar cupos a las niñas y los niños en primera infancia en las modalidades de atención de
educación inicial establecidas en la entidad territorial, provenientes de cualquier tipo de
atención.
Alcance Inicia con el análisis y el cálculo del número de cupos requeridos para los niños y las niñas de
primera infancia de la entidad territorial, provenientes de cualquier tipo de atención, en función
de la disponibilidad existente en los servicios de educación inicial y finaliza con la generación
del listado de cupos asignados.
1. Revisar información de inscripción: El funcionario responsable de la cobertura de la Educación
Inicial, revisa en el sistema o herramienta establecida en la SE, que la información sobre la
inscripción esté completa, esta información debe permitirle a la SE analizar el tipo de cupo a
asignar.
De igual manera del subproceso de proyección e identificación de estrategias de ampliación de
oferta y requerimientos básicos se recibe la información de la cantidad de cupos disponibles en los
servicios de educación inicial de la entidad territorial.
2. Establecer criterios de asignación de cupos: El funcionario responsable de la cobertura de la
Educación Inicial, con el aval de la instancia de cobertura de la SE, define en el sistema o
herramienta determinada para este fin los criterios para la asignación de cupos, teniendo en cuenta
lo establecido en el acto administrativo que rige el proceso de asignación de cupos en los servicios
de educación inicial y algunos criterios adicionales que pueden ser aleatorios o priorizados
tomando en cuenta casos en los cuales se presente restricción en la oferta de educación inicial.
3. Establecer prioridades de acuerdo con las variables y las características de los niños y las
niñas: El funcionario responsable de la cobertura de la Educación Inicial, como método de
priorización debe definir criterios, que permitan ordenar las solicitudes de asignación de cupo
recibidas.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
De acuerdo a las características definidas para los niños y niñas, se debe colocar la prioridad que
le corresponda al mismo, teniendo en cuenta los siguientes aspectos o los que defina la entidad
territorial. Ejemplo:
• Niño o niña pertenece al SISBEN 1, está en situación de discapacidad por sordera y es
desplazado por violencia, además la madre del niño está solicitando cupo para sus tres
hijos en el mismo establecimiento educativo.
Los criterios tienen los siguientes:
a) Sisben 1
b) Discapacidad Sordera
c) Desplazado
d) No. de hermanos
Ejemplo 2: Un alumno pertenece al nivel de SISBEN 2, es discapacitado por ceguera y no es
desplazado.
Los criterios tienen los siguientes pesos:
a) Sisben 2
b) Discapacidad Ceguera
c) No Desplazado
Entonces al sumar cada uno de los criterios establecidos, el de mayor atención, en este caso es el
del ejemplo 1, será el que se asigne primero.
4. Ordenar cupos de los niños y niñas de acuerdo a la asignación prioritaria: El funcionario
responsable de la cobertura de la Educación Inicial, una vez haya asignado las prioridades a todos
los niños y niñas que solicitaron cupo de acuerdo a los criterios establecidos, en su orden se
deberá generar un listado de niños y niñas ordenados de acuerdo a la priorización establecidos en
la Actividad anterior. Teniendo en cuenta el formato C03.04.F01 Listado de alumnos asignados del
subproceso “C03.04 ASIGNAR CUPOS” para preescolar, básica y media. El cual deberá ser
ajustado para educación inicial.
5. Buscar cupo en segunda opción: El funcionario responsable de la cobertura de la Educación
Inicial, en caso de no haber encontrado cupo en la primera opción seleccionada en el formato
C03.01.F01, debe verificar si existe cupo en el servicio de educación inicial escogido como
segunda opción en el mismo formato.
En caso de encontrar cupo disponible en la segunda opción deben continuar con la Actividad 8, de
lo contrario con la Actividad 6.
6. Asignar niños y niñas al servicio de educación inicial: El funcionario responsable de la
cobertura de la Educación Inicial, después de realizar el análisis de la disponibilidad de cupos en
los servicios de educación inicial para asignar a los niños y niñas de traslado y nuevos designados,
de acuerdo a la información consignada en el Formato C03.04.F01 Listado de alumnos asignados,
con base en la secuencia de mayor a menor prioridad.
Si la SE cuenta con sistema de información o herramienta definida para este fin, se puede revisar y
aprobar la asignación de cupos realizada por los servicios de educación inicial a través del
sistema, verificando previamente la disponibilidad de cupo en el servicio seleccionado como

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
primera y segunda opción.
El proceso de asignación de cupos se puede realizar de forma masiva por prioridad de variables, o
de forma semiautomática o manual, revisando cupos proyectados, cupos disponibles y cupos
asignados.
7. Verificar el cumplimiento de la asignación de cupos con los requisitos: El funcionario
responsable de la cobertura de la Educación Inicial, debe verificar si todos los registros están
debidamente diligenciados y cumplen con los parámetros establecidos (verificando la existencia de
los niños y las niñas y la relación de los datos de los beneficiados), si cumple el subproceso
continua.
Si no cumple con los parámetros mínimos establecidos por la secretaría de educación, se debe
solicitar al responsable del servicio educativo que se realice la respectiva corrección, para realizar
una verificación nuevamente.
8. Informar a los prestadores del servicio de educación inicial los niños y niñas que le fueron
asignados: El funcionario responsable de la cobertura de la Educación Inicial, debe enviar el
listado de niños y niñas asignados, diligenciado para cada servicio de educación inicial, con una
comunicación oficial (formato carta u oficio) en la que explique el contenido del envío.
Además se debe verificar si se realizó la asignación a los niños y niñas de traslado, informando al
padre de familia la asignación realizada.
9. Generar reporte de asignación: El funcionario responsable de la cobertura de la Educación
Inicial, una vez se haya asignado el cupo a todos los solicitantes, deben generar el reporte de
asignación en el sistema de información disponible o herramienta, a través del cual se debe
resumir por cada servicio de educación inicial los datos de los niños y niñas asignados y el total de
niños y niñas por asignar en el ente territorial.
10. Realizar archivo de gestión: Como resultado de la ejecución del subproceso, el responsable del
subproceso de asignación de cupos en educación inicial, debe realizar las labores de archivo de
Gestión de todos los documentos y registros generados durante este. Definidos por la Secretaría
de Educación de la entidad territorial.
2.2.1.3 PROCESO DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EDUCACIÓN INICIAL
2.2.1.3.1 funciones
• Planear, organizar, gestionar y liderar el proceso de Inspección, vigilancia y control de la Educación
Inicial en el territorio.
• Verificar que el registro de prestadores del servicio de educación inicial cumpla con las condiciones
exigidas para la inscripción.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
• Autorizar la prestación del servicio de Educación Inicial, previo cumplimiento de las condiciones de
calidad del servicio de Educación Inicial por parte de los prestadores del servicio en cada una de las
unidades.
• Realizar visitas de oficio o por queja a las unidades de servicio de Educación Inicial, con el fin de
verificar, vigilar, orientar y hacer seguimiento al cumplimiento de las condiciones de calidad del
servicio de Educación Inicial de conformidad con los referentes emitidos por el Ministerio de
Educación Nacional.
• Atender y tramitar los requerimientos, quejas y reclamos relacionados con la prestación del servicio
de Educación Inicial de la entidad territorial.
• Adelantar las acciones de control establecidas en la normatividad aplicable, teniendo en cuenta el
procedimiento establecido en la normatividad vigente.
2.2.1.3.2 Caracterización de proceso y subproceso de Inspección, Vigilancia Y Control.
El proceso se integra por los siguientes subprocesos:
Figura 4. Proceso de inspección, vigilancia y control de la Educación Inicial
A continuación se muestra la caracterización del proceso y los detallados de cada subproceso que lo integra.
LOGO
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EDUCACIÓN INICIAL
Versión
Fecha
Página
Tipo de
proceso
Estratégico Misional Apoyo X
Líder
Proceso
Líder de Inspección, Vigilancia y Control de la Educación Inicial / Secretaría de Educación de
la entidad territorial certificada.
Objetivo
Verificar que las unidades de servicios oficiales y privadas, cumplan con las condiciones de
calidad sobre la prestación del servicio de educación inicial de conformidad con los referentes
técnicos emitidos por el MEN y la normatividad vigente.
Alcance
Inicia con el registro de prestadores de educación inicial en el sistema de información
existente en las secretarias de educación, continua con la verificación de condiciones
de calidad a los prestadores del servicio de educación inicial y el otorgamiento de
licencias de funcionamiento, y termina con la aplicación de las acciones de control en
los casos que aplique según la normatividad vigente.
Registro Único de Prestadores del Servicio de Educación
Inicial
Veriﬁcación de Condiciones de Calidad
Licencias de Funcionamiento en Educación Inicial
Acciones de Control

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
2.2.1.3.2.1 SUBPROCESO REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DEL SERVICIO DE EDUCACIÓN
INICIAL.
Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
Ministerio de
Educación.
Marco legal sobre
educación inicial.
educación inicial.
(Procedimiento de
inscripción).
Sistema de información
para la educación inicial.
Identificar los
prestadores y
unidades oficiales
y privadas que
ofrecen servicios
de educación
inicial en el
territorio.
Prestadores
de servicios
de educación
inicial
registrados.
Información
de las UDS
registradas
en el
Registro
Único de
prestadores.
Prestadores del servicio
de Educación Inicial
Subproceso: Estado de
la Educación Inicial.
Proceso A01. Análisis
de la Información
Estratégica Educativa.
Proyecto de
Modernización Macro
proceso A. Gestión
Estratégica.
Planeación operativa
para de la Educación
Inicial.
Subproceso gestión de
educación inicial.
Subproceso
acompañamiento
técnico en educación
inicial.
Proceso de Cobertura
de la educación inicial.
Subproceso verificación
de condiciones de
operación.
Prestadores del
servicio de
educación inicial
Información sobre el
prestador y unidades de
servicio de educación
inicial.
Ver anexo: Diagrama de Flujo e indicadores
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DEL SERVICIO
DE EDUCACIÓN INICIAL.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
LOGO
REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EDUCACIÓN
INICIAL
Versión
Fecha:
Página
Objetivo Identificar los prestadores y unidades oficiales y privadas que ofrecen servicios de
educación inicial en el territorio.
Alcance El proceso inicia desde la definición e implementación de estrategias para promover la
inscripción de los prestadores, continua con el registro de la información y documentos
en el sistema de información por parte del prestador del servicio, la revisión de los
documentos y finaliza con la aprobación, asignación y notificación del RUPEI.
1. Definir e implementar estrategias para promover la inscripción de los prestadores del
servicio de educación inicial: El servidor responsable debe promover la inscripción de los
prestadores del servicio de educación inicial a través de las siguientes acciones:
• Diseñar estrategias de socialización y divulgación sobre la importancia de registrar a los
prestadores y sus unidades de servicio de Educacion inicial oficial y privada a través de los medios
de comunicación disponibles y existentes en la entidad territorial.
• Implementar las estrategias de búsqueda activa de modo que se realicen recorridos por zonas en
cada entidad territorial para identificar a los prestadores que presten servicios de educación inicial
identificando: nombre de la UDS, dirección, teléfono, nombre de responsable de la unidad y si está
registrado o no en el sistema de información.
• Brindar asesoría y acompañamiento a los prestadores para el registro en el sistema de información
establecido de acuerdo al instructivo de Registro de prestadores del servicio de educación inicial
(MEN).
2. Registrar datos del prestador y la unidad de servicio en el sistema de información y cargue
de documentos: Para el proceso de registro, se desarrollan los siguientes pasos:
• El responsable que preste o desee prestar el servicio de educación inicial, deberá ingresar al
módulo de Registro de prestadores del Servicio de Educación Inicial del sistema de información
existente en la Secretaria de Educación o la entidad territorial, donde deberá registrar entre otros,
los siguientes datos:
a. Datos de Constitución legal.
b. Datos del Representante legal
c. Datos de las Unidades de servicio
d. Datos del Responsable de la unidades de servicio
Se deben registrar todos los datos solicitados para la validación del sistema.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
• El Sistema de información valida los datos registrados y asigna un usuario y clave al prestador.
• Una vez asignado el usuario y clave, el prestador del servicio, deberá realizar el cargue de los
documentos requeridos para terminar el proceso de registro. Los documentos son:
a) Copia del documento de identidad del Representante Legal.
b) Copia Cámara de Comercio en el caso de aplicar
c) Existencia y Representación Legal para personas jurídicas en el caso de aplicar.
Para desarrollar el proceso de registro en el sistema de información, el prestador contará con el instructivo
de Registro de prestadores del servicio de educación inicial (MEN).
3. Revisar la consistencia de la información y documentos anexos solicitados: Una vez,
finalizado el registro de información de los prestadores y de la unidad de servicios de educación
inicial, y el cargue de documentos por parte del responsable de la prestación del servicio, el
servidor responsable en la SE del proceso de registro, procederá a validar la información registrada
en el Sistema de información junto con los documentos soportes, con el fin de aprobar o no el
Registro Único de Prestadores de Educacion Inicial (RUPEI).
a) En caso de no contar con la información o documentación completa, pasa a la actividad 4.
b) Si cuenta con toda la información pasa a la actividad 5.
4. Realizar requerimiento a los prestadores que se encuentren con documentación incompleta:
El servidor responsable de la Secretaria de Educación solicita la información o documentación
faltante al representante legal o responsable del registro de la información a través de los medios
existentes (Oficio o correo electrónico) y una vez subsanada la solicitud pasa a la actividad 5.
5. Aprobar, asignar y notificar el número de Registro Único de Prestadores del servicio de
educación inicial: Cuando la información y documentación se encuentra completa y acorde con lo
solicitado y no presenta inconsistencia, el servidor responsable procede a la aprobación de la
Registro del operador y de la unidad-es de servicio a cargo. Esta Aprobación se notifica mediante
correo electrónico indicando el número de Registro Único de prestadores (RUPEI) y el consecutivo
de la unidad-es de servicio.
2.2.1.3.2.2 SUBPROCESO VERIFICACIÓN DE CONDICIONES DE CALIDAD
Entradas
Objetivo del
Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Entradas
Objetivo del
Subproceso
Salidas
Quién entrega
(proveedor)
Qué insumos
(insumos)
Qué genera
(productos)
Quién recibe
(cliente)
Ministerio de
Educación
educación inicial.
Instrumentos de
verificación de las
condiciones calidad.
Verificar el
cumplimiento de las
condiciones de
calidad en las
unidades de servicio
de educación inicial
oficiales y privadas.
Cronograma de
visitas de
verificación de
condiciones de
calidad
Informe de visitas
de verificación e
instrumento de
verificación
diligenciado en la
herramienta
disponible.
Modernización
Macroproceso E:
Atención al
ciudadano
Autoridad
competente según
sea el caso.
Proceso A04:
Evaluación De
Resultados.
Subproceso de
acompañamiento
técnico.
Proyecto de
Modernización
subproceso
A02.05 Definición
y aprobación de
planes de acción
por área.
Plan operativo aprobado
de Educación Inicial.
Modernización
Macroproceso E:
Atención al
ciudadano
Quejas y requerimientos
que requieren visitas de
verificación
Respuesta a
Quejas o
requerimientos y
direccionamiento
de las mismas a
la instancia
correspondiente
según sea el
caso.
Subproceso
Licencias de
funcionamiento.
Planeación
operativa para de
la Educación
Inicial.
Subproceso
gestión de
referentes técnicos
de educación
inicial.
Modernización
Macroproceso H:
Gestión del
Talento Humano
Equipo interdisciplinario
con respectiva inducción
en educación inicial en el
marco de la atención
integral y en el proceso de
inspección, vigilancia y
control.
Subproceso
Registro único de
prestadores del
servicio de
educación inicial.
Información sobre los
prestadores y unidades
de servicio registradas en
el sistema de información
de la educación inicial.
Subproceso
Acompañamiento
técnico en
educación inicial.
Resultados de
seguimiento de planes de
mejoramiento.
Subproceso
Estado de la
Educación Inicial.
Educación Inicial de la
vigencia anterior.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
DESCRIPCIÓN DETALLADA SUBPROCESO DE VERIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES DE CALIDAD
1. Establecer un cronograma de visitas de verificación de condiciones de calidad mensual: El
servidor responsable de inspección, vigilancia y control recibe el Plan Operativo de educación inicial,
las inscripciones aprobadas a través del sistema de información para realizar las visitas de
verificación de las condiciones de calidad y los requerimientos o quejas provenientes del sistema de
atención al ciudadano (SAC) del Macroproceso E. Atención al Ciudadano.
Con estos insumos, el servidor responsable define un cronograma de visitas de acuerdo con el tipo
de visita de verificación a realizar a la unidad de servicio donde se preste o desee prestar el servicio
de Educacion inicial, tiempos y responsables teniendo en cuenta:
a) Visita Programada: Son visitas que se realizan para verificar el cumplimiento de las condiciones de
calidad del servicio de Educación Inicial, en atención a las inscripciones de prestadores de servicios,
a las solicitudes de visita de seguimiento y al avance en el proceso de licenciamiento de acuerdo
con la normatividad vigente.
b) Visita Prioritaria: Son visitas que deben ser programadas y atendidas de manera prioritaria, para
dar respuesta inmediata a las quejas, requerimientos y solicitudes interpuestas por los usuarios o la
comunidad en general o entidades externas de control, siempre y cuando, los hechos o situaciones
que describa la queja tengan relación directa con la prestación del servicio de Educación Inicial. En
todos los casos, a partir del resultado de estas visitas, se emitirá respuesta a los peticionarios, los
requerimientos provienen del sistema de atención al ciudadano (SAC).
En la identificación de la unidad de servicio se verifica el nombre del prestador del servicio, Nombre del
representante legal de la entidad prestadora del servicio, la ubicación geográfica de la unidad de servicio, la
dirección, teléfono, persona contacto de la unidad de servicio. Esta información, junto con la PQR, su
seguimiento y concepto final deberán quedar registradas en el instrumento establecido por el MEN o entidad
territorial.
Nota: Si el requerimiento se refiere a hechos o situaciones que describan la posible vulneración de derechos
LOGO
VERIFICACIÓN DE CONDICIONES DE CALIDAD
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EDUCACIÓN
INICIAL
Versión
Fecha :
Página
Objetivo Verificar el cumplimiento de las condiciones de calidad en las unidades de servicio de
educación inicial oficiales y privadas.
Alcance Inicia desde la elaboración del cronograma de visitas de verificación de condiciones,
continua con la preparación de las visitas y la realización de las mismas, y finaliza con el
registro de resultados en el sistema de información existente, elaboración de plan de
mejora y análisis de casos en los que aplican acciones de control.

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