El documento presenta un plan de mejoramiento para el municipio de Betulia con 22 hallazgos encontrados en una auditoría gubernamental. Los hallazgos incluyen irregularidades en contratos de obra pública, falta de documentación requerida y fallas en procesos de contratación, presupuestales y contables. El plan propone acciones correctivas como exigir documentos faltantes, mejorar procedimientos y cumplir con la normativa aplicable para subsanar las deficiencias encontradas.

1. -MUNICIPIO BETULIA
AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - 2010
PLAN DE MEJORAMIENTO PROPUESTO
FECHA DE
No DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORAMIENTO RESPONSABLE OBSERVACIÓN
EJECUCIÓN
OBRA: El Municipio no exigió el amparo de la póliza de estabilidad de obras para el
siguiente contrato. La anterior actuación no considera la obligación de respaldar el
1 cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los
contratistas frente a las entidades estatales por razón de la celebración, ejecución y
liquidación de contratos estatales. Incumpliendo lo establecido en el Artículo 25,
numeral 19 de la Ley 80 de 1993, Artículo 29 del Decreto 4828 de 2008. (D)
Evaluado el convenio L40302-11-2011 cuyo objeto fue la ejecución por parte de la
Junta de Acción Comunal Central Urbana de las obras necesarias para la
pavimentación de varias vías urbanas suscrito con la Junta de Acción Comunal
Central Urbana del municipio de Betulia $35.591.040 se encontró la siguiente
irregularidad:  El Municipio no acreditó la reconocida idoneidad del contratista, de
2 acuerdo a lo establecido en el inciso 3 Articulo 1 Decreto 777 de 1992, modificado
por el Articulo 1 Decreto 1403 de 1992; contraviniendo el principio de transparencia
en materia de contratación estatal, durante el proceso de adjudicación, establecido
en el Artículo 24 de la Ley 80 de 1993
Para los siguientes contratos de obra pública la Interventoría, no elaboró las actas
de convenio de precios y cambio de obra; donde se justifique la ejecución de obras
adicionales y extras, que permita verificar la adecuada inversión de los recursos en
aras de mantener el equilibrio económico del contrato. Es fundamental para el
ejercicio de la interventoría, registrar en actas de obra ejecutada, todo el desarrollo
3 del contrato en sus diferentes fases hasta su liquidación; dicha situación no permite
realizar un seguimiento posterior y oportuno por parte del Organismo de Control a la
celebración y ejecución del contrato. Lo anterior inobserva lo contemplado en el
Artículo 53 de la Ley 80 de 1993, según el siguiente cuadro: (D) VER INF. FINAL.
De acuerdo con lo previsto en el Artículo 15 de la Ley 17 de 1992 y el Artículo 100
de la Ley 21 de 1992, los contratos de obra pública que celebren las personas
naturales o jurídicas con las entidades territoriales y/o entidades descentralizadas
4 del orden Departamental, Distrital y Municipal estarán excluidas del IVA. En merito
de lo anterior, se configura un presunto detrimento patrimonial por $2.160.000, de
acuerdo al siguiente cuadro: (F) VER INF. FINAL
Para los estudios previos elaborados o proyectados por el Municipio en los
procesos de contratación inferiores al 10% de la menor cuantía y Selección
Abreviada su contenido no se ajusta a lo establecido en desarrollo de lo señalado
5
en los numerales 7 y 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el Articulo 3 del
Decreto 2474 de 2008. (A)
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2. El Sujeto de Control no presentó prueba documental de los libros diarios de obra
(bitácora) para los contratos cuya modalidad corresponde a Licitación Pública,
Selección Abreviada e inferior al 10% de la menor cuantía; actuaciones que no
permiten verificar el reporte y/o sustentación de todas las observaciones,
compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes. Además de todos los
6 conceptos, modificaciones y decisiones técnicas realizadas por la interventoria
externa o la realizada por la Secretaria de Planeación durante la ejecución y
liquidación de los contratos, en cumplimiento del Principio de Responsabilidad
establecido en el numeral 4 del Artículo 26, numeral 4 Artículo 4, Artículo 53 de la
Ley 80 de 1993. (A)
Evaluada la documentación del convenio de cofinanciación 600226001187 suscrito
el 20 de agosto de 2009 con la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia en
calidad de administradora del Fondo Nacional del Café- Comité Departamental de
Cafeteros de Antioquia, cuyo objeto es la construcción de 67 viviendas nuevas que
beneficiaran a 67 familias de las veredas La Urraeña, La Asomadera, Guamalita, El
Yerbal, La Aldea, Chaparral y Cangrejo por $782.294.088 se hace La siguiente
7
apreciación: (A) • A la fecha de la Auditoría agosto de 2011, se verificó la
suspensión del convenio en mención a sabiendas que faltan por construir seis (6)
viviendas, desconociéndose con dicha situación el contenido del numeral 4 del
Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 que con relación al Principio de Economía
determina que los trámites en la contratación estatal deben adelantarse con
austeridad de tiempo, medios y gastos; evitando así las dilaciones y los retardos en
la ejecución del contrato.
La Entidad no exigió para la modalidad de contratación de Selección Abreviada la
manifestación de interés dentro de los 3 días hábiles siguientes a la apertura del
proceso, teniendo en cuenta que es requisito habilitante para la presentación de la
8
oferta de acuerdo a lo establecido en el numeral 3 del Artículo 9 del Decreto 2025
de 2009, según el siguiente cuadro: (D) VER INF. FINAL
El Municipio no ha cumplido con la totalidad de la publicidad de todos los
procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación de Selección
Abreviada suscritos durante la vigencia auditada, relacionados con el acta de
9 liquidación bilateral del contrato y otrosí. Además, no publica los convenios de
cofinanciación y cooperación suscritos conforme a lo establecido en el Decreto
2474 de 2008 Artículo 8 “Publicidad del procedimiento en el SECOP”.(A)
El Sujeto de Control durante la vigencia auditada no ha cumplido con las consultas
establecidas en el Decreto 3512 de 2003, el cual se reglamenta la organización,
10 funcionamiento y operación del Sistema e información para la Vigilancia de la
Contratación Estatal, SICE creado mediante la Ley 598 de 2000. (D)
No se evidencia soporte documental del CUBS Catalogo Único de Bienes y
Servicios y el RUPR Registro Único de Precios de Referencia, creado mediante la
11 Resolución 05314 del 28 de febrero de 2002, mediante el cual la Contraloría
General de la República reglamenta el catalogo para los diferentes procesos de
contratación que realiza el Municipio. (D)
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3. PRESTACIÓN DE SERVICICIOS Y SUMINISTROS: La Administración Municipal
durante la vigencia 2010 suscribió los contratos de prestación de servicios cuyas
características se registran en el siguiente cuadro. Durante la verificación realizada
en desarrollo de la auditoria no se pudo evidenciar los respectivos informes
presentados por los contratistas, como tampoco las evidencias de los beneficiarios
que debieron asistir a las diferentes actividades desarrolladas en cumplimiento del
objeto contractual: Seguidamente se cito a entrevista a los citados contratista para
12 verificar el cumplimiento de las actividades desarrolladas previamente establecidas
en la minuta contractual, en declaratoria de ambos, manifestaron verbalmente “que
si se elaboraban los cronogramas de actividades a desarrollar (se evidencio solo
en el pago número 9 del contrato del señor Eduardo Morales), seguidamente
manifiestan que no se hacen planillas de asistencia a las diferentes programas ni
inscripciones a las diferentes disciplinas, como de las que se explican en cada
caso, la Contraloría proyectará CONTROL DE ADVERTENCIA. (C.A)placa, etiqueta
adhesiva o mecanismo similar que permita su fácil identificación y ubicación. La
ausencia de un mecanismo efectivo de marcación propici
Analizados los siguientes comprobantes de egreso se pudo evidenciar que no
existe relación entre lo pagado y lo respaldado en los certificados de registro y
disponibilidades presupuestales, lo que no guarda relación con lo establecido en el
13 principio de Economía Artículo 25, numeral 2 y 3, principio de Responsabilidad
Artículo 26 numeral 1 de la Ley 80 de 1993, además de los Artículos 21 y 71 del
Decreto 111 de 1996.(A) VER INF. FINAL
El archivo de carpetas contratos demuestra que no se maneja de manera
adecuada para su conservación, disponibilidad, consulta y seguridad; existe un
14 procedimiento de control que reglamenta el uso y el manejo de la documentación, lo
cual no da aplicabilidad al Artículo 24 de la Ley 594 de 2000. (A)
La Entidad, no cuenta con un procedimiento documentado que describa los
procedimientos para la elaboración, aprobación, registro, modificaciones,
liquidación, informes y control del presupuesto, así como las dependencias y los
empleados responsables de su aplicación en cumplimiento de sus funciones,
15 debidamente aprobado mediante acto administrativo. La falta del manual de
procedimientos dificulta la estandarización de las actividades y que no se cuenta
con una fuente de consulta para que las operaciones se mantengan de manera
independiente a los responsables, inobservando el contenido del Artículo 1
parágrafo único de la Ley 87 de 1993. (A)
La Entidad no cuenta con un manual de procedimientos que describa los pasos a
seguir para la apertura, traslado de fondos y cancelación de cuentas bancarias
debidamente adoptado y aprobado por funcionario competente, mediante acto
16 administrativo. La falta del procedimiento dificulta la estandarización de las
actividades y no permite contar con una fuente de consulta para que las
operaciones se mantengan de manera independiente a los responsables y cumplir
con lo establecido en la Ley 87 de 1993. (A)
El Municipio tiene identificados los riesgos a escala global, y cuenta con un mapa de
riesgos que identifican aspectos internos y externos, pero que no se actualizan en el
tiempo para que puedan llegar a responder a las amenazas y debilidades en las
17
distintas áreas de gestión según lo establece el Artículo 4 del Decreto 1537 de
2001.(A)
Asimismo, no se han valorado ni considerado acciones de seguimiento que
permitan el manejo y monitoreo de los riesgos en la Entidad, incumpliendo los
18 Literales a) y f) del Artículo 2 de la Ley 87 de 1993 y Artículo 4 del Decreto 1537 de
2001. (A)
No se evidencia informe anual de la gestión de la oficina de Control Interno, que
permita saber el estado en que se encuentra la administración en materia de
19 organización, procesos, procedimientos, incumpliendo el Literal j) del Artículo 12 de
la Ley 87 de 1993 y el Articulo 3 Decreto 1537 de 2001. (A)
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4. La Administración Municipal, durante las vigencias 2010 y 2011 no presentó el acto
administrativo de la creación del Comité de Compras; no obstante se evidenciaron
dos actas del 20 de enero de 2010 y enero 9 del 2011 en las que se registran
programan algunas compras sin el lleno de los requisitos al no describir los
proyectos a desarrollar, ni el valor de las adquisiciones, ni la lista de proveedores.
De lo anterior se infiere que la Administración careció de una herramienta
20
administrativa que le permitiera tener una ejecución eficiente y transparente en la
toma de decisiones sobre la adquisición de bienes y servicios realizadas por la
Entidad durante las vigencias evaluadas, inobservando así lo establecido en el
Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, el Decreto 2309 de 2002 y el
Artículo 2 de la Ley 87 de 1993. (A)
La Administración Municipal para la vigencia 2010 y 2011 no elaboro el acto
administrativo de aprobación del plan de compras de la entidad, el cual es requisito
para la adquisición de bienes y servicios, donde se establezcan las necesidades de
21 recursos físicos y financieros de las vigencias, indispensables para desarrollar los
planes y programas, inobservando el Numeral 1 del Artículo 30 de la Ley 80 de
1993, la Ley 598 de 2000 y el Decreto 3512 de 2003.(A)
CONTABLES: A la fecha de la visita, el Equipo Auditor no encontró en los archivos
evidencia documental relacionada con la adopción del Manual de Políticas y
Prácticas Contables implementadas por la Administración, en procura de lograr una
22
información confiable, relevante y comprensible. La condición anterior incumple lo
previsto en el Numeral 3.2 de la Resolución 357de 2008, expedida por la
Contaduría General de la Nación. (D)
A pesar que la Administración mediante Resolución No. 056 de 2008 creó el Comité
Técnico de Saneamiento Contable, no todas las actas de reunión se encuentran
firmadas por quienes participaron en ellas. Además, como resultado de la
evaluación al alcance y contenido de las actas, se evidenció que éstas carecen de
los respectivos papeles de trabajo (soportes) o ficha documental que sirvió de
23
soporte a la investigación realizada y, que ampara la toma de decisiones. Esta
conducta denota que el funcionamiento del comité incumple lo establecido en los
Numerales 3.1 y 3.11 de la Resolución 357 de 2008 expedida por la Contaduría
General de la Nación. (A)
Las diferentes Áreas de Gestión no reportan a Contabilidad al cierre de cada mes o
período contable la documentación soporte (datos) que por su naturaleza y
características deben registrarse en el sistema de información financiero,
principalmente para su reconocimiento y revelación en los módulos de Presupuesto
y Contabilidad, situación que limita la confiabilidad de la información pues se
adolece del elemento esencial para conciliar las cifras contables versus aquellas
que generan las demás Áreas de Gestión. La situación anterior repercute en la
confiabilidad y podría afectar eventualmente la toma de decisiones. Ejemplo:
24
Activos Fijos y Almacén (bienes devolutivos y de consumo), y Planeación respecto
al avance en la ejecución de las diferentes obras de infraestructura física
(construcciones en curso). En tal sentido, la Contaduría General de la Nación en la
Resolución 357 de 2008 expresa: “Las entidades también deberán adelantar las
acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de
cada organización, observando su conveniencia y eficiencia, así como su
contribución a la eliminación o mitigación de los riesgos relacionados con la
oportunidad de la información…”. (A)
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5. La plataforma de sistemas vigente en la Entidad opera bajo el ambiente ARIES y
comprende: Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Facturación, Cartera, Nómina; a
la fecha de la evaluación, Almacén y Activo Fijo no habían sido parametrizadas, de
modo que garanticen su funcionamiento en línea, para evitar procesos ineficientes
que terminen por afectar la gestión administrativa. En atención a lo anterior, la
Administración debe sujetarse a lo preceptuado por la Contaduría General de la
Nación en la Resolución 357 de 2008, en lo referente a la implementación y puesta
25
en marcha de sistemas automatizados, en el sentido que las entidades públicas
observen criterios de eficiencia en la adquisición de equipos y programas que
contribuyan a satisfacer las necesidades de información. Ahora bien, atendiendo la
naturaleza y complejidad del negocio, procuraran por que los sistemas integren
adecuadamente los principales procesos que conforman la estructura
administrativa. (A)
La cuenta Inversiones Patrimoniales en Entidades Controladas (Código 1202) con
saldo de $1.783.800 presenta incertidumbre en su valor total, habida cuenta que la
Cooperativa de Municipalidades de Antioquia como Entidad emisora del título
terminó su proceso de liquidación hace aproximadamente diez (10) años. El aporte
26 está representado en 17.838 acciones de valor nominal $100 cada una; Sin
embargo, en los Estados contables del Municipio no se constituyó provisión alguna
para proteger esta Inversión frente a una eventual pérdida por desvalorización del
precio del mercado o por efectos de su inminente liquidación. El detalle de los
títulos es el siguiente: (A)
A diciembre 31 de 2010, y aún a la fecha del presente informe, la Entidad no había
expedido el acto administrativo contentivo del Reglamento Interno de Cartera,
inobservando lo preceptuado en el Numeral 1º Artículo 2 Ley 1066 de 2006 y
Artículo 1º Decreto Reglamentario 4473 de 2006. Asimismo, tampoco fue posible
encontrar en los archivos copia de los acuerdos de pago suscritos en la vigencia
27
evaluada, sobre obligaciones o saldos causados sobre los diferentes tributos; Por
Acuerdo No. 033 de 2010, la Administración concedió algunas exoneraciones sobre
los Intereses Moratorios de Impuesto Predial, Industria y Comercio. (D)
Al cotejar el saldo que reportan las cuentas y subcuentas que conforman el Grupo
Deudores (Código 14), entre Libro Mayor y la documentación soporte se estableció
diferencias en algunas cuentas, lo cual genera incertidumbre en el saldo no solo por
falta de conciliación de cifras entre las dependencias involucradas, sino por la
28 ausencia de soportes representativos de los bienes y derechos propiedad del
Municipio. Lo anterior desacata lo previsto en el Instructivo No. 011 de diciembre de
2010 y la Resolución 354 de 2007, actos administrativos expedidas por la
Contaduría General de la Nación. (D) VER INF. FINAL
Como resultado del estudio y revisión llevado a cabo al Acuerdo No. 013 de
noviembre de 2005, por medio del cual se modifica el Código de Rentas Municipal
(actualizado por el Acuerdo No 015 del 30 de agosto de 2010), el Equipo Auditor
tuvo conocimiento que, a la fecha de la visita, el nuevo Estatuto no estaba
29 operando, motivo por el cual continuaba vigente el anterior. Por consiguiente, los
recursos propios del Ente Territorial se ven afectados de manera negativa en
cuanto a la estimación de las Rentas Propias, debido a que el nuevo régimen
contempla modificaciones substanciales a las tarifas impositivas de Industria y
Comercio. (A)
La subcuenta Cuotas Partes Pensionales (Código 147008) con saldo de cero
pesos ($0) presenta incertidumbre al cierre de la vigencia, debido a que continúan
sin reconocimiento contable las Cuentas por Cobrar por este concepto, a pesar
disponerse de la información actualizada a través del PASIVOCOL. La situación
30 anterior denota que las diferentes Áreas de Gestión responsables de procesar y
actualizar los datos, con efecto sobre el sistema de información financiero del
Municipio, no la reportan oportunamente a Contabilidad además, deja en evidencia
que existen falencias en el proceso de conciliación de la información (datos) entre
las partes afectadas.(A)
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6. La cuenta Otros Préstamos – Empleados (Código 147012) con saldo de
$54.664.000 presenta incertidumbre respecto a su razonabilidad debido a que se
estableció diferencia entre el registro contable y la documentación suministrada por
la Entidad. Por su parte, al cotejar el saldo de los registros auxiliares por tercero
(disponible en Tesorería), se constató que algunos beneficiarios no registran pagos
o abonos en cuenta desde hace varios años, a pesar que algunos de ellos
permanecen en la localidad, y de alguna manera, se encuentran vinculados
31 laboralmente. La conducta anterior deja en evidencia la negligencia de las
administraciones de turno que no han adelantado las gestiones conducentes a la
recuperación de esta Cartera, así lo confirma la inexistencia de soportes que den
cuenta de los trámites realizados; Aunque se evidenció que por gestiones
realizadas por la Personería Municipal, algunos Deudores hicieron abonos parciales
a la respectiva deuda. Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores, además
de las que se explican en cada caso, la Contraloría proyectará CONTROL DE
ADVERTENCIA. (C.A)
En diciembre 04 de 2007, mediante Resolución No. 132, se ordena dar de baja a
Cuentas de Difícil Recaudo la suma de $19.726.566 aproximadamente, las cuales
se originaron a favor del Ente Territorial por concepto de tributos propios (Predial,
Industria y Comercio) y otras que corresponden a Mejoramientos de Vivienda; En el
primer caso, no se aportó certificación de la Oficina de Planeación o del funcionario
32
responsable del E.O.T; En el segundo caso, no se encontró evidencia de las
gestiones previas llevadas a cabo, para determinar la incobrabilidad de los créditos
otorgados. Adicionalmente, no fue posible encontrar en los archivos de la Entidad
copia del Acta del Comité de Saneamiento Contable No. 231107, fechada el 23 de
noviembre de 2007, el valor del presunto detrimento se estima en la suma de
$19.726.566 (F) VER INF. FINAL
No fue posible encontrar en los archivos de la Entidad evidencia relacionada con
las gestiones de cobro adelantadas por el funcionario competente, con el propósito
de garantizar el recaudo oportuno de las obligaciones causadas en los Créditos de
Vivienda, tanto Capital como Intereses. Como resultado de las pruebas de
33 Auditoría llevadas a cabo encontró que algunos Deudores presentan atraso
superior a diez (10) años, contados a partir de la fecha del último pago o abono en
cuenta, condición que deja en evidencia además el incumplimiento de las clausulas
contractuales pactadas en la promesa de compra / venta. (A)
La cuenta Otros Deudores (Código 147090) cerró la vigencia con cero pesos ($0);
Sin embargo, no fue posible determinar la razonabilidad de su saldo, habida cuenta
que, en la vigencia evaluada la Entidad no reconoció el canon de Arrendamiento de
los locales comerciales ubicados en la planta baja del Palacio Municipal, entregados
34 en tal condición a: Banco Davivienda; Edatel S.A. E.S.P; Procuraduría y
Registraduría. La condición anterior inobserva el principio contable de Causación de
que trata la Resolución 356 de 2007, expedida por la Contaduría General de la
Nación. (A)
Al cierre de la vigencia 2010, la cuenta Servicios Públicos (Código 1408) se
presenta sobrestimada en $61.842.000. El saldo representa la sumatoria de la
deuda a cargo de algunos suscriptores, por concepto de Acueducto y Alcantarillado.
La Empresa de Servicios Públicos de Betulia S.A. E.S.P se constituyó mediante
35 Escritura Pública No. 6 de enero de 2009. Por consiguiente, los Activos y Pasivos
asociados a la prestación de este servicio hacen parte integrante de la nueva
empresa. La distribución del saldo por concepto es: el siguiente: (A)
A diciembre 31, la cuenta Propiedad, Planta y Equipo (Código 16) totaliza
$6.426.958.000 (representa el 40.56% sobre los Activos Totales) presenta
incertidumbre, debido a que no realizó al cierre de la vigencia no se realizó
36 inventario físico de los bienes muebles agrupados en este epígrafe, motivo por el
cual se encontraban pendientes por excluir de este agregado aquellos bienes que
por sus condiciones y/o características físicas y técnicas no prestan ningún servicio
a la Administración. (D) VER INF. FINAL
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7. La cuenta Propiedad Planta y Equipo (Código 16) se encuentra sobrestimada al
cierre de la vigencia en $3.669.434.000. Esta cifra representa la sumatoria de los
bienes entregados por la Administración a la Empresa de Servicios Públicos de
37 Betulia S.A. E.S.P en calidad de comodato y por tanto, de acuerdo con lo previsto
en el Plan General de Contabilidad Pública, el saldo de cada rubro se encuentra mal
clasificado. A diciembre 31, el detalle es el siguiente: (A) VER INF. FINAL
Al cierre de la vigencia, la cuenta Plantaciones Agrícolas (Código 1612) con saldo
de $15.000.000 presenta incertidumbre, toda vez que, la Administración no puso a
38 disposición del Equipo Auditor copia de la documentación soporte que ampare el
registro contable. (A)
La cuenta Bienes Muebles en Bodega (Código 1635) se encuentra subestimada en
$6.198.470 al cierre de la vigencia, al establecer diferencia entre el reporte de
Almacén de $6.338.470 y el registro contable de $140.000. Esta situación denota
39 que no se está dando cumplimiento a lo previsto en el Instructivo No. 011 de
diciembre de 2010 y al Numeral 3.16 de la Resolución 357 de 2008, actos
administrativos expedidos por la Contaduría General de la Nación. (A)
A diciembre 31, la cuenta Equipo Médico Científico (Código 1660) con saldo de
$4.386.000 presenta incertidumbre en su valor total, ya que la cifra representa la
compra de algunos equipos adquiridos por la Administración municipal, pero a su
40
vez, entregados a la ESE Hospital Germán Vélez Gutiérrez del municipio de Betulia.
(A)
No fue posible encontrar en los archivos de la Entidad evidencia relacionada con los
períodos de gracia otorgados por el Agente o Corredor de Seguros, en lo atinente al
reporte de novedades de los Activos por (Altas – Bajas y Traslados), que se
originan en la vigencia de la respectiva póliza. La inexistencia de esta condición
propicia una desventaja financiera para el Municipio, habida cuenta que, en caso de
no reportarse oportunamente las bajas de Activos, se asumiría un sobrecosto en el
41 pago de la Prima, al reconocerse un valor económico por un bien Inservible u
Obsoleto; tratándose de nuevas adquisiciones y en el evento de presentarse un
hecho adverso, se asumiría el riesgo de su posible pérdida al no informarse la
inclusión de la novedad en la respectiva póliza; situación similar podría ocurrir con el
traslado de los Bienes al proveedor y/o talleres para Reparación y/o Mantenimiento.
(A)
No se encontró en los archivos de la Entidad copia del acto administrativo por
medio del cual se aprobó el Plan de Compras para la vigencia 2010, lo cual denota
la falta de un instrumento que permita organizar y controlar de manera adecuada
42 los recursos financieros asignados a las diferentes Áreas de Gestión, y así
garantizar el cumplimiento en la ejecución de los Planes, Programas y Proyectos
formulados en el Plan de Desarrollo municipal, incumpliendo lo establecido en el
Decreto 3512 de 2003 Artículo 13 literal b (D)
Mediante Decreto No. 132 de noviembre 01 de 1995, se creó el Comité Asesor de
Compras y se asignaron las funciones inherentes al mismo; Sin embargo, no fue
posible encontrar en los archivos de la Entidad copia de las actas de reunión, lo que
43 hace suponer su inoperancia; Las diferentes áreas de gestión reportan
directamente a Almacén las necesidades relacionadas con la compra de Materiales.
(A)
Al revisar los listados auxiliares de inventario de los Activos Fijos, se detectó que
aún se encuentra sin depurar la información contable relacionada con los bienes
totalmente depreciados, debido a éstos para efectos de control administrativo no
habían sido trasladados a la respectiva Cuenta de Orden. Igualmente, estaba
44
pendiente por cancelar el valor correspondiente a la Depreciación Acumulada, de
cada Bien o Activo que cumplía con tal condición, impidiendo presentar por su valor
real el saldo de cada epígrafe. (A)
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8. Como resultado de la evaluación llevada a cabo sobre el manejo de los Bienes
Devolutivos asignados a las diferentes Áreas de Gestión, el Equipo Auditor constató
que: (A) En términos generales, el traslado de bienes entre dependencias y/o
funcionarios no cuenta con autorización previa de la Auxiliar Administrativa (LEIDY
MABEL JIMENEZ SALAS), responsable de mantener actualizado el registro de los
bienes asignados a la cartera individual de cada Servidor Público (vinculado o
contratista), condicionando así no sólo el ejercicio del control sino la ubicación real
de los bienes. El programa o modulo que utiliza en actualmente el Almacén no se
encuentra parametrizado de forma que permita calcular por cada Activo el valor de
la Depreciación periódica de cada bien, de acuerdo con las características del
mismo. En lo atinente a la clasificación e identificación de los bienes Obsoletos e
45 Inservibles, se carece de una política administrativa para el retiro oportuno, así
como la disposición final de tales Bienes: subasta, donación, chatarrización o
incineración, entre otras. Algunos Activos carecen de una placa, etiqueta
adhesiva o mecanismo similar que permita su fácil identificación y ubicación. La
ausencia de un mecanismo efectivo de marcación propicia la pérdida de los Bienes
propiedad del Ente Territorial.En términos generales, el traslado de bienes entre
dependencias y/o funcionarios no cuenta con autorización previa de la Auxiliar
Administrativa (LEIDY MABEL JIMENEZ SALAS), responsable de mantener
actualizado el registro de los bienes asignados a la cartera individual de cada
Servidor Público (vinculado o contratista), condicionando así no sólo el ejercicio del
control sino la ubicación real de los bienes. (A)
Aunque la Secretaría de Salud, a través de las Empleadas de Complementación
Alimentaria- E.C. A lleva un control permanente sobre la entrega de víveres, con
destino a los diferentes Centros Educativos del Municipio, al revisar los movimientos
de Almacén correspondientes a la vigencia 2010 y 2011, se evidenció que los
46 documentos denominados ALTAS Y BAJAS de Almacén no se están diligenciando
como procedimiento que permita controlar que lo facturado corresponde
exactamente con lo despachado y recibido. Así lo afirmó la señora LEIDY MABEL
JIMÉNEZ SALAS quien desempeña el cargo de Almacenista. La ausencia de un
control en tal sentido incumple lo expresado en el Manual de Funciones aprobado
por Acuerdo No. 059B de mayo de 2008. (D)
A diciembre 31, la cuenta Depreciación Acumulada (Código 1685) totaliza
$823.534.000, presenta incertidumbre debido a que al cierre de la vigencia, como
consecuencia de la no realización del inventario físico de los bienes muebles
47 agrupados en este epígrafe, no fue posible ajustar y/o cancelar el registro de la
Depreciación Acumulada de aquellos bienes que por sus condiciones y/o
características físicas y técnicas se encontraban depreciados totalmente y por tanto
debían retirarse del servicio.(D) VER INF. FINAL
Al revisar el libro auxiliar de inventario correspondiente a los Activos Fijos propiedad
del Ente Territorial, se detectó que, todavía se encontraba pendiente por depurar la
información contable relacionada con los bienes totalmente depreciados, pues los
mismos para efectos de control administrativo no habían sido trasladados a
48 Cuentas de Orden, desde las respectivas cuentas y subcuentas donde se
encuentran registrados, tampoco se había cancelado el saldo de la Depreciación
Acumulada, por cada Bien o Activo que cumplía con dicha condición, situación que
impide presentar el saldo de cada epígrafe por su valor real. (A)
La cuenta Bienes Entregados en Comodato (Código 1920) cerró la vigencia con
saldo de cero pesos ($0); Sin embargo, presenta incertidumbre debido a que en los
Estados Contables continúa sin reconocerse el valor estimado de algunos contratos
49 suscritos entre la Administración y Particulares. Ejemplo: Gabriel Quiroz (Trapiche
panelero comunitario) y Asociación de Mujeres de Betulia o Aracelly Sepúlveda R.
(Equipos diversos). (A)
MUNICIPIO DE BETULIA

9. La subcuenta Bienes y Servicios Pagados por Anticipado (Código 190501) con
saldo de cero pesos ($0), presenta incertidumbre a diciembre 31, debido a que el
valor cancelado por concepto de Prima de Seguros afectó directamente la cuenta
50
Gastos, incumpliendo lo preceptuado en la Resolución 354 de 2007, expedida por la
Contaduría General de la Nación. (A)
La subcuenta Intangibles - Patentes (Código 197007) con saldo de cero pesos ($0)
presenta incertidumbre, toda vez que, la Entidad continúa sin reconocer en los
51 Estados Contables el valor cancelado a la firma ARIES, por concepto de Licencias
de Software. (A)
La subcuenta Amortización Acumulada Intangibles - Patentes (Código 197507) con
saldo de cero pesos ($0) presenta incertidumbre, toda vez que, a la fecha de la
presente evaluación la Administración no había iniciado el proceso de Amortización
52
correspondiente al valor reconocido y cancelado a la firma ARIES por concepto de
Licencias de Software. (A)
Con fecha enero de 2011, se canceló al señor JESUS GIRALDO VARGAS
identificado con cédula 3.314.170, por su participación como Secretario designado
Secretario ante el Tribunal de Arbitramento que decidió conflicto laboral entre el
Municipio y el Sindicato de Trabajadores Oficiales y Empleados Públicos de los
municipios del Departamento de Antioquia -SINTRAOFAN. El pago se encuentra
53
soportado en la Resolución No. 05434 de diciembre de 2010, expedida por el
Ministerio de la Protección Social; Según lo establece el Artículo Segundo de la
mencionada resolución. La operación contable y financieramente se reconoció en
la vigencia 2011, incumpliendo el principio contable de Causación. (A)
A diciembre 31, al cruzar el saldo $51.163.000 entre el Libro Mayor y Balance frente
al respectivo registro auxiliar de la cuenta Acreedores (Código 2425) se estableció
54 diferencia neta de $48.453.073, por menor valor en el segundo y en las subcuentas
que se ilustran en el anexo. Esta situación deja evidenciar la existencia de falencias
en la conciliación de la información. (D) Ver inf. final
La cuenta Recaudos a Favor de Terceros (Código 2905) con saldo de $18.771.000
presenta incertidumbre a diciembre 31, toda vez que, se encontraron algunas
55 inconsistencias en la clasificación e imputación contable en algunas de las
subcuentas que conforman este epígrafe, así: (D) Ver inf. final
No fue posible determinar la razonabilidad del saldo de $487.438.000
correspondiente a la subcuenta Provisión, Agotamiento, Depreciación y
Amortización (Código 312804), debido a que al cotejar esta cifra frente a la
56 correlativa o subcuenta Depreciación Acumulada ( Código 168501 al 168508) se
estableció diferencia de $336.096.000 por menor valor en el segundo epígrafe. Los
Estados Contables reportan que la sumatoria del último epígrafe al cierre de la
vigencia totaliza $823.534.000. (D) Ver inf. final
Al cierre de la vigencia 2010, la Administración no había reconocido en este rubro el
valor de los Activos que se encontraban totalmente depreciados por haber
concluido su vida útil, según las disposiciones legales vigentes, pero que teniendo
en consideración las características físicas continuaban prestando el servicio para
57 el cual se adquirieron. Por consiguiente, tampoco se había cancelado lo
correspondiente a la Depreciación Acumulada de cada Bien o Activo que cumplía
dicha condición, lo cual además impide presentar el saldo de cada epígrafe por su
valor real. (A)
Las Cuentas de Orden Acreedoras – Litigios y Mecanismos Alternativos de Solución
de Conflictos (Código 83 y 91), registra a diciembre 31 saldo de $13.044.390.026,
de acuerdo con el informe entregado por la Asesora Jurídica. Las demandas tienen
su originen en conflictos o controversias que se resuelven por fuera de la justicia
58 ordinaria. A la fecha del presente informe, la Comisión Auditora tuvo conocimiento
que en los Estrados Judiciales, se tramitaban 20 demandas (12 Civiles y 8
Laborales) las cuales se encuentran registradas en este rubro, según se ilustra a
continuación: (A) Ver inf. final
MUNICIPIO DE BETULIA

10. El saldo de $132.223.000 registrado en la cuenta Otros Ingresos Financieros
(Código 4805) presenta incertidumbre al cierre de la vigencia, habida cuenta que se
estableció diferencia entre el valor reconocido como Ingreso Financiero y el
encontrado en la cuenta correlativa o reciproca denominada Deudores – Ingresos
59 No Tributarios – Intereses (Código 140103), epígrafe en el cual se Causan los
Intereses originados por la no cancelación oportuno de las Rentas propias del
Municipio. Esta situación denota que en la vigencia evaluada no aplicó de manera
consistente y uniforme el principio contable de Causación, ya que en algunos
períodos no se calcularon Intereses, y en otras, se registró indistintamente en los
códigos 4805 y 4810, así: (D) Ver inf. final
La subcuenta Gastos Generales – Seguros (Código 511125) cerró con saldo de
$58.795.000; Sin embargo, no fue posible cruzar el movimiento de la vigencia con
los registros del epígrafe correlativo denominado Otros Activos Bienes y Servicios
Pagados por Anticipado - Seguros (Código 190501), debido a que la Administración
60
no aplicó en la vigencia evaluada el Principio Contable de Asociación entre Ingresos
y Gastos, incumpliendo así lo preceptuado en la Resolución 354 de 2007, expedida
por la Contaduría General de la Nación. (A)
Al revisar el sinóptico de ejecución presupuestal de Ingresos correspondiente a las
vigencias 2010 y 2011, se constató que renglón Recursos de Capital no incluyó el
concepto Debido Cobrar (Impuesto Predial, Industria y Comercio), pues éste se
61 clasifica y ejecuta como si se tratara de un Ingreso Corriente. Por otra parte, se
constató que no existe uniformidad o consistencia en el registro de la información ya
que se utiliza doble código para el reconocimiento presupuestal, así: Un código para
la Apropiación Inicial y otro diferente para reconocer las Adiciones, situación que
genera ineficiencia en el control de la información. De conformidad con lo anterior,
la Entidad está incumpliendo lo previsto en el Decreto 111 de 1996. (A)
En enero 12 de 2010, la Administración municipal suscribió con el señor JUAN
ESTEBAN ARBELAEZ OROZCO identificado con cédula 71.712.422 contrato de
prestación de servicios C.P.S L 51 – 1201-2010, por el período comprendido entre
el 12 de enero y el 28 de diciembre de 2010. El objeto pactado consiste en:
62
“…prestar los servicios de asesoría contable, financiera, tributaria para el Municipio
de Betulia. De acuerdo con lo establecido en la clausula Segunda, el valor del
contrato es de $23.839.500. (D) Ver inf. final.
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ALCALDE
MUNICIPIO DE BETULIA