Memorias taller operador económico autorizado (jornada 26 de febrero, 2020)

TALLERES OPERADOR ECONÓMICO
AUTORIZADO – OEA
26 DE FEBRERO

Operador Económico Autorizado

2020
Coordinación del Operador EconómicoAutorizado
2018
Trámite de la solicitud

Trámite de la solicitud de autorización OEA

Etapas del proceso de autorización OEA
Procedimiento de los artículos 5 a 16 de la Resolución 15 de 2016, reglamentarios del artículo 9 del Decreto
3568 de 2011, modificado por el Decreto 1894 de 2015.
Preparación y
autoevaluación
Aceptación o rechazo
de la solicitud
Visita de validación y
elaboración de
conceptos técnicos
1 2
Presentación solicitud
(020) a través de los
Servicios Informáticos
Electrónicos /Manual
3
Radicación en la
DIAN documentos
soporte en
dispositivos
electrónicos o
magnéticos
4
Verificación de
condiciones
(comunicación de
incumplimiento)
56
Coordinación del Operador Económico Autorizado
20 DÍAS
5 DÍAS40 DÍAS
7
Expedición acto
administrativo
autorizando o
negando
30 DÍAS

https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/autoevaluación.aspxautoevaluación
1
Preparación y

AUTOEVALUACIÓN
Importancia de la autoevaluación
Teniendo en cuenta que el programa de Operador Económico Autorizado comprende dentro de sus objetivos
constituirse en una herramienta para la seguridad de la cadena logística, alcanzar mejores niveles de
competitividad en las empresas y por esta vía, fortalecer los lazos comerciales con terceros países a través de
Acuerdos de Reconocimiento Mutuo, es importante que los usuarios interesados en presentar la Solicitud de
Autorización realicen la auto-evaluación de manera previa a la presentación de la misma.
Se deben registrar los datos de identificación del interesado y la calidad de usuario que ostenta y de la cual está
interesado en solicitar la autorización como Operador Económico Autorizado. Así mismo seleccionar la categoría
OEA a la cual desea aplicar (OEA Seguridad y facilitación; y OEA Seguridad y facilitación Sanitaria) deben registrar las
autoridades particulares que ejercen control sobre sus operaciones, en razón a la naturaleza de sus productos o las
actividades de su empresa.
1
Preparación y

Herramienta de ayuda
Facilita la autoevaluación del cumplimiento de las condiciones y requisitos mínimos.
La ayuda cuenta con:
• Menú principal en el cual el usuario podrá ubicar la información relacionada con las
condiciones y los requisitos mínimos.
• El informe agregado de cumplimiento y la visualización de manera estructurada de los
datos diligenciados.
La autoevaluación es uno de los documentos soporte de que trata el literal i) del artículo 5° de
la Resolución 00015 de 2016.
Inscrito en el RUT con calidades casilla 54: exportador, Importador, Agencia de
Aduanas
1
Preparación y

Preparación y
autoevaluación
AUTOEVALUACION PARA CONDICIONES:
Coordinación del Operador Económico Auto
1

Preparación y
autoevaluación AUTOEVALUACION PARA REQUISITOS:
1

Preparación y
autoevaluación DATOS E INFORME AGREGADO:
1

https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/solicitudautorizacio
n.aspx
Electrónicos /Manual
2

DOCUMENTO GUIA:
2
Electrónicos
Exportador

Exportador
Electrónicos
DOCUMENTO GUIA:

Importador / Agencia de AduanasPresentación solicitud
(020) Manual
2

Documentos soporte del artículo 5 de la Resolución 15 de 2016
a radicar:
a) Información financiera: estados financieros de los últimos tres (3)
años anteriores a la presentación de la solicitud;
b) Organigrama de la empresa;
c) Mapa de procesos que incluya mínimo los procesos misionales,
estratégicos, de apoyo y de control;
d) Diagrama de flujo de la cadena de suministro internacional; que
incluya razón social y número de identificación de los principales actores
que intervienen en la cadena;
“La información financiera comprende el
conjunto de completo de los estados
financieros de acuerdo al marco contable
que le corresponda, suscritos por el
representante legal, contador y revisor
fiscal, con corte a 31 de diciembre de los
tres (3) años anteriores a la fecha de
presentación de la solicitud, los cuales
deberán estar acompañados por sus
políticas contables, notas explicativas,
revelaciones e informe de Gestión y Revisor
Fiscal". (Circular 006 del 16 septiembre de
2016)
3
Radicación en la DIAN
documentos soporte en
dispositivos electrónicos o
magnéticos

Cadena de suministro internacional
(Art. 2 Decreto 3568 /11)
Es la red compuesta por un conjunto de operadores del comercio exterior que intervienen en el proceso logístico de la
distribución física internacional de mercancías desde el lugar de procedencia hasta su destino, talescomo:
productores,
fabricantes,
exportadores,
importadores,
transportadores,
agentes de carga,
agentes de aduana,
depósitos habilitados,
puertos,
entre otros.
Seguridadde losProcesos

Diagrama de flujo de la cadena de suministro internacional
(Literal d) del artículo 5 Resolución 15 de 2016)
IMPORTACIÓN:
La descripción de la cadena de suministro internacional para importación debe contener detalladamente los sitios de
embarque en el exterior, sitios de llegada en el país (en cada modo de transporte: marítimo, aéreo y terrestre), que pueden
o no coincidir con el lugar de arribo o posterior descargue y entrega en sus propias instalaciones o en un operador logístico
o en un cliente. Debe contener en cada distribución física los intervinientes, esto es, los transportadores,operadores
logísticos, agencias de aduana, terceros, etc.
EXPORTACIÓN:
La descripción de la cadena de suministro internacional para exportación debe contener detalladamente los sitios de cargue
en el país, que pueden o no coincidir con el lugar de embarque (en cada modo de transporte: marítimo, aéreo y terrestre) o
desde sus propias instalaciones o desde un operador logístico o desde un tercero que realice una operación critica, hasta el
lugar de embarque. Debe contener en cada distribución física los intervinientes, esto es, los transportadores, operadores
logísticos, agencias de aduana, terceros, etc.
Seguridadde losProcesos

FLUJO IMPORTACIONES MARÍTIMAS – Trayecto Nacional
INSTALACIONES EMPRESA-
BOGOTÁ
CARTAGENA
URABA
BUENAVENTURA
OPERADORLOGÍSTICO:
XXXXXXXXX
OPERADOR
LOGÍSTICO:
XXXXXXX
OPERADOR
LOGISTICO:
XXXXXX
CONVENCIONES
Terminal Marítimo
InstalacionesOperador Logístico
Transportadores:
XXXXXXX
XXXXXXX
(Para carga suelta y
contenerizada)
Agencia Aduanas:
XXXXXXX
Transportadores:
XXXXX
XXXXX
Agencia Aduanas:
XXXXXXX
Transportadores:
XXXXX
XXXXX
(Para carga suelta y
contenerizada)
Agencia Aduanas:
XXXXXXX
CLIENTE EN
CALI
Clientes
BOGOTÁ
OPERADOR
LOGISTICO
BOGOTÁ
IPIALES
OPERADORLOGÍSTICO
(DEPOSITOPUBLICOADUANEROENIPIALES:
XXXXXXX

INSTALACIONES
FLUJO IMPORTACIONES AÉREAS
AMÉRICA
PrincipalesOrígenes:
EstadosUnidos Brasil
Mexico
AEROPUERTO
MED
AEROPUERTO BOG
ASIA
Taiwan
Japon
India
EUROPA
Alemania
Holanda
Italia
Austria
CONVENCIONES
Aeropuerto
Trayecto Aéreo Internacional
Trayecto Aéreo Nacional(Luegodel procesode desaduanamiento en Bogotá)
Trayecto Terrestre
INSTALACIONES
BOGOTÁ
EOP RADOR LOGÍSTICO

FLUJO EXPORTACIONES MARÍTIMAS – Trayecto Nacional
INSTALACIONES
BOGOTÁ
CARTAGENA
BUENAVENTURA
CONVENCIONES
Terminal Marítimo
Transportadores:
XXXXXXX
XXXXXXX
Agencia Aduanas:
XXXXXXX
Transportadores:
XXXXXXX
XXXXXXX
AgenciaAduanas:
XXXXXXX
INSTALACIONES
TERCERO
PRODUCTOR
/MAQUILADOR
OPERADOR
LOGISTICO:
XXXXXX

INSTALACIONES
EMPRESA
PACIFICOSUR
Ecuador / Perú /Chile
NORTEAMÉRICA
USA/CANADA
Buenaventura
Cartagena
CENTROAMÉRICA
México/Costa Rica
BRASIL Y
ARGENTINA
Otros
Clientes
PUERTOS
CONVENCIONES
Transporte Marítimo
Trayecto terrestre en el exterior
Entrega acliente
Terminal Marítima
ESPAÑA Y
PORTUGAL
FLUJO EXPORTACIONES MARÍTIMAS – Trayecto Internacional
XXXX
LogisticsCliente
Este trayecto se contratacon las
navieras quienes transportan el
contenedor por tren y camión
hasta losclientes.
Aplicapara todos los clientes.
Almacenamiento Temporal de
Mercancías. En XXXX La entrega final
posterior al cliente XXXX. La operación la
hace XXXX Logistics

INSTALACIONES
FLUJO EXPORTACIONES AÉREAS (Urgencias de clientes y muestras)
AMÉRICA
PrincipalesDestinos:
Brasil
Argentina
AEROPUERTO
BOGOTÁ
EUROPA
PrincipalesDestinos:
España
CONVENCIONES
Aeropuerto Bogotá
Trayecto Aéreo Internacional
Trayecto Terrestre
Transportador:
XXXXXX
Agencia Aduanas:
XXXXXX

INSTALACIONES
Cúcuta
Ipiales
FLUJO EXPORTACIONES TERRESTRES ()
Paraguachón
Transportador:
XXXXXXX
XXXXXXX
AgenciaAduanas:
XXXXXXX
Transportador:
XXXXXX
XXXXXX
AgenciaAduanas:
XXXXXXX
Transportador:
XXXXXX
Agencia Aduanas:
XXXXXXX

e) Copia del último informe de auditoría externa relacionado con
gestión de seguridad, si cuenta con él;
f) Matriz de riesgo por procesos;
g) Documentos que describan los procedimientos para: selección de
asociados de negocio, selección de personal vinculado y acceso
físico;
h) Relación de accionistas con participación individual superior al
30% en los casos de sociedades anónimas abiertas, certificado por el
revisor fiscal cuando a ello hubiere lugar;
i) Autoevaluación de cumplimiento de condiciones y requisitos
debidamente diligenciada en el formato dispuesto por la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales en el portal web (exportador) o
dispositivos electrónicos o magnéticos (importador ( agencia de
aduanas) del Operador EconómicoAutorizado;
“Se debe tener en cuenta que la información de accionistas
con participación individual superior al 30%, solamente
aplica para los casos de las sociedades anónimas abiertas.
En los demás tipos de sociedades comerciales o uniones
mercantiles de cualquier naturaleza contempladas en el
Código de Comercio, se deberá allegar la relación completa
de accionistas certificada por revisor fiscal discriminando
socios y/o accionistas con los respectivos NIT y/o números
de cédula y participación accionaria de cada uno.
Se debe tener en cuenta que en el caso de que la empresa
sea una Sociedad por Acciones Simplificada contemplada
por la Ley 1258 de 2008, se tiene la obligación de elegir
revisor fiscal conforme a los artículos 1, 2 y 3 del Decreto
2020 de junio de 2009”.
(Circular 006 del 16 de septiembre de 2016).
3
documentos soporte
magnéticos

Con la radicación de los documentos soporte debe indicar:
• la categoría OEA a la cual se desea acceder OEA seguridad y facilitación, o categoría OEA
seguridad y facilitación sanitaria.
• Nombre e identificación del Contador en caso que no esté en el RUT.
• El controlante de la sociedad con su identificación.
La solicitud se entenderá presentada:
• Cuando haya sido recibido el formulario 020 a través del servicio informático
electrónico con la asignación de un número de solicitud (para exportador) y/o
Radicado el F020 manual (para importador y agencias de aduanas) y
• Hayan sido radicados en su totalidad los documentos soporte señalados en el artículo
5 de la Resolución 015 de 2016.
A partir de este momento se inicia el trámite de la solicitud y los términos paraatenderla.
3
Radicación en la DIAN documentos soporte en
dispositivos electrónicos o magnéticos
j) Listado de cargos críticos que incluya: nombre, identificación y cargo que desempeña en la
empresa. Además, informar el nombre, cargo, identificación y datos de contacto del representante
líder del Operador Económico Autorizado y suplente.

3
documentos soporte en
magnéticos
DOCUMENTACION INCOMPLETA:
Se hace requerimiento ordinario por una sola vez.
La empresa debe responder dentro de los 10 días siguientes al recibo del
requerimiento.
En caso de no responder o responder en forma incompleta se entiende
desistida y se archiva.
(Artículo 6 Resolución 15 de 2016)

Verificación de condiciones: (Artículo 7 Resolución 15 de 2016)
Las autoridades de control (DIAN, POLICIA NACIONAL, ICA E INVIMA) verifican las
condiciones del artículo 6 del Decreto 3568 de 2011, modificado por el artículo 5 del
Decreto 1894 de 2015: “Condiciones para solicitar y mantener la autorización OEA”.
Dentro de los 20 días siguientes a la presentación completa de
los documentos soporte
RESULTADOS DE LA VERIFICACION DE CONDICIONES:
Comunicación de incumplimiento de
condiciones: (Artículo 8 Resolución 15 de 2016)
Dentro de los 5 días siguientes a la
finalización de verificación de
condiciones
Respuesta para demostrar el cumplimiento de
condiciones:
Dentro de los 5 días siguientes al
recibo de la comunicación
En caso de concepto desfavorable de riesgos
[Núm. 6.1.6 del art 6 Decreto 3568/11]
se notifica personalmente
[Parágrafo 5 Dec 3568/11]
Proceden recursos de reposición
y apelación (CPACA)
Suspenden el trámite de la
solicitud hasta que se resuelvan
4
Verificación de condiciones
(comunicación de
incumplimiento)

Pronunciamiento sobre el cumplimiento de condiciones:
Recibida la respuesta la DIAN consolida los pronunciamientos de las autoridades de
control y procede a emitir la aceptación o rechazo de la solicitud.
Dentro de los 15 días siguientes a la recepción de la respuesta del
interesado o una vez resueltos los recursos.
4
Verificación de condiciones
(comunicación de
incumplimiento)

Finalizada la verificación de condiciones se procede a aceptar o
rechazar dentro de los 5 días siguientes.
No procede recurso alguno
5
Aceptación o rechazo
de la solicitud

[Artículos 4, 4-1, 4-2 Res 15 de 2016, modificada por Resolución 67 de 2016 Y 4089 DE 2018]
(30 días siguientes a la aceptación - incluye el término de análisis de la empresa – reunión de
programación de visita)
elaboración de
conceptos técnicos
Aceptada la solicitud se procede a realizar la visitade
validación de requisitos mínimos de seguridad:
6

CUMPLIMIENTO
TOTAL DE REQUISITOS
INCUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS (total o
parcial)
CONTINUA EL
TRAMITE
ACCIONES
REQUERIDAS
RECOMENDACIONES
(No obligatorias)
FORTALEZAS
Ejercicio de una mejor
práctica, que supera
el cumplimiento de un
requisito y que se
constituye en un
elemento que permite
garantizar un mejor y
más seguro
desempeño del
Sistema de Gestión.
Mejores prácticas
internacionales y
se constituyen en
una oportunidad
de mejora.
El término para cumplir acciones
requeridas: 30 días siguientes al acta de
visita mas prórroga de 30 días (Justificar
ante el Comité Técnico del OEA)
Verificación dentro 20 días siguientes a
la respuesta.
(Visita o documental]
6
elaboración de
conceptos técnicos
Resultados de la visita:

6
conceptos técnicos
Las autoridades de control elaboran los conceptos técnicos y los remiten a
la DIAN: Deberán contener el análisis de la empresa y el resultado
definitivo de las visitas de validación informando sobre el cumplimiento de
requisitos y las razones técnicas y jurídicas que sustentan la autorización
o negación. (Artículo 14 Resolución 15 de 2016).
7
Expedición acto
administrativo
autorizando o
negando
Una vez agotado todo el procedimiento, el Director General de Impuestos y
Aduanas Nacionales, dentro de los 30 días siguientes a la consolidación de los
conceptos técnicos expedirá el acto administrativo que decide de fondo respecto
de la solicitud. (Artículo 15 Resolución 15 de 2016).
AUTORIZACION NEGACION
Procede el recurso de reposición – Art. 9 Dec 3568/11

Revalidación dos
años después de
expedida la
resolución de
autorización
El acto administrativo que autoriza
un OEA es un acto sujeto a
condición
Garantizar que el OEA mantenga el cumplimiento de:
• Condiciones.
• Obligaciones.
• Requisitos.
REVALIDACION
ACCIONES
REQUERIDAS
El término para cumplir
acciones requeridas: 10 días
siguientes al INFORME
Inicia procedimiento
interrupción provisional y
cancelación.
DETECCION
INCUMPLIMIENTO
(INFORME
INCUMPLIMIENTO)
VISITA O REVISION
DOCUMENTAL
INFORME DE
REVALIDACION
Continua con
autorización hasta
nueva revalidación
INCUMPLE

Requisitos mínimos de seguridad

Requisitos mínimos de seguridad OEA

Procedimiento
Según la norma ISO 9000, un procedimiento es una forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Se debe documentar un procedimiento con el fin de asegurar que los resultados sean consistentes desde el proceso y el
procedimiento asociado.
Cuándo se tiene un Procedimiento?
Cuando se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede.
Procedimiento documentado
Significa que el procedimiento se ha establecido, documentado, implementado y mantenido.
Términosutilizadosen losrequisitosOEA:
_
Medidas de seguridad, sistema de control, herramientas, protocolo, plan,comprobación.

de sus cadenas de
la cual debe tener
seguridad
suministro,
establecidos objetivos, metas y
programas de gestión de la seguridad
Exportadores, importadores, agencias de
aduanas
1.1. Tener una Política de Gestión de la
seguridad basada en la evaluación del
riesgo y orientada a garantizar la
Política: Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un
asunto o campo determinado (Diccionario Real Academia Española)
Objetivos: Es el fin último al que se dirige una acción u operación, generales, largo plazo
Metas: Fin a que se dirigen las acciones o deseos de alguien. Acciones concretas, más
corto plazo
Programas: Serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto.
(Diccionario Real Academia Española)
ANALISIS Y ADMINISTRACION DEL RIESGO

Análisis y Administración del Riesgo OEA
Política:
En la compañía X se elaboran productos con estándares internacionales de calidad, con
sistemas de producción que propenden por evitar la contaminación del medio ambiente y
prestar siempre un servicio oportuno a todos nuestros clientes.
Objetivos: Fabricar productos de alta calidad.
Metas: 0% de devoluciones de mercancías por imperfectos
Auditoria de calidad al 100% de los productos fabricados
Programa: Auditorias de calidad, técnicas de producción por producto.
Política:
En la compañía X se elaboran productos con estándares internacionales de calidad; se cumple en
todos los aspectos con la normatividad legal vigente y se realizan operaciones de comercio
exterior con altos niveles de seguridad para prevenir el favorecimiento de actividades ilícitas.
Objetivos: Realizar operaciones de exportación con el total cumplimiento de la normatividad
aduanera
Metas: 0% De sanciones originadas en el incumplimiento de la normatividad aduanera
Revisión del 100% de las declaraciones aduaneras previo a su presentación.
Programas : Selección de proveedores logísticos: agencia de aduanas, operadores logísticos,
transportadores. Supervisión y seguimiento de tramites aduaneros.

1.2. Tener un sistema de
administración de riesgos
enfocado en la cadena de
suministro internacional, que
prevea actividades ilícitas,
entre otras lavado de activos,
narcotráfico y financiación del
terrorismo.
1.2 Tener un sistema de
de riesgosadministración
enfocado en la cadena de
suministro internacional, que
prevea actividades ilícitas, entre
otras lavado de activos,
contrabando,
estupefacientes,
sustancias
tráfico de
tráfico de
para el
procesamiento de narcóticos,
terrorismo, financiación del
terrorismo y tráfico de armas.

Sistema:
- Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí.
-Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado
objeto. (Diccionario Real Academia Española)
Riesgo:
Es la posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los objetivos de la
empresa. Se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades.
MODELOS DE GESTION DE ANALISIS DE RIESGOS:
- Iso 31000
- Análisis de Riesgos en 5 pasos de CTPAT (disponible páginaDIAN)
- Modelo de administración del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del terrorismo y
contrabando para e sector comercio exterior (UNODC – DIAN) (disponible página DIAN)

PROCESOS DE LA COMPAÑÍA Y CADENA DE SUMINISTRO
COMUNICAR Y CONSULTAR
Establecer
el contexto
- Como
ocurre
Identificar
riesgos
Analizar
riesgos
- Cual es la
causa
Evaluar
riesgos
Probabilidad
Impacto
Tratar
riesgos
Controles
MONITOREO Y REVISIÓN
EXTERNOS
INTERNOS

ANALISIS DE RIESGOS:
Probabilidad: Posibilidad de que un riesgo se materialice
Ejemplo: Muy probable, Posible, Raro
Impacto: Efectos o daños sobre la empresa
Ejemplo: Alto, Medio Bajo.
Nivel del Riesgo: Probabilidad x Impacto

(Ver Circular 6 de 2016,
definición de asociados
de negocio para
exportadores).
(Ver numerales 2 de los
artículos 4-1 y 4-2 de la
Resolución 15 de 2016,
adicionados pro las
resoluciones 67 de 2016
y 4089 de 2018,
definición de asociados
de negocio)
• Puede tener una matriz o un mecanismo que establezca la empresa.
• Proveedores y clientes.
• Contenga variables o criterios relacionados con la seguridad de la cadena de suministro
internacional.
• Totalidad de asociados de negocio.
• Incumplir este requisito, conlleva al incumplimiento de los requisitos previstos en losnumerales:
1.4, 1.5 y 1.6.
1.3. Tener procedimientos documentados para establecer el nivel de riesgo de sus asociados de negocio en
su cadena de suministro internacional.
• Documento con metodología para medir el nivel de riesgo.
ANALISIS Y ADMINISTRACION DEL RIESGO PARA SOCIADOS DE NEGOCIO

(No se exige cuando los
asociados de negocio son OEA
en Colombia o en el exterior).
definición de asociados de
negocio para exportadores).
adicionados pro las resoluciones
67 de 2016 y 4089 de 2018,
negocio)
• Se sugiere tener el procedimiento en el cual se establece la forma de aplicación de este
control a los asociados de negocio, ejemplo puede aplicar a asociados de negocio con
calificación de riesgo critico, medio o bajo o a todos los asociados de negocio. (análisis de
riesgos)
• Documento firmado por el representante legal del asociado de negocio indicando que
cumple con requisitos de seguridad en la cadena de suministro internacional.
• También puede ser la manifestación dentro de:
- las clausulas de seguridad en los contratos comerciales
- en acuerdos de seguridad
- cuestionarios de seguridad suscritos por los asociados de negocio o susempleados
responsables.
1.4. Demostrar mediante manifestación suscrita por sus asociados de negocio no autorizados como operador
económico autorizado en Colombia ni certificados por otro programa de seguridad administrado por una aduana
extranjera, que cumplen requisitos mínimos orientados a prevenir y mitigar riesgos en la cadena de suministro
internacional.

(Ver numerales 2 de los artículos
4-1 y 4-2 de la Resolución 15 de
2016, adicionados pro las
resoluciones 67 de 2016 y 4089
de 2018, definición de asociados
de negocio)
• Se sugiere tener el procedimiento en el cual se establece la forma de aplicación de este
control a los asociados de negocio, ejemplo puede aplicar a asociados de negocio con
calificación de riesgo critico, medio o bajo o a todos los asociados de negocio. (análisis
de riesgos)
• Bienal.
• La Visita debe ser documentada, indicar lugar y fecha de realización, nombre de la
persona que realiza la visita y nombre de la persona que atiende la visita y señalar los
aspectos de seguridad verificados.
• Soporte la visita puede ser con fotografías y conclusión general de la visita.
• Recomendar la implementación de planes de mejora y posterior verificación porla
empresa.
• Si el asociado de negocio esta autorizado como OEA en el país o en el exterior nose
debe exigir visita.
1.5. Realizar y documentar una visita de vinculación y en adelante visitas bienales a las instalaciones
donde sus asociados de negocio críticos (agencia aduanas) desarrollan sus operaciones, con el fin de
verificar el cumplimiento de requisitos mínimos orientados a prevenir y mitigar riesgos (agencia de
aduanas) de seguridad en la cadena de suministro internacional.

Si el proveedor esta autorizado
como OEA en el país o en el
exterior no se exige plan de
contingencia.
• Se sugiere tener el procedimiento en el cual se establece la forma de aplicación
de este control a los asociados de negocio, ejemplo puede aplicar a asociados de
negocio con calificación de riesgo critico, medio o bajo o a todos los asociadosde
negocio. (análisis de riesgos)
•
• Evidencia de la exigencia
• “Conjunto de medidas para actuar ante una eventualidad que impida el desarrollo
normal de una operación, incluye elementos tales como medidas a tomar
(humanas y organizativas) necesarias para garantizar la operaciones, así como
recursos y responsables y protocolos para actuar antes, durante y después”.
• Puede ser una manifestación detallada del plan de contingencia por parte del
proveedor que incluya los eventos imprevistos y acciones a seguir en caso de
ocurrencia de un evento que tenga relación con las operaciones contratadas.
.
1.6. Exigir a sus proveedores un plan de contingencia de su actividad que permita el desarrollo óptimo de
las operaciones contratadas

2020
2018
Requisitos mínimos asociados de negocio (capítulo2)

Requisitos mínimos asociados de negocio
EXPORTADOR
DEFINICION DE ASOCIADO DE NEGOCIO
CIRCULAR 6 DEL 16 DE SEPTIEMBRE DE 2016
“… deberá considerar a toda persona contratada o subcontratada para laventa
de un bien, la realización de un servicio o para la provisión de un bien o
insumo, los clientes, cuya acción pueda tener efecto en la seguridad de la
cadena logística de la empresa contratante que pretenda la calificación OEA.
Entre otros servicios se encuentran relacionados con:
Producción, empaque.
Almacenamiento , depósito.
Cargue de mercancía.
Exhibición, distribución y venta.
Transporte.
Agenciamiento aduanero.
Preparación de documentos
Consolidación de carga.
Comercialización.
Seguridad.
ASOCIADOS DE NEGOCIO

EXPORTADOR
REQUISITOS MÍNIMOS
ARTÍCULO 4 RESOLUCION 15 DE 2016
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales validará el cumplimiento de
los siguientes requisitos:
2.1. Debe tener procedimientos documentados para la selección, evaluacióny
conocimiento de sus asociados de negocio que garanticen suconfiabilidad.
“CONOZCAA …” “ESTE PRINCIPIO SE ERIGE EN UNA DE LAS MAS
IMPORTANTES HERRAMIENTAS PARA DETECTAR INUSUALIDADES”
[Modelo de Administración del Riesgos de Lavado de activos, financiación del Terrorismo y
Contrabando para el sector de Comercio Exterior” DIAN – UNODC, pagina 66].
Aplican a la totalidad
de asociados de
negocio -CSI

EXPORTADOR
REQUISITOS MÍNIMOS
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales validará el cumplimiento de
los siguientes requisitos:
2.2. Debe identificar a sus asociados de negocio autorizados como Operador
Económico Autorizado en Colombia o certificados por otro programa de
seguridad administrado por una aduana extranjera.
ARTÍCULO 4 RESOLUCION 15 DE 2016
Aplican a latotalidad
de asociados de
negocio

IMPORTADOR
Para el cumplimiento de los requisitos relacionados con asociados denegocio,
el importador deberá considerar a toda persona con la cual mantiene relación
de negocios enmarcada dentro de la cadena de Suministro Internacional y
puede provenir del fabricante, productor, proveedor, cliente, contratista,
empaque y embalaje, almacenamiento, depósito, distribución, transporte,
operador logístico y operadores de comercio exterior, entreotros.
ARTÍCULO 4-1 RESOLUCION 15 DE 2016 MODIFICADA POR RESOLUCION 67 DE 2016 [Numeral 2]
Artículo 2 Decreto 3568 de 2011. “DEFINICIONES”,define la Cadena de SuministroInternacional,
así:
“(..) Cadenade Suministro Internacional: Esla red compuesta por un conjunto de operadores del
comercio exterior que intervienen en el proceso logístico de la distribución física internacional
de mercancías desde el lugar de procedencia hasta su destino, tales como productores,
fabricantes, exportadores, importadores, transportadores, agentes de carga, agentes de aduana,
depósitos habilitados, puertos, entre otros.

IMPORTADOR
REQUISITOS MÍNIMOS
ARTÍCULO 4-1 RESOLUCION 15 DE 2016 MODIFICADA POR RESOLUCION 67 DE 2016
El importador debe:
2.1 Tener procedimientos documentados par la selección, evaluación y conocimiento de sus
asociados de negocios que garanticen su confiabilidad.
2.2. identificar a sus asociados de negocio autorizados como OperadorEconómico
Autorizado en Colombia o certificados por otro programa de seguridad administrado por una
aduana extranjera
2.3 Verificar que en los casos en que transfiera, delegue, tercerice o subcontrate alguno de
sus procesos críticos relacionados con sus cadenas de suministro, que el prestador del
servicio implementa medidas de seguridad orientadas a mitigar riesgos en la cadenade
suministro internacional.
de asociados de
negocio

AGENCIA DEADUANAS
Para el cumplimiento de los requisitos relacionados con asociados de negocio,
la agencia de aduanas deberá considerar a toda persona con la cual mantiene
una relación de negocios enmarcada dentro de su cadena de suministro
internacional y puede provenir de clientes como importadores y exportadores; y
proveedores como operadores de comercio exterior y de servicios logísticos,
entre otros.
ARTÍCULO 4-2 RESOLUCION 15 DE 2016 MODIFICADA POR RESOLUCION 4089 DE 2018 [Numeral 2]

AGENCIA DEADUANAS
REQUISITOS MÍNIMOS
ARTÍCULO 4-1 RESOLUCION 15 DE 2016 MODIFICADA POR RESOLUCION 67 DE 2016
La agencia de aduanas debe:
1.Tener procedimientos documentados para la selección, evaluación y
conocimiento de sus asociados de negocio que garanticen su confiabilidad.
2.Identificar a sus asociados de negocio autorizados como operador
económico autorizado en Colombia o certificados por otro programa de
seguridad administrado por una aduana extranjera.
3.Verificar que en los casos en que contrate un proveedor de servicios
logísticos para alguno de los procesos críticos relacionados con la cadena de
suministro de sus clientes, que el prestador del servicio implementa medidas de
seguridad orientadas a prevenir y mitigar riesgos en la cadena de suministro
internacional.
de asociados de
negocio

adicionados pro las
resoluciones 67 de 2016 y
4089 de 2018, definición de
asociados de negocio)
• Procedimiento de selección, evaluación y conocimiento de todos los asociadosde
negocio relacionados con la cadena de suministro internacional
• Verificar la confiabilidad de los asociados.
• Temas específicos de seguridad.
• Proveedores y clientes en el país y en el exterior según el tipo de usuario.
• Recomendable actualización periódica.
2.1. Tener procedimientos documentados para la selección, evaluacióny
conocimiento de sus asociados de negocio que garanticen suconfiabilidad.

artículos 4-1 y 4-2 dela
adicionados pro las
resoluciones 67 de 2016 y
4089 de 2018, definición de
asociados de negocio)
• Cómo se obtienen esa información.
• Certificación correspondiente, o de formatos de inscripción de proveedores y
clientes
2.2. Identificar a sus asociados de negocio autorizados como operadoreconómico
autorizado en Colombia o certificados por otro programa de seguridad
administrado por una aduana extranjera.
.
• Identificar quién es OEA.

• Determinar los procesos críticos directos o indirectos que son tercerizados por la empresa.
• Cómo se controla y monitorea la implementación de medidas deseguridad.
• Son otras actividades tercerizadas, delegadas, subcontratados, y que el prestador del servicio en temas
relacionados con la cadena de suministro internacional.
• Enfocado en riesgos del requisito 1.2.
2.3 Verificar que en los casos en que transfiera, delegue, tercerice o subcontrate
alguno de sus procesos críticos relacionados con sus cadenas de suministro, que
el prestador del servicio implementa medidas de seguridad orientadas a mitigar
riesgos en la cadena de suministro internacional.
REQUISITO “SOLO IMPORTADOR”

• Determinar los procesos críticos de sus clientes (importadores y exportadores) que son objeto de
contratación.
• Cómo controla y monitorea la agencia de aduanas la implementación de medidasde seguridad en el
tercero.
• Enfocado en riesgos del requisito 1.2.
2.3. Verificar que en los casos en que contrate un proveedor de servicioslogísticos
para alguno de los procesos críticos relacionados con la cadena de suministro de
sus clientes, que el prestador del servicio implementa medidas de seguridad
orientadas a prevenir y mitigar riesgos en la cadena de suministro internacional..
REQUISITO “SOLO AGENCIA DEADUANAS”

Febrero de 2020
2018
Requisitosmínimos:
Seguridad del personal
Entrenamientoenseguridadyconciencia de amenazas

Procedimiento
Según la norma ISO 9000, un procedimiento es una forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Se debe documentar un procedimiento con el fin de asegurar que los resultados sean consistentes desde el proceso y el
procedimiento asociado.
Cuándo se tiene un Procedimiento?
Cuando se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede.
Procedimiento documentado
Significa que el procedimiento se ha establecido, documentado, implementado y mantenido.
Términosutilizados enlosrequisitosOEA:
_
Medidas de seguridad, sistema de control, herramientas, protocolo, plan,comprobación.

conocer a su personal y
demás personal
vinculado).
• Cargos críticos relacionados con la cadena de suministro internacional.
•
• cualquier modalidad de contratación.
• Es importante tener un procedimiento y metodología.
Periodicidad de actualización.
• Se puede utilizar una matriz de riesgos.
1.7. Identificar y mantener actualizados los cargos críticos relacionados con la seguridad de la cadena de
suministro.
• Con base en un proceso de analisis y evaluación de riesgo.
ANALISIS Y ADMINISTRACION DEL RIESGO PARA PERSONAL

(Ver Circular 6 de
2016, conocer a su
personal y demás
personal vinculado).
• Con base en análisis de riesgo y según el tratamiento en sus niveles de riesgo en cualquier
modalidad de contratación.
• Puede tener un procedimiento en el cual se establece la forma de aplicación del control a los
empleados.
• Personal relacionado con la cadena de suministro internacional.
• Se debe verificar la existencia de clausulas de confidencialidad y responsabilidad en los contratos de
personal.
• Clausulas de Confidencialidad: exigencia de reserva de la información
• Clausulas de Responsabilidad: condición mediante la cual hay una consecuencia porel
incumplimiento de una obligación.
• Las clausulas de confidencialidad y responsabilidad pueden estar en uno o varios contratos.
1.8. Tener establecidas cláusulas de confidencialidad y de responsabilidad en los contratos de
su personal vinculado.
ANALISIS Y ADMINISTRACION DEL RIESGO PARA PERSONAL

REQUISITO - EL QUÉ, LO ESTABLECE LA NORMA EL CÓMO, LO DEFINE LA EMPRESA
5.1 Tener procedimientos documentados
para la selección de candidatos con posibilidad de
ser vinculados a la empresa en cualquier
modalidad de contrato. Los cargos con funciones
de manejo de operaciones de comercio exterior
deben considerar requisitos de idoneidad
profesional, formación académica,
conocimientos específicos y/o experiencia
relacionada*
(*Agencias de aduanas).
Procedimiento de selección vinculados cualquier modalidad de contrato,
incluidos los de servicios temporales.
CARGOS DE COMERCIO EXTERIOR: idoneidad profesional, formación
académica, conocimientos específicos y/o experiencia relacionada. (Obligación
como Agencia de Aduanas) .
Ejemplos: En el procedimiento se puede incluir revisión de antecedentes, visita
domiciliaria y estudio socioeconómico (Estudio de seguridad) para los cargos
que defina la empresa, mínimo los críticos (num 5.3). Documentos y exámenes
médicos requeridos
Requisitos mínimos seguridad del personal (Capítulo 5)
Circular 6/16: “.. Establecer, documentar y mantener procedimientos para la
selección y retiro de personal”

REQUISITO - EL QUÉ, LO ESTABLECE LA
NORMA
EL CÓMO, LO DEFINE LA EMPRESA
5.2 Mantener actualizada la historia
laboral del personal vinculado que incluya
información personal y familiar, formación
académica*, archivo fotográfico y revisión
de antecedentes, este último conforme a
las disposiciones legales vigentes; la
actualización debe realizarse de forma
anual*.
IMPOYEXPO:“registro de huella dactilar y
firma”
(* Agenciasde aduanas)
ANTECEDENTES:Lasentidades públicas ylos particulares que requieran conocer los
antecedentes judiciales podrán consultarlos en los registros de basesde datos
(POLICIANACIONAL),cumpliendo con HabeasData. Algunasempresas tienen
verificación en Listasde ONU,OFAC,Procuraduría,etc
Art 94 Dec19 de 2012 – Consulta en Líneade los antecedentes judicialespor parte de
lasentidades públicas o los particulares. ENTODOCASOLAADMINISTRACIONDE
REGISTROSDELICTIVOSSESUJETARÁALALEYGENERALDEPROTECCIONDEDATOS
PERSONALES– AUTORIZACIONDELTITULAR(LEY1581/12)
PERSONALYFAMILIAR:Aspectos generalesde acuerdo asuevaluación de riesgos.
TODOSlos empleados de la empresa (vinculados, temporal,practicantes).
Se valida en hojas de vida.

REQUISITO - EL QUÉ, LO ESTABLECE LANORMA EL CÓMO, LO DEFINE LA EMPRESA
5.3 Realizar y documentar bienalmente,
estudios socioeconómicos que incluyan visitas
domiciliarias al personal que ocupa cargos
críticos.
Mínimoacargoscríticos establecidos en el numeral 1.7 .
Sepuede realizar mediante un tercero contratado. Un estudio deseguridad.
Bienal(mínimo)
Sevalida en hojas devida

5.4 Tener procedimientos documentados para el
seguimiento y análisis de resultados de los estudios
socioeconómicos y las visitas domiciliarias, que
permitan detectar cambios relevantes o injustificados
en el patrimonio del personal vinculado que ocupa
cargos críticos*
(*Agencias de aduanas).
Mínimo a cargos críticos establecidos en el numeral 1.7 .
El tiempo lo determina la empresa pero esta condicionad por el requisito
5.3 (bienal)
Procedimiento documentado que indique como se realiza el análisis y
seguimiento a los resultados de las visitas domiciliarias y estudios
socioeconómicos, identificando la periodicidad de este procedimiento,
señales de alerta sobre los cambios en el patrimonio.
Se valida en hojas de vida

REQUISITO - EL QUÉ, LO ESTABLECELA
NORMA
5.5 Tener procedimientos
documentados para el retiro del personal.
Procedimiento documentado que indique las actividades que se desarrollan para el
retiro del personal, por despido (con o sin justa causa) o voluntario
cancelación de roles informáticos, devolución de carné, entrega de llaves, cancelación
de autorizaciones ante terceros. La forma en que se liquida el contrato, examen de
retiro, entrevista de retiro(cuando es voluntario), retiros de ARL, EPS, Fondos de
Pensiones, paz y salvo, etc
Se valida la aplicación del procedimiento de retiro de personal que tiene la empresa
(evidencias).

5.6 Tener establecidas disposiciones
de seguridad para el suministro y manejo de
los uniformes y dotación, que incluya el control
para la entrega, devolución o cambio de los
mismos.
Para la dotación bajo normas del CST:
Art 230 modificado por art. 70 Ley 11 de 1984:
Art. 234 Prohibición de la compensación en
dinero
Dotación legal (CST) y uniformes otros empleados.
Es preferible tener un documento que contenga las instrucciones que
incluya administración, suministro, manejo, entrega y devolución. Por
ejemplo prohibición de uso de logotipos por fuera de la empresa.
Planillas de entrega y devolución, inventarios, actas o documentos de
destrucción.

NORMA
5.7 Tener implementado un código de ética
que contenga las reglas de comportamiento
orientadas a asegurar la transparencia en el
ejercicio de su actividad.
Incluya elementos que propendan por pautas para prevenir incidentes de
seguridad en la cadena de suministro internacional, derivados de la conducta de
los empleados y miembros de la compañía. Privacidad, uso dispositivos
electronicos.

Requisitos mínimos seguridad de los procesos (Capítulo 9)
Entrenamiento en seguridad y conciencia de amenazas
Circular 6/16: “.. Implementar programas de
formación … desarrollen capacidad de mantener la
seguridad de la CSI, reconociendo amenazasinternas
y externas ”
PROGRAMA: Conjunto de actividades coherentes y planificadas que
buscan cumplir con objetivos predeterminados.
REQUISITO - EL QUÉ ESTÁ EN LA NORMA EL CÓMO LO DEFINE LA EMPRESA
9.1 Implementar un programa de
inducción y reinducción periódica, dirigido a
todo el personal vinculado o a vincular y
cuando aplique a los visitantes, que garantice
el conocimiento de las medidas de seguridad
de la empresa y las posibles amenazas y
riesgos, así como las medidas implementadas
para prevenir, reconocer y actuar frente a
cualquier actividad delictiva.
Identificados temas de seguridad en la cadena de suministro, objetivos,publico
objetivo, cronogramas de actividades, con horarios y fechas, actividades
ejecutadas, recursos utilizados (capacitaciones, material informativo folletos,
comunicación por medios audiovisuales, electrónicos).
Evidencias de inducción, reinducción y capacitación.
Buenas practicas: Se sugiere que en el procedimiento de selección depersonal
tenga el procedimiento de inducción y reinducción.
Evaluar las competencias laborales (educación, experiencia, funciones) conel
fin de hacer una adecuada programación de inducción, reinducción.
Se recomienda establecer periodicidad de reinducción

NORMA
Identificados temas de seguridad en la cadena de suministro, objetivos,
publico objetivo, cronogramas de actividades, con horarios y fechas,
actividades ejecutadas, recursos utilizados (capacitaciones, material
informativo folletos, comunicación por medios audiovisuales,
electrónicos).
Evidencias de capacitación especializada en todos los temas que exige el
requisito.
Personal de áreas críticas determinadas en el numeral 1.12
Buenas practicas:
Evaluar las competencias laborales (educación, experiencia, funciones)
con el fin de hacer una adecuada programación de capacitación
especializada.
según correspondan por área y por proceso.
Dictada por personal interno o externo siempre que tenga el
conocimiento y capacitación
9.2 Desarrollar programas de
capacitación especializada en seguridad y
aduanas para el personal vinculado en áreas
críticas sobre prevención de lavado de activos
y financiación del terrorismo, sellos,
cumplimiento de formalidades aduaneras,
valoración, origen, clasificación arancelaria,
acuerdos comerciales, documentos soporte
de las operaciones de comercio exterior
(agencias de aduanas), manejo del correo, y
demás temas sensibles, según correspondan
por área y por proceso.
seguridad de la CSI, reconociendo amenazasinternas
y externas ”
PROGRAMA: Conjunto de actividades coherentes y planificadas que
buscan cumplir con objetivos predeterminados.

seguridad de la CSI, reconociendo amenazas internas
y externas ”
REQUISITO - EL QUÉ LO ESTABLECE LA NORMA EL CÓMO LO DEFINE LA EMPRESA
9.3 Implementar un programa de concienciación y
prevención del consumo de alcohol y drogas.
PROGRAMA: Conjunto de actividades coherentes y
planificadas que buscan cumplir con objetivos
predeterminados.
objetivos, publico objetivo, cronogramas de actividades, con
horarios y fechas, actividades ejecutadas, recursos utilizados
(capacitaciones, material informativo folletos, comunicación
por medios audiovisuales, electrónicos).
Evidencias de capacitación.
Dirigido a todo el personal

9.4 Tener implementado un programa de
entrenamiento para manejo de situaciones de pánico
que sea acorde con las necesidades de las áreas
críticas, que incluya simulacros o pruebas de
vulnerabilidad de la seguridad de las instalaciones
(agencias de aduanas).
Programas para el manejo de situaciones de pánico, como se ejecutan,
publico objetivo, cronograma de actividades, con horarios y fechas,
actividades ejecutadas, recursos utilizados (capacitaciones, material
informativo folletos, comunicación por medios audiovisuales, electrónicos),
simulacros realizados o pruebas de vulnerabilidad de la seguridad.
Personal de áreas críticas determinadas en el numeral 1.12.
Las situaciones de pánico deben estar relacionadas con la seguridad de la
cadena de suministro internacional y pueden consistir en sospecha de
explosivos en la carga o en las instalaciones, llamadas extorsivas y
amenazas, sospecha de contaminación con sustancias ilícitas en la carga,
cómo actuar ante personal no autorizado en las instalaciones.
Recomendable la realización de simulacros en temas de seguridad en
cadena de suministro.
seguridad de la CSI, reconociendo amenazas internas
y externas ”

Teléfono: 6079999 ext. 906022
oeacolombia@dian.gov.co

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