Este documento presenta una propuesta para optimizar las reuniones a través de cuatro puntos: 1) Crear y comunicar una agenda previa, 2) Ejecutar la reunión puntualmente con inicio y fin definidos, 3) Registrar los acuerdos, compromisos y responsables de manera SMART, y 4) Publicar y distribuir un reporte posterior para el seguimiento. El autor argumenta que implementar esta propuesta puede ayudar a reducir el tiempo perdido en reuniones inefectivas y mejorar los resultados a través de un seguimiento estructurado

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Reuniones Efectivas
Propuesta para Optimizar las Reuniones
Paulo Joimar Ramos Bustos
yo@paulojoimar.com

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Datos sobre las reuniones inefectivas
● Se puede gastar hasta un
35% del tiempo que
debería estar destinado al
trabajo cotidiano.
● Si las reuniones tardan
más de 1 hora son
consideradas excesivas.
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Algunas Causas
de las reuniones
inefectivas
● No contar con una
Agenda Previa
● Iniciar o terminar
tarde
● Hablar demasiado
de un tema.
● No tener un
acuerdos,
compromisos y
responsabilidades
escritos.
“Si no hay Agenda,
NO HAY REUNIÓN”
Harvard Business Review
5 Minutos Antes es
ESTAR PUNTAL…

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PROPUESTA
Consiste en 4 puntos
1. AGENDA.- Crear y comunicar
la Agenda de la reunión
2. EJECUCIÓN.- Ejecutar la
reunión con puntualidad en el
inicio y fin con los presentes.
3. REGISTRO.- Registrar los
acuerdos, compromisos y
responsables SMART.
4. REPORTE.- Publicación y
distribución de un reporte para
el seguimiento.

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1.Agenda
Diseñar la Agenda con los
puntos que se desea tratar en la
reunión.
Con una herramienta
colaborativa por ejemplo Paper
de Dropbox.
2. Ejecución
Inicio de la Reunión
Lunes 9:00 a.m.
Fechas y horas específicas
Conclusión de la Reunión
Lunes 9:30 a.m.
EVITAR LAS INTERRUPCIONES

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3. REGISTRO
Objetivos S.M.A.R.T.
SPECIFIC
(ESPECÍFICO)
Claro, conciso y tangible
MEASURABLE
(MEDIBLE)
Cuantificable, en dinero,
volumen, tiempo…
TIMELY
(TEMPORAL)
Tiempo limitado para
darle un sentido de
Urgencia.
ATTAINABLE
(ALCANZABLE)
Objetivo ambicioso pero
realista.
RELEVANT
(RELEVANTE)
Debe estar alineado con
el Objetivo del negocio.
05
01
02 03
04

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4. Reporte
Para realizar el Seguimiento
Definidos los Acuerdos,
Compromisos y Responsables.
Se envía un resumen para realizar
el seguimiento dentro de la semana
y verificar los resultados antes de la
próxima reunión.

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GRACIAS!!!
“Una pequeña acción vale más que mil intenciones”
Paulo Joimar Ramos Bustos - 26 de Marzo de 2018