Presentación del plan de comunicación 2015 implementado en el PMI Nuevo Cuyo Argentina Chapter.

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PLAN DE COMUNICACIÓN 2015
REFLEXIONES
Diego Martín Sejas
Voluntario PMI Nuevo Cuyo
diegosejas@pminuevocuyo.org
diegomartinsejas@gmail.com
SUCEDEN COSAS BUENAS CUANDO TE INVOLUCRAS CON PMI

2. 2
Comunicación Externa
Comunicación Institucional
Objetivos de la Comunicación Institucional
Plan de Comunicaciones
Consideraciones
Componentes
Pasos a Seguir
Análisis de Contexto Global
Análisis de Contexto Específico
Comuniquemos
Comunicación Organizacional
Comunicación Interna
Canales
Riqueza de Información
Redes de Comunicación
Plantilla
Consideraciones
Ejemplo de Casos
Memoria Anual 2013 PMI Madrid España
Sitios Web PMI:
http://pmichapters-mexico.org/
http://pmi.uy/
http://pmicr.org/
http://www.pmipe.org.br
Redes Sociales PMI Nuevo Cuyo
AGENDA

3. 3
Comunicación Organizacional
Comunicación Interna: Conjunto de actividades efectuadas por la
organización para la creación y mantenimiento de buenas
relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes
medios de comunicación que los mantengan informados,
integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los
objetivos organizacionales.
Comunicación Externa: Conjunto de mensajes emitidos por la
organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados
a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una
imagen favorable o a promover sus productos o servicios.
Andrade, Horacio (2005): “Comunicación organizacional interna: proceso, disciplina y
técnica”, Netbiblo. España
PRESENTACIÓN

4. 4
COMUNICACIÓN EXTERNA
EXTERNA
COMUNICACIÓN EXTERNA

5. 5
La comunicación institucional es aquella que se realiza de
modo organizado por una institución y va dirigida a las
personas y grupos del entorno social donde se realiza su
actividad. Su objetivo es establecer relaciones de calidad
entre la institución y los públicos a los que se dirige, para
darse a conocer socialmente y proyectar una imagen pública
adecuada a sus fines y actividades.
www.wikipedia.org
La comunicación institucional hace referencia a valores,
a modelos y a significados que la organización pretende
establecer como parte de un contexto que aumente
la legitimidad de sus decisiones y de sus acciones dentro
de su entorno.
Dr. Luciano Elizalde Acevedo
Director de la Maestría en Gestión
de la Comunicación en las Organizaciones
Universidad Austral | www.austual.edu.ar
Comunicación Institucional
EXTERNA

6. 6
Objetivos de la Comunicación Institucional
1. Presentarse ante la opinión pública.
2. Obtener un espacio estable y definido en los canales de
comunicación conforme a un plan previo.
3. Contribuir a los objetivos generales de la institución, entidad
o empresa, y mejorar sus métodos internos de trabajo, su
productividad y el bienestar de los implicados.
4. Como consecuencia de todo lo anterior, generar una
imagen corporativa determinada, ajustada a los objetivos,
consecuente con su historia y esperanzadora y positiva
hacia el futuro.
5. Afrontar situaciones de crisis conforme a unos protocolos
previos y superarlas con el menor daño posible, y
generando al final del proceso sensación de confianza.(*)
Lic. Ana J. Hernández Rodríguez (2002): “Planificar la comunicación”, Revista
Latina de Comunicación Social, N°48, marzo 2002.
Universidad de la Laguna | www.ull.es
(*) No aplica en esta presentación
EXTERNA

7. 7
Plan de Comunicaciones
Según Potter (1999) un Plan de Comunicaciones es un documento
escrito en el que se explican las actividades de comunicación con el
fin último de alcanzar las mentas de la organización, en el marco de
tiempo en que se llevarán a cabo y el presupuesto necesario para
ello. Es una combinación de objetivos de comunicación, misión y
estrategias de la organización.
Potter, L. (1999): “The communication plan: the Herat of strategic communications”,
International Association of Bussiness Comunicators, New York, USA.
Joan Costa (1995) comenta que los cambios habidos en el mundo de
la comunicación se han producido en diferentes fases, iniciándose
con la creación de la marca e identidad hasta llegar a la actualidad en
donde lo que preocupa es la “comunicación integral”. Una empresa
tiene que hablar con una sola voz, con un lenguaje reconocido por el
receptor, tiene que tener sus propios códigos de identidad y una
personalidad y unos valores únicos e identificables, buscando como
fin último crear una imagen que la diferencia del resto.
Costa, Joan (1995): “Comunicación corporativa y revolución de los servicios”, Ediciones de
las Ciencias Sociales, Madrid, España.
EXTERNA

8. 8
Consideraciones
El plan de comunicación trata de que seamos conscientes y
gestionemos la comunicación del PMI Nuevo Cuyo Argentina
Chapter. Nos sirve para decidir múltiples elementos: desde la
forma de relacionarnos con el entorno, hasta como diseñar
una publicación. Por ejemplo, si vamos a elaborar un folleto
de difusión de una actividad (flyer) debemos tener presente la
imagen que queremos ofrecer como Organización y tomar
decisiones coherentes con ello.
Identidad | Imagen | Comunicación
?
EXTERNA

9. 9
EXTERNA
Componentes
Autodefinición: ¿Quiénes somos? ¿Cómo somos? ¿Qué
hacemos? ¿Cómo lo hacemos?. Se tiene, quiérase o no,
se sepa o no, por el mero hecho de existir.
Identidad
ImagenComunicación
Percepción del público: Esta constituida por lo
que la organización ES (identidad), lo que HACE
(desempeño) y lo que DICE (comunicación).
Identidad Visual: Expresión de
códigos permanentes de
existencia e identificación.
Única, diferente, inimitable e
irrepetible.
Reputación: Juicio de
valoración que se
efectúa sobre la
imagen.
Marca: Diferencia unos productos
de otros y su importancia la
determina por los beneficios que
aporta. Se asocia a una historia,
un nombre, valores, un producto,
otros. Tiene un valor racional
como emocional.
Producto: La expresión de la
realidad. Se concreta esta
realidad a través de atributos,
ventajas, beneficios tanto
emocionales como racionales.
Enrique, Ana M.; Madroñero, Gabriela M.; Pere Soler, Francisca: “La
planificación de la comunicación empresarial”, UAB. España.

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Pasos a Seguir
Determinar qué queremos conseguir, cuáles son nuestros objetivos
Decidir a quién vamos a dirigir nuestra comunicación
Pensar cuál es la idea que queremos transmitir
Seleccionar los medios apropiados y su frecuencia de utilización
Ejecutar el plan de medios y medir su impacto
EXTERNA

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Análisis de Contexto Global
¿Cuál es nuestra historia?
¿Cuál es nuestra misión?
¿Cuál es nuestra visión?
¿Cuál es nuestra cultura?
¿Cuáles son nuestros valores?
¿Cuáles son nuestros objetivos?
¿Hacia donde nos dirigimos en los próximos 3 a 5 años?
¿Cuáles son nuestros planes a corto y mediano plazo?
EXTERNA

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Análisis de Contexto Específico
¿Qué proyectos ofrecemos?
¿Qué servicios ofrecemos?
¿A quiénes?
▪Miembros ▪Voluntarios ▪No Miembros ▪Sponsors ▪Auspiciantes
▪Colaboradores ▪Universidades ▪Empresas ▪Gobierno
▪Organizaciones ▪Instituciones ▪Capítulos PMI
¿Cómo queremos que nos vean (imagen)?
¿Cómo comunicamos lo que hacemos?
¿Qué tenemos que mejorar?
¿Qué podemos potenciar?
¿Qué queremos lograr?
EXTERNA

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Comuniquemos
¿Qué información vamos a ofrecer?
¿Qué lenguaje vamos a utilizar?
¿Qué medios vamos a utilizar?
¿Cómo lo vamos a diseñar?
¿Dónde y cuando se comunicará?
¿Logramos captar la atención? (nos escuchan)
¿Despertamos interés? (nos conectamos)
¿Favorecemos la acción? (nos abrimos)
¿Cuánto conocemos de nuestros receptores?
EXTERNA

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Comuniquemos
¿Utilizamos los medios adecuados?
¿Nos expresamos correctamente?
¿Utilizamos los recursos con eficiencia?
¿Damos respuesta a lo que esperan de nosotros?
¿La gente está satisfecha con la relación que hemos
establecido?
Una comunicación eficaz significa que la información se
suministra en el formato adecuado, en el momento preciso, a
la audiencia correcta y con el impacto deseado. Una
comunicación eficiente implica proporcionar exclusivamente
lo información necesaria.
PMBOK 5ta Edición
EXTERNA

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COMUNICACIÓN INTERNA
INTERNA
COMUNICACIÓN INTERNA

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Canales
Canales Descendentes: Envío de mensaje hacia abajo, es unilateral y
el/la receptor/a no tiene posibilidad de dar retroalimentación.
Canales Ascendentes: Envío de mensaje hacia arriba, es bilateral y
el/la receptor/a tiene posibilidad de dar retroalimentación.
Canales Horizontales: Envío de mensaje hacia los lados, suelen
referirse a coordinación de actividades, información compartida y
solución de problemas. Muy utilizada en equipos de trabajo.
INTERNA
FORMALES
INFORMALES
Todos los medios informales que utilizan el emisor y receptor para
comunicarse de forma descendente, ascendente y horizontal.
Comunicación Efectiva: Escucha activa, lenguaje corporal, delegar
tareas, otros.
Barreras de Comunicación: Geográficas, idiomas, generacionales,
otras.

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Riqueza de Información
La riqueza de información se entiende como la capacidad del
canal par llevar información. No todos los canales pueden llevar la
misma cantidad de información.
INTERNA
Canal de Información
Charla cara a cara
Conversaciones telefónicas
Cartas/memorandos por escrito (dirigidos a individuo)
Documentos formales por escrito (boletines o correo
electrónico no personalizado)
Documentos numéricos formales (impresiones,
informes del presupuesto)
Riqueza de la Información
La mayor
Mucha
Moderada
Poca
Muy Poca
Hellriegel, Don; Jackson, Susan E.; Slocum, John W. (2011): “Administración: Un
enfoque basado en competencias”, 11a Edición, Cengage Learning. México

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Redes de Comunicación
Velocidad
INTERNA
Cadena Rueda Todo Canal
Precisión
Líder
Satisfacción
Moderada
Alta
Moderada
Moderada
Alta
Alta
Alta
Baja
Alta
Moderada
Ninguna
Alta
Coulter, Robbins (2010): “Administración”, Décima Edición, Pearson. México

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Plantilla
INTERNA
Stackpole Snyder, Cynthia (2013): "A Project Manager's Book of Forms", John
Wiley & Sons and Project Management Institute. USA.

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Consideraciones
INTERNA
PMBOK 5ta Edición
Quién necesita qué información y quién está autorizado para acceder a ella
Cuándo van a necesitar la información
Dónde se debe almacenar la información
En qué formato se debe almacenar la información
Cómo se puede recuperar la información
Tener en cuenta zonas horarias, barreras de idioma y consideraciones
interculturales

21. 21
Mendoza | San Juan | San Luis | La Rioja
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+54 (0261) 153048365
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GRACIAS POR SU ATENCIÓN
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Diego Martín Sejas
Voluntario PMI Nuevo Cuyo
diegosejas@pminuevocuyo.org
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