1. Expositor: Jose Carlos Rodríguez Hernández
rodriguez.jc2@pucp.pe
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MS Visio aplicado a la
mejora de procesos

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Introducción
La gestión de procesos es uno de los
factores claves del éxito de las
organizaciones del mundo
globalizado, este enfoque se ha
convertido en un requisito
indispensable para toda
organización que pretende ser
competitiva satisfaciendo a sus
clientes y logrando un crecimiento
sostenido basado en la calidad de
sus procesos y sus productos o
servicios.

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MS Visio
MS Visio es una herramienta fundamental de
colaboración para todo profesional que desea
participar en la Implementación y Mantenimiento
de un Sistema de Gestión de Calidad basado en
la gestión de procesos.

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Proceso de Negocio
 Todo proceso de negocio constituye un
conjunto de actividades interrelacionadas, que
persigue la creación de valor y que su salida
final es la conformación de un bien o servicio
para un cliente que puede ser interno o externo
a la organización.
 Es transversal a las unidades funcionales.
 Involucra roles dentro de la organización.

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Identificación de Interesados
(Stakeholders)
Son todos aquellos que están involucrados y tiene
interes en algún proceso de nuestra organización.
Entre ellos podemos destacar a: Clientes,
Empleados, Socios, Accionistas, Propietarios,
Proveedores, Administración, Sociedad, etc.
Antes de elaborar el mapa de procesos, se debe
tener identificados a los interesados.

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Organigrama
El conocimiento de la organización otorga una
visión clara para las funciones de todos los niveles
y ayuda a los colaboradores ubicarse fácilmente
frente a las responsabilidades y líneas de mando
que debe seguir para un buen desempeño en sus
funciones, reporte de tareas y evaluación de
desempeño.

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Caso Organigrama
En una empresa automotriz el área de Ventas esta
compuesta de la siguiente forma:
Diagrame el organigrama propuesto en MS Visio
Nombre Supervisado_por Puesto Departamento Teléfono
Juan Izusqui Gerente de Ventas Ejecutivo 676783
Luis Vasquez Juan Izusqui Gerente de Ventas - Autos Ventas 678789
Juan Benites Juan Izusqui Gerente de Ventas - Motos Ventas 678789
Ruben Cueva Juan Izusqui
Gerente de Ventas - Repuestos y
Aceites Ventas 545444
Luisa Lara Luis Vasquez Sub-Gerente de Ventas - Autos - Lima Ventas 454445
Pedro LinaresLuis Vasquez
Sub-Gerente de Ventas - Autos -
Provincia Ventas 542234
Maria RengifoJuan Benites Sub-Gerente de Ventas - Motos - Lima Ventas 324355
Luis Bellido Juan Benites
Sub-Gerente de Ventas - Motos -
Provincia Ventas 564333
Gustavo
Paredes Ruben Cueva
Sub-Gerente de Ventas - Repuestos y
Aceites Ventas 545455

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Mapa de Procesos
Un mapa de procesos es un diagrama de valor,
un inventario gráfico de los procesos a nivel
macro de una organización.
El mapa de procesos proporciona una perspectiva
global-local, obligando a “posicionar” cada
proceso respecto a la cadena de valor.
Una vez que se han identificado los procesos
dentro de la organización, se debe proceder a su
clasificación, a través de los tipos de procesos.

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Tipos de Proceso

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Tipos de Proceso - Ejemplo

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Caso: Mapa de Procesos
En una empresa Automotriz se tienen identificados los siguientes
procesos:
Gerencia Operaciones
Planificación Gestión de Compras e Importaciones
Control de Gestión Gestión de Inventarios
Mejora Contínua Gestión de Producción
Gestión de Calidad
Comercial Administración y Finanzas
Gestión de Ventas Gestión Financiera
Gestión de Marketing Gestión Contable
Gestión de Atención al Cliente y Servicio
Post Venta Gestión Activos Fijos
Gestión de TI / Sistemas
Gestión de Recursos Humanos
Gestión Legal
Gestión de Servicios generales e
Infraestructura
Diagrame los procesos propuestos en MS Visio
Identifique los tipos de procesos

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Secuencia de Proceso
La secuencia de proceso nos permite identificar
las relaciones existentes entre los procesos.
Los procesos raramente operan en forma aislada,
su salida normalmente , forma parte de la entrada
de los procesos subsecuentes
Proceso A Proceso B Proceso C
ENTRADA SALIDA
RETROALIMENTACION
PROVEEDOR CLIENTE
CONTROLES
RECURSOS

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Caso: Secuencia de Procesos
Dentro de la Gestión Comercial de una empresa Automotriz se
tienen identificados los siguientes procesos:
Gestión de Ventas
Planificación y Presupuesto de Venta
Facturación
Despacho y Seguimiento de Pedido
Registro y Administración de Clientes
Proceso de Venta
Gestión de Credito
Diagrame los procesos propuestos en Visio
Identifique la secuencia de procesos

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Diagramas de Flujo
Un diagrama de flujo nos ayuda a describir las
actividades de un proceso de una manera
secuencial y sistemática de tal forma que se puede
transmitir de una manera estándar a los equipos
de los procesos, así mismo hace que los procesos
no dependan de las personas si se encuentran
descritos y documentados, esta información pasa
a ser un activo muy de la misma.

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Diagramas de Flujo: Recomendaciones
Recomendaciones:
• Las líneas de conexión no se crucen en lo
posible.
• El diagrama de flujo este diagramado en una
sola página en lo posible.
• No deben haber muchos signos de decisión.
• El inicio debe colocarse a la izquierda.
• Enumerar las formas para una identificación en
el momento de la descripción del proceso.
• Las actividades deben describirse con
infinitivos.

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Diagrama de Flujo Básico: Simbología
SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION
TERMINAL El terminal permite graficar el inicio y el fin de un
diagrama de flujo.
ACTIVIDAD Indica una actividad o tarea.
DECISION Se utiliza para indicar una toma de decisión
(Si/NO), se puede utilizar para alternativas de
acción frente a semáforos, para decisión de
seguimiento.
DOCUMENTO Indica la referencia a un documento , se puede
acompañar con una actividad lo cual indica que
en esa actividad utiliza dicho documento.
SUBPROCESO Indica un procedimiento o proceso definido.
DATOS Indicada la entrada o salida de productos,
servicios, datos o información.

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Diagrama de Flujo Básico: Simbología
SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION
BASE DE DATOS Representa la escritura o almacenado de datos
en la base de datos.
DATOS EXTERNOS Representa la escritura o almacenado de datos
en disco o el línea.
REFERENCIA EN
PAGINA
Permite conectar las actividades para evitar que
las líneas de conexión se superpongan.
REFERENCIA A OTRA
PAGINA
Permite conectar las actividades entre una y
otra página.
ENTRADA MANUAL Representa la intervención de usuario para un
ingreso de datos requerido.
OPERACION MANUAL Representa la intervención de usuario para
realizar un proceso manual.

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Diagrama de Flujo Básico: Simbología
SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION
TARJETA Representa la entrada de datos o lectura de
datos de una memoria de almacenamiento
(USB, Disco Externo).
EVALUACION Representa la evaluación de una condición
determinada para poder continuar con el flujo.

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Diagrama de Flujo Básico
Inicio

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Ejercicio 1: Proceso de Compra
•Se crea una Solicitud de Compra.
•Se aprueba, rechaza o solicita cambios a la solicitud.
•Se solicitan cotizaciones para seleccionar al proveedor.
•Se crea una Orden de Compra.
•Se aprueba, rechaza o modifica la orden.
•Se envía la orden de compra se imprime y envía al proveedor.