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Sebastián Lilly d’Hainaut
MBA U de Chile
sebastianlilly2@gmail.com

         Video 1
¡Bienvenidos!



•  Consultor: Sebastian Lilly dHainaut.
•  Coordinación Horaria

•  Materiales (Apunte y Lápiz)
•  ¡No pe...
Nombre: .....................................
                Favor complete las siguientes frases y luego
               ...
¿Que es El Tiempo?
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 clara para el lector moderno, sigue
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El Tiempo




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El Tiempo




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Caso: Las Piedras Grandes
                            Video
La Administración del Tiempo
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La Administración del Tiempo
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     ...
La Administración del Tiempo

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significa
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mismos,
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La Administración del Tiempo
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•  Cuando la presión no funciona, a menudo se
   adopta una segunda estrategia:
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Mis Enemigos!
La Urgencia!
•    Proporciona un sentido artificial de:
      –  AUTOESTIMA, PODER,
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Un aprovechamiento adecuado del tiempo
permite disfrutar de su trabajo y su                   CALIDAD
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Desperdiciadores de Tiempo
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Posibles Soluciones

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Posibles Interrupciones y visitantes inesperados
                           Soluciones
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Posibles Soluciones
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Posibles Soluciones
¿Es necesaria mi           resiste       las
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Desperdiciadores de Tiempo




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Desperdiciadores de Tiempo
          Internos
•    Falta de prioridades
•    Falta de planes
•    Objetivos no claros
•   ...
González
!!!Hoy
           tengo que
           vender¡¡¡




González
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González
            NO, mejor
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       ...
!!!Hoy
                tengo que
                vender¡¡¡




González
            NO, mejor
             hago el
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Me hará Ud ur reporte
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González
González
Posibles Soluciones
•    Reflexión
•    Decisión
•    Disciplina
•    No rendirse hasta haber desarrollado
     nuevos háb...
Identificación de Hábitos
               Personales
•  Ejercicio
  –  Haz dos listas identificando tus propios
     “enemi...
Soluciones
•  Ahora, haz dos listas más, escribiendo
   soluciones de cada uno de los problemas
   en la lista anterior.
Causas de la Morosidad
•  Morosidad
•  La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito
   llega cuando se hacen en el momen...
Causas de la Morosidad
•  Morosidad
•  Las cosas importantes raramente ejercen esta
   clase de presión, hasta que alcanza...
Causas de la Morosidad
•  Morosidad
•  La morosidad conduce en la mayoría de los casos a
   carrera de último minuto, resu...
Uso del Tiempo
•  Principios prácticos
•  Para conocer qué cosa en particular
   puede hacer un ejecutivo, que verdadera y...
Uso del Tiempo
•  Principios prácticos
•  Nosotros no podemos manejar el tiempo
   pasado, pero si podemos examinar en for...
Autoanálisis del Uso del Tiempo
•  Para quién sinceramente se propone mejorar la
   administración de su propio tiempo, el...
Planear las Actividades
•  Diseño de objetivos
•  Planes de contingencia
•  El tiempo para planear, prever contingencias y...
Planear las Actividades
•  Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables
   sorpresas y se tiene la capacidad de mante...
Planear las Actividades
•  Puedo realizar una planificación eficaz si:
  –  Reviso mis metas y establezco tareas diarias
 ...
Planear las Actividades
•  Para establecer mis metas de una manera
   adecuada es necesario que:
  –  Estén en línea con m...
Organizar las Actividades
•  Nos servirá para establecer prioridades a las
   actividades planeadas, debiendo de clasifica...
Organizar las Actividades
•  Prioridad B
•  ”Debe hacerse”:son actividades de valor
   medio; pueden contribuir a mejorar ...
Organizar las Actividades
•  Prioridad C
•  ”Deseable de hacer” es la categoría de
   menor valor. Al incluir actividades ...
Organizar las Actividades
•  Dependiendo de la fecha en que se elabore su
   lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las...
Organizar las Actividades
•  Es obvio que no vale la pena pasar
   demasiado tiempo en una tarea de bajo
   valor: por otr...
El Beneficio de la Planeación
•  El principio de Pareto
•  Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX
   postul...
El Beneficio de la Planeación
El Beneficio de la Planeación
•  Eficiencia vs. Efectividad
•  Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o
   hacer bien ...
El Beneficio de la Planeación
•  Aspectos importantes a considerar
•  Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro...
El Beneficio de la Planeación
•  Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en
   las que con menores esfuerzos se produ...
El Beneficio de la Planeación
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   solución de problemas. Antes de buscar
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El Beneficio de la Planeación
•  Asegurar la buena comunicación dentro de la
   institución. Se ahorra mucho tiempo cuando...
El Beneficio de la Planeación
•  Tener su oficina, habitación o escritorio bien
   ordenado, es como tener su barco dispue...
Presentación Administración Del Tiempo
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Presentación Administración Del Tiempo

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Una interesante historia de como se pierde y se puede administrar el tiempo.

Publicado en: Empresariales, Tecnología

Presentación Administración Del Tiempo

  1. 1. Sebastián Lilly d’Hainaut MBA U de Chile sebastianlilly2@gmail.com Video 1
  2. 2. ¡Bienvenidos! •  Consultor: Sebastian Lilly dHainaut. •  Coordinación Horaria •  Materiales (Apunte y Lápiz) •  ¡No permita que se le vaya una buena idea! •  Favor completar el formulario de Presentación Personal
  3. 3. Nombre: ..................................... Favor complete las siguientes frases y luego entregue la hoja al Moderador. •  Me gusta...................................................................................................... •  Estoy orgulloso de.....................……........................................................ •  Algunas veces deseo.................................................................................. •  Cuando hago algo mal............................................................................. •  No puedo.............................................................................………………… •  Si puedo ……………………………………………………………………… •  La película que más me ha gustado es .................................................. •  Ser trabajador de mi empresa es……………….....................................
  4. 4. ¿Que es El Tiempo? La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles:”El número, o la medida, del movimiento según antes y después”. Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambiaba “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad) Video que es el tiempo
  5. 5. El Tiempo Video Jar Palo
  6. 6. El Tiempo No existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. Video Jar Palo
  7. 7. El Tiempo Que definición puede dar UD.?
  8. 8. ¿ Cómo optimizamos nuestra labor ? Tenemos que hacer mas PRODUCTIVA nuestra función, para lo cual es necesario sacarle el máximo de rendimiento a los recursos. Hoy, uno de los recursos más escasos es el tiempo, para lo cual cada actividad que diga relación con la venta u otras que nos permita ser más eficientes y ahorrar tiempo es básica. Video: MOTIVACION LABORAL TERRY TATE+ Motivador Español
  9. 9. Caso: Las Piedras Grandes Video
  10. 10. La Administración del Tiempo Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existes en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se Video que es el sustraiga al tiempo. tiempo+ el tiempo no existe
  11. 11. La Administración del Tiempo El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o que estamos tratando Video que es el de lograr, el tiempo tiempo+ el tiempo no continúa moviéndose existe al mismo ritmo.
  12. 12. La Administración del Tiempo Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.
  13. 13. La Administración del Tiempo Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendría tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.
  14. 14. La Administración del Tiempo Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.
  15. 15. •  Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: “Trabajar más horas” • El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que se podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.
  16. 16. •  Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.
  17. 17. Test de La Administración del Productividad Tiempo Describa otras consecuencias del trabajo excesivo:
  18. 18. La Administración del Tiempo
  19. 19. La Administración del Tiempo
  20. 20. Estos hombres tenía claras sus prioridades y llegaron lejos Prioridad Video
  21. 21. Prioridad Video
  22. 22. Prioridad Video
  23. 23. Prioridad Video
  24. 24. Prioridad Video
  25. 25. Prioridad Video
  26. 26. Mis Enemigos!
  27. 27. La Urgencia!
  28. 28. •  Proporciona un sentido artificial de: –  AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION •  Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás Convierte al Líder en el punto central de atención La Urgencia! Agrava los problemas que intenta remediar
  29. 29. •  Proporciona un sentido artificial de: –  AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION •  Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás Convierte al Líder en el punto central de atención La Urgencia! Agrava los problemas que intenta remediar
  30. 30. •  Proporciona un sentido artificial de: –  AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION •  Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás Convierte al Líder en el punto central de atención La Urgencia! Agrava los problemas que intenta remediar
  31. 31. •  Proporciona un sentido artificial de: –  AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION •  Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás Convierte al Líder en el punto central de atención La Urgencia! Agrava los problemas que intenta remediar
  32. 32. Y que hay de ¿Usted?
  33. 33. Y ¿Ahora que?
  34. 34. Veamos Lo verdaderamente Importante
  35. 35. Matriz de Administración del Tiempo I I II m Crisis Cuadr. Calidad p Fechas Críticas Planificación o Prevención r T III V a Interrupciones Actividades Escape n Reuniones Trivialidades T e Urgente NO Urgente
  36. 36. En vista de que no podemos incrementar TIEMPO DE la cantidad de tiempo que recibimos, la CALIDAD calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo desea. Video tiempo japones
  37. 37. La forma como usas tu tiempo define quién TIEMPO DE eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, lo amigos que eliges, lo que CALIDAD piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto más importante de su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida. Video tiempo japones
  38. 38. TIEMPO DE Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar de su trabajo y su CALIDAD descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas.
  39. 39. TIEMPO DE Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar de su trabajo y su CALIDAD descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas.
  40. 40. Puesto que es nuestro tiempo lo que TIEMPO estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y ni dejar que DE él nos domine. Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto CALIDAD a dominarse a sí mismo. El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.
  41. 41. El mito de la actividad: “El ejecutivo más MITOS lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad… para no llegar a ninguna parte. El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejan los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
  42. 42. MITOS El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
  43. 43. El mi “El tieto de tra hech mpo prebajar con recur a encima siona al tra el tie y obj so qued ”: EL má ejecutivo mpo: eto d a e jus converti s precios : se le tificac do en os iones estor . bo Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano: Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.
  44. 44. El mito de ahorra tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenado a repetir lo que salió mal.
  45. 45. MITOS MITOS MITOS TOS
  46. 46. MITOS MITOS MITOS TOS sus ¿cuáles son MITOS?
  47. 47. MITOS MITOS MITOS TOS sus ¿cuáles son MITOS? Haga una lista con sus 5 MITOS propios
  48. 48. Desperdiciadores de Tiempo
  49. 49. Desperdiciadores de Tiempo Desperdiciadores de tiempos Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son Es cualquier cosa provocados por que impida que un otras personas, o ejecutivo alcance sus internos si son objetivos de la manera provocados por más efectiva posible. nosotros mismos.
  50. 50. Desperdiciadores de Tiempo Externos
  51. 51. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  52. 52. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  53. 53. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  54. 54. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  55. 55. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  56. 56. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  57. 57. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  58. 58. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  59. 59. Posibles Soluciones Proyectos Activida des por Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
  60. 60. Posibles Soluciones Proyectos Activida des por Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
  61. 61. Posibles Soluciones conversación. Antes de llamar, planifica la no onde dos d sólo en perío o l ece a s sin Estab s llamad cia. irá n recib e emerge d caso Si l extie a con n v busc de inn ersación a ex e cusa cesariam se s pa ra co ente, rtarla Trata de acortar la parte social de la . conversación, ve directo al grano y permanece en él.
  62. 62. No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes Posibles Soluciones Al escribir usa palabras sencillas Escribe menos, usa el ntado o y orie oncis tilo c laro, c s U sa el e s o a hech teléfono Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta Piensa antes de escribir, planea lo que se quieres expresar Escribe anotan respuestas d a envián o las respue cartas y me dolas d s m e vuelt tas al marge os, a n y
  63. 63. Posibles Interrupciones y visitantes inesperados Soluciones itantes iario para vis n tiempo d iones Prevé u nterrupc os e i in esperad No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento u de t era te s fu v isitan a los Re cibe a No contribuyas a conversaciones oficin innecesarias Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tiene un minuto?
  64. 64. Posibles Soluciones •  Reuniones Pregúntate –  Desalienta y si la discontinúa las reunión es reuniones realmente innecesarias necesaria. ¿Una conversaci ón telefónica tendría el mismo efecto?
  65. 65. Posibles Soluciones ¿Es necesaria mi resiste las presencia? interrupciones, Fíjate un limite de mantente en el tiempo y ajústate a tema él Minimiza las Prepárate para la conversaciones reunión, intrascendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias
  66. 66. Desperdiciadores de Tiempo Internos
  67. 67. ¿dónde están TUS
  68. 68. ¿dónde están TUS PRIORIDADDES ?
  69. 69. Falta de Planificación
  70. 70. Realice AQUÍ Y AHORA Su Planificación completa Falta de X Planificación 1 SEMANA
  71. 71. Realice AQUÍ Y AHORARecuerda las Prioridades Su Planificación completa Falta de X Planificación 1 SEMANA
  72. 72. Desperdiciadores de Tiempo Internos •  Falta de prioridades •  Falta de planes •  Objetivos no claros •  Dejar cosas para después •  Intentar hacer muchas cosa a la vez •  Falta de autodisciplina •  Falta de habilidad y conocimientos
  73. 73. González
  74. 74. !!!Hoy tengo que vender¡¡¡ González
  75. 75. !!!Hoy tengo que vender¡¡¡ González NO, mejor hago el MANDADO que me pidió mi jefe
  76. 76. !!!Hoy tengo que vender¡¡¡ González NO, mejor hago el MANDADO que me pidió mi jefe Hoy tengo que ir a cobrar, sÍ eso mejor
  77. 77. !!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES LO QUE LE PEDÍ HACE 3 SEMANAS? González
  78. 78. EEE NO LO RECUERDO !!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES JEFE LO QUE LE PEDÍ HACE 3 SEMANAS? González
  79. 79. EEE NO LO RECUERDO !!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES JEFE LO QUE LE PEDÍ HACE 3 SEMANAS? ¡¡¡¡¡VENGA A MI González OFICINA AHORAAAAAA!!!
  80. 80. González
  81. 81. González
  82. 82. Glup ¡¡¡¡¡¿Es que UD no tiene claro lo que tiene que hacer en González su trabajo?!!!!! Le dije la semana pasada, que tenía que asistir al Gte Gral…
  83. 83. Me hará Ud ur reporte completo de las actividades realizadas, no me interesa si se tiene qie quedar toda la noche. ¡¡¿ENTENDIÓ?!! Si don Wenceslao González
  84. 84. ¿y que le pongo al reporte si no acompañé al GTE Gral jamás? González
  85. 85. González
  86. 86. González
  87. 87. Posibles Soluciones •  Reflexión •  Decisión •  Disciplina •  No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos
  88. 88. Identificación de Hábitos Personales •  Ejercicio –  Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos. –  Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.
  89. 89. Soluciones •  Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.
  90. 90. Causas de la Morosidad •  Morosidad •  La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después. •  Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones.
  91. 91. Causas de la Morosidad •  Morosidad •  Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas. •  Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienza de acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.
  92. 92. Causas de la Morosidad •  Morosidad •  La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carrera de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas topo no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cuala traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficientes y efectivamente. •  Las principales causas de morosidad son: •  Trabajos no placenteros •  Trabajos difíciles •  Indecisión
  93. 93. Uso del Tiempo •  Principios prácticos •  Para conocer qué cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rápidamente lo haga más efectivo, y que lo haga lograr más y disfrutar de lo que está haciendo, es necesario saber en qué se le va el tiempo.¡No dependa de la memoria, pues es traicionera!
  94. 94. Uso del Tiempo •  Principios prácticos •  Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva y realista como lo manejamos. El resultado final de nuestro análisis no será una técnica, o una serie de complicadas formas burocráticas que debamos seguir por el resto de nuestros días: El resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo debes ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en que se nos va y en que debería írsenos.
  95. 95. Autoanálisis del Uso del Tiempo •  Para quién sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar como lo está empleando. •  En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra como se empleó esa hora. •  Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante.
  96. 96. Planear las Actividades •  Diseño de objetivos •  Planes de contingencia •  El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.
  97. 97. Planear las Actividades •  Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable planear nuestra s actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos. •  Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energía en cosas secundarias o en actividades innecesarias.
  98. 98. Planear las Actividades •  Puedo realizar una planificación eficaz si: –  Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas –  Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea –  Anticipo los obstáculos a los que enfrentaré –  Organizo mis tareas por orden de prioridad
  99. 99. Planear las Actividades •  Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: –  Estén en línea con mis valores –  Sean de tiempo definido –  Estén definidas clara y específicamente –  Sean completamente mías –  Sean realistas
  100. 100. Organizar las Actividades •  Nos servirá para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías: •  Prioridad A •  “Imprescindible de hacerse”: éstas son las actividades decisivas: Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.
  101. 101. Organizar las Actividades •  Prioridad B •  ”Debe hacerse”:son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite
  102. 102. Organizar las Actividades •  Prioridad C •  ”Deseable de hacer” es la categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en períodos de poca presión.
  103. 103. Organizar las Actividades •  Dependiendo de la fecha en que se elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser la C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.
  104. 104. Organizar las Actividades •  Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor: por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto: Sólo una planeación le permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.
  105. 105. El Beneficio de la Planeación •  El principio de Pareto •  Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
  106. 106. El Beneficio de la Planeación
  107. 107. El Beneficio de la Planeación •  Eficiencia vs. Efectividad •  Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad que eficiencia. •  En otra palabras la eficiencia buscar lograr resultados…va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados..
  108. 108. El Beneficio de la Planeación •  Aspectos importantes a considerar •  Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores. •  Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose” ¿Qué es lo que tengo que-y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor. •  Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas…que no son las que se tiene que hacer.
  109. 109. El Beneficio de la Planeación •  Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de Pareto”. Unos pocos esfuerzos críticos (20% por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.
  110. 110. El Beneficio de la Planeación •  No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema. •  También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad” con horas de privacía”.
  111. 111. El Beneficio de la Planeación •  Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback. •  Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”
  112. 112. El Beneficio de la Planeación •  Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente. •  Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.

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