Es importante para complemento de Auditoría financiera

1. METODOLOGÍA DE LAMETODOLOGÍA DE LA
AUDIAUDITTORÍAORÍA
ADMINISTRATIVAADMINISTRATIVA

2. La metodología de auditoría
administrativa tiene el propósito el de
servir como marco de actuación para que
las acciones en sus diferentes fases de
ejecución se conduzcan en forma
programada y sistemática, unifiquen
criterios, y delimiten la profundidad con
que se revisarán y aplicarán las técnicas
de análisis administrativo para garantizar
el manejo oportuno y objetivo de los
resultados
EnfoqueEnfoque

3. EtapasEtapas
Seguimiento
Planeación Instrumentación
Examen
Informe

4. 3.1. PLANEACIÓN3.1. PLANEACIÓN
Objetivo
Factores (56)
Fuentes de información
• Internas
• Externas
Investigación preliminar
Preparación del proyecto de auditoría
• Propuesta técnica
• Programa de trabajo
• Asignación de la responsabilidad
• Capacitación
• Actitud
Diagnóstico preliminar

5. PlaneaciónPlaneación
La planeación refiere los
lineamientos de carácter general
que norman la aplicación de la
auditoria administrativa, para
garantizar la cobertura de los
factores prioritarios, fuentes de
estudio, investigación preliminar,
proyecto de auditoría y
diagnóstico preliminar, sean
suficientes, pertinentes y
relevantes

6. ObjetivoObjetivo
Establecer las acciones que se
deben desarrollar para
instrumentar la auditoría en
forma secuencial y ordenada,
tomado en cuenta las
condiciones que tienen que
prevalecer para alcanzar en
tiempo y lugar los objetivos
establecidos

7. Factores a revisarFactores a revisar
Los factores que se consideran fundamentales para el
estudio de la organización de determinan en función de
dos vertientes: El proceso administrativo y los elementos
específicos que forman parte de su funcionamiento
En el proceso administrativo, se incorporan las etapas del
proceso administrativo y se definen los componentes que
lo fundamentan y que están interrelacionados entre si en
forma natural y congruente.
Este orden se apega a propósitos estratégicos que se
constituyen en la razón de ser de cada fase y son el
marco de referencia para analizar la organización en
todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones,
sistemas, recursos, proyectos, productos y / o servicios y
entorno.
Elementos específicos, complementan el proceso
administrativo.
Se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su
fin y función, así como su contribución al funcionamiento
de la organización

8. • Visión
• Misión
• Objetivos
• Metas
•
Estrategias/tácticas
• Procesos
• Políticas
• Procedimientos
• Programas
• Enfoques
• Niveles
• Horizonte
Etapa:
PLANEACIÓN
Propósito estratégico:
Definir el marco de
actuación de la
organización
PROCESO ADMINISTRATIVOPROCESO ADMINISTRATIVO

9. • Estructura organizacional
• División y distribución de
funciones
• Cultura organizacional
• Recursos humanos
• Cambio organizacional
• Estudios administrativos
• Instrumentos técnicos de
apoyo
Etapa:
ORGANIZACIÓN
Propósito estratégico:
Diseñar e
instrumentar la
infraestructura para
el funcionamiento de
la organización

10. • Liderazgo
• Comunicación
• Motivación
• Grupos y equipos
de trabajo
• Manejo del estrés
y conflicto
• Información y
tecnología
• Toma de decisiones
• Creatividad e
innovación
Etapa:
DIRECCIÓN
Propósito estratégico:
Tomar las decisiones
pertinentes para
normar la gestión de
la organización

11. • Naturaleza
• Sistemas
• Niveles
• Proceso
• Áreas de aplicación
• Herramientas
• Calidad
Etapa:
CONTROL
Propósito estratégico:
Medición del
progreso de las
acciones en función
del desempeño

12. Insumos de origen extranjeroImportaciones
Soporte especializado con visión de
negocio
Asesoría externa
Asistencia para elevar el desempeñoAsesoría interna
Determina la unidad de acciónCoordinación
Disposición de instalacionesDistribución del espacio
Alternativa de expansiónExportaciones
Apertura a un mercado mundialGlobalización
Manejo alterno de informaciónInformática
Resguardo y canalización de recursosAlmacenes e inventarios
Abastecimiento de recursosAdquisiciones
ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

13. Generación de productos y serviciosOperaciones
Suministro de insumosProveedores
Promueven la unidad de propósitoProyectos
Manejo, registro y control de recursosRecursos financieros y
contabilidad
Capacidad de rebasar expectativasServicio a clientes
Desarrollo de condiciones de operaciónServicios generales
Definen la distribución interrelacionada
de componentes
Sistemas
Desplazamiento y ubicación de
productos
Marketing
Despliegue de creatividad e innovaciónInvestigación y
desarrollo
ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

14. Internas:
Órgano de gobierno, órganos de
control interno, niveles de la
organización, socios, unidades
estratégicas del negocio,
comisiones, comités y grupos de
trabajo, sistemas de información.
Externas:
Normativas, organizaciones análogas,
organizaciones líderes, Organismos
nacionales e internacionales que dictan
lineamientos o normas regulatorias,
proveedores, redes de información,
clientes
y usuarios
3.2. Fuentes de estudio3.2. Fuentes de estudio

15.
Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica
para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o
investigación preliminar para determinar la situación
administrativa de la organización.
Esta etapa implica revisar aspectos técnicos y legales, información
del campo de trabajo y demás documentos, así como el primer
contacto con la realidad, lo cual puede provocar una
reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecución.
Criterios necesarios para realizar esta tarea:
• Determinación de las necesidades especificas
• Identificación de los factores que requieren de atención
• Definición de estrategias de acción
• Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue
• Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los
factores
• Especificación del perfil del auditor
• Estimación del tiempo y recursos necesarios para cumplir con el
objetivo definido
Investigación preliminarInvestigación preliminar

16. 1) Propuesta técnica
Antecedentes: recuento de todos los estudios en la materia
preparados con anterioridad
Naturaleza: tipo de auditoría que se pretende realizar
Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar
Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecución
Resultados: beneficios que se espera obtener
Alcance: áreas de aplicación
Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos
Costo: estimación global y específica de recursos financieros
Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y
asignar recursos
Información complementaria: material e investigaciones
que pueden servir de apoyo
3.3. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

17. 2) Programa de trabajo
Identificación: nombre de la auditoría
Responsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su
implementación
Área(s): universo bajo estudio
Clave: número progresivo de las actividades estimadas
Actividades: pasos específicos para captar la información
Fases: definición del orden secuencial para realizar las
actividades
Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación
de cada fase
Representación gráfica: descripción del programa en
cuadros e imágenes
Formato: presentación y resguardo del programa de
trabajo
Reportes de avance: seguimiento de las acciones
Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar
avances

18.
Antes de iniciar la auditoria y con base en la magnitud de
esta o grado de complejidad, la organización debe
designar al auditor o equipo de auditores que crea
necesario.
La designación del responsable puede recaer en el titular
del órgano de control interno, en un directivo de línea o en
el encargado de alguna unidad de apoyo técnico de la
organización, pero cualquiera que sea , debe tener los
conocimientos y experiencia necesarios en la
implementación de auditorias administrativas
La organización puede contratar un servicio externo
especializado en la materia, o puede también combinar un
equipo que incluya personal tanto interno como externo
ella.
3) Asignación de responsabilidad3) Asignación de responsabilidad

19. 4) CapacitaciónCapacitación
Comprende la capacitación a la persona o equipo designados, no
solo en cuanto al manejo del método y mecanismos que se
emplearan para levantar la información, sino todo el proceso
para la implementación de la auditoria.
Se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se
persigue, las áreas involucradas, calendarizacion de actividades,
documentos de soporte, la información a recabar, cargas de
trabajo, mecanismos de coordinación y supervisión
El programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del
nivel de decisión, mandos medios y operativo según corresponda.
5) Actitud5) Actitud
La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin perjuicios
u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es de vital
importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar
comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no
se puedan cumplir

20. Con base en el conocimiento adquirido por el auditor, se
debe preparar un marco de referencia que fundamente el
porque surge la necesidad de auditar, debiendo
considerarse los siguientes elementos,
Génesis de la organización
• Creación de la organización
• Cambios en la composición jurídica
• Traducción del objeto en estrategias
• Manejo de la delegación de facultades
Diagnóstico preliminar (La percepción que el auditor
tiene de la organización como producto de su
experiencia y visión)

21. Infraestructura
• Esquema de operación (procesos/funciones)
• Estilo de administración
• Modificaciones en la estructura organizacional
• Nivel de desarrollo tecnológico
Forma de operación
• Desempeño registrado
• Logros alcanzados
• Expectativas no cumplidas
• Proceso de toma de decisiones
Posición competitiva
Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial
de la organización
Competencias centrales
Clientes, proveedores y competidores
Cont……. Diagnóstico preliminar (La percepción que
el auditor tiene de la organización como producto de
su experiencia y visión)

22. 3.4. INSTRUMENTACIÓN3.4. INSTRUMENTACIÓN
• Recopilación de la
información
• Técnicas de recolección
• Medición
• Papeles de trabajo
• Evidencia
• Supervisión del trabajo

23.
Cumplida la etapa de Planeación y preparado el proyecto
de auditoria con la propuesta técnica y el programa de
trabajo respectivo, así como obtenido el diagnostico
preliminar, se procede a la instrumentación de la
auditoria, para la cual se seleccionan y aplican las
técnicas de recolección mas viables para la auditoria a
realizar, se eligen indicadores, el manejo de los papeles
de trabajo y evidencia, y la supervisión necesaria para
mantener una coordinación eficaz.
Recopilación de informaciónRecopilación de información, Esta tarea debe
enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y
evidencia que haga posible su examen objetivo, caso
contrario, se puede incurrir en errores que causen
retrasos y afecten el programa de auditoria
INSTRUMENTACIONINSTRUMENTACION

24. Técnicas de recolecciónTécnicas de recolección
 Investigación documental
 Observación directa
 Acceso a redes de información
 Entrevista
 Cuestionarios
 Cédulas

25. Investigación documentalInvestigación documental
Implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación.
Las fuentes básicas a las que se puede acudir son:
a. Normativa
• Acta constitutiva
• Ley que ordena la creación de la organización
• Reglamento Interno
• Reglamentación específica
• Tratados y convenios
• Decretos y acuerdos
• Normas (nacionales e internacionales)
• Oficios circulares
b. Administrativa
• Organigramas
• Manuales administrativos
• Sistemas de información y certificación
• Cuadros de distribución del trabajo
• Estadísticas de trabajo
• Plantilla de personal
• Proyectos estratégicos
• Inventarios de mobiliario y equipo
• Indicadores financieros y de gestión
• Estudios de mejoramiento
• Auditorías administrativas previas

26. Investigación documental -Investigación documental - continuacióncontinuación
c.c. MercadoMercado
Productos y/o servicios
• Áreas
• Población
• Ingresos
• Factores limitantes
Comportamiento de la demanda
• Situación actual
• Características
• Situación futura (proyectada)
Comportamiento de la oferta
• Situación actual
• Análisis del régimen de mercado
• Situación futura (previsible)
• Determinación de precios
d.d. Ubicación geográficaUbicación geográfica
• Localización
• Orden espacial interno
• Características del terreno
• Cercanía con el mercado (clientes y proveedores)
• Distancias y costo de transporte
• Alternativas de conexión con unidades nuevas
• Justificación en relación al tamaño y procesos

27. Investigación documental -Investigación documental - continuacióncontinuación
e.e. Estudios financierosEstudios financieros
• Recursos financieros para inversión
• Análisis y proyecciones financieras
• Programas de financiamiento
• Evaluación financiera
• Creación de valor
f. Situación económicaf. Situación económica
• Sistema económico
• Naturaleza y ritmo desarrollo de la economía
• Aspectos sociales
• Relaciones con el exterior
g.g. Comportamiento del consumidorComportamiento del consumidor
• Cultura
• Familia
• Ciclo de vida del consumidor
• Factores internos de influencia (aprendizaje,
motivación)
• Proceso de compra (necesidad)

28. Observación directaObservación directa
Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el
trabajo de la organización, para conocer las condiciones
laborales y el clima organizacional imperante.
Es recomendable que el auditor responsable encabece la
observación directa, comente y analice su percepción con los
otros auditores para asegurar que existe consenso en o a las
condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios
a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría
Acceso a redes de informaciónAcceso a redes de información
El acceso a las redes, entre otras, intranet, extranet, permite
detectar información operativa o normativa de clientes,
socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o
ramo, lo que, a su vez, facilita el intercambio electrónico de
datos y mantener una relación interactiva con el entorno,
EntrevistaEntrevista
Esta técnica consiste en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este
medio es posiblemente el más empleado y uno de los que
puede brindar información mas completa y precisa, puesto
que el entrevistador, al tener contacto directo con el
entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir
actitudes y recibir comentarios.

29. Para que una entrevista se desarrolle positivamentePara que una entrevista se desarrolle positivamente
hay que observar lo siguientehay que observar lo siguiente
1- Saber lo que se quiere, para lo cual hay que contar con
conocimiento y preparar previamente una guía de entrevista
2- Desarrollar un esquema de trabajo y asignar
responsabilidades y definir que áreas se van a auditar
3- Verificar que el entrevistado este debidamente preparado
Para dar la información requerida
4- Puntualidad en la hora de la entrevista
5- Clasificar la información que se obtenga

30. CuestionariosCuestionarios
Están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas
secuenciadas y separadas por capítulos
La calidad de información que se obtenga dependerá de su estructura y
forma de presentación
Cuando el proyecto de auditoria sea muy amplio, las pruebas para
respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en relación con
el beneficio que se espera recibir de la auditoria, por lo que se puede
emplear el muestreo
Para ello existen tablas de muestreo que se acuerdo con las
especificaciones y volumen de la información, se puede establecer una
mínima cantidad de información representativa del todo
CedulasCedulas
Registran información de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria.
Están integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y
columnas, que facilitan su revisión y análisis
Como herramientas de diagnostico y evaluación permiten asociar con
claridad aspectos técnicos con el desempeño

31. 3.5. Medición3.5. Medición
Para consolidar la instrumentación, es
necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionándolos con una
medida, la cual parte de los
indicadores establecidos para el
proceso administrativo y de los
elementos específicos, así como del
propósito estratégico y atributos
fundamentales asociados con uno y
otro

32. Escalas de medición
las escalas que se empleen deben cumplir con la función de garantizar
la confiabilidad y validez de la información que se registra en los
papeles de trabajo.
Componentes del proceso administrativo y elementos
específicos
La selección de componentes del proceso administrativo y elementos
específicos debe hacerse considerando las variables fundamentales
que influyen en el desempeño de una organización, tal como su
naturaleza, campo de actuación, tamaño, giro industrial y enfoque
estratégico.
El grado de profundidad con que se analice cada variable,
depende del proyecto de auditoria y de la estrategia para
realizarlo. Para este efecto se puede asignar un valor a cada
etapa del proceso administrativo, considerándolo como una
totalidad (100% o 1.000 puntos) y porcentajes o puntajes
específicos por componente en función del peso establecido
para cada etapa. Igual se hace con cada elemento especifico,
totalizando todos 100% o 1.000 puntos.

33. IndicadoresIndicadores
Los indicadores son un elemento estratégico del proceso de evaluación
de la forma de gestión organizacional
Su uso como sistema permite hacer comparaciones y proyectar
retrospectiva o prospectivamente la información para generar
alternativas altamente significativas para los procesos de toma de
decisiones
El empleo conjunto de indicadores financieros y de gestión se
hace con el propósito de fundamentar el desempeño histórico de
acuerdo con el sentido y esencia de las acciones.
Cabe anotar, que en el proceso de implementación de la auditoria, la
selección de indicadores es fundamental porque reduce la subjetividad
en la forma de asignar valores o puntos con un criterio estimativo,
pondera objetivamente el peso de los factores bajo análisis y se
constituye en una guía de actuación para quienes participan en ella

34. Papeles de trabajoPapeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir
coherencia a su trabajo, el auditor
tiene que hacerlo en lo que se
denomina papeles de trabajo, que son
los registros en los que consigna las
técnicas y procedimientos aplicados,
las pruebas realizadas, la información
obtenida y las conclusiones
alcanzadas

35. Papeles de trabajo – continuaciónPapeles de trabajo – continuación
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin
perder de vista que su contenido debe incluir:
• Identificación de la auditoría.
• El proyecto de auditoría.
• índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes
del trabajo realizado.
• Indicaciones de las observaciones recibidas
durante la aplicación de la auditoría.
• Observaciones acerca del desarrollo de su
trabajo.
• Anotaciones sobre información relevante.
• Ajustes realizados durante su ejecución.
• Lineamientos recibidos por área o fase de la
aplicación.
• Reporte de posibles irregularidades.

36. 3.6. Evidencia3.6. Evidencia
Física Se obtiene mediante inspección u observación directa de las
actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas,
fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales
Documental Se obtiene por medio del análisis de documentos y
esta contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas,
facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo
Testimonial Se consigue de toda persona que realiza
declaraciones durante de aplicación de la auditoría
Analítica Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y
desagregación de la información por áreas, apartados y/o
componentes

37. Utilidad y validez de laUtilidad y validez de la
evidenciaevidencia
Para que la evidencia sea útil y valida, debe reunir los siguientesPara que la evidencia sea útil y valida, debe reunir los siguientes
requisitosrequisitos
Suficiente Si es la necesaria para sustentar los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor
Competente Si cumple con ser consistente,
convincente, confiable y ha sido validada
Relevante Cuando aporta elementos de juicio para
demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente
Pertinente Cuando exista congruencia entre las
observaciones, conclusiones y recomendaciones de la
auditoría

38. Supervisión del trabajoSupervisión del trabajo
Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el
programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha
supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores
Esta supervisión comprende :
• Revisión del programa de trabajo
• Vigilancia constante y cercana al trabajo de los
auditores
• Aclaración oportuna de dudas
• Control del tiempo invertido en función del estimado
• Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de
trabajo
• Revisión final del contenido de los papeles de trabajo
para cerciorarse de que están completos y cumplen con
su propósito