El documento presenta el nuevo sistema de gestión de la investigación CIENTIA de la Universidad de Deusto. CIENTIA permite gestionar el currículum de los investigadores, los proyectos de investigación, los equipos e inventario, las convocatorias y solicitudes, y la memoria de investigación de forma integral. El sistema fue desarrollado por la empresa Treelogic y se ofrece bajo licencia de uso siguiendo el marco CRUE-TIC para adaptarse a las necesidades de investigación de Deusto.

1. CIENTIA
Sistema de Gestión de la
Investigación
Presentación-CIENTIA
Jornadas CRUE-TIC
23/10/2015 León
Universidad de Deusto

2. Universidad de Deusto
Centros de investigación
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

3. Perfiles de acceso al sistema
○ El nuevo gestor de la investigación CIENTIA tiene los
siguientes perfiles de acceso al sistema:
■ Investigador
■ Investigador principal proyecto
■ Investigador principal equipo
■ Decano
■ Gerente
■ Gestor Deiker (OTRI)
■ Gestor DeustoTech
■ Gestor Proyecto No Invesgigación
■ Gestor de Control de Gestión (ECO-FIN)
■ Director Deiker (OTRI)
■ Administrador
○ Los perfiles de usuario afectan a las operaciones que puede
realizar el usuario, y al papel que desempeña en los diferentes
workflows o flujos de trabajo definidos.
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

4. GESTIÓN DE PROYECTOS DE
INVESTIGACIÓN
Componentes del sistema
C.Vitae (PDI)
Act.Docente
Datos per.
Act.Investig.
MEMORIA
INVESTIGACIÓN
Proyectos
Solicitudes de
convocatoria
Convocatorias
Plan de
viabilidad
Convenios
Datos del
proyecto -
Seguimiento
BD-UD
PIDA
(Planificación
interna)
DKH
(Gestor de
conocimiento)
dkh.deusto.es
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA:
investigadores,
centros, equipos,
líneas, ...
Portal web Deusto
Research
research.deusto.esImport/Exp.
Gestión de
inventario
GESTIÓN DE PROYECTOS
(NO de INVESTIGACIÓN)
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

5. ● Gestiona CV
○ Datos personales
○ Mi actividad investigadora
○ Mi actividad docente
○ Importar/Exportar
● Confirma /Rechaza/participación en
actividades introducidas por otros
investigadores
Gestión de CV
Equipos, investigadores y memoria
CIENTIA
Investigadores
Gestor Deiker
● Gestiona investigadores(alta, baja, cv,...)
● Aprueba /Rechaza actividades de
investigación
● Consulta y edita actividades de
investigación
● Gestiona equipos e investigadores
● Genera memoria investigación
PIDA
DKH
BD-UD
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

6. Actividades de Investigación
Con flujo de aprobación
● Los siguientes tipos de actividades de investigación
siguen un flujo de trabajo de aprobación en el que
interviene Deiker:
○ Capítulos de libros
○ Congreso
○ Libro
○ Otros proyectos de investigación
○ Publicación en revista
○ Publicación electrónica
○ Tesis
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

7. Actividad pdte
Aprobación
Investigador A Crea Actividad en la que participan
Investigadores B, C y D
Investigadores B, C y D
ACEPTAR
ELIMINAR DE MI CV
MODIFICAR
RECHAZAR
DKH
Workflow Actividades Investigación
con aprobación de DEIKER
PIDA
(Pendiente implementar)
ACEPTAR
ELIMINAR DE MI
CV
Actividad Aprobada
Gestor Dekier
Aprueba
actividad
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

8. Actividades de Investigación
Sin flujo de aprobación
● En los siguientes tipos de actividad no interviene
DEIKER por lo que el flujo de trabajo es más sencillo.
○ Actividades de difusión
○ Comité I+D
○ Cooperación internacional
○ Documento restringido
○ Otros méritos
○ Proyecto docente
○ Publicación periódica
○ Tesinas, grados y proyectos dirigidos
○ Obra artística
○ Movilidad
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

9. Actividad auto-aprobada
Investigador A Crea Actividad en la que participan
Investigadores B, C y D
Investigadores B, C y D
ACEPTAR
ELIMINAR DE MI CV
MODIFICAR
RECHAZAR
DKH
Workflow Actividades Investigación
sin aprobación de DEIKER
PIDA
(Pendiente implementar)
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

10. Convenios
● Recogerá todos los convenios que firma
la Universidad con otras entidades u
organizaciones
● Será un prerrequisito que deberán cumplir
todos los proyectos de investigación
concertados o no competitivos
● Los convenios los darán de alta y editarán en
CIENTIA los gestores de Deiker
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

11. Convenio
Datos del convencio
Investigadores
Gestor DEIKER
Proyecto
Gestor DEIKER crea proyecto a
partir del convenio
crea en CIENTIA
Consulta
DKH
Convenio
Workflow Convenios
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

12. Gestión de convocatorias
● Busca y consulta convocatorias
● Realiza solicitudes
● Recibe notificaciones
CIENTIA
Investigadores
Gestor Deiker
● Gestiona convocatorias:
○ Alta / Baja / Modifica
○ Notifica
○ Aprueba / Rechaza
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

13. Solicitudes de convocatoria
● Recogerá todas las solicitudes a convocatorias
tanto internas de la UD como externas (de otras
instituciones u organizaciones).
● Se recogerán las aprobadas y no aprobadas
● Las solicitudes con resolución positiva terminen
generando un proyecto
● Habrá solicitudes que nunca terminen en proyecto. (Ej.
mención para doctorado europeo)
● Las dan de alta en CIENTIA los investigadores a
partir de la Convocatoria
● Las solicitudes para convocatorias internas de la
UD siguen un workflow de aprobación.
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

14. Convocatoria
Si
Investigadores tramitan la solicitud a partir
de la convocatoria
Gestor DEIKER
Solicitud
Investigadores
¿Convocatoria UD?
Gestor DEIKER tramita
la solicitud a partir de la
convocatoria
Datos de la solicitud
No
Proyecto
Gestor DEIKER crea el
proyecto a partir de la
solicitud
Cadena de aprobación
(solo para convoc.
Internas)
DKH
Resolución y
memorias
Workflow solicitudes
de convocatoria
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

15. Gestión de proyectos de
investigación
● Permite Gestionar el ciclo de vida del
proyecto de investigación
○ Solicitud convocatoria o convenio → Plan Viabilidad
→ Aprobación → Seguimiento → Cierre proyecto
● Integrado con PIDA (Plan Individualizado de
Dedicación Académica). Toda la información
del PIDA correspondiente a proyectos se
editará desde CIENTIA
● Integrado con DKH.research
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

16. Solicitud
convocatoria
Convenio
Proyecto
Aprueba Gerente
Deiker crea pryto.
concertado no
competitivo
Datos básicos
Investigadores
Plan Viabilidad
Vacío
Proyecto
Datos básicos
Investigadores
Plan Viabilidad
Mensaje a Responsable
proyecto
Aprueba Decano
Aprueba Deiker
Proyecto
Datos básicos
Investigadores
Plan Viabilidad
Admon.
asigna
código de
producto
Proyecto
Datos básicos
Investigadores
Plan Viabilidad
D7, documento ético,
propiedad intelectual,...
Deiker carga información
a lo largo del curso del
proyecto
Proyecto
Datos básicos
Investigadores
Plan Viabilidad
D7, documento ético,
propiedad intelectual,...
D10. Cierre proyecto
Deiker carga D10 y cierra
proyecto
Responsable
proyectol carga plan
viabilidad
Aprueba DEIKER
PIDA
Workflow Proyectos
DKH

17. Gestión de proyectos de NO
investigación (instituciones)
● La Universidad cuenta con varios programas
de financiación para proyectos que no son
estrictamente de investigación con
instituciones autonómicas y locales
(Gobierno Vasco, Diputación Foral de
Bizkaia y Ayuntamiento de Bilbao.
● No son proyectos de investigación, pero se
gestionan en CIENTIA porque:
○ Su gestión es similar a los proyectos de Investigación
○ Participan investigadores, y afecta a sus dedicaciones
y control de horas

18. ● Gestiona sus equipos
○ Datos generales del equipo
○ Accesorios
○ Proveedores
○ Responsables
Gestión de inventario de
equipamiento
CIENTIA
Investigadores
Gestor Deiker
● Gestiona todos los equipos
○ Datos generales del equipo
○ Accesorios
○ Proveedores
○ Responsables
○ Alertas

19. CIENTIA-El producto
● El sistema se ofrece bajo licencia de uso siguiendo el marco de
“denominación de origen CRUE-TIC”(licencia de uso de fuentes
abiertas)
● La adaptación del producto a las necesidades de Deusto ha sido
desarrollado por la empresa www.treelogic.com partiendo de
experiencias previas de despliegue de la gestión de la
investigación en universidades como Oviedo y Zaragoza.
● Más información sobre CIENTIA: Presentación Treelogic e
introducción a Cientia
● Más información sobre el producto: www.cientia.es
Universidad de Deusto
CIentia-Gestión de la investigación

20. CIENTIA-Presentación
GRACIAS !