El documento describe los pasos clave para planificar un evento de manera estratégica. Estos incluyen 1) establecer objetivos claros, 2) desarrollar una estrategia basada en los objetivos, 3) implementar la estrategia, y 4) controlar el progreso de la estrategia. También señala factores importantes a considerar como el público objetivo, fecha, hora, lugar, presupuesto, contenido y actividades posteriores al evento.

2.  • Plan Estratégico de comunicación en
los eventos.

3. Las razones del por qué la planificación del evento:
 Concentrar la atención en los objetivos.
 Reducir la incertidumbre y el cambio.
 Posibilitar la operación económica.
 Ayudar a los directivos a controlar.

4. Los planes estratégicos:
aquellos que se aplican a toda la organización:
aspectos claves:
1. Establecimiento claro de las metas.
2. Actividad de la formulación de la estrategia: un modelo que
crea una estrategia basada en las metas de la organización.
3. Implantación de la estrategia.
4. El control estratégico que proporciona una retroalimentación en
cuanto a su progreso.

5. http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-planificar-y-organizar-un-evento
http://www.youtube.com/watch?v=jE4sBpNLFLE&feature=related

6.  Empresas y servicios de eventos
 http://www.secretodelsur.com/servicios.htm
 l

7.  1) Objetivos del evento
Ante todo, asegurate de que un evento es la manera
adecuada de alcanzar tus objetivos. Piensa en qué
consiste este evento, qué se quiere conseguir y de
quién.

8.  2) El público objetivo
¿A quién se dirige este evento? Comunica al
organizador los datos importantes de tu público:
- ¿Cuántos invitados?
- Cargos, edades, otros datos demográficos como
sexo, países de origen…
- Necesidades especiales (por ej.: traducción para
parte del público),
- Elementos "culturales" (gente
seria, divertida, formal, creativa, etc.).
- Si asisten pagando una entrada
 - ¿A qué eventos ha asistido tu público en el
pasado, en general? Etc.

9.  3) Fecha, hora y lugar
 Fecha: Indicá cuándo tiene que celebrarse el evento y si hay
flexibilidad en cuanto a fechas.
 Hora: A qué hora empieza y termina. Esto ayudará a definir el
contenido posible (si hay tiempo para un coffee break, qué
tipo de animaciones se pueden plantear, etc.) y el ritmo
(cuánto puede durar cada sesión...) del programa.
 Lugar: Si tieness preferencias en cuanto a tipo de lugar o de
configuración, indicalas (por ej.: un lugar histórico, un
ambiente medieval, una sala moderna con lo último para
audiovisuales, etc.).

10.  4) Presupuesto
 ¿Con qué presupuesto cuentas para el
evento? Si lo puedes desglosar en
categorías según el tipo de
servicio, ayudarás al organizador en su
selección de proveedores (tanto para
catering, tanto para animación, etc.)

11.  5) Contenido y programa
 Es la parte principal del brief: aquí
defines el estilo del evento, si hay un
tema y sobre todo el detalle de todo lo
que va a ocurrir hora por hora (o más
bien, minuto por minuto…).

12.  6) Actividades post-evento
 Indica lo que tiene que hacer el
organizador después del evento. ¿Tiene
que pedir reacciones y comentarios a
los asistentes? ¿Escribir un informe sobre
el evento?, Si es así, ¿Con qué
información?

13.  7) Datos de contacto
 Suministra todos los datos de contacto
tuyos y de tu equipo, indicando las
distintas responsabilidades de cada uno
para que el organizador sepa a quien
contactar para cada tipo de asunto.
Incluí teléfonos y e-mail.

14.  8) Información adicional
 En general, da mucha información a tu
organizador acerca del evento y de tu
empresa, para que pueda montar un
evento a medida que tenga en cuenta
quienes son. Si tu evento tiene un tema
particular, adjunta todo el material
informativo que dispongas sobre este tema
(direcciones web donde encontrar más
información, lista de colores o de
elementos gráficos, etc.).

15.  Un evento no termina cuando el último asistente
abandona el recinto, sino cuando has analizado el
último dato recabado de los asistentes sobre su
satisfacción. Sin una adecuada gestión del post-
evento no tienes posibilidades de mejora. Si además
esta información se entrega posteriormente al
público debidamente procesada y organizada en
un bonito informe, acompañada de material
adicional, como por ejemplo los vídeos de las
charlas, todo ayudará a que la audiencia recuerde
mejor el evento y le incitará a repetir.
 Mide los resultados tras el evento y podrás mejorarlos.

16.  Todo pequeño detalle contribuye al éxito o
fracaso de un evento, no sólo la calidad de los
ponentes y de sus presentaciones. Todos los
elementos deben funcionar en sinfonía o el evento
estará condenado a la mediocridad.
 “Y los eventos mediocres no inspiran, no
se recuerdan, no se repiten”.

17.  /
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