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1. CURSO DE GESTIÓN DE EXISTENCIAS
E INVENTARIOS EN LABORATORIO
CLÍNICO
SESIÓN 01: 09/05/2020
LIC. T.M. WILMER CRUZADO CARRASCO

2. ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE EXISTENCIAS EN EL LABORATORIO
Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se
utilizan en la empresa (laboratorio) y que se guardan en sus almacenes a la
espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los
usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de
continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del
proveedor.
Los inventarios pueden ser definidos como una acumulación de materiales
en el espacio y en el tiempo, presentándose en prácticamente cualquier
organización y en particular, en las empresas industriales, laboratorio
clinicos y en los grandes distribuidores de alimentos y textiles.

3. Los inventarios varían en razón de su consumo o la venta de cada articulo que los
componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas
cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de
los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.
Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en
sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión
del aprovisionamiento. Las existencias también se denominan stocks o inventarios;
los dos términos se pueden considerar como sinónimos.
Según las características de laboratorio, se pueden determinar diferentes tipos de
existencias en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de
aprovisionamiento.
Cada Laboratorio debe analizar sus existencias en relación a su variedad y cantidad,
para clasificarlas de acuerdo a las características que cada articulo o grupo de
artículos presenta, con el fin de facilitar el control.

4. EL LABORATORIO NECESITA DISPONER DE RECURSOS ALMACENADOS POR MUY
DIVERSOS MOTIVOS:
Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento
inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos clientes se fueran a la
competencia.
Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la
demanda dependa de la época del año. Por ejemplo, una empresa que fabrica abrigos tiene demanda
en los meses de invierno; por tanto, durante los meses de primavera y verano fabrica e incrementa las
existencias.
Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad. Aprovechar esta
oportunidad contribuye a reducir los costes de los productos.
En general, las existencias del laboratorio permiten compatibilizar mejor los ritmos de compras,
producción y ventas, suavizando las diferencias; de esta forma se puede aprovechar mejor las
oportunidades de negocio y reducir el efecto negativo de las amenazas (inflación, incremento
inesperado de la demanda, incumplimiento en el plazo de entrega, etc.).

5. Cada almacén trabaja con productos
clasificados según su uso y movimiento, el
proceso productivo y su obtención :
Según su uso y movimiento: Son materiales de
uso cierto y constante que deben existir
permanentemente en los almacenes y cuya
renovación se regula en función del consumo y
el tiempo de demora en contar con ellos.
CLASIFICACIÓN DE EXISTENCIAS

6. Materias Primas: Se trata del almacenaje de materiales (acero, harina, madera,etc.)utilizados
para hacer los componentes del producto terminados.
Componentes: Son aquellas partes o submontajes que se incorporan al producto final.
Materiales obsoletos: Formado por materiales declarados fuera de uso, que no tienen
movimiento o posibilidades de consumo, por haberse dejado de utilizar en la empresa. Su
permanencia en los almacenes causan gastos y perdidas a la empresa por los espacios que
ocupan.
Materiales para consumo y reposición: Tales como combustibles, lubricantes,aceites,
productos de limpieza, repuestos y productos para el mantenimiento,material de oficinas,
insumos de laboraotrio, etc.
Embalajes y envases: Los necesarios para el transporte y manutención en condiciones
adecuadas, como son los pallets, cajas, jaulas, bastidores u otros tipos de contenedores.

7. REALIZACIÓN DE UN INVENTARIO
La finalidad de un inventario es identificar y contabilizar los plaguicidas existentes,
determinar cuáles de ellos están en desuso y cuáles pueden utilizarse todavía, obtener la
información exacta que se necesita para elaborar un plan de estabilización del lugar,
determinar los métodos de eliminación idóneos y preparar un plan de eliminación.
Siempre que sea posible, una sola persona deberá coordinar todas las actividades, desde
el inventario hasta la eliminación. Las tareas y funciones de esta persona serán las
siguientes:
• Estimar los costos, determinar la fuente de financiación y preparar un plan de
eliminación por escrito;
• Coordinar la preparación y aplicación del plan de eliminación
• Establecer procedimientos para llevar a cabo inspecciones periódicas de los
plaguicidas y adoptar medidas para evitar una nueva acumulación de existencias en
desuso.

8. • Realizar o coordinar el inventario
• Proteger la salud y garantizar la seguridad de los trabajadores;
• Evaluar el inventario y decidir qué productos están en desuso;
• Elaborar un plan para estabilizar el lugar y coordinar su aplicación;
• Si es necesario, obtener más información (por ejemplo, fichas de seguridad,
etiquetas o fichas internacionales de protección frente a los productos químicos);
• Evaluar los métodos de gestión y eliminación y seleccionar el método o métodos
preferibles;

9. TIPOS DE INVENTARIO
Existen muchísimos tipos de inventarios, aunque hay tres modelos fundamentales que son los más
utilizados:
Inventarios anuales: Se realiza una vez al año, normalmente a la finalización del año fiscal. Para realizarse
debe bloquearse el almacén durante su ejecución, y cuenta con el inconveniente de la detección de
errores, ya que en caso de producirse se debe revisar mucha documentación con entradas y salidas del
producto durante todo el año.
Inventario permanente: El inventario se realiza diariamente. Ideal para la detección inmediata de errores
y para pequeños almacenes.
Inventario rotativo: Se hace el recuento de existencias de manera continua y sin detener el
funcionamiento del almacén. Puede ejecutarse durante un largo período de tiempo

10. VALORACIÓN DE EXISTENCIAS
Cuando se reciben existencias en un almacén, los precios de adquisición o coste de las existencias que entran son
diferentes, siendo lo más habitual que no sea posible identificar el coste concreto del producto, al no saberse si los
productos vendidos son los primeros que se compraron, los últimos o los intermedios. Es por ello que se hace
necesario recurrir a los métodos de valoración de existencias.
Existen tres métodos de valoración de existencias: FIFO, LIFO y PMP.
Método FIFO (fírst in, first out)
Considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta, por tanto, será el más
antiguo de los precios de adquisición existentes. Este método de primera entrada, primera salida, supone que las
existencias del almacén son las últimas que han entrado en este.
Este método supone que, en un entorno inflacionista, se incrementa el resultado de la empresa y por consiguiente su
carga tributaria.

12. Método LIFO (Last in, first out)
Las últimas existencias en entrar son las primeras en salir. El valor de coste de la última venta es igual al
precio de adquisición de la última mercancía comprada y, en consecuencia, los elementos que quedan en
el inventario se reconocen como si fueran los más viejos. No es una representación fiable de los flujos de
inventarios reales, por lo que la Norma Internacional de Contabilidad sobre inventarios prohíbe su uso
como fórmula de cálculo del coste.
Precio Medio Ponderado (PMP)
Se calcula la media ponderada de los distintos precios de entrada en función del volumen de unidades
adquiridas a cada uno de los precios. De esta manera, se obtiene un coste intermedio entre los diferentes
precios de entrada.
Al contrario del método FIFO, el coste de las mercaderías vendidas y el valor de las existentes en el
almacén es una media de precios. Se trata de armonizar y estabilizar las posibles fluctuaciones de los
mismos, siendo por lo tanto el método más recomendable.

13. Clasificación del material del almacén
Existen tres tipos de clasificación muy utilizados, aunque hay que remarcar que no son los únicos que
existen:
Según el valor del producto.
Según el uso del producto.
En función de las exigencias de almacenamiento.
Clasificación de stocks según el valor del producto
Se emplea el llamado método ABC o método de Paretto. Se divide en tres grupos:
Group A: Incluye artículos de elevado coste que, debido a ello, no se pueden almacenar en grandes
cantidades. Requieren control para evitar que se agoten. Pertenecen a este grupo el material
inventariable y los reactivos.
Grupo B: Incluye artículos en situación intermedia. El coste es menor que los artículos del grupo A y su
almacenaje, por ende, es mayor. La mayor parte del material del laboratorio se sitúa en este grupo.
Grupo C: Incluye artículos de bajo valor económico que suele ser necesario en grandes cantidades. A
este grupo pertenece el material fungible, que veremos a continuación.

14. CLASIFICACIÓN DE STOCKS SEGÚN EL USO DEL PRODUCTO
SE CLASIFICA EN DOS GRUPOS:
Material fungible: Tienen un periodo de vida corto, ya sea de un solo uso o de varias utilizaciones. A este
grupo pertenece el material desechable del laboratorio, como los portaobjetos, los cubreobjetos, las
puntas de micropipeta, tubos de ensayo, pipetas pasteur… La gran mayoría de este material es de
plástico.
Material inventariable: Materiales de poco uso y/o de elevada consistencia. Son reparables y tienen un
periodo de vida considerablemente largo, además de ser de mayor coste económico. Dentro de este
grupo encontramos el mobiliario, los microscopios, autoanalizadores, centrífugas, micropipetas,
pipetas…

16. CLASIFICACIÓN DE STOCKS SEGÚN LAS EXIGENCIAS DE ALMACENAMIENTO
Materiales sin exigencias especiales: Requieren condiciones mínimas de almacenamiento. Temperatura, ventilación
y humedad dentro de los márgenes estipulados, además de desratitación y desinsectación. El material debe estar a
salvo de riesgos eléctricos o vibraciones que puedan dañarlo.
Material estéril: Requieren condiciones que mantengan la esterilidad del artículo. Se deberá controlar el periodo de
caducidad, los indicadores de esterilidad, la rotura o el deterioro de los envases.

17. Material lábil: Son sustancias o productos que se deterioran fácilmente con la acción de diferentes agentes físicos.
Se divide en los siguientes subgrupos:
• Productos perecederos: Cuentan con fecha de caducidad y tienen un periodo de caducidad inferior a 5 años
desde la fecha de fabricación.
• Productos termolábiles: Se alteran por la acción del calor. Si el producto debe refrigerarse o congelarse, el
sistema encargado de dicha acción debe contar con termómetro, sistema de alarma para rango de temperatura y
un generador automático que salte en ausencia de corriente eléctrica.
• Productos fotosensibles: Se alteran por la acción de la luz directa. Están protegidos por recipientes especiales,
como pueden ser recipientes tintados, que impiden la entrada de la luz. Además, deben guardarse, a ser posible,
en armarios cerrados. En ausencia de recipiente especial se puede emplear un envoltorio de material reflectante,
como puede ser el papel de aluminio.
• Productos higroscópicos: Se alteran por medio de la humedad. Están protegidos por recipientes especiales y
sistemas de mantenimiento en seco. Pueden guardarse en armarios lejos de áreas húmedas, en un desecador o
requerir el uso de un equipo deshumidificador.

18. Materiales peligrosos: Son productos que presentan algún tipo de riesgo. La peligrosidad se identifica
mediante pictogramas, como los productos explosivos, inflamables, irritantes, radiactivos, etc.
Material caducado o defectuoso: Material rechazado por no haber superado los controles de calidad o
por hallarse caducado. Por tanto, debe ser eliminado del almacén. Se almacenarán separados del resto
del material hasta su eliminación (devolución, destrucción o reacondicionación).

19. ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE EXISTENCIAS EN EL
LABORATORIO
Además de la propia cualidad del almacenamiento, un
almacén debe efectuar el control de existencias mediante
el registro y el control de movimiento de los artículos
almacenados.
El control extricto de las existencias se realiza mediante
las fichas de almacén, que desarrollaremos a
continuación, y los inventarios (éstos los desarrollaremos
en otra entrada). Una ficha de almacén es un registro
continuo de entradas y salidas de artículos. Puede
tratarse de un documento físico y también de un software
informático de gestión de almacenes, con bases de datos
y con posibilidad de producir impresos físicos.

20. Los datos que recogen las fichas de almacenes son los
siguientes:
• Código o nombre de identificación de la organización.
• Nombre del producto y su variedad si existiese.
• Fecha de realización del pedido.
• Datos del proveedor.
• Fecha de entrada en el almacén.
• Número de factura de la compra del material.
• Número de serie y/o número de lote de cada
producto.
• Fecha de salida del almacén.
• Unidad o servicio a quien se entrega el material.
• Número de unidades compradas, precio unitario y
total del producto.

21. DISTRIBUCIÓN Y REPOSICIÓN DEL MATERIAL
Conviene conocer una serie de conceptos relacionados con el tema:
Aprovisionar: Actividad destinada a poner a disposición de una organización todos los productos, bienes y
servicios, necesarios para su funcionamiento, procedentes del exterior.
Suministrar: Actividad que tiene como finalidad aprovisionar de material al almacén y/o a los servicios sanitarios.
Suministro interno: Tarea encaminada a abastecer a los distintos servicios desde el almacén.
Suministro externo: Tarea encaminada a abastecer el almacén desde el proveedor.
La distribución y reposición del material se lleva a cabo en tres etapas:
Identificación del consumo.
Reposición de stocks.
Seguimiento e información del proceso.