Este documento describe las características y funcionalidades básicas de Microsoft Access. Explica que Access es una herramienta de base de datos que permite crear, personalizar y compartir bases de datos fácilmente. Las tablas son fundamentales en Access porque almacenan la información en registros y campos. Los campos definen los tipos de datos que pueden almacenarse y existen diferentes tipos como texto, numérico y fecha. Las claves primarias identifican registros de manera única y los índices ayudan a buscar y ordenar registros

1. TRABAJO SOBRE ACCESS
Valentina Lenis Chavarro
Magister Guillermo Mondragón Castro
8-6
Institución Educativa Liceo Departamental
Santiago de Cali Valle del Cauca
2018

2. QUE ES ACCESS:
Este forma parte de MICROSOFT OFFICE, paquete de aplicaciones para realizar tareas de
oficina. Este permite gestionar una base de datos; Access fue lanzado en 1992 y desde este
momento se han creado diferentes versiones de este que aumentan las funciones del software.
Actualmente se utiliza para gestionar datos por medio de consultas etc. Y también permite
importar información creada en otros softwares.
ACCESS SE HA CONVERTIDO EN UNA HERRAMIENTA VITAL PARA MUCHOS
DEBIDO A QUE PERMITE:
. Realizar fácilmente una base de datos de un tema x.
. Cada una de estas bases se pueden personalizar sin necesidad de un desarrollador.
. Se pueden compartir todas y cada una de estas bases de datos por medio de diferentes medios.
. Es bastante económica entre otras razones.
TABLAS DE ACCESS:
Son fundamentales para este software ya que en ellas es donde se almacenan toda la información
de una base de datos, esta son listados basados en un asunto que contiene datos organizados en
registros, divididos en campos, una base de datos puede contener varias tablas y estas a su ves
pueden contener muchos campos.
EJEMPLO: Una empresa utiliza una de las tablas para organizar datos de sus proveedores como
su nombre correo electrónico numero de contacto producto que distribuyen entre otros datos
importantes.
CAMPOS DE ACCESS:
Toda tabla de Access se compone de campos. Estos describen las propiedades, características y
comportamientos de los datos allí agregados; gracias a esto podemos deducir que los campos son
las propiedades más importantes de Access por que nos permiten determinar qué datos o
información puede ser almacenada en cada uno de los campos.

3. TIPOS DE CAMPOS:
Los tipos de campos define que tipo de contenido podrá almacenar cada campo.
CLASIFICACION:
*TEXTO: Se utiliza para incluir textos no tan extensos como nombres, apellidos, direcciones,
etc.
*NUMERICO: Se usa para incluir cantidades numéricas que no sean monedas ($) y que sea
utilizado para realizar operaciones.
*FECHA Y HORA: Se usa para adicionar fechas y hora que pueden ser de entrada o salida de un
producto o fecha de caducidad del mismo entre otras muchas utilidades.
*MEMO: Se usa para textos de los cuales no se conoce la longitud.
*MONEDA: Se emplea para cantidad de moneda ($).
*SI NO: Se utiliza para los campos en los que se encuentran dos opciones por lo general son SI
o NO.
*OBJETOS OLE: se usa para incluir imágenes u objetos de otras aplicaciones.
*HIPERVINCULO: se usa para incluir direcciones WED o archivos de la RED.
*DATOS ADJUNTOS: Como su nombre lo dice permite adjuntar otros archivos que sean
permitidos por Access.
*MULTIVALOR: Como su nombre lo indica permite agregar o almacenar más de un valor en un
campo determinado.
* CALCULADO: Permiten automatizar un cálculo manual el cual es mayormente utilizado en
procesos de negocio.
CLAVE PRINCIPAL:
Esta clave proporciona un valor único para cada fila de una tabla, además de permitir identificar
los registros gracias a esta se puede saber sin rango de equivocación el registro a el cual
identifica.

4. Se puede utilizar para asociar los datos entre tablas y aunque no es un requerimiento es
altamente recomendado y ayuda a acelerar la recuperación de datos.
EJEMPLO CLAVE PRINCIPAL Y CLAVE EXTERNA:
1: clave principal
2. clave externa
INDICE:
Se crea para ayudar a Microsoft Access buscar y ordenar los registros más rápidamente.
Este sirve para ubicar los registros basándose en el campo o campos que desea indizar teniendo
en cuenta que puede ser uno ovarios campos, normalmente son a los cuales se les hace búsqueda
con frecuencia, un aspecto a tener en cuenta es que Microsoft Access puede volverse mas lento si
la tabla de destino contiene índices. En algunas ocasiones Access crea un índice
automáticamente y en otras es posible que requiera crearlo usted. La clave principal de una tabla
de Access se indizará automáticamente, no es posible indizar un campo tipo OBJETO OLE,
CALCULADO O DATOS ADJUNTOS en el caso de los demás es posible indizarlos, pero
deben cumplir con algunas condiciones:
*Se anticipa a que va a buscar valores almacenados en el campo.
*Si anticipa que va a ordenar valores del campo.

5. *Si anticipa que va a almacenar muchos valores diferentes en el campo, si muchos de los valores
del campo son iguales es posible no acelere las consultas de la manera deseada.