MODELO DE ACTAS A USARSE EN EL PROCESO DE TRANSFERENCIA DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LS GOBIERNOS REGIONALES

1. ANEXO N° 08
ACTA DE ESTADO SITUACIONAL DE LA GERENCIA DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y
ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS
En la Ciudad de Madre de Dios, siendo las……………horas del día ………, en presencia de del
Sr………………………………(Gerente de Planeamiento,PresupuestoyAcondicionamiento Territorial), y
los Sres……………………………………… miembros de la Comisión de Transferencia del Presidente
Regional Electo, se procedió a levantar el Acta del Estado Situacional de la Gerencia de
Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial de la Región de Madre de Dios,
obteniéndose el siguiente resultado:
1. Verificación de los principales Planes e Instrumentos de Gestión Institucional.
N° Planes
Verificación(*)
Si No
1 Plan de Desarrollo Regional Concertado
2 Plan de Competitividad Regional
3 Plan de Regional de Desarrollo de Capacidades Humanas
4 Planes de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa
5 Planes de Desarrollo Regional de Salud
6 Plan de Ordenamiento Territorial
7 Planes y Programas de Desarrollo Urbano y Regional
8 Planes y Políticas de la Región en Materia Agraria
9 Planes y Proyectos de Desarrollo Agrario y Agroindustrial
10 Planes y Políticas en Materia de Industria de la Región
11 Planes y Políticas en Materia de Comercio de la Región
12 Planes y Políticas en Materia de Transporte de la Región
13 PlanesyPolíticasenMateria de Energía, Minas e Hidrocarburos
de la Región
14 Programa de Desarrollo Institucional
15 Programa de Promoción de Inversiones y Exportaciones
Regionales
16 Programa Regional de Cuencas, Corredores Económicos y de
Ciudades Intermedias
17 Programa de Desarrollo de la Cultura, Ciencia y Tecnología
18 Programa de Desarrollo del Deporte y Recreación Regional
19 Programa en Materia de Población a Nivel Regional
20 Programa de Adecuación y Manejo Ambiental (PAMA)
21 Programa Regional de Promoción de formación de Empresas,
Consorcios y Unidades Económicas
(*) Aplicar técnica de checklist

2. N°
Instrumentos de Gestión Verificación(*)
Si No
1 Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
2 Estructura Orgánica y Organigrama Estructural
3 Manual de Organización y Funciones (MOF)
4 Cuadro de Asignación de Personal (CAP)
5 Presupuesto Analítico de Personal (PAP)
6 Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA)
7 Manual de Procedimientos (MAPRO)
8 Reglamento Interno de Consejo Regional
9 Clasificador de Cargos
10 Memorias de Gestión 2006-2008
11 Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC)
12 Otros
(*) Aplicar técnica de checklist
2. Últimos Documentos emitidos por la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial
Documento N° Fecha Asunto y/o Referencia
Oficio
Memorando
Circular
Informe
Otros
3. Expedientes existentesenlaGerenciade Planeamiento,PresupuestoyAcondicionamiento
Territorial
Expedientes
Nombre del recurrente/Área Asunto Comentario/
Observaciones(*)
N° Fecha
(*) Se anotara cualquierhechoque resulteobservable(retenciónodemoraenatenciónde
expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, documentos ilegibles,
deteriorados, borrones, enmendaduras y/o correcciones, etc.).

3. 4. Registro de documentos ingresados y/o salidos de la Gerencia de Planeamiento,
Presupuesto y Acondicionamiento Territorial
Registro Verificación(*)
Fecha de último registro
Foliación en cada una de sus hojas o por documento
entregado
Cargo de documentos entregados con la firma de
quien lo recepciono en señal de conformidad
5. Comisiones Internas de trabajo, Comisiones Especiales u otras en las que participe la
Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial
Resolución Denominación de la
Comisión
Cargos y/o funciones
N° Fecha
6. En relacióna ladocumentacionen poder de la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial, cuyo titular es conformante de Comisiones Internas de
Trabajo, Comisiones Especiales u otras.
Libro de Actas Verificación(*)
Fecha de legalización o autorización
Ultimo folio utilizado
Folios en Blanco
Folios con Correcciones
Folios con Enmendaduras
Actas no cerradas de Sesiones(indicar fechas)
Actas con líneas en blanco
Actas nosuscritaspor losintegrantesde la respectiva
comisión
(*) Se anotara cualquier hecho que resulte observable (registro no actualizado, folios en
blanco, con correcciones, borrones y/o enmendaduras etc.).
En caso que los citados Libros de Actas no obraran en la Gerencia de Planeamiento,
Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, aplicar el presente procedimiento en la
correspondiente unidad orgánica cuyo funcionario lo tuviera en su poder.

4. Expedientes
Expedientes
Asunto Comentario/
observaciones(*)
N° Fecha
(*) Se anotara cualquierhechoque resulteobservable(retenciónodemoraenatenciónde
expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, borrones, etc.).
7. Articulaciónde losPlanesInstitucionalesde Corto,Mediano y Largo Plazo; Plan Operativo
Institucional –POI,Plande DesarrolloInstitucional – PDI o Plan Estrategico Institucional –
PEI y Plan de Desarrollo Regional Concertado – PDC.
SI □ NO □ PARCIALMENTE □
8. Registro o control sobre las deudas devengadas de años anteriores y de las cuentas
pendientes de pago del presente año.
Fecha último registro ………………………………………..
Importe total …………………………………………
Remuneraciones y bonif……………………………………
Aportes sociales ………………………………………..
Retenciones sociales ………………………………………..
AFPS ………………………………………..
9. Ejecución de los Presupuestos Participativos años 2009-2011.
Año SI NO Presentacion Informe de Rendición de Cuentas
2009
2010
2011
10. Conformantes del Comité de Vigilancia de los Presupuestos Participativos 2009-2011.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….

5. …………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
11. Conformación del actual Consejo de Coordinación Regional.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
12. Programa Multianual de Inversión Publica – PMIP del Gobierno Regional.
13. Disposición
Asunto Comentario/
observaciones(*)
N° Fecha
(*) Hechos observables en opinión de la Comisión de Transferencia
13. Organismos no Gubernamentales – ONGs cooperantes que apoyaron en asuntos de
competenciafuncional de laGerenciade Planeamiento,PresupuestoyAcondicionamiento
Territorial 2013 – 2014
Organismo /Año Descripción del Apoyo
14. Disposiciones relacionadas a las políticas dispuestas en materia de administración y
adjudicación de terrenos de propiedad del Estado. (Artículo 62° de la Ley Orgánica de
Gobierno Regionales)
Disposición
Asunto Comentario (*)N° Fecha

6. 15. Disposiciones del Gobierno Regional en relación a los actos de inmatriculación
saneamiento, adquisición, enajenación, administración y adjudicación de los terrenos
urbanos y eriazos de propiedad del Estado en la Jurisdicción del Gobierno Regional.
Disposición
Asunto Comentario (*)N° Fecha
(*) Hechos observables en opinión de la Comisión de Transferencia
16. Estado situacional de los bienes asignados a la Gerencia de Infraestructura (equipo de
cómputo, mobiliario, útiles de oficina y otros)
Equipo de cómputo
Marca Periféricos(*) Antivirus Situación
(*) Mouse, parlantes, CD-ROOM, DVD-ROOM
Mobiliario
Tipo Color Material N° Código Situación
Escritorio
Silla
Archivador
……………
……………
Equipo de oficina
Tipo Marca N° Código(*) Situación
Teléfono
Fax
Celular (incluido
cargador)
Perforadora

7. Extintor
(*) Según ultimo inventario del año……
COMENTARIOS:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Los que suscribendanconformidadala informaciónque esta Acta contiene y que ha sido
proporcionada por el Gerente de Infraestructura y verificada por la Comisión de
Transferencia, en virtud de lo cual firman:
…………………………………………………………. ………………………………………………………
Gerente de Planeamiento, Presupuesto Representante del
Y Acondicionamiento Territorial Presidente Regional electo

8. ANEXO N° 39
ACTA DE ESTADO SITUACIONAL DE LA GERENCIA DE INFRAESRUCTURA DEL GOBIERNO
REGIONAL DE MADRE DE DIOS
En la Ciudad de Madre de Dios, siendo las……………horas del día ………, en presencia de del
Sr………………………………(Gerente de Infraestructura), y los Sres……………………………………… miembros
de la Comisiónde Transferenciadel Presidente Regional Electo, se procedió a levantar el Acta del
Estado Situacional de laGerenciade Infraestructurade laRegiónde Madre de Dios, obteniéndose
el siguiente resultado:
14. PlanAnual de Actividades2015 con inclusióndel presupuestoque demande su ejecución.
Disposición
aprobatoria
Denominación Mes de
ejecución
Monto asignado
según el PIA
N° Fecha
15. Verificaciónde Planes,ProgramasyProyectosde laGerenciade Infraestructuraen materia
de vialidad,transporte,comunicaciones,telecomunicacionesyconstrucciónanivel de jurisdicción
regional.
Denominación
(Plan, Programa,
y/o Proyecto)
Plazo de
ejecución
Monto
presupuestado
Comentario(*)
(*) Se anotara cualquierhechoque segúnlaComisiónde Transferenciaresulteobservable.
16. En relación al numeral anterior, nivel de implementación y ejecución de los Planes,
Programas y Proyectos en materia de su competencia funcional.
Denominación
(Plan, Programa,
y/o Proyecto)
Situación
Pendiente de
ejecución
En proceso de
ejecución
Culminado

9. 17. Conveniosinterinstitucionalessuscritosporel GobiernoRegional con incidencia funcional
en la Gerencia de Infraestructura 2009-2010.
Convenio Entidad Asunto Vigencia Monto
presupuestado
Comentario(*)
(*) Se anotara cualquierhechoque segúnlaComisiónde Transferenciaresulteobservable.
18. En relación al numeral anterior, nivel de implementación y ejecución de los Convenios
relacionados con la Gerencia de Infraestructura.
Denominación
(Plan, Programa,
y/o Proyecto)
Situación
Pendiente de
ejecución
En proceso de
ejecución
Culminado
19. Últimos Documentos emitidos por la Gerencia de Infraestructura
Documento N° Fecha Asunto y/o Referencia
Oficio
Memorando
Circular
Informe
Otros
20. Expedientes administrativos existentes en la Gerencia de Infraestructura
Expedientes
Nombre del recurrente/Área Asunto Comentario(*)N° Fecha
(*) Se anotara cualquierhechoque resulteobservable(retenciónodemoraenatenciónde
expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, documentos ilegibles,
deteriorados, borrones, enmendaduras y/o correcciones, etc.).

10. 21. Expedientes Técnicos existentes en la Gerencia de Infraestructura relacionados a
proyectos de infraestructura vial, energética, de comunicaciones y de infraestructura
básica.
Expedientes
Nombre del
recurrente
Asunto Comentario/
observaciones(*)
N° Fecha
(*) Se anotara cualquierhechoque resulteobservable(retenciónodemoraenatenciónde
expediente, expediente sin foliación, foliación incompleta, documentos ilegibles,
deteriorados, borrones, enmendaduras y/o correcciones, etc.).
22. Listado de proyectos de inversión con indicación de su estado situacional.
Denominación
del Proyecto
Asunto Estado
Situacional
Comentario/
observaciones(*)
(*) Se anotara cualquier hecho que resulte observable.
23. Registro o control sobre desembolsos y saldos disponibles sobre las obras en ejecución
años 2009-2010
Denominación
del Proyecto
Asunto Estado
Situacional
Comentario/
observaciones(*)
(*) Se anotara cualquier hecho que resulte observable (registro no actualizado, folios en
blanco, con correcciones, borrones y/o enmendaduras etc.).

11. 24. Cuentas por pagar de obras concluidas años 2009-2010
Denominación
del Proyecto
Fecha de termino Cuentas por
pagar
Comentario/
observaciones(*)
(*) Se anotara cualquier hecho que resulte observable.
25. Relación de obras paralizadas con más de tres (3) meses en esta situación.
Denominación
del Proyecto
Ubicacion Causal de
paralización
Comentario/
observaciones(*)
26. Obras concluidas pendientes de liquidación técnica y financiera.
Denominación
del Proyecto
Ubicacion Presupuesto Comentario/
observaciones(*)
27. Estado situacional de los Cuadernos de Obras, de las obras ejecutadas durante los años
2013 y 2014
Libro de Actas Verificación(*)
Fecha de legalización o autorización
Ultimo folio utilizado
Folios en Blanco
Folios con Correcciones

12. Folios con Enmendaduras
Actas no cerradas de Sesiones(indicar fechas)
No distribución de las copias de los folios del
Cuaderno de Obras
Cuadernos con líneas en blanco
Asientos no suscritos por los integrantes de la
respectiva comisión
(*) Se anotara cualquier hecho que resulte observable (registro no actualizado, folios en
blanco, con correcciones, borrones y/o enmendaduras etc.).
28. Estado situacional del archivamiento, conservación y custodia de los expedientes
existentes por todo concepto en la Gerencia de Infraestructura y de sus unidades
orgánicas conformantes
Libro de Actas Verificación(*)
Archivadas por años
Archivadas por asunto, ubicación geográfica u otra
modalidad
Expedientes debidamente foliados
Archivados en lugar seguro y con restricciones a su
acceso
Tipoo registrode control sobre ingresoysalidade los
mismos (manual, sistema informático)
(*) Se anotara cualquier hecho que resulte observable (registro no actualizado, folios en
blanco, con correcciones, borrones y/o enmendaduras etc.).
29. Registro de documentos ingresados y/o salidos de la Gerencia de Infraestructura.
Libro de Actas Verificación(*)
Fecha de último registro
Foliación en cada una de sus hojas o por documento
entregado
Cargo de documentos entregados con la firma de
quien lo recepciono en señal de conformidad
30. Comisiones Internas de trabajo, Comisiones Especiales u otras en las que participe el
Gerente de Infraestructura.
Resolución Denominación de la
Comisión Comentario/
observaciones(*)
N° Fecha

13. 31. En relacióna ladocumentacion en poder de la Gerencia de Infraestructura cuyo titular es
conformante de Comisiones Internas de Trabajo, Comisiones Especiales u otras.
Libro de Actas Verificación(*)
Fecha de legalización o autorización
Ultimo folio utilizado
Folios en Blanco
Folios con Correcciones
Folios con Enmendaduras
Actas no cerradas de Sesiones(indicar fechas)
Actas con líneas en blanco
Actas nosuscritaspor losintegrantesde la respectiva
comisión
(*) Se anotara cualquier hecho que resulte observable (registro no actualizado, folios en
blanco, con correcciones, borrones y/o enmendaduras etc.).
En caso que los citados Libros de Actas no obraran en la Gerencia de Infraestructura,
aplicarel presente procedimientoenlacorrespondiente unidadorgánicacuyo funcionario
lo tuviera en su poder.
Expedientes
Expedientes
Asunto Comentario/
observaciones(*)
N° Fecha
(*) Se anotara cualquierhechoque resulteobservable(retenciónodemoraenatenciónde
expediente,expedientesinfoliación, foliaciónincompleta,documentosilegibles,borrones,
enmendaduras y/o correcciones, etc.).
32. Estado situacional de los bienes asignados a la Gerencia de Infraestructura (equipo de
cómputo, mobiliario, útiles de oficina y otros)
Equipo de cómputo
Marca Periféricos(*) Antivirus Situación

14. (*) Mouse, parlantes, CD-ROOM, DVD-ROOM
Mobiliario
Tipo Color Material N° Código Situación
Escritorio
Silla
Archivador
……………
……………
Equipo de oficina
Tipo Marca N° Código(*) Situación
Telefono
Fax
Celular (incluido
cargador)
Perforadora
Extintor
(*) Según ultimo inventario del año……
COMENTARIOS:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Los que suscribendanconformidadala informaciónque esta Acta contiene y que ha sido
proporcionada por el Gerente de Infraestructura y verificada por la Comisión de
Transferencia, en virtud de lo cual firman:
…………………………………………………………. ………………………………………………………
Gerente de Infraestructura Representante del
Presidente Regional electo