Este documento presenta información sobre la administración y operación de almacenes e inventarios. Incluye temas como objetivos de almacenes alineados con la estrategia empresarial, métodos para medir el desempeño de almacenes, la importancia de la planificación, el uso de tecnologías como códigos de barras, y aspectos clave para una administración efectiva como la recepción, almacenamiento, manejo y control de inventarios.

1. Agosto 2011 José Antonio Juárez Sosa

2.  MANTENER APAGADO EL CELULAR
 RESPETAR OPINIONES
 PARTICIPACION EN ORDEN
 PUNTUALIDAD
Lic. Jose Antonio Juárez

3. Lic. Jose Antonio Juárez

4.  30 MINUTOS
EXAMEN DE PREDIAGNOSTICO 15
Lic. Jose Antonio Juárez

5.  Los objetivos de la administración de inventarios
 Los niveles del inventario-objetivos
 Técnicas del control de inventario I
 Técnicas de control de inventario II
 La importancia de mantener buenos datos de lo almacenado
 Aplicación del procesamiento electrónico de datos para el control
de inventario.
 Evaluación de la administración de inventario y revisión de
técnicas para su mejoramiento.
Lic. Jose Antonio Juárez

6. Los participantes lograran disminuir las
pérdidas en un almacén, aplicando, de
manera eficaz, principios y técnicas de
control de inventarios, a través de una
adecuada planeación, organización y
evaluación de los mismos, así como
Mantener al mínimo las inversiones en
inventarios y cumplir con los requerimientos
de producción y demanda del mercado.
Lic. Jose Antonio Juárez

7.  Influir positivamente en los resultados de la empresa apoyando el servicio a
clientes y en reducciones de costos operativos y financieros
 Planear las actividades en el almacén apoyado en el trabajo en equipo
 Establecer medidores de desempeño alineados con la estrategia empresarial
 Mejorar el proceso interno del almacén e inventario logrando mayor rotación
de los mismos.
 Elevar el nivel de servicio a clientes internos y externos
 Eficientar el espacio en almacén
 Mantener integridad de los registros por medio de la exactitud físico –libros
 Mejora de la identificación y acomodo de materiales

8. La función de planificar en una organización se lleva a cabo para decidir
hoy el lugar donde se requiere ocupar a corto, mediano y largo plazo, donde
los resultados dependerán de la clara definición de objetivos, estrategias y
recursos destinados para el logro de las mismas. La función de almacenaje
por su importancia competitiva para las empresas está teniendo forma
creciente un lugar importante en la planeación estratégica.
El proceso de planificación, los cambios en la estructura organizacional, los
estilos de liderazgo y los sistemas de verificación de resultados son
elementos administrativos necesarios para llevar a cabo con éxito la función
de almacenaje.
Los Sistemas de Trabajo, y todas las actividades de un Departamento de
Almacenes deben estar orientados a cumplir con su Misión que es la
satisfacción de las necesidades de sus clientes, sean estos internos o
externos.

9. El por qué de los medidores?
 Para Saber donde estamos
 Para saber a donde vamos
 Para motivar comportamientos positivos
 Para inducir hacia resultados empresariales
Los medidores deben impactar y motivar el
comportamiento de los integrantes de las organizaciones

10. Medidores de las áreas alineados con medidores
empresariales
Servicio
Operación Comunicación
Respuesta
Mejora
Rentabilidad
 Con otras
Integral en Entrega
áreas
el proceso Costos
Recursos Disponibilidad Operativos
del Con Clientes
Humanos almacén
Liderazgo Internos Nivel de
Mejora Inventario
Motivación en Externos
procesos Rotación de
operativos
Trabajo en Equipo Inventario
en general
Clima Laboral

11.  Calidad en el servicio a
clientes
Objetivos y
estrategias  Productividad operativa
y financiera
organizacionales
 Relaciones saludables
con autoridades fiscales

12. OBJETIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS
•Tiempos de entrega oportunos
•Amortiguar incertidumbre en la demanda Servicio al cliente
•Disponibilidad de productos
Racionalizar el nivel de inventarios
Mejorar la rotación de los inventarios
Costos
Mejorar las decisiones de cuando y cuanto
pedir
Procesos de información para efectos fiscales Información Fiscal
Datos de inventario exactos

13.  ANOTE LOS OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA
ESTRATEGIA EMPRESARIAL, QUE A SU JUICIO SE DEBEN
TENER EN UN ALMACÉN
 ANOTE LAS ACCIONES QUE PODRÍA EN PRÁCTICA
PARA LOGRAR REDUCIONES DE COSTOS EN EL
ALMACÉN

14. Importancia del Desarrollo Humano y Tecnológico
El nuevo paradigma de desarrollo tecnológico
•Proceso de globalización •La información es el principal
•Avances tecnológicos en sistemas de impulsor del cambio
información y cómputo (ERP, MRP, -Amplia
DRP, EDI, CÓDIGO DE BARRA, etc.) -Tiempo Real
•Paradigma vigente: Velocidad - Disponible
•Justo a tiempo - Bajo costo
•Calidad total •Las redes toman importancia
- Colaboración
- Globales
- Relaciones Ganar-Ganar

15. El nuevo paradigma de desarrollo humano
•El cambio es permanente •Mentalidad empresarial
•Presiones de inventarios •Personas dispuestas a ofrecer calidad
•Administración del conocimiento e en servicio a clientes
innovación •Flexibilidad
•Personal altamente capacitado •Personas con alto nivel de autoestima
•Trabajo en equipo •Personas asertivas
•Personas motivadas •Personas positivas
•Mentalidad innovadora •Personas productivas
•Personas facultadas

16. PRODUCCIÓN
D N C S
FINANZAS L
I
R ALMACÉN Y PRESTADORES I
E RECURSOS HUMANOS TRÁFICO DE SERVICIO E
C N
C T
I COMPRAS E
Ó
VENTAS OBJETIVO
SERVICIO
RENTABILIDAD

17.  ANOTE SUS PRINCIPALES CLIENTES (INTERNOS Y EXTERNOS) Y LAS
NECESIDADES QUE DEBE SATISFACER EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
( CLIENTE / NECESIDADES )
 ANOTE LAS ACCIONES QUE PONDRÍA EN PRÁCTICA PARA DAR UN
SERVICIO DE EXCELENCIA A SUS CLIENTES

18. Una nueva Visión en el Almacenaje
El mundo de los negocios esta sufriendo cambios cada vez mas acelerados, donde las
exigencias de los mercados obligan a las empresas a ser más y más competitivas para
satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes.
La manera de administrar los negocios en el siglo XXI presenta retos que solo aquellos que
tengan una visión del cambio podrán sortear.
El futuro plantea una gran oportunidad para aquellas empresas que administren
adecuadamente la información interna y de su entorno, además de orientar todas sus
actividades a ofrecer un alto nivel de servicio a sus clientes.
En pocas palabras el siglo XXI será la época de la información y del servicio.
Una adecuada administración de los almacenes, inventarios y la distribución de productos,
permitirá a las empresas reducir sus costos al mismo tiempo que se incrementa la
productividad y el nivel de servicio.

19. Red electrónica que permite transmitir información de negocios de
un sistema de computo a otro
EMPRESA
PROVEEDORES CLIENTES
AGENTE
TRANSPORTISTAS
ADUANAL

20. El código de Barras en el almacén
RECEPCION OPERACION SURTIDO Y
EMBARQUE
 ALMACENA POR  EXACTITUD Y  VELOCIDAD PARA
LOCALIZACION EN RAPIDEZ PARA LOCALIZAR, SURTIR Y
TIEMPO REAL MANTENER , EMBARCAR
LOCALIZAR Y
RASTREA RASTREAR AUMENTA LA
INVENTARIO POR PRODUCTOS PRODUCTIVIDAD Y EL
PEPS SERVICIO
RAPIDEZ Y
ADMINISTRA EXACTITUD EN
FECHAS DE CONTEOS
CADUCIDAD

21. Aspectos Clave en la Administración y Operación del Almacén
 Recepción y
envíos
 Almacenaje
Área de  Mantener
gestión en Registros
almacenes  Manejo Eficiente
y Control Físico
 Exactitud por
Medio de
Auditorias Físicas

22. Aspectos Clave en la Administración y Operación del Almacén
 Liderazgo
 Planeación
Nuevo
 Fuerza de Trabajo
Pensamient Capacitada y Flexible
oy
 Trabajo en Equipo
Requisitos
 Orientación al Servicio
para el
Cambio  Mayor Rotación de
Inventarios

23. Manejo de Espacio en el
Almacén
Uno de los principios básicos con que debe contar un almacén es el lay-out, que
optimiza los procesos de manejo de materiales y sistemas de almacenaje para
obtener un flujo continuo de materiales e información entre los procesos y, al
mismo tiempo, maximizar el espacio disponible y el área cubica del edificio.
El Espacio cuesta…...la rotación de inventarios disminuye costos

24. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES EN EL DISEÑO DEL LAY-OUT DEL
ALMACEN
A mayor movimiento, entonces mayor cercanía, menor altura
Permitir flujo en línea recta
No permitir pasillos con extremos muertos
Proveer áreas de recepción/surtido correctamente dimensionadas
Proveer pasillos con dimensiones suficientes para circulación ( montacargas, personas )
Proveer espacio para futuras expansiones
Utilización de áreas y aprovechamiento de cubos
Permitir pasillos principales con circulación doble

25. CLASIFICACION DEL MATERIAL EN ALMACEN
La clasificación o acomodo de material dentro del almacén es muy importante y este
debe ser de acuerdo a los movimientos y/o necesidades de cada empresa.
Existe un tipo de clasificación que es el mas común y efectivo dentro del medio, la
clasificación ABC.
Esta se divide en tres clases, de acuerdo a su valor y uso.
ABC = utilización anual por el costo unitario
Clasificación A Representa el 80% del costo y el 20% de los artículos
Clasificación B Representa el 15% del costo y el 30% de los artículos
Clasificación C Representa el 5% del costo y el 50% de los artículos

26. Pasos para efectuar un análisis ABC
Determinar el uso anual en piezas
Multiplicar por el costo unitario
Ordenar el resultado de mayor a menor uso en unidades monetarias
Obtener el porcentaje individual
Obtener el porcentaje acumulado
Asignar categorías aplicando la ley de pareto ( 80-20)
Ley de Pareto: En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto ,creó una fórmula
matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando
que el 20% de la población concentraba el 80% de la riqueza. 20% “esencial” que son
el conjunto de tareas que, generalmente, consumirá el 80% del tiempo y de los
recursos. El análisis ABC es otra forma de categorizar gran cantidad de datos,
agrupándolos por importancia o prioridad. Así, en la categoría A entrarán los de más
alta prioridad, en la B los de prioridad intermedia y en la C los de menor importancia.

27. Ley de Pareto: En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto ,creó una fórmula
matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando
que el 20% de la población concentraba el 80% de la riqueza. 20% “esencial” que son
el conjunto de tareas que, generalmente, consumirá el 80% del tiempo y de los
recursos. El análisis ABC es otra forma de categorizar gran cantidad de datos,
agrupándolos por importancia o prioridad. Así, en la categoría A entrarán los de más
alta prioridad, en la B los de prioridad intermedia y en la C los de menor importancia.

28. Dados los siguientes datos efectuar una clasificación ABC:
ARTICULO USO ANUAL COSTO USO ANUAL EN
PIEZAS UNITARIO $
A 4,000 70
B 19,500 110
C 400 100
D 10,000 50
E 200 140
F 24,000 70
G 1,600 80
H 8,000 60
I 1,000 70
J 500 90

29. Dados los siguientes datos efectuar una clasificación ABC:
ARTICULO USO ANUAL $ % % ACUMULADO CLASIFICACION
B 2,145,000
F 1,680,000
D 500,000
H 480,000
A 280,000
G 128,000
I 70,000
J 45,000
C 40,000
E 28,000
TOTAL 5,396,000

30. Aplicaciones practicas del ABC
Conteos cíclicos
Políticas de reordenamiento
Niveles de existencia de seguridad
Manejo físico de materiales
Negociaciones y evaluaciones de proveedores
Seguimiento de ordenes

31. Funciones del analista de inventarios, supervisor, jefe de almacén
Define los artículos que serán contados
Verifica las variaciones de los conteos
Determina cuando se deben de hacer recuentos
Reconcilia los errores con los registros
Determina causas
Recomienda política o procedimientos
Reporta el desempeño
Interactúa con contabilidad

32. Fuentes típicas de
error
Descuido
Obtención de partes erróneas
Sustitución de materiales
Identificación incorrecta
Almacenamiento descontrolado
Robo, disminución
Errores al escribir
Error en la unidad de medición
Simplemente conteos incorrectos
Mal control de documentos
Falta de procedimientos
Falta de capacitación

33. Personal y seguridad en el
almacén
 Ser líder es una oportunidad de servir no de lucirse….
REGLAS BASICAS PARA EL MANEJO DE PERSONAL
1. Establezca objetivos claros y accesibles
2. Cuente con un plan bien desarrollado para desempeñar los objetivos del
departamento
3. Reporte los progresos
4. Desarrolle la técnica de tratar a cada persona como un ser individual
5. Mantenga la disciplina, aceptando únicamente el mejor esfuerzo
6. Reconozca los logros, particularmente el desempeño relevante
7. Verifique los proyectos con un programa regular de seguimiento
8. Propicie un ambiente de motivación y conviértase en líder
9. Desarrollo de habilidades de empleados (colaboradores)
10. Fomentar motivación y recompensas en el ambiente de trabajo

34. Seguridad en el Almacén
Como se puede mejorar la prevención de accidentes de trabajo?
 El orden y limpieza
 Uniforme de trabajo
 Condiciones de las instalaciones y el equipo
 La capacitación
--Lo que si se debe hacer y lo que no se debe hacer
 La administración
--Lleve estadísticas y haga un reporte de todos los accidentes, incidentes y
posibles perdidas

35. Seguridad del personal
1. Políticas de seguridad en el almacén
2. Reducción de costos
3. Mini cursos por el personal
4. Tranquilidad y salud empresarial
5. Estadísticas de accidentes / incidentes
6. Equipo de seguridad y emergencias
7. Incentivos
8. Condiciones del equipo de trabajo y de seguridad
9. Grupo de observadores