1) La racionalización en la administración se refiere a la aplicación de técnicas y conocimientos para lograr los objetivos de manera eficiente y eficaz en entornos dinámicos. 2) La administración pública debe enfocarse en prestar servicios de calidad que satisfagan a los ciudadanos. 3) La administración implica funciones como la planeación, organización, dirección, coordinación y control para alcanzar metas compartidas de forma eficaz y eficiente.

1. LA RACIONALIZACIÓN EN LA
ADMINISTRACIÓN

2. La gestión es definida como la acción de gestionar, la acción de
administrar, entendida como la acción de hacer diligencias conducentes
al logro de un resultado esperado. En ese sentido la gestión es
utilizada como un termino para hacer referencia al periodo de tiempo
en el cual una persona detenta un cargo sea este político o de
dirección; sin embargo, lo que esta detrás del mismo es la capacidad
de gobierno y dirección ejercidas por una persona en un tiempo y
espacio determinado.
La administración pública, tiene potestad, y prerrogativas definidas por
el interés público, siendo su misión, la prestación de servicios. En este
sentido, el modelo de gestión publica debe permitir la definición de
estrategias organizativas para prestar dichos servicios, orientándose
hacia el resultado final de la actividad y no hacia las garantías
procedímentales, de manera que pueda medir y evaluar el servicio
producido y la satisfacción del cliente ciudadano.

3. ADMINISTRACIÓN
Es un conjunto de Técnicas (Planeamiento,
Ejecución, Organización, Ejecución, Evaluación y
Control) y conocimiento para lograr los objetivos propuestos
con EFICIENCIA y EFICACIA en un entorno cada vez más
dinámico.
Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que
las personas, trabajando en equipo, alcancen con EFICACIA
y EFICIENCIA metas compartidas.

4. ADMINISTRACIÓN
O
Organización Evaluación
N
R. H. E F I C A CIA
R
O B J E T I V O
O
T
R. E.
Planeamiento Ejecución Control
N
EFICIENCIA
E
A D M INIS T R A C IÓ N

5. ADMINISTRACION
La doctrina y conocimientos de Administración, son muy amplios,
los cuales deben tomarse como elementos que permitan
encuadrar convenientemente la parte de Racionalización, que
tiene un carácter de Administrativo. Por esa razón, la ampliación
de los temas referentes a los diferentes tipos de Racionalización
aplicada, ( de Recursos Humanos, Financieros; materiales,
de
producción, etc.)
“ La Administración consiste en la creación de un ambiente
adecuado para que la organización logre sus objetivos en el
menor tiempo y a menores costos “.

6. CONCEPTO
Etimológicamente Administración tiene un significado que
proviene de dos vocablos latinos: “AD”, que significa hacia y
“MINISTER”, que a su vez se origina de dos raíces latinas:
“MINIS” = subordinado y “TER” = la preposición para luego,
Administrar significa “ hacia el subordinado y para el
subordinado”; es decir, que para que exista aplicación mínima,
tiene que haber un subordinado e implícitamente un superior
inmediato (Dirección).
Entonces, para que exista administración debe hacerse un
mínimo de dos personas, donde una de ellas tácitamente
asuma el mando y la decisión de las dos.
Semánticamente, Administrar significa ordenar, planificar y
coordinar cualquier actividad económico - productiva o
asociación humana.

7. IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACION
Ninguna empresa pública o privada puede alcanzar
buen éxito, sino tiene una administración competente.
Para un gran número de empresas ú organizaciones
municipales con metas económicas, políticas o
sociales, el éxito dependen de la capacidad del
director o gerente general para encarar la aptitud y
las energías humanas hacia una acción efectiva.
La administración imparte eficacia a los esfuerzos
humanos, hace posible la obtención de mejores
equipos, talleres, oficinas, productos, servicios y

8. Ventajas de la Administración
 Aumenta la Eficiencia: cuando los principios y técnicas pueden ser desarrollados,
probados y aplicados.
 Cristaliza la Naturaleza de la Administración: el entendimiento, los conceptos
principios y teorías de la administración, hace difícil el análisis del trabajo
administrativo y la capacidad de los
administradores.
 Utiliza la Investigación: toda hipótesis puede ser usada como guía para la investigación
administrativa, ayudando a mejorar la práctica de la administración.
 Alcanza Metas Sociales: en sentido, la administración coordina los esfuerzos de los
individuos para que los objetivos se traduzcan en logros de carácter social.
 La importancia de la Administración en las Instituciones, es tal
que actualmente no se
concibe la aplicación de esta ciencia-arte, sin que paralelamente no se emplee
sistemas computarizados donde se pueda registrar toda la información de personal,
contable, logística, etc.

9. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Según el especialista Frederick W. Taylor, los principios de la
Administración son:
 Planificación,
 Organización,
 Dirección,
 Coordinación, y
 Control,
Estos son los cinco (5) principios fundamentales que se deben
aplicar en Administración, sobre los mismos que giran los
principios dados por otros autores como James D. Mooney,
George Ferry, y Leonell Urwick. En términos generales, el
significado e interpretación que se da a estos principios, son los
mismos.

10. PLANIFICACIÓN
Es una función que se da a nivel de distintos niveles jerárquicos,
comprende la determinación de previsiones, objetivos, políticas,
procedimientos y programas.
La planificación es la actividad inicial de todo ejecutivo, que consiste en
decidir por adelantado QUÉ hacer, QUIÉN debe realizarlo,
CÓMO, CUÁNDO y DÓNDE hacerlo, así como PARA QUÉ ejecutarlo.
El planeamiento cubre la brecha que va desde donde nos encontramos,
hasta donde queremos llegar. La acción de la planificación, se traduce
en un buen Plan, cuyo propósito es facilitar el logro de los objetivos y
metas de la institución. Sin planes la acción debe convertirse en
una actitud aleatoria, la cual no produce otra cosa que el caos. Es
decir, sin un buen método de planeación, es imposible llevar a una
institución.
El planeamiento entonces, debe ser una función general de todos los
administradores, aunque el carácter y amplitud del planeamiento,
variará según la autoridad y la naturaleza de las políticas y los planes
delineados en los niveles superiores.

11. ORGANIZACIÓN
Este principio va a permitir delinear los niveles jerárquicos y delegar
autoridad, definir cual va a ser la función de cada uno de los
integrantes de la institución, así como determinar la estructura, Cuadro
de Asignación de Personal (CAP).
La Organización, consiste entonces, en el establecimiento de una
estructura la determinación de actividades requeridas para alcanzar el objetivo
de cada una de sus partes; el equipamiento de estas actividades; la
asignación de tales grupos a un administrador, delegándole una
autoridad y otorgándole medios para la coordinación, (horizontal y vertical); así
como de las relaciones de información y de autoridad dentro de la
estructura de la organización.
En realidad, la organización no es otra cosa, que la asignación de
recursos disponibles (humanos, materiales, financieros y de tiempo), en
forma RACIONAL Y LOGICA, a las diferentes dependencias de una
institución.

12. DIRECCIÓN
La función administrativa, mediante la cual se pone en movimiento la voluntad de
hacer algo y de transformar los deseos en forma efectiva a fin de alcanzar el
éxito.
Es el principio mediante el cual se logra motivar a los empleados, a
aplicar sus conocimientos y actitudes en forma adecuada,
incrementándose de esta manera la cooperación y la labor de equipo de
la institución.
Dirigir es tratar de mantener a la organización en un avance hacia el logro de
los objetivos trazados.
El proceso de dirigir un sistema se refiere a la forma por medio de la cual se
ejecuta un propósito.
La Ejecución de la Dirección se basa en la aplicación de algunos principios,
de los cuales interesa el que se refiere a las técnicas de la Dirección. Con
este principio se requiere significar que, a medida que varían las personas, las
tareas y el ambiente organizacional, las técnicas de Dirección deben variar
también, adecuadamente.

13. Es establecer relaciones C O O las D I N A C I Ó Nde una actividad o institución
entre R diversas partes
pública o privada: es de unificación de los esfuerzos individuales,
con un propósito común, estableciéndose un ambiente de confianza
funcional reciproca entre todos.
Si no se pierde de vista que la coordinación (en general), consiste en lograr los
medios apropiados de comunicación para establecer vínculos omnidireccionales,
entonces estaría aceptando que la aplicación de este principio, adquiere
particular importancia.
La coordinación permite establecer relaciones de funcionalidad, más que de
jerarquía, con lo que se conseguirá que las complejas y las diversificadas
tareas que se tienen que realizar, sean convenientemente “conversadas” y
“armonizadas” a fin de separar este difícil proceso que generalmente esta sujeto
a estudios y recomendaciones que requieren la participación de dos o mas técnicos
que tienen que actuar en áreas de responsabilidad muy diferentes.
En los plazos para coordinar que son muy cortos, debemos evitar que los estudios,
recomendaciones, apreciaciones, y planes que se efectúen, sean observados y / o
rechazados por el nivel jerárquico superior, debido precisamente, a la falta de
coordinación.

14. CONTROL
Es el proceso administrativo, mediante el cual se determina lo que se esta
realizando (valorizándolo y aplicando medidas correctivas), de manera que la ejecución se
lleve a cabo de acuerdo a lo planeado.
Una mayor eficiencia en el control, se logrará mediante las observaciones personales, la
utilización de datos estadísticos, los informes verbales y los informes escritos.
El control permite asegurarse de una óptima ejecución, es conocer que partes del plan
se están ejecutando y cuales no, con que medios, en que tiempo y por quienes. El
control: Aumenta la eficiencia de la Dirección;
Facilita la coordinación; verifica los resultados de la planificación; y simplifica y
vigoriza la organización.
El Control implica la medición de la realización de los acontecimientos,
contra las normas de los planes, así como las correcciones de las
desviaciones para asegurar el logro de los objetivos, de acuerdo a lo planeado.
El proceso administrativo, gira alrededor de fijar objetivos, establecer las estrategias
para lograrlos y Controlar que se cumpla.

15. CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
Clásica o Tradicional
Está basada en la teoría clásica de la organización, que cimentó
la administración antigua y primigenia, que anteponía el
logro de los objetivos a cualquier otro factor, dejando de lado
el factor humano.
Se caracteriza por ser netamente autocrática, impositiva, de
criterio vertical que no acepta iniciativa del personal subordinado.
Es típicamente característica de las pequeñas empresas que son
dirigidas por el propietario o de las empresas individuales. Solo puede
tener dos niveles jerárquicos: el primero y el tercero.

16. CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
Administración Neo-Clásica
Sistema que se basa en poner mayor énfasis en la humanización
de la organización, aunque suponiendo un tanto erróneamente
que “un buen trabajador satisfecho es un buen trabajador”.
Este sistema ayudo a los gerentes, para que fueran más
concientes de la necesidad de una mejor comunicación
formal, de los estilos de dirección más democráticos y
de una mayor participación de los empleados en la
decisión que afectaron su bienestar.

17. CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
Administración Moderna.
Es la resultante de “combinar” los dos sistemas anteriores.
En lugar de considerar a la organización con un mecanismo
mediante el cual pueden mejorarse las personas y a sus
actividades, la Teoría Moderna lo concibe como un
sistema dinámico.
Este sistema permite establecer normas administrativas que
hagan prevalecer el principio de autoridad, el orden y
el logro de los objetivos, pero sin descuidar la atención
que le merece el trabajador como ente productivo

18. LA ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS
Comprende a todo el personal que va ha participar
en la organización, de una actividad económica –
productiva, incluyendo la llamada “mano de
obra” calificada y no calificada.
En la actualidad la administración de recursos
humanos es motivo de estudios y conocimientos
altamente especializados que prácticamente se ha
convertido en una profesión.

19. LA ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALES
Es la especialidad que tiene por finalidad “planificar,
programar, dirigir, coordinar y controlar, todas
las adquisiciones de materias primas, insumos,
máquinas, equipos, herramientas, instrumental,
repuestos, etc. y conservarlos en óptimas condiciones
de uso, hasta su entrega al usuario o al cliente”. Es
decir, en la administración de recursos se considera,
en general, todos los insumos que sean necesarios
para mantener las actividades económicas - productivas
de toda institución.

20. LA ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS
Es la rama de la administración que se encarga de planificar, presupuestar,
dirigir las funciones siguientes:
 Determinar el volumen total de fondos que deberá utilizar la empresa;
 Distribuir los fondos eficientemente entre los diversos activos; y
 Distribuir de la mejor manera, la fuente de financiamiento, desde el punto
de vista de la evaluación global de la empresa.
La administración de recursos financieros es bastante compleja y su aplicación
requiere de técnicas altamente especializadas, el deplantear alternativas en
la solución de problemas económicos, financieros que alcanzan matices
muy diversos y peculiares, así como de la investigación científica de los
métodos a aplicarse.

21. LA ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION
Es una rama de la administración que se encarga de la planificación,
organización, dirección y control de los procesos de la elaboración o
transformación industrial.
Viene a constituir la aplicación armónica, conveniente y oportuna y otros tipos
de recursos, de tal manera de transformar un bien en otro bien diferente, a
través del tiempo y/o espacio.
Los conocimiento de la administración de la producción, también son altamente
técnicos, razón por la cual se debe recurrir necesariamente a la intervención de
expertos en la producción y administración de plantas, capaces de aplicar
conceptos sobre factores de la producción, métodos para producir, etapas de
la producción, leyes de rendimiento, incremento de la productividad,
etc., así como encargarse de la planificación y control de la producción, a fin de
buscar el equilibrio y ajustes de la misma, todo lo, cual sobrepasa los límites
de la administración misma.

22. LA RACIONALIZACIÓN
La Racionalización es aplicable en diversos aspectos de las
actividades institucionales, cuando se refieren
especialmente a actividades de organización, personal, empleo
de maquinarias y equipo, espacio o ambientes, reducción
del tiempo, etc... En cualquiera de estos campos, lo
que en realidad se está buscando es la disminución de
costos en la producción, (en la industria) y la eficiencia
en las gestiones de carácter administrativo.
Además su aplicación eliminará, ciertas incertidumbres,
evitando desórdenes y/o paralización de funciones o
logrando su disminución parcial o total, con lo cual se
alcanzará más eficiencia en el propósito deseado.

23. La aplicación de la Racionalización, permitirá a
los ejecutivos una mejor visión general de la
institución, el cumplimiento de sus funciones y
a permanecer al tanto de los movimientos de
ella, así como a ejercer una coordinación y
un control más efectivo en la marcha de sus
entidades, descubriendo anormalidades en forma
oportuna y recomendando las acciones
pertinentes para evitar que vuelvan a
repetirse.

24. IMPORTANCIA
La importancia que tiene la racionalización, aplicada a
algunos elementos de la institución se determina de
acuerdo con el caso particular, en que se aplique, ya
que las motivaciones serán muy diferentes, así se
trate de la parte industrial o comercial, (que buscan
el incremento de sus utilidades), o si se trata de
una organización tipo administrativa, donde se busca
mayor rapidez y exactitud en los servicios que
presta.

25. APLICACIÓN DE LA
RACIONALIZACIÓN
La aplicación de la Racionalización se efectúa esencialmente en labores de
gestión.
La preocupación del máximo aprovechamiento de los recursos
disponibles, ha existido desde que el hombre ha debido enfrentarse al
eterno problema económico: “MEDIOS ESCASOS Y FINES
MULTIPLES Y JERARQUIZABLES”.
Para lograr, dicho aprovechamiento al máximo, ha debido analizar
cuál es la mejor manera de combinar estos recursos. Es así como se
han realizado estudios completos y experimentos, sobre los
procedimientos y métodos de trabajo.
Los motivos que han originado este movimiento son innumerables, de los
cuales podemos destacar los siguientes:

26.  El gran desarrollo y complejidad que las instituciones han adquirido,
hace que no sea posible administrarlas de acuerdo a los sistemas
tradicionales, sino que exige que se recurra a personas
instruidas y adiestradas para ello.
 La enorme magnitud que ha ido tomando en instituciones, ha
hecho que se considere a la función administrativa, ya no como algo
totalmente auxiliar, sino como un elemento de primordial
importancia para el éxito de ella. Fue así como surgió la
división funcional de la administración, apareciendo los
departamentos de contabilidad, personal, etc.
Estas unidades si bien es cierto que por un lado facilitaban el
desenvolvimiento de la institución, por el otro, agrandaban y
complicaban cada vez más la administración.

27. La importancia y preocupación que existía por estas funciones, aparejada con el
avance que experimentó la ciencia y la técnica, originaron una veloz secuencia de
métodos y sistemas cada vez más avanzados y perfectos, los cuales dejaban
obsoletos, en muy corto tiempo, los métodos existentes. Uno de los campos que
más se vio sometido a este desarrollo fue la introducción de la “máquina” en la
labor administrativa.
Fue notable cómo en esta área, las innovaciones se han sucedió a una velocidad
impresionante y, de este modos, en una periodo relativamente corto, se ha pasado
de las simples máquinas de escribir y de sumar, a completos complejos equipos de
computación electrónicos, capaces de realizar en fracción de minutos, labores que
grupos enteros de personas ejecutaban en horas y días.
Sin embargo, estos adelantos técnicos, así como la aparición de los departamentos
y dependencias funcionales, han originado al mismo tiempo, complejidad de su
desenvolvimiento, que ha requerido utilización de personal más especializado y la
preparación de adecuados programas de trabajo para permitir un funcionamiento
eficiente de la cada vez más complicada maquinaria administrativa.

28. VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIÓN
Grandes son las ventajas que se puede lograr una institución pública o
privada que utiliza métodos racionalizados de trabajo, frente a otra que trabaja
con métodos implantados sin base científica o que no han sido ajustados a
las nuevas necesidades.
Solamente se analizarán algunas de ellas, las cuales se espera sean lo
suficientemente claras para poder indicar la utilidad de los procedimientos
racionalizados.
Permite ELIMINAR LA PERDIDA DE ENERGIA Y ESFUERZO, que se produce al
realizarse faenas inútiles, utilizarse sistemas de trabajo inadecuados y
elementos materiales inapropiados.
DISMINUYE LA PERDIDA DE LOS RECURSOS, que se deriva del hecho de no
existir un adecuado estudio de la utilización de ellos, y de no realizarse controles
durante el proceso, para que se reduzca al mínimo los recursos mal empleados.
ELIMINA LA PERDIDA DE TIEMPO que ocasiona la falta de coordinación en las
labores, claridad en la especificación de las funciones de cada
departamento, sección y / o funcionario.

29. Como es obvio, la eliminación de todas estas trabas o complicaciones
HACE AUMENTAR EL RENDIMIENTO DE LOS FACTORES
PRODUCTIVOS disponibles y por lo tanto se obtiene una producción
de bienes y servicios a un costo menor, lo cual implica un mejor
aprovechamiento de los capitales con que se cuenta.
Este capital, desde luego necesario y escaso para cualquier tipo de
economía, lo es mucho más en un país de economía incipiente e
inflacionaria que, por su estado de subdesarrollo, siente con mucho
más rigor su escasez, la cual se transforma en el principal obstáculo en
su desarrollo.
No es difícil por tanto, deducir la urgente necesidad que existe de
lograr el máximo de productividad con los escasos recursos
disponibles, siendo uno de los medios más factibles de obtenerlos, la
RACIONALIZACIÓN, pues no exige necesariamente el tener que
DISPONER de NUEVOS CAPITALES.

30. NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE
RACIONALIZACIÓN
Las funciones de cualquier unidad de trabajo de una
institución, pueden ser agrupadas dentro de las actividades
asesoras o dentro de las actividades de línea. Las
funciones de Racionalización también pueden ser
clasificadas de acuerdo a dichas actividades.
Hay un consenso casi unánime de que Racionalización debe
tener una función de carácter de asesoramiento, pero
existen algunas situaciones especiales en qué darle un
carácter de asesoramiento, o de línea pareciera más
conveniente.

31. FUNCIÓN ASESORA
Es aquella que tiene como objetivo el dar pautas y
aconsejar o recomendar a las funciones de línea, pero carece
del poder de acción. Únicamente puede “RECOMENDAR”,
Esto implicaque, cuando Racionalización hace entrega
de un trabajo
NECESITA “CONVENCER” AL PERSONAL EJECUTIVO
Y SUBALTERNO de la bondad de él, destacando las ventajas
que se lograrían si se pusiera en práctica. Hasta aquí es donde
actúa la función asesora, puesto que la decisión de si se aplica
o no, y la responsabilidad de ello, queda entregada
totalmente en manos del ejecutivo.

32. FUNCIÓN DE LÍNEA.
Es aquella que tiene como objetivo el de dirigir y
ejecutar directamente sus labores. Se diferencia
de la anterior porque además del pensamiento,
consta de la acción, es decir tiene autoridad para
poder imponer sus trabajos. Por consiguiente,
cuando la Racionalización termina un estudio,
simplemente exige que se apliquen sus
recomendaciones, tal como lo estima conveniente,
haciéndose responsable de ello. En este caso
Racionalización, tal como cualquier otra unidad de
línea, la única aprobación que necesita es la del
Ejecutivo máximo de la Institución.

33. ROL DE LA OFICINA DE RACIONALIZACIÓN
Una de las razones por la que no se suele reconocer la fuerza
del proceso de la Racionalización, consiste en la escasa frecuencia
con que ésta se emplea.
Racionalización, es hacer posible el logro de un objetivo
propuesto.
Es organizar hechos y teorías, criticar, crear y ejecutar, para
permitir el cambio, valiéndose de la información para una actuación o
retroacción inteligente.
Hoy, Racionalización, también quiere decir precisamente
humanización, por ser el hombre la criatura más racional que existe,
y cuando intenta sustituir rutina o instinto por inteligencia, lo tiene que
hacer en beneficiopropio y de su sociedad.

34. Las Oficinas de Racionalización
Vienen atravesando un periodo crucial, en el que luchan desesperadamente por su
definición y aceptación. La encrucijada en que se encuentran, solo parece ofrecer
dos alternativas: 1) languidecer hasta su desaparición de la práctica o
2) evolucionar hasta adecuarse a la realidad en que se desenvuelve.
Los motivos de mayores preocupaciones para quienes luchan por la aceptación de
las Oficinas de Racionalización, son de «lograr un mejor entendimiento con la Alta
Dirección (Gerencia General)», tratando de ampliar el alcance de sus funciones
tradicionales y actualizando la estrategia seguida hasta ahora, enfrentándose con
las complejidades propias de la gestión moderna.
El Rol de las Oficinas de Racionalización, debe actuar en base a los estudios de
casos específicos y a la elección de los aspectos que se estimen más convenientes
recomendar, para cada uno de los puntos a tratarse en relación al tema.

35. La mayoría de Oficinas de Racionalización de las instituciones, fueron
creadas con la misma razón de mejorar la estructura orgánica y de
agilizar los procedimientos, con desconocimiento de su rol
principalísimo en gestión y la toma de decisiones de la Alta Dirección
(Gerencia General).
El Sistema de Racionalización conceptúa como carácter principal y
eminente de Racionalización el que constituye un proceso
equilibrador dedicado a optimizar las relaciones insumo -
producto a través del asesoramiento a la toma de decisiones.
Por tanto, el rol de la Oficina de Racionalización no debería limitarse ni
detenerse en el mejoramiento de las funciones de las unidades
dependientes de la Dirección (Gerencial), sino que debería abarcar
acciones orientadas al perfeccionamiento de la actuación de la propia
Dirección.