Este documento describe la evolución histórica de los métodos para crear modelos de procesos de una organización. Comenzó con diagramas simples en los años 50 y ha evolucionado hacia metodologías más estructuradas y el uso de herramientas como CASE. Actualmente, los modelos de procesos son importantes para documentar y mejorar el funcionamiento de una organización.

1. 1
CAPITULO II
REVISIÓN DE LITERATURA
Antecedentes Históricos
En la actualidad, no existe una metodología
generalmente aceptada para crear un modelo de los
procesos de una organización. (Leymann & Altenhuber,
1994) En esta investigación se estudiaron varias
metodologías que se utilizan para el desarrollo de
sistemas de información las cuales tienen diferentes
métodos para representar los procesos de una
organización.
Para mediados de los años 50 se comenzaron a
utilizar diagramas para representar el flujo de los
procesos. Dos sistemas emergieron como contendientes,
uno desarrollado por la UNIVAC y el otro por IBM.
(Leslie, 1986)
En el año 1963, IBM ("International Business
Machine Corporation") desarrolla una metodología
completa conocida como "Plan de Estudio Organizacional"
o por su nombre en inglés "Study Organization Plan"
(S.O.P). Este fue desarrollado por tres analistas de
IBM: Thomas Glans, Burton Grad y David Holstein. Este

2. 2
plan requería el manejo de un gran número de documentos
y no tenía buenas técnicas para construír diagramas. A
pesar de esto, el plan sirvió de base para el
desarrollo de otras metodologías como lo fueron el
"Business Systems Planning" y "Hierarchical Input
Process Output (HIPO) charting". (Leslie, 1986)
El plan de estudio organizacional (S.O.P) fue una
metodología que recibió muchas críticas por parte de
un grupo de teóricos y educadores en el área de
administración de negocios durante las décadas de los
setenta y los ochenta. Estos críticos comenzaron a
trabajar en lo que se conocería mas tarde como el
método estructurado. (Leslie, 1986)
Una de las aportaciones de este grupo de
innovadores fue la aplicación del enfoque estructurado
al análisis y diseño de sistemas. (Leslie, 1986)
Desafortunadamente, en su celo por avanzar en la
teorías de sistemas, algunos de estos grupos que
impulsaron el desarrollo del método estructurado
tomaron una posición arbitraria en cuanto a los métodos
viejos basados en S.O.P, al cual ellos llamaron el
método Clásico o Neoclásico. Estos distorcionaron la
naturaleza del método promoviendo el reemplazo de las

3. 3
prácticas de hacer flujogramas. Además trataron de
convencer a los gerentes de los Centros de Cómputos de
que el método clásico era dependiente de la máquina, en
parte porque IBM estampó en su plantillas no solo los
símbolos básicos para hacer diagramas sino que incluyó
símbolos que hacían referencia a terminales, impresoras
y aparatos de almacenamiento. (Leslie, 1986)
Algunas de las ventajas que el método neoclásico o
clásico ofreció fueron los siguientes: los diagramas o
símbolos se podían utilizar para las diferentes etapas
del desarrollo de sistemas (análisis, diseño e
implantación) y para describir procesos manuales y/o
computarizados, el flujo de los procesos y de la
información podían mezclarse utilizando el mismo
enfoque diagramático, el flujograma como una
herramienta universal de uso múltiple podía utilizarse
para crear especificaciones y también para describir el
sistema físico en la etapa de diseño. (Leslie, 1986)
El término "estructurado" fue por primera vez
introducido en relación con la programación. La
programación estructurada y los principios del enfoque
conocido de arriba hacia abajo ("Top Down"), la descom-
posición jerárquica y los módulos fueron introducidos a

4. 4
finales de los años 60.(Bansler & Bodker, 1993)
Posteriormente para mediados y finales de los
setenta el término "estructurado" fue aplicado al
diseño técnico y a la implantación de lo que se conoce
como Diseño Estructurado. Luego se comenzó a utilizar
en el área de análisis y desarrollo de sistemas
conociéndole con el nombre de Análisis y Diseño
Estructurado ("Structured Analysis and Design
Techniques").(Bansler & Bodker, 1993)
Algunos de los objetivos de las técnicas
estructuradas eran: descomponer los problemas complejos
y simplificar los mismos, lograr la simplificación del
diseño de los sistemas, utilizar técnicas de diagramas
que fueran lo mas claras posibles, mejorar la calidad y
legibilidad de los diagramas utilizados, mejorar la
comunicación con los usuarios, emplear métodos que
fueran consistentes y fáciles de enseñar, lograr una
comunicación precisa entre los grupos que trabajaban en
el desarrollo de sistemas, utilizar técnicas que
trabajaran bien tanto con sistemas grandes como
pequeños, minimizar errores, lograr la máxima
automatización en el diseño de los sistemas con
técnicas que hicieran posible la generación de código

5. 5
de programas, mejorar la calidad de la programación
producida, crear programas que fueran fáciles de
modificar, simplificar los programas y el proceso de
desarrollo de los mismos, bajar los costos de
desarrollo de los sistemas, etc. (Martin & McClure,
1985)
Durante este período se desarrollaron varias
metodologías que utilizan diferentes métodos o
herramientas diagramáticas para crear modelos ya sea de
los datos o los procesos. Algunas de estas
herramientas son: diagrama de flujo de datos ("Data
Flow Diagram"), organigramas, diagramas de
descomposición, diagrama HIPO, Diccionario de Datos,
tablas decisionales, árboles decisionales, flujogramas
de sistemas y programas, etc. (Martin & McClure, 1985)
Temprano en la década de los ochenta la baja
productividad en el desarrollo de programas alcanzó
grandes proporciones. Las computadoras y en particular
las microcomputadoras se habían difundido ampliamente
debido al bajo costo. Muchos usuarios se habían
convertido en literatos en el tema de computadoras y
los mismos estaban reclamando nuevas aplicaciones. Los
Centros de Cómputos utilizaban metodologías que

6. 6
contenían los principios de las técnicas estructuradas
para construír nuevos sistemas pero las mismas no eran
lo suficientemente rápidas y se estaban enfrentando a
múltiples problemas en el mantenimiento de dichos
sistemas. La búsqueda por mejorar la productividad
llevo al desarrollo de nuevos lenguajes, generadores de
informes, generadores de aplicaciones, herramientas
para desarrollar bancos de datos, programación para
apoyo decisional, herramientas para el desarrollo de
sistemas y generadores de programas. (Martin & McClure,
1985)
Esta urgente necesidad lleva a la búsqueda de
nuevas tecnologías para automatizar el desarrollo de
los sistemas. Surge la tecnología de CASE ("Computer-
aided Software Engineering") cuyo propósito principal
era automatizar las diferentes etapas del ciclo de
desarrollo de sistemas. CASE facilitaría la creación,
modificación implantación y documentación de los nuevos
sistemas ya que añade un rigor sistemático al
desarrollo de nuevas aplicaciones. El poder y la
utilidad de las técnicas estructuradas con la
introducción de esta nueva tecnología llevaría a una

7. 7
mejor utilización de las computadoras. (Martin &
McClure, 1985)
Tarde en la década de los ochenta surge lo que se
conoce como "Information Engineering" que es un "grupo
de técnicas formales y automatizadas utilizadas para
desarrollar modelos de la organización, de los datos y
los procesos, las cuales tienen el propósito de crear
una base de conocimiento integrada que se utilizará
para producir y darle mantenimiento a los sistemas de
información". En la ingeniería de información, se
utilizan las técnicas estructuradas en una base amplia
ya sea a través de toda la organización o en un sector
grande de la misma, en vez de utilizarse en un proyecto
aislado. (Martin, 1989)
Para principio de los noventa surgen nuevos
programas o filosofías gerenciales. Una de estas es la
Re-ingeniería que propone un "rápido y radical re-
diseño de las estrategias, de los procesos que añaden
valor al negocio y de los sistemas, políticas y
estructuras organizacionales que las apoyan, con el
propósito de optimizar el flujo de trabajo y aumentar
la productividad en la organización". (Mangenelli &
Klein, 1994) Además se han comenzado a desarrollar

8. 8
nuevas metodologías de análisis y diseño para darle
apoyo a la tecnología de objetos que se está utilizando
para el desarrollo de nuevos sistemas.

9. 9
Modelo de los Procesos de una organización
La creación de un modelo de los procesos de una
organización viene a ser una "representación de las
operaciones de la compañía o una parte específica de
sus operaciones". Usualmente es una "descripción
gráfica de la estructura y las actividades llevadas a
cabo en una operación o trabajo". El modelo muestra las
relaciones entre las actividades llevadas a cabo en un
trabajo y su secuencia. (Morris & Brandon, 1991)
Las organizaciones típicamente determinan como se
llevarán a cabo los procesos, especialmente aquellos
que representan rutinas complejas de trabajo rutinario,
que envuelven muchas personas y que se ejecutan con
bastante frecuencia. (Leymann & Altenhuber, 1994)
Los procesos de un negocio han tomado relevancia y
se han convertido en un activo para las empresas.
Estos procesos determinan la forma en que se
administrarán los recursos (e.g., data, capital,
personal) que la organización utiliza y describe como
la organización logrará alcanzar sus metas. La calidad
de estos procesos influye en el funcionamiento y/o
ejecución de la organización. De hecho, los procesos
de una empresa representan un recurso de información y

10. 10
las técnicas o sistemas que se utilizan para
administrar los mismos siempre tienen demanda. (Leymann
& Altenhuber, 1994)
El proceso de construcción de un modelo según el
autor Paul Licker tiene tres funciones básicas:
"comunicar", "documentar" y "traducir". El comunicar
conlleva proveer de un lenguaje común que facilite el
intercambio de ideas y la cooperación entre diferentes
personas. El documentar permite "oficializar los
acuerdos tomados, ilustrar los diferentes puntos de
vista, crear normas para el trabajo y desde el punto de
vista gerencial es un instrumento de aprobación,
evidencia los acuerdos tomados y permite la creación de
documentos para la negociación". El traducir tiene que
ver con la función del modelo en ayudar como un
instrumento en la "toma de decisiones". (Licker, 1987)
Existen tres pasos necesarios para crear un modelo
según Licker: "abstracción, análisis y representación".
Por abstracción nos referimos a la "reducción y arreglo
de grandes cantidades de datos en una forma
sistemática". En este primer paso se recopilan los
datos por medio de entrevistas, observación,
cuestionarios y otros. (Licker, 1987)

11. 11
En el segundo paso se lleva a cabo el análisis
donde se reduce la información a una forma manejable y
fácil de entender.
El último paso constituye la representación de los
datos en una forma tangible. Esta forma es usualmente
"visual", casi siempre en forma gráfica. Pero también
se pueden representar los datos en forma narrativa, en
forma de tabla a través de una serie de procedimientos
a seguir o hasta en forma de una película que demuestre
el proceso de abstracción. (Licker, 1987)
Las herramientas para crear modelos se
caracterizan por su "forma física" (dibujos, texto),
códigos utilizados para realizar las representaciones
(lenguaje, tablas, gráficas, redes de líneas y
rectángulos), atributos representados en el modelo
(flujo, contenido o estructura de materiales y datos),
uso del tiempo en el modelo (estáticos, dinámicos o
asincrónicos), artículos representados en el modelo y
ciertos aspectos que son utilizados e interpretados en
el modelo". (Licker, 1987)
La selección de herramientas o métodos para la
creación de modelos está orientado por las
características que poseen dichas herramientas y por la

12. 12
situación que necesitemos representar. Según nos
menciona Licker son cuatro los criterios a considerar:
la integridad del modelo, facilidad que ofrece para
modificar su diseño, que el modelo sea fácil de
entender y que sea útil tanto para los diseñadores como
los implantadores. (Licker, 1987) Otro criterio no
mencionado por este autor pero que es importante para
nuestra investigación es determinar cuan fácil es la
construcción del modelo por parte del usuario, ya sea
mediante la utilización de un programa de computadora o
de forma manual.
El modelo corporativo y/o institucional está
compuesto de varios modelos individuales que están
interrelacionados. Estos modelos pueden diferir en
cuanto a las "áreas que describen y a las técnicas
utilizadas para crear modelos". El uso de las técnicas
diagramáticas como lo son : flujogramas, diagrama de
flujo de datos, diagramas de descomposición funcional,
diagramas relacionales, mapas de la actividad del
negocio, organigramas y otros son solo algunas de las
herramientas que se utilizan para representar estos
modelos. (Morris & Brandon, 1993)
Independientemente de la técnica diagramática

13. 13
utilizada para representar estos modelos individuales,
los mismos deben estar integrados. Para lograr ésto es
necesario establecer unas normas o reglas que guíen la
integración de los mismos. (Morris & Brandon, 1993)
Según los autores Morris & Brandon para lograr que
un modelo esté completo, el mismo debe "mostrar todas
las actividades y relaciones entre: la misión de cada
departamento y la actividad que el departamento
ejecuta, el flujo del trabajo, actividades y procesos,
reglas y procesos, el plan del departamento y sus
procesos, las actividades y los trabajos o empleos".
Por medio de esta información se pueden contestar las
siguientes preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y
Por qué de cada actividad. (Morris & Brandon, 1993)
Entre los primeros pasos para implantar un
proyecto ya sea de re-ingeniería de procesos o
cualquier otro es necesario "trazar un mapa de los
procesos existentes y medirlos". (Furey, 1993)
Por lo tanto es necesario conocer como funciona
nuestra organización para poder introducir cambios que
mejoren o aumenten significativamente la operación de
la institución.

14. 14
Herramientas utilizadas para la representación de los
Procesos de una Organización
Las técnicas o métodos utilizados para crear
modelos que representen los procesos de una
organización no son nuevos. Existen varias técnicas
que son utilizadas durante varias décadas con el
propósito de representar el flujo de las actividades
que se llevan a cabo en un trabajo. Algunas de estas
técnicas o métodos se describen a continuación.
FLUJOGRAMA
El flujograma es una "representación gráfica de
una secuencia de pasos en una tarea o actividad".
(Morris & Brandon, 1993). A esta representación
gráfica se le ha nombrado de diferentes formas;
diagrama de bloque, diagrama de flujo, diagrama lógico,
gráfica de sistema, diagrama de proceso, gráfica de
procedimiento y gráfica lógica. Esta diferencia en
nombres refleja una falta de uniformidad en la
nomenclatura y también en la influencia que ejercen los
intereses particulares de los usuarios especializados.
Por ejemplo, antes del advenimiento de las computadoras
el nombre de flujograma fue utilizado por analistas de

15. 15
sistemas para describir el flujo de los documentos en
una organización. (Chapin, 1983)
El flujograma es una de las pocas herramientas
gráficas que está catalogada como de "propósito
general". (Leslie, 1986) Esta se puede utilizar para
representar o crear modelos del flujo o movimiento de
materiales, documentos, datos, procesos, operaciones,
procedimientos y actividades. (Licker, 1987)
Algunos de los flujogramas mas utilizados en la
actualidad son : flujograma de sistemas, diagrama
Warnier-Orr, diagrama de flujo de datos, diagrama de
flujo de materiales y documentos, flujograma de
proceso, gráfica Gantt, etc.. (Licker, 1987)
En la creación de un flujograma se utilizan una
serie de símbolos que según el autor Chapin se pueden
clasificar en tres grupos: los básicos, los
especializados y los adicionales. (Chapin, 1983)
Los símbolos básicos son: un paralelogramo que se
utiliza para definir las operaciones de entrada y
salida, el rectángulo que se utiliza para definir
aquellos procesos que no sean de entrada o salida, la
línea o líneas con flechas para representar la
dirección del flujo y el rectángulo incompleto con una

16. 16
línea entrecortada que se puede utilizar para escribir
comentarios. (Véase figura 1)
Figura 1. Símbolos básicos de un flujograma1
Los símbolos especializados se subdividen en:
medios físicos para llevar los datos, equipo utilizado
para la entrada, salida o almacenamiento de datos y
los utilizados para llevar procesos operacionales como
la transformación de datos. (Véase figura 2.1, 2.2,
2.3)
1
A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and
Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983

17. 17
Figura 2.1. Símbolos para representar medios físicos en el flujograma2
Figura 2.2. Símbolos para representar equipo en el flujograma 2
2
A. Ralston & E. Reilly (EDS.), Encyclopedia of Computer Science and
Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983

18. 18
Figura 2.3. Símbolos para representar proceso en el flujograma3
Entre los símbolos adicionales hay tres tipos de
conectores (entrada, salida y terminal) que sirven para
indicar que dos o más secuencias se ejecutarán
simultáneamente. El conector terminal se puede utilizar
en la posición de entrada y salida como una marca que
indica el comienzo o final de la secuencia de
operaciones. (Véase figura 3)
4
Figura 3. Símbolos adicionales a utilizarse en un flujograma
3
A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and
Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
4
A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and
Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983

19. 19
Técnicas Estructuradas
Las técnicas estructuradas evolucionaron de la
metodología de codificación de programas mejor conocida
como Programación Estructurada. Las mismas fueron
introducidas en la comunidad académica para finales de
los años 60. (Martin & McClure, 1985)
El enfoque estructurado trató de introducir
metodologías y herramientas de documentación. Estos
métodos se dirigían a resolver los problemas de
comunicación mediante la introducción de herramientas
que fueran fáciles de utilizar y entender tanto por el
analista como por el usuario. (Garceau & Jancura &
Kneiss, 1993)
Las metodologías estructuradas enfatizaban la
naturaleza cambiante de los requerimientos de los
usuarios. El enfoque clásico creaba un modelo rígido
mientras que el enfoque estructurado hacia conscientes
a los diseñadores de que nuevos requerimientos podían
surgir en el proceso de desarrollo. La división de un
sistema en módulos que se comunican entre si, hacia
posible la introducción de cambios sin afectar el
sistema completo. (Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)
Uno de los cambios mas significativos en el

20. 20
desarrollo de sistemas es la introducción del enfoque
de análisis de arriba hacia abajo que se utiliza para
la definición del problema y diseño del sistema. Una
vez establecidas las limitaciones o restricciones del
sistema, el problema se puede descomponer en piezas
separadas donde cada pieza realiza una sola función.
(Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)
En el proceso de definición del problema, el
usuario y el analista deben trabajar juntos y utilizar
las técnicas estructuradas ya que cada uno contribuye
con su conocimiento en el proceso. El analista debe
entender y conocer los métodos y herramientas
utilizadas para el desarrollo de sistemas y el usuario
debe tener un conocimiento profundo de las actividades
que se realizan en la organización. Hasta este punto,
el analista y el usuario todavía son incapaces de
comunicarse debido a que no hablan un lenguaje común.
El reto del analista es crear un modelo con las
herramientas disponibles usando como marco de
referencia la información ofrecida por el usuario.
(Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)
Existen una serie de herramientas diagramáticas
que ayudan a crear diferentes modelos ya sea de la

21. 21
organización, de los datos o los procesos. Algunos de
estos métodos desarrollados por diferentes estudiosos
basados en los principios de las técnicas estructuradas
son: el diagrama de descomposición, diagrama de
acción, diagrama Warnier-Orr, diagramas de dependencia,
diagrama de flujo de datos, diagrama HIPO, gráfica HOS
y el diagrama de estado de transición ("State-
transition diagram"). Estos diagramas se utilizan para
estudiar las funciones y determinar las relaciones
lógicas entre los procesos. A continuación se hace una
breve descripción de algunos de estos diagramas.
(Martin & McClure, 1985)
Diagrama de Descomposición
Este diagrama se utiliza para representar o

22. 22
mostrar las estructuras de organizaciones, sistemas,
programas, archivos e informes. (Martin & McClure,
1985)
El término "descomposición" significa "romper o
separar algo en sus componentes o elementos básicos".
Usualmente se utiliza como un adjetivo que nos dice
cual es la naturaleza de la descomposición: por ejemplo
descomposición funcional, de procesos, procedimientos y
datos.(Martin & McClure, 1985)
La estructura de árbol es la que usualmente se
utiliza para representar el modelo que se esté
estudiando. También se utiliza el enfoque de arriba
hacia abajo ("Top Down"). Por ejemplo, al crear un
modelo de la organización el primer paso es determinar
cuales son las áreas funcionales. El segundo paso es
definir cuales son los procesos o actividades
específicas que tienen que llevarse a cabo dentro de
esa área funcional. El tercer paso es describir los
procedimientos que se llevan a cabo para lograr esos
procesos. La figura 4 muestra un ejemplo de un
diagrama de descomposición de una organización.

23. 23
Figura 4. Diagrama de Descomposición funcional de una organización

24. 24
Para la representación gráfica de este tipo de
diagrama se utiliza un bloque o rectángulo unido por
líneas. El autor James Martin recomienda que se
diferencien las áreas funcionales, procesos y los
procedimientos sombreándolos de forma diferente. Según
este autor este tipo de diagrama es útil para crear una
visión general de las funciones y procesos de la
organización pero el mismo no es lo suficientemente
bueno para representar el detalle de los
procedimientos. (Martin & McClure, 1985)
Este autor incluye una serie de construcciones que
ayudan a representar ciertas condiciones como: la
opcionalidad, eventos que son mutuamente exclusivos,
relaciones (uno a uno o uno a muchos) y secuencia. Cada
una de esta condiciones se representa de forma
diferente en este diagrama. (Martin & McClure, 1985)
La opcionalidad esta representado por un punto en
la rama del árbol o por la letra "o". Esta indica que
esa rama puede o no ejecutarse. (Véase figura 5)

25. 25
Figura 5. Los procesos D y E son opcionales, no necesariamente
se ejecutaran.
Las condiciones están representadas de la misma
forma que la opcionalidad, con la variante de que se
coloca al lado la descripción de la condición. (Véase
figura 6)
Figura 6. Si la condición se cumple, se llevará a cabo el proceso F.
La mutua exclusividad indica que solo uno de
varios eventos se puede realizar en un momento dado y

26. 26
está representado por un punto en la línea.
(Véase Figura 7)
Figura 7. Solo el proceso E o F se ejecutará, no ambos.
La relación de uno a uno se representa utilizando
las líneas normales que conectan a los bloques,
mientras que la relación uno a muchos está representado
por una "pata de gallo" colocada frente al bloque
indicando que ocurre muchas veces. (Véase figura 8)
La secuencia se representa utilizando una flecha
indicando la dirección en el diagrama. En este tipo de

27. 27
Figura 8. Relación de uno a muchos y de uno a uno.
diagrama normalmente se establece la secuencia de
izquierda a derecha y se lee de arriba hacia abajo.
(Vease figura 9).
Figura 9. Esta figura muestra la secuencia de lectura del diagrama.
Una de las desventajas que presenta este tipo de
diagrama es que no muestra que actividades o procesos

28. 28
dependen de otros. Además no sirve para representar el
detalle de los procedimientos. Este tipo de diagrama
debe utilizarse en conjunto con otros diagramas que
cubran estas deficiencias. (Martin & McClure, 1985)

29. 29
Diagrama de Dependencia
Este diagrama tiene "bloques que muestran las
actividades y flechas entre los bloques que representan
que una actividad es dependiente de otra". La
dependencia entre actividades puede aplicarse a
funciones, procesos o procedimientos. Un ejemplo de un
diagrama de dependencia puede observarse en la figura
10. (Martin & McClure, 1985)
Según James Martin existen tres razones básicas
para que una actividad pueda depender de otra, ésto es:
dependencia de recursos, de datos o restricciones.
La dependencia de recursos se refiere a que en una
actividad se genere o modifique un recurso tangible que
luego es utilizado por una actividad subsiguiente.
(Martin & McClure, 1985)
La dependencia de datos es muy parecida a la de
recursos ya que en una actividad se crea o actualiza
algún dato que luego es utilizado por una actividad
subsiguiente. (Martin & McClure, 1985)
Por último, la dependencia de restricciones o
limitaciones en la cual la ejecución de algún paso en
una actividad depende de una restricción impuesta por
una actividad anterior. Este tipo de dependencia debe

30. 30
evitarse porque sugiere una relación muy estrecha entre
actividades. (Martin & McClure, 1985)
Existen dos tipos de interacciones entre
actividades dependientes. Una se conoce como flujo, que
muestra como se lleva a cabo el movimiento ya sea de
datos o recursos entre actividades. La segunda tiene
que ver con compartir acceso a un medio de
almacenamiento común en el cual los datos o recursos
que se producen en una actividad se colocan en algún
medio de almacenamiento para que una actividad
posterior las utilice.
En los diagramas de dependencia se utilizan una
serie de símbolos para representar diferentes
condiciones que ayudan a proveer de mas información a
estos diagramas. Dentro de estos están: opcionalidad,
cardinalidad, mutua exclusividad, los ciclos, el
paralelismo, secuencia, eventos y la dependencia o
"branching". (Martin & McClure, 1985)
La opcionalidad indica que un proceso solo se
realizará si la condición establecida se cumple. Esta
se representa en el diagrama colocando un punto entre
la línea que une dos o más procesos y describiendo en
forma breve la condición existente. La colocación del

31. 31
punto es bien importante porque indica cual proceso
está condicionado, es decir cual se puede o no
realizar.
5
Figura 10. Diagrama de Dependencia
5
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts
and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985

32. 32
La cardinalidad nos muestra el tipo de relación
entre los procesos (uno a uno, uno a muchos). El
símbolo utilizado para representar la cardinalidad se
puede observar en la figura 11.
Figura 11. Múltiples órdenes pueden llenarse antes de que la factura se
6
prepare y múltiples facturas pueden ser enviadas para una orden.
El concepto en inglés de "Branching" se refiere a
la dependencia que puede existir entre un proceso y
otros. Véase figura 12.
La mutua exclusividad sucede cuando una u otra de
dos actividades se deben llevar a cabo pero no ambas.
Esta se representa en el diagrama con un punto en la
rama del árbol. Véase figura 13.
6
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts
and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985

33. 33
Figura 12. Preparar una propuesta esta precedido por los tres
7
procesos ilustrados.
Figura 13. Aceptar una subscripción esta seguido por solo uno de
estos procesos.7
7
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts
and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985

34. 34
Los ciclos son raros y ocurren cuando un proceso
depende de él mismo, como puede observarse en la
figura 14.
Figura 14. Este diagrama muestra una estructura de árbol donde cada
8
bloque en el árbol tiene la misma etiqueta.(Ejecutar una actividad)
El paralelismo ocurre cuando dos procesos están
relacionados estrechamente. Se representa con dos
líneas que conectan los bloques y flechas en ambas
direcciones. Si la flechas se encuentran en la misma
dirección los procesos se han descompuesto
incorrectamente. Véase figura 15.
8
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques form Analysts
and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985

35. 35
Figura 15. Ejemplo de paralelismo en el diagrama de dependencia.8
Los eventos son procesos que sirven para iniciar
otros procesos. Se utiliza una flecha grande para
representar los eventos.
La secuencia en el diagrama de dependencia se
representa con las flechas direccionales. En ocasiones
de un proceso salen varias líneas por lo que resulta
confuso seguir la secuencia de los procesos. En estos
casos se enumeran las líneas para indicar la secuencia,
como se ilustra en la figura 16.

36. 36
Figura 16. En este diagrama se muestra la secuencia de ejecución de
9
cada proceso.
Estos son los elementos básicos de un diagrama de
dependencia que sirve para representar los procesos mas
importantes que ayudan a entender como una organización
funciona. Según el autor James Martin no es "práctico
o deseable mostrar todas las dependencias entre los
procesos" ya que dificulta la legibilidad del diagrama.
(Martin & McClure, 1985)
9
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts
and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985

37. 37
Diagrama de Flujo de Datos
El diagrama de flujo de datos conocido en inglés
"Data Flow Diagram" se utiliza para representar los
procesos y el flujo o movimiento de los datos a través
de estos procesos. La transformación de los datos,
desde la entrada hasta la salida, a través de los
procesos, puede describirse lógicamente y de forma
independiente de los componentes físicos de un sistema.
(Senn, 1989)
Existen dos tipos de diagramas de flujo de datos:
uno identificado como el físico y otro como el lógico.
El diagrama de flujo de datos físico muestra que
tareas se llevan a cabo y como éstas son ejecutadas.
Algunas de las características que se incluyen en este
tipo de diagrama son: nombre de las personas que
ejecutan la tarea, nombre y/o número de formas o
documentos, nombre de los departamentos, archivos,
equipo y otros aparatos utilizados, localizaciones y
nombres de los procedimientos. Senn recomienda el uso
de este tipo de diagrama por tres razones: es mas fácil
poder entender la interacción entre los componentes
físicos de un sistema que entender los procedimientos o

38. 38
políticas utilizadas para llevar a cabo cualquier
proceso, facilita la comunicación con el personal y
ayuda a validar el modelo creado con el usuario. (Senn,
1989)
El diagrama de flujo de datos lógico se dirige a
definir "el flujo de datos entre los procesos sin
tomar en consideración el equipo utilizado, los nombres
de las personas, los números de las formas y otros
aspectos de carácter físico". (Senn, 1989)
Existen dos notaciones comúnmente utilizadas para
el análisis del flujo de los datos, una desarrollada
por Edward Yourdon y la otra por Chris Gane y Trish
Sarson. (Senn, 1989)
Para el desarrollo de un diagrama de flujo de
datos se utilizan básicamente cuatro notaciones o
símbolos los cuales se pueden ver en la figura 17. A
continuación una descripción de cada símbolo:
Flujo de los datos se representa utilizando una
línea con una flecha. Esta indica la dirección
del movimiento de los datos desde el origen hasta
su destino final. (Senn, 1989) Los datos están
identificados por su nombre y el mismo se coloca

39. 39
encima de la línea con la flecha. (Martin &
McClure, 1985)
Figura 17. Notaciones utilizada para la creación del diagrama de
flujo de datos según los autores Yourdon y Gane& Sarson.10
Proceso se representa por un círculo (Yourdon,
Weinberg, Demarco) o por un rectángulo con las
esquinas redondeadas (Gane y Sarson).
Almacenamiento de Datos se representa por un par
de líneas paralelas, una cerca de la otra, y el
nombre del almacenamiento se coloca entre medio de
10
J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill,
New York, 1989

40. 40
ambas líneas. Este símbolo es utilizado por
Yourdon. Gane y Sarson utilizan un rectángulo
abierto en un de sus lados para representar el
almacenamiento de los datos.
Insumo o destino de los datos muestra el origen de
la data utilizada por el sistema o proceso y
también se utiliza para mostrar el último
recipiente de los datos producidos. El símbolo
que se utiliza es el cuadrado con el que se
representa tanto la fuente u origen de los datos
como el destino o producto de los mismos. En ambos
métodos (Yourdon, Gane y Sarson) se representan de
la misma forma. (Martin & McClure, 1985)
Los componentes del diagrama de flujo de datos
deben estar identificados con un nombre descriptivo y
un número. Este número no representa la secuencia sino
que se utiliza como una identificación si es necesario
descomponer ese proceso.
El diagrama de flujo de datos se divide en varios
niveles. El nivel superior se le llama diagrama de
Contexto y este contiene un solo proceso. Este define

41. 41
el sistema que se estudiará estableciendo los límites,
es decir nada que no sea parte de ese proceso principal
se estudiará. (Véase figura 18) Como la información
contenida en el diagrama de contexto es insuficiente
para explicar el proceso completo es necesario seguir
descomponiendo este proceso en sub-procesos. (Senn,
1989)
11
Figura 18. Diagrama de Contexto
En el segundo nivel se identifican los sub-
procesos principales junto con el flujos de datos, el
almacenamiento de los datos, los insumos y los
productos.
Cada uno de estos sub-procesos se identifica con
11
J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill,
New York, 1989

42. 42
un nombre y un número. Estos sub-procesos se puede
expandir en un tercer nivel y así sucesivamente. Los
niveles de expansión van a depender de la complejidad
de los procesos y al grado de detalle que la persona
quiera llegar con el objetivo final de poder entender
los procesos.(Véase figura 19) (Senn, 1989)
Existen varias reglas generales para la
construcción de un diagrama lógico de flujo de datos.
12
Figura 19. Diagrama de flujo de datos primer nivel.
El autor James Senn las resume en las siguientes:
12
J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill,
New York, 1989

43. 43
1- Cualquier flujo de datos que deje un proceso
debe utilizar como base los datos que sirvieron de
insumo al proceso.
2- Todos los flujos de datos deben tener nombre y
éste debe reflejar el movimiento entre los
procesos, el almacenamiento de datos, el insumo y
el producto.
3- Solamente los datos que son necesarios para
llevar a cabo un proceso deben ser el insumo al
mismo.
4- El producto de un proceso puede tomar una de
estas formas: al insumo del diagrama el proceso
debe añadirle información que se puede reflejar ya
sea un cambio en los datos, en el status, en el
contenido o en la organización. (Senn, 1989)
Algunas de las ventajas que surgen al utilizar el
diagrama de flujo de datos son: la notación utilizada
para hacer este diagrama es fácil de entender por los
usuarios y por el personal de la organización quienes
son parte del proceso que se esta estudiando. Esto
facilita la comunicación y el trabajo entre el analista
y usuario ya que le permite al usuario participar en el

44. 44
estudio y revisión de los diagramas. (Senn, 1989)
Este diagrama permite que el analista pueda aislar
áreas de interés en la organización y estudiarlas
examinando los datos que entran al proceso y observando
cuales son los cambios que ocurren cuando se acaba el
proceso. (Senn, 1989)

45. 45
"HIPO - Hierarchical Input-Process-Output”
El diagrama jerárquico insumo-proceso-producto
mejor conocido en inglés por las siglas HIPO es una
técnica diagramática que utiliza una serie de diagramas
para mostrar el insumo, producto y las funciones de un
sistema. Este muestra que el sistema hace pero no como
lo hace. (Martin & McClure, 1985)
Existen tres clases de diagramas HIPO: tabla de
contenido visual, los diagramas generales y los
detallados.
La tabla de contenido visual es el nivel superior
del diagrama de HIPO. Es una estructura en forma de
árbol que muestra los componentes generales de un
sistema. No ofrece información de control ni describe
los datos en el sistema. (Véase figura 20).
En el diagrama general se describen los insumos,
los procesos y productos de los componentes principales
del sistema. El propósito es "proveer de un
conocimiento general de una función". (Véase figura 21)
El diagrama detallado provee de la información
necesaria para entender cuales son los insumos,
procesos llevados a cabo y el producto de un componente
funcional. (Martin & McClure, 1985)

46. 46
Figura 20. Tabla de Contenido (HIPO)13
Ambos tipos de diagramas los generales y
detallados se parecen en el formato utilizado. Este
consiste en tres cajas o rectángulos identificados de
la siguiente forma: Insumo, Proceso y Producto.
En el diagrama la parte identificada como Insumo
13
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985

47. 47
se encuentra a mano derecha y muestra los datos ya sean
documentos, tablas, arreglos, archivos y otros que son
necesarios para el proceso.
14
Figura 21. Diagrama general (HIPO)
En el centro se encuentra la porción del diagrama
que se utiliza para los procesos donde se describen la
14
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985

48. 48
serie de pasos utilizados para transformar los datos.
A la izquierda del diagrama se encuentra el
Producto que muestra lo que produjo el proceso.
Cada caja o rectángulo esta conectado por flechas
que muestra que insumo o producto esta asociado con
cada proceso. (Martin & McClure, 1985)

49. 49
Diagrama Warnier-Orr
Este diagrama se utiliza para representar
gráficamente la estructura jerárquica de un sistema,
programa o estructura de datos. Obtuvo su nombre de sus
dos principales proponentes Jean-Dominique Warnier y
Ken Orr.
Este diagrama se construye horizontalmente a
través de una página utilizando llaves o "brackets",
en lugar de utilizar bloques como en los diagramas
anteriores. (Véase figura 22). (Martin & McClure, 1985)
Cada llave o "bracket" en el diagrama representa
la descomposición funcional de un proceso principal. El
diagrama se lee de izquierda a derecha y de arriba
hacia abajo dentro de las llaves o "brackets". Las
llaves encierran la relación lógica entre los miembros
de un grupo y separan cada nivel jerárquico. Cada una
debe estar claramente identificada con un nombre.
(Martin & McClure, 1985)
La secuencia se representa colocando en orden los
miembros de un grupo, uno detrás del otro. (Martin &
McClure, 1985)

50. 50
15
Figura 22. Diagrama Warnier-Orr
En la figura 23 aparecen las construcciones que se
utilizan para representar diferentes condiciones en
este tipo de diagrama.
15
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985

51. 51
Figura 23. Estructuras básicas para contruír el diagrama
Warnier-Orr.16
16
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985

52. 52
Diagrama de Acción ("Action Diagram")
Esta técnica permite extender la descomposición
funcional desde los niveles superiores hasta los
inferiores. Nos permite tener una visión general de la
estructura de una organización, sus áreas funcionales,
los procesos, procedimientos y programas. Además nos
permite descomponer en detalle dichas estructuras.
(Véase figura 24) (Martin & McClure, 1985)
Las notaciones o estructuras que se utilizan para
representar un diagrama de acción son las siguientes:
(Véase figura 25)
La llave o "bracket" se utilizan para encerrar el
grupo de actividades que se ejecutarán. Este puede
representar una unidad organizacional, un proceso,
un programa o una subrutina. (Martin & McClure,
1985)
La secuencia u orden de la operaciones estará
determinada por la posición dentro de la llave o
"bracket". Las acciones estarán una detrás de la
otra y en ese orden se ejecutarán.

53. 53
17
Figura 24. Diagrama de Acción (Proceso de Subscripción)
17
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985

54. 54
18
Figura 25. Notación de un diagrama de acción.
Las condiciones indican si una acción se ejecutará
o no. Las condiciones se escriben en la parte
superior de la llave.
La condición de mutua exclusividad está
representada por una llave partida, donde solo una
de las condiciones será ejecutada.
La repetición esta representada por una doble
línea en la parte superior de la llave e indica
que el contenido de la llave se ejecutará varias
veces.
Las llaves o "brackets" anidados (unos dentro de
18
J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985

55. 55
otros) se utilizan para mostrar la jerarquía.
El rectángulo esta diseñado para utilizarse con la
computadora la cual ayuda en el dibujo y cotejo de
los insumos y productos. Los insumos a las
actividades se escriben en la parte superior
izquierda del rectángulo y los productos se
escriben en la parte inferior derecha.
La salida se representa en este tipo de diagrama a
través de una línea con una flecha hacia la
izquierda a través de una o varias llaves.
Los procedimientos que están representados por un
rectángulo con los bordes redondeados se utilizan
para indicar que el procedimiento se detalla en
otra parte. Si el procedimiento todavía no se ha
desarrollado se ilustra utilizando un rectángulo
con los bordes redondeados pero con el lado
derecho roto.
Procedimientos comunes son aquellos que aparecen
en varias partes del diagrama y se representan con

56. 56
un rectángulo con los borde redondeados y una
línea vertical en el lado izquierdo del dibujo.
Este tipo de diagrama ofrece una serie de ventajas
sobre otras técnicas diagramáticas. Algunas de estas
son: este diagrama es fácil de dibujar y cambiar, se
puede dibujar ya sea en forma manual o computarizada,
se puede utilizar para ilustrar diferentes niveles de
detalle, es fácil de enseñar para los usuarios y otras.
(Martin & McClure, 1985)
Estos son algunos de los métodos que utilizan las
técnicas estructuradas para la creación de los modelos
de los procesos y los datos de una organización.
Metodología de Re-ingeniería de un Negocio Dinámico
Esta metodología conocida en inglés por "Dynamic
Business Re-engineering Methodology" fue desarrollada
por Daniel Morris y Joel Brandon en apoyo a su práctica
de consultoría. Esta metodología utiliza un enfoque
dinámico y original para administrar el cambio en un
negocio u organización. La misma se diseño para
controlar el cambio, mejorar la calidad operacional y
ayudar al negocio u organización a ser mas competitiva.

57. 57
(Morris & Brandon, 1993)
Esta viene a ser una expansión de la metodología
de desarrollo de sistemas relacionales mejor conocida
por sus siglas en inglés RSD ("Relational Systems
Development"). La misma fue desarrollada para integrar
las operaciones del negocio con los sistemas
computadorizados de información. Este enfoque reconoce
la necesidad de entender como opera o trabaja la
organización y a su vez determinar como la
automatización puede mejorar las operaciones. (Morris &
Brandon, 1993)
La metodología de desarrollo de sistemas
relacionales trae como consecuencia que el flujo de
trabajo de las operaciones del negocio se transformará,
mientras los nuevos sistemas de información se
diseñaban, lo que mejoró la calidad del trabajo. Es
decir, se integran las nuevas funciones del negocio con
sistemas de información que le dan un mayor apoyo a las
mismas.
Dentro de las limitaciones de esta metodología
podemos mencionar la falta de suficiente apoyo a la re-
estructuración de las operaciones, considera el cambio
como constante dentro del negocio y establece que las

58. 58
operaciones y los sistemas de información nunca serán
capaces de ajustarse adecuadamente. También establece
que las herramientas para el desarrollo de los sistemas
computarizados de información eran creadas para ser
utilizadas una sola vez y las mismas no eran fáciles de
actualizar o modificar. (Morris & Brandon, 1993)
Existen dos herramientas que son utilizadas por
esta metodología para crear modelos de los procesos de
las organizaciones. La primera es el mapa de actividad
del negocio conocido por sus siglas en inglés "BAM"
(Business Activity Maps) y la segunda los diagramas
relacionales.

59. 59
Mapa de Actividad del Negocio
El mapa de la actividad del negocio consiste en
una serie de "diagramas de flujo que representan las
actividades que son ejecutadas y muestra la relación
entre dichas actividades". El propósito de este tipo
de diagrama es crear un modelo que muestre el flujo de
las actividades y de los procesos del trabajo. Este
provee la información necesaria para entender las
operaciones del negocio a través de la representación
gráfica del flujo o movimiento del trabajo y el detalle
asociado con éste. En la figura 26 se puede observar un
ejemplo de un mapa de actividad del negocio. (Morris &
Brandon, 1993)
Esta técnica es utilizada en la metodología de re-
ingeniería de un negocio dinámico. Primero se utiliza
para describir el flujo de trabajo actual de la
organización y una vez se identifican todas las
funciones del negocio, se reconstruyen los procesos.
Además se utiliza para implantar la re-ingeniería en
las operaciones. (Morris & Brandon, 1993)
Este diagrama es jerárquico y de tipo red. El
paso inicial es determinar que uno hace. Se hace un

60. 60
19
Figura 26. Mapa de Actividad del Negocio (BAM)
19
D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill,
New York, 1993

61. 61
listado de las actividades que se llevan a cabo y
dependiendo de la complejidad de las mismas se van
dividiendo en niveles de detalle mas bajos. En este
proceso de descomposición no existen guías definidas
que determinen cuantos niveles son apropiados para cada
situación. La meta principal de este proceso de
descomposición es llevar al gerente o analista, en
forma organizada del nivel mas alto de detalle al nivel
mas bajo: la función del negocio. (Morris & Brandon,
1993)
La función del negocio se define como "el grupo de
tareas que se ejecutan para llevar a cabo una acción
específica o producir el resultado deseado". Este
nivel se alcanza cuando el analista deja de buscar que
pasa y comienza por averiguar como se hacen las cosas.
(Morris & Brandon, 1993)
Existen una serie de símbolos definidos por los
autores Morris y Brandon que se utilizan para
representar diferentes tipos de operaciones en el
diagrama o mapa de actividad del negocio. Estos
símbolos aparecen en la figura 27. A continuación una
descripción de dichos símbolos:

62. 62
Símbolo de Acción ("Action Symbol") está
representado por un círculo. Cada círculo es una
unidad separada de trabajo o un paso. Cada uno
esta identificado con un nombre breve y un número.
Cada círculo está conectado con otros y es común
que tenga mas de dos salidas. También puede tener
salidas condicionales, donde se pueden representar
decisiones como hacer un paso u otro y/o hacer un
paso y otro. Cuando se alcanza el nivel de
descomposición mas bajo identificado como la
función se utiliza el círculo encerrado en un
cuadrado.
Símbolo Decisional está representado por un
círculo con un diamante en el medio. Este indica
respuestas que están condicionadas que producen
diferentes alternativas de salida de la acción. Si
la acción tiene múltiples decisiones, éstas pueden
ser agrupadas o la acción se puede separar en
círculos mas detallados. Dos o mas líneas pueden
ser dibujadas en el diamante, dependiendo del
número de opciones en la decisión. Cada línea
debe estar claramente identificada con el nombre

63. 63
de cualquier documento que sea pasado de una
acción a otra, la descripción de cualquier otro
dato que se mueva entre los círculos y la
condición o alternativa debe estar identificada en
el diagrama.
Símbolo de inicio y terminación esta representado
por un óvalo.
Símbolo de flujo de conección esta representado
por un línea que conecta tanto un círculo con un
símbolo de inicio o terminación como un círculo
con otro. La dirección esta representada por una
flecha. Cada conector o línea debe tener un nombre
que identifique el documento o artículo que esté
pasando.
El símbolo de informe es un rectángulo con un lado
abierto. Este se utiliza para señalar que la
información requerida proviene de un informe o
documento. También se utiliza para indicar el
archivo de información en forma manual o
automatizada. El nombre del informe se coloca en

64. 64
la línea de conección y dentro del símbolo se
coloca el lugar de retención del informe.
El símbolo de conección fuera de página ("Off-
Page") esta representado por un círculo pequeño
que indica que el flujo de una acción continua en
otra página. Este símbolo puede estar identificado
con el número de la página donde continúa el
diagrama o con el número o el nombre del círculo
de acción al cual se dirige.
Figura 27. Notación utilizada en el diagrama de Actividad del Negocio
(BAM)20
20
D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill,
New York, 1993

65. 65
El símbolo de conección externa se utiliza para
identificar un diagrama que está relacionado con
otro. Por ejemplo, al describir las diferentes
acciones de un departamento de una organización
las mismas están relacionadas y pertenecen a un
área funcional. Este debe estar identificado con
el nombre y número del diagrama, como también con
el nombre y número del paso del cual salió o
entró.
El sistema de numeración de este diagrama es
consecutivo, de izquierda a derecha. A medida que
se descomponen las acciones se identifican con el
número principal de la acción anterior y se le
asigna un número a la acción actual.
En este tipo de diagrama se recopila mucha
información sobre las funciones y procesos de un
negocio u organización. Los autores Morris y Brandon
nos mencionan las siguientes: identificación de las
pantallas de computadoras y documentos e informes
utilizadas en las funciones, las reglas y políticas que
se aplican a cada función del negocio, cualquier apoyo

66. 66
externo que se utilice en el procesamiento, el
itinerario de la operación, descripciones de quien,
que, cuando, donde, como y porque, información de
actividades especiales, volumen de información,
descripción de posiciones del personal, número de
personas por posición y niveles de destrezas,
identificación de las tareas mas importantes ejecutadas
en esa función y provee de información sobre los
problemas o puntos débiles de las actividades actuales.
(Morris & Brandon, 1993)
Los autores Morris y Brandon nos presentan una
serie de reglas o guías que se utilizan para la
construcción de estos diagramas:
1- Cada diagrama debe comenzar con una breve
descripción de la actividad e incluír cual es y
como se relaciona con otros diagramas.
2- Debe identificar quien fue el creador del
diagrama, la fecha de creación, el número o
versión del diagrama, el nombre de quien lo cambió
y cuando.
3- Cada diagrama debe estar claramente
identificado y hacer referencia a la unidad
organizacional que esta describiendo.

67. 67
4- El proceso de descomposición debe llevar hasta
identificar las funciones individuales del negocio
u organización.
5- Cada símbolo de acción (Círculo) debe estar
identificado con su nombre, el número del nivel y
orden en el flujo de ese nivel.
6- El diagrama debe comenzar en la parte superior
izquierda del papel y mover hacia abajo y a la
derecha.
7- Cada símbolo de acción (círculo) debe tener un
insumo (documento) y tener por lo menos una salida
(el documento que se pasó).
8- Todas las decisiones deben tener una nota o
breve descripción que indique cual es la decisión
o condición representada.
9- Cada símbolo de decisión debe tener por lo
menos dos salidas y deben estar claramente
representadas.
10- Cada nivel funcional debe tener información
que describa quien, cual, como, cuando, donde y
porque de esa acción representada. Toda la
información y criterios de validación relacionados
con una acción y todas las políticas y reglas

68. 68
utilizadas en una acción deben estar validadas.
11- El conector de flujo debe estar claramente
identificado con el nombre del documento o
documentos que se mueven a través de ese proceso.
12- Los conectores de fuera de página como los
externos deben tener referencia en el diagrama.
Estas reglas le servirán al usuario para
desarrollar un mapa de la actividad del negocio
correcto y completo.

69. 69
Diagramas Relacionales
Estos diagramas son una "combinación de
representaciones gráficas y texto que se utilizan para
ilustrar el flujo y la relación entre las tareas
manuales y las automatizadas". La interacción, entre
las personas y las computadoras, está descrita por un
flujo de acción y reacción. La lógica del sistema está
claramente definida paso por paso, lo que permite que
sea fácil de entender tanto por la gerencia como por el
resto del personal. (Morris & Brandon, 1993)
El diagrama relacional está diseñado para
representar como el trabajo es realizado. Este modelo
muestra paso a paso el flujo de las tareas realizadas
en cada trabajo. Cada mapa de actividad identifica un
grupo de tareas como trabajos separados, por lo tanto
se pueden generar mas de un diagrama relacional
asociado con el diagrama ya que el mismo muestra el
flujo de trabajo al nivel mas bajo de detalle. (Morris
& Brandon, 1993)
El diagrama relacional se divide en tres columnas
las cuales describen el flujo operacional, el flujo de
la actividad del sistema y la descripción de la acción

70. 70
que se lleva a cabo. (Véase figura 29) (Morris &
Brandon, 1993)
Figura 28. Ejemplo de un diagrama relacional.21
21
D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill,
New York, 1993

71. 71
La columna que se encuentra a la izquierda
identificada como Flujo Operacional muestra todas las
tareas realizadas en forma manual. La columna central o
Flujo de Actividad del Sistema es donde se describen
todas las tareas que tienen que ver con los sistemas
computarizados de información. Por último, la columna
que se encuentra en el extremo derecho identificada por
el nombre de Descripción de Acción muestra en forma
narrativa todas las actividades llevadas a cabo.
(Morris & Brandon, 1993)
Usualmente como un trabajo requiere que se
realicen varias tareas, probablemente se necesitarán
mas de una página para seguir el flujo. Por lo tanto,
cada página debe estar claramente identificada para
poder entender el flujo de las tareas.
Cada página tiene que tener información
descriptiva que identifique a la organización y a la
función del negocio que esté describiendo. También debe
incluir información de la fecha y la versión para
propósito de control.
El diagrama relacional como un modelo gráfico
utiliza una serie de símbolos para representar acciones
y el flujo de las mismas. A continuación una breve

72. 72
descripción de estos símbolos según los autores Morris
y Brandon.
El símbolo de Acción es un rectángulo y se utiliza
para representar una tarea específica que es
ejecutada por una persona o por la computadora. La
tarea debe estar identificada por un breve nombre
y se coloca dentro del rectángulo.
Cada diagrama de acción esta numerado. El
número se coloca en un pequeño círculo adyacente a
cada símbolo excepto cuando es un conector o un
símbolo de archivo de computadora. El número se
coloca inmediatamente al frente del texto en la
columna narrativa y éste sirve de referencia con
el símbolo de la tarea que se está describiendo.
Símbolo de inicio o terminación es un óvalo. El
diagrama relacional debe comenzarse con un
documento que se pase a la tarea o por un evento
que puede ser un producto recibido o liberado de
producción. El flujo está terminado cuando todas
las tareas se han completado.

73. 73
Símbolo Decisional es un diamante y se utiliza
para representar puntos condicionales en el flujo.
Si existen mas de dos alternativas en la decisión
entonces se utilizan conectores para cada posible
alternativa. Cada alternativa en el diagrama debe
estar claramente identificada.
Símbolo de Pantalla de Computadora es utilizado
para representar una pantalla o terminal no
importa el tipo de computador que se esté
utilizando. Como parte del diagrama, este símbolo
debe tener el nombre de la pantalla y el número
utilizado por el sistema. Además cualquier
información adicional se debe escribir en la parte
narrativa del diagrama.
Símbolo de Informe se utiliza para representar
cualquier informe ya sea generado de forma manual
o por computadora.
Símbolo de Archivo de computadora se representa
por un cilindro. Este se utiliza para mostrar
operaciones con archivos de computadoras y se

74. 74
colocan en la columna de Flujo de Actividad del
Sistema. El nombre del archivo se escribe dentro
del cilindro y la información relacionada con el
sistema se escribe en la parte narrativa o tercera
columna.
El símbolo de archivo de informes es un pequeño
rectángulo con uno de sus lados abierto y se
utiliza para representar un archivo físico de
donde se obtiene la información generada de forma
manual. El nombre del archivo debe colocarse
dentro del símbolo. La localización y el nombre
de la unidad responsable del mismo debe
especificarse en la parte narrativa del diagrama.
Este símbolo siempre se utiliza en la columna de
Flujo Operacional.
El símbolo de conección de flujo de trabajo
muestra el lugar o posición de cada tarea en el
diagrama y su relación con otras tareas. El flujo
se ilustra uniendo los símbolos con líneas en el
orden en que se ejecutan. La dirección del
movimiento se indica utilizando flechas

75. 75
direccionales. Cada conector debe esta
identificado con el nombre del documento o
producto que lleva a la próxima tarea.
Otro símbolo utilizado en este tipo de diagrama es
el conector fuera de página que indica la
continuación del flujo en otra página. Se debe
identificar el punto de conección, la página y el
número de la tarea. La notación o símbolo debe
colocarse en la parte gráfica del diagrama y el
texto asociado debe incluirse en la columna de
descripción de acción.
El símbolo de conección externa se utiliza cuando
el flujo de trabajo tiene una interacción o
relación con otro. Esta interacción debe estar
identificada con su nombre. El número de página y
la tarea, el nombre del diagrama con el cual
interactúa ese flujo de trabajo está relacionado y
también debe incluirse.
Por último la numeración de las tareas de un
trabajo deben comenzar con el número uno y

76. 76
continuar en secuencia siguiendo el orden de las
mismas. Cada tarea debe tener un número
consecutivo único y se utilizará para describir
la tarea en la columna de Descripción de Acción
que hace referencia del símbolo con el texto.
(Morris & Brandon, 1993)
22
Figura 29. Notación utilizada para hacer diagramas relacionales.
Existen una serie de reglas o guías que intentan
lograr la consistencia de estos diagramas. Algunas de
las que mencionan los autores Morris y Brandon son:
22
D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill,
New York, 1993

77. 77
1- Siempre se debe comenzar el flujo describiendo
claramente las condiciones que lo iniciaron.
2- Cada trabajo identificado en el mapa de
actividad del negocio debe especificar una lista
de las tareas principales.
3- Solamente aquellas tareas manuales y la lógica
que le da apoyo debe entrarse en la columna de
flujo operacional.
4- Las tareas ejecutadas por la computadora y la
lógica que le da apoyo deben entrarse en la
columna de Flujo de Actividad del Sistema.
5- Solo el texto narrativo debe entrarse en la
columna de Descripción de la Acción.
6- Todas las fórmulas que se utilizan para
realizar cálculos deben estar anotadas en la
columna de la Descripción de la acción.
7- Cada entrada no importa la columna en que se
encuentre debe estar numerada.
8- Cada pantalla debe estar identificada con un
número y su nombre.
9- Cada informe debe estar identificado con su
nombre oficial y su número.
10- Todos los conectores deben esta identificados

78. 78
y ser fáciles de seguir.
11- No se debe sobrecargar una página colocando
demasiados diagramas.
Estas son algunas de las recomendaciones que hacen
estos autores para asegurarse que cualquier persona
entienda la presentación de la información.

79. 79
CAPITULO III
METODOLOGÍA
Evaluación de Técnicas Diagramáticas
El desarrollo de un manual para la documentación
de los procesos institucionales requiere la selección
de una o varias técnicas para la representación o
construcción de un modelo funcional de la organización.
Durante el estudio y evaluación de las metodologías
existentes, el investigador estableció y evaluó una
serie de criterios o características necesarias que
deben cumplir los métodos o técnicas a utilizarse.
Algunos de estos son:
1- El método o técnica diagramática debe permitir
desarrollar un modelo general de la organización.
2- La técnica debe ser fácil de aprender por
usuarios no especializados.
3- Los diagramas desarrollados deben ser fáciles
de leer y entender por personal no especializado.
4- El método debe estar diseñado para ser
utilizado en computadora.
5- La herramienta debe permitir describir tanto

80. 80
las funciones principales como el detalle de las
mismas.
El investigador le asignó un peso o valor a cada
una de estas características según su importancia.
(Véase tabla 1)
Tabla 1
Pesos asignados por característica
D E S C R I P C I O N PESO
ASIGNADO
Visión General de la Estructura de una 7
Organización
Fácil de aprender por usuarios no técnicos 9
Los diagramas deben ser fáciles de leer y 9
entender por usuarios no técnicos
La técnica debe estar diseñada para ser utilizada 7
por computadora
Representación tanto de las procesos principales 9
como el detalle de los mismos.
Permitir representar el movimiento de los datos 7
atraves de los procesos
Los diagramas deben ser fáciles de dibujar y 9
cambiar
Se estableció una escala 1 al 10 donde el peso
mayor fue asignado a las características de mayor
importancia.

81. 81
A continuación una descripción más detallada de
las características evaluadas por el investigador:
Visión General de la estructura de una
organización La técnica nos debe permitir
representar la
estructura general de las unidades funcionales de
la organización.
Fácil de aprender por usuarios no técnicos
La técnica debe ser sencilla y fácil de aprender
ya que usuarios no especializados serán los que
crearán el modelo de los procesos de la
organización. La técnica o herramienta
seleccionada no debe requerir de un adiestramiento
extenso.
Los diagramas deben ser fáciles de leer y entender
por usuarios no técnicos
La técnica debe permitir desarrollar o crear
diagramas que sean fáciles de interpretar por el
personal no técnico. Esto permitirá aumentar la
participación del usuario en el proceso de

82. 82
creación, desarrollo y verificación del modelo.
La técnica debe estar diseñada para ser utilizada
por computadora
Esto facilitará la creación, modificación y
mantenimiento de la documentación de los procesos
de la institución.
Representación tanto las procesos principales como
el detalle de los mismos
Esto facilitará el aprendizaje de la técnica al
usuario. Algunas técnicas diagramáticas son
apropiadas solamente para crear modelos generales
de la organización. Otras técnicas solamente
permiten crear modelos del detalle del sistema.
De acuerdo a James Martin es "deseable" tener una
sola técnica diagramática en la que se puedan
representar tanto los aspectos generales como el
detalle de un sistema. (Martin & McClure, 1985)
La técnica debe permitir representar el
movimientode los datos através de los procesos
Esto le permitirá al usuario tener una visión de

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como se mueven y transforman los datos através de
los procesos.
Fácil de dibujar y cambiar
La técnica diagramática utilizada deberá ser fácil
de dibujar tanto por el personal técnico como el
no especializado. Esto permitirá la construcción
rápida del diagrama y reduce el tiempo de
desarrollo del modelo. También la técnica debe
permitir que los cambios a los modelos
desarrollados sean fáciles de implantar lo que
reducirá el tiempo de mantenimiento de los
diagramas y le permitirá al usuario invertir mas
tiempo en el análisis y verificación del modelo.
El investigador hizo su evaluación basado en el
estudio de las técnicas diagramáticas investigadas y en
evaluaciones hechas por expertos en este campo. En la
tabla 2 aparecen las características que posee cada
técnica o método evaluado.

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Tabla 2
Evaluación de Métodos o Técnicas Diagramáticas
D I A G R A M A S
CARACTERÍSTICA FL DE DE FL HI WA AC BA DI
UJ SC PE UJ PO RN CI M AG
OG OM ND O IE ON .R
RA PO EN R- EL
MA SI CI DE OR AC
CI A DA R IO
ON TO NA
S L
Técnica permite:
Visión General de las funciones de la X X X X
organización
Fácil de aprender X X X X X X X X
Fácil de leer X X X X X X X X
Diseñada para utilizarse en X X X X X X X X X
computadora
Representación tanto los procesos X X
principales como el detalle de los
mismos.
Movimiento o flujo de datos X X X X
Fácil de dibujar y cambiar X X X X X X X X

85. 85
El investigador evaluó las características de cada
metodología estudiada y los resultados aparecen en la
tabla 3.
De acuerdo a estos criterios el investigador
evaluó y seleccionó la técnica de diagrama de flujo de
datos para describir los procesos de la institución. A
pesar de que el diagrama de flujo de datos y el mapa de
actividad del negocio tienen igual puntuación, el
investigador seleccionó el diagrama de flujo de datos
ya que es una técnica mas conocida, existen programas
de computadoras que le dan apoyo a la misma y esta se
ha utilizado por mayor tiempo en el desarrollo de
sistemas de información.
El diagrama de Flujo de Datos se utilizará para
crear un modelo del flujo o movimiento de los datos o
documentos através de los procesos de la institución.
Esta técnica se modificó para facilitar la creación del
diagrama por parte del usuario añadiéndole unos
símbolos nuevos que se utilizarán para describir las
funciones de entrada o salida de los datos en los
procesos y el almacenamiento de datos. Además se
añadieron dos notaciones adicionales, una de estas se
utilizará para representar condiciones en el diagrama y

86. 86
la otra para representar la salida de un proceso.
(Véase Figura 30)
También se utilizará el diagrama de Descomposición
para cubrir las deficiencias del diagrama de flujo de
datos en ilustrar la estructura general de la
organización.
Estas dos métodos o técnicas diagramáticas
facilitarán la creación de la documentación de los
procesos institucionales.
Figura 30. Notación utilizada para hacer el diagrama de flujo de
datos modificado.

87. 87
Evaluación de Programas de Computadoras para la
Documentación de Procesos Institucionales
La evaluación y selección de uno o varios
programa(s) de computadora(s) que nos ayuden en la
preparación de la documentación de la institución es un
proceso en el cual se deben considerar los siguientes
aspectos:
a) Costo del producto (programas)
b) Requerimientos de equipo y programas (Windows)
c) Características y funciones del producto.
1) El programa debe ser fácil de utilizar y
aprender por los usuarios.
2) La documentación generada por el programa
debe ser de alta calidad.
3) El programa debe contar con gráficas o
símbolos que le den apoyo a la metodología
seleccionada.
4) La creación, modificación y manejo de los
diagramas debe ser lo mas sencilla posible.
5) La documentación del producto (manuales)
junto al apoyo técnico y servicio deben ser
completos.

88. 88
6) El producto debe contar con programas de
ayuda y ejemplos.
d) El programa de computadora debe darle apoyo a
la metodología de documentación propuesta por
el investigador.
El primero de los criterios a evaluarse será el
costo del producto. Se estableció que el costo máximo
del producto no pasaría de mil dólares. Se hizo una
tabla dividiendo este costo máximo en unidades de 100
dólares. En la tabla 4 aparece la puntuación asignada
por escala de precios. Como puede observarse en la
tabla 4 mientras menor sea el precio mayor será la
puntuación asignada.
El investigador hizo una evaluación sobre el costo
de cada producto que aparece resumida en la tabla 5.

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Tabla 4
Puntuación asignada por Costo del producto
Escala de Precios Puntuación asignada
(Dólares)
0 - 100 10
101 - 200 9
201 - 300 8
301 - 400 7
401 - 500 6
501 - 600 5
601 - 700 4
701 - 800 3
801 - 900 2
901 - 1000 1

90. 90
El próximo criterio evaluado son los
requerimientos de equipo y programación. Cada uno de
estos productos tiene una serie de requerimientos,
tanto de equipo como de programas necesarios para poder
ejecutar. En la tabla 6 aparece la puntuación asignada
para cada una de estas características. A los
requerimientos mínimos se les asignó una puntuación
mayor debido a la diversidad de equipo con que cuenta
la Universidad.
Tabla 6
Puntuación asignada por características del equipo
y la programación
Requerimiento de Equipo Puntuación
Asignada
Procesador
8086 6
8088 5
286 4
386 3
486 2
Pentium (+) 1
Requerimiento de Disco Duro
menos 1.44 5
2 - 4 Megabyte 4

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Requerimiento de Equipo Puntuación
Asignada
5 - 7 Megabyte 3
8 - 10 Megabyte 2
11 - más 1
Memoria RAM
menos 640K 4
2 Megabyte 3
4 Megabyte 2
8 + Megabytes 1
Monitor
Monocromático 6
RGB (Red,Green,Blue) 5
EGA 4
VGA (Color o B/W) o Plasma 3
SVGA 2
Otros 1
Raton
NO requerido 2
Requerido 1
Programas Adicionales
No requiere 2
Requiere (Windows 3.1+ u 1
otros)
Versión del Programa
Ambas (Macintosh y IBM) 3
IBM compatible 2
Macintosh 1

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En la tabla 7 se presentaron los resultados de la
evaluación sobre los requerimientos de equipo y
programación. Como podemos observar la puntuación
mayor basada en la evaluación de estos criterios la
obtuvo AllClear III.
El próximo criterio evaluado fueron las
características y funciones de cada producto. El
investigador hizo un resumen de las características
principales de cada producto o programa de computadora
que se encuentra en la tabla 8. La fuente de esta
información fue la literatura ofrecida por los
manufactureros, programas de demostración y
evaluaciones hechas por investigadores independientes.