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                                      CAPITULO II

                               REVISIÓN DE LITERATURA


Antecedentes Históricos

        En        la     actualidad,         no    existe        una    metodología

generalmente             aceptada         para    crear    un       modelo    de   los

procesos de una organización. (Leymann & Altenhuber,

1994)        En        esta    investigación         se        estudiaron     varias

metodologías             que    se    utilizan      para       el     desarrollo    de

sistemas de información las cuales tienen diferentes

métodos           para         representar         los     procesos          de    una

organización.

        Para       mediados          de   los     años    50    se     comenzaron   a

utilizar          diagramas       para      representar         el flujo de los

procesos. Dos sistemas emergieron como contendientes,

uno desarrollado por la UNIVAC y el otro por IBM.

(Leslie, 1986)

        En     el       año     1963,      IBM     ("International           Business

Machine           Corporation")            desarrolla           una     metodología

completa conocida como "Plan de Estudio Organizacional"

o por su nombre en inglés "Study Organization Plan"

(S.O.P).           Este fue desarrollado por tres analistas de

IBM: Thomas Glans, Burton Grad y David Holstein. Este
2

plan requería el manejo de un gran número de documentos

y no tenía buenas técnicas para construír diagramas. A

pesar     de       esto,         el     plan      sirvió         de    base       para   el

desarrollo          de      otras      metodologías            como     lo     fueron    el

"Business          Systems            Planning"       y     "Hierarchical             Input

Process Output (HIPO) charting".                          (Leslie, 1986)
     El plan de estudio organizacional (S.O.P) fue una

metodología que recibió muchas críticas por parte de

un      grupo       de      teóricos         y   educadores           en     el   área   de

administración de negocios durante las décadas de los

setenta       y    los      ochenta.         Estos        críticos         comenzaron     a

trabajar       en      lo    que       se    conocería         mas     tarde      como   el

método estructurado. (Leslie, 1986)

        Una       de     las          aportaciones          de        este     grupo     de

innovadores fue la aplicación del enfoque estructurado

al análisis y diseño de sistemas. (Leslie, 1986)
        Desafortunadamente, en su celo por avanzar en la

teorías       de       sistemas,            algunos       de     estos       grupos      que

impulsaron          el       desarrollo           del       método           estructurado

tomaron una posición arbitraria en cuanto a los métodos

viejos    basados           en    S.O.P,         al   cual       ellos       llamaron    el

método Clásico o Neoclásico. Estos distorcionaron la

naturaleza del método promoviendo el reemplazo de las
3

prácticas    de    hacer     flujogramas.        Además   trataron       de

convencer a los gerentes de los Centros de Cómputos de

que el método clásico era dependiente de la máquina, en

parte porque IBM estampó en su plantillas no solo los

símbolos básicos para hacer diagramas sino que incluyó

símbolos que hacían referencia a terminales, impresoras
y aparatos de almacenamiento. (Leslie, 1986)

      Algunas de las ventajas que el método neoclásico o

clásico ofreció fueron los siguientes:               los diagramas o

símbolos se podían utilizar para las diferentes etapas

del    desarrollo       de    sistemas      (análisis,       diseño       e

implantación) y para describir procesos manuales y/o

computarizados,        el    flujo    de   los    procesos    y     de   la

información       podían      mezclarse     utilizando       el     mismo

enfoque      diagramático,           el    flujograma        como        una

herramienta universal de uso múltiple podía utilizarse
para crear especificaciones y también para describir el

sistema físico en la etapa de diseño. (Leslie, 1986)

       El   término     "estructurado"       fue    por   primera        vez

introducido       en   relación      con   la    programación.           La

programación estructurada y los principios del enfoque

conocido de arriba hacia abajo ("Top Down"), la descom-

posición jerárquica y los módulos fueron introducidos a
4

finales de los años 60.(Bansler & Bodker, 1993)

     Posteriormente            para    mediados       y     finales        de   los

setenta     el    término          "estructurado"         fue    aplicado        al

diseño técnico y           a la implantación de lo que se conoce

como Diseño Estructurado. Luego se comenzó a utilizar

en   el   área     de      análisis      y    desarrollo         de       sistemas
conociéndole       con       el     nombre    de     Análisis         y    Diseño

Estructurado          ("Structured            Analysis          and        Design

Techniques").(Bansler & Bodker, 1993)

      Algunos         de      los     objetivos        de       las       técnicas

estructuradas eran: descomponer los problemas complejos

y simplificar los mismos, lograr la simplificación del

diseño de los sistemas, utilizar técnicas de diagramas

que fueran lo mas claras posibles, mejorar la calidad y

legibilidad      de     los    diagramas      utilizados,         mejorar        la

comunicación      con        los    usuarios,      emplear       métodos        que
fueran consistentes y fáciles de enseñar, lograr una

comunicación precisa entre los grupos que trabajaban en

el   desarrollo         de    sistemas,       utilizar          técnicas        que

trabajaran       bien        tanto     con    sistemas          grandes         como

pequeños,        minimizar           errores,        lograr       la       máxima

automatización        en      el     diseño     de    los       sistemas        con

técnicas que hicieran posible la generación de código
5

de    programas,       mejorar        la     calidad de la programación

producida,        crear       programas        que      fueran       fáciles      de

modificar, simplificar los programas y el proceso de

desarrollo        de        los     mismos,         bajar     los    costos       de

desarrollo de los sistemas,                        etc. (Martin & McClure,

1985)
        Durante        este        período     se     desarrollaron         varias

metodologías           que         utilizan        diferentes        métodos       o

herramientas diagramáticas para crear modelos ya sea de

los     datos      o        los     procesos.              Algunas     de       estas

herramientas       son:       diagrama        de    flujo de datos ("Data

Flow       Diagram"),                organigramas,            diagramas           de

descomposición,          diagrama          HIPO,     Diccionario      de    Datos,

tablas decisionales, árboles decisionales, flujogramas

de sistemas y programas, etc.                  (Martin & McClure, 1985)

        Temprano       en     la    década     de     los    ochenta       la   baja
productividad          en     el    desarrollo        de    programas       alcanzó

grandes proporciones.                Las computadoras y en particular

las microcomputadoras se habían difundido ampliamente

debido     al     bajo        costo.       Muchos      usuarios       se    habían

convertido en literatos en el tema de computadoras y

los     mismos estaban reclamando nuevas aplicaciones. Los

Centros     de         Cómputos        utilizaban           metodologías         que
6

contenían los principios de las técnicas estructuradas

para construír nuevos sistemas pero las mismas no eran

lo suficientemente rápidas y se estaban enfrentando a

múltiples      problemas       en     el       mantenimiento           de    dichos

sistemas.      La    búsqueda       por     mejorar         la    productividad

llevo al desarrollo de nuevos lenguajes, generadores de
informes,      generadores          de     aplicaciones,          herramientas

para    desarrollar        bancos     de       datos,    programación             para

apoyo decisional, herramientas para el desarrollo de

sistemas y generadores de programas. (Martin & McClure,

1985)

        Esta   urgente      necesidad          lleva    a    la    búsqueda        de

nuevas tecnologías para automatizar el desarrollo de

los sistemas. Surge la tecnología de CASE ("Computer-

aided Software Engineering") cuyo propósito principal

era    automatizar     las     diferentes          etapas        del    ciclo      de
desarrollo de sistemas.              CASE facilitaría la creación,

modificación implantación y documentación de los nuevos

sistemas       ya    que     añade        un     rigor       sistemático           al

desarrollo      de    nuevas        aplicaciones.           El    poder       y    la

utilidad       de    las     técnicas           estructuradas               con    la

introducción        de esta nueva          tecnología llevaría a                  una
7

mejor     utilización        de        las     computadoras.         (Martin     &

McClure, 1985)

        Tarde en la década de los ochenta surge lo que se

conoce como "Information Engineering" que es un "grupo

de técnicas formales y automatizadas utilizadas para

desarrollar modelos de la organización, de los datos y
los procesos, las cuales tienen el propósito de crear

una   base     de    conocimiento        integrada que se utilizará

para producir y darle mantenimiento a los sistemas de

información".          En    la    ingeniería           de    información,      se

utilizan las técnicas estructuradas en una base amplia

ya sea a través de toda la organización o en un sector

grande de la misma, en vez de utilizarse en un proyecto

aislado. (Martin, 1989)

        Para   principio          de     los       noventa     surgen     nuevos

programas o filosofías gerenciales. Una de estas es la
Re-ingeniería         que    propone         un    "rápido     y    radical     re-

diseño de las estrategias, de los procesos que añaden

valor     al   negocio       y    de     los        sistemas,       políticas    y

estructuras         organizacionales              que   las   apoyan,    con    el

propósito de optimizar el flujo de trabajo y aumentar

la    productividad         en   la     organización".          (Mangenelli      &

Klein,    1994)      Además      se     han       comenzado     a    desarrollar
8

nuevas   metodologías   de   análisis   y diseño para darle

apoyo a la tecnología de objetos que se está utilizando

para el desarrollo de nuevos sistemas.
9

Modelo de los Procesos de una organización

            La creación de un modelo de los procesos de una

organización      viene   a    ser   una "representación de las

operaciones de la compañía o una parte específica de

sus     operaciones".     Usualmente         es     una     "descripción

gráfica de la estructura y las actividades llevadas a

cabo en una operación o trabajo". El modelo muestra las

relaciones entre las actividades llevadas a cabo en un

trabajo y su secuencia. (Morris & Brandon, 1991)

        Las organizaciones típicamente determinan como se

llevarán a cabo los procesos, especialmente aquellos

que representan rutinas complejas de trabajo rutinario,

que envuelven muchas personas y que se ejecutan con

bastante frecuencia. (Leymann & Altenhuber, 1994)

        Los procesos de un negocio han tomado relevancia y

se    han    convertido   en    un   activo       para    las     empresas.

Estos       procesos   determinan       la        forma     en     que   se

administrarán       los   recursos         (e.g.,        data,     capital,

personal) que la organización utiliza y describe como

la organización logrará alcanzar sus metas.                      La calidad

de    estos    procesos   influye     en     el    funcionamiento        y/o

ejecución de la organización.               De hecho, los procesos

de una empresa representan un recurso de información y
10

las     técnicas       o     sistemas          que     se       utilizan       para

administrar los mismos siempre tienen demanda. (Leymann

& Altenhuber, 1994)

        El proceso de construcción de un modelo según el

autor     Paul     Licker        tiene        tres     funciones           básicas:

"comunicar",       "documentar"          y    "traducir".            El   comunicar
conlleva proveer de un lenguaje común que facilite el

intercambio de ideas y la cooperación entre diferentes

personas.         El       documentar         permite       "oficializar           los

acuerdos     tomados,        ilustrar        los     diferentes           puntos   de

vista, crear normas para el trabajo y desde el punto de

vista     gerencial         es     un    instrumento            de    aprobación,

evidencia los acuerdos tomados y permite la creación de

documentos para la negociación".                     El traducir tiene que

ver   con    la    función         del   modelo       en     ayudar        como    un

instrumento en la           "toma de decisiones". (Licker, 1987)
        Existen tres pasos necesarios para crear un modelo

según Licker: "abstracción, análisis y representación".

Por abstracción nos referimos a la "reducción y arreglo

de    grandes      cantidades            de     datos        en       una     forma

sistemática".       En      este    primer      paso       se    recopilan         los

datos       por    medio           de     entrevistas,               observación,

cuestionarios y otros. (Licker, 1987)
11

     En el segundo paso se lleva a cabo el análisis

donde se reduce la información a una forma manejable y

fácil de entender.

     El último paso constituye la representación de los

datos en una forma tangible. Esta forma es usualmente

"visual", casi siempre en forma gráfica. Pero también
se pueden representar los datos en forma narrativa, en

forma de tabla a través de una serie de procedimientos

a seguir o hasta en forma de una película que demuestre

el proceso de abstracción. (Licker, 1987)

     Las     herramientas     para   crear       modelos     se

caracterizan por su "forma física" (dibujos, texto),

códigos utilizados para realizar las representaciones

(lenguaje,    tablas,    gráficas,   redes    de   líneas     y

rectángulos),     atributos   representados   en   el     modelo

(flujo, contenido o estructura de materiales y datos),
uso del tiempo en el modelo (estáticos, dinámicos o

asincrónicos), artículos representados en el modelo y

ciertos aspectos que son utilizados e interpretados en

el modelo". (Licker, 1987)

     La selección de herramientas o métodos para la

creación     de    modelos    está   orientado      por     las

características que poseen dichas herramientas y por la
12

situación     que        necesitemos       representar.           Según     nos

menciona Licker son cuatro los criterios a considerar:

la    integridad    del    modelo,      facilidad que ofrece para

modificar    su     diseño,       que     el    modelo      sea    fácil    de

entender y que sea útil tanto para los diseñadores como

los    implantadores.          (Licker,    1987)       Otro    criterio     no
mencionado por este autor pero que es importante para

nuestra investigación es determinar cuan fácil es la

construcción del modelo por parte del usuario, ya sea

mediante la utilización de un programa de computadora o

de forma manual.

       El   modelo       corporativo       y/o        institucional        está

compuesto    de     varios      modelos        individuales       que     están

interrelacionados.             Estos    modelos       pueden      diferir   en

cuanto a las "áreas que describen y a las técnicas

utilizadas para crear modelos". El uso de las técnicas
diagramáticas como lo son : flujogramas, diagrama de

flujo de datos, diagramas de descomposición funcional,

diagramas    relacionales,          mapas       de     la   actividad       del

negocio, organigramas y otros son solo algunas de las

herramientas       que    se    utilizan       para    representar        estos

modelos. (Morris & Brandon, 1993)

       Independientemente          de     la     técnica       diagramática
13

utilizada para representar estos modelos individuales,

los mismos deben estar integrados. Para lograr ésto es

necesario establecer unas normas o reglas que guíen la

integración de los mismos. (Morris & Brandon, 1993)

     Según los autores Morris & Brandon para lograr que

un modelo esté completo, el mismo debe "mostrar todas
las actividades y relaciones entre: la misión de cada

departamento       y      la        actividad     que   el       departamento

ejecuta,     el flujo del trabajo, actividades y procesos,

reglas y procesos,                  el plan del departamento y sus

procesos, las actividades y los trabajos o empleos".

Por medio de esta información se pueden contestar las

siguientes preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y

Por qué de cada actividad. (Morris & Brandon, 1993)

     Entre        los     primeros        pasos     para        implantar    un

proyecto     ya     sea        de     re-ingeniería        de     procesos   o
cualquier otro es              necesario "trazar un mapa de los

procesos existentes y medirlos". (Furey, 1993)

     Por lo tanto es necesario conocer como funciona

nuestra organización para poder introducir cambios que

mejoren o aumenten significativamente la operación de

la institución.
14
Herramientas utilizadas para la representación de los
Procesos de una Organización


      Las       técnicas             o    métodos     utilizados       para    crear

modelos         que        representen              los     procesos     de        una

organización no son nuevos.                          Existen varias técnicas

que   son       utilizadas               durante     varias    décadas     con     el

propósito de representar el flujo de las actividades

que se llevan a cabo en un trabajo.                            Algunas de estas

técnicas o métodos se describen a continuación.



FLUJOGRAMA
      El flujograma es una                        "representación gráfica de

una   secuencia            de    pasos       en     una    tarea   o   actividad".

(Morris     &     Brandon,               1993).       A    esta    representación

gráfica     se        le        ha       nombrado     de    diferentes        formas;

diagrama de bloque, diagrama de flujo, diagrama lógico,
gráfica     de    sistema,               diagrama    de proceso, gráfica de

procedimiento          y        gráfica      lógica.       Esta    diferencia      en

nombres     refleja             una        falta     de    uniformidad        en   la

nomenclatura y también en la influencia que ejercen los

intereses particulares de los usuarios especializados.

Por ejemplo, antes del advenimiento de las computadoras

el nombre de flujograma fue utilizado por analistas de
15

sistemas para describir el flujo de los documentos en

una organización. (Chapin, 1983)

        El flujograma es una de las pocas herramientas

gráficas       que        está       catalogada         como   de    "propósito

general".          (Leslie, 1986)            Esta se puede utilizar para

representar o crear modelos del flujo o movimiento de
materiales,         documentos,        datos,      procesos,        operaciones,

procedimientos y actividades. (Licker, 1987)

    Algunos de los flujogramas mas utilizados en la

actualidad         son     :     flujograma        de    sistemas,      diagrama

Warnier-Orr, diagrama de flujo de datos, diagrama de

flujo     de       materiales         y     documentos,        flujograma       de

proceso, gráfica Gantt, etc.. (Licker, 1987)

        En la creación de un flujograma se utilizan una

serie de símbolos que según el autor Chapin se pueden

clasificar           en     tres       grupos:          los     básicos,     los
especializados y los adicionales. (Chapin, 1983)

        Los símbolos básicos son: un paralelogramo que se

utiliza       para    definir         las    operaciones        de    entrada   y

salida,       el    rectángulo         que    se    utiliza      para   definir

aquellos procesos que no sean de entrada o salida, la

línea     o    líneas          con     flechas      para       representar      la

dirección del flujo y el rectángulo incompleto con una
16

    línea entrecortada que se puede utilizar para escribir

    comentarios. (Véase figura 1)




    Figura 1. Símbolos básicos de un flujograma1




           Los   símbolos     especializados       se   subdividen     en:

    medios físicos para llevar los datos, equipo utilizado

    para la      entrada, salida o almacenamiento de datos y
    los utilizados para llevar procesos operacionales como

    la   transformación      de   datos.   (Véase figura 2.1, 2.2,

    2.3)




1
     A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and
     Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
17




    Figura 2.1.   Símbolos para representar medios físicos en el flujograma2




    Figura 2.2.   Símbolos para representar equipo en el flujograma 2



2
    A. Ralston & E. Reilly (EDS.), Encyclopedia of Computer Science and
    Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
18




    Figura 2.3.   Símbolos para representar proceso en el flujograma3




          Entre los símbolos adicionales hay tres tipos de

    conectores (entrada, salida y terminal) que sirven para

    indicar       que     dos   o   más   secuencias       se   ejecutarán

    simultáneamente. El conector terminal se puede utilizar

    en la posición de entrada y salida como una marca que

    indica    el        comienzo    o   final   de    la    secuencia     de

    operaciones. (Véase figura 3)




                                                                   4
    Figura 3. Símbolos adicionales a utilizarse en un flujograma

3
    A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and
    Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
4
    A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and
    Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
19

Técnicas Estructuradas

       Las    técnicas        estructuradas          evolucionaron         de    la

metodología de codificación de programas mejor conocida

como    Programación           Estructurada.          Las     mismas      fueron

introducidas en la comunidad académica para finales de

los años 60. (Martin & McClure, 1985)

       El    enfoque          estructurado          trató    de       introducir

metodologías        y    herramientas          de    documentación.           Estos

métodos      se    dirigían        a     resolver      los     problemas         de

comunicación mediante la introducción de herramientas

que fueran fáciles de utilizar y entender tanto por el

analista     como       por   el   usuario.         (Garceau      &    Jancura   &

Kneiss, 1993)

       Las    metodologías             estructuradas         enfatizaban         la

naturaleza        cambiante        de    los    requerimientos           de     los

usuarios. El enfoque clásico creaba un modelo rígido

mientras que el enfoque estructurado hacia conscientes

a los diseñadores de que nuevos requerimientos podían

surgir en el proceso de desarrollo. La división de un

sistema en módulos que se comunican entre si,                                 hacia

posible      la    introducción         de     cambios      sin       afectar    el

sistema completo. (Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)

       Uno    de    los       cambios     mas       significativos        en     el
20

desarrollo de sistemas es la introducción del enfoque

de análisis de arriba hacia abajo que se utiliza para

la definición del problema y diseño del sistema. Una

vez establecidas las limitaciones o restricciones del

sistema,    el    problema       se    puede descomponer en piezas

separadas donde cada pieza realiza una sola función.
(Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)

      En    el    proceso       de    definición      del       problema,   el

usuario y el analista deben trabajar juntos y utilizar

las técnicas estructuradas ya que cada uno contribuye

con su conocimiento en el proceso. El analista debe

entender     y        conocer        los    métodos       y     herramientas

utilizadas para el desarrollo de sistemas y el usuario

debe tener un conocimiento profundo de las actividades

que se realizan en la organización. Hasta este punto,

el   analista     y    el    usuario       todavía       son    incapaces   de
comunicarse debido a que no hablan un lenguaje común.

El   reto   del       analista       es    crear    un    modelo      con   las

herramientas          disponibles          usando        como     marco     de

referencia       la    información         ofrecida      por     el   usuario.

(Garceau & Jancura & Kneiss, 1993)

      Existen     una       serie     de   herramientas         diagramáticas

que ayudan a crear diferentes modelos ya sea de la
21

organización, de los datos o los procesos. Algunos de

estos métodos desarrollados por diferentes estudiosos

basados en los principios de las técnicas estructuradas

son:     el      diagrama     de     descomposición,           diagrama   de

acción, diagrama Warnier-Orr, diagramas de dependencia,

diagrama de flujo de datos, diagrama HIPO, gráfica HOS
y   el    diagrama      de        estado     de    transición      ("State-

transition diagram"). Estos diagramas se utilizan para

estudiar       las   funciones       y     determinar     las    relaciones

lógicas entre los procesos. A continuación se hace una

breve     descripción        de     algunos       de   estos     diagramas.

(Martin & McClure, 1985)




Diagrama de Descomposición

        Este    diagrama      se     utiliza       para   representar     o
22

mostrar      las    estructuras        de     organizaciones,         sistemas,

programas,         archivos       e   informes.       (Martin     &    McClure,

1985)

        El   término    "descomposición"              significa       "romper    o

separar algo en sus componentes o elementos básicos".

Usualmente se utiliza como un adjetivo que nos dice
cual es la naturaleza de la descomposición: por ejemplo

descomposición funcional, de procesos, procedimientos y

datos.(Martin & McClure, 1985)

        La estructura de árbol es la que usualmente se

utiliza      para     representar            el   modelo     que       se    esté

estudiando.        También     se     utiliza     el enfoque de arriba

hacia    abajo      ("Top     Down").       Por   ejemplo,      al     crear     un

modelo de la organización el primer paso es determinar

cuales son las áreas funcionales. El segundo paso es

definir       cuales        son       los     procesos      o     actividades
específicas que tienen que llevarse a cabo dentro de

esa área funcional. El tercer paso es describir los

procedimientos que se llevan a cabo para lograr esos

procesos.      La    figura       4         muestra    un   ejemplo         de   un

diagrama de descomposición de una organización.
23




Figura 4.   Diagrama de Descomposición funcional de una organización
24

        Para la representación gráfica de este tipo de

diagrama se utiliza un bloque o rectángulo unido por

líneas.          El     autor      James     Martin      recomienda        que    se

diferencien            las     áreas     funcionales,        procesos       y    los

procedimientos sombreándolos de forma diferente. Según

este autor este tipo de diagrama es útil para crear una
visión       general         de    las     funciones     y   procesos       de    la

organización            pero      el   mismo    no es lo suficientemente

bueno        para            representar         el      detalle      de         los

procedimientos. (Martin & McClure, 1985)

        Este autor incluye una serie de construcciones que

ayudan       a        representar        ciertas      condiciones     como:       la

opcionalidad,            eventos       que     son    mutuamente    exclusivos,

relaciones (uno a uno o uno a muchos) y secuencia. Cada

una     de       esta        condiciones        se    representa      de        forma

diferente en este diagrama. (Martin & McClure, 1985)
        La opcionalidad esta representado por un punto en

la rama del árbol o por la letra "o". Esta indica que

esa rama puede o no ejecutarse. (Véase figura 5)
25




Figura 5. Los procesos D y E son opcionales, no necesariamente
          se ejecutaran.




      Las condiciones están representadas de la misma

forma que la opcionalidad, con la variante de que se

coloca al lado la descripción de la condición. (Véase

figura 6)




Figura 6.    Si la condición se cumple, se llevará a cabo el proceso F.




      La    mutua   exclusividad      indica    que    solo      uno   de

varios eventos se puede realizar en un momento dado y
26
está representado por un punto en la línea.

(Véase Figura 7)




Figura 7.   Solo el proceso E o F se ejecutará, no ambos.




      La relación de uno a uno se representa utilizando

las   líneas      normales     que    conectan     a   los    bloques,

mientras que la relación uno a muchos está representado

por   una    "pata    de   gallo"    colocada    frente      al   bloque

indicando que ocurre muchas veces. (Véase figura 8)

       La secuencia se representa utilizando una flecha

indicando la dirección en el diagrama. En este tipo de
27




Figura 8.   Relación de uno a muchos y de uno a uno.




diagrama      normalmente     se    establece     la   secuencia      de

izquierda a derecha y se lee de arriba hacia abajo.

(Vease figura 9).




Figura 9. Esta figura muestra la secuencia de lectura del diagrama.




      Una de las desventajas que presenta este tipo de

diagrama es que no muestra que actividades o procesos
28

dependen de otros. Además no sirve para representar el

detalle de los procedimientos. Este tipo de diagrama

debe   utilizarse   en   conjunto   con otros diagramas que

cubran estas deficiencias. (Martin & McClure, 1985)
29

Diagrama de Dependencia

        Este   diagrama    tiene       "bloques    que   muestran    las

actividades y flechas entre los bloques que representan

que     una    actividad       es    dependiente    de   otra".      La

dependencia       entre        actividades    puede      aplicarse    a

funciones, procesos o procedimientos. Un ejemplo de un

diagrama de dependencia puede observarse en la figura

10. (Martin & McClure, 1985)

        Según James Martin existen tres razones básicas

para que una actividad pueda depender de otra, ésto es:

dependencia de recursos, de datos o restricciones.

        La dependencia de recursos se refiere a que en una

actividad se genere o modifique un recurso tangible que

luego    es    utilizado       por   una   actividad     subsiguiente.

(Martin & McClure, 1985)

        La dependencia de datos es muy parecida a la de

recursos ya que en una actividad se crea o actualiza

algún dato que luego es utilizado por una actividad

subsiguiente. (Martin & McClure, 1985)

        Por    último,    la    dependencia    de   restricciones     o

limitaciones en la cual la ejecución de algún paso en

una actividad depende de una restricción impuesta por

una actividad anterior. Este tipo de dependencia debe
30

evitarse porque sugiere una relación muy estrecha entre

actividades. (Martin & McClure, 1985)

        Existen       dos     tipos     de      interacciones           entre

actividades dependientes. Una se conoce como flujo, que

muestra como se lleva a cabo el movimiento ya sea de

datos o recursos entre actividades.                       La segunda tiene
que     ver     con    compartir        acceso        a     un      medio     de

almacenamiento común en el cual los datos o recursos

que se producen en una actividad se colocan en algún

medio      de     almacenamiento        para     que        una     actividad

posterior las utilice.

        En los diagramas de dependencia se utilizan una

serie      de      símbolos      para        representar           diferentes

condiciones que ayudan a proveer de mas información a

estos diagramas. Dentro de estos están: opcionalidad,

cardinalidad,         mutua    exclusividad,              los     ciclos,     el
paralelismo,       secuencia,     eventos       y     la        dependencia   o

"branching". (Martin & McClure, 1985)

      La      opcionalidad     indica    que     un       proceso     solo    se

realizará si la condición establecida se cumple. Esta

se representa en el diagrama colocando un punto entre

la línea que une dos o más procesos y describiendo en

forma breve la condición existente. La colocación del
31

punto     es   bien   importante       porque indica cual proceso

está condicionado, es decir cual se puede o no

realizar.




                                   5
Figura 10. Diagrama de Dependencia


      5
        J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts
    and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
32

        La cardinalidad nos muestra el tipo de relación

entre     los   procesos   (uno   a   uno,    uno   a   muchos).    El

símbolo utilizado para representar la cardinalidad se

puede observar en la figura 11.




Figura 11. Múltiples órdenes pueden llenarse antes de que la factura se
                                                                6
prepare y múltiples facturas pueden ser enviadas para una orden.




        El concepto en inglés de "Branching" se refiere a

la dependencia que puede existir entre un proceso y

otros. Véase figura 12.

        La mutua exclusividad sucede cuando una u otra de

dos actividades se deben llevar a cabo pero no ambas.

Esta se representa en el diagrama con un punto en la

rama del árbol. Véase figura 13.




      6
        J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts
    and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
33




  Figura   12. Preparar una propuesta   esta   precedido   por   los   tres
                               7
           procesos ilustrados.




Figura 13. Aceptar una subscripción esta seguido por solo uno de
estos procesos.7




     7
        J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts
      and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
34

      Los ciclos son raros y ocurren cuando un proceso

depende de él mismo, como puede observarse en la

figura 14.




Figura 14. Este diagrama muestra una estructura de árbol donde cada
                                                                   8
bloque en el árbol tiene la misma etiqueta.(Ejecutar una actividad)




      El paralelismo ocurre cuando dos procesos están

relacionados      estrechamente.       Se    representa      con       dos

líneas    que   conectan    los   bloques     y    flechas   en    ambas

direcciones. Si la flechas se encuentran en la misma
dirección       los      procesos       se        han   descompuesto

incorrectamente. Véase figura 15.




      8
         J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques form Analysts
       and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
35




Figura 15. Ejemplo de paralelismo en el diagrama de dependencia.8




        Los eventos son procesos que sirven para iniciar

otros    procesos.       Se   utiliza   una   flecha    grande      para

representar los eventos.

        La   secuencia   en   el   diagrama    de   dependencia      se

representa con las flechas direccionales. En ocasiones

de un proceso salen varias líneas por lo que resulta

confuso seguir la secuencia de los procesos. En estos

casos se enumeran las líneas para indicar la secuencia,

como se ilustra en la figura 16.
36




Figura 16. En este diagrama se muestra la secuencia de ejecución de
             9
cada proceso.

      Estos son los elementos básicos de un diagrama de

dependencia que sirve para representar los procesos mas

importantes que ayudan a entender como una organización

funciona.      Según el autor James Martin no es "práctico

o   deseable   mostrar    todas   las dependencias entre los

procesos" ya que dificulta la legibilidad del diagrama.

(Martin & McClure, 1985)




      9
        J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts
      and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
37

Diagrama de Flujo de Datos



        El diagrama de flujo de datos conocido en inglés

"Data    Flow      Diagram"    se    utiliza para representar los

procesos y el flujo o movimiento de los datos a través

de   estos    procesos.        La    transformación           de       los   datos,

desde    la   entrada        hasta   la    salida,       a    través         de   los

procesos,       puede    describirse        lógicamente            y    de    forma

independiente de los componentes físicos de un sistema.

(Senn, 1989)

        Existen dos tipos de diagramas de flujo de datos:

uno identificado como el físico y otro como el lógico.

        El diagrama de flujo de datos físico muestra que

tareas se llevan a cabo y como éstas son ejecutadas.

Algunas de las características que se incluyen en este

tipo    de    diagrama       son:    nombre      de   las      personas           que

ejecutan      la    tarea,     nombre      y/o    número       de       formas     o

documentos,        nombre      de    los   departamentos,               archivos,

equipo y otros aparatos utilizados, localizaciones y

nombres de los procedimientos. Senn recomienda el uso

de este tipo de diagrama por tres razones: es mas fácil

poder    entender       la    interacción        entre       los   componentes

físicos de un sistema que entender los procedimientos o
38

políticas      utilizadas    para     llevar   a    cabo   cualquier

proceso,       facilita la comunicación con el personal y

ayuda a validar el modelo creado con el usuario. (Senn,

1989)

        El diagrama de flujo de datos lógico se dirige a

definir        "el flujo de datos entre los procesos sin
tomar en consideración el equipo utilizado, los nombres

de las personas, los números de las formas y otros

aspectos de carácter físico". (Senn, 1989)

        Existen dos notaciones comúnmente utilizadas para

el análisis del flujo de los datos, una desarrollada

por Edward Yourdon y la otra por Chris Gane y Trish

Sarson.    (Senn, 1989)

        Para   el   desarrollo   de   un   diagrama   de   flujo   de

datos     se   utilizan     básicamente    cuatro     notaciones   o

símbolos los cuales se pueden ver en la figura 17.                 A
continuación una descripción de cada símbolo:



        Flujo de los datos se representa utilizando una

        línea con una flecha.          Esta indica la dirección

        del movimiento de los datos desde el origen hasta

        su destino final. (Senn, 1989)             Los datos están

        identificados por su nombre y el mismo se coloca
39

           encima    de    la   línea   con     la    flecha.    (Martin   &




           McClure, 1985)
           Figura 17. Notaciones utilizada para la creación del diagrama de
           flujo de datos según los autores Yourdon y Gane& Sarson.10




           Proceso    se   representa     por    un    círculo   (Yourdon,

           Weinberg, Demarco) o por un rectángulo con las

           esquinas redondeadas (Gane y Sarson).



           Almacenamiento de Datos se representa por un par

           de líneas paralelas, una cerca de la otra, y el

           nombre del almacenamiento se coloca entre medio de


10
      J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill,
     New York, 1989
40

     ambas       líneas.    Este     símbolo         es    utilizado        por

     Yourdon.        Gane y Sarson utilizan un rectángulo

     abierto en un de sus lados para representar el

     almacenamiento de los datos.



     Insumo o destino de los datos muestra el origen de

     la    data    utilizada      por     el    sistema      o   proceso     y

     también       se     utiliza        para    mostrar         el   último

     recipiente de los datos producidos.                         El símbolo

     que    se    utiliza    es     el    cuadrado        con    el   que   se

     representa tanto la fuente u origen de los datos

     como el destino o producto de los mismos. En ambos

     métodos (Yourdon, Gane y Sarson) se representan de

     la misma forma. (Martin & McClure, 1985)



     Los componentes del diagrama de flujo de datos

deben estar identificados con un nombre descriptivo y

un número. Este número no representa la secuencia sino

que se utiliza como una identificación si es necesario

descomponer ese proceso.

     El diagrama de flujo de datos se divide en varios

niveles.   El     nivel    superior      se     le   llama      diagrama    de

Contexto y este contiene un solo proceso. Este define
41

 el sistema que se estudiará estableciendo los límites,

 es decir nada que no sea parte de ese proceso principal

 se estudiará. (Véase figura 18)                    Como la información

 contenida en el diagrama de contexto es insuficiente

 para explicar el proceso completo es necesario seguir

 descomponiendo       este    proceso        en    sub-procesos.      (Senn,
 1989)




                                        11
         Figura 18. Diagrama de Contexto




         En   el   segundo     nivel       se     identifican   los    sub-

 procesos principales junto con el flujos de datos, el

 almacenamiento        de    los    datos,        los   insumos    y    los

 productos.

         Cada uno de estos sub-procesos se identifica con


11
     J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill,
     New York, 1989
42

 un     nombre    y   un   número.   Estos    sub-procesos     se     puede

 expandir en un tercer nivel y así sucesivamente. Los

 niveles de expansión van a depender de la complejidad

 de los procesos y al grado de detalle que la persona

 quiera llegar con el objetivo final de poder entender

 los procesos.(Véase figura 19) (Senn, 1989)
         Existen       varias      reglas      generales       para      la

 construcción de un diagrama lógico de flujo de datos.




                                                      12
 Figura 19. Diagrama de flujo de datos primer nivel.

 El autor James Senn las resume en las siguientes:

12
     J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill,
     New York, 1989
43

      1- Cualquier flujo de datos que deje un proceso

      debe utilizar como base los datos que sirvieron de

      insumo al proceso.

      2- Todos los flujos de datos deben tener nombre y

      éste     debe    reflejar       el    movimiento    entre   los

      procesos, el almacenamiento de datos, el insumo y
      el producto.

      3- Solamente los datos que son necesarios para

      llevar a cabo un proceso deben ser el insumo al

      mismo.

      4- El producto de un proceso puede tomar una de

      estas formas: al insumo del diagrama el proceso

      debe añadirle información que se puede reflejar ya

      sea un cambio en los datos, en el status, en el

      contenido o en la organización.              (Senn, 1989)


      Algunas de las ventajas que surgen al utilizar el

diagrama de flujo de datos son: la notación utilizada

para hacer este diagrama es fácil de entender por los

usuarios y por el personal de la organización quienes

son   parte    del    proceso   que    se   esta    estudiando.   Esto

facilita la comunicación y el trabajo entre el analista

y usuario ya que le permite al usuario participar en el
44

estudio y revisión de los diagramas. (Senn, 1989)

        Este diagrama permite que el analista pueda aislar

áreas    de   interés   en   la   organización   y   estudiarlas

examinando los datos que entran al proceso y observando

cuales son los cambios que ocurren cuando se acaba el

proceso.      (Senn, 1989)
45

"HIPO - Hierarchical Input-Process-Output”

        El   diagrama       jerárquico     insumo-proceso-producto

mejor conocido en inglés por las siglas HIPO es una

técnica diagramática que utiliza una serie de diagramas

para mostrar el insumo, producto y las funciones de un

sistema. Este muestra que el sistema hace pero no como

lo hace. (Martin & McClure, 1985)

        Existen tres clases de diagramas HIPO: tabla de

contenido      visual,       los    diagramas    generales      y     los

detallados.

        La tabla de contenido visual es el nivel superior

del diagrama de HIPO.              Es una estructura en forma de

árbol    que    muestra      los   componentes    generales      de   un

sistema. No ofrece información de control ni describe

los datos en el sistema. (Véase figura 20).

        En el diagrama general se describen los insumos,

los procesos y productos de los componentes principales

del     sistema.      El     propósito     es     "proveer      de    un

conocimiento general de una función". (Véase figura 21)

        El   diagrama      detallado    provee   de    la   información

necesaria      para     entender       cuales    son    los   insumos,

procesos llevados a cabo y el producto de un componente

funcional. (Martin & McClure, 1985)
46




     Figura 20. Tabla de Contenido (HIPO)13




            Ambos     tipos     de    diagramas      los    generales    y

     detallados     se   parecen     en   el formato utilizado. Este

     consiste en tres cajas o rectángulos identificados de

     la siguiente forma: Insumo, Proceso y Producto.

            En el diagrama la parte identificada como Insumo

    13
       J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
47

     se encuentra a mano derecha y muestra los datos ya sean

     documentos, tablas, arreglos, archivos y otros que son

     necesarios para el proceso.




                                        14
     Figura 21. Diagrama general   (HIPO)




            En el centro se encuentra la porción del diagrama

     que se utiliza para los procesos donde se describen la

    14
       J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
48

serie de pasos utilizados para transformar los datos.

     A   la   izquierda   del   diagrama   se   encuentra   el

Producto que muestra lo que produjo el proceso.

     Cada caja o rectángulo esta conectado por flechas

que muestra que insumo o producto esta asociado con

cada proceso. (Martin & McClure, 1985)
49

Diagrama Warnier-Orr

        Este     diagrama      se     utiliza      para      representar

gráficamente la estructura jerárquica de un sistema,

programa o estructura de datos. Obtuvo su nombre de sus

dos    principales      proponentes     Jean-Dominique          Warnier   y

Ken Orr.

        Este     diagrama    se     construye      horizontalmente        a

través de una página utilizando                 llaves o "brackets",

en    lugar    de   utilizar      bloques   como   en     los     diagramas

anteriores. (Véase figura 22). (Martin & McClure, 1985)

        Cada llave o "bracket" en el diagrama representa

la descomposición funcional de un proceso principal. El

diagrama se lee de izquierda a derecha y de arriba

hacia    abajo      dentro   de   las   llaves     o   "brackets".     Las

llaves encierran la relación lógica entre los miembros

de un grupo y separan cada nivel jerárquico. Cada una

debe     estar      claramente      identificada       con   un    nombre.

(Martin & McClure, 1985)

        La secuencia se representa colocando en orden los

miembros de un grupo, uno detrás del otro. (Martin &

McClure, 1985)
50




                                      15
       Figura 22. Diagrama Warnier-Orr

          En la figura 23 aparecen las construcciones que se

   utilizan     para    representar        diferentes   condiciones    en

   este tipo de diagrama.



  15
     J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
51




 Figura 23. Estructuras básicas para contruír el diagrama
            Warnier-Orr.16




16
     J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
     Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985
52

Diagrama de Acción ("Action Diagram")

     Esta    técnica    permite      extender     la     descomposición

funcional     desde    los    niveles      superiores       hasta   los

inferiores. Nos permite tener una visión general de la

estructura de una organización, sus áreas funcionales,

los procesos, procedimientos y programas. Además nos

permite     descomponer      en   detalle       dichas    estructuras.

(Véase figura 24) (Martin & McClure, 1985)

     Las notaciones o estructuras que se utilizan para

representar un diagrama de acción son las siguientes:

(Véase figura 25)



     La llave o "bracket" se utilizan para encerrar el
     grupo de actividades que se ejecutarán. Este puede

     representar una unidad organizacional, un proceso,

     un programa o una subrutina. (Martin & McClure,
     1985)



     La   secuencia     u    orden    de   la    operaciones    estará

     determinada por la posición dentro de la llave o

     "bracket".       Las acciones estarán una detrás de la

     otra y en ese orden se ejecutarán.
53




                                                                 17
          Figura 24. Diagrama de Acción (Proceso de Subscripción)




  17
     J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
54




                                                      18
          Figura 25. Notación de un diagrama de acción.


          Las condiciones indican si una acción se ejecutará
          o    no.   Las   condiciones   se    escriben     en    la   parte

          superior de la llave.



          La     condición      de     mutua      exclusividad         está

          representada por una llave partida, donde solo una

          de las condiciones será ejecutada.



          La    repetición    esta    representada        por    una   doble

          línea en la parte superior de la llave e indica

          que el contenido de la llave se ejecutará varias

          veces.



          Las llaves o "brackets" anidados (unos dentro de


18
     J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and
     Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985
55

otros) se utilizan para mostrar la jerarquía.



El rectángulo esta diseñado para utilizarse con la

computadora la cual ayuda en el dibujo y cotejo de

los   insumos    y     productos.         Los     insumos      a   las

actividades     se     escriben      en   la      parte   superior

izquierda      del     rectángulo     y     los    productos        se

escriben en la parte inferior derecha.



La salida se representa en este tipo de diagrama a
través   de    una     línea   con    una      flecha     hacia     la

izquierda a través de una o varias llaves.



Los procedimientos que están representados por un

rectángulo con los bordes redondeados se utilizan

para indicar que el procedimiento se detalla en
otra parte. Si el procedimiento todavía no se ha

desarrollado se ilustra utilizando un rectángulo

con   los     bordes    redondeados       pero     con    el       lado

derecho roto.



Procedimientos comunes son aquellos que aparecen

en varias partes del diagrama y se representan con
56

      un   rectángulo   con    los    borde    redondeados       y   una

      línea vertical en el lado izquierdo del dibujo.



      Este tipo de diagrama ofrece una serie de ventajas

sobre otras técnicas diagramáticas. Algunas de estas

son: este diagrama es fácil de dibujar y cambiar, se
puede dibujar ya sea en forma manual o computarizada,

se puede utilizar para ilustrar diferentes niveles de

detalle, es fácil de enseñar para los usuarios y otras.

(Martin & McClure, 1985)

      Estos son algunos de los métodos que utilizan las

técnicas estructuradas para la creación de los modelos

de los procesos y los datos de una organización.



Metodología de Re-ingeniería de un Negocio Dinámico

      Esta metodología conocida en inglés por "Dynamic
Business   Re-engineering     Methodology"      fue     desarrollada

por Daniel Morris y Joel Brandon en apoyo a su práctica

de   consultoría.   Esta   metodología        utiliza    un   enfoque

dinámico y original para administrar el cambio en un

negocio    u   organización.     La    misma     se     diseño       para

controlar el cambio, mejorar la calidad operacional y

ayudar al negocio u organización a ser mas competitiva.
57

(Morris & Brandon, 1993)

       Esta viene a ser una expansión de la metodología

de desarrollo de sistemas relacionales mejor conocida

por   sus   siglas        en    inglés     RSD    ("Relational       Systems

Development").           La misma fue desarrollada para integrar

las    operaciones             del     negocio     con      los     sistemas
computadorizados de información. Este enfoque reconoce

la    necesidad      de    entender        como    opera    o     trabaja   la

organización         y     a      su      vez     determinar        como    la

automatización puede mejorar las operaciones. (Morris &

Brandon, 1993)

       La   metodología              de    desarrollo        de     sistemas

relacionales      trae      como       consecuencia     que el flujo de

trabajo de las operaciones del negocio se transformará,

mientras    los          nuevos      sistemas      de      información      se

diseñaban, lo que mejoró la calidad del trabajo. Es
decir, se integran las nuevas funciones del negocio con

sistemas de información que le dan un mayor apoyo a las

mismas.

       Dentro   de       las    limitaciones       de    esta     metodología

podemos mencionar la falta de suficiente apoyo a la re-

estructuración de las operaciones, considera el cambio

como constante dentro del negocio y establece que las
58

operaciones y los sistemas de información nunca serán

capaces de ajustarse adecuadamente. También establece

que las herramientas para el desarrollo de los sistemas

computarizados   de    información   eran   creadas   para   ser

utilizadas una sola vez y las mismas no eran fáciles de

actualizar o modificar.     (Morris & Brandon, 1993)
     Existen dos herramientas que son utilizadas por

esta metodología para crear modelos de los procesos de

las organizaciones. La primera es el mapa de actividad

del negocio conocido por sus siglas en inglés "BAM"

(Business   Activity   Maps)   y   la segunda los diagramas

relacionales.
59

Mapa de Actividad del Negocio



       El mapa de la actividad del negocio consiste en

una serie de "diagramas de flujo que representan las

actividades que son ejecutadas y muestra la relación

entre dichas actividades".             El propósito de este tipo

de diagrama es crear un modelo que muestre el flujo de

las actividades y de los procesos del trabajo.                      Este

provee     la   información       necesaria    para    entender     las

operaciones del negocio a través de la representación

gráfica del flujo o movimiento del trabajo y el detalle

asociado con éste. En la figura 26 se puede observar un

ejemplo de un mapa de actividad del negocio.               (Morris &

Brandon, 1993)

       Esta técnica es utilizada en la metodología de re-

ingeniería de un negocio dinámico. Primero se utiliza

para     describir       el   flujo   de   trabajo    actual   de    la

organización         y    una   vez   se   identifican    todas     las

funciones del negocio, se reconstruyen los procesos.

Además se utiliza para implantar la re-ingeniería en

las operaciones. (Morris & Brandon, 1993)

     Este diagrama es jerárquico y de tipo red.   El
paso inicial es determinar que uno hace.  Se hace un
60




                                                  19
 Figura 26.    Mapa de Actividad del Negocio (BAM)




19
     D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill,
     New York, 1993
61

listado    de    las     actividades            que    se    llevan       a   cabo     y

dependiendo de la complejidad de las mismas se van

dividiendo en niveles de detalle mas bajos.                                   En este

proceso de descomposición no existen guías definidas

que determinen cuantos niveles son apropiados para cada

situación.       La     meta         principal        de    este        proceso       de
descomposición         es       llevar     al    gerente         o    analista,       en

forma organizada del nivel mas alto de detalle al nivel

mas bajo: la función del negocio. (Morris & Brandon,

1993)

        La función del negocio se define como "el grupo de

tareas que se ejecutan para llevar a cabo una acción

específica       o    producir        el   resultado            deseado".            Este

nivel se alcanza cuando el analista deja de buscar que

pasa y comienza por averiguar como se hacen las cosas.

(Morris & Brandon, 1993)
        Existen una serie de símbolos definidos por los

autores     Morris          y    Brandon         que       se        utilizan        para

representar          diferentes        tipos      de       operaciones          en    el

diagrama     o       mapa       de    actividad        del       negocio.        Estos

símbolos aparecen en la figura 27.                          A continuación una

descripción de dichos símbolos:
62

Símbolo      de        Acción         ("Action      Symbol")         está

representado por un círculo. Cada círculo es una

unidad separada de trabajo o un paso.                         Cada uno

esta identificado con un nombre breve y un número.

Cada círculo está conectado con otros y es común

que tenga mas de dos salidas. También puede tener

salidas condicionales, donde se pueden representar

decisiones como hacer un paso u otro y/o hacer un

paso    y   otro.          Cuando      se    alcanza   el    nivel    de

descomposición          mas        bajo     identificado      como    la

función     se    utiliza        el    círculo    encerrado     en    un

cuadrado.



Símbolo     Decisional             está     representado      por     un

círculo con un diamante en el medio. Este indica

respuestas       que       están    condicionadas      que    producen
diferentes alternativas de salida de la acción. Si

la acción tiene múltiples decisiones, éstas pueden

ser    agrupadas       o    la     acción    se   puede   separar     en

círculos mas detallados.                  Dos o mas líneas pueden

ser    dibujadas       en     el      diamante,    dependiendo       del

número de opciones en la decisión.                          Cada línea

debe estar claramente identificada con el nombre
63

de   cualquier      documento       que    sea       pasado   de     una

acción a otra, la descripción de cualquier otro

dato   que    se     mueva    entre       los     círculos      y     la

condición o alternativa debe estar identificada en

el diagrama.


Símbolo de inicio y terminación esta representado

por un óvalo.



Símbolo de flujo de conección esta representado

por un línea que conecta tanto un círculo con un

símbolo de inicio o terminación como un círculo

con otro. La dirección esta representada por una

flecha. Cada conector o línea debe tener un nombre

que identifique el documento o artículo que esté

pasando.


El símbolo de informe es un rectángulo con un lado

abierto.     Este    se     utiliza    para      señalar      que     la

información       requerida       proviene      de    un    informe   o

documento.        También    se    utiliza      para       indicar    el

archivo      de     información       en        forma       manual    o

automatizada.        El nombre del informe se coloca en
64

          la    línea   de   conección    y   dentro    del    símbolo     se

          coloca el lugar de retención del informe.

          El símbolo de conección fuera de página ("Off-

          Page") esta representado por un círculo pequeño

          que indica que el flujo de una acción continua en

          otra página. Este símbolo puede estar identificado

          con    el   número   de   la   página    donde      continúa     el

          diagrama o con el número o el nombre del círculo

          de acción al cual se dirige.




 Figura 27.     Notación utilizada en el diagrama de Actividad del Negocio
 (BAM)20

20
      D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill,
     New York, 1993
65

     El símbolo de conección externa se utiliza para

     identificar un diagrama que está relacionado con

     otro.    Por     ejemplo,        al    describir           las       diferentes

     acciones de un departamento de una organización

     las mismas están relacionadas y pertenecen a un

     área funcional. Este debe estar identificado con

     el nombre y número del diagrama, como también con

     el   nombre      y    número     del      paso       del    cual       salió   o

     entró.



     El     sistema       de    numeración       de       este    diagrama          es

     consecutivo, de izquierda a derecha. A medida que

     se descomponen las acciones se identifican con el

     número principal de la acción anterior y se le

     asigna un número a la acción actual.



     En     este    tipo        de   diagrama         se     recopila         mucha

información     sobre          las   funciones        y     procesos         de     un

negocio u organización.               Los autores Morris y Brandon

nos mencionan las siguientes:                   identificación de las

pantallas     de    computadoras           y   documentos             e    informes

utilizadas en las funciones, las reglas y políticas que

se aplican a cada función del negocio, cualquier apoyo
66

externo       que     se           utilice          en     el    procesamiento,           el

itinerario      de        la       operación,            descripciones         de    quien,

que,    cuando,       donde,            como        y    porque,        información       de

actividades           especiales,                volumen           de        información,

descripción          de    posiciones                del    personal,         número      de

personas       por        posición              y        niveles        de    destrezas,
identificación de las tareas mas importantes ejecutadas

en   esa     función           y       provee       de     información         sobre      los

problemas o puntos débiles de las actividades actuales.

(Morris & Brandon, 1993)

        Los autores Morris y Brandon nos presentan una

serie    de    reglas          o       guías        que     se   utilizan          para   la

construcción de estos diagramas:

        1-    Cada    diagrama             debe          comenzar       con    una   breve

        descripción de la actividad e incluír cual es y

               como se relaciona con otros diagramas.
        2-    Debe    identificar               quien        fue    el       creador      del

        diagrama,         la        fecha       de       creación,       el    número      o

        versión del diagrama, el nombre de quien lo cambió

        y cuando.

        3-     Cada            diagrama              debe        estar        claramente

        identificado               y    hacer           referencia       a    la     unidad

        organizacional que esta describiendo.
67

4- El proceso de descomposición debe llevar hasta

identificar las funciones individuales del negocio

u organización.

5- Cada símbolo de acción (Círculo) debe estar

identificado con su nombre, el número del nivel y

orden en el flujo de ese nivel.
6- El diagrama debe comenzar en la parte superior

izquierda del papel y mover hacia abajo y a la

derecha.

7- Cada símbolo de acción (círculo) debe tener un

insumo (documento) y tener por lo menos una salida

(el documento que se pasó).

8- Todas las decisiones deben tener una nota o

breve descripción que indique cual es la decisión

o condición representada.

9-    Cada   símbolo    de     decisión      debe   tener     por   lo
menos    dos      salidas      y     deben    estar      claramente

representadas.

10- Cada nivel funcional debe tener información

que describa quien, cual, como, cuando, donde y

porque       de   esa       acción   representada.        Toda      la

información y criterios de validación relacionados

con   una    acción     y    todas   las     políticas    y   reglas
68

     utilizadas en una acción deben estar validadas.

     11- El conector de flujo debe estar claramente

     identificado      con       el    nombre   del     documento   o

     documentos que se mueven a través de ese proceso.

     12- Los conectores de fuera de página como los

     externos deben tener referencia en el diagrama.
     Estas    reglas       le        servirán   al     usuario   para

desarrollar   un    mapa        de    la   actividad    del   negocio

correcto y completo.
69

Diagramas Relacionales



     Estos      diagramas       son     una         "combinación    de

representaciones gráficas y texto que se utilizan para

ilustrar   el    flujo    y   la   relación     entre     las    tareas

manuales y las automatizadas". La interacción, entre

las personas y las computadoras, está descrita por un

flujo de acción y reacción. La lógica del sistema está

claramente definida paso por paso, lo que permite que

sea fácil de entender tanto por la gerencia como por el

resto del personal. (Morris & Brandon, 1993)

     El    diagrama       relacional         está     diseñado     para

representar como el trabajo es realizado.                 Este modelo

muestra paso a paso el flujo de las tareas realizadas

en cada trabajo.      Cada mapa de actividad identifica un

grupo de tareas como trabajos separados, por lo tanto

se   pueden     generar   mas      de   un    diagrama     relacional

asociado con el diagrama ya que el mismo muestra el

flujo de trabajo al nivel mas bajo de detalle. (Morris

& Brandon, 1993)

     El diagrama relacional se divide en tres columnas

las cuales describen el flujo operacional, el flujo de

la actividad del sistema y la descripción de la acción
70

 que      se   lleva     a   cabo.   (Véase     figura       29)   (Morris   &

 Brandon, 1993)




         Figura 28.   Ejemplo de un diagrama relacional.21




21
      D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill,
     New York, 1993
71

       La     columna     que        se    encuentra        a    la    izquierda

identificada como Flujo Operacional muestra todas las

tareas realizadas en forma manual. La columna central o

Flujo de Actividad del Sistema es donde se describen

todas las tareas que tienen que ver con los sistemas

computarizados de información. Por último, la columna
que se encuentra en el extremo derecho identificada por

el nombre de Descripción de Acción muestra en forma

narrativa      todas      las        actividades       llevadas          a    cabo.

(Morris & Brandon, 1993)

       Usualmente       como         un     trabajo        requiere      que     se

realicen      varias    tareas,           probablemente         se    necesitarán

mas de una página para seguir el flujo. Por lo tanto,

cada   página     debe    estar           claramente       identificada        para

poder entender el flujo de las tareas.

       Cada      página         tiene        que       tener          información
descriptiva que identifique a la organización y a la

función del negocio que esté describiendo. También debe

incluir     información         de    la     fecha     y    la    versión      para

propósito de control.

       El   diagrama      relacional          como     un       modelo       gráfico

utiliza una serie de símbolos para representar acciones

y el flujo de las mismas. A continuación una breve
72

descripción de estos símbolos según los autores Morris

y Brandon.



     El símbolo de Acción es un rectángulo y se utiliza

     para     representar      una   tarea    específica   que   es

     ejecutada por una persona o por la computadora. La

     tarea debe estar identificada por un breve nombre

     y se coloca dentro del rectángulo.

             Cada   diagrama    de   acción   esta   numerado.   El

     número se coloca en un pequeño círculo adyacente a

     cada símbolo excepto cuando es un conector o un

     símbolo de archivo de computadora. El número se

     coloca inmediatamente al frente del texto en la

     columna narrativa y éste sirve de referencia con

     el símbolo de la tarea que se está describiendo.



     Símbolo de inicio o terminación es un óvalo.                El

     diagrama       relacional       debe    comenzarse    con   un

     documento que se pase a la tarea o por un evento

     que puede ser un producto recibido o liberado de

     producción. El flujo está terminado cuando todas

     las tareas se han completado.
73

Símbolo Decisional es un diamante y se utiliza

para representar puntos condicionales en el flujo.

Si existen mas de dos alternativas en la decisión

entonces se utilizan conectores para cada posible

alternativa.       Cada alternativa en el diagrama debe

estar claramente identificada.



Símbolo de Pantalla de Computadora es utilizado
para    representar          una    pantalla      o     terminal      no

importa     el     tipo      de     computador        que    se    esté

utilizando.       Como parte del diagrama, este símbolo

debe tener el nombre de la pantalla y el número

utilizado        por    el        sistema.      Además      cualquier

información adicional se debe escribir en la parte

narrativa del diagrama.


Símbolo     de   Informe      se    utiliza      para    representar

cualquier informe ya sea generado de forma manual

o por computadora.



Símbolo de Archivo de computadora se representa

por    un   cilindro.      Este      se    utiliza    para    mostrar

operaciones       con     archivos        de   computadoras       y   se
74

colocan en la columna de Flujo de Actividad del

Sistema. El nombre del archivo se escribe dentro

del cilindro y la información relacionada con el

sistema se escribe en la parte narrativa o tercera

columna.


El símbolo de archivo de informes es un pequeño

rectángulo      con     uno    de    sus     lados    abierto        y   se

utiliza    para       representar       un      archivo      físico      de

donde se obtiene la información generada de forma

manual.    El     nombre       del     archivo       debe        colocarse

dentro del símbolo.            La localización          y        el nombre

de   la        unidad        responsable        del     mismo         debe

especificarse en la parte narrativa del diagrama.

Este símbolo siempre se utiliza en la columna de

Flujo Operacional.


El   símbolo      de    conección          de   flujo       de     trabajo

muestra el lugar o posición de cada tarea en el

diagrama y su relación con otras tareas. El flujo

se ilustra uniendo los símbolos con líneas en el

orden     en    que     se     ejecutan.        La    dirección          del

movimiento        se          indica        utilizando             flechas
75

direccionales.             Cada          conector            debe        esta

identificado         con     el        nombre     del        documento     o

producto que lleva a la próxima tarea.



Otro símbolo utilizado en este tipo de diagrama es

el   conector        fuera        de     página        que     indica      la

continuación del flujo en otra página. Se debe

identificar el punto de conección, la página y el

número de la tarea.               La notación o símbolo debe

colocarse en la parte gráfica del diagrama y el

texto asociado debe incluirse en la columna de

descripción de acción.



El símbolo de conección externa se utiliza cuando
el   flujo    de     trabajo           tiene     una    interacción        o

relación con otro.           Esta interacción debe estar
identificada con su nombre.                    El número de página y

la   tarea,    el     nombre       del    diagrama           con    el   cual

interactúa ese flujo de trabajo está relacionado y

también debe incluirse.



      Por último la numeración de las tareas de un

trabajo      deben     comenzar          con     el     número       uno   y
76

          continuar en secuencia siguiendo el orden de las

          mismas.         Cada    tarea     debe    tener     un    número

          consecutivo único y          se utilizará para describir

          la tarea en la columna de Descripción de Acción

          que hace referencia del símbolo con el texto.

           (Morris & Brandon, 1993)




                                                                     22
 Figura 29.     Notación utilizada para hacer diagramas relacionales.


          Existen una serie de reglas o guías que intentan

 lograr la consistencia de estos diagramas. Algunas de

 las que mencionan los autores Morris y Brandon son:


22
      D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill,
     New York, 1993
77

1- Siempre se debe comenzar el flujo describiendo

 claramente las condiciones que lo iniciaron.

2-   Cada    trabajo      identificado         en    el   mapa      de

actividad del negocio debe especificar una lista

de las tareas principales.

3- Solamente aquellas tareas manuales y la lógica
 que le da apoyo debe entrarse en la columna de

     flujo operacional.

4- Las tareas ejecutadas por la computadora y la

 lógica      que   le    da   apoyo    deben     entrarse      en   la

     columna de Flujo de Actividad del Sistema.

5- Solo el texto narrativo debe entrarse en la

columna de Descripción de la Acción.

6-   Todas    las       fórmulas      que   se      utilizan     para

realizar      cálculos        deben    estar     anotadas      en   la

columna de la Descripción de la acción.
7- Cada entrada no importa la columna en que se

 encuentre debe estar numerada.

8- Cada pantalla debe estar identificada con un

 número y su nombre.

9- Cada informe debe estar identificado con su

 nombre oficial y su número.

10- Todos los conectores deben esta identificados
78

        y    ser fáciles de seguir.

        11- No se debe sobrecargar una página colocando

            demasiados diagramas.



        Estas son algunas de las recomendaciones que hacen

estos       autores   para   asegurarse   que   cualquier   persona
entienda la presentación de la información.
79

                                 CAPITULO III

                                 METODOLOGÍA


Evaluación de Técnicas Diagramáticas



        El desarrollo de un manual para la documentación

de los procesos institucionales requiere la selección

de   una     o     varias      técnicas   para    la   representación     o

construcción de un modelo funcional de la organización.

Durante el estudio y evaluación de las metodologías

existentes,         el   investigador         estableció    y   evaluó   una

serie    de      criterios       o   características       necesarias    que

deben    cumplir         los    métodos   o    técnicas    a    utilizarse.

Algunos de estos son:

        1- El método o técnica diagramática debe permitir

        desarrollar un modelo general de la organización.

        2- La técnica debe ser fácil de aprender por

        usuarios no especializados.

        3- Los diagramas desarrollados deben ser fáciles

        de leer y entender por personal no especializado.

        4-    El     método      debe     estar    diseñado      para    ser

        utilizado en computadora.

        5- La herramienta debe permitir describir tanto
80

        las funciones principales como el detalle de las

        mismas.

        El investigador le asignó un peso o valor a cada

una   de   estas     características        según   su   importancia.

(Véase tabla 1)

Tabla 1


Pesos asignados por característica

               D E S C R I P C I O N                       PESO
                                                         ASIGNADO

Visión General de la Estructura de una                    7
Organización

Fácil de aprender por usuarios no técnicos                9

Los diagramas deben ser fáciles de leer y                 9
entender por usuarios no técnicos

La técnica debe estar diseñada para ser utilizada         7
por computadora

Representación tanto de las procesos principales          9
como el detalle de los mismos.

Permitir representar el movimiento de los datos           7
atraves de los procesos

Los diagramas deben ser fáciles de dibujar y              9
cambiar




        Se estableció una escala 1 al 10 donde el peso

mayor    fue    asignado     a   las   características        de    mayor

importancia.
81

     A continuación una descripción más detallada de

las características evaluadas por el investigador:



     Visión     General      de    la      estructura       de       una

     organización     La     técnica       nos     debe     permitir

     representar la
     estructura general de las unidades funcionales de

     la organización.



     Fácil de aprender por usuarios no técnicos
     La técnica debe ser sencilla y fácil de aprender

     ya que usuarios no especializados serán los que

     crearán    el    modelo      de     los     procesos       de   la

     organización.           La        técnica     o    herramienta

     seleccionada no debe requerir de un adiestramiento

     extenso.


     Los diagramas deben ser fáciles de leer y entender
     por usuarios no técnicos

     La   técnica    debe    permitir      desarrollar      o    crear

     diagramas que sean fáciles de interpretar por el

     personal no técnico.         Esto permitirá aumentar la

     participación     del     usuario      en    el   proceso       de
82

creación, desarrollo y verificación del modelo.


La técnica debe estar diseñada para ser utilizada
por computadora


Esto facilitará la creación, modificación y

mantenimiento de la documentación de los procesos
de la institución.


Representación tanto las procesos principales como
el detalle de los mismos

Esto facilitará el aprendizaje de la técnica al

usuario.       Algunas      técnicas   diagramáticas     son

apropiadas solamente para crear modelos generales

de     la   organización.    Otras     técnicas   solamente

permiten crear modelos del detalle del sistema.

De acuerdo a James Martin es "deseable" tener una
sola    técnica   diagramática    en   la   que   se   puedan

representar tanto los aspectos generales como el

detalle de un sistema. (Martin & McClure, 1985)




La   técnica    debe   permitir   representar             el
movimientode los datos através de los procesos
Esto le permitirá al usuario tener una visión de
83

        como se mueven y transforman los datos através de

        los procesos.



        Fácil de dibujar y cambiar
        La técnica diagramática utilizada deberá ser fácil

        de dibujar tanto por el personal técnico como el
        no especializado. Esto permitirá la construcción

        rápida     del    diagrama        y     reduce      el   tiempo     de

        desarrollo       del    modelo.       También    la   técnica     debe

        permitir     que         los     cambios        a     los   modelos

        desarrollados      sean        fáciles    de    implantar   lo     que

        reducirá     el        tiempo    de      mantenimiento      de     los

        diagramas y le permitirá al usuario invertir mas

        tiempo en el análisis y verificación del modelo.



        El investigador hizo su evaluación basado en el
estudio de las técnicas diagramáticas investigadas y en

evaluaciones hechas por expertos en este campo.                          En la

tabla    2   aparecen      las    características que posee cada

técnica o método evaluado.
84

Tabla    2

Evaluación de Métodos o Técnicas Diagramáticas


                                             D I A G R A M A S
             CARACTERÍSTICA             FL   DE   DE   FL   HI   WA   AC    BA   DI
                                        UJ   SC   PE   UJ   PO   RN   CI    M    AG
                                        OG   OM   ND   O         IE   ON         .R
                                        RA   PO   EN             R-              EL
                                        MA   SI   CI   DE        OR              AC
                                             CI   A    DA        R               IO
                                             ON        TO                        NA
                                                       S                         L

Técnica permite:

Visión General de las funciones de la        X                   X    X     X
organización

Fácil de aprender                       X    X    X    X         X    X     X    X

Fácil de leer                           X    X    X    X         X    X     X    X

Diseñada para utilizarse en             X    X    X    X    X    X    X     X    X
computadora

Representación tanto los procesos                      X              X
principales como el detalle de los
mismos.

Movimiento o flujo de datos                       X    X              X     X

Fácil de dibujar y cambiar              X    X    X    X         X    X     X    X
85
      El investigador evaluó las características de cada

metodología estudiada y los resultados aparecen en la

tabla 3.


      De    acuerdo         a    estos     criterios     el     investigador

evaluó y seleccionó la técnica de diagrama de flujo de

datos para describir los procesos de la institución.                         A
pesar de que el diagrama de flujo de datos y el mapa de

actividad       del    negocio          tienen   igual      puntuación,     el

investigador seleccionó el diagrama de flujo de datos

ya que es una técnica mas conocida, existen programas

de computadoras que le dan apoyo a la misma y esta se

ha   utilizado        por       mayor   tiempo   en    el     desarrollo    de

sistemas de información.

      El diagrama de Flujo de Datos se utilizará para

crear un modelo del flujo o movimiento de los datos o

documentos através de los procesos de la institución.
Esta técnica se modificó para facilitar la creación del

diagrama     por       parte       del     usuario     añadiéndole         unos

símbolos nuevos que se utilizarán para describir las

funciones    de       entrada      o    salida   de   los     datos   en   los

procesos    y     el    almacenamiento           de    datos.    Además     se

añadieron dos notaciones adicionales, una de estas se

utilizará para representar condiciones en el diagrama y
86

la   otra      para     representar    la   salida     de    un   proceso.

(Véase Figura 30)

        También se utilizará el diagrama de Descomposición

 para cubrir las deficiencias del diagrama de flujo de

datos     en      ilustrar     la     estructura     general       de   la

organización.
        Estas      dos     métodos     o    técnicas        diagramáticas

facilitarán        la    creación    de    la   documentación      de   los

procesos institucionales.




Figura 30.      Notación utilizada para hacer el diagrama de flujo de
                datos modificado.
87
Evaluación de Programas de Computadoras                para     la
Documentación de Procesos Institucionales


     La     evaluación   y   selección     de    uno   o   varios

programa(s)    de   computadora(s)   que   nos    ayuden   en   la

preparación de la documentación de la institución es un

proceso en el cual se deben considerar los siguientes

aspectos:

     a) Costo del producto (programas)

     b) Requerimientos de equipo y programas (Windows)

     c) Características y funciones del producto.

            1) El programa debe ser fácil de utilizar           y

            aprender por los usuarios.

            2) La documentación generada por el programa

            debe ser de alta calidad.

            3) El programa debe contar con gráficas o

            símbolos que le den apoyo a la metodología

            seleccionada.

            4) La creación, modificación y manejo de los

            diagramas debe ser lo mas sencilla posible.

            5) La documentación del producto (manuales)

            junto al apoyo técnico y servicio deben ser

            completos.
88

          6) El producto debe contar con programas de

          ayuda y ejemplos.

     d)   El programa de computadora debe darle apoyo a

          la metodología de documentación propuesta por

          el investigador.


     El primero de los criterios a evaluarse será el

costo del producto.    Se estableció que el costo máximo

del producto no pasaría de mil dólares. Se hizo una

tabla dividiendo este costo máximo en unidades de 100

dólares. En la tabla 4 aparece la puntuación asignada

por escala de precios.       Como puede observarse en la

tabla 4 mientras menor sea el precio mayor será la

puntuación asignada.

     El investigador hizo una evaluación sobre el costo

de cada producto que aparece resumida en la tabla 5.
89

Tabla 4

Puntuación asignada por Costo del producto


  Escala de Precios           Puntuación asignada
     (Dólares)

    0 - 100                          10

  101 - 200                           9

  201 - 300                           8

  301 - 400                           7

  401 - 500                           6

  501 - 600                           5

  601 - 700                           4

  701 - 800                           3

  801 - 900                           2

  901 - 1000                          1
90

        El       próximo      criterio        evaluado            son       los

requerimientos de equipo y programación. Cada uno de

estos    productos        tiene   una    serie   de     requerimientos,

tanto de equipo como de programas necesarios para poder

ejecutar. En la tabla 6 aparece la puntuación asignada

para     cada     una    de   estas     características.                A   los
requerimientos          mínimos   se    les   asignó    una       puntuación

mayor debido a la diversidad de equipo con que cuenta

la Universidad.


Tabla 6

Puntuación asignada por características del equipo

y la programación

  Requerimiento de Equipo                              Puntuación
                                                        Asignada

  Procesador

         8086                                                 6

         8088                                                 5

         286                                                  4

         386                                                  3

         486                                                  2

         Pentium (+)                                          1

  Requerimiento de Disco Duro

         menos 1.44                                           5

         2 - 4    Megabyte                                    4
91

Requerimiento de Equipo              Puntuación
                                      Asignada

     5 - 7     Megabyte                   3

     8 - 10 Megabyte                      2

     11 - más                             1

Memoria RAM

     menos 640K                           4

        2 Megabyte                        3

        4 Megabyte                        2

        8 + Megabytes                     1

Monitor

        Monocromático                     6

        RGB    (Red,Green,Blue)           5

        EGA                               4

        VGA (Color o B/W) o Plasma        3

        SVGA                              2

        Otros                             1

Raton

        NO requerido                     2

           Requerido                     1

Programas Adicionales

     No requiere                         2

     Requiere (Windows 3.1+ u            1
               otros)

Versión del Programa

     Ambas     (Macintosh y IBM)         3

     IBM compatible                      2

     Macintosh                           1
92



     En la tabla 7 se presentaron los resultados de la

evaluación     sobre      los    requerimientos        de   equipo    y

programación.         Como     podemos    observar     la   puntuación

mayor basada en la evaluación de estos criterios la

obtuvo AllClear III.
     El      próximo       criterio       evaluado      fueron       las

características       y    funciones      de   cada    producto.     El

investigador    hizo      un    resumen   de   las    características

principales de cada producto o programa de computadora

que se encuentra en la tabla 8. La fuente de esta

información     fue       la    literatura     ofrecida      por     los

manufactureros,           programas       de     demostración         y

evaluaciones hechas por investigadores independientes.
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Antecedentes y Herramientas de Sistemas de Informacion

  • 1. 1 CAPITULO II REVISIÓN DE LITERATURA Antecedentes Históricos En la actualidad, no existe una metodología generalmente aceptada para crear un modelo de los procesos de una organización. (Leymann & Altenhuber, 1994) En esta investigación se estudiaron varias metodologías que se utilizan para el desarrollo de sistemas de información las cuales tienen diferentes métodos para representar los procesos de una organización. Para mediados de los años 50 se comenzaron a utilizar diagramas para representar el flujo de los procesos. Dos sistemas emergieron como contendientes, uno desarrollado por la UNIVAC y el otro por IBM. (Leslie, 1986) En el año 1963, IBM ("International Business Machine Corporation") desarrolla una metodología completa conocida como "Plan de Estudio Organizacional" o por su nombre en inglés "Study Organization Plan" (S.O.P). Este fue desarrollado por tres analistas de IBM: Thomas Glans, Burton Grad y David Holstein. Este
  • 2. 2 plan requería el manejo de un gran número de documentos y no tenía buenas técnicas para construír diagramas. A pesar de esto, el plan sirvió de base para el desarrollo de otras metodologías como lo fueron el "Business Systems Planning" y "Hierarchical Input Process Output (HIPO) charting". (Leslie, 1986) El plan de estudio organizacional (S.O.P) fue una metodología que recibió muchas críticas por parte de un grupo de teóricos y educadores en el área de administración de negocios durante las décadas de los setenta y los ochenta. Estos críticos comenzaron a trabajar en lo que se conocería mas tarde como el método estructurado. (Leslie, 1986) Una de las aportaciones de este grupo de innovadores fue la aplicación del enfoque estructurado al análisis y diseño de sistemas. (Leslie, 1986) Desafortunadamente, en su celo por avanzar en la teorías de sistemas, algunos de estos grupos que impulsaron el desarrollo del método estructurado tomaron una posición arbitraria en cuanto a los métodos viejos basados en S.O.P, al cual ellos llamaron el método Clásico o Neoclásico. Estos distorcionaron la naturaleza del método promoviendo el reemplazo de las
  • 3. 3 prácticas de hacer flujogramas. Además trataron de convencer a los gerentes de los Centros de Cómputos de que el método clásico era dependiente de la máquina, en parte porque IBM estampó en su plantillas no solo los símbolos básicos para hacer diagramas sino que incluyó símbolos que hacían referencia a terminales, impresoras y aparatos de almacenamiento. (Leslie, 1986) Algunas de las ventajas que el método neoclásico o clásico ofreció fueron los siguientes: los diagramas o símbolos se podían utilizar para las diferentes etapas del desarrollo de sistemas (análisis, diseño e implantación) y para describir procesos manuales y/o computarizados, el flujo de los procesos y de la información podían mezclarse utilizando el mismo enfoque diagramático, el flujograma como una herramienta universal de uso múltiple podía utilizarse para crear especificaciones y también para describir el sistema físico en la etapa de diseño. (Leslie, 1986) El término "estructurado" fue por primera vez introducido en relación con la programación. La programación estructurada y los principios del enfoque conocido de arriba hacia abajo ("Top Down"), la descom- posición jerárquica y los módulos fueron introducidos a
  • 4. 4 finales de los años 60.(Bansler & Bodker, 1993) Posteriormente para mediados y finales de los setenta el término "estructurado" fue aplicado al diseño técnico y a la implantación de lo que se conoce como Diseño Estructurado. Luego se comenzó a utilizar en el área de análisis y desarrollo de sistemas conociéndole con el nombre de Análisis y Diseño Estructurado ("Structured Analysis and Design Techniques").(Bansler & Bodker, 1993) Algunos de los objetivos de las técnicas estructuradas eran: descomponer los problemas complejos y simplificar los mismos, lograr la simplificación del diseño de los sistemas, utilizar técnicas de diagramas que fueran lo mas claras posibles, mejorar la calidad y legibilidad de los diagramas utilizados, mejorar la comunicación con los usuarios, emplear métodos que fueran consistentes y fáciles de enseñar, lograr una comunicación precisa entre los grupos que trabajaban en el desarrollo de sistemas, utilizar técnicas que trabajaran bien tanto con sistemas grandes como pequeños, minimizar errores, lograr la máxima automatización en el diseño de los sistemas con técnicas que hicieran posible la generación de código
  • 5. 5 de programas, mejorar la calidad de la programación producida, crear programas que fueran fáciles de modificar, simplificar los programas y el proceso de desarrollo de los mismos, bajar los costos de desarrollo de los sistemas, etc. (Martin & McClure, 1985) Durante este período se desarrollaron varias metodologías que utilizan diferentes métodos o herramientas diagramáticas para crear modelos ya sea de los datos o los procesos. Algunas de estas herramientas son: diagrama de flujo de datos ("Data Flow Diagram"), organigramas, diagramas de descomposición, diagrama HIPO, Diccionario de Datos, tablas decisionales, árboles decisionales, flujogramas de sistemas y programas, etc. (Martin & McClure, 1985) Temprano en la década de los ochenta la baja productividad en el desarrollo de programas alcanzó grandes proporciones. Las computadoras y en particular las microcomputadoras se habían difundido ampliamente debido al bajo costo. Muchos usuarios se habían convertido en literatos en el tema de computadoras y los mismos estaban reclamando nuevas aplicaciones. Los Centros de Cómputos utilizaban metodologías que
  • 6. 6 contenían los principios de las técnicas estructuradas para construír nuevos sistemas pero las mismas no eran lo suficientemente rápidas y se estaban enfrentando a múltiples problemas en el mantenimiento de dichos sistemas. La búsqueda por mejorar la productividad llevo al desarrollo de nuevos lenguajes, generadores de informes, generadores de aplicaciones, herramientas para desarrollar bancos de datos, programación para apoyo decisional, herramientas para el desarrollo de sistemas y generadores de programas. (Martin & McClure, 1985) Esta urgente necesidad lleva a la búsqueda de nuevas tecnologías para automatizar el desarrollo de los sistemas. Surge la tecnología de CASE ("Computer- aided Software Engineering") cuyo propósito principal era automatizar las diferentes etapas del ciclo de desarrollo de sistemas. CASE facilitaría la creación, modificación implantación y documentación de los nuevos sistemas ya que añade un rigor sistemático al desarrollo de nuevas aplicaciones. El poder y la utilidad de las técnicas estructuradas con la introducción de esta nueva tecnología llevaría a una
  • 7. 7 mejor utilización de las computadoras. (Martin & McClure, 1985) Tarde en la década de los ochenta surge lo que se conoce como "Information Engineering" que es un "grupo de técnicas formales y automatizadas utilizadas para desarrollar modelos de la organización, de los datos y los procesos, las cuales tienen el propósito de crear una base de conocimiento integrada que se utilizará para producir y darle mantenimiento a los sistemas de información". En la ingeniería de información, se utilizan las técnicas estructuradas en una base amplia ya sea a través de toda la organización o en un sector grande de la misma, en vez de utilizarse en un proyecto aislado. (Martin, 1989) Para principio de los noventa surgen nuevos programas o filosofías gerenciales. Una de estas es la Re-ingeniería que propone un "rápido y radical re- diseño de las estrategias, de los procesos que añaden valor al negocio y de los sistemas, políticas y estructuras organizacionales que las apoyan, con el propósito de optimizar el flujo de trabajo y aumentar la productividad en la organización". (Mangenelli & Klein, 1994) Además se han comenzado a desarrollar
  • 8. 8 nuevas metodologías de análisis y diseño para darle apoyo a la tecnología de objetos que se está utilizando para el desarrollo de nuevos sistemas.
  • 9. 9 Modelo de los Procesos de una organización La creación de un modelo de los procesos de una organización viene a ser una "representación de las operaciones de la compañía o una parte específica de sus operaciones". Usualmente es una "descripción gráfica de la estructura y las actividades llevadas a cabo en una operación o trabajo". El modelo muestra las relaciones entre las actividades llevadas a cabo en un trabajo y su secuencia. (Morris & Brandon, 1991) Las organizaciones típicamente determinan como se llevarán a cabo los procesos, especialmente aquellos que representan rutinas complejas de trabajo rutinario, que envuelven muchas personas y que se ejecutan con bastante frecuencia. (Leymann & Altenhuber, 1994) Los procesos de un negocio han tomado relevancia y se han convertido en un activo para las empresas. Estos procesos determinan la forma en que se administrarán los recursos (e.g., data, capital, personal) que la organización utiliza y describe como la organización logrará alcanzar sus metas. La calidad de estos procesos influye en el funcionamiento y/o ejecución de la organización. De hecho, los procesos de una empresa representan un recurso de información y
  • 10. 10 las técnicas o sistemas que se utilizan para administrar los mismos siempre tienen demanda. (Leymann & Altenhuber, 1994) El proceso de construcción de un modelo según el autor Paul Licker tiene tres funciones básicas: "comunicar", "documentar" y "traducir". El comunicar conlleva proveer de un lenguaje común que facilite el intercambio de ideas y la cooperación entre diferentes personas. El documentar permite "oficializar los acuerdos tomados, ilustrar los diferentes puntos de vista, crear normas para el trabajo y desde el punto de vista gerencial es un instrumento de aprobación, evidencia los acuerdos tomados y permite la creación de documentos para la negociación". El traducir tiene que ver con la función del modelo en ayudar como un instrumento en la "toma de decisiones". (Licker, 1987) Existen tres pasos necesarios para crear un modelo según Licker: "abstracción, análisis y representación". Por abstracción nos referimos a la "reducción y arreglo de grandes cantidades de datos en una forma sistemática". En este primer paso se recopilan los datos por medio de entrevistas, observación, cuestionarios y otros. (Licker, 1987)
  • 11. 11 En el segundo paso se lleva a cabo el análisis donde se reduce la información a una forma manejable y fácil de entender. El último paso constituye la representación de los datos en una forma tangible. Esta forma es usualmente "visual", casi siempre en forma gráfica. Pero también se pueden representar los datos en forma narrativa, en forma de tabla a través de una serie de procedimientos a seguir o hasta en forma de una película que demuestre el proceso de abstracción. (Licker, 1987) Las herramientas para crear modelos se caracterizan por su "forma física" (dibujos, texto), códigos utilizados para realizar las representaciones (lenguaje, tablas, gráficas, redes de líneas y rectángulos), atributos representados en el modelo (flujo, contenido o estructura de materiales y datos), uso del tiempo en el modelo (estáticos, dinámicos o asincrónicos), artículos representados en el modelo y ciertos aspectos que son utilizados e interpretados en el modelo". (Licker, 1987) La selección de herramientas o métodos para la creación de modelos está orientado por las características que poseen dichas herramientas y por la
  • 12. 12 situación que necesitemos representar. Según nos menciona Licker son cuatro los criterios a considerar: la integridad del modelo, facilidad que ofrece para modificar su diseño, que el modelo sea fácil de entender y que sea útil tanto para los diseñadores como los implantadores. (Licker, 1987) Otro criterio no mencionado por este autor pero que es importante para nuestra investigación es determinar cuan fácil es la construcción del modelo por parte del usuario, ya sea mediante la utilización de un programa de computadora o de forma manual. El modelo corporativo y/o institucional está compuesto de varios modelos individuales que están interrelacionados. Estos modelos pueden diferir en cuanto a las "áreas que describen y a las técnicas utilizadas para crear modelos". El uso de las técnicas diagramáticas como lo son : flujogramas, diagrama de flujo de datos, diagramas de descomposición funcional, diagramas relacionales, mapas de la actividad del negocio, organigramas y otros son solo algunas de las herramientas que se utilizan para representar estos modelos. (Morris & Brandon, 1993) Independientemente de la técnica diagramática
  • 13. 13 utilizada para representar estos modelos individuales, los mismos deben estar integrados. Para lograr ésto es necesario establecer unas normas o reglas que guíen la integración de los mismos. (Morris & Brandon, 1993) Según los autores Morris & Brandon para lograr que un modelo esté completo, el mismo debe "mostrar todas las actividades y relaciones entre: la misión de cada departamento y la actividad que el departamento ejecuta, el flujo del trabajo, actividades y procesos, reglas y procesos, el plan del departamento y sus procesos, las actividades y los trabajos o empleos". Por medio de esta información se pueden contestar las siguientes preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y Por qué de cada actividad. (Morris & Brandon, 1993) Entre los primeros pasos para implantar un proyecto ya sea de re-ingeniería de procesos o cualquier otro es necesario "trazar un mapa de los procesos existentes y medirlos". (Furey, 1993) Por lo tanto es necesario conocer como funciona nuestra organización para poder introducir cambios que mejoren o aumenten significativamente la operación de la institución.
  • 14. 14 Herramientas utilizadas para la representación de los Procesos de una Organización Las técnicas o métodos utilizados para crear modelos que representen los procesos de una organización no son nuevos. Existen varias técnicas que son utilizadas durante varias décadas con el propósito de representar el flujo de las actividades que se llevan a cabo en un trabajo. Algunas de estas técnicas o métodos se describen a continuación. FLUJOGRAMA El flujograma es una "representación gráfica de una secuencia de pasos en una tarea o actividad". (Morris & Brandon, 1993). A esta representación gráfica se le ha nombrado de diferentes formas; diagrama de bloque, diagrama de flujo, diagrama lógico, gráfica de sistema, diagrama de proceso, gráfica de procedimiento y gráfica lógica. Esta diferencia en nombres refleja una falta de uniformidad en la nomenclatura y también en la influencia que ejercen los intereses particulares de los usuarios especializados. Por ejemplo, antes del advenimiento de las computadoras el nombre de flujograma fue utilizado por analistas de
  • 15. 15 sistemas para describir el flujo de los documentos en una organización. (Chapin, 1983) El flujograma es una de las pocas herramientas gráficas que está catalogada como de "propósito general". (Leslie, 1986) Esta se puede utilizar para representar o crear modelos del flujo o movimiento de materiales, documentos, datos, procesos, operaciones, procedimientos y actividades. (Licker, 1987) Algunos de los flujogramas mas utilizados en la actualidad son : flujograma de sistemas, diagrama Warnier-Orr, diagrama de flujo de datos, diagrama de flujo de materiales y documentos, flujograma de proceso, gráfica Gantt, etc.. (Licker, 1987) En la creación de un flujograma se utilizan una serie de símbolos que según el autor Chapin se pueden clasificar en tres grupos: los básicos, los especializados y los adicionales. (Chapin, 1983) Los símbolos básicos son: un paralelogramo que se utiliza para definir las operaciones de entrada y salida, el rectángulo que se utiliza para definir aquellos procesos que no sean de entrada o salida, la línea o líneas con flechas para representar la dirección del flujo y el rectángulo incompleto con una
  • 16. 16 línea entrecortada que se puede utilizar para escribir comentarios. (Véase figura 1) Figura 1. Símbolos básicos de un flujograma1 Los símbolos especializados se subdividen en: medios físicos para llevar los datos, equipo utilizado para la entrada, salida o almacenamiento de datos y los utilizados para llevar procesos operacionales como la transformación de datos. (Véase figura 2.1, 2.2, 2.3) 1 A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
  • 17. 17 Figura 2.1. Símbolos para representar medios físicos en el flujograma2 Figura 2.2. Símbolos para representar equipo en el flujograma 2 2 A. Ralston & E. Reilly (EDS.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
  • 18. 18 Figura 2.3. Símbolos para representar proceso en el flujograma3 Entre los símbolos adicionales hay tres tipos de conectores (entrada, salida y terminal) que sirven para indicar que dos o más secuencias se ejecutarán simultáneamente. El conector terminal se puede utilizar en la posición de entrada y salida como una marca que indica el comienzo o final de la secuencia de operaciones. (Véase figura 3) 4 Figura 3. Símbolos adicionales a utilizarse en un flujograma 3 A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983 4 A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
  • 19. 19 Técnicas Estructuradas Las técnicas estructuradas evolucionaron de la metodología de codificación de programas mejor conocida como Programación Estructurada. Las mismas fueron introducidas en la comunidad académica para finales de los años 60. (Martin & McClure, 1985) El enfoque estructurado trató de introducir metodologías y herramientas de documentación. Estos métodos se dirigían a resolver los problemas de comunicación mediante la introducción de herramientas que fueran fáciles de utilizar y entender tanto por el analista como por el usuario. (Garceau & Jancura & Kneiss, 1993) Las metodologías estructuradas enfatizaban la naturaleza cambiante de los requerimientos de los usuarios. El enfoque clásico creaba un modelo rígido mientras que el enfoque estructurado hacia conscientes a los diseñadores de que nuevos requerimientos podían surgir en el proceso de desarrollo. La división de un sistema en módulos que se comunican entre si, hacia posible la introducción de cambios sin afectar el sistema completo. (Garceau & Jancura & Kneiss, 1993) Uno de los cambios mas significativos en el
  • 20. 20 desarrollo de sistemas es la introducción del enfoque de análisis de arriba hacia abajo que se utiliza para la definición del problema y diseño del sistema. Una vez establecidas las limitaciones o restricciones del sistema, el problema se puede descomponer en piezas separadas donde cada pieza realiza una sola función. (Garceau & Jancura & Kneiss, 1993) En el proceso de definición del problema, el usuario y el analista deben trabajar juntos y utilizar las técnicas estructuradas ya que cada uno contribuye con su conocimiento en el proceso. El analista debe entender y conocer los métodos y herramientas utilizadas para el desarrollo de sistemas y el usuario debe tener un conocimiento profundo de las actividades que se realizan en la organización. Hasta este punto, el analista y el usuario todavía son incapaces de comunicarse debido a que no hablan un lenguaje común. El reto del analista es crear un modelo con las herramientas disponibles usando como marco de referencia la información ofrecida por el usuario. (Garceau & Jancura & Kneiss, 1993) Existen una serie de herramientas diagramáticas que ayudan a crear diferentes modelos ya sea de la
  • 21. 21 organización, de los datos o los procesos. Algunos de estos métodos desarrollados por diferentes estudiosos basados en los principios de las técnicas estructuradas son: el diagrama de descomposición, diagrama de acción, diagrama Warnier-Orr, diagramas de dependencia, diagrama de flujo de datos, diagrama HIPO, gráfica HOS y el diagrama de estado de transición ("State- transition diagram"). Estos diagramas se utilizan para estudiar las funciones y determinar las relaciones lógicas entre los procesos. A continuación se hace una breve descripción de algunos de estos diagramas. (Martin & McClure, 1985) Diagrama de Descomposición Este diagrama se utiliza para representar o
  • 22. 22 mostrar las estructuras de organizaciones, sistemas, programas, archivos e informes. (Martin & McClure, 1985) El término "descomposición" significa "romper o separar algo en sus componentes o elementos básicos". Usualmente se utiliza como un adjetivo que nos dice cual es la naturaleza de la descomposición: por ejemplo descomposición funcional, de procesos, procedimientos y datos.(Martin & McClure, 1985) La estructura de árbol es la que usualmente se utiliza para representar el modelo que se esté estudiando. También se utiliza el enfoque de arriba hacia abajo ("Top Down"). Por ejemplo, al crear un modelo de la organización el primer paso es determinar cuales son las áreas funcionales. El segundo paso es definir cuales son los procesos o actividades específicas que tienen que llevarse a cabo dentro de esa área funcional. El tercer paso es describir los procedimientos que se llevan a cabo para lograr esos procesos. La figura 4 muestra un ejemplo de un diagrama de descomposición de una organización.
  • 23. 23 Figura 4. Diagrama de Descomposición funcional de una organización
  • 24. 24 Para la representación gráfica de este tipo de diagrama se utiliza un bloque o rectángulo unido por líneas. El autor James Martin recomienda que se diferencien las áreas funcionales, procesos y los procedimientos sombreándolos de forma diferente. Según este autor este tipo de diagrama es útil para crear una visión general de las funciones y procesos de la organización pero el mismo no es lo suficientemente bueno para representar el detalle de los procedimientos. (Martin & McClure, 1985) Este autor incluye una serie de construcciones que ayudan a representar ciertas condiciones como: la opcionalidad, eventos que son mutuamente exclusivos, relaciones (uno a uno o uno a muchos) y secuencia. Cada una de esta condiciones se representa de forma diferente en este diagrama. (Martin & McClure, 1985) La opcionalidad esta representado por un punto en la rama del árbol o por la letra "o". Esta indica que esa rama puede o no ejecutarse. (Véase figura 5)
  • 25. 25 Figura 5. Los procesos D y E son opcionales, no necesariamente se ejecutaran. Las condiciones están representadas de la misma forma que la opcionalidad, con la variante de que se coloca al lado la descripción de la condición. (Véase figura 6) Figura 6. Si la condición se cumple, se llevará a cabo el proceso F. La mutua exclusividad indica que solo uno de varios eventos se puede realizar en un momento dado y
  • 26. 26 está representado por un punto en la línea. (Véase Figura 7) Figura 7. Solo el proceso E o F se ejecutará, no ambos. La relación de uno a uno se representa utilizando las líneas normales que conectan a los bloques, mientras que la relación uno a muchos está representado por una "pata de gallo" colocada frente al bloque indicando que ocurre muchas veces. (Véase figura 8) La secuencia se representa utilizando una flecha indicando la dirección en el diagrama. En este tipo de
  • 27. 27 Figura 8. Relación de uno a muchos y de uno a uno. diagrama normalmente se establece la secuencia de izquierda a derecha y se lee de arriba hacia abajo. (Vease figura 9). Figura 9. Esta figura muestra la secuencia de lectura del diagrama. Una de las desventajas que presenta este tipo de diagrama es que no muestra que actividades o procesos
  • 28. 28 dependen de otros. Además no sirve para representar el detalle de los procedimientos. Este tipo de diagrama debe utilizarse en conjunto con otros diagramas que cubran estas deficiencias. (Martin & McClure, 1985)
  • 29. 29 Diagrama de Dependencia Este diagrama tiene "bloques que muestran las actividades y flechas entre los bloques que representan que una actividad es dependiente de otra". La dependencia entre actividades puede aplicarse a funciones, procesos o procedimientos. Un ejemplo de un diagrama de dependencia puede observarse en la figura 10. (Martin & McClure, 1985) Según James Martin existen tres razones básicas para que una actividad pueda depender de otra, ésto es: dependencia de recursos, de datos o restricciones. La dependencia de recursos se refiere a que en una actividad se genere o modifique un recurso tangible que luego es utilizado por una actividad subsiguiente. (Martin & McClure, 1985) La dependencia de datos es muy parecida a la de recursos ya que en una actividad se crea o actualiza algún dato que luego es utilizado por una actividad subsiguiente. (Martin & McClure, 1985) Por último, la dependencia de restricciones o limitaciones en la cual la ejecución de algún paso en una actividad depende de una restricción impuesta por una actividad anterior. Este tipo de dependencia debe
  • 30. 30 evitarse porque sugiere una relación muy estrecha entre actividades. (Martin & McClure, 1985) Existen dos tipos de interacciones entre actividades dependientes. Una se conoce como flujo, que muestra como se lleva a cabo el movimiento ya sea de datos o recursos entre actividades. La segunda tiene que ver con compartir acceso a un medio de almacenamiento común en el cual los datos o recursos que se producen en una actividad se colocan en algún medio de almacenamiento para que una actividad posterior las utilice. En los diagramas de dependencia se utilizan una serie de símbolos para representar diferentes condiciones que ayudan a proveer de mas información a estos diagramas. Dentro de estos están: opcionalidad, cardinalidad, mutua exclusividad, los ciclos, el paralelismo, secuencia, eventos y la dependencia o "branching". (Martin & McClure, 1985) La opcionalidad indica que un proceso solo se realizará si la condición establecida se cumple. Esta se representa en el diagrama colocando un punto entre la línea que une dos o más procesos y describiendo en forma breve la condición existente. La colocación del
  • 31. 31 punto es bien importante porque indica cual proceso está condicionado, es decir cual se puede o no realizar. 5 Figura 10. Diagrama de Dependencia 5 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
  • 32. 32 La cardinalidad nos muestra el tipo de relación entre los procesos (uno a uno, uno a muchos). El símbolo utilizado para representar la cardinalidad se puede observar en la figura 11. Figura 11. Múltiples órdenes pueden llenarse antes de que la factura se 6 prepare y múltiples facturas pueden ser enviadas para una orden. El concepto en inglés de "Branching" se refiere a la dependencia que puede existir entre un proceso y otros. Véase figura 12. La mutua exclusividad sucede cuando una u otra de dos actividades se deben llevar a cabo pero no ambas. Esta se representa en el diagrama con un punto en la rama del árbol. Véase figura 13. 6 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
  • 33. 33 Figura 12. Preparar una propuesta esta precedido por los tres 7 procesos ilustrados. Figura 13. Aceptar una subscripción esta seguido por solo uno de estos procesos.7 7 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
  • 34. 34 Los ciclos son raros y ocurren cuando un proceso depende de él mismo, como puede observarse en la figura 14. Figura 14. Este diagrama muestra una estructura de árbol donde cada 8 bloque en el árbol tiene la misma etiqueta.(Ejecutar una actividad) El paralelismo ocurre cuando dos procesos están relacionados estrechamente. Se representa con dos líneas que conectan los bloques y flechas en ambas direcciones. Si la flechas se encuentran en la misma dirección los procesos se han descompuesto incorrectamente. Véase figura 15. 8 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques form Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
  • 35. 35 Figura 15. Ejemplo de paralelismo en el diagrama de dependencia.8 Los eventos son procesos que sirven para iniciar otros procesos. Se utiliza una flecha grande para representar los eventos. La secuencia en el diagrama de dependencia se representa con las flechas direccionales. En ocasiones de un proceso salen varias líneas por lo que resulta confuso seguir la secuencia de los procesos. En estos casos se enumeran las líneas para indicar la secuencia, como se ilustra en la figura 16.
  • 36. 36 Figura 16. En este diagrama se muestra la secuencia de ejecución de 9 cada proceso. Estos son los elementos básicos de un diagrama de dependencia que sirve para representar los procesos mas importantes que ayudan a entender como una organización funciona. Según el autor James Martin no es "práctico o deseable mostrar todas las dependencias entre los procesos" ya que dificulta la legibilidad del diagrama. (Martin & McClure, 1985) 9 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
  • 37. 37 Diagrama de Flujo de Datos El diagrama de flujo de datos conocido en inglés "Data Flow Diagram" se utiliza para representar los procesos y el flujo o movimiento de los datos a través de estos procesos. La transformación de los datos, desde la entrada hasta la salida, a través de los procesos, puede describirse lógicamente y de forma independiente de los componentes físicos de un sistema. (Senn, 1989) Existen dos tipos de diagramas de flujo de datos: uno identificado como el físico y otro como el lógico. El diagrama de flujo de datos físico muestra que tareas se llevan a cabo y como éstas son ejecutadas. Algunas de las características que se incluyen en este tipo de diagrama son: nombre de las personas que ejecutan la tarea, nombre y/o número de formas o documentos, nombre de los departamentos, archivos, equipo y otros aparatos utilizados, localizaciones y nombres de los procedimientos. Senn recomienda el uso de este tipo de diagrama por tres razones: es mas fácil poder entender la interacción entre los componentes físicos de un sistema que entender los procedimientos o
  • 38. 38 políticas utilizadas para llevar a cabo cualquier proceso, facilita la comunicación con el personal y ayuda a validar el modelo creado con el usuario. (Senn, 1989) El diagrama de flujo de datos lógico se dirige a definir "el flujo de datos entre los procesos sin tomar en consideración el equipo utilizado, los nombres de las personas, los números de las formas y otros aspectos de carácter físico". (Senn, 1989) Existen dos notaciones comúnmente utilizadas para el análisis del flujo de los datos, una desarrollada por Edward Yourdon y la otra por Chris Gane y Trish Sarson. (Senn, 1989) Para el desarrollo de un diagrama de flujo de datos se utilizan básicamente cuatro notaciones o símbolos los cuales se pueden ver en la figura 17. A continuación una descripción de cada símbolo: Flujo de los datos se representa utilizando una línea con una flecha. Esta indica la dirección del movimiento de los datos desde el origen hasta su destino final. (Senn, 1989) Los datos están identificados por su nombre y el mismo se coloca
  • 39. 39 encima de la línea con la flecha. (Martin & McClure, 1985) Figura 17. Notaciones utilizada para la creación del diagrama de flujo de datos según los autores Yourdon y Gane& Sarson.10 Proceso se representa por un círculo (Yourdon, Weinberg, Demarco) o por un rectángulo con las esquinas redondeadas (Gane y Sarson). Almacenamiento de Datos se representa por un par de líneas paralelas, una cerca de la otra, y el nombre del almacenamiento se coloca entre medio de 10 J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill, New York, 1989
  • 40. 40 ambas líneas. Este símbolo es utilizado por Yourdon. Gane y Sarson utilizan un rectángulo abierto en un de sus lados para representar el almacenamiento de los datos. Insumo o destino de los datos muestra el origen de la data utilizada por el sistema o proceso y también se utiliza para mostrar el último recipiente de los datos producidos. El símbolo que se utiliza es el cuadrado con el que se representa tanto la fuente u origen de los datos como el destino o producto de los mismos. En ambos métodos (Yourdon, Gane y Sarson) se representan de la misma forma. (Martin & McClure, 1985) Los componentes del diagrama de flujo de datos deben estar identificados con un nombre descriptivo y un número. Este número no representa la secuencia sino que se utiliza como una identificación si es necesario descomponer ese proceso. El diagrama de flujo de datos se divide en varios niveles. El nivel superior se le llama diagrama de Contexto y este contiene un solo proceso. Este define
  • 41. 41 el sistema que se estudiará estableciendo los límites, es decir nada que no sea parte de ese proceso principal se estudiará. (Véase figura 18) Como la información contenida en el diagrama de contexto es insuficiente para explicar el proceso completo es necesario seguir descomponiendo este proceso en sub-procesos. (Senn, 1989) 11 Figura 18. Diagrama de Contexto En el segundo nivel se identifican los sub- procesos principales junto con el flujos de datos, el almacenamiento de los datos, los insumos y los productos. Cada uno de estos sub-procesos se identifica con 11 J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill, New York, 1989
  • 42. 42 un nombre y un número. Estos sub-procesos se puede expandir en un tercer nivel y así sucesivamente. Los niveles de expansión van a depender de la complejidad de los procesos y al grado de detalle que la persona quiera llegar con el objetivo final de poder entender los procesos.(Véase figura 19) (Senn, 1989) Existen varias reglas generales para la construcción de un diagrama lógico de flujo de datos. 12 Figura 19. Diagrama de flujo de datos primer nivel. El autor James Senn las resume en las siguientes: 12 J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill, New York, 1989
  • 43. 43 1- Cualquier flujo de datos que deje un proceso debe utilizar como base los datos que sirvieron de insumo al proceso. 2- Todos los flujos de datos deben tener nombre y éste debe reflejar el movimiento entre los procesos, el almacenamiento de datos, el insumo y el producto. 3- Solamente los datos que son necesarios para llevar a cabo un proceso deben ser el insumo al mismo. 4- El producto de un proceso puede tomar una de estas formas: al insumo del diagrama el proceso debe añadirle información que se puede reflejar ya sea un cambio en los datos, en el status, en el contenido o en la organización. (Senn, 1989) Algunas de las ventajas que surgen al utilizar el diagrama de flujo de datos son: la notación utilizada para hacer este diagrama es fácil de entender por los usuarios y por el personal de la organización quienes son parte del proceso que se esta estudiando. Esto facilita la comunicación y el trabajo entre el analista y usuario ya que le permite al usuario participar en el
  • 44. 44 estudio y revisión de los diagramas. (Senn, 1989) Este diagrama permite que el analista pueda aislar áreas de interés en la organización y estudiarlas examinando los datos que entran al proceso y observando cuales son los cambios que ocurren cuando se acaba el proceso. (Senn, 1989)
  • 45. 45 "HIPO - Hierarchical Input-Process-Output” El diagrama jerárquico insumo-proceso-producto mejor conocido en inglés por las siglas HIPO es una técnica diagramática que utiliza una serie de diagramas para mostrar el insumo, producto y las funciones de un sistema. Este muestra que el sistema hace pero no como lo hace. (Martin & McClure, 1985) Existen tres clases de diagramas HIPO: tabla de contenido visual, los diagramas generales y los detallados. La tabla de contenido visual es el nivel superior del diagrama de HIPO. Es una estructura en forma de árbol que muestra los componentes generales de un sistema. No ofrece información de control ni describe los datos en el sistema. (Véase figura 20). En el diagrama general se describen los insumos, los procesos y productos de los componentes principales del sistema. El propósito es "proveer de un conocimiento general de una función". (Véase figura 21) El diagrama detallado provee de la información necesaria para entender cuales son los insumos, procesos llevados a cabo y el producto de un componente funcional. (Martin & McClure, 1985)
  • 46. 46 Figura 20. Tabla de Contenido (HIPO)13 Ambos tipos de diagramas los generales y detallados se parecen en el formato utilizado. Este consiste en tres cajas o rectángulos identificados de la siguiente forma: Insumo, Proceso y Producto. En el diagrama la parte identificada como Insumo 13 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
  • 47. 47 se encuentra a mano derecha y muestra los datos ya sean documentos, tablas, arreglos, archivos y otros que son necesarios para el proceso. 14 Figura 21. Diagrama general (HIPO) En el centro se encuentra la porción del diagrama que se utiliza para los procesos donde se describen la 14 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
  • 48. 48 serie de pasos utilizados para transformar los datos. A la izquierda del diagrama se encuentra el Producto que muestra lo que produjo el proceso. Cada caja o rectángulo esta conectado por flechas que muestra que insumo o producto esta asociado con cada proceso. (Martin & McClure, 1985)
  • 49. 49 Diagrama Warnier-Orr Este diagrama se utiliza para representar gráficamente la estructura jerárquica de un sistema, programa o estructura de datos. Obtuvo su nombre de sus dos principales proponentes Jean-Dominique Warnier y Ken Orr. Este diagrama se construye horizontalmente a través de una página utilizando llaves o "brackets", en lugar de utilizar bloques como en los diagramas anteriores. (Véase figura 22). (Martin & McClure, 1985) Cada llave o "bracket" en el diagrama representa la descomposición funcional de un proceso principal. El diagrama se lee de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo dentro de las llaves o "brackets". Las llaves encierran la relación lógica entre los miembros de un grupo y separan cada nivel jerárquico. Cada una debe estar claramente identificada con un nombre. (Martin & McClure, 1985) La secuencia se representa colocando en orden los miembros de un grupo, uno detrás del otro. (Martin & McClure, 1985)
  • 50. 50 15 Figura 22. Diagrama Warnier-Orr En la figura 23 aparecen las construcciones que se utilizan para representar diferentes condiciones en este tipo de diagrama. 15 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
  • 51. 51 Figura 23. Estructuras básicas para contruír el diagrama Warnier-Orr.16 16 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985
  • 52. 52 Diagrama de Acción ("Action Diagram") Esta técnica permite extender la descomposición funcional desde los niveles superiores hasta los inferiores. Nos permite tener una visión general de la estructura de una organización, sus áreas funcionales, los procesos, procedimientos y programas. Además nos permite descomponer en detalle dichas estructuras. (Véase figura 24) (Martin & McClure, 1985) Las notaciones o estructuras que se utilizan para representar un diagrama de acción son las siguientes: (Véase figura 25) La llave o "bracket" se utilizan para encerrar el grupo de actividades que se ejecutarán. Este puede representar una unidad organizacional, un proceso, un programa o una subrutina. (Martin & McClure, 1985) La secuencia u orden de la operaciones estará determinada por la posición dentro de la llave o "bracket". Las acciones estarán una detrás de la otra y en ese orden se ejecutarán.
  • 53. 53 17 Figura 24. Diagrama de Acción (Proceso de Subscripción) 17 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
  • 54. 54 18 Figura 25. Notación de un diagrama de acción. Las condiciones indican si una acción se ejecutará o no. Las condiciones se escriben en la parte superior de la llave. La condición de mutua exclusividad está representada por una llave partida, donde solo una de las condiciones será ejecutada. La repetición esta representada por una doble línea en la parte superior de la llave e indica que el contenido de la llave se ejecutará varias veces. Las llaves o "brackets" anidados (unos dentro de 18 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985
  • 55. 55 otros) se utilizan para mostrar la jerarquía. El rectángulo esta diseñado para utilizarse con la computadora la cual ayuda en el dibujo y cotejo de los insumos y productos. Los insumos a las actividades se escriben en la parte superior izquierda del rectángulo y los productos se escriben en la parte inferior derecha. La salida se representa en este tipo de diagrama a través de una línea con una flecha hacia la izquierda a través de una o varias llaves. Los procedimientos que están representados por un rectángulo con los bordes redondeados se utilizan para indicar que el procedimiento se detalla en otra parte. Si el procedimiento todavía no se ha desarrollado se ilustra utilizando un rectángulo con los bordes redondeados pero con el lado derecho roto. Procedimientos comunes son aquellos que aparecen en varias partes del diagrama y se representan con
  • 56. 56 un rectángulo con los borde redondeados y una línea vertical en el lado izquierdo del dibujo. Este tipo de diagrama ofrece una serie de ventajas sobre otras técnicas diagramáticas. Algunas de estas son: este diagrama es fácil de dibujar y cambiar, se puede dibujar ya sea en forma manual o computarizada, se puede utilizar para ilustrar diferentes niveles de detalle, es fácil de enseñar para los usuarios y otras. (Martin & McClure, 1985) Estos son algunos de los métodos que utilizan las técnicas estructuradas para la creación de los modelos de los procesos y los datos de una organización. Metodología de Re-ingeniería de un Negocio Dinámico Esta metodología conocida en inglés por "Dynamic Business Re-engineering Methodology" fue desarrollada por Daniel Morris y Joel Brandon en apoyo a su práctica de consultoría. Esta metodología utiliza un enfoque dinámico y original para administrar el cambio en un negocio u organización. La misma se diseño para controlar el cambio, mejorar la calidad operacional y ayudar al negocio u organización a ser mas competitiva.
  • 57. 57 (Morris & Brandon, 1993) Esta viene a ser una expansión de la metodología de desarrollo de sistemas relacionales mejor conocida por sus siglas en inglés RSD ("Relational Systems Development"). La misma fue desarrollada para integrar las operaciones del negocio con los sistemas computadorizados de información. Este enfoque reconoce la necesidad de entender como opera o trabaja la organización y a su vez determinar como la automatización puede mejorar las operaciones. (Morris & Brandon, 1993) La metodología de desarrollo de sistemas relacionales trae como consecuencia que el flujo de trabajo de las operaciones del negocio se transformará, mientras los nuevos sistemas de información se diseñaban, lo que mejoró la calidad del trabajo. Es decir, se integran las nuevas funciones del negocio con sistemas de información que le dan un mayor apoyo a las mismas. Dentro de las limitaciones de esta metodología podemos mencionar la falta de suficiente apoyo a la re- estructuración de las operaciones, considera el cambio como constante dentro del negocio y establece que las
  • 58. 58 operaciones y los sistemas de información nunca serán capaces de ajustarse adecuadamente. También establece que las herramientas para el desarrollo de los sistemas computarizados de información eran creadas para ser utilizadas una sola vez y las mismas no eran fáciles de actualizar o modificar. (Morris & Brandon, 1993) Existen dos herramientas que son utilizadas por esta metodología para crear modelos de los procesos de las organizaciones. La primera es el mapa de actividad del negocio conocido por sus siglas en inglés "BAM" (Business Activity Maps) y la segunda los diagramas relacionales.
  • 59. 59 Mapa de Actividad del Negocio El mapa de la actividad del negocio consiste en una serie de "diagramas de flujo que representan las actividades que son ejecutadas y muestra la relación entre dichas actividades". El propósito de este tipo de diagrama es crear un modelo que muestre el flujo de las actividades y de los procesos del trabajo. Este provee la información necesaria para entender las operaciones del negocio a través de la representación gráfica del flujo o movimiento del trabajo y el detalle asociado con éste. En la figura 26 se puede observar un ejemplo de un mapa de actividad del negocio. (Morris & Brandon, 1993) Esta técnica es utilizada en la metodología de re- ingeniería de un negocio dinámico. Primero se utiliza para describir el flujo de trabajo actual de la organización y una vez se identifican todas las funciones del negocio, se reconstruyen los procesos. Además se utiliza para implantar la re-ingeniería en las operaciones. (Morris & Brandon, 1993) Este diagrama es jerárquico y de tipo red. El paso inicial es determinar que uno hace. Se hace un
  • 60. 60 19 Figura 26. Mapa de Actividad del Negocio (BAM) 19 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993
  • 61. 61 listado de las actividades que se llevan a cabo y dependiendo de la complejidad de las mismas se van dividiendo en niveles de detalle mas bajos. En este proceso de descomposición no existen guías definidas que determinen cuantos niveles son apropiados para cada situación. La meta principal de este proceso de descomposición es llevar al gerente o analista, en forma organizada del nivel mas alto de detalle al nivel mas bajo: la función del negocio. (Morris & Brandon, 1993) La función del negocio se define como "el grupo de tareas que se ejecutan para llevar a cabo una acción específica o producir el resultado deseado". Este nivel se alcanza cuando el analista deja de buscar que pasa y comienza por averiguar como se hacen las cosas. (Morris & Brandon, 1993) Existen una serie de símbolos definidos por los autores Morris y Brandon que se utilizan para representar diferentes tipos de operaciones en el diagrama o mapa de actividad del negocio. Estos símbolos aparecen en la figura 27. A continuación una descripción de dichos símbolos:
  • 62. 62 Símbolo de Acción ("Action Symbol") está representado por un círculo. Cada círculo es una unidad separada de trabajo o un paso. Cada uno esta identificado con un nombre breve y un número. Cada círculo está conectado con otros y es común que tenga mas de dos salidas. También puede tener salidas condicionales, donde se pueden representar decisiones como hacer un paso u otro y/o hacer un paso y otro. Cuando se alcanza el nivel de descomposición mas bajo identificado como la función se utiliza el círculo encerrado en un cuadrado. Símbolo Decisional está representado por un círculo con un diamante en el medio. Este indica respuestas que están condicionadas que producen diferentes alternativas de salida de la acción. Si la acción tiene múltiples decisiones, éstas pueden ser agrupadas o la acción se puede separar en círculos mas detallados. Dos o mas líneas pueden ser dibujadas en el diamante, dependiendo del número de opciones en la decisión. Cada línea debe estar claramente identificada con el nombre
  • 63. 63 de cualquier documento que sea pasado de una acción a otra, la descripción de cualquier otro dato que se mueva entre los círculos y la condición o alternativa debe estar identificada en el diagrama. Símbolo de inicio y terminación esta representado por un óvalo. Símbolo de flujo de conección esta representado por un línea que conecta tanto un círculo con un símbolo de inicio o terminación como un círculo con otro. La dirección esta representada por una flecha. Cada conector o línea debe tener un nombre que identifique el documento o artículo que esté pasando. El símbolo de informe es un rectángulo con un lado abierto. Este se utiliza para señalar que la información requerida proviene de un informe o documento. También se utiliza para indicar el archivo de información en forma manual o automatizada. El nombre del informe se coloca en
  • 64. 64 la línea de conección y dentro del símbolo se coloca el lugar de retención del informe. El símbolo de conección fuera de página ("Off- Page") esta representado por un círculo pequeño que indica que el flujo de una acción continua en otra página. Este símbolo puede estar identificado con el número de la página donde continúa el diagrama o con el número o el nombre del círculo de acción al cual se dirige. Figura 27. Notación utilizada en el diagrama de Actividad del Negocio (BAM)20 20 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993
  • 65. 65 El símbolo de conección externa se utiliza para identificar un diagrama que está relacionado con otro. Por ejemplo, al describir las diferentes acciones de un departamento de una organización las mismas están relacionadas y pertenecen a un área funcional. Este debe estar identificado con el nombre y número del diagrama, como también con el nombre y número del paso del cual salió o entró. El sistema de numeración de este diagrama es consecutivo, de izquierda a derecha. A medida que se descomponen las acciones se identifican con el número principal de la acción anterior y se le asigna un número a la acción actual. En este tipo de diagrama se recopila mucha información sobre las funciones y procesos de un negocio u organización. Los autores Morris y Brandon nos mencionan las siguientes: identificación de las pantallas de computadoras y documentos e informes utilizadas en las funciones, las reglas y políticas que se aplican a cada función del negocio, cualquier apoyo
  • 66. 66 externo que se utilice en el procesamiento, el itinerario de la operación, descripciones de quien, que, cuando, donde, como y porque, información de actividades especiales, volumen de información, descripción de posiciones del personal, número de personas por posición y niveles de destrezas, identificación de las tareas mas importantes ejecutadas en esa función y provee de información sobre los problemas o puntos débiles de las actividades actuales. (Morris & Brandon, 1993) Los autores Morris y Brandon nos presentan una serie de reglas o guías que se utilizan para la construcción de estos diagramas: 1- Cada diagrama debe comenzar con una breve descripción de la actividad e incluír cual es y como se relaciona con otros diagramas. 2- Debe identificar quien fue el creador del diagrama, la fecha de creación, el número o versión del diagrama, el nombre de quien lo cambió y cuando. 3- Cada diagrama debe estar claramente identificado y hacer referencia a la unidad organizacional que esta describiendo.
  • 67. 67 4- El proceso de descomposición debe llevar hasta identificar las funciones individuales del negocio u organización. 5- Cada símbolo de acción (Círculo) debe estar identificado con su nombre, el número del nivel y orden en el flujo de ese nivel. 6- El diagrama debe comenzar en la parte superior izquierda del papel y mover hacia abajo y a la derecha. 7- Cada símbolo de acción (círculo) debe tener un insumo (documento) y tener por lo menos una salida (el documento que se pasó). 8- Todas las decisiones deben tener una nota o breve descripción que indique cual es la decisión o condición representada. 9- Cada símbolo de decisión debe tener por lo menos dos salidas y deben estar claramente representadas. 10- Cada nivel funcional debe tener información que describa quien, cual, como, cuando, donde y porque de esa acción representada. Toda la información y criterios de validación relacionados con una acción y todas las políticas y reglas
  • 68. 68 utilizadas en una acción deben estar validadas. 11- El conector de flujo debe estar claramente identificado con el nombre del documento o documentos que se mueven a través de ese proceso. 12- Los conectores de fuera de página como los externos deben tener referencia en el diagrama. Estas reglas le servirán al usuario para desarrollar un mapa de la actividad del negocio correcto y completo.
  • 69. 69 Diagramas Relacionales Estos diagramas son una "combinación de representaciones gráficas y texto que se utilizan para ilustrar el flujo y la relación entre las tareas manuales y las automatizadas". La interacción, entre las personas y las computadoras, está descrita por un flujo de acción y reacción. La lógica del sistema está claramente definida paso por paso, lo que permite que sea fácil de entender tanto por la gerencia como por el resto del personal. (Morris & Brandon, 1993) El diagrama relacional está diseñado para representar como el trabajo es realizado. Este modelo muestra paso a paso el flujo de las tareas realizadas en cada trabajo. Cada mapa de actividad identifica un grupo de tareas como trabajos separados, por lo tanto se pueden generar mas de un diagrama relacional asociado con el diagrama ya que el mismo muestra el flujo de trabajo al nivel mas bajo de detalle. (Morris & Brandon, 1993) El diagrama relacional se divide en tres columnas las cuales describen el flujo operacional, el flujo de la actividad del sistema y la descripción de la acción
  • 70. 70 que se lleva a cabo. (Véase figura 29) (Morris & Brandon, 1993) Figura 28. Ejemplo de un diagrama relacional.21 21 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993
  • 71. 71 La columna que se encuentra a la izquierda identificada como Flujo Operacional muestra todas las tareas realizadas en forma manual. La columna central o Flujo de Actividad del Sistema es donde se describen todas las tareas que tienen que ver con los sistemas computarizados de información. Por último, la columna que se encuentra en el extremo derecho identificada por el nombre de Descripción de Acción muestra en forma narrativa todas las actividades llevadas a cabo. (Morris & Brandon, 1993) Usualmente como un trabajo requiere que se realicen varias tareas, probablemente se necesitarán mas de una página para seguir el flujo. Por lo tanto, cada página debe estar claramente identificada para poder entender el flujo de las tareas. Cada página tiene que tener información descriptiva que identifique a la organización y a la función del negocio que esté describiendo. También debe incluir información de la fecha y la versión para propósito de control. El diagrama relacional como un modelo gráfico utiliza una serie de símbolos para representar acciones y el flujo de las mismas. A continuación una breve
  • 72. 72 descripción de estos símbolos según los autores Morris y Brandon. El símbolo de Acción es un rectángulo y se utiliza para representar una tarea específica que es ejecutada por una persona o por la computadora. La tarea debe estar identificada por un breve nombre y se coloca dentro del rectángulo. Cada diagrama de acción esta numerado. El número se coloca en un pequeño círculo adyacente a cada símbolo excepto cuando es un conector o un símbolo de archivo de computadora. El número se coloca inmediatamente al frente del texto en la columna narrativa y éste sirve de referencia con el símbolo de la tarea que se está describiendo. Símbolo de inicio o terminación es un óvalo. El diagrama relacional debe comenzarse con un documento que se pase a la tarea o por un evento que puede ser un producto recibido o liberado de producción. El flujo está terminado cuando todas las tareas se han completado.
  • 73. 73 Símbolo Decisional es un diamante y se utiliza para representar puntos condicionales en el flujo. Si existen mas de dos alternativas en la decisión entonces se utilizan conectores para cada posible alternativa. Cada alternativa en el diagrama debe estar claramente identificada. Símbolo de Pantalla de Computadora es utilizado para representar una pantalla o terminal no importa el tipo de computador que se esté utilizando. Como parte del diagrama, este símbolo debe tener el nombre de la pantalla y el número utilizado por el sistema. Además cualquier información adicional se debe escribir en la parte narrativa del diagrama. Símbolo de Informe se utiliza para representar cualquier informe ya sea generado de forma manual o por computadora. Símbolo de Archivo de computadora se representa por un cilindro. Este se utiliza para mostrar operaciones con archivos de computadoras y se
  • 74. 74 colocan en la columna de Flujo de Actividad del Sistema. El nombre del archivo se escribe dentro del cilindro y la información relacionada con el sistema se escribe en la parte narrativa o tercera columna. El símbolo de archivo de informes es un pequeño rectángulo con uno de sus lados abierto y se utiliza para representar un archivo físico de donde se obtiene la información generada de forma manual. El nombre del archivo debe colocarse dentro del símbolo. La localización y el nombre de la unidad responsable del mismo debe especificarse en la parte narrativa del diagrama. Este símbolo siempre se utiliza en la columna de Flujo Operacional. El símbolo de conección de flujo de trabajo muestra el lugar o posición de cada tarea en el diagrama y su relación con otras tareas. El flujo se ilustra uniendo los símbolos con líneas en el orden en que se ejecutan. La dirección del movimiento se indica utilizando flechas
  • 75. 75 direccionales. Cada conector debe esta identificado con el nombre del documento o producto que lleva a la próxima tarea. Otro símbolo utilizado en este tipo de diagrama es el conector fuera de página que indica la continuación del flujo en otra página. Se debe identificar el punto de conección, la página y el número de la tarea. La notación o símbolo debe colocarse en la parte gráfica del diagrama y el texto asociado debe incluirse en la columna de descripción de acción. El símbolo de conección externa se utiliza cuando el flujo de trabajo tiene una interacción o relación con otro. Esta interacción debe estar identificada con su nombre. El número de página y la tarea, el nombre del diagrama con el cual interactúa ese flujo de trabajo está relacionado y también debe incluirse. Por último la numeración de las tareas de un trabajo deben comenzar con el número uno y
  • 76. 76 continuar en secuencia siguiendo el orden de las mismas. Cada tarea debe tener un número consecutivo único y se utilizará para describir la tarea en la columna de Descripción de Acción que hace referencia del símbolo con el texto. (Morris & Brandon, 1993) 22 Figura 29. Notación utilizada para hacer diagramas relacionales. Existen una serie de reglas o guías que intentan lograr la consistencia de estos diagramas. Algunas de las que mencionan los autores Morris y Brandon son: 22 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993
  • 77. 77 1- Siempre se debe comenzar el flujo describiendo claramente las condiciones que lo iniciaron. 2- Cada trabajo identificado en el mapa de actividad del negocio debe especificar una lista de las tareas principales. 3- Solamente aquellas tareas manuales y la lógica que le da apoyo debe entrarse en la columna de flujo operacional. 4- Las tareas ejecutadas por la computadora y la lógica que le da apoyo deben entrarse en la columna de Flujo de Actividad del Sistema. 5- Solo el texto narrativo debe entrarse en la columna de Descripción de la Acción. 6- Todas las fórmulas que se utilizan para realizar cálculos deben estar anotadas en la columna de la Descripción de la acción. 7- Cada entrada no importa la columna en que se encuentre debe estar numerada. 8- Cada pantalla debe estar identificada con un número y su nombre. 9- Cada informe debe estar identificado con su nombre oficial y su número. 10- Todos los conectores deben esta identificados
  • 78. 78 y ser fáciles de seguir. 11- No se debe sobrecargar una página colocando demasiados diagramas. Estas son algunas de las recomendaciones que hacen estos autores para asegurarse que cualquier persona entienda la presentación de la información.
  • 79. 79 CAPITULO III METODOLOGÍA Evaluación de Técnicas Diagramáticas El desarrollo de un manual para la documentación de los procesos institucionales requiere la selección de una o varias técnicas para la representación o construcción de un modelo funcional de la organización. Durante el estudio y evaluación de las metodologías existentes, el investigador estableció y evaluó una serie de criterios o características necesarias que deben cumplir los métodos o técnicas a utilizarse. Algunos de estos son: 1- El método o técnica diagramática debe permitir desarrollar un modelo general de la organización. 2- La técnica debe ser fácil de aprender por usuarios no especializados. 3- Los diagramas desarrollados deben ser fáciles de leer y entender por personal no especializado. 4- El método debe estar diseñado para ser utilizado en computadora. 5- La herramienta debe permitir describir tanto
  • 80. 80 las funciones principales como el detalle de las mismas. El investigador le asignó un peso o valor a cada una de estas características según su importancia. (Véase tabla 1) Tabla 1 Pesos asignados por característica D E S C R I P C I O N PESO ASIGNADO Visión General de la Estructura de una 7 Organización Fácil de aprender por usuarios no técnicos 9 Los diagramas deben ser fáciles de leer y 9 entender por usuarios no técnicos La técnica debe estar diseñada para ser utilizada 7 por computadora Representación tanto de las procesos principales 9 como el detalle de los mismos. Permitir representar el movimiento de los datos 7 atraves de los procesos Los diagramas deben ser fáciles de dibujar y 9 cambiar Se estableció una escala 1 al 10 donde el peso mayor fue asignado a las características de mayor importancia.
  • 81. 81 A continuación una descripción más detallada de las características evaluadas por el investigador: Visión General de la estructura de una organización La técnica nos debe permitir representar la estructura general de las unidades funcionales de la organización. Fácil de aprender por usuarios no técnicos La técnica debe ser sencilla y fácil de aprender ya que usuarios no especializados serán los que crearán el modelo de los procesos de la organización. La técnica o herramienta seleccionada no debe requerir de un adiestramiento extenso. Los diagramas deben ser fáciles de leer y entender por usuarios no técnicos La técnica debe permitir desarrollar o crear diagramas que sean fáciles de interpretar por el personal no técnico. Esto permitirá aumentar la participación del usuario en el proceso de
  • 82. 82 creación, desarrollo y verificación del modelo. La técnica debe estar diseñada para ser utilizada por computadora Esto facilitará la creación, modificación y mantenimiento de la documentación de los procesos de la institución. Representación tanto las procesos principales como el detalle de los mismos Esto facilitará el aprendizaje de la técnica al usuario. Algunas técnicas diagramáticas son apropiadas solamente para crear modelos generales de la organización. Otras técnicas solamente permiten crear modelos del detalle del sistema. De acuerdo a James Martin es "deseable" tener una sola técnica diagramática en la que se puedan representar tanto los aspectos generales como el detalle de un sistema. (Martin & McClure, 1985) La técnica debe permitir representar el movimientode los datos através de los procesos Esto le permitirá al usuario tener una visión de
  • 83. 83 como se mueven y transforman los datos através de los procesos. Fácil de dibujar y cambiar La técnica diagramática utilizada deberá ser fácil de dibujar tanto por el personal técnico como el no especializado. Esto permitirá la construcción rápida del diagrama y reduce el tiempo de desarrollo del modelo. También la técnica debe permitir que los cambios a los modelos desarrollados sean fáciles de implantar lo que reducirá el tiempo de mantenimiento de los diagramas y le permitirá al usuario invertir mas tiempo en el análisis y verificación del modelo. El investigador hizo su evaluación basado en el estudio de las técnicas diagramáticas investigadas y en evaluaciones hechas por expertos en este campo. En la tabla 2 aparecen las características que posee cada técnica o método evaluado.
  • 84. 84 Tabla 2 Evaluación de Métodos o Técnicas Diagramáticas D I A G R A M A S CARACTERÍSTICA FL DE DE FL HI WA AC BA DI UJ SC PE UJ PO RN CI M AG OG OM ND O IE ON .R RA PO EN R- EL MA SI CI DE OR AC CI A DA R IO ON TO NA S L Técnica permite: Visión General de las funciones de la X X X X organización Fácil de aprender X X X X X X X X Fácil de leer X X X X X X X X Diseñada para utilizarse en X X X X X X X X X computadora Representación tanto los procesos X X principales como el detalle de los mismos. Movimiento o flujo de datos X X X X Fácil de dibujar y cambiar X X X X X X X X
  • 85. 85 El investigador evaluó las características de cada metodología estudiada y los resultados aparecen en la tabla 3. De acuerdo a estos criterios el investigador evaluó y seleccionó la técnica de diagrama de flujo de datos para describir los procesos de la institución. A pesar de que el diagrama de flujo de datos y el mapa de actividad del negocio tienen igual puntuación, el investigador seleccionó el diagrama de flujo de datos ya que es una técnica mas conocida, existen programas de computadoras que le dan apoyo a la misma y esta se ha utilizado por mayor tiempo en el desarrollo de sistemas de información. El diagrama de Flujo de Datos se utilizará para crear un modelo del flujo o movimiento de los datos o documentos através de los procesos de la institución. Esta técnica se modificó para facilitar la creación del diagrama por parte del usuario añadiéndole unos símbolos nuevos que se utilizarán para describir las funciones de entrada o salida de los datos en los procesos y el almacenamiento de datos. Además se añadieron dos notaciones adicionales, una de estas se utilizará para representar condiciones en el diagrama y
  • 86. 86 la otra para representar la salida de un proceso. (Véase Figura 30) También se utilizará el diagrama de Descomposición para cubrir las deficiencias del diagrama de flujo de datos en ilustrar la estructura general de la organización. Estas dos métodos o técnicas diagramáticas facilitarán la creación de la documentación de los procesos institucionales. Figura 30. Notación utilizada para hacer el diagrama de flujo de datos modificado.
  • 87. 87 Evaluación de Programas de Computadoras para la Documentación de Procesos Institucionales La evaluación y selección de uno o varios programa(s) de computadora(s) que nos ayuden en la preparación de la documentación de la institución es un proceso en el cual se deben considerar los siguientes aspectos: a) Costo del producto (programas) b) Requerimientos de equipo y programas (Windows) c) Características y funciones del producto. 1) El programa debe ser fácil de utilizar y aprender por los usuarios. 2) La documentación generada por el programa debe ser de alta calidad. 3) El programa debe contar con gráficas o símbolos que le den apoyo a la metodología seleccionada. 4) La creación, modificación y manejo de los diagramas debe ser lo mas sencilla posible. 5) La documentación del producto (manuales) junto al apoyo técnico y servicio deben ser completos.
  • 88. 88 6) El producto debe contar con programas de ayuda y ejemplos. d) El programa de computadora debe darle apoyo a la metodología de documentación propuesta por el investigador. El primero de los criterios a evaluarse será el costo del producto. Se estableció que el costo máximo del producto no pasaría de mil dólares. Se hizo una tabla dividiendo este costo máximo en unidades de 100 dólares. En la tabla 4 aparece la puntuación asignada por escala de precios. Como puede observarse en la tabla 4 mientras menor sea el precio mayor será la puntuación asignada. El investigador hizo una evaluación sobre el costo de cada producto que aparece resumida en la tabla 5.
  • 89. 89 Tabla 4 Puntuación asignada por Costo del producto Escala de Precios Puntuación asignada (Dólares) 0 - 100 10 101 - 200 9 201 - 300 8 301 - 400 7 401 - 500 6 501 - 600 5 601 - 700 4 701 - 800 3 801 - 900 2 901 - 1000 1
  • 90. 90 El próximo criterio evaluado son los requerimientos de equipo y programación. Cada uno de estos productos tiene una serie de requerimientos, tanto de equipo como de programas necesarios para poder ejecutar. En la tabla 6 aparece la puntuación asignada para cada una de estas características. A los requerimientos mínimos se les asignó una puntuación mayor debido a la diversidad de equipo con que cuenta la Universidad. Tabla 6 Puntuación asignada por características del equipo y la programación Requerimiento de Equipo Puntuación Asignada Procesador 8086 6 8088 5 286 4 386 3 486 2 Pentium (+) 1 Requerimiento de Disco Duro menos 1.44 5 2 - 4 Megabyte 4
  • 91. 91 Requerimiento de Equipo Puntuación Asignada 5 - 7 Megabyte 3 8 - 10 Megabyte 2 11 - más 1 Memoria RAM menos 640K 4 2 Megabyte 3 4 Megabyte 2 8 + Megabytes 1 Monitor Monocromático 6 RGB (Red,Green,Blue) 5 EGA 4 VGA (Color o B/W) o Plasma 3 SVGA 2 Otros 1 Raton NO requerido 2 Requerido 1 Programas Adicionales No requiere 2 Requiere (Windows 3.1+ u 1 otros) Versión del Programa Ambas (Macintosh y IBM) 3 IBM compatible 2 Macintosh 1
  • 92. 92 En la tabla 7 se presentaron los resultados de la evaluación sobre los requerimientos de equipo y programación. Como podemos observar la puntuación mayor basada en la evaluación de estos criterios la obtuvo AllClear III. El próximo criterio evaluado fueron las características y funciones de cada producto. El investigador hizo un resumen de las características principales de cada producto o programa de computadora que se encuentra en la tabla 8. La fuente de esta información fue la literatura ofrecida por los manufactureros, programas de demostración y evaluaciones hechas por investigadores independientes.