Este documento describe los componentes clave de un marco organizacional (MO) para una organización responsable de proyectos. El MO incluye una visión de alta eficiencia y eficacia, una misión de proveer infraestructura para el plan de negocios, objetivos específicos para cada fase de los proyectos, procesos como visualizar y definir proyectos, e indicadores para medir el desempeño. El MO también presenta un modelo de relaciones que muestra las interacciones entre departamentos para ejecutar los procesos necesarios.

1. SinergiaOrganizaciónNo alineadaBaja EficicenciaBaja ProductividadBaja EficaciaOrganizaciónAlineada con el NegocioAlto DesempeñoUnidad IIGestión Organizacional Modelo Funcional vs Modelo por ProcesosLección 2Marco OrganizacionalProductividadÉxito

2. Contenido del TallerUnidad II - Gestión Organizacional Modelo Funcional vs Modelo por ProcesosLección 2 Marco Organizacional1.- Concepto de Marco Organizacional (MO)2.- Componentes y definiciones del MO3.- Integración de los conceptos del MO4.- Ejemplo del MO : Organización Responsable de Proyectos

3. Concepto de marco organizacional introducciónTal como se mencionó en la Unidad I Lección 1, toda organización necesita para su funcionamiento conjugar la acción de tres vectores principales: Procesos, Tecnología y Gente. La organización funciona activando estos tres vectores sumándose sus efectos, estableciendo entonces el vector Productividad, lo cual puede medirse también con la suma contributiva de la Eficiencia y la Eficacia de la organización. Documentar este funcionamiento es importante para la organización ya que le permite establecer de manera ordenada sus características básicas: misión, visión, objetivos, política organizacional, procesos, estructura óptima, indicadores, modelos de relación, funcionamiento, descripciones de puesto, competencias y nivelesde dominio de éstas, todo ello verificando la alineación de la organización con el Negocio. Mas adelante, con la organización en marcha, se podría entonces estudiar los procesos ya establecidos e identificar sus mejoras y los de la estructura organizacional, con la finalidad de mejorar continuamente la organización, su productividad y desempeño.

4. Concepto de marco organizacional introducciónEl Marco Organizacional es el conjunto de características básicas de la organización, las cuales describen su funcionamiento, operabilidad, estructura, sus planes y su alineación con el Negocio. Toda organización debe funcionar de acuerdo con su Marco Organizacional, bajo la observancia permanente de su desempeño, esto para detectar los cambios oportunos que permitan mejorar la Organización en cualquier aspecto necesario para incrementar su eficacia, eficiencia y productividad. Esas mejoras introducidas deberán entonces garantizar la ecuanimidad entre los tres vectores organizacionales y su alineación con el Negocio, de manera de alcanzar la máxima productividad real posible.

5. Componentes y definiciones del MOVISIÓN:Es el estado futuro esperado de la organización, indica hacia dónde vá la organización.Estado FuturoAlineadoAlta EficienciaAlta EficaciaAlta ProductividadEstado ActualNo alineadoBaja EficienciaBaja EficaciaBaja ProductividadVISIÓN Transición

6. Componentes y definiciones del MOMISIÓN:La misión define lo que la organización debe hacer de acuerdo a los lineamientos que recibe.Algunos ejemplos:Organización de Proyectos:Proveer la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA.Exploración:Incorporar reservas al patrimonio nacional.Producción:Explotar las reservas aprobadas dentro del marco del Plan Nación.

7. Componentes y definiciones del MOOtros ejemplos:MISIÓN:

8. Componentes y definiciones del MOOtros ejemplos:MISIÓN:

9. Componentes y definiciones del MOOtros ejemplos:MISIÓN:

10. Componentes y definiciones del MOOtros ejemplos:MISIÓN:

11. Componentes y definiciones del MOOBJETIVO(S):Es la forma cómo se operacionaliza o ejecuta la misiónde la organización.Los objetivos de la Organización se pueden estructurar en un primer nivel de Objetivos Generales y dentro de cada uno de éstos (en un segundo nivel) sus Objetivos Específicos determinados.Entre otras características los objetivos deben:1. Ser realmente alcanzables por la organización.2. Ser medibles (se pueden tomar lectura de sus variables en cualquier momento o en hitos determinados).3. Pueden ser planificados con metas a corto, mediano y largo plazo.4. Deben siempre tener un responsable.5. Deben siempre estar alineados con los objetivos del Negocio.6. Deben expresar la forma de ejecutar la Misión o parte de ella.7. Deben iniciar su descripción con un verbo y un objeto.

12. Componentes y definiciones del MOPROCESOS*:Es la forma cómo se operacionalizan o ejecutan los objetivos de la organización.Ejemplo: Organización de Proyectos:Objetivo General I:Diseñar la infraestructura requerida para implementar el PDN de PDVSA.Objetivos Específicos:I.1 Ejecutar la Fase Visualizar de los proyectos que proveerán la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA.Proceso: Visualizar Proyecto* Para mayor información sobre procesos ver la Unidad I Lección 2 “Conceptos sobre Procesos”

13. Componentes y definiciones del MOINDICADORES DE GESTION*:Relación entre variables de un proceso o evento con el cual se determina el estatus del mismo y permite su comparación contra un patrón, valor meta, planificado,esperado u aprobado.Los indicadores de un proceso o evento nos sirvenpara medir las variables mas importantes del proceso y así poder compararlos contra valoresesperados, planificados o aprobados. Esa comparación presenta casi siempre una diferencia ovariación lo cual representa la desviación entre el valor real y el aprobado o esperado del proceso, evento o plan. Al investigar las causas de las desviaciones se podrían efectuar acciones de corrección y de prevención de manera de implantar el control del proceso, evitar su reaparición o llevarlo a la franja de control aceptable para el proceso.* Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

14. Componentes y definiciones del MOMODELO DE RELACIONES:Esquema que describe de manera sencilla los aspectos mas resaltantes de la relación de una organización, proceso o actividad con respecto a sus departamentos, gerencias o equipos internos así como con las otras organizaciones de su entorno de trabajo. Se resaltan formalmente la relación entre las organizaciones (internas o externas) detallando los principales productos (bienes o servicios) que deben prestarse recíprocamente y señalando el sentido de las entregas o solicitudes entre ellas.

15. Componentes y definiciones del MOMODELO DE RELACIONES:Ejemplo: Organización de Calidad de los Procesos División de Oriente:Proceso: Relación con clientes y partes interesadas

16. Componentes y definiciones del MOMODELO DE RELACIONES:Ejemplo: Organización Gerencia de División de Oriente:Proceso: Modelo de Relación Dirección Ejecutiva de Producción – División de Oriente – Distritos

17. Integración de los componentes del MO¿Como se integran en un solo concepto los componentes del Marco Organizacional ?MODELO DE RELACIONES:OBJETIVOS:? INDICADORES:MISIÓN:VISIÓN:PROCESOS:

18. OBJETIVOSIntegración de definicionesSe integran bajo el modelo siguiente:Marco OrganizacionalEstado Futuro(100% Alineado,alta eficiencia y eficacia)VISIÓN MISIÓNEstado Actual (Desalineado,baja eficiencia y eficacia)ESTRUCTURACOMPETENCIASPROCESOSORGANIZACIÓN INDICADORES MOD. DE RELAC

19. Ejemplo del MO : organización responsable de proyectosEjemplo: Organización de Proyectos:Proceso: Proveer Infraestructura de Superficie requerida por el Plan de NegociosDescripción del proceso:Proceso que diseña y construye las instalaciones industriales de superficie (localizaciones, líneas de flujo, estaciones, etc.) requeridos por el Plan de Negocios para las operaciones de producción de petróleo y gas (Responsable del proceso: Organización Responsable de Proyectos (ORP)).

20. Componentes y definiciones del MOVISIÓN:Ejemplo: Organización de Proyectos:Visión:Alcanzar en el plazo más corto posible la máxima eficiencia y eficacia en la entrega de la infraestructura requerida por el Plan de Negocios de la Corporación.

21. Ejemplo del MO : Organización Responsable de ProyectosMISIÓN:La misión define lo que la organización debe hacer de acuerdo a los lineamientosque recibe.Algunos ejemplos:Organización de Proyectos:Proveer la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA.La Corporación, en su objetivo de implementar sus planes requiere instalaciones seguras y confiables para sus operaciones. Por esa razón incluyó en su proceso medular la provisión de la misma y delegó en las Organizaciones Responsables de Proyectos (ORP) esa misión. La ORP debe definir entonces su Marco Organizacional y planes en función de proveer al Negocio de sus requerimientos a tiempo y con la optima utilización de los recursos asignados.

22. Componentes y definiciones del MOOBJETIVOS:Ejemplo: Organización de Proyectos:Objetivo General I:Ejecutar la Definición y Desarrollo de los proyectos de infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA.Objetivos Específicos:I.1 Ejecutar la Fase Visualizar de los proyectos que proveerán la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA.I.2 Ejecutar la Fase Conceptualizar de los proyectos que proveerán la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA.I.3 Ejecutar la Fase Definir los proyectos que proveerán la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA.DEFINICION Y DESARROLLO

23. Ejemplo del MO : Organización Responsable de ProyectosOBJETIVOS:Ejemplo: Organización de Proyectos:Objetivo General II:Ejecutar la Implantación del proyecto y entrega de la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA.Objetivos Específicos:II.1 Ejecutar la Fase Implantar de los proyectos que proveerán la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA.II.1 Ejecutar la Fase Operar para realizar las pruebas de la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA.IMPLANTAR

24. Gerencia del Distrito / Planificación Distrito / Calidad de los ProcesosRendición de cuentas de Planes- Lineamientos Corporativos- Orientación estratégicaClientesProveedoresInfraestructura 100% entregada a tiempo y al costo planificadoPDN AprobadoPlanificaciónDe la División/Planificación DistritoGerenciadel DistritoProcuraDesarrollo SocialServicios EléctricosIngeniería de CostoFinanzasAsuntos JurídicosTecnología AplicadaDesarrollo UrbanoServicios LogísticosSIPCPSaludRRHHA.I.T.PyCAHO AAPPRRGGCadena de Valor – ORP Nivel 0PROCESOS*:Proveer Infraestructura Para el PDNSolicitudes de servicios y bienes en todas sus fasesBienes y servicios entregados

25. a tiempo y al costo planificadoProcesos Habilitadores / Apoyo(Organizaciones Corp. D.O.)* Para mayor información sobre procesos ver la Unidad I Lección 2 “Conceptos sobre Procesos”

26. Gerencia del Distrito / Planificación Distrito / Calidad de los ProcesosRendición de cuentas de Planes- Lineamientos Corporativos- Orientación estratégicaClientesInfraestructura 100% entregada a tiempo y al costo planificadoAprob.Nivel Corporat.Gerenciadel DistritoImplantar ProyectoDefinir yDesarrollar ProyectosProcuraDesarrollo SocialServicios EléctricosIngeniería de CostoFinanzasAsuntos JurídicosTecnología AplicadaDesarrollo UrbanoServicios LogísticosSIPCPSaludRRHHA.I.T.PyCAHO AAPPRRGGCadena de Valor – ORP Nivel -1PROCESOS*:ProveedoresPROCESOS MEDULARESPDN AprobadoPlanificaciónDe la División/Planificación Distrito Inf. Téc. DeYacimientosDelineadosSolicitudes de servicios y bienes en todas sus fasesBienes y servicios entregados

27. a tiempo y al costo planificadoProcesos Habilitadores / Apoyo(Organizaciones Corp. D.O.)* Para mayor información sobre procesos ver el Unidad I Lección 2 “Conceptos sobre Procesos”

28. Cadena de Valor – ORP Nivel -2CONCEPTUALIZARDEFINIRVISUALIZARD2D3D1SUB-PROCESOS*:Es la forma cómo se operacionalizan o ejecutan los objetivos de la organización.Ejemplo: Organización de Proyectos:Objetivo General I: Definición y Desarrollo de ProyectosObjetivos Específicos:I.1 Ejecutar la Fase Visualizar de los proyectosI.1 Ejecutar la Fase Conceptualizar de los proyectosI.3 Ejecutar la Fase Definir los proyectos Procesos: Visualizar Proyectos Conceptualizar Proyectos Definir Proyectos* Para mayor información sobre procesos ver la Unidad I Lección 2 “Conceptos sobre Procesos”

29. IMPLANTAROPERARD4Cadena de Valor – ORP Nivel -2SUB-PROCESOS*:Es la forma cómo se operacionalizan o ejecutan los objetivos de la organización.Ejemplo: Organización de Proyectos:Objetivo General II: Implantar ProyectosObjetivos Específicos:II.1 Ejecutar la Fase Implantar de los proyectosII.1 Ejecutar la Fase Operar de los proyectosProcesos: Implantar Proyectos Operar (probar) Instalaciones* Para mayor información sobre procesos ver la Unidad I Lección 2 “Conceptos sobre Procesos”

30. CONCEPTUALIZARDEFINIRVISUALIZARIMPLANTAROPERARD2D3D4D1ProcuraDesarrollo SocialServicios EléctricosIngeniería de CostoFinanzasAsuntos JurídicosTecnología AplicadaDesarrollo UrbanoServicios LogísticosSIPCPSaludRRHHA.I.T.PyCAHO AAPPRRGGCadena de Valor – ORP Nivel -2 subprocesos continuosPROCESOS*:ClientesProceso direccionalGerencia Distrital, Planificación Dtto, Calidad de los ProcesosProveedoresAvance del Plan de InfraestructuraAprobaciones Solicitudes Recursosinfraestructura de subsueloLineamientos Aprobaciones RecursosC O N S T R U C C I O NInfraestructura de Superficie Construída.Plan de NegociosProceso MedularPlanificación del DistritoPlanificación / YacimientosPDORequerimientos de bienes y serviciosBienes y servicios entregadosProcesos de ApoyoOperaciones de producción* Para mayor información sobre procesos Manual de Proyectos de Inversión de Capital – MPIChttp://santp.pdvsa.com/paginas/principal.php (Intranet) y también Taller Introductorio a la Gerencia de Proyectos PDVSA – Versión ADA htpp://ada.pdvsa.com (internet)Ingresar codigo de red y password de red pdvsa - En caso de problemas solicitar al CEFOS su ingreso.

31. Ejemplo del MO : Organización Responsable de ProyectosINDICADORES DE GESTIÓN:La eficacia es el indicador para medir el grado de cumplimiento de la organización respecto a sus objetivos y metas.Eficacia = Cumplimiento de Planes Aprobados = Valor Real alcanzado / Valor Aprobado Por ejemplo: Eficacia de ORP = NPE año x / NPR PDN año xNPE año x = Numero de proyectos entregados en el año xNPR año x = Numero de proyectos requeridos por el PDN en el año xEn el caso del ejemplo arriba la eficacia calculada corresponde a los resultados reales del ejercicio en el año x, el cual es el parámetro referencial fijo.Otro indicador importante es la Desviación la cual se calcula con la diferencia entre el Valor Real alcanzado y el Valor Aprobado o planificado (patrón comparativo).Desviación = Valor Real alcanzado – Valor Aprobado En el ejemplo: Desviación Plan ORP = NPE año x - NPR PDN año x Cont...* Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

32. Ejemplo del MO : Organización Responsable de ProyectosINDICADORES DE GESTIÓN:Ejemplo : Eficacia de la ORPDatos ORP cierre Año 2009NPE = 55NPR = 94Eficacia de ORP = NPE año x / NPR PDN año xEficacia de ORP = 55 proyectos / 94 proyectosEficacia de ORP = 0,585 = 58,5 % Desviación = Valor Real alcanzado – Valor Aprobado Desviación Plan ORP = NPE año x - NPR PDN año xDesviación Plan ORP = 55 – 94 = - 39 proyectosConclusión: la organización solo ha ejecutado el 58,5% del Plan y se ha atrasado en la entrega de 39 proyectos. Cont...* Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

33. Ejemplo del MO : Organización Responsable de ProyectosINDICADORES DE GESTIÓN:La eficiencia es el indicador para medir la relación entre el uso de los recursos (costos, horas hombre, etc) para alcanzar los objetivos de la organización y lo realmente alcanzado (productos obtenidos).Eficiencia = Total Real recursos invertidos / Valor Real Alcanzado Eficiencia año 2009 = HHTR año 2009 / NPE año 2009HHTR año x = Total de horas hombre invertidas en el año xNPE año x = Numero de proyectos entregados en el año xEn el caso del ejemplo arriba la eficiencia calculada corresponde a los resultados reales del ejercicio en el año x. Para saber si la eficiencia es aceptable debe compararse contra la eficiencia del plan 2009:Cont....* Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

34. Ejemplo del MO : Organización Responsable de ProyectosINDICADORES DE GESTIÓN:Eficiencia Planificada = Total planif. recursos invertidos / Valor PlanificadoEficiencia Planif. año 2009 = HHTP año 2009 / NPR año 2009HHTP año x = Total de horas hombre planificadas en el año xNPR año x = Número de proyectos requeridos por el PDN en el año xUna vez calculados ambos indicadores se puede establecer la Desviación entre las eficiencias: Desviación = Valor Real alcanzado – Valor Aprobado En el ejemplo:Desviación Eficiencia ORP = Eficiencia Plan año 2009 – Eficiencia año 2009Cont....* Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

35. Ejemplo del MO : Organización Responsable de ProyectosINDICADORES DE GESTIÓN:Ejemplo : Eficiencia y desviación de eficiencia respecto al Plan de la ORPDatos ORP cierre Año 2009NPE = 55 proyectosHHTR = 180.000 hhNPR = 94 proyectosHHTP = 200.000 hhEficiencia ORP 2009 = 180.000 hh / 55 proyectos = 3273 hh/proyectoEficiencia Planif. 2009 = 200.000 hh / 94 proyectos = 2128 hh/proyectoDesviación = Valor Real alcanzado – Valor Aprobado Desviación = Eficiencia ORP 2009 – Eficiencia Planif. 2009 Desviación Eficiencia ORP = 3.273 – 2.128 = +1.145 hh /proyectoConclusión: La organización ha consumido en promedio 1.145 horas hombre adicionales a lo planificado para cada proyecto, su eficiencia es menor a la esperada en un 54%.* Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”