Capacitacion Auditorias internas de calidad 30-11-20.pptx

AUDITORIAS INTERNAS DE
CALIDAD

QUE ES
ISO
ORGANIZACION INTERNACIONAL
DE NORMALIZACION

FUNDADA: 1947
SEDE: GINEBRA - SUIZA
MIEMBROS: 200 PAISES CON SUS ENTIDADES NORMALIZADORAS.
FUNCIONAMIENTO: A TRAVES DE COMITES (250)
COMITÉ ISOTC 176: ELABORA LAS NORMAS DE GESTION DE LA
CALIDAD
COLOMBIA: ICONTEC
QUE ES ISO ?

 Son una herramienta gerencial que sirve para
organizar una empresa de manufactura o Servicio –
MEJORA DE LAS ORGANIZACIONES
 Son una familia de normas que sirven para definir
directrices o requisitos para los Sistemas de
Gestión de la Calidad.
QUE SON LAS NORMAS ISO 9000 ?

ESTRUCTURA DE LAS NORMAS ISO 9000
RELATIVAS A LOS SISTEMAS DE GESTION DE
LA CALIDAD
ISO 14001:2015 Sistema
de Gestión Ambiental
ISO 45001:2018 Sistema
de Gestión Seguridad y
Salud en el trabajo
ISO 27001:2018
Seguridad Sistemas de
Information

ISO 9000: Definiciones y Fundamentos: define los términos fundamentales utilizados en la
familia de normas ISO 9000, que se necesitan para evitar malentendidos en su utilización.
ISO 9001: Requisitos: Cumplir eficazmente los requisitos del cliente y los reglamentarios,
para así conseguir la satisfacción del cliente. Es la única norma certificable de esta familia.
ISO 9004: Directrices para la mejora del desempeño: Abarca tanto la eficiencia del sistema de
gestión de la calidad como su eficacia. Se puede tomar como una ampliación de la norma 9001 y no
es certificable.
ISO 19011, Directrices para la auditoría ambiental y de la calidad: Esta norma se puede utilizar
tanto internamente como para auditar a los proveedores de la organización.
ISO 10012: sistema de gestión de las mediciones
ISO 10013: Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad
ISO 10005: Planes de calidad

PRINCIPIOS DE GESTION DE LA CALIDAD
1) Enfoque al Cliente: Satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en
exceder las expectativas de los clientes
2) Liderazgo: El liderazgo es una cadena que afecta a todos los directivos de una
organización, personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los
objetivos de la organización.
3) Participación del personal: Esencia de una organización y su total
compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la
organización-Motivacion –Aportar ideas innovadoras
4) Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza más
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como
un proceso.

PRINCIPIOS DE GESTION DE LA CALIDAD
5) Mejora: Debería ser un objetivo permanente de la organización-Siguiendo el ciclo
PHVA- Autocontrol
6) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones se
basan en el análisis de los datos y la información-Lo que no se puede medir no se puede
controlar, y lo que no se puede controlar es un caos.
7) Gestión de Relaciones: Socios estratégicos y los proveedores contribuyen al
éxito sostenido de la organización. escuchar y fomentar el desarrollo partes
interesadas, desarrollando alianzas estratégicas

NORMA ISO 9001
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
2. RERENCIAS NORMATIVAS
3. T ERMINOS Y DEFINICIONES
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
5. LIDERAZGO
6. PLANIFICACION
7. APOYO
8. OPERACIÓN
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO
10. MEJORA

DIRECTRICES PARA LA
AUDITORIA DE LOS SISTEMAS
DE GESTION
ISO 19011:2018

Proceso
Busca
Sistemático
Independiente
Documentado
Obtener
Evaluar
Evidencia
Acción Correctiva
Acción Preventiva
No
Conforme a
criterios
Conformidad
Oportunidad de
mejora
Si

TIPOS DE AUDITORIA
• Auditorias internas que se hace en una organización
(PRIMERA PARTE)
• Auditoria solicitada por proveedores externos u otras
partes interesadas (SEGUNDA PARTE)
• Auditoria de certificación o acreditación. (TERCERA
PARTE):
La ISO 19011:2018. brinda guía para auditorias de 1ra y 2da parte.

19011: 2018: 7 CAPITULOS
1. ALCANCE
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
4. PRINCIPIOS DE AUDITORIA
5. PROGRAMA DE AUDITORIA
6.CONDUCCION DE UNA AUDITORIA
7.COMPETENCIA Y EVALUACION DE LOS AUDITORES

1. ALCANCE
1. Esta norma proporciona una guía para auditar
sistemas de gestión, incluyendo los principios de
auditoria, como manejar un programa de auditoria,
como conducir una auditoria así como la guía para
evaluar la competencia de aquellos que están
involucrados en las auditorias. Esta norma es
aplicable a todas las organizaciones que quieran
auditar un sistema de gestión.

1. INTEGRIDAD: Fundamento del profesionalismo,
trabajo con ética, honestidad y responsabilidad,
imparcialidad,
2. PRESENTACION ADECUADA: Reportar hallazgos con
veracidad - verdad.
3. DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL: Diligencia y
juicio al auditar-juicios razonables en diferentes
escenarios de la auditoria.
4. CONFIDENCIALIDAD: Garantizar la seguridad de la
información

5. INDEPENDENCIA: Base para ser imparcial en la
auditoria, objetividad para elaborar las conclusiones de la
auditoria-evitar los conflictos de interés.
6. ENFOQUE BASADA EN EVIDENCIAS: Método
racional para generar conclusiones confiables en el
proceso de auditoria.
7. ENFOQUE BASADO EN RIESGO: Las auditorias
debe considerar los riesgos y oportunidades en cada uno
de los procesos que se auditen en la organización, a la
vez en su planeación, conducción y reporte de los
hallazgos.

5. MANEJO DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA
• Corresponde al auditor Líder designado en la organización.
• Debe establecerse si se va auditar uno o mas sistemas de
gestión.
• Con la estructura del nuevo nivel de las normas es mas fácil
auditar múltiples sistemas de gestión en una misma auditoria.
• Extensión del programa varia según tamaño y complejidad de la
empresa, así como también considerando cada uno de sus
procesos, a la vez sus riesgos y oportunidades y la madurez del
mismo sistema, no es lo mismo auditar que tiene 10 años a una
que tiene 6 meses.

5. MANEJO DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA
• DOS DE SUS NOVEDADES SON:
1. Incluir en el programa la consideración de riesgos y
oportunidades. Reflexionar riesgos que estén asociados al
programa, a fin de minimizarlos y convertirlos en oportunidades.
2. Considerar las necesidades de sus partes interesadas a fin de
garantizar siempre su satisfacción

6. CONDUCIR UNA AUDITORIA
• Los auditores deben planificar todas sus actividades previo a
ejecutarlas. Una de las novedades, los auditores deben solicitar
información relevante para asegurar que los auditados están
identificando y controlando los RIESGOS relevantes a sus
procesos, a la vez determinar que se identifiquen los requisitos
LEGALES Y REGLAMENTARIOS aplicables.
• Posterior a la conducción de la auditoria el auditor debe exponer
los hallazgos y establecerselos por escrito a su auditado en el
Informe de auditoria.
• Cuando de distribuya el informe de auditoria, es necesario que
el auditor brinde un seguimiento a la misma.

6. CONDUCIR UNA AUDITORIA
• Tomando como base lo encontrado, los auditores deben asegurar
que sus auditados definan las acciones correctivas y/o
preventivas para corregir o mejorar, estableciendo un tiempo
limite para hacerlo.
• El éxito del cierre de una auditoria es la comunicación entre el
auditado y el auditor,

AUTORIDAD PARA EL PROGRAMA DE
AUDITORIA
DEFINICION DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA
Objetivos/ Extensión
Responsabilidades
Recursos
Procedimientos
RIESGOS
IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA
REGISTROS
SEGUIMIENTO Y REVISION DEL
PROGRAMA DE AUDITORIA
Identificación de actividades de
mejoramiento
MEJORA DEL
PROGRAMA DE
AUDITORIA
COMPETENCIA DE LOS
AUDITORES
ACTIVIDADES DE
AUDITORIA
ACTUAR
PLANEAR
HACER
VERIFICAR

PLAN DE AUDITORÍA
OBJETIVO
ALCANCE
CRITERIOS
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PROCESO
REQUISITO
A AUDITAR
FECHA LUGAR TIEMPO EQUIPO AUDITOR AUDITADO
COMPRAS 7.4 10-Feb.
Of.
Compras
2 horas LUIS SALAZAR
JORGE
GARZON
8.2.3 10-Feb
Of.
Compras
1 hora LUIS SALAZAR
JORGE
GARZON

LISTAS DE VERIFICACION
Son herramientas que ayudan al desarrollo de las auditorías.
USO DE LAS LISTAS DE VERIFICACION
Como ayudas de memoria.
Asegurar que se cubre todo lo planeado.
Asegurar que se auditen las interacciones entre los procesos.
Ayuda a controlar el tiempo.
Organiza la toma de datos.
Son parte del reporte de auditoría.

EJEMPLO: LISTA DE VERIFICACION
ITEM
REQUISITO
ISO
9001
PROCEDIMIENTO
PREGUNTA
EVIDENCIA
DE
AUDITORIA
TIEMPO
CONFORME
NO
CONFORME
OBSERVACION
1 5.1 MC
Comunicación.
Requisitos de los
clientes
JP – PC 10 C
2 6.2 PC1
Competencia.
Entrenamiento
eficiente
FO-01 20 NC
Ayuda a controlar la
secuencia
Debe ser consistente
con el Plan de Auditoría
Puede ser toda una
pregunta o un “tip”
Puede ser un registros
Puede ser declaración de
personas

7. COMPETENCIA Y EVALUACION DEL
• COMPETENCIA: Considerar, Experiencias, Conocimientos y
Habilidades de cada auditor.
• El auditor debe conocer los riesgos y oportunidades del Sistema
de Gestión por auditar
• EVALUACION: El auditado debe evaluar a su auditor, si el
auditor cumplió los principios de auditoria, si se baso en el
alcance definido y expuso las conclusiones entre otras.

COMPETENCIA Y EVALUACION DE
AUDITORES

EVITAR MALOS HABITOS
 Fingir atención
 Sobreactuación
 Interrumpir a su interlocutor
 Ver sin mirar
 Escuchar solamente lo que quiere oir
 Distraerse
COMO HACER PREGUNTAS?
 Desarrolle las preguntas como en una conversación normal
 No haga preguntas cruzadas
 Evite el ejercicio pregunta, respuesta
 Una forma para evitar prolongaciones:
Muéstreme!

DOCUMENTANDO NO CONFORMIDADES
Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

Es deseable que contengan tres elementos:
LA EVIDENCIA Hallazgos respaldados con evidencias
objetivas o atestiguadas por el suditado.
LA REFERENCIA Al requisito de la norma y/o Manual de
Calidad o procedimiento.
Un requisito a la vez, el que más aplica.
LA CONCLUSION Genérica, breve, precisa y aceptada
por el auditado.
REDACCION DE LAS NO CONFORMIDADES

REDACCION DE LAS NO CONFORMIDADES
EJEMPLO
EVIDENCIA
El procedimiento PA 525 tiene enmendaduras hechas a mano.
REFERENCIA
El procedimiento de control de documentos establece en su sección 5 que ningún
documento del sistema podrá tener enmendaduras hechas a mano.
CONCLUSION
Esto es una contraversión al procedimiento de control de documentos en su
cláusula 5 y a la norma ISO 9001:2008 en su cláusula 4.2.3 a)
TENGA CUIDADO
No se precipite, no todo lo que parece, es!
Esté seguro que tiene toda la evidencia.
Si tiene duda, investigue!
Esté seguro de que su evidencia es objetiva!

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
OBJETIVO: Establecer las actividades y disposiciones necesarias para verificar, que el
sistema integrado de planeación y gestión-SIPG es conforme con las disposiciones planificadas
por la Alcaldía de Cota, definiendo los criterios y metodologías para la selección y capacitación
del personal que intervienen en las auditorias , así como el cumplimiento de los requisitos en la
prestación de los servicios a los ciudadanos y normativa legal aplicable.
RESPONSABLE: El responsable es el Lider del equipo de Calidad y grupo de auditores de la
Alcaldía de Cota
ALCANCE: Inicia con la definición del programa de auditorías y evaluación y finaliza con la
presentación de los resultados de las auditorías al Comité del Sistema Integrado de Planeación
y Gestión

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