Catalogacion Analisis Colecciones

PONENCIA PRESENTADA AL I ENCUENTRO NACIONAL DE
CATALOGADORES, OCTUBRE 20-23 DE 2009

Catalogación y Análisis de las Colecciones del Sistema de Bibliotecas
SENA (SBS) a partir del SIB-ALEPH 500

Betty Orejuela Carvajal*
Rosario Valencia de Pinzón**

Para lograr una mirada integral de esta charla, es de vital importancia su
contextualización, presentando apartes de El Plan Estratégico 2007-2010 SENA:
”Conocimiento para todos los colombianos”1 en el cual se formula la
comprensión y aplicación de un nuevo concepto de aprendizaje, en
correspondencia con las metodologías y didácticas, que propone la formación
activa por proyectos y la necesidad del acceso a diferente fuentes de
conocimiento, junto con los cambios impuestos por la globalización y las nuevas
tecnologías de la información y comunicación, que exigen que las bibliotecas del
SENA, se replanteen su misión, en una relación dinámica, pertinente y eficiente
de apoyo al proceso de Formación Profesional y el proceso de transformación y
generación de nuevo conocimiento.

Atendiendo a los avances en las TICs y al aumento de bibliotecas automatizadas
con disposición del catálogo en línea (OPACs), se hace necesario desarrollar
herramientas útiles que permitan mayor agilidad en el tratamiento documental y
mejor organización y facilidad de acceso a los recursos de información.

Con el fin de garantizar una respuesta oportuna y pertinente a las demandas de
información, el SENA formuló en el 2003, el Proyecto Comunidad Educativa
Virtual (CEV) con el propósito de crear ambientes virtuales, integrados en una

1
GUTIERREZ ORTEGA, Martha Luz. Proyecto: Renovación y Modernización de las Unidades de Información
Técnica (Bibliotecas y Centros de Documentación). SENA. Dirección General. Dirección de Formación
Profesional, 2005.

comunidad educativa orientada a la WEB, que permitiera la generación de una
nueva estrategia de formación profesional, acorde con los requerimientos
educativos de la era de la información, sin barreras de tiempo ni espacio, a
través del uso de las TICs, con modelos pedagógicos innovadores y didácticos,
donde uno de sus componentes lo constituye la Biblioteca Digital.

Actualmente los componentes básicos del Sistema de Bibliotecas SENA (SBS)
son:

81 Bibliotecas en los 116 Centros de Formación ubicados en las 33
regionales del orden nacional, cuyo potencial de usuarios de la comunidad
educativa del SENA se estima en tres millones, además de la comunidad
en general que tiene libre acceso a ellas, constituyéndose en muchos
casos en una de las pocas fuentes de consulta por la escasa existencia de
bibliotecas públicas.

Y la Biblioteca Digital, que contiene un repositorio centralizado de
referencias bibliográficas, publicaciones digitalizadas, bases de información
a terceros y vínculos a bibliotecas de libre acceso en la WEB.

Para posibilitar la gestión de la información y con base enl la Ley General de
Educación Superior (Ley 30 de 1992) y la Ley General de Educación (ley 115 de
1994), decretos y demás normas reglamentarias, recomienda a las instituciones
de educación, respetando su autonomía, someterse a los procesos de auto
evaluación con fines de acreditación, el Sistema de Bibliotecas SENA (SBS) debe
convertirse en un punto de apoyo para la implementación del sistema de
información y los procesos de certificación y de aseguramiento de la calidad.

Algunas de las fases del desarrollo del Sistema de Biblioteca SENA (SBS)

El desarrollo de la biblioteca digital, la cual forma parte de un contexto
organizacional, que procura la selección, evaluación, registro y sistematización
de los documentos digitales para la disponibilidad de la información a la
comunidad de usuarios por la WEB, presenta algunas de las ventajas que se
espera lograr con estas nuevas propuestas.

 Permitir la transmisión de la información, sin barreras de espacio, ni tiempo,
ésta puede ser difundida y recibida desde cualquier parte del mundo y tiene
pocas limitaciones tecnológicas.
 La información digital permite también organizar en diferentes niveles de
texto (hipertexto, hipervínculos) lo que un documento impreso distribuye de
forma secuencial, así como combinar de forma integrada distintos tipos de
información: Texto, video, sonido, imágenes.
 La disponibilidad de información digital multiplica las posibilidades de acceso
remoto y simultáneo, lo cual preserva de la manipulación la existencia de esa

misma información en papel u otra forma física, lo que contribuye con la
preservación del material impreso.
 Fortalece las actividades de la enseñanza/aprendizaje, la autoformación y la
investigación en los nuevos ambientes virtuales de formación.

Desarrollo de Colecciones Digitales:

 Consecuente con el objetivo de conformar una biblioteca digital, se ha
llevado a cabo el proceso de suscripción a bases de datos con publicaciones
y recursos producidos y seleccionados en formato digital.
 La conversión e incorporación de documentos de autoría institucional y
producto de convenios interinstitucional que se encuentran en formatos de
texto, imágenes, sonidos y videos a código digital (digitalización).
 Integración del catálogo SENA, por medio de convenios Interinstitucionales o
de Cooperación para compartir catálogos bibliográficos, a través del
metabuscador con el fin de optimizar los recursos disponibles.

En el año 2003, se adopta el Sistema de Gestión Bibliotecaria Aleph 500 para
automatizar las bibliotecas e integrarlas a la red nacional e internacional de
información. Es así, como se da inicio a un proceso que incluyó:

Migración de bases de datos en ISIS de 7 bibliotecas seleccionadas como
pilotos, ubicadas en las ciudades de Medellín, Bogotá, Barranquilla, Cali,
Pereira y Bucaramanga.

Depuración continúa de la base bibliográfica, mediante la eliminación de
registros duplicados y ajustes pertinentes, debido a inconvenientes en la
migración y parametrización de la conversión.

Diseño de plantillas para el ingreso de los documentos.

Capacitación a los catalogadores en el dominio de las herramientas de las
Tecnologías de Información y Comunicaciones y aprendizaje del formato
bibliográfico MARC 21.

Formulación de las políticas que incluyen la elaboración de manuales de
procedimientos para el funcionamiento del SBS.

En el 2007, se inicia la construcción del sitio Web del SBS que lo hace más
dinámico y agradable para la comunidad educativa del SENA, que permite
multiplicar las posibilidades de acceso remoto y simultáneo de información
organizada, fortaleciendo la formación por proyectos y el desarrollo integral de
las competencias del aprendiz en un programa de formación.
http://biblioteca.sena.edu.co.

En febrero de 2008, el Director General del SENA expide la Resolución No.
00293, por la cual se adopta el Manual para el funcionamiento del Sistema de
Bibliotecas SENA (SBS) en cumplimento de las normas de control interno a
entidades y organismos del Estado.

Cuadro que muestra la proyección sugerida para el SBS

SER DEBER SER
Servicio estratégico que facilite a la
Servicio de apoyo a la comunidad educativa acceder, gestionar y
formación transformar la información.

Centros de recursos de Información para el
Aprendizaje en amplios horarios con
Acceso a la información en
disponibilidad de información impresa y
horarios limitados
digital.

Espacio de encuentro y comunicación de la
Espacios de tareas -
comunidad educativa SENA.
obligatorio
Servicios claves para instructores y
Información desactualizada, aprendices, con información relacionada a las
deficientes y considerados de líneas tecnológicas y formación por
2º orden. proyectos.

Espacio de servicios dinámicos, novedosos y
Espacio de libros, esperando claves en la viabilidad en las nuevas formas
ser leídos o consultados. de aprendizaje.

Alto componente tecnológico que permite que
el usuario desde cualquier lugar pueda seguir
Bajo componente tecnológico aprendiendo de forma autónoma o en grupos
conectados a la red.

Los bibliotecarios y profesionales como
Bibliotecario, técnico o auxiliar agente educativo de Centro que facilite y
especializado en tratamiento asegure al instructor y aprendiz este nuevo
de la información. entorno.

ORGANIZACIÓN PARA LA EJECUCIÓN

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO

DIRECCIÓN GENERAL DEL SENA

DIRECCIÓN EJECUTIVA

Gerencia y lidera el Proyecto

Enlace entre acciones estratégicas y la Dirección
General

EQUIPO PROFESIONAL

ACCION ESTRATÉGICA BIBLIOTECARIA ACCION ESTRATÉGICA INFORMÁTICA

Concibe políticas y procedimientos para la gestión Concibe políticas y procedimientos para la gestión
bibliotecaria del área de sistemas
Capacita el talento humano en técnicas y Capacita el talento humano en asuntos relativos al
procedimientos bibliotecarios software para bibliotecas
Elabora documentos técnicos sobre la normalización, la Elabora documentos técnicos sobre la
acción y los servicios bibliotecarios normalización, la acción y los procedimientos
Sigue y evalúa el cumplimiento de la acción informáticos
bibliotecaria en el proyecto Sigue y evalúa el cumplimiento de la acción de
Unifica formatos y registros propios de la acción informática en el proyecto
bibliotecaria Unifica formatos y registros propios de la acción de
informática

EQUIPO PROFESIONAL Y TÉCNICO OPERATIVO

Recurso humano de las Bibliotecas:
Bibliotecarios profesionales
Coordinadores de las Unidades de Información
Auxiliares de bibliotecas

Diagrama N°3. Estructura organizativa del Proyecto

Conclusiones:

Con el objetivo de garantizar el éxito del proyecto, el equipo de gestión y técnico
del Sistema de Bibliotecas SENA (SBS), ha desarrollado planes y programas que
faciliten el proceso de ejecución, elaborando además de los manuales
mencionados, guías de ingreso al sistema, que permitan la normalización de los
registros bibliográficos de las diferentes colecciones ingresadas a SIB-ALPEH 500,
de acuerdo a la normativa internacional vigente, asegurando así, que la
transferencia de registros y consolidación de la base de datos cumpla con los
estándares establecidos.

Para ello, se dispone de herramientas en línea que agilizan el proceso de ingreso
en el módulo de catalogación, como el Dewey edición 22 que facilita la toma de
decisión respecto del número de clasificación, el OCLC Dewey Cutter, y el
Sistema de Autoridad de Materia (ARMARC) para el análisis de contenido del
material bibliográfico que conforma los fondos del SBS, además de lo anterior,
todo ingreso a la base de datos se realiza bajo los parámetros establecidos en las
Reglas de Catalogación Anglo Americanas (RCAA2).

Todas las ayudas didácticas que se tienen con el fin de agilizar los procesos y de
clasificación, catalogación y análisis, se pueden conseguir a través del Grupo
Staff, creado para este fin, con base en una de la herramientas de Google Docs,
que permite a través de Internet consultar las guías, los manuales, los
instaladores de Aleph y documentos de trabajo en línea, etc.

Como se puede inferir, el grupo de Catalogación del SBS opera bajo el sistema
de administración descentralizada y está conformado por más de cuarenta
catalogadores ubicados en 39 bibliotecas a nivel nacional que corresponden en la
actualidad a las siguientes Regionales, Antioquia, Atlántico, Distrito Capital,
Caldas, Cundinamarca, Huila, Magdalena, Quindío, Risaralda, Santander, Tolima
y Valle; la parametrización habilitada para todas las bibliotecas de nuestro
sistema, corren bajo un único escenario, lo que hace posible tener un sólo
registro bibliográfico con la información de ítems de todas las bibliotecas que
poseen el mismo documento de acuerdo a las existencias propias.

Es nuestro compromiso gerencial y social, el ingreso de 5 a 8 bibliotecas por año,
hasta cumplir con la meta de las 81 bibliotecas con que cuenta el SENA a nivel
nacional, de tal manera que se logre la cobertura en los centros de formación
del área rural.

Este objetivo de gran envergadura, es un reto que conlleva una gran
responsabilidad y compromiso por parte de las directivas del SENA, en cabeza de
la Dirección de Formación Profesional y del Grupo de Administración Educativa,
desde luego contando con el profesionalismo, responsabilidad y capacidad de
liderazgo de todos los catalogadores que conforman el Grupo Staff del SBS.

* Betty Orejuela Carvajal: Profesional en Bibliotecología. (Universidad de Antioquia);
vinculada al SENA desde hace 27 años en las Bibliotecas de la Regional Antioquia.
Experiencia de más de 20 años en análisis de Información de documentos en diferentes
soportes

**Rosario Valencia de Pinzón: Profesional en Ciencia de la Información –
Bibliotecología; Técnico Profesional en Análisis y Diseño de Sistemas de Computación;
Docente de cátedra de Descripción Bibliográfica Materiales Especiales en la Universidad
Javeriana.

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