Este documento resume los principales comprobantes y soportes contables como la factura, recibo de caja, recibo de caja menor, cheques, letras de cambio, pagarés, notas de débito y notas de crédito. Describe sus características y propósitos.
BY TAREIXA TRIGO PARA CURSO IFES LUGO AGOSTO-SEPTIEMBRE 2014 -Gestión básica de tesorería - UF0519: GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL - MF0969_1 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE OFICINA
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3. LA FACTURA
La factura, factura de compra o factura comercial es
un documento mercantil que refleja toda la información de una
operación de compraventa.
4. CARACTERISTICAS DE LA FACTURA
Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que
vende, y legalmente según el SII son de color amarillo, celeste y rosado.
Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y
del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los
precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
6. RECIBOS DE CAJAS
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo o en cheque recaudados por la empresa.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el
crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al
contado ya que para ellas el soporte es la factura.
7. CARACTERISTICAS DEL RECIBO DE CAJA
• Cuando se hace un recibo de caja ,se debe tener en cuenta de que estos
deben llevar una numeración. Con esta numeración se le da un mejor
orden y la revisión de cuentas resulta más sencilla.
El recibo de caja, también debe llevar el nombre del cliente y así mismo la
fecha en la cual fue realizada la transacción. Esto hace que todo el
funcionamiento sea completamente trasparente.
9. RECIBO DE CAJA MENOR
Es un documento de contabilidad, que utilizamos para soportar las
erogaciones de dinero de nuestra caja menor cuando no existe otro
soporte probatorio, o para ampliar el detalle de un determinado
desembolso. Suele utilizarse como un soporte transitorio que luego será
reemplazado por el tiquete o factura correspondiente o anexado al
mismo.
10. CARACTERÍSTICAS
Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los
empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el
efectivo total más los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del
fondo.
Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de
reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los gastos
fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el
cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace
efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo
12. CHEQUES
Un cheque es un documento contable de valor en el que
la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por
ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar
una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa
en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta
bancaria.
13. CARACTERÍSTICAS DE UN
CHEQUE
Literalidad: Significa que vale única y exclusivamente por lo que se
plasme en el cheque de manera específica. El cheque tiene que
contener el nombre completo y todos los requisitos.
Valor por Pame: es que tienen valor per se, es decir que tiene valor por
sí mismo en el documento como el título valor que es. Esto significa por
ejemplo que al cobrarse en un banco, el poseedor, siempre y cuando
el cheque cuente con endoso, no tiene que dar explicación al banco
de por qué lo está cobrando.
15. LETRAS DE CAMBIO
es un título de crédito de valor formal y completo que contiene una
orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al
tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado,
vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen. La letra
de cambio nace a finales de la Edad Media, con la necesidad
del comercio monetario y su acumulación ilimitada en contra de la
renta feudal.
16. CARACTERÍSTICAS
Mandato puro y simple
La letra posee un mandato de pagar una suma incondicional en
moneda nacional o moneda admitida a cotización por el Banco
Central Europeo. La suma se debe expresar en números y en palabras,
junto en la moneda en que se efectuará el pago. Si se paga en
moneda extranjera, se debe indicar el día de pago el equivalente entre
las monedas. Este requisito es lo que la distingue de los otros títulos de
crédito.
17. NOMBRE DEL GIRADO
EL DOCUMENTO DEBE CONTENER LOS NOMBRES Y APELLIDOS DE LA PERSONA FÍSICA
O RAZÓN SOCIAL QUE DEBERÁ PAGAR LA OBLIGACIÓN ESTIPULADA (GIRADO). SI SE POSEE
ALGÚN ERROR EN EL NOMBRE, LA LETRA DE CAMBIO QUEDA NULA.
SI SON VARIAS LAS PERSONAS QUE DEBEN PAGAR LA MISMA LETRA, ÉSTA SE GIRA CONTRA
CUALQUIERA DE ELLOS.
EL GIRADO NO ES OBLIGADO, SINO HASTA QUE ACEPTE LA LETRA DE CAMBIO.
FECHA DEL VENCIMIENTO
EL VENCIMIENTO CORRESPONDE AL DÍA EN QUE LA LETRA DEBE SER PAGADA. EL VENCIMIENTO DEBE SER
UNA FECHA POSIBLE Y REAL.
18. FORMAS DE GIRAR LA LETRA DE CAMBIO:
A LA PROPIA ORDEN (A LA ORDEN DEL GIRADOR)
CUANDO UN SUJETO CREA LA LETRA DE CAMBIO A FAVOR DE ÉL MISMO. UNA PERSONA DEBE
PAGARLA AL CREADOR DE LA LETRA.
A CARGO DE TERCERA PERSONA.
CUANDO UN SUJETO CREA LA LETRA DE CAMBIO PARA QUE LA PAGUE UNA PERSONA
DETERMINADA FAVOR DE OTRA PERSONA. INTERVIENEN TRES SUJETOS: CREADOR DE LA LETRA,
GIRADO (EL QUE DEBE PAGAR LA LETRA) Y BENEFICIARIO (AL QUE LE DEBEN PAGAR LA LETRA)
20. PAGARE
Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de
una persona (denominada suscriptora), de que pagará a una segunda
persona (llamada beneficiario o tenedor), una suma determinada de
dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase
con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré". La
diferencia entre la letra y el pagaré es que el pagaré es emitido por el
mismo que contrae el préstamo.
21. CARACTERÍSTICAS
Mención de ser pagaré:
Se debe indicar que el instrumento es un "pagaré" -o de otra forma-
deberá contener este término dentro del texto del documento, siendo
expresado en el idioma que se firme el convenio de pago. Al ser
impreso el documento, el título del pagaré debe ser escrito totalmente
en el mismo idioma del país donde se suscribe. Este requisito es
imprescindible.
22. PROMESA INCONDICIONAL DE PAGO:
EL PAGARÉ, A DIFERENCIA DE LA LETRA DE CAMBIO, POSEE UNA PROMESA
INCONDICIONAL DE PAGAR UNA SUMA DE DINERO Y SUS RESPECTIVOS INTERESES
EN MONEDA NACIONAL O SU EQUIVALENTE INTERNACIONAL. LA SUMA SE DEBE
EXPRESAR EN NÚMERO(S) Y EN LETRAS, COMO TAMBIÉN EL TIPO DE MONEDA EN QUE
SE EFECTUARÁ EL PAGO. SI SE PAGA EN MONEDA EXTRANJERA, SE DEBE INDICAR EL
TIPO DE CAMBIO O EQUIVALENCIA ENTRE LAS MONEDAS, QUE DEBERÁ TENERSE EN
CUENTA A SU VENCIMIENTO. ESTE REQUISITO ES LO QUE LO DISTINGUE DE LOS
OTROS TÍTULOS DE CRÉDITO.
23. NOMBRE DEL BENEFICIARIO
ES IMPRESCINDIBLE IDENTIFICAR A LA PERSONA A QUIEN DEBE HACERSE
EFECTIVO EL PAGARÉ. PUEDE SER A FAVOR DE UNA PERSONA NATURAL
O PERSONA JURÍDICA. EN ESTE ÚLTIMO CASO SE TRATARÍA DE UNA
DENOMINADA "RAZÓN SOCIAL“ SOCIEDAD COMERCIAL.
FECHA DE VENCIMIENTO
LA FECHA DE VENCIMIENTO CORRESPONDE AL DÍA EN QUE EL TÍTULO DEBERÁ
SER PAGADO. EL VENCIMIENTO DEBE SER UNA FECHA POSTERIOR A LA
FECHA EN QUE SE SUSCRIBE. EL PAGARÉ DEBE INDICAR EL LUGAR EN QUE SE
DEBE PRESENTAR EL DOCUMENTO PARA SU PROPIO PAGO.
25. NOTAS DEBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada
suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este
documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya
sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o
cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de
una cuenta.
26. CARACTERÍSTICAS
Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada
suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento
incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por
pago fuera de término, etc.
28. NOTAS CREDITO
Es un documento administrativo que se clasificaría como un
comprobantes del tipo tributario, y que, sin duda alguna, la nota de
crédito ofrece bastantes ventajas tanto de cara a la empresa, como de
cara a los consumidores. Se utiliza como el fin de detallar la información
por la cual han un consumidor se le ha concedido un saldo a favor
29. CARACTERÍSTICAS
En primer lugar y quizás lo más importante, es que contenga el por qué
se emite la nota de crédito, le sigue la clave de identificación
tributaria de la entidad, la dirección en la que se ubica la casa matriz o
en su debido caso alguna de sus sucursales, el rubro al cual pertenece
la compañía, la ciudad en la que se encuentra el negocio que está
emitiendo el documento, el número de teléfono, dirección de correo
electrónico y el tiempo que el saldo será válido. Y además de eso, el
monto correspondiente al saldo a favor, el tipo de producto, y la fecha.
