El documento proporciona información sobre la gestión de proyectos. Explica que un proyecto bien formulado responde a preguntas clave como qué, para qué, dónde, por qué, cuánto, cómo, cuándo, a quiénes, quiénes y con qué se realizará. También describe las características, resultados y clasificación de los proyectos, así como las áreas clave de conocimiento para la dirección de proyectos.

1. GESTIÓN DE
PROYECTOS
Pontificia Universidad Javeriana
Facultad de Comunicación y Lenguaje
Carrera de Ciencia de la Información
Asignatura: Diseño de Servicios de Información

2. UN PROYECTO
BIEN FORMULADO RESPONDE
1. Qué (se quiere hacer): Naturaleza del
proyecto
2. Para qué (se quiere hacer):
Objetivos y propósitos
3. Dónde (se quiere hacer):
Localización física - ubicación en el
espacio
4. Por qué (se quiere hacer): Origen y
fundamentación
5. Cuánto (se quiere hacer): Metas
6. Cómo (se va a hacer): Actividades
y tareas, metodología

3. UN PROYECTO
BIEN FORMULADO RESPONDE
7. Cuándo (se va a hacer): Calendarización
o cronograma – ubicación en el tiempo
8. A quiénes (va dirigido): destinatario o
beneficiarios
9. Quiénes (lo van a hacer): Recursos
humanos
10. Con qué (se va a hacer): Recursos
materiales
11. Con qué (se va a hacer): Recursos
financieros

4. Esfuerzo temporal que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio o
resultado único, con el fin de obtener
metas establecidas dentro de un marco
de objetivos, aprovechando al máximo
los recursos necesarios, para concluirlo
con éxito.
QUÉ ES UN PROYECTO

5. CARACTERÍSTICAS DE
LOS PROYECTOS
A. Poseen un límite de tiempo. Son finitos (tienen un
comienzo y un fin definidos).
B. Constituyen una unidad mínima de gestión (está a cargo de
un director de proyecto que coordina sus diversas etapas).
C. Conducen a cambios no repetitivos (no hay proyectos
iguales).
D. Son un instrumento de cambio.

6. RESULTADOS DE LOS
PROYECTOS
Los proyectos pueden crear productos o servicios:
 Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede
ser un elemento terminado o un componente.
 La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las
funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución.
 Un resultado como salidas o documentos. Por ejemplo, de un
proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden
usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo
proceso beneficiará a un sector de la sociedad.

7. PROYECTOS Y PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
Los proyectos son una forma de organizar actividades que no
pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales
de la organización.
Generalmente son resultado de:
 Una demanda del mercado.
 Una necesidad de la organización.
 Una solicitud de un cliente.
 Un avance tecnológico.
 Un requisito legal.

8. CLASIFICACIÓN DE
LOS PROYECTOS
1. Según su temática:
• Proyectos socioeconómicos
• Proyectos culturales
• Proyectos de infraestructura
• Proyectos científicos
• Proyectos educativos
2. Según su ámbito:
• Proyectos nacionales
• Proyectos regionales
• Proyectos internacionales
3. Según el objetivo del cambio o de estudio:
• Proyectos de desarrollo
• Proyectos de investigación
• Proyectos de información

9. ÁREASDECONOCIMIENTODELA
DIRECCIÓNDEPROYECTOS

10. 1. GESTIÓN DEL ALCANCE
DEL PROYECTO
La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos
necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar
el proyecto satisfactoriamente.
La gestión del alcance del proyecto se relaciona
principalmente con la definición y el control de lo que está y
no está incluido en el proyecto.

11. 1. GESTIÓN DEL ALCANCE
DEL PROYECTO
1 Planificación del Alcance: crear un plan de gestión que refleje
cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto.
2 Definición del Alcance: desarrollar un enunciado del alcance del
proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto.
3 Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y
más fáciles de manejar.
4 Verificación del Alcance: formalizar la aceptación de los productos
entregables completados del proyecto.
5 Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del
proyecto.

12. 2. GESTIÓN DEL TIEMPO
DEL PROYECTO
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios
para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.
1. Definición de las Actividades: identifica las actividades
específicas del cronograma que deben ser realizadas para
producir los diferentes productos entregables del proyecto.
2. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y
documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.
3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las
cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del
cronograma.

13. 2.GESTIÓN DEL TIEMPO
DEL PROYECTO
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios
para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.
4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad
de períodos laborables que serán necesarios para completar cada
actividad del cronograma.
5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las
actividades, la duración de las actividades, los requisitos de
recursos y las restricciones del cronograma para crear el
cronograma del proyecto.
6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del
proyecto.

14. 3. GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL PROYECTO
Incluye todas las actividades de la organización ejecutante
que determinan las políticas, los objetivos y las
responsabilidades relativas a la calidad, de modo que el
proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se
emprendió. Implementa el sistema de gestión de calidad a
través de la política, los procedimientos y los procesos de
planificación de calidad, aseguramiento de calidad y control
de calidad, con actividades de mejora continua de los
procesos que se realizan durante todo el proyecto, según
corresponda.

15. 3. GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL PROYECTO
• Planificación de Calidad: identificar qué normas de calidad son
relevantes para el proyecto, determinando cómo satisfacerlas.
• Realizar Aseguramiento de Calidad: aplicar las actividades
planificadas y sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar
que el proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir
con los requisitos.
• Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados
específicos del proyecto, para determinar si cumplen con las
normas de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las
causas de un rendimiento insatisfactorio.

16. 3. GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL PROYECTO
La gestión de calidad moderna complementa la dirección de proyectos. Por ejemplo,
ambas disciplinas reconocen la importancia de:
• Satisfacción del cliente: Entender, evaluar, definir y gestionar las expectativas,
de modo que se cumplan los requisitos del cliente. Esto requiere una combinación
de conformidad con los requisitos (el proyecto debe producir lo que dijo que
produciría) y ser adecuado para su uso (el producto o servicio debe satisfacer las
necesidades reales).
• La prevención sobre la inspección: El coste de prevenir errores es
generalmente mucho menor que el coste de corregirlos cuando son detectados
por una inspección.
• Responsabilidad de la dirección: El éxito requiere la participación de todos los
miembros del equipo, pero proporcionar los recursos necesarios para lograr dicho
éxito sigue siendo responsabilidad de la dirección.
• Mejora continua: El ciclo planificar-hacer-revisar-actuar es la base para la mejora
de la calidad.

17. 3. GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL PROYECTO
Ciclo PHVA o ciclo Deming:
•Planificar: para mejorar las operaciones, identificando las cosas que no se
están haciendo correctamente y determinando ideas para solventar esos
problemas.
•Hacer: cambios diseñados para resolver los problemas primero en una escala
pequeña o experimental. Esto minimiza el entorpecimiento de las actividades
diarias mientras se prueban si los cambios funcionan o no.
•Verificar: que los pequeños cambios están consiguiendo los resultados
deseados.
•Actuar: para implementar el cambio a gran escala si el experimento es
exitoso. Actuar también involucra a otras personas (otros departamentos,
suplidores o clientes) afectado por el cambio y cuya cooperación se necesita
para implementar el cambio a gran escala.

18. 3. GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL PROYECTO
Ciclo PHVA o ciclo Deming:

19. 4. GESTIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS DEL
PROYECTO
Incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del
proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las
personas a quienes se les han asignado roles y
responsabilidades para concluir el proyecto. Si bien es
común hablar de asignación de roles y responsabilidades,
los miembros del equipo deberían participar en gran parte
de la planificación y toma de decisiones del proyecto.

20. 5. GESTIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS DEL
PROYECTO
• Planificación de los Recursos Humanos: identificar y documentar los
roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe, así
como crear el plan de gestión de personal.
• Adquirir el Equipo del Proyecto: obtener los recursos humanos
necesarios para concluir el proyecto.
• Desarrollar el Equipo del Proyecto: mejorar las competencias y la
interacción de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento
del proyecto.
• Gestionar el Equipo del Proyecto: hacer un seguimiento del rendimiento
de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver
polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.

21. 5. GESTIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS DEL
PROYECTO
ESTRATEGIA
S
RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES
Actividades Personal Tipo Jornada
Recursos
tecnológicos
y mobiliario
Recursos de
Información
Insumos
Balance de los recursos que tengo y Balance de los recursos que necesito

22. 6. GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Incluye los procesos necesarios para asegurar la
generación, recogida, distribución, almacenamiento,
recuperación y destino final de la información del proyecto
en tiempo y forma.
•Planificación de las Comunicaciones: determinar las
necesidades de información y comunicaciones de los
interesados en el proyecto.
•Distribución de la Información: poner la información
necesaria a disposición de los interesados en el proyecto
cuando corresponda.

23. Cómo promover la idea del proyecto
a. Comunicación previa:
Tratar de obtener el apoyo institucional por medio de un
trabajo de comunicación y de contactos. Se trata de contar a
las personas que interese, partes relevantes del proyecto a fin
de obtener su aprobación, o bien recibir sugerencias que
podrían integrarse al proyecto en beneficio de su
perfeccionamiento.
6. GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO

24. Consiste en responder los siguientes interrogantes:
•¿Quién o quiénes deberán ser los receptores de la propuesta de
proyecto?
•¿Qué tipo de mensaje les hará llegar para estimular una reacción
favorable a la propuesta?
•¿Qué soporte documental considera más adecuado para contener el
mensaje elegido?
•¿Qué canal de comunicación utilizaría?
•¿Qué fecha considera la más oportuna?
6. GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO

25. 1. Detección de necesidades:
- Información (recolección de datos)
- Diagnóstico (estado situación actual)
2. Formulación:
- Idea principal del proyecto (solución al problema)
3. Planificación:
- Establecimiento de objetivos (qué quiero cambiar) / Visión estado situación futura
- Estudio de factibilidad / Costo - beneficio – Impacto
- Formulación plan estratégico de actividades y/o tareas (cómo voy a llegar al objetivo)
- Organización del proyecto (con quiénes se va a ejecutar)
4. Ejecución:
- Replanificación del plan de recursos limitados; ejecución, control
- Evaluación (contrastación de resultados con los objetivos)
5. Finalización:
- Logro de objetivos e identificación del impacto
ESQUEMA GENERAL
DE UN PROYECTO

26. BIBLIOGRAFÍA
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los
Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía
del PMBOK). 3ª edición. Newtown Square: PMI,
2004. 392 p.