SISTEMAS DE INFORMACIÓN: DOCUMENTO ELECTRÓNICO - UNIDAD 2

1. ZAMANTA LEMUS ZAPATA
CRISTIAN ADOLFO PAJOY PERDOMO
ALVARO LEONARDO HERNANDEZ PINILLA
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

2. • 1. Introducción
• 2. Conservación digital
• 3. Como conservar informacion digital
• 4. Objetivos
• 5. Principios de la preservación y conservación digital
• 6. Políticas
• 7. Características por cumplir
• 8. Técnicas
• 9. Patrimonio digital
• 10. Acciones de preservación digital

3. La revolución informática nos demuestra
la importancia de conservar de forma
permanente y la función de la
recuperación de los documentos
digitalizados. La preservación y la
conservación se enfocan en su forma
física siempre y cuando se tenga videncia
de está siendo necesaria a largo plazo o
permanente.
https://www.exact.com.pe/noticias/facturacion-electronica-errores-soluciones

4. Enfocada en preservarse el aspecto de los documentos digitales tanto
su apariencia como el contenido de estos. Estos documentos deben
ser identificados desde su creación o como resultado de un debido
proceso de selección, transferencia y de su custodia en un archivo
permanente.
https://www.technoclm.com/index.php/portafolio-de-servicios/digi

5.  Administrativo  Informativo
POR SU VALOR
 Legal  Cultural
https://www.repsol.com/es/sostenibilidad/estrategia-sostenibilidad/
politicas/politica-fiscal/index.cshtm
l
https://cincodias.elpais.com/cincodias/2020/04/03/legal/1585910448_104776.html https://www.gaceta.unam.mx/lanza-la-universidad-la-historia-de-las-literaturas-en-mexico/
https://tesisymasters.com.ar/texto-informativo/

6. POR SU FACILIDAD DE
DIFUSIÓN
 Redes de comunicación en internet  Planes de digitalización de documentos
https://es.linkedin.com/pulse/el-crecimiento-de-su-marca-es-opcional-salomon-tony-muci-matta https://sysdatec.com/en/gestion-inteligente-de-la-informacion/

7.  Facilidad de lectura y
comprensión del archivo digital
es decir asegurar la legibilidad.
 Su autenticidad e integridad de
los documentos, que la
información sea la inicial sin
modificaciones en su contenido https://www.youtube.com/watch?v=75XSKtQIzck

8. PERMANENCIA DE LOS DOCUMENTOS
Hace referencia a la presencia,
seguridad, su duración y su
continuidad de su soporte del
documento digital, relacionado
con que el documento estará
disponible por un tiempo
considerable.
https://www.innovaciondigital360.com/big-data/archivo-digital-que-es-y-como-hacerlo-en-su-empresa/

9. ACCESIBILIDAD
Es la capacidad de poder que
tenemos para acceder en un
futuro a todo esta información o
datos de contenido en un soporte
donde se puedan reproducir
debidamente la cadena de bits.
https://www.wazu.cl/site/servicios/

10. Son una serie de reglas principios
fundamentales para la guía y toma de
decisiones para tener resultados
positivos. Esta tiene unos rasgos
importantes los cuales son:
• Ser no prescriptiva
• Ser tecnológicamente neutral
• Se debe soportar la estructura del
gobierno y la cultura organizativa de
una organización.
https://www.freepik.es/fotos-premium/empresario-trabajando-equipo-portatil-iconos-documentos-
electronicos-gestion-documentos_18717404.htm

11. Debemos asegurar la prestación de
los servicios de ciudadanos
digitales, cumpliendo siempre los
principios de accesibilidad inclusiva,
escalabilidad, gratuidad, libre
elección y probabilidad, privacidad
por diseño y por defecto, seguridad,
privacidad y circulación restringida
de la información y usabilidad en
concordancia con el decreto 620 de
2020.
https://blog.rindegastos.com/documentos-en-formato-digital

12.  Autenticidad: Componente fundamental para generar una confianza del
documento de acuerdo con el contexto.
https://www.fundacioncopyleft.org/software-crm-caracteristicas/

13. Confidencialidad: Garantía de protección a la información para evitar ser
divulgada sin el consentimiento previo.
https://www.youtube.com/watch?v=KMNtrNSFKI4

14. Integridad: Propiedad de un documento para estar completo y sin alteraciones.
https://www.youtube.com/watch?v=QsM2Zc2KEgg

15. Fiabilidad: Facultad de un documento para asegurar que su contenido sea
completo, preciso y fidedigna de las operaciones que testimonia.
https://profamandaj.wordpress.com/2013/05/05/guias-y-practicas-electronicas/

16.  Disponibilidad: Capacidad actual y futura de que tanto el documento como sus
metadatos asociados pueden ser consultados, localizados, recuperados, presentados,
interpretados, legibles, y por tanto estar en condiciones de uso.
https://expediente.supersociedades.gov.co/Paginas/Home.aspx

17.  Equivalencia funcional: Consiste en determinar «si las funciones de forma
consignadas sobre el papel», se pueden cumplir con técnicas o métodos
asociados con el denominado comercio electrónico.
https://www.decadastudio.com/2022/08/03/preventa-de-amazon-una-modalidad-de-compra-con-beneficios/

18. • ACTUALIZACIÓN / REFRESHING
Consiste en la transferencia de
datos de un soporte a otro, se
renueva el continente sin alterar el
contenido. No preserva los datos,
pero es un paso imprescindible
para garantizar el acceso a aquellos
https://twitter.com/normadat/status/1763127110086930783/photo/1

19. • MIGRACIÓN
Es la estrategia más utilizada a pesar de que existe el riesgo de perder
las características esenciales de los datos, con el paso del tiempo y la
acumulación de migraciones. Consiste en la transferencia de datos de
un formato a otro, transferencia a otro hardware y/o conversión a otro
archivo (por ejemplo, replicar o hacer copias cuando sólo existe un
original).
https://recoverit.wondershare.es/backup-files/file-migration-tool.html

20. • EMULACIÓN
Es la estrategia más respetuosa
con el documento original y no
requiere un seguimiento
continuado del formato, aunque
existen pocas experiencias reales
y requiere de conocimientos
informáticos muy avanzados.
https://www.odilo.es/odilo-se-afianza-en-la-preservacion-de-la-memoria-digital/

21. • PRESERVACIÓN DE LA
TECNOLOGÍA
Consiste en preservar el
entorno técnico que ejecuta el
sistema, incluyendo software y
hardware. Supone que debe
conservarse la información en
el soporte original y la de la
tecnología necesaria para su
acceso.
https://atsgestion.net/que-es-software-gestion-documental/

22. • ARQUEOLOGÍA DIGITAL
La arqueología digital es una
técnica que recupera
información dañada, con
pérdidas de datos o deteriorada
por el paso del tiempo. Es
solución para recuperar la
información cuando no se han
tomado medidas de prevención.
https://cepaz.org/articulos/la-documentacion-e-investigacion-de-crimenes-internacionales
-notas-esenciales-i/

23. • METADATOS
Son un conjunto de datos que describen el contenido informativo de un
recurso, de archivos o de información de estos. Es decir, es información
que describe otros datos.
https://www.marketinghoy.com/seo-se-adapta-a-la-era-de-la-ia/

24. «En el entorno digital asignar metadatos consiste en
describir recursos, asignar puntos de acceso, analizar el
contenido y localizar recursos. En definitiva, no es otra
cosa que catalogar, pero en un nuevo contexto donde los
objetos no son físicos sino electrónicos» Testa (2012).

25. DESCRIPTORES
Los metadatos descriptivos son
una categoría de metadatos
que proporcionan información
sobre el contenido y las
características de los datos. Estos
metadatos se centran en describir
lo que son los datos, facilitando la
comprensión, búsqueda y gestión
de la información.
TIPOS
https://ayudaleyprotecciondatos.es/metadatos/

26. CONSERVACIÓN
Describen como acceder a los datos con dos
tipos de información necesaria:
• De contenido: detalles sobre cómo
representar el formato del documento (estos
metadatos de representación cambian y se
actualizan.
• Descriptiva: incluye identificadores y
detalles bibliográficos, propietarios, historia,
validación de formatos y nexo con demás
formatos.
https://ayudaleyprotecciondatos.es/metadatos/online/

27. El patrimonio digital está formado por los materiales informáticos de
valor perdurable dignos de ser conservados para las generaciones
futuras, y que proceden de comunidades, industrias, sectores y
regiones diferentes.
https://www.construible.es/2019/04/11/24-paises-europeos-firman-declaracion-cooperacion-digitalizacion-patrimonio-cultural

28. En los documentos de la
UNESCO, el patrimonio se
define como nuestra herencia
del pasado, nuestros bienes
actuales y lo que legamos a las
generaciones futuras.
https://cordis.europa.eu/article/id/413473-how-digital-technologies-can-play-a-vital-role-for-the-preservation-of-cultural-heritage/es

29. Consiste en recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de los
seres humanos. Comprende recursos de carácter cultural, educativo,
científico o administrativo e información técnica, jurídica, médica y de otras
clases, que se generan directamente en formato digital o se convierten a
éste a partir de material analógico ya existente.
https://es.linkedin.com/pulse/la-transformaci%C3%B3n-digital-del-vendedor-carlos-castillo-puebla

30. Los objetos digitales pueden ser
textos, bases de datos, imágenes
fijas o en movimiento, grabaciones
sonoras, material gráfico,
programas informáticos o páginas
Web, entre otros muchos formatos
posibles dentro de un vasto
repertorio de diversidad creciente.
https://www.wembii.com/base-de-datos/

31. Creación de contenido:
Calidad
Especificaciones técnicas
Masters confiables
Gestión de metadatos
https://es.linkedin.com/pulse/gesti%C3%B3n-de-metadatos-organizando-y-describiendo-la-tu-perez-carrega

32. Integridad de contenido:
Documentar estrategias.
Procedimientos técnicos.
Identificadores.
Metadatos.
Reportes de control y verificación.
https://www.iproup.com/innovacion/7822-trabajo-por-que-los-cientificos-de-datos-son-tan-buscados

33. Mantenimiento de contenido:
Infraestructura tecnológica.
Gestión de almacenamientos
Software integral.
Automatizar estrategias de
preservación.
https://www.onyxerp.com/

34. Requisitos
 Legales: Normativa legal  Documentales: Política GD-
Instrumentos archivísticos.
https://www.americaverde.org/corte-penal-internacional-del-medio-ambiente/ https://digifile.co/archivo/

35.  Tecnológicos: Normas y estándares
técnicos.
https://gdx-group.com/tag/trazabilidad/

36. • La conservación digital se puede pensar como una inversión en el futuro, la cual
permitirá que las nuevas generaciones puedan acceder y utilizar la información que
necesitan para tomar decisiones informadas y construir un mejor futuro. Además, los
bibliotecarios, archiveros y creadores de documentos son un pilar fundamental para la
conservación y preservación de la información.
• La conservación digital emerge como un imperativo en nuestra era digital, donde la
preservación de la información requiere de políticas claras, técnicas eficientes y un
compromiso continuo para asegurar la integridad y accesibilidad del patrimonio digital
para las generaciones presentes y futuras.
• La conservación digital se erige como un pilar fundamental en la preservación del
conocimiento y la cultura en el mundo contemporáneo. Al implementar políticas,
principios y técnicas adecuadas, podemos asegurar la perpetuidad y accesibilidad de
nuestro legado digital, garantizando así su relevancia y utilidad para las generaciones
venideras.

37. • (S. f.). Gov.co. Recuperado 17 de marzo de 2024, de https://www.minjusticia.gov.co/servicio-
ciudadano/Documents/Gestion-documental/5_Plan_preservacion_Digital_2019_VF.pdf
• Emilio, N. (2024, febrero 26). ¿Qué son los metadatos? Tipos de metadatos y para qué sirven. Bismart.com.
https://blog.bismart.com/metadatos-definicion-tipos-de-metadatos
• Metadatos, definición y características. (s. f.). Powerdata.Es. Recuperado 18 de marzo de 2024, de
https://www.powerdata.es/metadatos
• Carrazana Castro, E. (2021). Retos y alternativas para la preservación a largo plazo de información digital en
bibliotecas. https://core.ac.uk/display/402106007?
• Sánchez Quero, M. (2008). Preservación digital, la gran olvidada en las bibliotecas digitales. p., 8, 2–86.
https://gredos.usal.es/handle/10366/119947

38. • Mora, T., & Alba, C. (2012). Preservación digital: análisis y situación actual de técnicas de implantación en
centros de investigación. Universitat Politècnica de València.
• Viset Curiaut, A., Mayea Toledo, Y., & Rosabal Espinosa, G. (2018). Preservación a largo plazo de la
información digita. https://core.ac.uk/display/236643986?source=2
• Vanegas, S. (2017). Presentación: PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES.
Recuperado https://prezi.com/bp0i93gplvvj/preservacion-y-conservacion-de-los-archivosdigitales/
• UNESCO. (2003). Noción de patrimonio digital. Recuperado desde
http://www.unesco.org/new/es/communication-and-information/access-toknowledge/preservation-of-
documentary-heritage/digital-heritage/concept-of-digitalheritage/