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Preservación y Conservación de los Documentos Digitales

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Erika Vannesa Reina Ortiz – Zaida Faisuly Méndez Sabogal
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
1. Conservación y Preservación Digital
2. Objetivos de la Preservación y Conservación Digital
3. Principios de la Preservación y Conservación Digital
4. Políticas de la Preservación y Conservación Digital
5. Estrategias de Conservación y Preservación de los Documentos Digitales.
6. Acciones de Preservación Digital.
7. Conservación y Difusión de los Documentos Digitales.
8. Problemas en la Conservación Digital.
9. Seguridad de la Información.
10. Patrimonio Digital.
CONTENIDO
1. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DIGITAL
La conservación digital es la encargada continuamente de asegurar el
acceso y el contenido de la información digital aplicando técnicas y
estrategias especificas en pro del mantenimiento de su contenido.
Preservación digital son
aquellas estrategias y acciones
utilizadas para asegurar la
permanencia de los
documentos digitales a través
del tiempo y el avance de la
tecnología de acuerdo a su
formato, soporte o sistema.
VALOR
Administrativo
Informativo
Legal
Cultural
FACILIDAD DE
DIFUSIÓN
Redes de
comunicación
Internet
Planes de
digitalización de
documentos
¿Por qué conservar la información digital?
Fuente: Lina M. Castro, Luz S. Giraldo,
Fernando Hernández. (2016).
2. OBJETIVOS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL
• Garantizar a largo plazo que el acceso
a la información de los archivos
digitales sea sostenible.
• Conservar la integridad de los archivos
digitales.
• Asegurar la autenticidad y fiabilidad de
los archivos digitales conservados.
• Proporcionar acceso continuo a los
documentos creados digitalmente y los
documentos digitalizados.
3. PRINCIPIOS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL
Para preservar y garantizar el acceso a los documentos es necesario que sus
componentes estén preservados y sus contenidos sean accesibles, por esta razón
existen los siguientes principios de preservación y conservación digital
• Principio de Integridad: Asegurar que el contenido informativo, la estructura lógica y
el contexto no sean modificados ni se afecte el grado de fiabilidad ni la autenticidad del
documento original.
• Principio de Equivalencia: Modificar, cuando sea necesario, la forma tecnológica sin
alterar el valor de los documentos como evidencia, así mismo como una medida para
enfrentar la obsolescencia tecnológica y garantizar el acceso a la información.
3. PRINCIPIOS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL
• Principio de Economía: Aplicar procesos, procedimientos, métodos y técnicas de
preservación viables apropiadas para el contexto de los documentos, de tal manera
que se asegure la sostenibilidad técnica y económica de la preservación digital.
• Principio de Actualidad: Mantener la capacidad para evolucionar y ajustarse a los
cambios tecnológicos con el fin de garantizar la preservación de los documentos en el
futuro, es decir debe contar con la capacidad de evolucionar, de ajustarse a los
cambios y añadir nuevos servicios.
• Principio de Cooperación: Reutilizar y compartir soluciones ya existentes y
desarrolladas de forma conjunta con otros archivos digitales.
• Principio de Normalización: Generar lineamientos y herramientas basadas en
normas, estándares y buenas prácticas como apoyo a la gestión y preservación de
los documentos digitales.
4. POLÍTICAS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL
• Proporcionar un marco para la acción y planificación que asegure el mantenimiento y
preservación a largo plazo de los documentos digitales de una organización.
• Establecer los principios generales que guían la implementación de un programa de
administración y preservación de documentos digitales, asegurando la fiabilidad,
autenticidad y accesibilidad.
• Proporcionar orientación acerca de la administración de documentos digitales que
tienen que retenerse durante periodos que podrían exceder el lapso de vida de la
tecnología que originalmente los creó.
• Prescribir las responsabilidades y las funciones de todos aquellos en la organización
que crean y utilizan documentos digitales.
5. ESTRATEGIAS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
ACTUALIZACIÓN/REFRESHING
Renovación del soporte de
almacenamiento, transferencia de
datos de un soporte a otro sin
alterar la información digital.
MIGRACIÓN
Transferencia del documento
codificado en un formato
determinado a otro formato para
que este funcione en una nueva
plataforma informática.
EMULACIÓN
Recreación de la apariencia y
funcionalidad original de un
objeto digital mediante el uso de
aplicaciones que simulen el
funcionamiento de los programas
originales con los que fueron
creados cuando estos ya están
obsoletos
MUSEO TECNOLÓGICO
Conservación de todo el entorno
técnico que tiene relación con
una colección digital, mantención
de los sistemas operativos del
hardware y de la aplicación
original del software
REPLICACIÓN
Preservar múltiples copias
digitales en diferentes
formatos para garantizar
que aunque alguna se
dañe las otras permitan el
acceso
Es importante resaltar las necesidades de preservación de
las diferentes capas de los objetos digitales, estas
estrategias abarcan:
5. ESTRATEGIAS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
ANALOGIZACIÓN
Apostar por soportes de
solvencia contrastada en
preservación: papel, microformas,
entre otros.
ENCAPSULADO
Empaquetar la información a ser
preservada junto con metadatos
descriptivos.
ESTANDARIZACIÓN
Utilizar formatos estándar para la
representación del material digital
garantizando un mejor soporte de
herramientas para administrar el
material digital, mayor duración
del formato y mejor migración
ante cambios tecnológicos.
6. ACCIONES DE PRESERVACIÓN DIGITAL
1. Gestión de Almacenamiento de Integridad
2. Usuarios, Derechos, Seguridad y Autenticidad
3. Gestión de Metadatos
4. Reportes de Control y Auditoría
Creación de
Contenido
Calidad,
especificaciones
técnicas, masters
confiables, gestión
de metadatos, etc.
Integridad de
Contenido
Documentar
estrategias,
procedimientos
técnicos,
identificadores,
metadatos,
reportes de control
y verificación entre
otros.
Mantenimiento
de Contenido
Infraestructura
tecnológica,
humana, gestión de
almacenamientos,
software integral,
automatizar
estrategias de
preservación,
planes de
prevención de
desastres digitales,
entre otros.
REQUISITOS
LEGALES
Normativa Legal
6. ACCIONES DE PRESERVACIÓN DIGITAL
DOCUMENTALES
Política GD – Instrumentos Archivísticos
TECNOLÓGICOS
Normas y estándares técnicos
7. CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
Podemos decir que la conservación y la difusión de los contenidos digitales son
objetivos de la digitalización, así mismo las razones por las que se digitalizan los
contenidos permiten:
• Incrementar el Acceso.
• Preservar.
• Disminuir la manipulación y el uso de materiales originales.
• Facilitar nuevas formas de acceso y uso.
8. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL
La mayor parte de la información ya es digital, pero esta se muestra frágil, puesto que
preservar información en formatos digitales es mas difícil que en formatos como papel o
película ya que:
• vienen en diferentes aplicativos.
• múltiples formatos
• obsolescencia programada.
• Dependencia de elementos tecnológicos para su consulta.
Dentro de los problemas también encontramos amenazas tales como:
• Condiciones de temperatura y humedad relativa.
• Insectos, roedores, microorganismos, bacterias
• Mal manejo de manipulación.
• Fenómenos atmosféricos (huracanes, tornados, maremotos, entre otros).
9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Seguridad de la Información busca proteger la confidencialidad, integridad y la
disponibilidad de la información que se muestra sensible dentro de las organizaciones.
Es por ello que existe la ISO 27001 que proporciona un modelo para la implantación de
un Sistema de Gestión de la Información SGSI.
El objetivo es proteger los activos de información los equipos, ya sea hardware o
software, los usuarios y la información.
Existen tres pilares fundamentales:
• Confidencialidad: Protege y da garantía de que toda la información almacenada y
datos no se divulgaran sin autorización.
• Disponibilidad: Solo los usuarios autorizados podrán acceder a la información en
cualquier momento.
• Integridad: Garantiza información y datos exactos sin que hayan sufrido alguna
alteración.
10. PATRIMONIO DIGITAL
La UNESCO en el año 2003 introdujo la definición del Patrimonio Digital
“El patrimonio digital consiste en recursos únicos que son fruto del saber o la expresión
de los seres humanos. Comprende recursos de carácter cultural, educativo, científico o
administrativo e información técnica, jurídica, médica y de otras clases, que se generan
directamente en formato digital o se convierten a éste a partir de material analógico ya
existente”.
Conclusiones
• La Preservación Digital es un conjunto de acciones encaminadas a garantizar, la autenticidad y acceso de
los documentos digitales manteniendo sus características de integridad y autenticidad.
• Para preservar y garantizar el acceso a los documentos es necesario que sus componentes estén
preservados y sus contenidos sean accesibles, por esta razón existen los principios de preservación y
conservación digital (Principio de economía, actualidad, cooperación, normalización, entre otros).
Bibliografía
• https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-
392395_PLanes2020__02.pdf
• https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SN
A/12noviembre2020/Conservacion%20de%20Informacion%20Digital
%20-%20Erika%20Rangel.pdf
• Imágenes tomadas de: https://pixabay.com/es/
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Unidad2 evro zfms

  • 1. Erika Vannesa Reina Ortiz – Zaida Faisuly Méndez Sabogal PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
  • 2. 1. Conservación y Preservación Digital 2. Objetivos de la Preservación y Conservación Digital 3. Principios de la Preservación y Conservación Digital 4. Políticas de la Preservación y Conservación Digital 5. Estrategias de Conservación y Preservación de los Documentos Digitales. 6. Acciones de Preservación Digital. 7. Conservación y Difusión de los Documentos Digitales. 8. Problemas en la Conservación Digital. 9. Seguridad de la Información. 10. Patrimonio Digital. CONTENIDO
  • 3. 1. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DIGITAL La conservación digital es la encargada continuamente de asegurar el acceso y el contenido de la información digital aplicando técnicas y estrategias especificas en pro del mantenimiento de su contenido. Preservación digital son aquellas estrategias y acciones utilizadas para asegurar la permanencia de los documentos digitales a través del tiempo y el avance de la tecnología de acuerdo a su formato, soporte o sistema.
  • 4. VALOR Administrativo Informativo Legal Cultural FACILIDAD DE DIFUSIÓN Redes de comunicación Internet Planes de digitalización de documentos ¿Por qué conservar la información digital? Fuente: Lina M. Castro, Luz S. Giraldo, Fernando Hernández. (2016).
  • 5. 2. OBJETIVOS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL • Garantizar a largo plazo que el acceso a la información de los archivos digitales sea sostenible. • Conservar la integridad de los archivos digitales. • Asegurar la autenticidad y fiabilidad de los archivos digitales conservados. • Proporcionar acceso continuo a los documentos creados digitalmente y los documentos digitalizados.
  • 6. 3. PRINCIPIOS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL Para preservar y garantizar el acceso a los documentos es necesario que sus componentes estén preservados y sus contenidos sean accesibles, por esta razón existen los siguientes principios de preservación y conservación digital • Principio de Integridad: Asegurar que el contenido informativo, la estructura lógica y el contexto no sean modificados ni se afecte el grado de fiabilidad ni la autenticidad del documento original. • Principio de Equivalencia: Modificar, cuando sea necesario, la forma tecnológica sin alterar el valor de los documentos como evidencia, así mismo como una medida para enfrentar la obsolescencia tecnológica y garantizar el acceso a la información.
  • 7. 3. PRINCIPIOS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL • Principio de Economía: Aplicar procesos, procedimientos, métodos y técnicas de preservación viables apropiadas para el contexto de los documentos, de tal manera que se asegure la sostenibilidad técnica y económica de la preservación digital. • Principio de Actualidad: Mantener la capacidad para evolucionar y ajustarse a los cambios tecnológicos con el fin de garantizar la preservación de los documentos en el futuro, es decir debe contar con la capacidad de evolucionar, de ajustarse a los cambios y añadir nuevos servicios. • Principio de Cooperación: Reutilizar y compartir soluciones ya existentes y desarrolladas de forma conjunta con otros archivos digitales. • Principio de Normalización: Generar lineamientos y herramientas basadas en normas, estándares y buenas prácticas como apoyo a la gestión y preservación de los documentos digitales.
  • 8. 4. POLÍTICAS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL • Proporcionar un marco para la acción y planificación que asegure el mantenimiento y preservación a largo plazo de los documentos digitales de una organización. • Establecer los principios generales que guían la implementación de un programa de administración y preservación de documentos digitales, asegurando la fiabilidad, autenticidad y accesibilidad. • Proporcionar orientación acerca de la administración de documentos digitales que tienen que retenerse durante periodos que podrían exceder el lapso de vida de la tecnología que originalmente los creó. • Prescribir las responsabilidades y las funciones de todos aquellos en la organización que crean y utilizan documentos digitales.
  • 9. 5. ESTRATEGIAS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES ACTUALIZACIÓN/REFRESHING Renovación del soporte de almacenamiento, transferencia de datos de un soporte a otro sin alterar la información digital. MIGRACIÓN Transferencia del documento codificado en un formato determinado a otro formato para que este funcione en una nueva plataforma informática. EMULACIÓN Recreación de la apariencia y funcionalidad original de un objeto digital mediante el uso de aplicaciones que simulen el funcionamiento de los programas originales con los que fueron creados cuando estos ya están obsoletos MUSEO TECNOLÓGICO Conservación de todo el entorno técnico que tiene relación con una colección digital, mantención de los sistemas operativos del hardware y de la aplicación original del software REPLICACIÓN Preservar múltiples copias digitales en diferentes formatos para garantizar que aunque alguna se dañe las otras permitan el acceso Es importante resaltar las necesidades de preservación de las diferentes capas de los objetos digitales, estas estrategias abarcan:
  • 10. 5. ESTRATEGIAS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES ANALOGIZACIÓN Apostar por soportes de solvencia contrastada en preservación: papel, microformas, entre otros. ENCAPSULADO Empaquetar la información a ser preservada junto con metadatos descriptivos. ESTANDARIZACIÓN Utilizar formatos estándar para la representación del material digital garantizando un mejor soporte de herramientas para administrar el material digital, mayor duración del formato y mejor migración ante cambios tecnológicos.
  • 11. 6. ACCIONES DE PRESERVACIÓN DIGITAL 1. Gestión de Almacenamiento de Integridad 2. Usuarios, Derechos, Seguridad y Autenticidad 3. Gestión de Metadatos 4. Reportes de Control y Auditoría Creación de Contenido Calidad, especificaciones técnicas, masters confiables, gestión de metadatos, etc. Integridad de Contenido Documentar estrategias, procedimientos técnicos, identificadores, metadatos, reportes de control y verificación entre otros. Mantenimiento de Contenido Infraestructura tecnológica, humana, gestión de almacenamientos, software integral, automatizar estrategias de preservación, planes de prevención de desastres digitales, entre otros.
  • 12. REQUISITOS LEGALES Normativa Legal 6. ACCIONES DE PRESERVACIÓN DIGITAL DOCUMENTALES Política GD – Instrumentos Archivísticos TECNOLÓGICOS Normas y estándares técnicos
  • 13. 7. CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES Podemos decir que la conservación y la difusión de los contenidos digitales son objetivos de la digitalización, así mismo las razones por las que se digitalizan los contenidos permiten: • Incrementar el Acceso. • Preservar. • Disminuir la manipulación y el uso de materiales originales. • Facilitar nuevas formas de acceso y uso.
  • 14. 8. PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL La mayor parte de la información ya es digital, pero esta se muestra frágil, puesto que preservar información en formatos digitales es mas difícil que en formatos como papel o película ya que: • vienen en diferentes aplicativos. • múltiples formatos • obsolescencia programada. • Dependencia de elementos tecnológicos para su consulta. Dentro de los problemas también encontramos amenazas tales como: • Condiciones de temperatura y humedad relativa. • Insectos, roedores, microorganismos, bacterias • Mal manejo de manipulación. • Fenómenos atmosféricos (huracanes, tornados, maremotos, entre otros).
  • 15. 9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN La Seguridad de la Información busca proteger la confidencialidad, integridad y la disponibilidad de la información que se muestra sensible dentro de las organizaciones. Es por ello que existe la ISO 27001 que proporciona un modelo para la implantación de un Sistema de Gestión de la Información SGSI. El objetivo es proteger los activos de información los equipos, ya sea hardware o software, los usuarios y la información. Existen tres pilares fundamentales: • Confidencialidad: Protege y da garantía de que toda la información almacenada y datos no se divulgaran sin autorización. • Disponibilidad: Solo los usuarios autorizados podrán acceder a la información en cualquier momento. • Integridad: Garantiza información y datos exactos sin que hayan sufrido alguna alteración.
  • 16. 10. PATRIMONIO DIGITAL La UNESCO en el año 2003 introdujo la definición del Patrimonio Digital “El patrimonio digital consiste en recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de los seres humanos. Comprende recursos de carácter cultural, educativo, científico o administrativo e información técnica, jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente en formato digital o se convierten a éste a partir de material analógico ya existente”.
  • 17. Conclusiones • La Preservación Digital es un conjunto de acciones encaminadas a garantizar, la autenticidad y acceso de los documentos digitales manteniendo sus características de integridad y autenticidad. • Para preservar y garantizar el acceso a los documentos es necesario que sus componentes estén preservados y sus contenidos sean accesibles, por esta razón existen los principios de preservación y conservación digital (Principio de economía, actualidad, cooperación, normalización, entre otros).