Preservación y Conservación de los Documentos

1. Geraldine Gómez Correa
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

2. 1. Introducción
2. Conservación digital
3. Porque conservar información digital
4. Objetivos de la preservación y conservación digital
5. Estrategias de preservación y conservación de documentos digitales
6. Creación, conservación y difusión de los documentos digitales
7. Problemas que se presentan en la conservación digital
8. Aspectos a tener en cuenta en las políticas de calidad de los documentos digitales
9. Patrimonio digital
10. Conclusiones
11. Bibliografía
CONTENIDO

3. INTRODUCCIÓN
Teniendo en cuenta el avance de las tecnologías, es importante como
archivistas avanzar conjuntamente reconociendo los objetivos
fundamentales de preservación y conservación de los documentos
digitales en el que hacer de la profesión, así como las diferentes
estrategias para su preservación previendo los problemas que se
pueden presentar en la custodia de estos tipos de formatos digitales.

4. CONSERVACIÓN DIGITAL
Imagen
Es un proceso de gestión activa que
asegura el acceso al material digital
en el futuro, preservando tanto el
contenido como la apariencia de
los mismos .

5. PORQUE CONSERVAR INFORMACIÓN
DIGITAL
SU VALOR:
•Administrativo
•Informativo
•Legal
•Cultural
POR SU FACILIDAD
DE DIFUSIÓN:
•Redes de
comunicación
(internet)
•Digitalización de
documentos

6. OBJETIVOS DE LA PRESERVACIÓN Y
CONSERVACIÓN DIGITAL
• Asegurar la legibilidad, comprensión del archivo
• Facilidad de lectura
• Conservar la autenticidad e integridad de los mismos, no hay
modificaciones

7. ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
Estrategias a corto plazo
• Conservar el entorno tecnológico: tanto hardware como software, a pesar
que se encuentren obsoletos.
• Conversión: se da solución a la variedad de formatos de almacenamiento.
• Renovación del soporte: refreshing
Estrategias a medio plazo
• Migración: de una generación de tecnología a otra
• Emulación: Recrear el software con el que originalmente se creo
Estrategias alternativas o enfoques no digitales
• Impresión en papel
• Digitalización y microfilmación
• Conservación de contenido de la red

8. CREACIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
• 1. IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
FÍSICO ANALÓGICO
Soporte papel Otros soportes
Libro Audio
Cartografía Video
Fotografías
• 2. FIN DE LA DIGITALIZACIÓN
PRESERVACIÓN DIFUSIÓN
Criterios de Visión y reproducción
almacenaje en óptima del documento,
formatos estándares se tiene en cuenta el
independiente del transmisor/visor del
sotfware con documento,
previsión en el futuro

9. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA
CONSERVACIÓN DIGITAL
• MEDIO AMBIENTE: daños causados por la humedad, la temperatura,
microorganismos, hongos, roedores, insectos entre otros.
• DESASTRES NATURALES: fuego, terremotos, inundaciones.
• EL HOMBRE: la principal amenaza de cualquier medio documental,
pero el único que puede dar soluciones a las mismas.
• OBSOLENCIA TECNOLOGICA: Incapacidad de utilizar elementos
informáticos debido al avance tecnológico, dejando al original
huérfano.

10. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LAS POLÍTICAS
DE SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
• AUTENTICIDAD: los crean, editan y custodian usuarios reconocidos
• POSIBILIDAD DE AUDITORÍA: se controla todo aquello que afecte la
información
• PROTECCIÓN A LA DUPLICACIÓN: se controla la duplicidad
• NO REPUDIO: los autores, propietarios y quien custodia la
información de identifican fácilmente.
• LEGALIDAD: se cumple con la normatividad vigente
• CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN: se conserva la
confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y legalidad

11. PATRIMONIO DIGITAL
• El patrimonio digital está formado por los materiales informáticos de
valor perdurable dignos de ser conservados para las generaciones
futuras, y que proceden de comunidades, industrias, sectores y
regiones diferentes. No todos los materiales digitales poseen valor
perdurable, pero los que lo tienen exigen metodologías de
conservación activas para mantener la continuidad del patrimonio
digital.

12. CONCLUSIONES
• Al incorporar las nuevas tecnologías en la gestión documental es
importante hacerlo de manera responsable, ya que es el patrimonio
documental el que está en juego, se debe prever los cambios de
almacenamiento para migrar la información a tiempo y evitar
perdidas además de tener presente la conservación que cada uno
requiere ya que esto es indispensable para tener un resguardo
documental exitoso.

13. BIBLIOGRAFÍA
Universidad del Quindío. (2019). Unidad 2: preservación y conservación
de los documentos. Recuperado el 01 de octubre de 2019, de:
https://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/93313/mod_resource
/content/5/2019-
2_Gui%CC%81adeUnidad2_DocumentosDigitales.pdf