Preservación y Conservación de los Documentos Digitales

1. Andres Ricardo Escobar Nieto
Lizeth Katerine Palomar Murillo
DOCUMENTOS DIGITALES

2. TITULO
PRESERVACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES

3. PORTADA
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
ANDRES RICARDO ESCOBAR NIETO
LIZETH KATERINE PALOMAR MURILLO
DOCENTE
RICARDO ANTONIO BOTERO RIOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
ARMENIA, QUINDÍO (COLOMBIA)
2022

4. TABLA DE CONTENIDO
1. LA CONSERVACIÓN DIGITAL.
2. PORQUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL.
3. OBJETIVOS DE LA CONSERVACIÓN DIGITAL.
4. PRINCIPIOS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL.
5. POLITICAS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL.
6. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
7. ACCIONES DE PRESERVACIÓN DIGITAL
8. CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITAL A MEDIANO Y LARGO PLAZO
9. ¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN?
10.RAZONES POR LAS QUE SE DIGITALIZAN LOS CONTENIDOS
11.PREMISAS BÁSICAS DEL PROCESO A LA HORA DE DIGITALIZAR
12.FORMATO A DIGITALIZAR SEGÚN EL FACTOR
13.PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL
14.AMENAZAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL
15.LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SE CARACTERIZA COMO LA PRESERVACIÓN
16.ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN POLÍTICAS DE SEGURIDAD
17.PATRIMONIO DIGITAL
18.CONCLUSIONES
19.BIBLIOGRAFÍA

5. LA CONSERVACIÓN DIGITAL
La preservación y la conservación digital incluye un
conjunto de medidas tendentes a asegurar el buen
estado de los documentos. Puesto que, tanto el fondo
físico como el digital, se deteriora de forma acelerada
debido a diversos factores. Es el conjunto de
métodos, normas y técnicas destinadas a garantizar
que la información digital almacenada, sea cual sea el
formato, programa, máquina o sistema que se utilizó
para su creación, pueda permanecer y seguir
usándose en el futuro pese a los rápidos cambios
tecnológicos u otras causas que puedan alterar la
información que contienen.
“La preservación pone el
pasado a conversar con el
presente por un mutuo
interés en el futuro”, William
J. Murtagh
Imagen tomada de: https://www.odilo.es/conservacion-patrimonio-digital-archivos/

6. PORQUE CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL
La preservación digital es el proceso de garantizar el acceso futuro a archivos y activos
digitales, independientemente de que sean versiones digitales o digitalizadas. El proceso
garantiza el acceso y el uso de esos archivos incluso cuando los formatos y las tecnologías
evolucionan. A continuación las razones por las cuales se debe conservar la información:
POR SU VALOR:
• Administrativo
• Informativo
• Legal
• Cultural
POR SU FACILIDAD DE DIFUSION:
• Redes de comunicación (Internet)
• Planes de digitalización de documentos
Imagen tomada de: https://www.mipatente.com/por-que-es-importante-la-preservacion-digital-del-conocimiento/

7. OBJETIVOS DE LA CONSERVACIÓN DIGITAL
Dentro de los principales objetivos de la preservación y conservación digital están los
siguientes:
 Asegurar la legibilidad: Quiere decir que el archivo digital se pueda ver y leer con
facilidad, además que al mismo tiempo permita comprenderse fácilmente.
 Conservar la autenticidad e integridad física y funcional de los documentos:
Que la información conservada sea la que en un principio se almaceno y su
contenido no haya sido modificado o alterado.
 Asegurar la accesibilidad de los documentos electrónicos de archivo.

8. PRINCIPIOS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
DIGITAL.
PLANEACIÓN
IDENTIFICACIÓN
ACCESIBILIDAD
AUTENTICIDAD
LEGALIDAD
INNOVACIÓN
RESPETO A LA PROPIEDAD INTELECTUAL
SOSTENIBILIDAD
Imagen tomada de: http://julexyalcivar.blogspot.com/2018/01/p-
reservacion-y-conservacion-de.html

9. POLITICAS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL.
Son características de las políticas de la preservación y conservación digital, las
siguientes:
Capacidad de
almacenamien
to
Condiciones
funcionales
Condiciones
ambientales
Unidades de
conservación
Mantenimient
o
Condiciones
de seguridad

10. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALES.
ESTRATEGIAS A
CORTO PLAZO
• Conservar el
entorno
tecnológico.
• Conversión.
• Renovación del
soporte.
ESTRATEGIAS
A MEDIO
PLAZO
• Migración.
• Emulación.
ESTRATEGIAS
ALTERNATIVAS
• Impresión a
papel.
• Sistema
hibrido entre
digitalización
y
microfilmación
• Conservación
de los
contenidos de
la red.

11. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN PRIMARIAS.
Las siguientes son necesarias para asegurar que los componentes de los documentos
de archivo existirán durante todo el tiempo de preservación a largo plazo sean
aplicadas. Son estrategias de conservación primarias:
Actualización
Migración
Emulación
Museo
Tecnológico
Replicación
Analogización
Arqueología
digital
Encapsulado
Estandarizaci
ón

12. ACCIONES DE PRESERVACIÓN DIGITAL
Fuente: Construcción propia

13. CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITAL A MEDIANO Y LARGO PLAZO
REQUISITOS
• Legales
• Documentales
• Tecnológicos
Creación de
contenido
• Calidad, especificaciones técnicas, masters confiables, gestión de
metadatos, etc.
Integridad de
contenido
• Documentar estrategias, procedimientos técnicos, identificadores,
metadatos, reportes de control y verificación, etc.
Mantenimiento de
contenido
• Infraestructura tecnológica, humana, gestión de almacenamientos,
software integral, automatizar estrategias de preservación, planes de
prevención de desastres digitales, etc.
Pinterest. [Ilustración]. Recuperado de:
https://co.pinterest.com/pin/566468459
350491114/
Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y
largo plazo. XXVIII Seminario – Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la
Nación – AGN.

14. LA DIGITALIZACIÓN
Consiste en
La difusión de
documentos digitales
La preservación de
documentos digitales
Creando Para
La necesidad de anticipar,
prevenir, detener retardar un
documento (texto, sonido, imagen
y video).
Facilitar las nuevas
formas de acceso y
uso de la información.
¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN?
Fuente: Construcción propia

15. RAZONES POR LAS QUE SE DIGITALIZAN LOS CONTENIDOS
Se incrementa el acceso a los
documentos
Preservar los documentos
Disminuir la manipulación y el
uso de materiales originales
Facilitar nuevas formas de
acceso y uso de la información
Unayta. Digitalización de documentos: Qué
es y beneficios para tu empresa.
[Ilustración]. Recuperado de:
https://unayta.es/digitalizacion-de-
documentos/
Fuente: Construcción propia

16. PREMISAS BÁSICAS DEL PROCESO A LA HORA DE DIGITALIZAR

17. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL
Información
digital frágil.
La obsolescencia
de equipos y
medios de
comunicación
Dependencia
de la
tecnología
Falta de
soporte para
formatos
informáticos
más antiguos
Errores
humanos y los
programas
informáticos
Mantenimientos
costosos.
Volumen grande
de información.
El contenido y
el soporte se
separan.
Fuente: Construcción propia

18. AMENAZAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL
Medio
ambiente
Condiciones
de
temperatura y
humedad
relativa
Desastres
naturales
Hombre Obsolescencia
tecnológica
Fuente: Construcción propia

19. LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SE CARACTERIZA COMO LA PRESERVACIÓN EN:
Confidencialidad
Integridad
Disponibilidad
Alvarado, C. (2022). Sistema de gestión de seguridad de la
información: qué es y sus etapas. . [Ilustración].
Recuperado de: https://gestion.pensemos.com/sistema-de-
gestion-de-seguridad-de-la-informacion-que-es-etapas
Fuente: Construcción propia

20. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN POLÍTICAS DE SEGURIDAD
• Autenticidad
Gerencie.com. (2020). Procedimientos y técnicas de auditoría. [Ilustración].
Recuperado de: https://www.gerencie.com/procedimientos-y-tecnicas-de-
auditoria.html
• Protección a la duplicación
Parres, Y.(2019). Archivos duplicados. [Ilustración]. Recuperado de:
https://blog.dataprius.com/index.php/2019/12/05/archivos-duplicados-causa-
de-errores-y-perdidas-de-tiempo-en-la-empresa/
• Legalidad
Cuinformatic. (2012). Informática criminológica. [Ilustración]. Recuperado
de: https://criminformatic.wordpress.com/2012/04/23/falsificacion-de-
documentos/
• Posibilidad de auditoria
Amargeitor, L. (2018). La posibilidad de ser yo. [Ilustración]. Recuperado de:
https://www.revistamoi.com/columnas/la-posibilidad-de-ser-yo/
• No repudio
Pastor, I. Seguridad informática. [Ilustración]. Recuperado de:
https://sites.google.com/site/seguridadinformaticaisidro/1-conceptos-basicos-de-
seguridad-infomatica/1-1-cidan/no-repudio
• Confiabilidad de la información
Mejía, A. Indicadores para determinar la confiabilidad de un sitio web y un
artículo académico. [Ilustración]. Recuperado de:
https://adywhisper.com/indicadores-para-determinar-la-confiabilidad-de-un-sitio-
web-y-un-articulo-academico/

21. PATRIMONIO DIGITAL
Fuente: Construcción propia

22. CONCLUSIONES
• El patrimonio documental refleja la diversidad de los idiomas, los pueblos y las culturas.
Es el espejo del mundo y de su memoria”, por eso es importante su correcta
preservación.
• Los documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos
seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.
• Los factores del deterioro del material documental pueden ser intrínsecos, extrínsecos,
factores inducidos por el hombre o factores catastróficos.
• Hay que hablar del uso y la manipulación de los fondos, pues no siempre se hace de una
forma responsable y cuidadosa; y por último están los actos violentos o robos para el
provecho económico o para la satisfacción de coleccionistas.
• Los documentos digitales permite la sustracción de datos personales para usos
malintencionados. Fugas de información, extracción o pérdida de información valiosa y/o
privada.

23. BIBLIOGRAFÍA
• Imagen tomada de: https://www.odilo.es/conservacion-patrimonio-digital-archivos/
• Imagen tomada de: https://www.mipatente.com/por-que-es-importante-la-preservacion-digital-del-conocimiento/
• Imagen tomada de: http://julexyalcivar.blogspot.com/2018/01/p-reservacion-y-conservacion-de.html
• Pinterest. [Ilustración]. Recuperado de: https://co.pinterest.com/pin/566468459350491114/
• Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo. XXVIII Seminario – Sistema
Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación – AGN.
• Unayta. Digitalización de documentos: Qué es y beneficios para tu empresa. [Ilustración]. Recuperado de:
https://unayta.es/digitalizacion-de-documentos/
• Alvarado, C. (2022). Sistema de gestión de seguridad de la información: qué es y sus etapas. . [Ilustración]. Recuperado de:
https://gestion.pensemos.com/sistema-de-gestion-de-seguridad-de-la-informacion-que-es-etapas
• Gerencie.com. (2020). Procedimientos y técnicas de auditoría. [Ilustración]. Recuperado de:
https://www.gerencie.com/procedimientos-y-tecnicas-de-auditoria.html
• Parres, Y.(2019). Archivos duplicados. [Ilustración]. Recuperado de: https://blog.dataprius.com/index.php/2019/12/05/archivos-
duplicados-causa-de-errores-y-perdidas-de-tiempo-en-la-empresa/
• Cuinformatic. (2012). Informática criminológica. [Ilustración]. Recuperado de:
https://criminformatic.wordpress.com/2012/04/23/falsificacion-de-documentos/
• Amargeitor, L. (2018). La posibilidad de ser yo. [Ilustración]. Recuperado de: https://www.revistamoi.com/columnas/la-
posibilidad-de-ser-yo/
• Pastor, I. Seguridad informática. [Ilustración]. Recuperado de: https://sites.google.com/site/seguridadinformaticaisidro/1-
conceptos-basicos-de-seguridad-infomatica/1-1-cidan/no-repudio
• Mejía, A. Indicadores para determinar la confiabilidad de un sitio web y un artículo académico. [Ilustración]. Recuperado de:
https://adywhisper.com/indicadores-para-determinar-la-confiabilidad-de-un-sitio-web-y-un-articulo-academico/