El documento describe las herramientas de análisis en Excel como consolidar tablas, crear tablas dinámicas y usar la herramienta Buscar Objetivo. Consolidar permite integrar datos de varias hojas usando funciones como suma. Las tablas dinámicas resumen datos atendiendo criterios de agrupación. Buscar Objetivo calcula el valor necesario en una celda para lograr un objetivo en otra celda considerando fórmulas.

1. TABLAS DINÁMICAS CONSOLIDAR BUSCAR OBJETIVO CAMILLETTI, Alicia Edith

2. EXCEL: ANÁLISIS Excel dispone de diversos comandos y herramientas que permiten obtener más información de una planilla de la que hemos vertido en ella. Entre estas Herramientas de Análisis podemos citar: C o n s o l i d a r Tablas Dinámicas Buscar Objetivos

3. CONSOLIDAR Esta herramienta nos permite integrar varias tablas de valores que se encuentren en una misma hoja o en diferentes hojas de un libro, resumiéndolas en una sola mediante alguna operación (suma, cuenta, promedio, máximo, mínimo, desviación estándar, varianza, etc.) que se indicó. MODO La consolidación se puede realizar de tres modos: Referencias 3D (referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro): utilizadas cuando las hojas de donde se toman los datos tienen diferentes diseños y rótulos, o cuando se desea personalizar la fórmula. Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

4. CONSOLIDAR Por posición : utilizadas cuando las hojas están igualmente organizadas y presentan el mismo diseño. Por categorías : utilizadas cuando las hojas tienen los mismos rótulos pero no guardan la misma posición. En ambos casos podemos configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podremos modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación.

5. CONSOLIDAR Hoja SUC 1 Hoja SUC 2 Hoja SUC 3 Hoja SUC 4 Consolidar por Posición

6. CONSOLIDAR Hoja ANUAL Nos ubicamos en la hoja donde deseamos consolidar los gastos totales. Seleccionamos la celda superior izquierda en el área de destino de los datos de consolidación: en este ejemplo la celda B4 de la Hoja ANUAL. En el Menú Datos , elegimos la opción Consolidar .

7. CONSOLIDAR En el cuadro Función , seleccionamos la función que utilizaremos para la consolidación. En este caso empleamos Suma . En el cuadro Referencia , introducimos el rango de los datos de origen que deseamos consolidar. En el ejemplo son los datos de la hoja SUC1, es decir B4:C13

8. CONSOLIDAR Presionamos el botón Agregar . Repetimos el paso anterior para cada hoja que deseamos consolidar. Al seleccionar la hoja SUC2, automáticamente aparecerá seleccionado el rango de datos a consolidar: esto se debe a que los datos tienen la misma posición. Agregamos los datos de las cuatro sucursales.

9. CONSOLIDAR Debido a que únicamente elegimos los datos sin los encabezados o rótulos, en Usar Rótulos En no seleccionamos nada Si deseamos actualizar automáticamente la tabla de consolidación cuando haya cambios en los datos de origen, debemos pulsar sobre la casilla Crear Vínculos con los Datos de Origen . Una vez que se han creado los vínculos, no pueden agregarse nuevas áreas de origen ni cambiarse las que se han incluido en la consolidación. Para terminar pulsamos en Aceptar .

10. CONSOLIDAR Si deseamos conocer los datos que originaron estos resultados: Para expandir toda la tabla. oprimimos el botón 2 que se encuentra a la izquierda del rótulo de las columnas . Para comprimirla presionamos el botón 1 . Para expandir una línea, oprimimos el botón + . Para comprimir una línea, presionamos el botón - .

11. CONSOLIDAR Para realizar una consolidación por categoría, se incorporarán los siguientes datos: Hoja SUC 1 Hoja SUC 2 Hoja ANUAL Hoja SUC 3

12. TABLAS DINÁMICAS Consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque es interactiva, es decir nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos de origen, etc. Sin embargo, si cambiamos un dato en la lista original, ese cambio no se refleja automáticamente en ella.

13. TABLAS DINÁMICAS Vamos a examinar los datos referidos a los gastos de Oficina de nuestras sucursales. Nuestra nueva base de datos contiene el concepto, la Sucursal, el semestre y el importe destinado a tal fin. Para acceder al asistente accedemos al Menú Datos y seleccionamos la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos.

14. TABLAS DINÁMICAS Se abre el Primer Paso del Asistente para tablas y gráficos dinámicos , donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.

15. TABLAS DINÁMICAS En el Segundo Paso seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica. Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras (tanto de filas como columnas).

16. TABLAS DINÁMICAS En el Tercer y último Paso debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Si pulsamos sobre el botón Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

17. TABLAS DINÁMICAS En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda.

18. TABLAS DINÁMICAS Volvemos al paso 4 del Asistente y pulsamos Finalizar . Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. Arrastramos los campos hasta la ubicación deseada (a Semestre NO ). Y presionamos el botón Aceptar.

19. TABLAS DINÁMICAS Si arrastrásemos a la zona de filas el campo SEMESTRE, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

20. TABLAS DINÁMICAS Si necesitamos actualizar los datos de nuestra Tabla Dinámica debemos recurrir a la opción ACTUALIZAR DATOS !

21. BUSCAR OBJETIVO Es una herramienta que de forma simple y efectiva consigue que obtengamos el valor deseado en una celda cambiando para ello el valor de otra celda. Su potencialidad radica en que entre la celda objetivo y la que se ha de cambiar pueden existir un gran número de celdas relacionadas, que también verán alterado su valor para conseguir el resultado deseado. Se le suele llamar Análisis de Sensibilidad en reversa

22. BUSCAR OBJETIVO Desplegamos el Menú Herramientas y seleccionamos la opción Buscar Objetivo , apareciendo una única ventana en la que hemos de indicar la celda objetivo, el valor que deseamos obtener en ella y la celda que deseamos que varíe su valor para conseguirlo.

23. BUSCAR OBJETIVO Aplicaremos la Herramienta Buscar Objetivo en la Base de Datos con los gastos anuales de la Sucursal San Rafael.

24. BUSCAR OBJETIVO Nos interesa conocer el monto que deberíamos haber gastado en el concepto de ELECTRÓNICOS a fin de que el gasto del año 2005 sea de $ 70.000,00 En Definir Celda especificamos la celda que contiene la fórmula. En Con el Valor introducimos, manualmente, el valor al que queremos llegar En Para Cambiar la Celda debemos poner la celda de la variable que queremos despejar (calcular). Para finalizar presionamos Aceptar.

25. BUSCAR OBJETIVO Valor inicial de ELECTRÓNICOS Valor final de ELECTRÓNICOS Valor Total inicial del AÑO 2005 Valor Total final del AÑO 2005