La gestión ágil de presupuestos resulta fundamental a la hora de enfocar procesos de cambio y transformación hacia organizaciones más ágiles.

1. Construyendo presupuestos
de manera ágil

2. Israel Alcázar
Consultor Organizacional
Co-Fundador de Thinking With You
X: ialcazar
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/ialcazar/
Instagram: israelalcazar

3. Hablemos de un tema poco
tratado en general pero de
vital importancia para
cualquier organización.

4. Gestión financiera
“Es la respiración que nos permite seguir viviendo” – Koldo Saratxaga

5. Gestión financiera
Sin embargo:
● Se convierten en una carga.
● Limitación de la capacidad de
adaptación y flexibilidad.

6. Problemas que nos
encontramos

7. Problemas que nos encontramos
● Ciclos largos de planificación (1 año)
● Enfoque rígido cuando el mundo es cambiante. Cambios con mucha
fricción al no estar planificados.
● Falta de participación activa de interesados.
● Transparencia y colaboración limitadas.
● Falta de efectividad en la gestión:
○ Áreas que se gastan el dinero si necesidad.
○ Áreas que no pueden ejecutar por falta de presupuestos.

8. Gestión ágil de los presupuestos
Máxima: Los presupuestos deben ser considerados como una herramienta
para la toma de decisiones en lugar de una limitación.

9. Algunas claves para su
correcta implementación

10. Claves del enfoque hacia presupuestos ágiles
● Centrados en la flexibilidad y capacidad de adaptación.
● Ciclos de planificación cortos (3 meses)
● Tope de gasto revisable.
● Basados en la colaboración y la transparencia entre finanzas y proyectos.
○ Participación activa de los interesados.
○ Mayor comprensión de los costos.
○ Toma de decisiones más informada.

11. Necesidades que surgen

12. Qué necesitamos
● Propósito claro y adaptado: Fit for purpose
● Buena estrategia
● Orientación a Flujos de valor.
● Objetivos y resultados clave que articulen la estrategia a través de los
flujos de valor.
● Presupuestos alineados con la estrategia que permitan la consecución
de los objetivos alimentando los flujos de valor.

13. Propósito claro y adaptado: Fit for purpose

14. Orientación a propósito claro y adaptado
¿Cuál eligen?

15. Buena estrategia

16. Buena estrategia
1Diagnóstico de
la situación
Clasificar la situación,
mapear el territorio,
identificar aspectos
clave
Aproximación general
para solventar
obstáculos
2Política o
principios guía
Llevar a cabo la
aproximación
previamente definida
3Acciones
coherente

17. …
Horizonte 3
• ¿Cómo
innovo/cambio afuera
de mi sector?
Horizonte 2
• ¿Cómo atraigo a
nuevos clientes?
Horizonte 1
• ¿Cómo mantengo a
mis actuales clientes?
Horizonte 0
• ¿Qué tengo que dejar
de hacer?
0%
60%
30%
10%
17
Horizontes organizacionales

18. Orientación a flujos de valor
● Un flujo de valor está
compuesto por todas las
actividades y procesos
necesarios para conseguir
generar valor a los clientes,
usuarios y resto de
interesados en una
organización.
● Invertir en flujos de valor,
no en proyectos.

19. Orientación a flujos de valor: Beneficios
● Visión más a largo plazo. Visión sistémica
● Ser más efectivos en la toma de decisiones.

20. Objetivos y Resultados Clave
Estrella polar:
métrica
principal
Objetivos y
resultados
clave
Presupuestos que
permitan la
consecución de
objetivos

21. Ejemplo 1: Empresa grande

22. …
Horizonte 3
• ¿Cómo
innovo/cambio afuera
de mi sector?
Horizonte 2
• ¿Cómo atraigo a
nuevos clientes?
Horizonte 1
• ¿Cómo mantengo a
mis actuales clientes?
Horizonte 0
• ¿Qué tengo que dejar
de hacer?
Se identifica los
porcentajes que se
van a destinar para
cada horizonte
0%
60%
30%
10%
22
10%
H3
30%
H2
60%
H1
Veamos un ejemplo: empresa grande

23. Asignación a la capacidad - Nivel Portafolio
División del presupuestos dentro de cada Iniciativa
Iniciativa #1
…
Iniciativa #3
Se identifica los
porcentajes que se
van a destinar para
cada Iniciativa
dentro del
horizonte
Iniciativa #2
Iniciativa #4
Iniciativa #5
Iniciativa #7
Iniciativa #6
20%
Iniciativa
2
20%
Iniciativa 3
60%
Iniciativa
1
23
Veamos un ejemplo: empresa grande

24. Tareas
Mantenimiento
Tareas
Mantenimiento
Tareas Tareas Tareas
habilitadoras
Tareas
habilitadoras
(Portafolio)
(Programa)
Operacional
Iniciativa #1
Proyectos
Acciones
habilitadoras
Estratégico
Táctico
(Equipos)
…
20%
Acciones
habilitadora
30%
Mantenimiento
50%
Proyecto
Se identifica los
porcentajes que se
van a destinar para
cada ítems dentro
de la Iniciativa
Manteni-
miento
24
Veamos un ejemplo: empresa grande

25. Se asigna las
actividades de la
iniciativa al flujo de
valor operacional de
la compañía
Veamos un ejemplo: empresa grande
Proyectos
Acciones
habilitadoras
Manteni-
miento

26. Iniciativa
Se identifica los
porcentajes que se
van a destinar a los
proyectos y su
colchón
Trimestre
Proyecto Proyecto
Adicional
Proyecto
20%
Colchón
de
proyecto
80%
proyecto
Veamos un ejemplo: empresa grande
Revisión del tope de
gasto

27. Ejemplo 2: Empresa
pequeña

28. Veamos un ejemplo: empresa pequeña

29. Veamos un ejemplo: empresa pequeña

30. Veamos un ejemplo: empresa pequeña

31. En resumen:

32. Algunas herramientas

33. Priorización
Lean Value Tree Opportunity Solution Tree

34. Ágil vs Tradicional

35. Comparativa

36. Conclusiones

37. Conclusiones
● Transformación completa en el que las empresas transforman sus finanzas.
● Gestión basada responsabilidad, confianza y transparencia.
● Fomenta la gestión descentralizada.
● Abandonar el paradigma tradicional de control y cambiarlo por el
empoderamiento de las personas.
● Beneficios de mayor adaptación a los cambios y flexibilidad.

38. Tengamos un OKR
Objetivo: Implementar un proceso de presupuestación ágil para mejorar la
eficiencia y la adaptabilidad de los presupuestos.
Resultados Clave:
● Realizar una capacitación sobre la metodología ágil de presupuestación para el equipo financiero y
de proyecto antes de finalizar el primer trimestre.
● Implementar ciclos de presupuestación trimestrales para todas las áreas de la empresa a partir del
segundo trimestre.
● Recopilar y analizar retroalimentación sobre el proceso de presupuestación ágil para realizar
mejoras continuas y ajustes en el proceso de presupuestación a finales del tercer trimestre.
● Lograr una reducción del 10% en los costos de administración del proceso de presupuestación a
final de año.

39. Recursos para seguir
• Beyond Budgeting: Enabling business agility
• Los 3 horizontes de McKinsey
• Lean Budgeting y Lean Portfolio Management de SAFe
• Identifying Solutions with The Opportunity Tree
• Edge: Value-driven digital transformation

40. Preguntas

41. Israel Alcázar
Consultor Organizacional
Co-Fundador de Thinking With You
Twitter: ialcazar
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/ialcazar/
Instagram: israelalcazar