Este documento presenta un proyecto de sistema de información para la empresa Convenze, dedicada a la organización de eventos. Describe a los integrantes del proyecto, la estructura organizacional de la empresa, sus procesos y proveedores. El objetivo del sistema es automatizar los procesos de la empresa y generar información oportuna para la toma de decisiones.

1. PROYECTO: CONVERZE INTEGRANTES: HUERTA OLEA CELINA SALINAS CONTRERAS NORMA SANTOS GAONA GÓMEZ JOSE ENRIQUE GUTIÉRREZ GUERRERO DANTE MEZA ZÁRATE CLAUDIA PÉREZ ALTAMIRANO ROSALBA 26.abril.’08 PROFA. ANTONIETA MARTÍNEZ VELASCO UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC MÓDULO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2. ¿QUIÉNES SOMOS?

3. DANTE GUTIÉRREZ GUERRERO Licenciado en Gestión de Negocios, Universidad del Tepeyac Jefe de Desarrollo

4. CELINA HUERTA OLEA Licenciada en Contaduría Pública Universidad del Tepeyac Gerente de Auditoría

5. NORMA SALINAS CONTRERAS Licenciada en Administración, UNAM Analista Titulado

6. CLAUDIA MEZA ZÁRATE Licenciada en Relaciones Comerciales, I.P.N. Gerente de Cadenas

7. ROSALBA PÉREZ ALTAMIRANO Licenciada en Gestión de Negocios, Universidad del Tepeyac Supervisor Operativo

8. ENRIQUE SANTOS-GAONA GÓMEZ Licenciado en Administración, Universidad La Salle Analista Administrativo

9. PROYECTO SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA CONVENZE GIRO: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CONVENCIONES Convenze A.C

10. ORGANIRAMA DIRECCIÓN GENERAL Dante Gutiérrez GERENTE DE FINANZAS Celina Huerta GERENTE DE SISTEMAS Enrique Santos GERENTE DE FACTOR HUMANO Norma Salinas GERENTE DE OPERACIONES Rosalba Pérez GERENTE DE COMERCIALIZACIÓN Y SERVICIOS Claudia Meza INVESTIGACIÓN DE MERCADOS CANALES DE ATENCIÓN CONGRESOS Y CONVENCIONES SELECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CAPACITACIÓN CONTABILIDAD CUENTAS POR PAGAR CUENTAS POR COBRAR SOCIALES Y PRESENTACIONES EXPOS Y ASAMBLEAS CAPACITACION NEGOCIACIÓN

11. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL MISIÓN Ser una empresa de promoción y coordinación de cualquier tipo de evento empresarial en México.

12. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL VISIÓN Ser una empresa líder nacional en la organización de eventos empresariales.

13. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL Honestidad Profesionalismo VALORES Confianza Responsabilidad Ètica Calidad Alegría Bien común

14. SERVICIOS QUE SE OFRECEN Organización de conferencias. Organización de seminarios. Organización de cursos de capacitación. Organización congresos. Organización de juntas y asambleas de accionistas. Organización de convenciones. Organización de Eventos sociales. Organización de presentación de nuevos productos y/o servicios.

15. PROCESOS DE SUMINISTRO Subprocesos : Selección de proveedores. Creación de cartera de proveedores. Propuestas de proveedores para su presentación de ventas. Establecimiento de convenios con: Hoteles, restaurantes y centros de convenciones Transportes. Líneas aéreas de bajo costo (2). Líneas de transportes terrestres (2). Renta de autos (2). Servicios de taxis ejecutivos. Agencias de servicio de edecanes. Contratación de ponentes y expositores. Contratación de facilitadotes, presentadores y moderadores. Contratación de entretenimiento y espectáculos.2 NEGOCIACIÓN

16. PROCESOS DE SUMINISTRO Subprocesos: Cartera de prospectos. Formación de grupos de trabajo por región. Capacitación. Contacto con cliente. Presentación. Seguimiento. Venta (cierre). Canales de atención a: Banqueros Empresas Gobierno COMERCIALIZACIÓN

17. Estructura Comportamiento GENERALIDADES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Oportunidad Cantidad Relevancia Actividades que realiza: Entradas Procesos Almacenamiento Salidas

18. ASPECTOS GENERALES PEQUEÑA EMPRESA UBICACIÓN: LINDAVISTA http://www.convenze.blogspot.com/ [email_address] SOCIOS: 6 NÚMERO DE EMPLEADOS: 50 CAPITAL SOCIAL: 1’000,000 mxn

19. PROCESOS DE SUMINISTRO Selección. Capacitación. Administración de personal. Subprocesos: Reclutamiento. Selección. Creación de perfiles de puesto. Capacitación. Seguimiento de desempeño. Plan de carrera. FACTOR HUMANO

20. DIAGRAMA DE FLUJO DE FACTOR HUMANO CAPACITACIÓN

21. DIAGRAMA DE FLUJO DE FACTOR HUMANO SELECCIÓN DE PERSONAL

22. PROCESOS DE SUMINISTRO Contabilidad. Cuentas por pagar. Cuentas por cobrar. Subprocesos: Activos. Costos. Tesorería y Bancos. Cuentas por cobrar (crédito). Cuentas por pagar. Generación de Estados Financieros. FINANZAS

23. DIAGRAMA DE FLUJO DE FINANZAS

24. PROCESOS DE SUMINISTRO Congresos y convenciones (juntas de trabajo, congresos). Sociales y presentaciones (espectáculos y eventos sociales). Expos y Asambleas (convenciones de clientes y proveedores, mkt, expos). Capacitación. Subprocesos: Planeación de logística. Ejecución de logística. Seguimiento. Desarrollo del evento. Atención personalizada. Servicio en sitio del cliente. Encuesta de satisfacción al cliente. OPERACIONES

25. DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES

26. DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES LOGÍSTICA DE EVENTOS

27. DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES PROVEEDORES

28. PROVEEDORES DE SERVICIO DISTRITO FEDERAL Four Seasons México. Camino Real México Royal Pedregal Hotel Nikko México. Sol Meliá Reforma Sheraton Centro Histórico Crowne Plaza Hotel de México Hotel Paraiso Radisson Holiday Inn Toreo Satélite Camino Real Aeropuerto Royal Zona Rosa. HOTELES ACAPULCO Camino Real Acapulco Diamante Crowne Plaza Hyatt Regency Emporio Fiesta Americana Condesa Hotel Calinda Beach Fairmont Pierre Marqués Presidente c CANCÚN Fiesta Americana Grand Coral Beach Hyatt Cancún Caribe Resort. Cancún Palace Melia Cancún Westin Regina Resort Presidente Inter Continental Cancún Sheraton Cancún Resort Westin Resort & Spa Cancún Hyatt Regency Cancún. Barceló Costa Cancún Best Western Cancún Clipper Club Blue Bay Getaway

29. PROVEEDORES DE SERVICIO AUTOS

30. PROVEEDORES DE SERVICIO CONFERENCISTAS Francisco Yánez Trujillo Edgard A. Rodríguez Denisse Dresser. Jorge Rivero Dr. Camilo Cruz José Luis Marín Sr. Adolfo García Carlitos Páez Ing. Carlos Vizcaíno Hèctor Aguilar Camin Carmen Aristegui Enrique Borja Sergio Sarmiento

31. PROVEEDORES DE SERVICIO CARTERA DE CLIENTES

32. Integrar una base de datos con la información de proveedores que sean considerados confiable para la organización. OBJETIVOS DEL SISTEMA 2. Automatizar los procesos realizados por las diferentes áreas de la org. 3. Realizar las interfases de los módulos para la obtención de información veraz y oportuna

33. INTEGRACION DEL SISTEMA Información clientes Realización de eventos financiero Logistica de eventos personal Promoción y venta de servicios Negociación con proveedores

35. SISTEMA QUE TENGA: REQUERIMIENTOS Programación y control de flujo de efectivo Registros de los eventos en número y porcentaje: mensuales, semestrales y anuales Control presupuestal por área Registros de Facturación Registros de clientes Registros de proveedores

36. SISTEMA PRESENTADO AL CLIENTE COTIZACIÓN Convenze A.C

37. SISTEMA PRESENTADO AL CLIENTE Convenze A.C

38. SISTEMA PRESENTADO AL CLIENTE Convenze A.C

39. PROYECTO DE ENTREVISTA NIVEL OPERATIVO Describa el objetivo de la organización. Describa el objetivo de su departamento. ¿Que indicadores reporta y con que periodicidad (diario, semanal, mensual, bimestral, etcétera) 4.¿Qué información proporciona y cómo la presenta a su jefe inmediato? 5.¿Qué recursos utiliza para determinar la información? 6.¿Qué necesita para ejecutar sus funciones y presentar la información con mayor agilidad? 7.¿Qué necesidades de información tiene de otros departamentos? 8.¿Qué información proporciona a otros departamentos? 9.¿Actualmente de donde obtiene la información que se requiere? 10.Le sería de utilidad contar con una herramienta accesible para la generación y consulta de información, ¿por, qué?

40. PROYECTO DE ENTREVISTA NIVEL DIRECTIVO / GERENCIAL ¿Cual es el objetivo estratégico de la organización? ¿Cuales son los indicadores de su proceso? ¿Cuál es el objetivo u/objetivos de sus departamento? ¿Cómo se alinea su departamento al objetivo de la organización? ¿Qué necesidades de información tiene de otros departamentos? ¿Qué información proporciona a otros departamentos? Actualmente de donde obtiene la información que requiere. ¿En cuanto tiempo la información llega procesada para la toma de decisiones? ¿Como se procesa la información de la operación diaria? ¿Qué recursos requiere para el proceso de la información? ¿Qué necesita hacer el sistema de información para ayudar a controlar su proceso? Competencias del personal para el uso del sistema. ¿Qué nivel de seguridad requiere para el uso de cada Departamento? ¿Cómo el sistema de información te puede ayudar a visualizar áreas de oportunidad en la organización?