¿A qué se asemeja la compra de un ERP? Mucho se escribe sobre la compra de un Enterprise Resource Planning o sistema de Planeamiento de Gestión Empresarial. Hay quienes dicen que se parece a la compra de una casa, otros a la de un auto. Incluso hay quienes piensan que no se trata de una compra y que incorporar un ERP en la empresa es comparable a un proyecto de ingeniería civil, como puede ser la construcción de una planta industrial.

1. Cuánto invertir.
Comparando proyectos
¿A qué se asemeja la compra de un ERP? Mucho se escribe sobre la compra de un
Enterprise Resource Planning o sistema de Planeamiento de Gestión Empresarial. Hay
quienes dicen que se parece a la compra de una casa, otros a la de un auto. Incluso hay
quienes piensan que no se trata de una compra y que incorporar un ERP en la empresa
es comparable a un proyecto de ingeniería civil, como puede ser la construcción de
una planta industrial.
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2. Aunque la discusión sobre las similitudes es interesante para entender mejor de
qué se trata un proyecto de implementación de software empresarial (​ERP​), en
este artículo escribiremos sobre un aspecto importante como lo es el costo.
Cuando las empresas están por contratar un ​ERP​, emplean una buena cantidad
de tiempo “regateando” el precio de licencias, pero no prestan atención a otros
costos tales como mantenimiento, soporte, implementación, actualizaciones y el
costo de las personas de la organización que estarán involucradas en el
proyecto.
Veamos los siguientes ejemplos para tener una idea de la incidencia de cada
rubro en el total del proyecto.
Caso 1
La empresa que se describe en este caso fabrica maquinaria liviana para el hogar.
La compañía no tiene una estructura de ventas directa sino que sus productos
llegan al público por medio de 150 distribuidores.
El proceso de decisiones de la firma se encuentra concentrado en la dirección,
siendo una típica situación de una empresa PYME de 5 empleados. Al momento
de evaluar soluciones para su negocio el cuadro de composición de costos quedó
formado de la siguiente manera:
Conceptos Incidencia en el costo total del
proyecto
Licencias de usuarios concurrentes (5) 13,61%
Implementación del ERP 54,42%
Hardware 16,33%
Customizaciones 2,03%
Mantenimiento por 5 años 13,61%
La compañía prevé invertir el 1,75% de su facturación en el proyecto, Sin
embargo, al considerar todos los ítems enumerados en la tabla anterior, la
incidencia del proyecto en base al ingreso anual fue:
- Con mantenimiento a 1 año: 11,29%
- Con mantenimiento a 5 años: 12,67%
A nuestro criterio es una inversión muy elevada para una empresa de esta
envergadura.
Caso 2
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3. Se trata de un centro médico que realiza estudios complejos mediante
aparatología médica. Sus principales clientes son sistemas de medicina prepaga y
pacientes particulares. Si bien tiene implementado un software desarrollado a
medida, la complejidad para elaborar reportes y la necesidad de contar con una
base de datos unificada para asociar pacientes con estudios, obligan al centro
médico a buscar una solución.
En la empresa trabajan 20 empleados de los cuales 15 serán usuarios del nuevo
sistema. Aunque la inversión prevista en la compra e implementación del ​ERP
fue del 3% sobre la facturación anual de la empresa, la cotización del proyecto
que mejor satisfacía los requerimientos de la compañía representó el 2,33%.
Conceptos Incidencia en el costo total
del proyecto
Licencias de software 18,77%
Implementación 37,42%
Hardware 20,40%
Capacitación 6,51%
Mantenimiento a 5 años 16,90%
Si bien la inversión prevista para este proyecto es compatible con el giro del
negocio, creemos que habrá algunos costos no previstos que pueden aumentar
la incidencia de la inversión en la facturación de la firma.
Caso 3
La compañía que protagonizó este caso pertenece a la industria metal mecánica.
Vende su producción a través de distribuidores que, generalmente, son cadenas
de retail. Cuenta con 30 empleados de los cuáles se prevé que 11 serán usuarios
del sistema.
Esta firma no tiene un ​ERP​, siendo sus sistema de gestión las planillas de cálculo
y herramientas similares.
La empresa fijó como premisa que el proyecto de ​ERP no podía exceder el 2% de
las ventas anuales.
Conceptos Incidencia en el costo total
del proyecto
Licencias de software 17,23%
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4. Licencias de soft. de infraestructura 12,43%
Implementación 19,63%
Hardware 11,96%
Mantenimiento a 5 años 38,75%
Creemos que este proyecto está sobredimensionado en cuanto a la
implementación. El proveedor presentó un presupuesto de horas/ hombre que
pueden resultar escasas.
Caso 4
Los servicios personales son una clase de negocios que requieren la cercanía del
prestador y un alto nivel de individualización.
La empresa que se cita en este caso brinda sus servicios a través de 80
franquicias. Las franquicias son una excelente forma de desarrollar una empresa
con aporte de capital de los franquiciados. Se trata de una red compleja en la que
hay 80 propietarios que están asociados con el creador del negocio. Se deduce
que, para una administración y control eficiente, los franquiciados deben
administrar, facturar, cobrar y contabilizar las operaciones de la misma forma.
Así mismo, para que el servicio de la marca sea global y sin fisuras, los
franquiciados deben compartir una base de clientes y operaciones tal que si un
cliente recibe el servicio en la localidad A pueda seguir utilizándolo en la
localidad B. Todo esto sin resignar la confidencialidad que cada franquiciado
quiere mantener.
Conceptos Incidencia en el costo total del proyecto
Licencias de software 25,12%
Implementación 45,47%
Capacitación 4,29%
Mantenimiento a 5 años 25,12%
Si se considera que se debe implementar el sistema en 80 lugares diferentes, es
lógico que la incidencia de la implementación sea mayor a la registrada en otros
casos. El lector podrá pensar que, si se tiene en cuenta el estado de arte de la
tecnología, la implementación debería ser más sencilla y, por lo tanto, tener
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5. menor influencia en el costo total. Es un pensamiento acertado si no se conoce
un dato adicional: para que el impacto económico del proyecto sea menor en los
franquiciados, está contemplada la reutilización del hardware que cada uno
tiene. El 80% no deberá cambiar el equipamiento en uso.
Para leer otros casos recomendamos leer ​“Métricas claves para estimar la
inversión en proyectos de software empresarial”
Resumen
En este artículo hemos analizado diferentes tipos de proyectos reales, cada uno
con diferentes grados de complejidad. Aunque cada uno es distinto, hay
patrones que pueden ser de utilidad para quienes se encuentran en proceso de
evaluación y selección de software de gestión ERP.7
El cuadro siguiente es una síntesis de la influencia de los conceptos de un
proyecto en el costo total.
Caso 1 Caso 2 Caso 3 Caso 4
Grado de complejidad → Baja Mediana Baja Alta
Licencias de Software
aplicativo
13,61% 18,77% 17,23% 25,12%
Licencias de soft.
infraestructura
-.- -.- 12,43%
Implementación 54,42% 37,42% 19,63% 45,47%-.
-
Hardware 16,33% 20,40% 11,96% -.-
Customización 2,04% -.- -.- -.-
Mantenimiento a 5 años 13,61% 16,90% 38,75% 25,12%
Capacitación -.- 6,51% -.- 4,29
Incidencia en la facturación 12,67% 2,33% 2% 2,03%
Aunque los 4 proyectos presentados tienen elementos diferentes, hay una
característica en común: se encuentran sub dimensionados en algunos de sus
ítems.
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6. Dado que los datos corresponden al momento previo a la contratación, no es de
extrañar que haya tal sub dimensionamiento.
Con relación a la incidencia del costo del proyecto en la facturación de la
empresa, excepto el caso 1, en el que la solución propuesta supera las
necesidades de la empresa, un número más realista es considerar el 3% o más.
Una observación que hacemos en el caso 3 y que lo hemos notado en otras
cotizaciones. Puede verse que la incidencia de las licencias en el costo total es
más baja que en el resto de los casos, mientras que el servicio de mantenimiento
y soporte post venta es mucho mayor. Sabiendo que el cliente pone énfasis en la
negociación del valor de licencias, muchos vendors cotizan a menor precio el
licenciamiento y transfieren el valor a otros rubros.
División consultoría de Evaluando ERP
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