GESTION DE PROCESOS DE UNA EMPRESA (LITOGRAFIA)

1. INTRODUCCION
Los cambios que busca una organización se debe centrar en los procesos ya que se da en la
toma de conciencia de que el proceso es el problema; todas las personas son parte
importante de una gran cadena de procesos que hacen parte de la organización; todos los
procesos deben agregar valor, las normas son consecuencia de una necesidad y no las
acciones se subordinan a ellas; todas las personas en un momento son clientes y
proveedores; todas las áreas y recursos humanos que conforman la organización se deben
enfocar hacia metas fijadas; y es necesario desarrollar en el trabajo diario y en equipo.
En cualquier tipo de organización se debe tener al menos la noción su estructura, que puede
ser orgánica y/o funcional, con la que se establece la posición de los miembros y participantes
de la misma y la identificación de las actividades o tareas que le corresponden a cada
miembro que integran la organización, pero esto no es suficiente, las organizaciones deben
evolucionar, ya que no es necesaria solo la acción individual, sino de todo el conjunto de
participantes, y esto se da cuando se involucra en una acción conjunta, que incluya en el
desarrollo de un proceso determinado.
En este trabajo básicamente nos enfocaremos en describir las aspectos funcionales más
relevantes de la empresa “Litografía Dinámica” con el propósito de conocer más a fondo cuál
es su desempeño en relación con el manejo de procesos y las estrategias de mejoramiento
continuo que implementan; para ello se describen los procesos más característicos que se
llevan a cabo a lo largo de la cadena de abasteciendo; entre otros.
En conclusión, esperamos que con el presente trabajo logremos abarcar toda la atención de
los lectores y que sea de gran utilidad para su aprendizaje y para el fortalecimiento de sus
ideas y conocimientos.

2. OBJETIVOS
2.OBJETIVO GENERAL
 Estructurar y analizar de manera conjunta, el funcionamiento de la
empresa Litografía Dinámica. desde el enfoque de Gestión de
Procesos y mejoramiento continuo logrando contribuir en el aprendizaje y
formación de muchos lectores que se apasionen por el tema y que
puede ser llevado a la práctica de manera efectiva buscando alternativas
de mejora.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Suministrar información general de la organización, en relación con sus
elementos estratégicos y con la actividad económica que desarrolla en el
día a día.
 Dar a conocer de manera detallada los procesos más significativos y el
aporte de los mismas al alcance del objetivo organizacional.
 Identificar y proponer ideas de mejoramiento a los criterios ya
establecidos por la organización.

3. 3. ANTECEDENTES
Litográfica Dinámica es una empresa integral con 41 años de experiencia. Ofrecemos
productos y servicios para satisfacer las necesidades de comunicación gráfica que tú o
tu empresa requieran; Nuestro respaldo es la tecnología con calidad profesional y
humana para responder con eficiencia, responsabilidad, puntualidad y garantía.
Productos tales como: impresión digital, offset, gran formato, etc. con la más alta
calidad y a la vanguardia de la tecnología.
Contamos con gran variedad de productos ecológicos que contribuyen con el cuidado
ambiental, lo que nos hace una empresa comprometida tanto con nuestros clientes
como con la sociedad y el medio ambiente, Somos un conjunto de tecnología y
personal humano experimentado que le asesora en la decisión con de su producto
grafico más apropiado.
3.1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
3.1.1 Razón Social: Litografía
Dinámica
Nombre Comercial: Litografía
Dinámica.
3.1.2 Actividad Económica
LITOGRAFIA DINAMICA tiene por objeto social la venta, distribución,
comercialización y producción de papelería, artes gráficas, litografía, formas
continuas, tipografía y todo aquello a fin a estas actividades.
3.1.3 Elementos Estratégicos
¿Lo que hacen?
Ofrecer a sus clientes asesoría y soluciones en Comunicación Gráfica,
impulsando así su desarrollo con el mejor personal, comprometidos con la
responsabilidad social y el progreso económico del país.
¿Lo que quieren?
Para el año 2015 serán reconocidos como una empresa líder en Comunicación
Gráfica apoyados en procesos de calidad que desarrollan y producen de forma
óptima los requerimientos de sus clientes.

4. Valores Corporativos
Honestidad: Realizan el trabajo de la manera correcta, actuando con la verdad
y sin engañar a nadie.
Respeto: Comprenden y tratan a las personas con consideración y tolerancia,
por diferente que sea la manera de pensar y de sentir. Cuidan con esmero la
naturaleza y el medio ambiente que los rodea.
Compromiso: Cumplen las promesas; responden por sus actos y por lo que se
deriva de ellos.
Lealtad: Se comprometen a ser fieles con las personas y con las ideas en las
que creen, aún en circunstancias difíciles; sin cometer traición ni falsedad.
Confianza: Se ganan la credibilidad de clientes, proveedores, accionistas y
comunidad vecina por la coherencia entre sus palabras y actos.
Pasión: Dan lo mejor de ellos mismos, con la energía y el entusiasmo que los
motiva a realizar bien lo que hacen, a convivir y comunicarse mejor y a aportar
aquello que es valioso para la empresa.
Responsabilidad y Orden.

5. 4. MAPA DE PROCESOS.
El mapa de procesos inicia con los macro procesos estratégicos en el que se
encuentra la Gestión Gerencial, que es quien despliega las directrices bajo las
cuales se regirá la organización; seguido están los macro procesos claves en
los cuales están:
4.1 Gestión Comercial: Se encarga de realizar el proceso de ventas y planes
de mercadeo.
4.2 Gestión Diseño: Al comercial realizar la venta, la requisición del
cliente pasa al proceso de diseño quien se encarga de efectuar el montaje,
diagramación o diseño del trabajo solicitado.
4.3 Gestión Compras: una vez terminado el diseño y aceptado por el cliente,
se procede a la requisición de materiales. Para aquella materia prima que
no se encuentre en inventario, lo que se hace es la elección del proveedor más
adecuado y se realiza la orden de compra.
Los principales proveedores son clasificados por algunos criterios de selección
que determina la empresa y entre ellos tenemos a:
 TINTA Y TINTASS.A.: Éste nos proporciona las tintas necesarias para el
proceso de impresión.
 CENTRAL PAPELERA: Es el principal proveedor de papel.

6.  BARNIPLAST: Nos apoya en el proceso de acabados (Artes manuales).
 TERMIEXPRES: Igual que el anterior, nos apoya en acabados
específicamente de libros; colocando las pastas duras y argolladas.
 ADH: Éste proveedor también nos brinda el servicio de papel adhesivo
utilizado en su mayoría para el proceso de producción de Gran Formato, que
son trabajos a gran escala.
4.4 Gestión Producción: Al tener todos los insumos se procede a iniciar el
proceso de producción, éste está dividido en varias etapas: la primera, es
el proceso de corte para dejar el material en las medidas requeridas por el
cliente; la segunda, es el proceso de impresión y la tercera, es el proceso de
terminación el cual se hace de manera manual realizando los acabados que
requiera el trabajo (plegado, Intercalado, entre otros).
En el proceso de producción encontramos otra línea de negocio que es la de
Gran Formato, allí se realizan impresiones de gran dimensión, también abarca
instalaciones de las mismas; entre los productos realizados están: pendones,
decoración de vitrinas, rompe- tráficos, entre otros.
4.5 Gestión de Distribución: El producto listo y empacado se coloca en la
zona producto terminado y se dispone al proceso de distribución, según la ruta
de cada mensajero; uno se dirige al norte y el otro al sur de la ciudad para
entregar los productos de nuestros clientes a satisfacción; entre los principales
que tenemos están:
 IMUSA: A ellos les suministramos las cajas de para los ollas, cajas de para
elementos de cocina, catálogos, entre otros.
 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA: Se le entregan volantes, tarjetas e
impresiones a gran escala.
 AMERICANINO: Se le realiza toda la producción de kit y campañas
publicitarias.
 POLICIA NACIONAL: Se les suministra y realiza la impresión de todas
las campañas publicitarias, eventos, carnets, libros, catálogos.
 GOBERNACION DE ANTIOQUIA: Se le suministran los insumos de
producción de sobres, hojas membretes y tarjetas de presentación personal.
Por último, se encuentra los macro procesos claves; en este se encuentra el
Proceso de Sistema de Gestión Integral, donde se realizan funciones de los
procesos de gestión humana que se refiere al bienestar, afiliaciones, contratos;
el proceso de calidad, que debe velar por el cumplimiento de los demás
procesos y por último el proceso de seguridad industrial, quien es el encargado
de verificar y asegurar la seguridad de los trabajadores.
Lo anterior explica la relación coherente entre el mapa de procesos de la
organización. Se puede concluir que éste inicia en el requerimiento de un

7. cliente, pasa a la disposición y el trabajo en equipo de toda la empresa y
termina con la plena satisfacción de nuestros clientes tanto internos como
externos.
5 Procesos más representativos de la organización
5.1 Proceso de Ventas
Captación de la venta hasta la recepción del producto por parte del cliente,
obteniendo la información necesaria para la elaboración de las cotizaciones y
órdenes de producción, además de las estrategias de venta como entrada
principal de la producción
FLUJOGRAMA DEL PROCESO
INICIO
Consecución con el cliente por medio del envió del
portafolio de servicios el cual contiene: Misión, visión,
valores y principios y el catálogo de productos y
servicios que ofrecemos.
Recepción de solicitud de cotización según sea
el caso se visita al cliente, se recibe la solicitud
vía telefónica, etc; se recolecta la información
necesaria en el GV-F-005 Solicitud de
Cotización.
Se debe tener en cuenta la cantidad de
productos requeridos, el material, el
personal disponible y el tiempo de
entrega.
1 DIA
1 DIA
30 M
Se puede
realizar el
trabajo?
Negociar con el cliente tiempos de
entrega o entregas.
30 m
Realizar el envío de la
cotización al cliente
vía e-mail o personalmente.
5 M
NO
SI

8. 8
La cotización
es aprobada
por el cliente?
Se analizan las causas del rechazo
para el mejoramiento de futuras
negociaciones.
NO
SI
30 m
Se diligencia el formato ‘’Pd-F-011
Orden de Producción’’ se da inicio al
proyecto, dicho formato están
relacionadas cada una de las
especificaciones del proyecto.
Realizar retroalimentación de satisfacción
con el cliente y servicio post-venta.
15 m
FIN
2 HORAS

9. 9
5.2 Proceso de Impresión Asegurar impresiones de excelente calidad.
INICIO
Recibir orden de producción,
planchas y materiales de
trabajo, tales como: tintas,
pliegos, cortados, químicos,
alcohol, goma protectora.
Programar el trabajo de acuerdo a
las especificaciones solicitadas en
la Orden de Producción Pd-F-011,
definiendo el orden en que se van
a imprimir los diferentes colores.
(Si el trabajo lo amerita)
Se gradúa el paso del papel según
el tamaño y gramaje.
Se monta la plancha a la máquina
de impresión litográfica.
Se prepara color o se utiliza color
básico de acuerdo a la guía de color.
Para prepararlo se utilizan fórmulas
dadas en las cartas de colores o carta
pantone para poder llegar al tono
deseado.
20 m
5m
10 m
3 m
20 m
Se gradúa el tintero.

10. 10
5.3 Proceso de Terminación
Se imprime un primer pliego del
proyecto para verificar la
posición de las guías de registro
con respecto al tamaño del
papel.
El registro de
los colores
cumple con
las
especificacion
es del arte
inicial?
Se gradúa el paso del
papel según el tamaño y
gramaje
NO
Se imprime el total de pliegos
deseados verificando
periódicamente que el registro
no se mueva y que el tono del
color no varíe. .
15 m
90 m
Hay más
de un
tiro y
retiro?
Se lava la máquina y se repite el
proceso para cada color del trabajo
iniciado en colores especiales.
Nota: En la máquina 4 colores no
aplica este paso.
20 m
SI
NO
6 m
SI
Entregar los pliegos impresos al
proceso de terminación.
FIN
30 m

11. 11
Aplicación para la realización del Control de Calidad y de los acabados al producto final de
acuerdo a las especificaciones solicitadas por los clientes.
INICIO
Recepción de la orden de
producción, muestra y
pliegos impresos
Verificación que el producto
final cumpla con la
verificación del cliente
El producto
es
conforme?
Según la orden de producción se
realiza lo siguiente: Intercalar,
emblocar, coser, refilar, contar,
empastar, plegar, plastificar,
ensamblar y se diligencia el formato
Pd-F-003 ´´Lista de chequeo para
producción´´
Determinar el tratamiento de la
No Conformidad según el formato
Ca-P-001 ´´Control del Producto
No Conforme´´
NO
SI
Empacar el producto final según orden de
producción.
FIN
5 m
20 m
30 m
240 m
30 m

12. 12
MEJORAS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJOS
Los diagramas de flujos nos permiten representar gráficamente las operaciones
y estructuras que se van a realizar, por medio de la representación de los
pasaos de un proceso. Observando los diagramas de flujos y los procesos que
desarrolla la empresa encontramos que es posible mejorar los procesos para
hacerlos más eficientes y reducir costos
La industria gráfica, en especial las imprentas, necesitan día a día ofrecer
mejores productos a sus clientes, no sólo por la alta competencia que existe en
el mercado, sino por las exigencias que tiene el cliente tanto del producto como
del servicio antes de tomar una decisión de compra. La diferenciación de la
calidad en el producto junto con el manejo apropiado de los costos de
producción, permiten que una empresa pueda ofrecer mejores servicios a sus
clientes permitiendo que, se distinga entre otras empresas y logre mantenerse
o finalmente desaparecer del mercado.
A continuación presentaremos propuestas para mejorar los procesos:
La empresa debe prestar con frecuencia medir los tiempos para eliminar el
tiempo improductivo y fijar tiempos estándar de la ejecución del trabajo. Para
esto deberá con frecuencia monitorear los tiempos de los operarios y minimizar
el tiempo requerido para la ejecución de trabajos.
Regular distribución del espacio, pues existen áreas que podrían ser mejor
aprovechadas para fines directos de la empresa.
La empresa no posee un optimo plan de producción de manera que les
cuantifique realmente cual es la capacidad de producción de su planta, los
empleados, calculan por supuestos cuanto material emplearan, agregando un
margen de despilfarro intuitivo, presumiendo la existencia de defectuosos,
incurriendo generalmente en despilfarro de materiales. Es importante diseñar
un programa o capacitar los empleados haciendo énfasis en tiempos y
cantidades de materia prima.
Realizar con frecuencia levantamiento de datos a fin de determinar las áreas
que han tenido más errores que provocan reprocesos por motivos de
devoluciones de producto, generando a su vez incremento en los costos de
producción, y así establecer en qué parte del proceso se está fallando.
Las tolerancias del producto deben ser fijadas al concebirlo en función de las
necesidades y expectativas de los clientes y no en función de las
características del proceso.

13. 13
En el proceso de terminación en listas de chequeo se podría disminuir los
tiempos de 240 minutos, y se podría hacer por medio del control de tiempos y
asignación de meta.
Observaciones: La empresa LITOGRAFÍA DINÁMICA debido a sus políticas de
calidad, trata de verificar que los procesos se estén desarrollando de la mejor
manera, que no se desperdicien tiempos y recursos, que no se lleven a cabo
procesos innecesarios es por esta razón que en los diagramas no se evidencian
altos tiempos ni actividades innecesarias. Aunque obvio siempre habrá manera
de mejorar porque las empresas están en constante cambio y expuestas al
ambiente exógeno lo que implica que se renueven si desean permanecer en
el mercado.