Las cualidades y calidades que debe tener un verdadero Director de Ceremonial y Protocolo de estado.

1. DIRECTOR DE PROTOCOLO DEL ESTADO.
CUALIDADES.
DIRECTORES DE DIFERENTES INSTITUCIONES.
DIRECTORES DE PROTOCOLO DE
MUNICIPALIDADES.
ESTRUCTURA DE UNA DIRECCION DE PROTOCOLO.
INFORMACION EN UNA OFICINA DE PROTOCOLO.
.

3. El Director de Protocolo tiene su sede en el Ministerio de
Relaciones Exteriores. En algunos países tiene su sede en la
Presidencia de la República aun cuando existe un Director de
Protocolo en el Ministerio de Relaciones Exteriores que
recibe el nombre de Introductor de Embajadores y que actúa
en coordinación en el Protocolo de la Presidencia de la
República. Existen también estructuras administrativas,
como el caso de Nicaragua, en que el Director de Protocolo
del Estado tiene su sede en el Ministerio de Relaciones
Exteriores y la Dirección de Protocolo de la Presidencia de la
República depende de aquel.

5. Corresponde a la Dirección de Protocolo la dirección de los actos
oficiales conforme a las normas del Ceremonial y Protocolo del
Estado, la coordinación, interpretación y ejecución de las
mencionadas normas. Por consiguiente le competerá:
La preparación, coordinación, dirección y ejecución de los actos
oficiales y ceremonias relacionadas con la política exterior del
Estado que tengan lugar en el territorio nacional o en el exterior.
Organizar la presentación de las Cartas Credenciales.

6. SIGUE….
La preparación y coordinación de las visitas del Jefe
de Estado, Vicepresidente de la República y del
Ministerio o Viceministro de Relaciones Exteriores.

7. SIGUE…
La preparación, coordinación y dirección de las
visitas al territorio nacional de los Jefes de
Estado, Ministro de Relaciones Exteriores y
personalidades de Estados extranjeros.

8. SIGUE…
Estudio, gestión, control y cumplimiento de las
disposiciones de los Convenios de Viena, sobre
relaciones diplomáticas y consulares.
Iniciación, gestión y conclusión de los expedientes
de concesión de Órdenes del Estado.

9. SIGUE…
Velar porque se respete la precedencia entre los representantes
diplomáticos, autoridades, personalidades, corporaciones que asisten
a los actos oficiales, aun cuando se trate de un acto que no estando
directamente organizado por el Estado, tenga especial importancia
para las relaciones exteriores del Estado.

11. SIGUE…
Tener presente que cuando se trate de un acto de carácter
internacional, el Ministerio de Relaciones Exteriores tendrá
precedencia sobre sus colegas del Gabinete, y cuando se trate
desfiles civiles o militares colocará a la derecha del Presidente de
la República al Ministerio de Estado a que estuvieren
subordinado el personal que desfila.

12. SIGUE…
Organizar, en los aspectos que el protocolo
interviene, peticiones de audiencias, obsequios,
exequias, conciertos, etc.

13. SIGUE…
Custodia del Libro de Honor, en el que firmará visitantes ilustres,
así como del fichero de control de obsequios hechos y recibidos.
Elaborar periódicamente la Lista Diplomática.

14. SIGUE…
Colaborar las banderas en las fiestas nacionales
y en todas las ocasiones que señalen los
acuerdos correspondientes.

15. SIGUE…
Ser fuente de consulta y de información para los
funcionarios diplomáticos, consulares,
representantes de organizaciones
internacionales y autoridades nacionales en lo
referente a protocolo.

16. SIGUE…
Mantendrá al día una lista de los Jefes de Estado
y Ministros de Relaciones Exteriores de los
Estados con los que mantiene relaciones el
gobierno.

17. SIGUE…
Resolver aquellos casos que presenten dudas o
no estén contemplados en el Reglamento del
Protocolo del Estado, tomando en consideración
los usos, costumbres y prácticas nacionales e
internacionales.

18. SIGUE…
Velar por la precedencia del Ministro o Viceministro o
Subsecretario de Relaciones Exteriores cuando asistan a actos
convocados por otras instituciones. Asesorar sobre el uso de
consideraciones y trajes de etiqueta.

19. Sigue…
Conocer las costumbres de otros países y culturas a efectos de
las reuniones de trabajo puesto que no todas las culturas
celebran sus fiestas los mismos días de la semana. Los
mahometanos tienen libre los viernes, los judíos el sábado, a los
que hay que agregar las grandes conmemoraciones religiosas
anuales.

20. Sigue…
A todo lo anterior, habría que agregar celebrar periódicamente
reuniones con los Directores de Protocolo de las otras instituciones del
Estado con el fin de coordinar las celebraciones de actos evitando así
coincidencias especialmente cuando en dos actos celebrados el mismo
día, se proyecta la asistencia del Presidente de la República o la del
Cuerpo Diplomático.

21. SIGUE…
Estas reuniones facilitaran el intercambio de
enseñanzas y experiencias, y generará una
mutua confianza entre los funcionarios que
tienen a su cargo las labores protocolarias en las
diferentes instituciones.

22. SIGUE…
Del Reglamento de Protocolo del Estado de Nicaragua se deriva
que las restantes Direcciones u oficinas de protocolo que puedan
existir en las otras instituciones del Estado, deben actuar en
colaboración y bajo la dependencia en materia protocolar de la
Dirección General de Protocolo del Estado.

23. SIGUE...
El Protocolo ha sido considerado un arte, lo que exige que el Director de
Protocolo y, en general, los funcionarios encargados de llevarlo a la práctica,
deban reunir condiciones especiales que a veces hasta puedan parecer
contradictorias. Imponerse con energía, suave y amable, sin ofender ni
molestar, ordenar evitando que se les note que ejercen autoridad.

24. SIGUE…
Saber decir una frase amable en un momento de
gran tensión o de incomodidad; sonreír al hacer
una advertencia o al atraer una persona al lugar que
le corresponde sin empujarla hacia su sitio; tratar
de cumplir el horario previsto, disimulando la
impaciencia por el retraso.

25. SIGUE…
La acción del Director del Protocolo tiene que pasar inadvertida,
mostrando sus efectos cual si fuere una música de fondo que nos
inspira, pero que no nos aturde, que enriquece el ambiente pero
no lo satura.

26. SIGUE…
Si es cierto que en el Protocolo son muy importantes las normas
y lo es también que se cumplan, su cumplimiento se debe lograr
mediante insinuaciones más que con órdenes, con sugerencias
mejor que con imposiciones.

27. Cualidades de un Director de Protocolo:
Amor y respecto al Estado y la institución a la que se sirve documentándose sobre
su historia y las costumbres de la nación. Amor a la profesión y conocimiento de
las prácticas de Protocolo. Espíritu de servicio. Sentido de responsabilidad. Don de
gentes. Discreción. Habilidad. Paciencia. Comprensión. Humanidad. Rápida
capacidad de decisión. Saber vestir. Buen gusto. Saber estar. Capacidad de
organizador. Sentido común. Naturalidad. Minucioso observador. Puntual.
Detallista. Previsor. Equilibrio nervioso. Experto en saber escuchar y hablar en el
preciso momento que corresponde. Atento. Saber disculpar errores. Sonriente.
Trato cortes. Seriedad. Señor de sus demanes. Tolerante, etc.

28. SIGUE…
Alfredo Burattini, cuando era Director de Protocolo de la
Comisión Europea, le preguntaron sobre la profesionalización de
los funcionarios de protocolo, respondió: “Al igual que para
producir un automóvil hay que empezar con la teoría y luego
hacer mucha práctica, en protocolo ocurre parecido.

29. SIGUE…
Etna de Marchena de Fagre ha recordado que “De nada vale
tener conocimientos de protocolo para volcarlos en un acto si
entra en juego de miedo y provoca un bloqueo. Cuando la
persona tiene miedo, trabaja con tensión, la cuota de errores
aumenta y esa inseguridad perjudica el ambiente general del
evento porque, por lo general, este sentimiento se traduce en
irritabilidad y mal humor”.

30. SIGUE…
Cuando la persona tiene miedo, trabaja con tensión, la cuota de
errores aumenta y esa inseguridad perjudica el ambiente general
del evento porque, por lo general, este sentimiento se traduce
en irritabilidad y mal humor”.

31. SIGUE…
Por otra parte, el Director de Protocolo deberá tener la costumbre de
llegar siempre con la suficiente anticipación al lugar en que se ha
programado un acto para constatar que todo está en orden y si
existiese alguna falla, el llegar antes de la hora programada para el
inicio del acto, le permitirá solucionarla debidamente.

32. SIGUE…
No obstante, todas las cualidades que se recomienda posea el Director de
protocolo no es su tarea hacer de anfitrión, recibir a los invitados ni
considerarse la figura principal del acto. No debe destacar su persona sino,
más bien, saber deslizarse entre los asistentes con ánimo de pasar
inadvertido sin perder jamás la sonrisa ni dejar de dar muestras de
amabilidad y educación, porque debe estar absorto en otra clase de
preocupaciones esenciales para el éxito del programa que se está
desarrollando que es en el que va involucrada la transmisión positiva o
negativa de la imagen de la institución que ha confiado en su profesionalismo
para que el acto se convierta en un modelo de comunicación entre la
institución y la opinión pública. El Director General de Protocolo debe estar
consiente que su personalidad donde se estará proyectando será en la forma
en que se está desarrollando el acto programado.

33. Directores de Protocolo de otras
Instituciones:
Todas las Instituciones poseen dentro de sus estructuras una oficina que se
encarga de las funciones de protocolo aunque reducidas a la organización de
los actos de su institución y deben velar que cuando las autoridades de su
institución sean invitados a actos de otras instituciones sean recibidos y
situados en el lugar que les corresponde conforme al Orden de Precedencia
del Estado.

34. Directores de Protocolo de las
Municipalidades:
Las Municipalidades tienen sus Directores de Protocolo que organizan sus
propios actos de conformidad a las disposiciones que ellas mismas han
establecido en virtud de sus facultades normativas. Pero cuando a estos
actos concurren el Jefe de Estado, Vicepresidente de la República,
Ministros de Estado, altas Autoridades del Gobierno Central, Cuerpo
Diplomático o funcionarios extranjeros deberán observan las disposiciones
del Ceremonial y Protocolo del Estado y deberán coordinarse con el
Director de Protocolo del Estado.

35. Estructura de una Dirección de
Protocolo:La Dirección de Protocolo podrá
estar integrada, más o menos, en
la siguiente forma:
Director de Protocolo: que
ejerce funciones directivas totales
y el control de la Dirección.
Subdirector de Protocolo:
encargado por el Director General
de coordinar todos los elementos
y sectores de la respectiva
organización. Provisión de
Banderas nacionales y extranjeras
y sustituir al Director en caso de
necesidad. Conviene que hable
inglés y francés, o uno de los dos
idiomas. Es fundamental su
preparación profesional y calidad
humana y sus dotes de cortesía.

37. SIGUE…
Departamento de Inmunidades y Privilegios.
Encargado de velar por el cumplimiento de los
compromisos contraídos a través de las Convenciones
Diplomáticas y Consulares de Viena, y reglamentos del
Estado sobre la materia.

38. SIGUE…
Departamento encargado de la preparación, coordinación,
dirección, y ejecución de los viajes al Exterior del Jefe de Estado,
Vicepresidente de la República, Ministro y Viceministro o
Subsecretario de Relaciones Exteriores.

39. SIGUE…
Departamento encargado de la iniciación,
gestión y conclusión de los expedientes de
concesión de Órdenes Nacionales cuya
Cancillería radica en el Ministerio de Relaciones
Exteriores.
Departamento de Credenciales y Plenipotencias.
Departamento encargado de Invitaciones para
diferentes actos. Programas. Discursos. Menús.
Confirmación de las invitaciones formuladas.
Elaboración de la Lista Diplomática y de la Lista
Consular.

40. SIGUE…
Departamentos de Auxiliadores o Delegados de Protocolo que
tienen a su cargo la acomodación, recorridos, custodia de zonas
necesarias para un acto concreto, atenciones a las personalidades e
invitados, acompañamiento a invitados de honor o cualquier otro
trabajo de aportación dirigido a la ejecución o realización de los
actos.

41. Departamento encargado del Libro de Honor y de relaciones internas con
otras Direcciones del Ministerio.
Dos o más de los Departamentos mencionados pueden
englobarse en uno sólo de acuerdo a las conveniencias de la
institución.

42. Información que debe poseer una
Oficina de Protocolo:
1. Agenda diaria y calendario con actividades futuras y de
efemérides de interés para la institución. En ambos casos se
debe contener los datos siguientes: Fecha, hora, lugar y
naturaleza del acto. Personas que participaran y tratamiento que
les corresponde. Contenido del programa.

43. 2. Fichero con los siguientes datos:
Personas que han tenido o pueden tener relación con
la institución. Su dirección, teléfono, cargo, títulos,
tratamientos, rango para precedencia, aficiones, etc.
Funcionarios del Gobierno Central.
Lista del Cuerpo Diplomático, del Cuerpo Consular y
de Organizaciones Internacionales.
Autoridades regionales y municipales.
Personajes relevantes de los diferentes sectores
sociales, políticos y empresariales.
Autoridades Eclesiásticas.
Autoridades Militares.
Periodista, etc.

44. SIGUE…
3. Lista de las personas que con más frecuencia
asisten a los actos de la institución. Esta lista sirve
de base como primera relación de invitados al
organizar cualquier acto.
4. Lista de los Directores de Protocolo de las
diferentes instituciones.
5. Biblioteca básica de legislación estatal,
diccionarios, historias locales, Manuales de
Ceremonial y Protocolo de los Estados con los que
se tienen relaciones diplomáticas, textos sobre
heráldica, etc.

45. SIGUE…
6. Fichero de poblaciones, con detalle de sus
fiestas locales, personajes históricos
nacionales y extranjeros, efemérides, museos,
templos, monumentos, zonas artísticas y
monumentales, hoteles, censo de habitantes.
7. Registro de regalos hechos y recibidos con
el nombre de los destinatarios y de las
personas que hicieron los regalos para evitar
posibles repeticiones.
8. Información sobre objetos que al ser
regalados pueden provocar rechazo, ser
inadecuados e incluso originar malos
entendidos o ser considerados como
ofensivos por personas de otras culturas,
religiones, costumbres, etc.

46. SIGUE…
9. Programas y planos relativos a todas las
visitas oficiales realizadas por Jefes de
Estado, Vicepresidentes de la República,
Ministros de Relaciones Exteriores u otras
altas autoridades.
10. Lista de Directivos de Partidos Políticos
y otras instituciones importantes del país.
11. Registro de personas condecoradas,
acuerdos concediendo condecoración,
copia de los diplomas extendidos, etc.
12. Toda clase de tarjetas para invitaciones,
felicitaciones, modelos de programas, etc.

47. SIGUE…
13. Planos de mesa. Planos de locales
oficiales y templos más usados en
ceremonias.
14. Rótulos para ordenar asientos de
invitados a los diferentes actos con sus
respectivos pies.
15. Registro de Menús con expresión del
motivo de la comida, fecha, lugar y
comensales.
16. Banderas, banderines, cintas para
inauguraciones, tijeras, bandejas, vallas,
sillas, señales de tráfico, podio, etc.

48. SIGUE…
Archivo de Programas de Actos y
Ceremonias. Diagramas trazados
para el Acto, Forma en que se
Desarrolló el Acto y Anotaciones
sobre la Experiencia, Impresiones,
Aciertos y Defectos. En este mismo
Archivo deben incluirse los
Informes sobre Actos y Ceremonias
enviados por las Misiones
Diplomáticas nacionales en el
extranjero.

49. SIGUE…
- Libro que registre todo cuanto
sea relevante para la respectiva
oficina de protocolo, con
incorporación de fotografías,
recortes de prensa, impresos, y
anotaciones de todo tipo,
incluso los propios errores.
-Grupo sanguíneo, Dietas etc.
de los altos funcionarios.

50. SIGUE…
-Listas de Lugares donde pueden
obtener Alfombras, Podios,
Tarimas para presidir Actos, etc…
- Listas de Personal Eficiente que
cubra los siguientes servicios
auxiliares básicos para Actos y
Ceremonias Floristas, alquiler de
automóviles, conexiones de
micrófonos, amplificadores,
iluminación, carpas, etc… alquiler
de mesas, sillas, etc… Electricista,
carpinteros, imprenta, calígrafos,
dibujantes, y etc.

51. MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!
FIN